Knowledge Management Gestion efficace des

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Know
Knowledge Management
Gestion efficace des connaissances,
soutien précis des employés
L
es connaissances de chaque être humain sont aussi uniques que sa personnalité. L’acquisition de
connaissances commence avec le premier cri et continue toute la vie jusqu’au dernier souffle. Le même
schéma est également visible pour l’expérience et les connaissances au sein d’une entreprise. L’utilisation
optimale des connaissances existantes ainsi que la formation continue des employés présentent cependant
des exigences supplémentaires pour l’entreprise et la flexibilité des logiciels utilisés.
Les caractéristiques d’un employé et la formation, qu’il a suivi, doivent pouvoir être
représentées dans un logiciel de gestion.
En même temps, l’outil informatique doit
entièrement représenter les processus de
Knowledge Management, ainsi que se plier
aux exigences du service du personnel. Ce
but peut seulement être atteint, si la solution utilisée offre une grande flexibilité
quant à sa présentation. Le Knowledge
Management de la nouvelle version 2005
des ”Ressources Humaines ABACUS” remplit ces exigences. En plus du renouvellement complet de l’apparence, de nombreuses nouvelles fonctions ont été ajoutées,
afin de faciliter la représentation, l’entretien et l’évaluation des connaissances.
Définition libre des champs pour
l’organisation d’une base de données
des connaissances
Différentes propriétés des connaissances
ainsi que des formations, cours internes ou
externes et facultés caractéristiques des
employés peuvent être gérés dans le
Knowledge Management. Les informations
contenues peuvent être très différentes
d’une entreprise à l’autre ou d’une branche à l’autre. Pour cette raison, il est possible d’enregistrer un nombre indéfini de
champs pour chaque propriété. Les champs
suivants sont, par exemple, possibles pour
la propriété ”Formation continue” :
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• ”Commencé le”
• ”Terminé le”
• ”Frais pour l’employeur”
• ”Engagement par mois”
• ”Statut de la formation (prévue, en
cours, terminée)”
• ”Autres champs d’information”
Saisie des champs d’information pour la base
de données des connaissances
Définir les formats des champs d’information
Un champ peut comporter les formats
”texte”, ”numérique” ou ”date”. Des attributs, tels que longueur du texte ou nombres de position avant et après la virgule
peuvent être déterminés pour les formats
”texte” et ”numérique”. Ces propriétés
permettent une saisie uniforme des données et augmentent de ce fait leur qualité.
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Grâce à ces fonctions, il est possible d’ajuster personnellement les informations concernant les connaissances des employés,
ainsi que la présentation des données dans
les bases de données, aux besoins de l’entreprise. Les champs superflus ou manquant font partie du passé.
Déterminer une échelle pour les notes de la formation.
Présentation des informations pour la formation etc. sous forme de colonnes ou
de lignes
Formation, saisir des cours internes ou
externes
Un descriptif peut être saisi pour chaque
formation ou cours. Un nombre indéfini de
mots-clé peut être attribué à chaque enregistrement. La recherche d’une formation
spécifique dans les bases de données et les
programmes d’extraits à l’aide de mots-clé
est bien plus facile pour l’utilisateur. Si une
recherche est, par exemple, lancée avec le
mot-clé ”Comptabilité”, toutes les formations contenant ce mot-clé seront affichées, tel que ”Comptable diplômé” ou
”Dipl. féd. expert en comptabilité / controlling”.
L’utilisateur peut saisir ad hoc des champs
supplémentaires, s’il nécessite des informations spécifiques pour une formation
précise. Ceux-ci seront seulement valables
pour la formation choisie et complètent les
autres champs attribués. Il n’est donc pas
nécessaire de saisir un champ pour toutes
les formations, bien qu’il ne soit valable
que pour un ou deux. Cela peut, entre
autre, être utile lors de la spécification
d’une spécialisation dans une formation.
Saisir des informations détaillées et des mots-clé pour les formations et cours
Une échelle peut être ajoutée, si un champ
doit représenter une note finale ou le statut de la formation. Pour cela des champs
de valeur, devant obligatoirement être utilisés lors de la saisie, seront définis dans
une table.
Une courte description, aussi nommée
”Tool Tip”, peut être saisie pour chaque
champ. Cette information est affichée, dès
que le curseur de la souris passe par-dessus le champ de la base de données du
personnel ou des postes correspondant. Le
Tool Tip peut servir d’aide pour la saisie
des valeurs exigées. Si la saisie d’une valeur est exigée pour un champ, celui-ci
peut être marqué comme ”obligatoire”. La
présentation des champs d’information
dans le masque d’un programme peut être
sous forme de colonnes ou de lignes et leur
ordre peut être déterminée librement.
Structurer les connaissances
Un nombre indéfini de classement peuvent
être défini pour structurer les connaissances et faciliter la recherche de formations
saisies. Il est, par exemple, possible de
définir un classement par domaine (informatique, économie, etc.) et un deuxième
par niveau (HE, Université, etc.). L’utilisateur a la possibilité de combiner plusieurs classements pour rechercher une formation. Cela permet une recherche rapide
de toutes les formations attribuées au
domaine ”économie” et au niveau ”université”.
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Structurer les connaissances pour un travail efficace avec le programme
Saisir le niveau de formation réel de chaque employé avec les notes finales
Base de données des postes : attribuer
la formation désirée
Afin que la saisie du niveau de formation
désiré soit aussi confortable et uniforme
dans la base de données des postes que
dans la base de données du personnel, l’utilisateur est également libre d’ajuster les
masques de ces programmes à ses besoins.
A cet endroit, la possibilité lui est aussi
offerte d’enregistrer plusieurs formations
pour un poste.
Evaluer le niveau de formation
Les connaissances saisies dans la base de
données du personnel, peuvent être évaluées selon différents aspects. Pour ce faire,
il existe de nombreux critères de sélections
et possibilités de tri. Les colonnes et lignes
du rapport s’orientent automatiquement
aux différents nombres de champs et à la
mise en page. La présentation claire et
structurée permet de rapidement voir les
potentiels non utilisés ou les lacunes de
chaque employé et apporte la transparence nécessaire dans le domaine du personnel.
Conclusion
La nouvelle programmation du Knowledge
Management, offre un grand nombre de
nouvelles fonctions, que ce soit pour la
définition personnelle des champs, la flexibilité dans la présentation des masques ou
les évaluations détaillées. Ceci permet de
réorganiser les connaissances au sein
d’une organisation et de mieux profiter des
informations, selon le dicton de Benjamin
Franklin ”un investissement dans les connaissances apporte toujours les meilleurs
intérêts”. •
Exemple d’une évaluation du niveau de formation
La structure d’un classement peut être affinée, en saisissant de nouvelles branches et
niveaux. Le nombre de ces branches et niveaux n’est pas limité et peut, à tout moment être élargi.
Données de base du personnel :
attribuer la formation réelle
Le masque de saisie des niveaux de forma82
tion réels de chaque employé peut être défini librement. Il peut être créé par un utilisateur expérimenté ou un revendeur. Un
onglet peut, par exemple, être inactivé pour
un employé, si celui-ci ne suit jamais de
cours externes. Des remarques individuelles
peuvent être directement saisies au blocnotes de l’enregistrement. Grâce à une présentation claire, la saisie et l’entretien des
formations sont simples et précises.
Prix des Ressources Humaines single
user
CHF
• Version de base Knowledge
Management incl. dès
900.–
• Candidat
900.–
• Budget
900.–
• Gestion de compte
900.–
Disponibilité
dès la version 2005