Nouveautés KDS et KDS Neo Travel – Mars 2015

Nouveautés KDS et KDS Neo Travel – Mars 2015
KDS Neo Travel : Déplacements sans services réservables
Tous les voyages ne nécessitent pas une réservation, mais n’importe quel déplacement représente un coût pour votre entreprise,
et peut engager sa responsabilité en cas d’accident.
KDS gère à présent tous les types de déplacement, incluant ceux qui ne comportent pas de services réservables. Nos clients ont à
présent un système unique dans lequel traiter et suivre toutes les demandes de déplacement – par exemple des employés utilisant
leur véhicule personnel pour une réunion chez un client à proximité – et exercer le devoir de diligence relatif à de tels
déplacements. La seule condition est que l’itinéraire Neo doit inclure au moins une dépense estimée.
Les voyageurs peuvent soumettre ces demandes de déplacement à l’approbation de leurs responsables hiérarchiques. Ceux-ci
approuvent ou refusent la demande de déplacement.
Après approbation, le déplacement est indiqué comme planifié, par opposition à réservé pour les voyages avec services
réservables.
Les demandes de déplacement sans services réservables sont gérées comme les voyages avec services réservables – les
utilisateurs peuvent y accéder par les mêmes écrans dans KDS, sur tout type d’appareil supporté (web, tablette, mobile). Cela
comprend également les notifications par mail habituelles.
S’il est configuré, un compteur de voyage est généré pour ces demandes de déplacement. Il est aussi possible de les annuler.
Enfin, les dépenses estimées peuvent être transférées dans une note de frais - et les lignes de frais ainsi créées seront liées à la
demande de déplacement initiale.
Attention ! Cette fonctionnalité n’est disponible qu’avec Neo Travel.
KDS Neo Travel : Affichage de messages personnalisés (contenu)
Des messages ou instructions peuvent désormais être affichés aux voyageurs ou leurs assistants dans l’interface de Neo Travel :
lors du formulaire de recherche, sur les écrans d’attente, sur les itinéraires suggérés lors de la recherche, ou en consultant le
voyage après la réservation. Deux types d’affichage sont possibles : intégré dans les écrans ou en tant que fenêtre popup.
De même que pour le KCR, le message à afficher peut contenir des hyperliens, des images ou des variables. Il peut être traduit
dans les langages supportés par KDS, et être affiché en fonction de certaines conditions (catégorie de voyageur, période de
validité). Cependant, certaines conditions ne sont pas encore appliquées dans Neo (conditions liées aux lieux, aux fournisseurs ou
à l’anticipation).
KDS : Message sur les passeports arrivant à expiration
Quand le passeport d'un voyageur est sur le point d'expirer, un message s'affiche à l'utilisateur sur la page d'accueil. Jusqu'à
présent, ce message s'affichait pour les passeports avec une fin de validité dans les 6 mois. Désormais, il s'affiche dès 9 mois
avant la date d'expiration.
Ce changement aidera les voyageurs à bien anticiper le renouvellement de leur passeport, notamment s'ils voyagent vers des
pays qui réclament un passeport valide pendant au moins 3 mois.
KDS : Raisons de non-conformité
Lorsqu'ils s'apprêtent à réserver un voyage non conforme à la politique de l'entreprise, les voyageurs doivent justifier leur choix. Ils
sélectionnent pour cela un des motifs de non-conformité définis par l'entreprise, comme par exemple "Voyage avec un client" ou
"raisons médicales".
Le motif sélectionné est visible par le superviseur et peut être ajouté au dossier de réservation.
Nouveautés
Les voyageurs sélectionnent désormais un seul motif de non-conformité.
Les motifs définis par l'entreprise s'affichent dans une liste de type boutons-radio. Ce nouvel affichage assure une meilleure
cohérence avec les données envoyées dans le dossier de réservation, dans lequel un seul motif peut être enregistré.
Cette amélioration est disponible à la fois sur KDS Classic et sur KDS Neo.
Voyage : HRS - Information sur le petit-déjeuner
Les utilisateurs du lien KDS/HRS, sur les deux environnements KDS, Neo et classique, ont désormais accès à l'information du petit
déjeuner en même temps que le prix des chambres. Cette information est affichée lorsqu'elle est disponible dans HRS. KDS
affichera cette information pour les autres liens hôtels dans ses prochaines versions, si bien sur l'information est disponible.
Pour les utilisateurs de l'environnement classique, l'information est affichée à côté du lien "Informations tarifaires".
Pour les utilisateurs de Neo, l'information est affichée en dessous de la description de la chambre.