Guide méthodologique - construction de plan de formation

GUIDE MÉTHODOLOGIQUE
DE CONSTRUCTION DU PLAN DE FORMATION
Connaître la formation
Identifier les besoins
de la formation
Construire le plan
de formation
1
QUAND ON PARLE DE PLAN DE FORMATION,
DE QUOI PARLE T ON ?
Le plan de formation est le document qui recense tous les
besoins de formation d’une entreprise sur une année pleine,
issu de la phase de recueil des besoins de formation.
Il y a différentes obligations légales à prendre en compte pour
l’élaboration du plan de formation d’un point de vue général
d’un côté comme du point de vue de l’entreprise, de l’autre.
2
LE PLAN DE FORMATION, POUR QUOI FAIRE ?
Outil situé au cœur des processus RH, le plan de formation fait le
lien entre les compétences présentes au sein de votre entreprise
et celles qui devraient être mobilisées par vos salariés actuellement
et à plus long terme; la rédaction de ce plan doit découler d’une
stratégie réfléchie visant à développer ou renforcer des
compétences ciblées chez chacun de vos collaborateurs,
contribuant ainsi à la réussite de votre entreprise.
Deux grandes catégories d’actions sont identifiées :
- Les actions d’adaptation au poste de travail ou les actions liées à
l’évolution ou au maintien de l’emploi
- Les actions de développement des compétences
Sa présentation aux représentants du personnel (IRP) donne un
cadre formel au processus.
3
LE PLAN DE FORMATION,
COMMENT CELA FONCTIONNE ?
La rédaction et la mise en œuvre d’un plan de formation
découlent d’une succession d’étapes, expliquées brièvement
ci-après :
Choisir l’organisme
de formation
Évaluer les formations
réalisées
1 ÉTUDIER LE PLAN DE FORMATION DE L’ANNÉE
PRÉCÉDENTE
L’étude du plan de formation de l’année précédente (s’il existe)
permet d’avoir une vision plus claire sur ce qui a été réalisé et
les impacts que les formations ont pu avoir sur la vie de
l’entreprise. Cette première étape permet de faire un état des
lieux.
2 RECUEILLIR LES BESOINS DE FORMATION
Vous pourrez ensuite recueillir les besoins en matière de
formation et prioriser les besoins en fonction du poste du
collaborateur (est-ce que le salarié peut continuer à être efficace
et effectuer ses tâches sans avoir eu cette formation ?) et en
fonction du coût.
3 ANALYSER/CLARIFIER LES BESOINS, CHERCHER
ET SÉLECTIONNER LES PRESTATAIRES
Après avoir pris connaissance des besoins, il sera temps
d’identifier les prestataires qui formeront vos salariés. Pour ce
faire, vous pouvez vous appuyer sur la trame de sélection d’un
organisme de formation, mais aussi envisager par vous-même
de réaliser une ou plusieurs formations.
4 ÉTABLIR UNE PREMIÈRE VERSION DE VOTRE PLAN
DE FORMATION
Sur la base des informations données par les organismes
sélectionnés, vous pourrez établir une première version du
plan de formation, en vous assurant d’y incorporer des données
financières nécessaires au suivi des coûts :
- Le volume horaire global par domaine de formation et/ou par
département ou service
- Le coût global par domaine de formation et/ou par
département ou service
- Le montant et le pourcentage des formations pouvant être
prises en charge par AGEFOS PME.
5 RENCONTRER VOTRE CONSEILLER AGEFOS PME
En vous appuyant sur cette première version, vous pourrez
rencontrer votre conseiller formation AGEFOS PME qui vous
précisera les actions susceptibles d’être prises en charge. Votre
conseiller formation pourra vous aider à choisir les dispositifs
les plus pertinents au regard de vos besoins, et vous aider à
optimiser votre budget.
ACCES RH
P.1
GUIDE MÉTHODOLOGIQUE DE CONSTRUCTION DU PLAN DE FORMATION
6 FINALISER VOTRE PLAN DE FORMATION ET LE FAIRE
VALIDER
Suite à l’analyse financière de votre plan de formation et à un
premier arbitrage sur les formations à réaliser, vous devrez
probablement effectuer une seconde version du plan de
formation. Celle-ci devra être validée par votre direction
générale/des ressources humaines, et présentée au CE ou à
défaut aux Délégués du Personnel (si vous en avez). En vous
appuyant sur la trame de plan de formation, vous devrez veiller
à bien remplir les différentes sections décrites ci-dessous:
- Les données professionnelles du salarié (service, poste,
supérieur hiérarchique)
- Le contenu des formations souhaitées (domaine, intitulé,
durée, lieu, priorité arbitrage)
- Les coûts associés à ces demandes (coûts des formations, des
salaires perçus pendant la durée de la formation, les coûts
annexes éventuels - logement, restauration ...)
- Les avis des participants présents en vue de renouveler ou non
ces formations lors du prochain plan.
5
AU DELÀ DU PLAN DE FORMATION,
COMMENT FAIRE LE LIEN ENTRE LES OUTILS
UTILISÉS ET LES AUTRES PROCESSUS RH
EXISTANTS ?
Le plan de formation fait le lien entre les processus de
recrutement et la gestion des parcours professionnels.
En effet, il s’appuie sur les compétences présentes chez le
salarié dès son entrée dans votre entreprise (recrutement), et
permet de les renforcer et/ou d’en développer de nouvelles
pour permettre de répondre à plus long terme aux éventuels
souhaits de mobilité du salarié (gestion des parcours
professionnels).
7 METTRE EN ŒUVRE LES ACTIONS DE FORMATION
PRÉVUES DANS LE PLAN
Une fois le plan de formation validé et communiqué, vous
pourrez débuter sa mise en œuvre et son suivi, incluant
notamment le montage des dossiers (convention, convocation,
évaluation…).
8 CLÔTURER LE PLAN DE FORMATION
Au terme de la période, il vous faudra clôturer votre plan en
présentant le bilan au CE ou à défaut aux DP (si vous en avez)
et en envoyant la déclaration 2483 au centre des impôts.
LE MONTANT DU BUDGET CONSACRÉ AU PLAN DE FORMATION
EST CONDITIONNÉ PAR LA TAILLE DE VOTRE EFFECTIF
4
LE PLAN DE FORMATION, COMMENT
L’UTILISER POUR RÉPONDRE
À DES PROBLÉMATIQUES CONCRÈTES ?
Le plan de formation relève de la responsabilité de votre
entreprise, et permet d’accompagner votre politique de
formation.
Il a pour vocation principale de permettre le maintien dans
l’emploi des salariés ; ce que l’on appelle « l’employabilité ». En
effet, de nombreux salariés ont vu leur travail se transformer
au fur et à mesure des décennies. Cette transformation résulte
notamment des évolutions technologiques et informatiques
qui ont transformé les modes opératoires dans la plupart des
entreprises. La mise à jour des compétences au moyen de
formation régulières et ciblées, permet d’aller au-delà des
fondamentaux pour maintenir l’employabilité de ces salariés.
ACCES RH
P.2