Guide de prise en main

Guide de prise en main
guichet entreprises
VOTRE GUICHET ÉLECTRONIQUE EN RÉGION DE BRUXELLES-CAPITALE
IRISbox est un service du CIRB
www.cirb.be
PRÉSENTATION
Votre guichet électronique
IRISbox est le guichet électronique de la région de Bruxelles-Capitale permettant de
demander vos documents à votre administration communale et certains organismes
d'intérêt public, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Votre administration est toujours
ouverte !
IRISbox est disponible gratuitement, certains documents sont payants. Ce prix dépend
de la finalité de votre demande et est géré au sein de chaque administration
communale ou organisme d'intérêt public.
IRISbox se divise en deux parties, un guichet citoyen et un guichet entreprise. Le
guichet entreprise est encore plus sécurisé et ne regroupe que des formulaires dédiés
au monde de l'entreprise. Vous lisez le manuel Guichet d'entreprisess.
Entreprise : définition
IRISbox vous considère comme une entreprise dès que vous avez un numéro de la
Banque-Carrefour des Entreprises. Ce numéro est obligatoire si vous voulez accéder
aux fonctionnalités « entreprise » d'IRISbox. Les administrations, clubs sportifs,
associations,... qui ont un numéro BCE peuvent donc aussi accéder à IRISbox
entreprise.
Sécurisé
Votre guichet électronique est sécurisé grâce à l'utilisation de la carte d'identité
électronique (eID) comme clé d'accès à votre espace de commande et de gestion de
documents.
En plus de cette sécurité qui vous identifie, IRSbox Guichet d'entreprisess
implémente une sécurité supplémentaire qui vous authentifie comme membre d'une
entreprise :
c'est
le
système
fédéral
d'accès
CSAM:https://www.csam.be/fr/procedure/enregistrer-mon-entreprise-dansgga.html.
Pour avoir accès à IRISbox guichet entreprise, vous devez soit :
- être identifié dans CSAM 1 domaine économie ;
- ou être invité par un responsable déjà connu par IRISbox.
Si la finalité de votre document est une démarche payante, vous serez
redirigé vers un espace de paiement sécurisé relié à votre banque ;
tout se réalise en ligne et en toute confiance !
Grâce à IRISbox et votre carte d'identité électronique, vous réalisez les
démarches administratives de votre entreprise en quelques clics et en
toute sécurité !
1
CSAM rassemble un ensemble de conventions destinées à organiser la gestion des identités et des accès au sein de
l'e-government: https://www.csam.be
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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Vos avantages
Plus besoin de vous déplacer
Vous pouvez communiquer avec l'administration traitante par mail
Fini les horaires et les files
Gratuit
Sécurisé
Simple, souple et transparent
Des fonctionnalités dédiées au monde de l'entreprise
Des formulaires intelligents
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MATÉRIEL & LOGICIELS
Adresse web
IRISbox est disponible à l'adresse WWW.IRISBOX.BE ; naviguez jusqu'à cette adresse
web, vous avez la possibilité d'y vérifier votre configuration.
Pré-requis
IRISbox est compatible avec de très nombreux systèmes d'exploitation et navigateurs.
Il est toutefois nécessaire d'avoir un lecteur de carte électronique (incorporé ou
connecté à votre ordinateur), sa carte d'identité électronique et le code PIN associé à
celle-ci.
Un doute sur votre configuration ?
Cliquez sur le bouton « VÉRIFIER MA CONFIGURATION », un
contrôle de celle-ci s'effectuera et vous indiquera les points qui
peuvent poser problème pour vous connecter.
Information
Les navigateurs Apple Safari (toutes versions), Microsoft Internet
Explorer 8 et en dessous ne sont pas compatibles.
En résumé
ou
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Auteur : X. Brusselaers
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LES DIFFÉRENTS RÔLES
Afin de gérer les différentes fonctionnalités offertes par IRISbox, l'application accorde des droits (un droit
étant un accès à certaines fonctionnalités) regroupés en rôles. Selon votre rôle, vous aurez donc certains
droits.
L’entreprise manager
C’est le rôle qui a le plus de droits dans IRISbox entreprise: il permet de créer des sous divisions, les
modifier et les supprimer, gérer les travailleurs de l’entreprise et signer les demandes. Il permet de choisir
les formulaires à remplir pour l’entreprise. Il doit être connu dans le système fédéral d’identification CSAM,
domaine économie ou en tant que gestionnaire d'accès principal.
Business Unit manager
Il est responsable d’une ou plusieurs sous-division(s) de l’entreprise, il peut créer et remplir des demandes,
les déléguer à une entreprise externe (pour édition). Il ne peut pas signer une .
Collaborateur
Il peut créer et remplir des demandes, les déléguer à une entreprise externe (pour édition).
Lecteur
Il peut seulement lire les demandes.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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BUSINESS UNIT
Une business unit est une entité dans laquelle vous pouvez regrouper des formulaires
et des personnes (avec un rôle). Par défaut, toutes les entreprises ont une business
unit, la business unit « entreprise »:
Formulaires A..Z
Entreprise
Dans cette configuration par défaut, l'entreprise a la possibilité de remplir tous les
formulaires. Pour les PME, c'est la configuration idéale. Il suffit qu'un responsable
soit inscrit dans CSAM, et IRISbox est prêt pour utilisation.
Vous pouvez néanmoins décider de mettre en place une gestion plus fine de vos
demandes, en créant d'autres business unit's et en réduisant le set de formulaires
disponibles.
Formulaires A..F
Entreprise
Formulaires A..D
Formulaires C..F
BU1
BU2
Vous déterminez vous même le nombre de business unit's et le nom de celles-ci. Vous
pouvez par exemple faire correspondre ces business unit's à de véritables unités
d'organisation de votre entreprise (« logistique », « économat »,...) ou à des groupes
de formulaires (« communes », « demande urbanismes »,...), selon vos besoins. C'est
l'entreprise manager seul qui peut créer ces business unit's et cela sur un seul niveau.
Vous pouvez aussi associer une adresse mail à une business unit, et ainsi être tenu
informé de l'évolution de vos demandes. Une bonne pratique est d'associer une liste
de diffusion à une business unit.
Évidemment, vous n'êtes pas obligé de créer des business unit's et vous pouvez
directement travailler avec IRISbox avec sa configuration par défaut.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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SE CONNECTER
Si vous êtes connu dans CSAM ou si vous été invité par un responsable à rejoindre le
guichet d'entreprises IRISbox, alors seulement vous pouvez vous connecter pour le
compte de celle-ci.
Insérez votre carte d'identité électronique dans le lecteur de carte (incorporé à votre
ordinateur ou connecté à celui-ci) et rendez-vous sur WWW.IRISBOX.BE afin de cliquer
sur le bouton « ME CONNECTER » !
Vous arrivez sur une page vous rappelant les pré-requis nécessaires pour vous
connecter. Cliquez sur le bouton « ME CONNECTER ».
Autorisez l'application à lire les données de votre d'identité électronique en cliquant
sur le bouton « Oui ».
Introduisez votre code PIN à la demande de l'application et confirmez la lecture des
données de votre carte d'identité.
Vous êtes maintenant connecté, et devez choisir d'agir pour le compte d'une
entreprise (agir en tant que membre d'une entreprise).
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Auteur : X. Brusselaers
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Ce choix est exclusif pour la durée de la session. Pour agir en tant que citoyen, alors
que vous êtes connecté pour votre entreprise, vous devrez vous déconnecter et vous
reconnecter.
Si vous êtes connus pour plusieurs entreprises, IRISbox vous proposera de choisir un
rôle pour une entreprise (ci-dessous les noms des entreprises sont floutés, seuls
apparaissent les noms des rôles):
Vous devez sélectionner l'entreprise pour le compte de laquelle vous souhaitez agir.
Lorsque vous avez un rôle déterminé pour une business unit d'une entreprise,
IRISbox vous proposera la possibilité de vous connecter pour ce rôle.
Si vous n'êtes connu que pour une seule entreprise, vous serez directement dirigé vers
le Guichet d'entreprisess IRISbox de votre entreprise. Pour changer d'entreprise, dans
le cas ou vous êtes connu pour plus d'une entreprise, vous devez vous déconnecter.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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GÉRER SES DONNÉES
IRISbox permet de gérer ses données personnelles autres que celles reprises sur la
carte d'identité électronique au niveau entreprise. Vous n'avez droit qu'à une seule
adresse mail (et un seul numéro de téléphone) par entreprise. Par contre, vous pouvez
avoir des adresses différentes pour les éventuelles différentes entreprises pour
lesquelles vous êtes connu.
Pour gérer ses données il est nécessaire de cliquer sur le bouton «  Gérer mes
données ».
Encodez votre numéro de téléphone (optionnel) votre adresse e-mail(utilisée pour
recevoir les notifications pour vos demandes, recevoir les alertes lors d'un
changement de statut de votre demande, ...).
Si le champ email n'est pas complété, vous ne pourrez pas recevoir de notification par
email et IRISbox vous rappellera constamment que cette information lui manque. En
effet, vous pouvez toujours utiliser IRISbox sans communiquer votre adresse mail,
mais vous n'aurez pas accès à certaines fonctionnalités (alertes, notification,
coédition,...). Une bonne pratique est donc de communiquer votre adresse mail.
Vos données sont liées à une entreprise. Si vous êtes connu pour plusieurs
entreprises, vous avez la possibilité d'encoder plusieurs adresses mail et numéros de
téléphone différents.
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Auteur : X. Brusselaers
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GÉRER VOTRE ENTREPRISE
Les managers d'entreprise (c'est-à-dire connu par CSAM) sont les seuls à avoir accès
à toutes les fonctionnalités 'entreprise' d'IRISbox.
Vous avez accès à la gestion d'entreprise via le bouton 'Gestion Entreprise'.
Business Unit
Dans cet onglet,vous pouvez gérer les business unit's, si vous souhaitez en créer.
La première business unit est l'entreprise elle même. Pour l'éditer, vous devez cliquer
sur le crayon que vous trouvez en regard de celle-ci.
Pour créer une business unit, il vous faut cliquer sur '+Ajouter'.
Vous devez obligatoirement donner un nom à la business unit créée et
obligatoirement lui attribuer (au moins) un formulaire. Vous pouvez donner le même
nom à différentes business unit's, même si cela est déconseillé.
Le set de formulaires à choisir est déterminé par les formulaires choisis au niveau
entreprise.
Exemple : Si au niveau de l'entreprise vous limitez les formulaires disponibles à ceux
de la commune d'Anderlecht et ceux de l'IBGE, les business unit's créées ne peuvent
que reprendre des formulaires parmi ceux de la commune d'Anderlecht et de l'IBGE.
Entreprise A
BU logistique
Formulaires commune
Anderlecht et IBGE
Formulaires commune
Anderlecht
Vous pouvez aussi effacer une business unit tant qu'il n'y a pas de demande attachée
à celle-ci . Pour cela, vous cliquez sur la poubelle qui se trouve sur la même ligne et
confirmer lorsque IRISbox vous le demande.
Utilisateurs :
Dans l'onglet 'Utilisateurs' vous voyez tous les utilisateurs de votre entreprise connus
pour IRISbox.
Si vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur, vous avez deux possibilités, suivant le
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Auteur : X. Brusselaers
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rôle que vous voulez donner à l'utilisateur.
Pour un manager d'entreprise : celui-ci doit être connu dans CSAM soit comme
gestionnaire d'accès principal, soit pour le domaine économie, vous ne pouvez donc
pas les inviter via IRISBbox. Attention, seul ce rôle permet de signer un formulaire en
ligne.
Pour tous les autres rôles : cliquez sur le bouton '+ inviter'.
Le nom, le prénom, l'adresse mail et le numéro de registre national de la personne
que vous invitez sont obligatoires. IRISbox fera un contrôle du numéro de registre
national lorsque l'invitation sera acceptée.
Pour chaque business unit (celle de l'entreprise y compris), vous pouvez choisir un
rôle si vous souhaitez inviter un utilisateur à joindre cette business unit.
Voici comment vous pouvez, par exemple, inviter un utilisateur à devenir manager
d'une business pour la comptabilité de votre entreprise (si vous avez créé une telle
business unit).
Remarquez, dans l'exemple, que si l'on ne ne sélectionne aucun rôle pour l'entreprise,
l'invitation ne concernera que la business unit comptabilité.
Si vous invitez quelqu'un au niveau entreprise, il aura le rôle que vous avez défini
pour le niveau entreprise dans toutes les business unit's qui existent (suivant un
principe pyramidale) .
Une invitation par business unit sera envoyée à l'adresse mail de l'utilisateur que vous
avez invité. IRISbox vous informera par mail de l'acceptation de l'invitation ou d'un
éventuel problème de sécurité si une personne avec un numéro de registre national
inconnu essaye d'accepter votre invitation.
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Auteur : X. Brusselaers
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L'invitation est valable trente jours, passé ce délai, il faudra refaire une nouvelle
invitation.
Une fois qu'un utilisateur est connu dans IRISbox pour votre entreprise, vous ne
devez pas nécessairement l'inviter pour l'ajouter à d'autres business unit's. Pour
modifier les droits d'un utilisateur, il vous suffit de cliquer sur le crayon sur la ligne
de l'utilisateur dans l'onglet 'Utilisateurs'.
Là vous pouvez, soit enlever soit ajouter soit modifier le rôle d'un utilisateur (mis à
part pour le rôle de manager d’entreprise).
Attention, si un utilisateur est gestionnaire d'une demande, il ne peut pas être
enlevé d'une business unit. Si vous voulez quand même l'effacer, il suffit de donner la
gestion de la demande à un autre utilisateur de la business unit (ou à la business unit
même).
Lorsqu'un utilisateur n'a plus de rôle dans aucune business unit, il n'a plus aucun
accès à votre entreprise. Si vous voulez lui donner à nouveau un rôle pour votre
entreprise, vous devez le réinviter.
Si vous voulez effacer une business unit, et que celle-ci est propriétaire d'une
demande, vous pouvez transmettre la propriété de la demande au niveau de
l'entreprise.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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RAPPORT
Dans 'MyBox entreprise' , l'onglet 'rapports' permet de consulter l'ensemble des
demandes pour vos business unit's (c'est-à-dire celles pour lesquelles vous avez un
rôle).
Vous pouvez voir seulement vos demandes (si vous appuyez sur 'afficher mes
demandes', icône un bonhomme) ou toutes les demandes pour les business unit's
auxquelles vous appartenez (si vous appuyez sur 'afficher tout', icône trois
bonhommes) :
Vous pouvez classer les demandes en cliquant sur les en-têtes de colonnes. Limiter
votre sélection entre deux dates (la recherche se fait sur la date de statut) ou faire une
recherche via la searchbox.
Il est aussi possible d'exporter les données vers un .csv (pour les exploiter en Excel),
ou en PDF.
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Auteur : X. Brusselaers
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RÉFÉRENCES INTERNES
Vous pouvez, ce n'est pas obligatoire, ajouter des références internes à vos demandes
(afin de faire un lien avec votre propre gestion).
Pour créer un référence, appuyez sur le crayon en dessous de 'Référence entreprise :'
Une fois votre référence encodée appuyer sur le 'V' afin d'enregistrer la référence.
Cette référence n'est pas visible par l'administration traitante. Par contre vous la
verrez apparaître dans votre onglet 'Rapports'. Vous pouvez la modifier à tout
moment.
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Auteur : X. Brusselaers
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S'ATTRIBUER UNE DEMANDE
Un collègue absent et la date d'envoi de sa demande qui se rapproche ? Pas de
problème, avec IRISbox vous pouvez maintenant vous attribuer la demande d'un
collègue.
Premièrement, dans votre MyBox Entreprise, onglet 'Mes demandes', cliquez sur le
logo voir toutes les demandes :
Vous voyez maintenant toutes les demandes de votre business unit.
Chercher ensuite la demande que vous voulez vous attribuer.
Après avoir confirmé, la demande vous est alors attribuée, vous êtes libre de l'éditer.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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ATTRIBUER UNE DEMANDE
Vous souhaitez transmettre votre demande à un collègue ?
Pas de problème dans votre MyBox Entreprise, vous pouvez attribuer vos demandes
(et seulement les vôtres).
Pour cela appuyez sur 'Attribuer'.
Une fenêtre va s'ouvrir afin de vous demander à qui, ou à quelle business unit, vous
souhaitez attribuer cette demande.
Lors de l'attribution, si l'adresse mail de votre collègue est connue par IRISbox, celuici sera prévenu par mail. Par après, il est toujours possible de se réattribuer la
demande.
Vous pouvez suivre les différentes attributions d'une demande dans son historique.
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Auteur : X. Brusselaers
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CRÉER UN PARTENAIRE EXTERNE
Les partenaires externes sont des entreprises autres que la vôtre, ou des particuliers ,
qui peuvent remplir des demandes pour vous grâce au mécanisme de la délégation.
Un partenaire externe se compose d'une adresse mail et d'un nom. Seul le manager
d'entreprise peut créer un partenaire externe . Pour le créer il faut choisir l'onglet
« partenaire » dans la partie Gestion Entreprise.
Vous pouvez créer autant de partenaire externes que vous voulez. IRISbox contrôle
simplement si le couple nom-adresse mail que vous créez n'existe pas déjà.
IMPORTANT : Le partenaire externe que vous avez créé pourra accéder au formulaire
sans carte eID. Vos partenaires à l'étranger peuvent donc remplir une demande pour
vous.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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DÉLÉGUER UNE DEMANDE
IRISbox permet aussi de déléguer l'édition d'une demande. La délégation est le fait de
faire remplir une demande par un tiers, extérieur à votre entreprise.
La délégation ne concerne que le remplissage de la demande. La personne qui reçoit
votre délégation ne peut ni signer, ni payer, ni envoyer la demande à l'administration.
Avant toute chose, au moins un partenaire externe doit être créé.
Voici les étapes à suivre.
1. créez la demande ;
2. sauvegardez la demande ;
3. fermez la demande ;
4. dans vos demandes, cliquez sur Déléguer. Seule les demandes en état
'sauvegardé' peuvent être déléguées.
5. choisissez un partenaire et remplissez éventuellement le champ commentaire.
Appuyer sur 'déléguer'.
6. La demande passe en statut 'délégué'.
7. Lorsque la délégation se termine, la demande passe en état 'à vérifier'. Vous devez
appuyer sur 'éditer' pour pouvoir la vérifier.
Vous pouvez répéter autant de fois la délégation que nécessaire, tant que votre
demande est dans l'état 'sauvegardé'.
Vous pouvez aussi à tout moment supprimer une délégation.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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DÉLÉGATION
Un fois votre demande déléguée, le partenaire externe recevra un mail avec un lien lui
permettant d'ouvrir le formulaire :
Hello,
A request form was sent to you from nom prénom on behalf of dénomination de votre entreprise
to be completed by you. To do so, please click on the following link:
https://irisbox.irisnet.be/enterprisePartner?bk=2b4e2827277049b3ad07b43c00ec3224880882
Message from the delegator :
Votre éventuel message sera repris ici.
Please note that this link can be used as long as you're not done with the filling of this request
form. You should therefore store it in a place that allows you to find it easily if needed.
This message was created automatically by IRISbox, please do not answer to it.
Le lien pointe directement vers le formulaire délégué. Tant que la délégation n'est pas
terminée ou annulée, le lien est actif.
Le partenaire externe peut enregistrer autant de fois que nécessaire la demande.
Une fois qu'il appuie sur 'end delegation ' , le lien n'est plus actif et vous serez
prévenu par mail que votre formulaire est à vérifier.
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Auteur : X. Brusselaers
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RÉPONDRE À UNE DEMANDE INCOMPLÈTE
Lorsqu'une administration vous envoie un message afin de vous signaler que votre
demande est incomplète, vous avez alors la possibilité d'échanger des messages avec
celle-ci.
Pour cela vous devez cliquer sur 'message', et appuyer sur le bouton répondre.
Vous pouvez répondre autant de fois que vous le souhaitez. A votre réponse, vous
pouvez aussi ajouter une annexe en PDF.
Tant que l'administration maintient votre demande en incomplète, vous pouvez
échanger des messages.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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CHANGER DE BUSINESS UNIT
Pour changer de business unit au sein d'une entreprise vous ne devez pas vous
déconnecter. Il vous suffit d'appuyer sur le nom de la business unit courante en haut à
droite de votre écran (lorsque vous êtes connecté) afin de pouvoir changer.
Une fois que vous cliquez, une fenêtre vous propose de choisir entre vos différentes
business unit's.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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DUPLIQUER UNE DEMANDE
Si vous le souhaitez, vous pouvez toujours dupliquer une demande. En appuyant sur
le bouton de duplication, une nouveau formulaire est automatiquement créé et tous
les champs de la nouvelle demande sont automatiquement remplis avec les valeurs de
l'ancienne demande.
Vous pouvez alors éditer cette nouvelle demande. Attention, veuillez noter que les
annexes aussi sont recopiées.
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Auteur : X. Brusselaers
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FAIRE UNE NOUVELLE DEMANDE
Initialiser une nouvelle demande
Pour réaliser une nouvelle demande de document, cliquez sur le bouton « FAIRE UNE
NOUVELLE DEMANDE ».
Selon la business unit dans laquelle vous êtes connectée, IRISbox vous proposera les
formulaires de votre business unit.
Si vous avez du mal à trouver le formulaire qui vous intéresse, vous pouvez utiliser les
filtres qu'IRISbox met à votre disposition pour affiner votre recherche.
• la recherche « Par type d'organisation » : cliquez sur un type d'organisation ou
commune afin de ne faire apparaître que les formulaires appartenant à celle-ci ;
• la recherche par « Nom de formulaire » : il s'agit d'un moteur de recherche
indiquant au moment de la casse les formulaires disponibles selon votre critère de
recherche (mot-clé p.e.) ;
• la recherche « Par catégorie » : à l'identique de la recherche par « Nom de
formulaire » mais sur un type de catégorie ;
Dans la zone de saisie du moteur de recherche, tapez le nom du formulaire, un mot
clé, le nom d'une administration communale ou le nom d'un organisme d'intérêt
public. Le moteur de recherche renvoie un résultat dynamique.
Cliquez sur le formulaire de votre choix. Vous pouvez commencer à le compléter.
Suivez les informations affichées à l'écran afin de le compléter au mieux. Dès que
vous aurez rempli tous les champs, cliquez sur le bouton « → ENVOYER ». Votre
demande est envoyée à l'Administration Communale ou l'Organisme d'Intérêt Public
traitant.
Vous êtes ensuite automatiquement redirigé vers l'espace mybox entreprise.
Naviguer dans le formulaire
Dans les formulaires les plus longs, vous pouvez naviguer au travers de ceux-ci par le
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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menu de navigation latéral.
Un simple clic gauche de la souris sur un des liens vous ouvre la section
correspondante.
Vous avez aussi la possibilité de naviguer section par section en cliquant sur les
flèches gauche ou droite situées dans le menu de navigation latéral.
Sauvegarder un formulaire
Si vous n'avez pas tous les renseignements à votre disposition ou le temps nécessaire
à terminer votre demande, il vous est possible d'enregistrer votre formulaire pour le
reprendre par la suite. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Sauvegarder » situé en
bas de celui-ci.
Un message d'information vous indique que le formulaire a bien été sauvé et si des
champs obligatoires sont non complétés ou incorrects, cela vous est renseigné.
Reprendre un formulaire non terminé
Pour reprendre un formulaire précédemment enregistré et non terminé (c.a.d. non
envoyé), il est nécessaire d'aller dans l'onglet « MYBOX ENTREPRIS », de localiser le
formulaire dans la liste des formulaires (des tris sont possibles) et de cliquer sur le
crayon.
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Auteur : X. Brusselaers
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MYBOX ENTREPRISE
« MYBOX ENTREPRISE » vous permet de visualiser vos demandes envoyées aux
Administrations Communales ou Organismes d'Intérêt Public, de consulter leur
statut, d'éditer les demandes non envoyées ou de consulter les messages échangés via
IRISbox. C'est là, véritablement, que la gestion des demandes a lieu.
Le nombre de message indiqué (onglet « Mes demandes ») reprend le nombre total
des messages de « MYBOX ENTREPRISE ». L'arrivée de nouveaux messages est renseignée
par un chiffer .
Vous avez la possibilité de rechercher par date de début, date de fin ou type de
message et mot-clés vos demandes réalisées pour le compte d'une entreprise.
D'autres options de recherches (par filtre dynamique) peuvent s'exécuter sur la
référence, le formulaire, le statut, la date ou l'organisation voire même le prix.
Vous avez aussi la possibilité d'afficher jusqu'à 100 demandes visibles par page.
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Auteur : X. Brusselaers
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CO-REMPLISSAGE D'UN FORMULAIRE
IRISbox permet de collaborer pour les formulaires qui prévoient explicitement un
module de co-remplissage.
La demande de collaboration dans le formulaire se réalise à la section indiquée. Il est
obligatoire d'encoder l'adresse e-mail de la personne devant co-remplir le formulaire
et un message (facultatif) à celle-ci.
Dans le cadre de IRISbox Guichet d'entreprisess, vous ne pouvez notifier qu'à des
personnes qui sont déjà inscrites à IRISbox Guichet d'entreprisess.
La personne devant co-remplir le formulaire reçoit votre notification par courrier
électronique. Celle-ci clique sur le lien contenu dans l'e-mail et est directement
redirigé vers le formulaire. L'identification par carte d'identité électronique (eID) est
requise.
Après avoir co-rempli le formulaire, la personne clique sur le bouton « ENVOYER ». Le
formulaire quitte l'onglet « MYBOX ENTREPRISE » de la personne co-remplissant le
formulaire pour être enregistré dans votre « MYBOX ENTREPRISE » et permet de continuer
le remplissage et l'envoi à l'Administration Communale ou l'Organisme d'Intérêts
Public.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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SIGNATURE D'UN FORMULAIRE
IRISbox permet de signer les formulaires lorsque c'est nécessaire. Dans le cadre
d'IRISbox Guichet d'entreprisess, seul le manager d'entreprise est habilité à signer.
En effet, comme la signature engage l'entreprise, seuls les membres de l'entreprise
connus dans le système fédéral CSAM ont accès à cette fonctionnalité. Tous les
documents à signer se retrouvent soit dans votre onglet mes demandes pour vos
demandes seulement, soit dans l'onglet 'demandes à signer ' pour l'ensemble des
demandes de l'entreprise.
Au moment d'envoyer le document vers l'Administration Communale ou l'Organisme
d'Intérêts Publics vous êtes invité à signer celui-ci.
Cliquer sur le bouton « Signe ». IRISbox informe que les données du formulaire vont
être signées. Cliquer sur le bouton « Oui » pour approuver la signature.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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Au bout de quelques instants, la fenêtre vous redirige vers votre espace « MYBOX
ENTREPRISE » et vous informe que le document est signé.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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PAIEMENT DES DEMANDES
L'utilisation d'IRISbox est gratuite. Certaines demandes sont payantes. Tous les rôles
permettent de payer. Si vous initialiser une demande payante et que vous cliquez sur
le bouton « ENVOYER », plusieurs cas peuvent se produire :
• vous êtes directement redirigé vers le site de paiement en ligne Ogone : la
demande peut être directement payée en ligne via le site de paiement en cliquant
sur le mode de paiement adéquat ;
• le formulaire est envoyé à l'Administration Communale ou à l'Organisme
d'Intérêts Public qui indiquera par IRISbox le prix de la demande et renvoie le
formulaire dans votre « MYBOX ENTREPRISE »; à l'ouverture de votre demande vous
serez redirigé vers le site de paiement en ligne Ogone et serez invité à choisir le
mode de paiement adéquat ;
A la fin de la procédure de paiement en ligne via le site Ogone, vous serez redirigé
vers votre espace « MYBOX ENTREPRISE ». Vous pouvez y lire les différentes actions qui
ont étés réalisées avec le formulaire ainsi que la confirmation que votre formulaire a
bien été payé.
V2,0 – R4137
Auteur : X. Brusselaers
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