mapa copieurs - Ville de JACOU

Transcription

Cahier des Clauses Techniques Particulières
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MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE
Location et maintenance du parc de photocopieurs et imprimantes des services municipaux de JACOU
- 2013 -
1
article 1 - Objet du marché
Le présent marché a pour vocation de répondre aux besoins en photocopieurs et imprimantes des services municipaux de la ville de JACOU, à savoir :
-
Location de photocopieurs et imprimantes
Les copieurs et imprimantes sont nécessaires à la ville de JACOU pour des besoins
d’impressions, de copies et de numérisation sur de multiples formats et sur différents supports.
Ils devront pouvoir largement supporter un volume annuel défini plus loin ainsi que des pics
d’activité qui les pousseront à avoir un fonctionnement plus important sur une partie de la
période.
La maintenance devra permettre d’assurer une continuité de service et une disponibilité
maximale du matériel.
Le marché doit être traité dans sa globalité. Une offre ne peut donc faire état de la fourniture d’un matériel sans assurer les conditions de maintenance sur ce dernier.
Le matériel devra être neuf au moment de la mise en place.
2
article 2 - Le matériel
Les spécifications décrites ci-dessous sont destinées à permettre au prestataire de cibler les
références les plus adaptées aux besoins de la ville de JACOU.
Ces spécifications doivent être considérées comme un minimum absolu. Le candidat ne doit
pas y déroger. C'est pourquoi toute offre ne répondant pas à une ou plusieurs des fonctionnalités demandées sera considérée comme non recevable.
La notation concernant le critère valeur technique se fera sur l’ensemble des éléments fournis et l’adéquation entre les besoins et les fonctionnalités. La liste ci-dessous est donc non
exhaustive pour le choix et la notation du matériel.
Pour les trois premiers copieurs cités ci-dessous, le candidat prévoira un matériel
compatible avec une GED (Gestion Electronique de Documents)
----------------------------------DEUX PHOTOCOPIEURS/IMPRIMANTE COULEUR HAUTE PERFORMANCE - DEBIT
RAPIDE – IMPRESSION SUR MULTI-SUPPORTS
1 pour les services ACCUEIL- URBANISME – RESSOURCES HUMAINES - ECOLES RdC MAIRIE
-
vitesse en noir minimum 45 copies minutes
vitesse en couleur minimum 35 copies minutes
chargeur automatique recto verso de l’original
impression étiquettes (tous formats) – enveloppes (tous formats)
recto verso de la copie illimité
possibilité de stocker les documents (rétention) pour impression différée
5 magasins papier minimum+Bypass multifeuilles
1 magasin supplémentaire 2000 feuilles
tri
format papier minimum A5R , maximum A3+
unité enveloppes
connexion à un réseau administré par un serveur
disque dur
scanner réseau, vers email, poste de travail, serveur et dossier réseau
possibilité de scanner sur le copieur vers une clé USB
carte fax réseau vers un dossier ou une adresse email
logiciel de réception et d’envoi de fax
codes d’accès
fonction sécurisée
module de finition avec pliage, agrafage (capacité 50 feuilles) et perforation (4 trous)
meuble support
équipement et fonctionnalités diverses :
 Administration des comptes utilisateurs à distance par un PC connecté sur le même
réseau
 Possibilité de donner des droits aux utilisateurs en distinguant d’une part le volume
autorisé en impression /copie N/B et d’autre part le volume autorisé en couleur
3
SERVICES
installation et mise en réseau du nouveau photocopieur
installation des logiciels nécessaires et paramétrage sur postes clients
et formation des utilisateurs à détailler.
explication
MAINTENANCE
Cartouches d’encre incluses dans le contrat de maintenance
1 pour les services DIRECTION GENERALE – FINANCES – MARCHES PUBLICS CULTURE -1ER étage MAIRIE
-
vitesse en noir minimum 45 copies minutes
1 magasin supplémentaire 2000 feuilles
tri
unité enveloppes
disque dur
codes d’accès
meuble support
réseau
SERVICES
explication et formation des utilisateurs à détailler.
MAINTENANCE
4
1 PHOTOCOPIEUR COULEUR HAUTE PERFORMANCE pour les services CABINET
DU MARIE – SECRETARIAT DES ELUS ET COMMUNICATION
-
vitesse en noir minimum 45 copies minute
vitesse couleur minimum 35 copies minute
unité recto-verso automatique 100 feuilles
1 unité papier épais jusqu’à 250 gr
1 unité enveloppes
disque dur
codes d’accès
meuble support
tri
codes d’accès
meuble support
réseau
SERVICES
explication et formation des utilisateurs à détailler
MAINTENANCE
1 PHOTOCOPIEUR N/B pour CHACUNE DES DEUX ECOLES MATERNELLE ET ELEMENTAIRE
-
vitesse en noir minimum 30 copies minute
finisseur agrafage (capacité 50 feuilles)
carte imprimante réseau
carte scan couleur réseau et USB
5
-
disque dur
codes d’accès
SERVICES
installation et mise en réseau des nouveaux photocopieurs
MAINTENANCE
1 PHOTOCOPIEUR COULEUR HAUTE PERFORMANCE pour CCAS et SERVICE
TECHNIQUE
-
vitesse minimum 45 copies minute
format papier maximum A3+
carte fax réseau
carte scan réseau
finisseur agrafage (capacité 50 feuilles) et perforation (4 trous)
codes d’accès
meuble support
SERVICES
explication et formation des utilisateurs
MAINTENANCE
1 PHOTOCOPIEUR MULTIFONCTIONS NOIR ET COULEUR pour LA SALLE DE
SPECTACLE
vitesse minimum 30 copies minute noir et couleur
format maximum A4
1 magasin papier
carte fax réseau
carte scan réseau
disque dur
codes d’accès
meuble support
6
3 PHOTOCOPIEURS
NESSE
-
N/B pour POLICE MUNICIPALE -CRECHE –SERVICE JEU-
vitesse minimum 30 copies minute
carte fax réseau
carte scan couleur réseau
codes d’accès
meuble support
SERVICES
explication et formation des utilisateurs
MAINTENANCE
1 Imprimante laser N/B Service personnel
-
chargeur de documents
2 bacs 500 feuilles A4 +Bypass
meuble support
SERVICES
installation et mise en réseau de la nouvelle imprimante
MAINTENANCE
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Spécificités techniques :
Lieu d’implantation initial
MAIRIE RdC ACCUEIL/URBANISME/RH/ECOLES
MAIRIE 1ER ETAGE
DGS/FINANCES/MARCHES/CULTURE
MAIRIE 1er ETAGE
CABINET DU MAIRE – ELUS -COMMUNICATION
C C A S – SERVICE TECHNIQUE
POLICE MUNICIPALE
CRECHE
SERVICE JEUNESSE
SALLE DE SPECTACLE
ECOLE MATERNELLE
ECOLE ELEMENTAIRE
Vitesse minimum
du copieur en sortie
45 pages / minute
45 pages / minute
45 pages / minute
45
30
30
30
30
30
30
pages
pages
pages
pages
pages
pages
pages
/
/
/
/
/
/
/
minute
minute
minute
minute
minute
minute
minute
A ces 10 copieurs + 1 imprimante laser s'ajoutera :
- un contrat de maintenance pour la période précise du 1er octobre 2015 au 31
décembre 2017 pour le photocopieur de la bibliothèque dont la mairie est propriétaire.
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article 3 - Conditions du marché
3.1 - Volume annuel de copies
MAIRIE RdC ACCUEIL/URBANISME/RH/ECOLES
MAIRIE 1ER ETAGE
MAIRIE 1er ETAGE
CABINET DU MAIRE – ELUS –
COMMUNICATION
POLICE MUNICIPALE
CRECHE
SERVICE JEUNESSE
SALLE DE SPECTACLE
ECOLE MATERNELLE
ECOLE ELEMENTAIRE
LASER Service RH
BIBLIOTHEQUE
Estimation Volume copies annuel
54 000 N/B
10 000 COULEUR
54 000 N/B
29 000 COULEUR
32 000 N/B
37 000 COULEUR
57 000 N/B
15 800 COULEUR
5 000
5 000
11 500
500 N/B
1 000 COULEUR
70 700
130 000
7 400
1 200 N/B
1 100 COULEUR
Soit pour l'ensemble des services municipaux : 428 300 copies N/B et 93 900 copies couleur.
Ces montants annuels sont communiqués à titre indicatif afin de permettre au prestataire de
réaliser son offre de prix.
3.2 Copies supplémentaires au-delà du forfait
Le candidat indiquera dans son offre, le coût copie N/B et couleur en cas de dépassement du
forfait annuel.
3.3 - Conditions de maintenance
La prestation de maintenance devra prendre en compte, moyennant un coût à la page,
l’ensemble des opérations préventives ou curatives (totalité des pièces, main d’œuvre, déplacement, consommables hors papier) permettant de garantir à la ville de JACOU un fonctionnement optimal de la machine (accessoires et options compris). Le processus de maintenance devra être adapté au fait que la ville de JACOU n’est qu’utilisatrice de la machine et ne
dispose d’aucune compétence technique sur cette dernière hormis celle qu’elle aura acquis
par le biais de la formation.
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Le prestataire est appelé à définir, dans le respect des critères et engagements demandés,
les conditions plus détaillées de sa maintenance par le biais de tout document annexe qu’il
jugera nécessaire.
Le prestataire devra, lors de son étude, garder à l’esprit que le fonctionnement du matériel
considéré est indispensable aux services qui l’exploitent.
Ces points rentreront en compte dans le critère organisation et qualité de la maintenance.
3.4 - Demandes particulières
Le prestataire devra prévoir, pour chaque type d’appareil, la fourniture d’un stock de consommables suffisant, ceci afin d’éviter toute interruption d’activité.
La maintenance devra se faire sur le lieu d’exploitation, durant les heures ouvrées du service
utilisateur.
Le prestataire s’engage à fournir, sans frais supplémentaires, la mise à jour des logiciels et
pilotes de chaque machine et à prendre en charge les éventuels frais liés à ces mises à jour.
Les réparations résultant de la seule faute des utilisateurs seront à la charge de la collectivité.
Les frais de livraison ou de récupération des consommables seront inclus dans l’offre de prix.
article 4- Livraison
Il est convenu que l’identification du matériel définie dans ce document sert uniquement au
repérage de celui-ci et, accessoirement, à préciser le lieu initial de livraison des copieurs et
imprimantes.
Le matériel ne sera bien évidemment pas pour autant attaché à un lieu en particulier et
pourra, selon les besoins de la ville de JACOU, être déplacé par le client ou par toute personne mandatée par lui.
Dans ce cas, la ville de JACOU en avertira le prestataire de façon à ce qu’il soit en mesure
d’effectuer les opérations de connexion ou de maintenance qui lui incombent.
4.1 - Conditions de livraison & mise en fonctionnement
Les copieurs devront être livrés et mis en fonctionnement aux adresses suivantes :
10
Adresse
Détails
ACCUEIL/URBANISME/RH/ECOLES
Rue hôtel de ville
34830 JACOU
Hôtel de Ville
Rez-de-chaussée
Rue hôtel de ville
34830 JACOU
Rue hôtel de ville
34830 JACOU
4 chemin de la cartairade
34830 JACOU
10 Rue F. Soubeyran
34830 JACOU
Hôtel de Ville
1er étage
Hôtel de Ville
1er étage
CABINET DU MAIRE – ELUS COMMUNICATION
POLICE MUNICIPALE
CRECHE
SERVICE JEUNESSE
SALLE DE SPECTACLE
ECOLE MATERNELLE
ECOLE ELEMENTAIRE
Rue Carl Linne
34830 JACOU
Espace Dolto – Place des
écoles
34830 JACOU
Espace Jean Marcel Castet
Rue de l'Occitanie
34830 JACOU
Avenue Jean Sébastien Bach
34830 JACOU
Place des écoles
34830 JACOU
Rez-de-chaussée
Rez-de-chaussée
Hôtel de Ville
Rez-de-chaussée
Premier étage
Premier étage
Rez-de-chaussée
Rez-de-chaussée
Le transport, le déchargement, la manutention ainsi que l’évacuation des emballages sont à
la charge et sous la responsabilité du prestataire.
La mise en service et les tests de fonctionnement sont effectués par le prestataire pour valider la livraison.
Le prestataire est libre de venir constater par lui-même les contraintes spécifiques de livraison et de mise en service. Il ne pourra donc, après acceptation de son offre, invoquer ce
point pour en modifier le montant.
4.2 - Délai de livraison
Le prestataire précisera, dans le dossier technique, son délai de livraison du matériel à partir
de la notification du marché, sachant que la mise en service devra être effective avec le personnel formé, au 1er janvier 2014.
article 5 - Formation du personnel
5.1 - Formation initiale
Le titulaire s’engage à effectuer une prestation de formation aux utilisateurs sur toutes les
fonctionnalités du matériel qu’il fournit.
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Il est rappelé que tous les photocopieurs et imprimantes sont connectés au réseau informatique pour des impressions directes depuis les postes de travail.
La formation sera réalisée soit préalablement soit simultanément ou, à défaut, dans un délai
raisonnable suivant la mise en place des machines.
La procédure de formation du prestataire fera l’objet d’une annexe à sa réponse et stipulera
la durée prévue, le découpage, le plan de la formation et le nombre de personnes maximum
par session.
Elle sera réalisée obligatoirement sur un site de la ville de JACOU.
5.2 - Formation sur demande
Exceptionnellement, il pourra être demandé, durant la durée du marché, de nouvelles formations par la Ville de JACOU dans le cas où un utilisateur, non formé initialement, aurait à
utiliser couramment la machine.
Le prestataire fournira pour cela un devis distinct joint au dossier de réponse. Si aucun devis
de cette nature n’est joint au dossier, il sera alors établi que cette dernière ne fera pas
l’objet d’une facturation et sera naturellement prise en charge par le titulaire à la demande
de la ville de JACOU.
article 6 - Développement durable
Dans le cadre de la démarche de développement durable mis en place par la Ville, il est demandé au prestataire de fournir tous les éléments permettant de juger de la valeur de leur
offre à ce niveau.
Cela peut comprendre la récupération, le recyclage ou tout constituant particulier des consommables utilisés ainsi que diverses certifications.
Ce point rentrera en compte dans le critère valeur technique.
article 7 - Aménagement des locaux
Le prestataire doit fournir à la ville de JACOU, dans le dossier technique, toutes les contraintes de son matériel (encombrement, alimentation, plage de température…) en vue d’un
éventuel aménagement de certains locaux.
Le matériel proposé doit toutefois être en adéquation avec, d’une part, les besoins de la collectivité, conformément au présent cahier des clauses particulières, et d’autre part, les locaux dont elle dispose.
article 8 - Documentation
Le titulaire du marché s’engage à fournir à la ville de JACOU, à la livraison et sans supplément de prix, la documentation technique rédigée en langue française nécessaire à une utilisation correcte du matériel livré et à son entretien courant. Il s’engage aussi à fournir les
mises à jour éventuelles, dans les mêmes conditions.
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article 9 - Démonstration
Prenant en compte la valeur et la technicité du matériel ainsi que la durée d’engagement, la
ville de JACOU pourra demander, avant d’effectuer son choix définitif, à assister à une démonstration du ou des copieurs proposés durant laquelle elle pourra effectuer des impressions à partir de documents qu’elle amènera.
Le prestataire pourra effectuer cette démonstration dans un lieu de son choix (dans ses locaux ou chez un client) dans un périmètre géographique raisonnable pour la ville de JACOU.
article 10- Reprise du matériel
Les copieurs seront obligatoirement repris par le prestataire à l’issue du contrat
La reprise s’effectuera aux frais du prestataire, sans indemnités d’aucune sorte. L’état du
matériel et son fonctionnement ne pourront être opposés à la Ville sauf dégradation de son
fait
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mapa copieurs - Ville de JACOU

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