ADMINISTRER L`EPLE AUJOURD`HUI: LA MISSION DE L

ADMINISTRER L'EPLE AUJOURD'HUI: LA MISSION DE L'ADMINISTRATION SCOLAIRE ET UNIVERSITAIRE. DOSSIER : VERSION DU 31/03/04 SYNDICAT DE L'ADMINISTRATION ET DE L'INTENDANCE
AVANT PROPOS A l'heure où nos camarades du SNPDEN s'interrogent sur leur devenir et les conditions d'exercice de leurs métiers (c.f revue "Direction" de décembre 2003), il semble utile de réaffirmer clairement le projet syndical qui est le nôtre, en parfaite adéquation avec le protocole d'accord relatif aux personnels de direction du 16 novembre 2000. C'est l'équipe d'administration de l'EPLE, à laquelle le gestionnaire­adjoint du chef d'établissement appartient, qui assure la logistique sans laquelle l'acte éducatif ne saurait s'incarner pleinement au quotidien. Réfléchir ensemble à la meilleure organisation possible de cette logistique sous la responsabilité de ce même gestionnaire – adjoint du chef d'établissement, c'est donner à l'école les moyens de sa réussite. Non: administrer l'école, ce n'est pas administrer une préfecture. L'acte administratif en milieu scolaire n'est pas simplement coloré par la mission éducative qu'il sous­tend: il lui est entièrement consubstantiel, il n'a d'autre raisons d'être que sa pleine réussite. Pour se faire, faut­il encore faire émerger correctement la dimension administrative de la politique éducative, et se donner les moyens de cette politique. Notre projet se décline donc en plusieurs moments, qui tous contribuent au temps fort de la réussite de l'école: ­ ­ ­ ­ ­ Tirer les conséquences pratiques du protocole d'accord relatif aux personnels de direction (document1) Réécrire la circulaire mission du gestionnaire comme circulaire de l'administration de l'EPLE (document 2) Se doter d'une organisation rénovée et efficace au service des usagers, élèves, parents et personnels (exemple d'organigramme document 2bis) Donner à cette organisation une nouvelle dynamique par l'implantation de postes de SGASU en EPLE (document 3) Rémunérer les personnels administratifs de l'EPLE à hauteur de leurs responsabilités (documents 4 et 5)
Paris, le 31 janvier 2003 PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX PERSONNELS DE DIRECTION DU 16 NOVEMBRE 2000 Trois dispositions concernent l’organisation administrative de l’EPLE ainsi que les domaines de compétences de l’intendant et de ses collaborateurs pour construire une administration plus active et réactive. 1. L’équipe de direction a) cf – II – Créer les conditions d’un pilotage et d’un fonctionnement efficaces au sein de l’établissement. : « Le chef d’établissement représente l’Etat au sein de l’établissement public local d’enseignement (EPLE), dont il assure la présidence du Conseil d’administration. Il est secondé dans son action par des fonctionnaires, nommés par le ministre en charge de l’éducation nationale ou l’autorité académique habilitée à cet effet, relevant de statuts distincts et intervenant chacun dans des domaines de compétences spécifiques, conformément à l’article 10 du décret n° 85­924 du 30 août 1985 : ­ l’adjoint, qui appartient au corps des personnels de direction, constitue avec le chef d’établissement la direction. Il seconde le chef d’établissement dans les taches pédagogiques, éducatives et administratives ; il le supplée en cas d’absence ou d’empêchement, et le chef d’établissement peut lui déléguer sa signature ; ­ le gestionnaire, qui appartient aux corps de l’administration scolaire et universitaire, constitue avec le chef d’établissement et son adjoint l’équipe de direction de l’établissement. Il seconde le chef d’établissement dans les tâches de gestion matérielle, ainsi que dans celles de la gestion administrative qui recouvre l’administration générale et la gestion financière » b) cf. annexe 1 – « Les missions du chef d’établissement » « Le chef d’établissement représente l’Etat au sein de l’établissement public local d’enseignement (EPLE). Il en préside le conseil d’administration. Il est secondé dans son action par deux fonctionnaires, nommés par le ministre de l’éducation nationale ou l’autorité académique habilitée à cet effet, relevant de statuts distincts et intervenant chacun dans des domaines de compétences spécifiques, conformément à l’article 10 du décret n° 85­924 du 30 août 1985 : ­ l’adjoint appartient au corps des personnels de direction et constitue avec le chef d’établissement la direction de l’EPLE. Il seconde le chef d’établissement dans ses tâches pédagogiques, éducatives et administratives et le supplée en cas d’absence ou d’empêchement ; le chef d’établissement peut lui déléguer sa signature ; ­ le gestionnaire appartient au corps de l’administration scolaire et universitaire et constitue avec le chef d’établissement et son adjoint l’équipe de direction de l’établissement. Il seconde le chef d’établissement dans les tâches de gestion administrative, qui recouvre l’administration générale et la gestion financière ainsi que dans celles de gestion matérielle, conformément aux dispositions de la circulaire n° 97­035 du 6 février 1997 ».
2. Un décloisonnement nécessaire : « Un pôle administratif structuré » Cf –II – Créer les conditions d’un pilotage et d’un fonctionnement efficace au sein de l’établissement : « l’administration et la gestion matérielle et financière de l’établissement devront faire l’objet d’une nouvelle organisation autour d’un pôle administratif structuré, placé sous la responsabilité du gestionnaire, qui l’exerce sous l’autorité du chef d’établissement ». 3. Décentralisation : Domaine des compétences partagées Cf – III –« Assurer les liens avec l’environnement » : « Assurer, avec le gestionnaire, les relations indispensables avec la collectivité territoriale de rattachement pour : a. le fonctionnement de l’établissement ; b. la maintenance, la modernisation et la sécurité des locaux ».
DOCUMENT DE TRAVAIL (projet de réécriture de la circulaire mission du gestionnaire requalifiée de circulaire sur l'administration de l'EPLE)) Administration de l'EPLE Le décret n 85­924 du 30 août 1985 (RLR 520­0) relatif aux établissements publics locaux d'enseignement prévoit, à son article 10, que le chef d'établissement est secondé dans son action par deux fonctionnaires relevant de statuts distincts et intervenant chacun dans des domaines spécifiques. Avec le chef d’établissement, l’adjoint appartenant au corps des personnels de direction et le gestionnaire composent l’équipe de direction de l’établissement. Le premier de ces fonctionnaires ­ proviseur adjoint ou principal adjoint ­ appartient à un corps de personnels de direction. Le second de ces fonctionnaires ­ gestionnaire communément appelé intendant ­ appartient à un corps de personnels de l'administration scolaire et universitaire ; l'objet de la présente circulaire est de préciser ses missions. Sous l’autorité directe du chef d’établissement, le gestionnaire dispose d’une délégation de compétence pour la gestion des ressources humaines, la gestion matérielle ainsi que pour les tâches d’administration générale et financière. Il est assisté d’un ou de plusieurs adjoints. Les impératifs d’aménagement du territoire liés à la nécessité de maintenir des unités pédagogiques de proximité peuvent à titre exceptionnel aboutir à la mise en place d’établissements multisites. Lorsque l’établissement est multisite, le gestionnaire du site principal est secondé par autant de gestionnaires adjoints qu’il y a de sites rattachés. Le gestionnaire adjoint exerce, sous la responsabilité du gestionnaire du site principal et dans le cadre de l’autonomie accordée au site rattaché, l’ensemble des missions et des responsabilités qui incombe à un gestionnaire d’établissement. Le gestionnaire peut également être agent comptable de l'établissement. Dans l'exercice d'une telle attribution, en application du principe de séparation des ordonnateurs et des comptables, il n'est pas placé sous l'autorité du chef d'établissement. Les gestionnaires exerçant les fonctions d’agent comptable ont un rôle de conseil auprès des gestionnaires sans responsabilité comptable appartenant au groupement Le rôle du gestionnaire, et notamment sa participation à l'action éducative de l'établissement, a été décrite par la circulaire du 28 mars 1988 (RLR 363­1) relative à l'organisation économique et financière des établissements publics locaux d'enseignement (paragraphe 1.3.2.). cf. code de l’éducation Sans remettre en cause cette définition, il est toutefois apparu opportun d'en préciser les contours, au regard de la mise en oeuvre des lois de décentralisation. Cet effort de clarification est particulièrement indiqué du fait de la modification des textes régissant la
responsabilité pénale des fonctionnaires en cas d'imprudence ou de négligence (lois n o 96­ 393 du 13 mai 1996 et n° 2000­647 du 10 juillet 2000). Le présent document s'attache donc à préciser la teneur des missions du gestionnaire et à mieux faire apparaître leur articulation avec les responsabilités qui incombent au chef d'établissement. Ces missions sont successivement examinées sous l'angle de la gestion des ressources humaines (I), de la gestion matérielle (II) et administrative (III) de l'établissement., I LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES La modernisation des services, la rationalisation des méthodes de gestion et la recherche d'une simplification des formalités administratives ont pour conséquence le décloisonnement des tâches et la globalisation des moyens en personnel administratif implantés dans les EPLE. Cette organisation rend indispensable la mise en oeuvre d'une fonction de gestion des ressources humaines au niveau de l'établissement. Elle incombe au gestionnaire qui dirige l’ensemble des personnels administratifs, ouvriers et de laboratoire. Pour mettre en œuvre la politique de l’établissement arrêtée par le conseil d’administration, en concertation avec les personnels concernés, le gestionnaire : 1 définit les différents services administratifs et techniques de l’établissement 2 précise leurs objectifs 3 établit un organigramme fonctionnel. Afin d’assurer la qualité des prestations des services et des personnels administratifs, ouvriers et de laboratoire, le gestionnaire privilégie la concertation et la circulation interne de l’information. Il favorise la formation professionnelle continue et l’adaptation à l’emploi. Il facilite la participation des personnels aux divers projets de l’établissement. Il met en œuvre les procédures contradictoires d’évaluation visant à s’assurer de la réalisation des objectifs assignés aux services et aux personnes. L’évaluation des personnels devra déboucher sur l’orientation et la gestion de leur carrière, leur formation, leur valorisation et leur responsabilisation. II. LA GESTION MATÉRIELLE 2.1. Entretien et maintenance Dans le cadre de la convention passée entre l’EPLE et la collectivité de rattachement en application de l’article L. 421­23 du code de l’éducation, l'entretien courant des locaux, des installations et des matériels, l’accueil, la restauration, l’hébergement et l’entretien général et technique, sont assurés par les personnels de l’établissement sous l’autorité du gestionnaire. En fonction des nécessités, celui ci peut faire appel aux services d'une EMOP ou à des prestataires extérieurs. Il propose au chef d'établissement les améliorations ou les aménagements qui lui paraissent nécessaires. Le gestionnaire est activement associé aux opérations de travaux et de maintenance mises en oeuvre par la collectivité de rattachement : élaboration des programmes et des cahiers des charges, liaison avec les différents partenaires, réunions de chantier, réception des travaux, prise en charge de l'exploitation des ouvrages, constatation des désordres et information de la collectivité de rattachement pour la mise en oeuvre des procédures de garantie. Il participe aux réunions organisées par la collectivité de rattachement et peut y remplacer le
chef d'établissement à sa demande. Enfin, dans le cas particulier où l'établissement assure la maîtrise de l'ouvrage, pour le compte de la collectivité de rattachement, sur le fondement d'une convention de mandat prévue par la loi du 12 juillet 1985 (RLR 171­0) relative à la maîtrise d'ouvrage publique, le gestionnaire prend en charge la préparation et l'exécution des opérations entrant dans le champ du mandat. 2.2. Sécurité La charge de la gestion matérielle confère au gestionnaire une responsabilité particulière en matière de sécurité. Son action dans l'exécution des travaux d'entretien des matériels et des locaux ainsi que dans la prévention des risques est essentielle. A ce titre : 1. il est responsable de la tenue du carnet de sécurité; 2. il prépare et coordonne les travaux de la commission d'hygiène et de sécurité et assure la mise en oeuvre des mesures proposées par celle­ci et adoptées par le conseil d'administration; 3 il participe à l'élaboration du projet annuel de sécurité soumis au conseil d'administration; 4 il prépare l'organisation périodique des exercices d'évacuation, sollicite et prépare les visites de la commission départementale de sécurité et des organismes de contrôle réglementaires; En cas de danger, il informe le chef d'établissement, exécute sans délai les diligences qui lui incombent et, le cas échéant, prend toute mesure conservatoire de nature à éviter la réalisation d'un danger imminent. III LA GESTION ADMINISTRATIVE 3.1. L'administration générale Avec l’équipe administrative, le gestionnaire assure la logistique de l’acte éducatif. A ce titre : 1. il organise la gestion administrative de la scolarité et des aides sociales des élèves et des étudiants, 2 il organise la gestion administrative des personnels. 3 il tient un rôle de conseil juridique pour le chef d’établissement et l’ensemble des personnels : o il participe à l’élaboration du projet d’établissement et à sa rédaction, notamment dans les domaines concernant l’accueil des élèves, leur hébergement, les rythmes de vie scolaire o il prend part aux travaux des conseils d’enseignement et de toutes les réunions pédagogiques qui ont une incidence budgétaire et matérielle. o il assure le suivi de l’ensemble des phases relatives aux différents actes pris par l'établissement, afin que le chef d'établissement puisse certifier le caractère exécutoire des actes et déterminer leur date de prise d'effet. o il s’assure de la qualité et de la régularité des procédures de gestion administrative de chaque service. o il apporte son concours aux diverses instances de l'établissement pour l'exercice de leurs attributions.
Il veille à la qualité du système d’information de l’établissement, des procédures, des applications et matériels mis à disposition de l’ensemble des membres de l’équipe administrative. 3.2. La gestion financière En qualité de chef des services financiers de l’établissement, le gestionnaire : 1. prépare le budget en fonction du projet d’établissement et des orientations de la collectivité de rattachement. A cette fin il met en place un contrôle de gestion. 2 En liaison avec les différents services de l’établissement, il prépare les projets d’équipements. 3 Il est responsable de la comptabilité administrative et de la comptabilité matière. 4 Il contrôle la comptabilité des objets confectionnés qui doit être préparée, soit par le chef des travaux soit, à défaut, par le personnel enseignant désigné à cet effet ou par l'adjoint du chef d'établissement. 5 Il veille à la conservation matérielle des biens appartenant à l'établissement, sous réserve des dispositions spéciales qui concernent les matériels, les collections et les ouvrages servant à l'enseignement qui sont placés sous le contrôle des responsables pédagogiques. 6 Lorsque le gestionnaire n’est pas agent comptable de l’établissement il assure les fonctions de régisseur de recettes et d’avances ou fait désigner à cet effet un personnel placé sous son autorité. 3.3. La gestion de services mutualisés Afin d’optimiser la gestion des établissements par la mise en réseau des compétences, il convient de développer les services mutualisés en EPLE. Il appartient au gestionnaire d’animer ces services. A cet effet : 1 Il prépare les travaux et assure le suivi des décisions des organes de pilotage ou de concertation prévus par les conventions constitutives 2 Il assure la gestion financière des services mutualisés. Dans l'hypothèse ou le champ d'activité du service mutualisé s'identifie partiellement ou totalement à un domaine de compétence de la région ou du département, il met en œuvre la concertation entre les établissements adhérents et les collectivités territoriales.