Fiche Poste Assistant copropriétés charges

Descriptif de l’emploi de
ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
POLE COPROPRIETES ET CHARGES LOCATIVES
Mission générale de l’emploi
L’assistante apportera une aide administrative et comptable au Responsable du Pôle
Copropriétés et Charges Locatives et assumera la suppléance de celui-ci en cas
d’absence ou d’indisponibilité.
Activités constitutives de l’emploi
Charges locatives :
-
Analyse des dépenses et provisions et suivi des tableaux de bord,
Réajustement des provisions,
Rédaction de notes et de courriers,
Constitution du dossier de charges par groupe en fin d’exercice : pointage
des dossiers, recherche des copies manquantes, vérification et correction
des imputations comptables, comparaison des données avec l’exercice N-1,
Réception téléphonique des locataires pendant la période de régularisation,
prise de messages et de rendez-vous,
Gestion des fluides : contrôle, imputation et comptabilisation des
facturations et tableau de suivi,
Gestion de la pré-régularisation eau froide, eau chaude sanitaire et
calorique : intégration, contrôle cohérence, saisie d’index,
Classement et archivage.
Copropriétés :
-
SA UN TOIT POUR TOUS SYNDIC :
o Tenue des dossiers copropriétés avec classement et archivage,
o Constitution du dossier financier de la copropriété en fin d’exercice
lors des arrêtés comptables de la société,
o Ecritures de régularisation,
o Gestion administrative des assemblées générales annuelles:
convocation, courrier, planning,
o Réalisation des décomptes de charges et envoi,
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o
-
Suivi des comptes copropriétaires.
Syndics extérieurs :
o Contrôle des appels de fonds et saisie, suivi des budgets en fonction
des décisions d’assemblées générales, écritures de régularisation en
fin d’exercice comptable,
o Gestion de l’agenda et rendez-vous,
o Rédaction de courriers,
o Transfert et suivi des doléances techniques UN TOIT POUR TOUS
auprès des gestionnaires syndic externes,
Rattachement hiérarchique
L’assistant(e) sera rattaché(e) au Responsable du Pôle Copropriétés et Charges
Locatives au sein de la Direction de la Gérance.
Connaissances et/ou compétences requises pour la réalisation de
l’emploi
-
connaissance du métier copropriété et charges locatives,
connaissance de la règlementation en vigueur des deux activités,
connaissance du monde HLM et/ou privé,
connaissances comptables,
rigueur, méthodologie, autonomie, réactivité, discrétion et organisation,
maîtrise des outils informatiques (word, excel, messagerie, etc.)
capacités de synthèse, de rédaction et de suivi de tableaux de bord.
Expérience similaire de 5 ans minimum souhaitée.
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