Mairie de L`Etang la Ville

Transcription

Mairie de L’Etang la Ville
Centre de loisirs
Compte rendu de la cartographie
SEEMAP®
Mairie de l’Etang la Ville
Compte rendu de la cartographie SeeMap® - Centre de loisirs
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INTRODUCTION.................................................................................................................... 3
ORGANISATION DE LA CARTOGRAPHIE..................................................................... 3
DATE ET LIEU .......................................................................................................................... 3
PERSONNES PRESENTES ........................................................................................................... 3
CARTOGRAPHIE FINALISEE ............................................................................................ 3
PRESENTATION DES ACTEURS .................................................................................................. 5
ETUDE DES FLUX D’INFORMATION........................................................................................... 5
Gestion du dossier d’inscription ........................................................................................ 6
Gestion des fréquentations ................................................................................................. 7
Gestion de la facturation administré................................................................................ 10
SPECIFICITES DU SERVICE DES SPORTS ................................................................................... 14
POINT ET EVOLUTION A APPORTER AU PROCESSUS ........................................... 15
NOMENCLATURE DES BATIMENTS ........................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
CONTROLE DES FLUX FINANCIERS ........................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
INTEGRATION DU PATRIMOINE DANS LE PROJET GMAO ......... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
TRAVAIL DE LA CELLULE D’URGENCE ..................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
CONCLUSION....................................................................................................................... 15
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Introduction
La mairie de l’Etang la Ville va re-gérer en interne, après quelques années d’externalisation
auprès d’un organisme spécialisé, ses centres de loisirs.
Ce nouveau fonctionnement a des impacts organisationnels, humains qui touche plusieurs
services de la mairie. La cartographie doit permettre de mieux appréhender la nouvelle
organisation, les nouveaux fonctionnements et responsabilités qui seront mit en œuvre au
mois de septembre.
Organisation de la cartographie
Date et Lieu
La cartographie a été organisée le jeudi 30 juin 2005 dans les locaux de la mairie de L’Etang
la ville. La durée pour la réalisation de la cartographie a été de trois heures.
Personnes présentes
Madame Fétilda MAZET, DGS
Madame Catherine BECKER, Directeur de cabinet
Madame Doriane VASSEREAU, service enfance et scolaire
Madame Hélène POCHAT, responsable enfance et scolaire
Mademoiselle Mélanie LE TOUZE, Adjointe du directeur du centre de loisirs (future
directrice)
Cartographie finalisée
La carte ci-dessous représente le travail de la demi-journée du 30 juin 2005. L’analyse de la
carte sera faite dans la suite du document.
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Présentation des acteurs
La cartographie a été organisée autour des entités suivantes :
¾ L’île « Centre de Loisirs » qui représente le point d’organisation à résoudre à l’aide de
la carte. Cette entité est composée de deux centres de loisirs : maternel et primaire.
¾ L’île « Mairie » qui ne représente que les services en relation avec les centres de
loisirs.
¾ L’île « Administrés » qui représente l’ensemble des administrés de la mairie pouvant
avoir des relation avec les centres de loisirs.
¾ L’île « Fournisseurs » qui est séparé en deux types de fournisseurs : la restauration et
les autres fournisseurs tels que les transport, le matériel pédagogique, le sorties... La
gestion de ces deux types de fournisseurs sera différentes et expliquée dans la suite du
document.
¾ L’île « Partenaires Institutionnels » représenté en particulier par la DDJS, la CAF et le
Trésor public.
¾ L’hélicoptère « Responsable service Scolaire – Enfance » qui à travers cette icône est
vue comme une interface entre la mairie et les centres de loisirs avec un rôle de
transfert, contrôle et validation des informations.
¾ La plateforme « Mme GAGNAIRE » qui est une représentation d’une antenne de la
mairie installée dans une école et gérée par Mme Gagnaire.
Etude des flux d’information
Les différents flux d’informations étudiés lors de cette cartographie sont les suivant :
¾
¾
¾
¾
¾
Gestion du dossier d’inscription
Gestion des fréquentations
Gestion de la facturation administré
Gestion des bons de commandes
Relation avec les partenaires
La suite du document va nous permettre d’étudier les principaux flux étudiés lors de la
cartographie.
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Gestion du dossier
d’inscription
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¾ L’administré se présente à l’accueil pour exprimer un besoin et est orienté directement
vers la personne du service concerné. Toutefois, l’accueil est un passage facultatif, les
usagers pouvant s’adresser directement au service concerné.
¾ L’inscription au Centre de Loisirs s’effectue par dossier, rempli sur place ou renvoyé
par courrier par l’administré.
¾ L’inscription de base se fait à l’année, ce qui constitue une nouveauté, qui ouvre le
droit à utiliser les structures du Centre de Loisirs. Ce dossier de base est constitué de
renseignements divers relatifs à l’enfant (infos médicales, familiales…)
¾ Le dossier d’inscription, lorsqu ‘il est complet et validé, est ensuite saisi sur
informatique puis est envoyé au format papier à la directrice des centres de loisirs par
l’intermédiaire de Madame Pochat.
¾ Les dossiers arrivent ensuite à la Directrice du Centre de Loisirs pour être examinés
afin de constituer des tableaux (avec fiches carton en T) récapitulant les informations
médicales, familiales (n° de tél….) des enfants. Utilisation de pastilles de couleur pour
distinguer, par exemple, les enfants allergiques…
Remarque :
Le Centre de Loisirs est ouvert tous les mercredis, pendant les vacances scolaires sauf le mois
d’août et les fêtes de fin d’année.
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Gestion des
fréquentation
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REFLEXION SUR LA FREQUENTATION DU CENTRE DE LOISIRS AVANT LE
15 DU MOIS :
¾ Edition d’une grille récapitulative de la demande des parents pour la fréquentation des
centres de loisirs par le service Enfance et Scolarité à partir d’un document remis par
les parents avant le 15 de chaque mois soit en mairie, soit au centre de loisirs ou toutes
annexes pouvant recevoir les demandes.
¾ Saisie informatique de cette information ave un tri préalable en fonction de la
fréquentation du centre de loisirs primaire ou maternel.
¾ Edition d’un listing remis sous format papier le 15 du mois précédent à la Directrice
du Centre de Loisirs afin de prévoir le personnel en nombre suffisant pour encadrer les
enfants (demande faite à la DRH spécifiant le nombre et les noms des vacataires.)
¾ Le listing sert de base de pointage pour le Centre de Loisirs (relevé des absences et des
présences)
¾ Après réception du listing, la Directrice du Centre de Loisirs organise son besoin en
personnel, transmis ensuite à la DRH. Si besoin de vacataires pour renforcer l’équipe
de titulaires, le choix de ces derniers est transmis à la DRH. La DRH n’a plus qu’à
éditer les lettres de mission.
Remarques :
1. La capacité maximale d’accueil n’a jamais été atteinte.
2. Ce sont surtout les inscriptions tardives qui perturbent l’organisation du Centre
notamment au niveau du personnel, comme pour l’organisation de certaines activités
(sorties nécessitant la réservation d’un car…)
3. La pratique d’une date buttoir (comme le 15) a déjà été pratiquée, mais n’a pas
fonctionné. Peut-être, ces contraintes n’ont pas été claires affichées et suivies par les
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services municipaux alors qu’elles ont des répercussions lourdes en particulier en cas
d’accident dus à un manque de personnel.
4. L’annulation d’une journée initialement prévue est possible 3 jours avant la date. Dans
ce cas, pas de facturation.
5. Cette annulation doit se faire avant le 15 auprès du service Enfance et Scolarité et est
gérée ensuite par la Directrice du centre de Loisirs.
6. Besoin de réaliser des statistiques précise sur la fréquentation du Centre de Loisirs
pour obtenir des subventions
Problèmes avec les vacataires :
1. Actuellement, il y a un problème de désistement des vacataires. L’utilisation des
lettres de mission pourrait être un frein à ce problème.
2. Le choix des vacataires est fait par la Directrice du Centre de Loisirs et la Responsable
du service et transmis ensuite à la DRH. Ce choix est basé sur l’observation de
l’attitude et des capacités des vacataires. Rien n’est retranscrit par écrit. C’est
purement de l’informel. Nous vous proposons d’établir une évaluation écrite des
vacataires afin de transformer l’informel en formel.

TRAVAIL SUR LA FREQUENTATION APRES LE 15 DU MOIS :
¾ L’administré s’adresse directement auprès de la directrice des Centres de loisirs pour
inscrire son enfant. S’il reste des places de disponibles, le besoin exprimé est satisfait
immédiatement. Par contre, si il n’y a pas de place disponible, l’enfant est mit sur une
liste d’attente et les parents seront prévenu lors de la libération d’une place suite à un
désistement.
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¾ Le listing est alors mis à jour par la Directrice du Centre de Loisirs et transmis au
service Enfance et Scolarité au début du mois suivant (avant le 5).
¾ Un état des présences est alors dressé par le service enfance et scolaire et va
déclencher la facturation en interface avec le service financier.
¾ La facturation et la régie sont faites par le service enfance et scolaire. Les informations
sont transmises au service financier qui le transmet au Trésor Public (sous forme de
titres).
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Gestion de la facturation administré
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Remarque :
1. Possibilité de payer en Mairie en espèces, par chèques ou auprès de Madame
Gagnaire. Ces paiements réceptionnés par Madame Gagnaire sont transmis au service
Enfance et Scolarité. Le circuit de la facturation et de la régie reprend comme
précédemment.
2. Possibilité d’utiliser le prélèvement automatique
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Gestion des bons de commandes
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Point et évolution à apporter au processus
Conclusion
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