GED – Descriptif général - SAI - Société d`applications informatiques

GED – Descriptif général
Principes généraux
Travail en lien avec l’activité quotidienne et attachement de documents divers, au cours du
travail courant.
Liens étroits avec la gestion de l’adresse et des tâches.
Lien des documents avec tous les enregistrements présents dans les logiciels SAINet, et tous
les champs de ces enregistrements.
Génération d’événements dans un historique GED (Gestion Electronique des Documents).
Répertoire de l’intégralité des documents stockés, avec leur adressage.
Organisation du stockage des documents et création, après cette organisation, de
l’historisation.
Scannage, au cours du travail courant, de nouveaux documents. Organisation de ce scannage
par la nature-même du travail courant.
Utilisation de tous les documents produits par les applications SAI. Stockage et liens de ces
documents en format HTML et TDF.
Connexion avec toutes les chaînes de traitement SAI, qu’il s’agisse de chaînes métiers
(immobilier, par exemple) ou comptables (comptabilité, par exemple).
Types de documents
Gestion par la GED de tous les types de documents supportés par des operating system de
type Windows ou Unix.
Traitement particulier pour les documents Word avec possibilité de pré-alimentation de ces
documents.
Traitement particulier des documents de type Jpeg, spécifiquement utilisés pour les liens
internet.
Traitement particulier des documents de type HTML, spécifiquement utilisés pour les liens
internet.
Gestion et intégration des sons sous format .wav.
Connexion avec les documents produits par les chaînes SAI (par exemple, offres, contrats,
factures, rappels, bilans, …).
Documents produits par les applications SAINet
Possibilité de choisir, lors de chaque édition, si le document va être référencé dans la GED.
Auquel cas, il sera stocké sous format HTML, et référencé dans l’historique.
Génération automatique du lieu de stockage.
Génération automatique du nom du document, comprenant la société de travail et le type de
tâche.
Stockage sous format HTML ou PDL.
Historisation des documents produits, par société, date, type de tâche, utilisateur.
Visualisation de ces documents, en tout temps, depuis l’historique.
Recherche thématique des documents, d’après l’historique.
GED – Descriptif général
2
3
1
4
1 Navigateur des tâches
3 Affichage des aides-notes personnelles et collectives et image,
sons – etc…
2 Masque de saisie
4 Boutons de commande – activables par la souris ou le clavier
Catalogue des documents stockés
Historisation systématique de toutes les opérations de stockage de documents, avec comme
coordonnées le nom du document, sa localisation, sa date de création, l’utilisateur qui l’a saisi
ou connecté, le type de tâche qu’il a généré, le type d’enregistrement auquel il est relié, la clé
de l’enregistrement, et éventuellement même, le champ de l’enregistrement auquel le
document est relié.
Possibilité d’adjoindre des commentaires concernant le document lié.
Recherche thématique dans le catalogue : selon tous les critères stockés, par exemple, selon
l’utilisateur, la date de stockage, le type de tâche ou l’enregistrement (un locataire, par
exemple).
Visualisation, d’après le catalogue, de tous les documents stockés. Si ces documents sont
multi-pages, visualisation de ceux-ci sous forme de diaporama ou par les outils adaptés
(internet explorer, acrobate reader).
Scannage on-line
Scannage en situation : lors du travail courant et en liaison avec l’enregistrement auquel on souhaite
joindre une pièce.
Gestion des multi-pages (jusqu’à 100 pages en un seul lot).
Usage des scanners du marché fonctionnant sous Windows XP.
Intégration des documents scannés à la logique de stockage et de référence de SAINet.
Visualisation
Vidéorama, en cas d’accrochage de plusieurs documents sur un même enregistrement.
Commentaires possibles sur chaque document joint.
Visualisation de l’intégralité des données scannées sous forme résumée.
Visualisation thématique (par utilisateur, par type d’enregistrement, par type de tâche).
Stockage
Stockage par scannage, en situation de travail courant.
Stockage produit par l’édition dans les logiciels SAINet, selon le choix de l’utilisateur.
Stockage par attachement de tous types de document à tous enregistrements et tous champs de ceuxci.
GED – Descriptif général
1
1
3
4
2
1 Format et étendue de l’extraction
3 Outils de filtre et de présentation
2 Données extraites
1
Outils d’export