Processus de la capitalisation de l`expérience - KNOW

Processus de la capitalisation de l'expérience
1. DEFINITION de la capitalisation de l'expérience
« Capitaliser, c’est transformer le savoir en connaissance partageable »
(Pierre de Zutter, Des histoires, des savoirs, des hommes : l’expérience est un capital, FPH, Paris, 1994, p. 36)
Par le biais de son programme de Gestion des Connaissances KNOW-HOW3000, HORIZONT3000
s'efforce de fournir une plateforme (espace) pour ses organisations partenaires, ses employé(e)s et
ses organisations membres, dans le but de renforcer l'efficacité et l'impact tant de son travail que de
celui de ses partenaires.
Une expérience est définie comme des connaissances tacites que nos employé(e)s, nos équipes de
projet et nos organisations obtiennent en faisant leur travail. Des expériences représentent des trésors
cachés au sein des organisations qui ne sont pas toujours partagés explicitement en équipe et avec
d’autres.
En exhumant systématiquement ses expériences, en apprenant de leurs pratiques positives et
négatives et puis en obtenant accès à d’autres expériences, HORIZONT3000 favorise l’apprentissage
organisationnel et suppose que des organisations partenaires adaptent leur pratiques / méthodes et
améliorent leurs services pour leurs groupes cibles.
Afin de partager les connaissances des expériences, la capitalisation et la documentation des
expériences sont d’un grand secours dans le processus. Le processus de capitalisation des
expériences porte sur la reconstruction collective et la documentation du passé, puis la réflexion afin
d’en tirant des leçons apprises.
HORIZONT3000 attache une grande importance à l’utilisation d’une méthode participative pour
capitaliser une expérience puisque apprendre d’une expérience est enrichissant si plus points de vue
sont intégrés. La capitalisation participative d'expériences signifie que des représentants des
acteurs, impliqués dans une action ou expérience, sont intégrés au processus de capitalisation. La
méthode « systématisation des expériences » est une méthode participative que HORIZONT3000 fait
avancer au sein de son processus de capitalisation des expériences KNOW-HOW3000. D’autres
méthodes sont décrites en annexe.
2. CATEGORIES des expériences
Les catégories suivantes sont donc définies et développées au sein du système de gestion des
connaissances d'HORIZONT3000 dans le but d'obtenir des connaissances ou de partager un savoirfaire et des apprentissages mutuels. Toutes les expériences capitalisées et partagés au sein de
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KNOW-HOW3000 doivent être des expériences pertinentes et impliquer le potentiel d’en
apprendre.
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Est entendue par une expérience pertinente toute expérience intéressante soit pour son propre travail d’une organisation ou
soit potentiellement pertinente pour des organisations partenaires qui travaillent dans un champ d’activité similaire.
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
Catégorie : APPRENDRE DES ERREURS
Une expérience « appris des erreurs » est définie comme une négative expérience pertinente.
HORIZONT3000 est imbu des erreurs ou des expériences négatives qui peuvent enseigner des
organisations beaucoup de choses. En se focalisant sur ce qu’on a appris d’une erreur au lieu
d’évaluer qui a fait quelque chose fausse, implique un grand potentiel pour apprendre.
 Catégorie: BONNE PRATIQUE
Une « bonne pratique » est définie comme une positive expérience pertinente. Documenter et
partager ce qui a eu du succès / réussite est crucial afin d’éviter que d’autres reprennent de nouveau
ou réinventent la roue.
3. LE PROCESSUS: comment lancer un processus de partage et
d'apprentissage au sein de votre organisation, de votre projet ou
de votre équipe
Le processus de capitalisation d'expériences suivi par HORIZONT3000 et ses organisations
partenaires compte 4 étapes. Différentes parties prenantes peuvent intervenir à chacune des étapes
et diverses méthodes de documentation et de diffusion sont utilisées. L’identification des expériences
potentielles ouvre le processus, et la réintégration de l’expérience acquise dans le travail quotidien le
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clôt.
1) Identification et évaluation
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
Une organisation partenaire, un conseiller technique et/ou un employé d'HORIZONT3000
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(d'une antenne régionale ou de son siège à Vienne) propose un sujet pertinent ou une
expérience aux coordinateurs du secteur en question ou au bureau chargé de la gestion des
connaissances à HORIZONT3000.
L’équipe de gestion des connaissances, les antennes nationales et / ou régionales regardent
autour de soi afin d’identifier des besoins d’apprentissage de ses organisations partenaires et
demandent / cherchent des expériences, par exemple via KNOWLYMPICS ou en contactant
directement des organisations qui ont déjà des expériences dans un certain secteur.
2) Documentation et capitalisation
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

Si une expérience n'a pas encore été ni capitalisée de manière participative ni documentée,
l'organisation partenaire et/ou le conseiller technique et/ou HORIZONT3000 proposent une
méthode participative de capitalisation de l'expérience.
HORIZONT3000 et son organisation partenaire décident de la méthode à suivre pour
capitaliser l'expérience et en financer le processus.
Le Questionnaire pour la description d’une expérience est complété. Il constituera la principale
source d’information pour l’éventuel ou le futur partage de l’expérience en question. Une
assistance est proposée par HORIZONT3000 à cette étape.
HORIZONT3000 prépare la fiche d’expérience (« Expérience en Détail ») et un document
d’une page (« Aperçu de l’expérience»).
3) Partage des connaissances
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FAO (2013) : Bonnes pratiques à la FAO : Une démarche de capitalisation d’expériences pour un apprentissage continu. URL :
http://www.fao.org/docrep/017/ap784f/ap784f.pdf
3
Est entendue par pertinente toute expérience intéressante soit pour l'organisation partenaire qui a créé l'expérience soit pour
HORIZONT3000 et son réseau de connaissances.
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L'expérience est partagée par le biais de la plateforme en ligne KNOW-HOW3000 ou des
pages d'accueil des partenaires, lors d'événements régionaux ou internationaux de partage
(conférences, visites d'échange, « EoE », etc.), par e-mail ou par tout autre moyen.
4) Adoption, adaptation et application


Les organisations partenaires, les conseillers techniques et HORIZONT3000 appliquent des
bonnes pratiques ou des exemples de réussite dans le cadre de leurs projets ou programmes.
HORIZONT3000 surveille si les expériences, bonnes pratiques ou exemples de réussite ont
été adoptés par les autres organisations (partenaires), puis s’ils ont été adaptés et mis en
application. Cela est indispensable pour pouvoir tirer des enseignements de l’ensemble du
processus d'apprentissage et de partage.
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QUI: Organisation partenaire,
QUI: Organisation partenaire,
conseiller technique ou employé
d'HORIZONT3000 (antenne
régionale ou siège à Vienne)
conseiller technique,
HORIZONT3000, organisation
membre
COMMENT: un thème pertinent
COMMENT: des bonnes
ou une expérience sont suggérés
aux coordinateurs du secteur en
question ou au bureau chargé de la
gestion des connaissances à
HORIZONT3000 OU par appel aux
expériences de HORIZONT3000
pratiques et exemples de réussite
sont intégrés à la planification des
nouveaux projets, au suivi de
l'adoption, de l'adaptation et de
l'application
QUI: Organisation partenaire,
QUI: Organisation partenaire,
conseiller technique ou
HORIZONT3000 (antenne
régionale ou siège à Vienne)
conseiller technique,
HORIZONT3000, organisation
membre ou toute autre partie
prenante au sein du réseau de
connaissances
COMMENT: en proposant et
déterminant une méthode
participative pour la capitalisation
de l'expérience (systématisation,
suivi-évaluation, témoignages, etc.)
> Questionnaire > Expérience en
Détail > Aperçu de l’expérience
COMMENT: plateforme en ligne
KNOW-HOW3000 ou page
d'accueil des organisations
partenaires, réunions locales /
régionales, visites d'échange,
conférences internationales, etc.
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4. ANNEXE 1 : Méthodes participatives pour la capitalisation de
l’expérience
Les organisations partenaires souhaitant partager leurs expériences avec d'autres organisations au
sein du réseau de connaissances d'HORIZONT3000 doivent avoir pratiqué une méthode participative
avant de remplir le questionnaire de capitalisation de l'expérience. Les méthodes suivantes peuvent
permettre de capitaliser les expériences de manière participative.

La systématisation est une méthode participative qui permet d’identifier et de documenter
des expériences ou un savoir-faire pratique.
Pour de plus amples informations, veuillez consulter :
http://www.knowhow3000.org/es/?wpfb_dl=255381

La narration (Storytelling) est l'utilisation d'histoires ou de récits comme outils de
communication dans le but de valoriser, partager et capitaliser les connaissances et le savoirfaire des individus.
Pour de plus amples informations, veuillez consulter :
http://www.adb.org/sites/default/files/publication/27637/storytelling.pdf ou
https://www.shareweb.ch/site/Learning-andNetworking/sdc_km_tools/Documents/Storytelling.pdf

Le suivi-évaluation (After Action Review) est un outil permettant de faciliter les évaluations
en rassemblant une équipe qui discutera ouvertement et honnêtement d'une activité ou d'un
projet.
Pour de plus amples informations, veuillez consulter :
https://www.adb.org/sites/default/files/publication/27570/conducting-after-action-reviews.pdf
ou https://www.shareweb.ch/site/Learning-andNetworking/sdc_km_tools/Documents/After%20Action%20Review.pdf

L’investigation appréciative (Appreciative Inquiry) est une méthode qui favorise un
changement positif dans les organisations. L'hypothèse fondamentale est simple : chaque
organisation possède un élément qui fonctionne bien.
Pour de plus amples informations, veuillez consulter :
http://www.adb.org/sites/default/files/publication/27558/appreciative-inquiry.pdf ou
https://www.shareweb.ch/site/Learning-andNetworking/sdc_km_tools/Documents/Appreciative%20Inquiry.pdf
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Les discussions en groupes cibles est une méthode qui réunit des personnes issues de
milieux similaires et aux expériences comparables. Ils discutent de domaines d'intérêt ou
d'une expérience spécifiques.
Pour de plus amples informations, veuillez consulter :
http://www.odi.org.uk/sites/odi.org.uk/files/odi-assets/publications-opinion-files/7074.pdf
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