secrétaire assistant(e), sa

SECRÉTAIRE ASSISTANT(E), SA
Titre Professionnel de niveau IV
LE METIER (Fiche ROME de rattachement : M 1607)
L’emploi de secrétaire-assistant(e) se caractérise par une grande polyvalence. Le (la) secrétaire assistant(e)
intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Il (elle) assure la
coordination et l’organisation de l’information au sein de son service ou de sa structure. Il (elle) effectue le suivi administratif
des fonctions commerciales et RH de l’entreprise et traite certains dossiers spécifiques. Le (la) secrétaire-assistant(e) contribue
à la qualité de la communication de l’entreprise. Il (elle) en valorise l’image et est le relais de l’information, tant à l’interne
qu’à l’externe. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Le (la) secrétaire-assistant(e) exerce sa fonction avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon la
taille et le domaine d’activité de l’entreprise. L’organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative. La
multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessite une
appréciation et une gestion des urgences et priorités.
LES APTITUDES REQUISES
Rigueur et aisance organisationnelle, bonne expression écrite et orale, capacité d'adaptation à différentes activités
(accueil, saisie, rédaction, gestion,…), autonomie, discrétion, capacités relationnelles.
LES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DE LA FORMATION
•
Objectifs :
être capable : d'exercer une fonction administrative polyvalente, de prendre en charge les travaux administratifs et
logistiques ; d'assurer le secrétariat en favorisant la coordination interne et la communication ; de participer à
l'élaboration d'indicateurs de gestion ; de contribuer à la valorisation de l'image de marque de l'entreprise.
•
Déroulement :
Préparatoire
Formation Qualifiante
Durée : de 3 à 6 mois
3 à 6 mois
Durée : 16 mois
POE
7 mois
Stage
1
6 mois
Stage
2
1 mois
Période d’Observation en Entreprise
•
Certification :
A l'issue du parcours de formation, le succès aux évaluations de l'épreuve finale donne lieu à la délivrance du
Titre Professionnel par le Ministère de l'Emploi (à défaut, selon la législation en vigueur délivrance possible d'un
ou plusieurs Certificat de Compétences Professionnelles - CCP).
•
Organisation pédagogique et technique :
Parcours individualisé, dans le cadre d'un groupe de travail, en lien avec un accompagnement médico-psychosocial. Mise à disposition d'un ordinateur et imprimante par stagiaire, utilisation d'Internet, copieurs, logiciels
(traitement de texte, tableur, PréAO, Présentation Assistée par Ordinateur, PAO, Publication Assisté par
Ordinateur, logiciels spécifiques de comptabilité, gestion, paye, facturation…), documentation pédagogique et
professionnelle actualisée, vidéoprojection, standard téléphonique VoIP, dispositif vidéo.
CONTENU DE LA FORMATION
•
Activité 1 : Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
Produire des documents professionnels courants ; Assurer la traçabilité et la conservation des informations ;
Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques ; Assister une équipe dans la planification et
l’organisation de ses activités ; Rechercher et communiquer des informations.
contenu de la formation, voir au verso
"LE PARC" Centre de Rééducation Professionnelle - 24 Avenue de Cerdagne - B.P. 7 - 66340 OSSEJA
Tél : 04.68.04.51.48 - Fax : 04.68.04.62.82 -  : [email protected] -  : www.crpleparc.fr
Fiche formation SC
Mise à jour en avril 2014
•
Activité 2 : Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l’entreprise
Assurer l’administration des achats et des ventes ; Assurer l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs et
traiter les problèmes courants ; Assurer le suivi administratif courant du personnel ; Elaborer et actualiser des
tableaux de suivi et des graphiques.
•
Module en lien avec l'unité Communication Insertion Métiers et Entreprises, CIME (Cf. fiche descriptive)
Sensibilisation aux principes de la communication verbale et non verbale et de l'écoute ; jeux de rôles et
simulations dans le cadre du module « Accueillir et renseigner les interlocuteurs, contribuer à la diffusion de
l’information », suivi des Périodes en Entreprise (PE) ; Dynamique de Recherches d'Emploi (DRE), Outils de
Communication et de Recherches d'Entreprises (OCRE) et liens avec les intervenants extérieurs, notamment
CAP EMPLOI, Pôle Emploi ou professionnels.
•
Module : Rédaction du Dossier de Synthèse de Pratiques Professionnelles (DSPP)
Tout au long de la formation, le centre propose des moments pour accompagner les stagiaires dans la
formalisation des éléments de preuves de leurs compétences professionnelles, en vue de l’épreuve finale.
•
Module : Passerelle vers l'emploi (en lien avec l’unité CIME)
Une fois les épreuves finales du titre passées, ce module permet d'initier les démarches de recherche d’emploi en
vue d'une insertion professionnelle réussie.
A ces modules correspondants au parcours type, il peut être proposé aux stagiaires un module complémentaire en fonction de
leur projet et de leur progression pédagogique :
•
Module : Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social
Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d’usagers ; Appréhender la situation de l’usager
ou du patient lors de l’accueil et tout au long de sa prise en charge ; Actualiser des tableaux de suivi et présenter
des statistiques en lien avec l’activité du service ou de la structure ; Connaissance du milieu médico-social ;
Comptes rendus médicaux.
Ces modules font l'objet d'une reconnaissance par le centre de formation et n'entrent pas dans le périmètre de la certification.
PÉRIODES EN ENTREPRISES, PE
Deux périodes de stage, soient 8 semaines au total, permettent aux stagiaires de se trouver en situation réelle de
travail, afin d'exploiter, de consolider voire même de prolonger les compétences développées en formation mais aussi de mieux
se situer et prendre contact avec des professionnels.
EVALUATIONS EN COURS DE FORMATION ET EPREUVE FINALE
Chaque activité (1 et 2) donne lieu à une ECF, Evaluation en Cours de Formation, organisée par le centre.
L'Epreuve de Synthèse, organisée sous la responsabilité de la Direction Régionale des Entreprises, de la
Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi, DIRECCTE, consiste en une mise en situation professionnelle
reconstituée ; un Dossier de Synthèse de Pratiques Professionnelles (DSPP) ; un entretien.
A l'issue de cette Epreuve, en cas de réussite, le candidat se verra attribuer le Titre Professionnel. A défaut, selon
l'appréciation du jury, un ou plusieurs Certificats de Compétences Professionnelles (CCP) pourront être délivrés,
conformément à la législation en vigueur.
STAGE PREPARATOIRE (précède le qualifiant, durée de 3 à 6 mois selon avis de la MDPH*)
Le Centre en a réorganisé les contenus pour une approche professionnelle dès le début de cette période préqualifiante qui a pour objectif de permettre la restructuration de ses apprentissages et l'acquisition des prérequis nécessaires à la
formation de SA. Pour plus de détails, consulter la fiche PREPARATOIRE.
*MDPH, Maison Départementale des Personnes Handicapées.
"LE PARC" Centre de Rééducation Professionnelle - 24 Avenue de Cerdagne - B.P. 7 - 66340 OSSEJA
Tél : 04.68.04.51.48 - Fax : 04.68.04.62.82 -  : [email protected] -  : www.crpleparc.fr
Fiche formation SC
Mise à jour en avril 2014