Protocole relatif

Protocole relatif au fonctionnement du planning professionnel partagé
A l’issue de plusieurs mois de recherche et de test, nous sommes en mesure d’adopter un outil de planning
partagé, que nous avons voulu convivial, gratuit et facile à synchroniser.
Cette démarche constitue un apport indéniable pour l’Urapeda, dans la mesure où :
elle permet de faciliter et fluidifier la circulation d’informations utiles, au bénéfice des personnes
sourdes et des organismes qui nous sollicitent.
elle nous met en conformité par rapport à la réglementation du travail.
elle facilite la gestion du temps de travail des collaborateurs de l’association.
La présente note énonce les principes et règles d’utilisation de cet outil.
Principes de création et de consultation d’un « événement » :
Qui peut créer et modifier les événements pour un intervenant?
l’intervenant lui-même et lui seul
NB : S’il n’est pas possible de créer un événement pour un tiers, il est en revanche possible de lui proposer un
rendez-vous, par le biais d’une « invitation » (cf § consacré à ce point), générant l’envoi d’un sms et/ou d’un mail,
selon le paramétrage effectué). Exemples :
le directeur communique par ce biais la date retenue pour la prochaine réunion d’équipe, charge à chacun de
l’inclure dans son propre agenda ;
l’accueil reçoit l’appel d’une entreprise sollicitant une intervention à brève échéance et « pré-positionne » ainsi
un intervenant disponible sur ce créneau, charge à ce dernier de l’intégrer à son emploi du temps ou de contacter au
plus vite l’accueil en cas de difficulté objective. La direction pourra, comme c’était le cas jusqu’alors, être saisie de
toute demande éventuelle d’arbitrage.
Qui peut consulter le planning général de l’ensemble des salariés permanents de l’Urapeda ?
chacun des salariés permanents de l’Urapeda peut accéder à ce planning partagé sur Google Agenda à
l’aide d’un mot de passe personnel ; toutefois seuls certains collaborateurs (cf § suivant) auront accès au
« détail » des rendez-vous (objet, lieu et description), les autres voyant apparaître un écran semblable au
tableau suivant :
Lundi
AM
Mardi
occupé
Mercredi
Jeudi
Vendredi
occupé
occupé
occupé
occupé
PM
occupé
Qui peut consulter le détail des rendez-vous créés par un intervenant ?
l’intervenant lui-même
l’accueil, le service administratif et la direction
toute autre personne à qui l’intervenant concerné déciderait d’accorder ce droit (ex : deux collègues
d’une même antenne peuvent choisir de rendre consultable leur propre agenda à l’autre intervenant)
NB : il est par ailleurs possible d’interdire à tous l’accès à d’éventuels rendez-vous non-professionnels, ceux-ci
apparaissant sous la mention « occupé » aux yeux de l’ensemble des personnes consultant le planning, hormis
l’intervenant lui-même (cf § intitulé « confidentialité des données personnelles »).
Version du 26/09/07
Création d’un « événement » :
Outre la date et l’heure, l’intervenant doit renseigner trois rubriques : l’objet, le lieu et la description.
L’objet : il s’agit de saisir un code (d’une lettre) parmi les 5 proposés soit
« I+ » pour une intervention auprès de bénéficiaires réputée importante et « non déplaçable » (dont : les
interventions sur devis, les interventions au sein d’une entreprise, les examens ou concours)
« I » pour une intervention auprès de bénéficiaires
« A » pour un événement autre qu’une intervention auprès d’un bénéficiaire (formation interne, RV
avec un partenaire ou un collaborateur, etc)
« C » pour un congé (quelle que soit sa nature) - attention : les congés sollicités mais non encore validés
devront être notés « C ? », le point d’interrogation étant à retirer lors de l’obtention de l’accord
« NT » pour le temps contractuellement non travaillé (concerne les salariés à temps partiel)
Pour un intervenant ne travaillant pas le mercredi, une semaine « type » pourrait se présenter comme suit :
Lundi
AM
Mardi
I+
Mercredi
NT
Jeudi
A
Vendredi
C
I
PM
I
NB : en cas d’absence imprévue d’un intervenant (cf § sur ce thème) les RV importants (codifiés « I+ ») seront
repérés immédiatement, et la consultation de l’agenda des autres intervenants permettra de proposer rapidement
des alternatives.
Le lieu : il s’agit a minima de la ville et de l’organisme dans laquelle s’effectue l’intervention.
La description : cette description se veut succincte mais doit faire apparaître quelques précisions utiles :
nom du (ou des) bénéficiaire(s) le cas échéant et/ou des partenaires avec lesquels s’effectue le RV, et/ou
type d’événement (formation LSF, réunion DP, etc) ; s’agissant des congés (codifiés « C » dans la
rubrique « objet »), il s’agira d’en préciser ici la nature : RTT, Récupération, CP ou CT (congés
trimestriels).
L’heure de début et l’heure de fin d’un RV doivent inclure les temps de déplacement éventuels.
Lancement ou réception d’une invitation :
Précisons d’entrée que le terme d’« invitation » pourra, dans certains cas de figure, paraître « impropre » ;
tel est en tout cas le nom donné par Google Agenda à cette application.
Lancer une invitation permet de signifier à un intervenant que sa présence est souhaitée tel jour à telle
heure. Attention : le fait de lancer une invitation ne consiste qu’à « mettre une option » sur une date, seul
l’intervenant concerné étant en mesure de valider ou non le rendez-vous proposé. En outre, le fait d’inviter
par ce biais un collaborateur à effectuer une intervention ne dispense pas nécessairement d’un contact
téléphonique (pour apporter des précisions sur le contexte, sur le caractère d’urgence de la réponse
attendue ou l’importance de l’intervention, etc) - tel est en particulier le cas des interventions codifiées
« I+ ».
Les invitations sont saisies sur Google Agenda. C’est à la personne qui propose le RV (même si ellemême n’y participe pas) d’adresser l’invitation auprès du (des) collègue(s) concerné(s), en saisissant son
(leur) adresse électronique. Celui (celle/ceux)-ci se trouve(nt) informé(e/s) de l’invitation en recevant un
sms et/ou un mail (selon paramétrage), auquel il importe de répondre par sms, mail ou téléphone.
L’acceptation ou le refus d’une invitation donne lieu à l’envoi d’un mail et/ou d’un sms à l’expéditeur.
Tout refus doit être motivé, en particulier si un arbitrage est ensuite sollicité auprès de la direction.
Version du 26/09/07
Absences imprévues / arrêts maladie / événements exceptionnels :
En cas d’absence imprévue d’un collaborateur (notamment en cas d’arrêt maladie ou d’événement
exceptionnel) et dès obtention de l’information par la personne responsable du standard, cette dernière
codifie l’absence dans l’agenda de la manière suivante : elle adresse une invitation au collaborateur absent
intitulé « absence imprévue », charge à ce dernier de régulariser sa situation à son retour.
Il importe par ailleurs de repérer en priorité les RV les plus importants qui ne pourront être honorés du fait
de l’absence et s’efforcer de mobiliser, le cas échéant, d’autres collaborateurs par le biais des invitations
(doublées d’un appel téléphonique en cas d’urgence).
Synchronisation de l’agenda :
La synchronisation permet la mise à jour de l’agenda partagé. Les modalités d’utilisation diffèrent selon
qu’on utilise le K800 ou le couple « Nokia 6021 + Pocket PC » (en cours de finalisation) :
Les utilisateurs du K800 :
Les utilisateurs du Nokia 6021 + pocket PC
L’utilisateur n’a aucune manipulation à faire, la La synchronisation s’effectue manuellement.
synchronisation s’effectuant automatiquement L’utilisateur doit positionner côte-à-côte le
toute les 12 heures.
portable et le pocket PC, ouvrir l’utilitaire
SYNC4J sur le pocket PC et appuyer deux fois sur
la fonction « Synchronize ».
La synchronisation doit être effectuée chaque jour
travaillé entre 12H et 13H puis entre 17H et 18H.
Sauvegarde des données :
Afin de prévenir l’altération ou la disparition des données contenues dans l’agenda partagé, qui
résulteraient de dysfonctionnements internes ou externes (incident technique, perte ou vol de matériel,
etc), des sauvegardes seront effectuées de façon régulière par l’animateur multimédia, à raison de deux
fois par semaine.
Confidentialité de données personnelles :
Afin de ne pas multiplier le nombre d’agendas, il est tout à fait envisageable, pour ceux qui le souhaitent,
d’utiliser les outils professionnels pour y noter leurs rendez-vous à caractère privé, ces renseignements
demeurant alors strictement confidentiels : il suffit pour cela d’utiliser la fonction « privé » de Google
Agenda.
Les modalités d’utilisation diffèrent toutefois selon qu’on utilise le K800 ou le couple « Nokia 6021 +
Pocket PC » :
Les utilisateurs du K800 :
Les utilisateurs du Nokia 6021 + pocket PC
Les RV personnels seront à saisir sur « Google Les RV personnels pourront être saisis soit sur
Agenda » en cochant la case privé
« Google Agenda », soit sur le Pocket PC en
cochant la case « privé », quel que soit le support
utilisé.
Exemple d’application pratique de l’agenda partagé :
Une entreprise contacte le siège de l’association pour solliciter une interprétation d’une journée sur devis :
- Le standard réceptionne l’appel et consulte simultanément l’agenda des interprètes de l’équipe
(l’attribution d’une couleur par collègue facilite la consultation)
- En fonction de leur disponibilité (absence d’intervention codifiée « I+ » et sous réserve que les délais le
permettent), le(la) standardiste adresse aux collègues repérés une « invitation » pour cette intervention
(qui donnera lieu à l’envoi d’un sms sur le téléphone portable professionnel et/ou d’un mail)
- Les collègues concernés peuvent alors soit valider directement le rendez-vous (ce qui donne lieu à
l’envoi d’un mail ou d’un sms selon le paramétrage retenu), soit recontacter le standard pour obtenir des
compléments d’information, confirmer le cas échéant leur disponibilité et permettre ainsi l’établissement
et l’envoi rapide du devis.
Version du 26/09/07