Co-operative of Specialty Community Legal Clinics of Ontario Inc

Co-operative of Specialty Community Legal Clinics of Ontario Inc.
Legal Services Co-operative Administrative Assistant Posting
REVISED: Bilingual Legal Services Co-operative Administrative Assistant / Receptionist
2 year Contract Position (with possibility for renewal)
The Co-operative of Specialty Community Legal Clinics is a newly-created non-profit cooperative of nine community legal organizations providing service across Ontario from
downtown Toronto. The organizations are co-locating in office space on University Avenue and
a new position has been created to provide reception / administrative services to the Cooperative and the nine member organizations.
Primary Responsibilities:
The primary function of the Administrative Assistant/Receptionist is to provide central and
coordinated reception services and secretarial/administrative support for the Co-operative and
the clients, staff and visitors of the nine member organizations. This will include a broad range
of responsibilities from telephone services and greeting clients and visitors in person to
providing administrative support to the Co-operative’s Board of Directors.
The Legal Services Co-operative Administrative Assistant / Receptionist continuously works
with confidential information related to clients, personnel correspondence and the operation
of the member organizations. The Receptionist will be familiar with and comply with all of the
policies developed by the Co-operative.
Minimum Job Qualifications:
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Experience in an office environment supporting and providing seamless service to
multiple teams and/or projects
Proven ability to deal effectively with people on the phone and as walk-ins, including
those who have experienced trauma or who need assistance
Ability to provide basic level technical support
Experience providing administrative support to a Board of Directors
Experience working with and overseeing a shared database
Sound organizational skills to ensure the accuracy of information and to maintain
control of a variety of administrative tasks
Ability to maintain a high level of confidentiality
Ability to work under pressure
Ability to:
o work on Windows NT and MS Outlook,
o learn new software programs,
o use Microsoft Word at the intermediate-level and
o enter and retrieve information in a database
Co-operative of Specialty Community Legal Clinics of Ontario Inc.
Legal Services Co-operative Administrative Assistant Posting
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Fast and accurate keyboarding skills
The ability to work with minimal supervision
Ability to work with diverse communities
Fluent in English and French; and a third language would be an asset
Knowledge and experience of interacting and accommodating people with
disabilities.
In order to meet the language requirements for the position, the candidate would be expected to
communicate in both English & French and have the ability to participate in conversations with both
languages to satisfy many work requirements. The candidate must have an advanced level command
of both languages and French will be tested.
A full job description is available on request.
The salary range for this position is $43,000 to $53,000. Apply no later than May 6, 2016 at
5pm by sending a resume and cover letter via email to:
Hiring Committee
Co-operative of Specialty Community Legal Clinics of Ontario Inc.
Email: [email protected]
Please note: only those who are selected for an interview will be contacted.
Co-operative of Specialty Community Legal Clinics of Ontario Inc.
Poste d’adjoint(e) administratif(ive) de la Coopérative des services juridiques
RÉVISÉ : Adjoint(e) administratif(ive)/Réceptionniste bilingue de la Coopérative des services
juridiques
Poste sous contrat de 2 ans (renouvelable)
La Coopérative des cliniques communautaires spécialisées d’aide juridique est une coopérative
à but non lucratif nouvellement constituée regroupant neuf organismes communautaires
ayant pignon sur rue au centre-ville de Toronto, d’où ils déploient des services juridiques dans
tout l’Ontario. Les organismes partagent des locaux sur l’avenue University, et un nouveau
poste a été créé pour fournir des services administratifs et de réception à la Coopérative et aux
neuf organismes membres.
Responsabilités principales :
La fonction principale de l’adjoint(e) administratif(ive) ou réceptionniste est de fournir des
services de réception centraux et coordonnés à la Coopérative et aux clients, au personnel et
aux visiteurs des neuf organismes membres. Cela comprend un large éventail de
responsabilités allant des services au téléphone et de l’accueil en personne des clients et des
visiteurs, à la prestation de services administratifs au conseil d’administration de la
Coopérative.
L’adjoint(e) administratif(ive) ou réceptionniste de la Coopérative des services juridiques
travaille constamment avec des renseignements confidentiels relatifs aux clients, à la
correspondance du personnel et à l’activité des organismes membres. Le ou la réceptionniste
doit bien connaître toutes les politiques élaborées par la Coopérative et s’y conformer.
Qualifications minimales du poste :
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Expérience de la prestation de service et de soutien à divers projets et équipes dans
un environnement de bureau
Capacité avérée à traiter efficacement avec les gens au téléphone et dans les
rencontres sans rendez-vous, notamment avec des gens qui ont subi des
traumatismes ou qui ont besoin d’assistance
Capacité à fournir un soutien technique de niveau élémentaire
Expérience de la prestation de soutien administratif à un conseil d’administration
Expérience de l’utilisation et de la supervision d’une base de données partagée
De solides compétences pour assurer l’exactitude de l’information et pour maintenir
le contrôle de diverses tâches administratives
Capacité à maintenir un haut niveau de confidentialité
Capacité à travailler sous pression
Capacité à :
o travailler avec Windows NT et MS Outlook
o apprendre de nouveaux logiciels
Co-operative of Specialty Community Legal Clinics of Ontario Inc.
Poste d’adjoint(e) administratif(ive) de la Coopérative des services juridiques
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o utiliser Microsoft Word au niveau intermédiaire
o saisir de l’information dans une base de données et l’en extraire
Habileté à effectuer des saisies précises et rapides au clavier
Aptitude à travailler avec un minimum de supervision
Aptitude à travailler avec des communautés diverses
Aisance d’expression en anglais et en français; une troisième langue serait un atout
Connaissance et expérience de l’interaction et de l’accommodement en ce qui
concerne les personnes handicapées
Pour satisfaire aux exigences linguistiques du poste, le candidat ou la candidate doit pouvoir
communiquer à la fois en anglais et en français et participer à des conversations dans les deux langues
pour satisfaire à plusieurs exigences de l’emploi. Le candidat ou la candidate doit avoir une bonne
maîtrise des deux langues, et le français sera testé.
Une description complète du poste est disponible sur demande.
L’échelle salariale pour ce poste est de 43 000 $ à 53 000 $. Posez votre candidature au plus
tard le 6 mai 2016 à 17 h en envoyant un CV et une lettre de présentation par courriel au :
Comité de recrutement
Co-operative of Specialty Community Legal Clinics of Ontario Inc.
Courriel : [email protected]
Remarque : seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour l’entrevue seront contacté(e)s.