IRISBOX - Guide de prise en main - Agent

à l'usage des agents traitants
VOTRE GUICHET ÉLECTRONIQUE EN RÉGION DE BRUXELLES-CAPITALE
IRISbox est un service du CIRB
www.cirb.be
PRÉSENTATION
Votre guichet électronique
IRISbox est le guichet électronique de la région de Bruxelles-Capitale permettant de
demander vos documents à votre administration communale et certains organismes
d'intérêt public, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Votre administration est toujours
ouverte !
IRISbox est disponible gratuitement, certains documents sont payants. Ce prix dépend
de la finalité de votre demande et est géré au sein de chaque administration
communale ou organisme d'intérêt public.
Sécurisé
Votre guichet électronique est sécurisé grâce à l'utilisation de la carte d'identité
électronique (eID) comme clé d'accès à votre espace de commande et de gestion de
documents.
Si la finalité de votre document est une démarche payante, vous serez
redirigé vers un espace de paiement sécurisé relié à votre banque ;
tout se réalise en ligne et en toute confiance !
Grâce à IRISbox et votre carte d'identité électronique, vous réalisez
vos démarches administratives en quelques clics et en toute sécurité !
Vos avantages
Plus besoin de vous déplacer
Fini les horaires et les files
Gratuit et sécurisé
Simple, souple et transparent
Pour les citoyens comme pour les entreprises
V1.0.5 – R916
Auteur : X. Brusselaers
Guide de prise en main d'IRISbox (Agent)
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MATÉRIEL & LOGICIELS
Adresse web
IRISbox est disponible à l'adresse WWW.IRISBOX.BE ; naviguez jusqu'à cette adresse
web, vous avez la possibilité d'y vérifier votre configuration.
Pré-requis
IRISbox est compatible avec de très nombreux systèmes d'exploitation et navigateurs.
Il est toutefois nécessaire d'avoir un lecteur de carte électronique (incorporé ou
connecté à votre ordinateur), sa carte d'identité électronique et le code PIN associé à
celle-ci.
En résumé
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SE CONNECTER
Insérez votre carte d'identité électronique dans le lecteur de carte (incorporé à votre
ordinateur ou connecté à celui-ci) et rendez-vous sur WWW.IRISBOX.BE afin de cliquer
sur le bouton « ME CONNECTER » !
Vous arrivez sur une page vous rappelant les pré-requis nécessaires pour vous
connecter. Cliquez sur le bouton « ME C ONNECTER ».
Autorisez l'application à lire les données de votre d'identité électronique en cliquant
sur le bouton « Oui ».
Introduisez votre code PIN à la demande de l'application et confirmez la lecture des
données de votre carte d'identité.
Félicitations ! Vous êtes connecté !
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MYOFFICE
L'écran d'accueil du rôle « Agent » vous offre la possibilité de cliquer sur le bouton
« CONSULTER MYOFFICE ». Effectuez cette manipulation pour arriver dans la liste des
documents que vous gérez.
Cet écran vous donne la possibilité de trier les demandes par « Référence »,
« Formulaire », « Statut », « Date », « Envoyé par », « Entreprise concernée » et « Prix
(€) » par un simple clic de la souris sur l'entête de la colonne correspondante. Vous
avez aussi la possibilité de trier par « Date de début » et « Date de fin » ou réaliser une
recherche directe via le champ de recherche.
Pour traiter une demande reçue, cliquez sur le lien «
dessous de la demande.
Traiter » situé directement en-
La demande s'ouvre et différentes options de traitement s'offrent à vous.
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TRAITEMENT D'UNE DEMANDE CITOYEN
L'écran de traitement d'une demande vous offre 5 choix : « En traitement »,
« Accepter », « Refuser », « Incomplet », « A payer ». Sous ces actions est reprise la
demande que vous pouvez consulter.
Le statut « En traitement » correspond au fait que la demande suis son cours et fait
l'objet du traitement adéquat par vos soins. Le statut « Accepter » indique que la
demande est traitée directement. « Incomplet » permet d'indiquer au citoyen que sa
demande est incomplète et « A payer » permet de renseigner un prix au citoyen afin
qu'il effectue celui-ci via la plateforme de paiement en ligne par l'intermédiaire de
« MYBOX CITOYEN » ou « MYBOX ENTREPRISE ».
Chaque action permet d'encoder des informations : « Numéro du dossier backoffice »
référant au numéro de dossier interne à l'organisme traitant la demande,
« Commentaire » et « Annexe » permet d'ajouter des informations ou une annexe à
l'usage du citoyen, « Prix » uniquement visible si le formulaire est un formulaire
payant vous donne la possibilité d'indiquer un prix que le citoyen doit payer pour
obtenir son document.
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INFORMATION DU CITOYEN ET SUIVI
Les différentes actions réalisées par l'agent traitant la demande informe l'initiateur de
la demande (le citoyen) de manière automatique par e-mail et via IRISbox.
Ces différentes actions sont consultables dans l'onglet « MYBOX C ITOYEN » ou l'onglet
« MYBOX ENTREPRISE » en cliquant sur « MESSAGE ».
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AUTRE
Les demandes « entreprise »
La demande « entreprise » est traitée, gérée et affichée identiquement à une demande
citoyen.
Aucune différence n'est visible dans le traitement ou la gestion du coté agent, mais
l'initiateur de la demande recevra la réponse de celle-ci dans l'onglet « MYBOX
ENTREPRISE ».
Documents signés
Certaines demandes doivent être signées. Le document (formulaire) finalisé et signé
peux se télécharger en cliquant sur le lien « Télécharger le document signé ».
Le
document
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signé
peux
se
stocker
sur
vos
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systèmes
d'informations.