SPECIFICATIONS TECHNIQUES – LOT 2

Annexe 1B – Spécifications Techniques - Lot 2
Annexe 1B du Cahier des Charges de l'Appel d'Offres
n° OIB.DR.2/PO/2013/032/576
"SERVICES DE TRANSPORT PAR AUTOCARS (EN/HORS BELGIQUE)"
SPECIFICATIONS TECHNIQUES – LOT 2
1.
OBJET DU MARCHE (LOT 2)
Le lot 2 du présent marché concerne les prestations de services de transport par
autocar (dans/hors le Royaume de Belgique) au profit de la Commission européenne
et des Institutions ou Agences associées concernées, conformément aux
spécifications techniques et aux clauses reprises dans les annexes ci-jointes.
Les prestations comprennent:
1.1.
Principalement
Des services de transport par autocars avec chauffeur, au départ de et avec
retour à la RBC (Région de Bruxelles-Capitale), dans la RBC, dans les
environs de celle-ci, dans le reste du Royaume de Belgique ainsi que dans les
pays membres de l’Union européenne et dans les autres pays européens (pour
autant qu'il n'y ait pas de nuitée à l'étranger).
Les autocars sont de la catégorie "3 étoiles" et sont de petite (jusque 20
personnes), moyenne (de 21 à 49 personnes) ou grande (50 personnes et plus)
capacité.
1.2.
Occasionnellement
Il peut s'agir de prestations de services de transport par autocars avec
chauffeur au départ hors la RBC ou le Royaume de Belgique ou avec une
(des) nuitée(s) à l'étranger.
Il peut aussi s'agir d'autocars adaptés au transport de personnes à mobilité
réduite.
2.
VOLUME DES PRESTATIONS
Le volume estimatif de transports pour les bus de petite capacité (jusque 20
personnes) s'élève à 3.600 heures pour toute la durée du contrat. Pour les bus de
capacité moyenne (de 21 à 49 personnes), ce nombre d'heures s'élève à 6.000. Quant
au nombre d'heures pour le bus de grande capacité (50 personnes et plus), il est
estimé à 4.000.
Ce volume est donné à titre indicatif et n'engage pas le pouvoir adjudicateur.
3.
MODALITES DE COMMANDE
Les communications avec le contractant pour les prestations ont généralement lieu
entre 8h30 et 17h30 du lundi au vendredi, ce qui implique une permanence pour le
contractant pendant cette période. En dehors de ces périodes, le contractant sera tenu
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de fournir ses coordonnées téléphoniques afin de pouvoir répondre à des situations
urgentes, non planifiées, auxquelles le pouvoir adjudicateur pourrait être confronté.
Lorsque le pouvoir adjudicateur a besoin d’utiliser le contrat, il s’adresse
directement au contractant pour demander un devis (sur base des informations
précises et détaillées à fournir: lieu et heure de départ, lieu et heure d’arrivée,
nombre de personnes à transporter, etc.) avant 16h00 au jour J-9 (J étant le jour de la
prestation et 9 étant le nombre de jours ouvrables).
Le contractant adresse au pouvoir adjudicateur le devis avant 16h00 au jour J-7. Sur
base de ce devis (conforme aux temps estimés et aux prix unitaires forfaitaires des
bordereaux de prix), le pouvoir adjudicateur établit le Bon de Commande (BdC) ou
le Contrat Spécifique (CS) qui est envoyé au contractant avant 16h00 au jour J-4. Le
contractant confirme le BdC ou le CS avant 16h00 au jour J-3.
En cas d'annulation par le pouvoir adjudicateur avant 16h00 au jour J-2, aucune
indemnité n'est due au contractant. En cas d'annulation par le pouvoir adjudicateur
après 16h00 au jour J-2, une indemnité équivalente au forfait de mise à disposition
pourra être facturée par le contractant. (Voir point 4.1.1)
Pour autant que le pouvoir adjudicateur respecte les délais repris ci-dessus dans les
modalités de commande, le contractant doit effectuer les prestations demandées. A
défaut, une indemnité forfaitaire (voir point 9) sera due par le contractant, en
déduction de sa plus proche facture.
En fonction du nombre de personnes indiqué par le pouvoir adjudicateur, le
contractant fournit l'autocar dont la capacité permet de transporter au moins ce
nombre de personnes.
4.
MODALITÉS DE TARIFICATION
4.1.
Définitions
4.1.1.
Forfait de "mise à disposition":
Pour se rendre du lieu de garage de ses autocars au lieu d'embarquement et du
lieu de débarquement au garage, les temps de déplacement des autocars sont
rémunérés par le forfait "mise à disposition" (1 forfait maximum par course).
Pour autant que ces lieux d'embarquement et de débarquement soient situés
dans la RBC, les déplacements pour s'y rendre ou en revenir sont couverts par
le forfait et ne sont pas comptabilisés dans les temps de transport.
4.1.2.
Heure de départ
La prestation commence au lieu d'embarquement à l'heure exacte indiquée
par le pouvoir adjudicateur sur la commande ou, en cas de retard du
contractant, à l'heure à laquelle le véhicule du contractant est effectivement
arrivé au lieu d'embarquement.
4.1.3.
Heure d'arrivée
La prestation se termine au lieu de débarquement final des personnes
véhiculées à l'heure exacte indiquée sur le "bon fin de course".
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4.1.4.
Temps de transport (avec passagers)
C'est le temps en heure(s) et minute(s) écoulé entre l'heure de départ et
l'heure d'arrivée. La fraction minimale de temps est la minute.
4.1.5.
Temps de trajet hors RBC à vide (sans passagers)
Si le lieu d'embarquement initial ou de débarquement final est situé en dehors
de la RBC, le contractant peut comptabiliser un temps de trajet à vide. Le
temps de trajet à vide est égal à celui du temps de transport dont on soustrait
forfaitairement ½ heure1.
4.2.
Modalités
Pour les prestations dont les prix figurent au bordereau financier
(Annexe 2B), le contractant calcule le montant de chaque prestation en
additionnant:
– le prix du forfait "mise à disposition" repris au bordereau financier. Ce
forfait est applicable (maximum 1 fois) pour chaque prestation
commandée;
– le temps de transport en heure(s) et minute(s) multiplié par le taux horaire
repris au bordereau financier pour la capacité correspondant au nombre de
personnes à transporter;
– le cas échéant, le temps de trajet à vide en heure(s) et minute(s) multiplié
par le taux horaire repris au bordereau financier.
Le prix total est calculé tous frais inclus et en euros, hors TVA.
Pour les prestations occasionnelles (transport par autocars avec chauffeur au
départ hors la RBC ou le Royaume de Belgique ou avec une (des) nuitée(s) à
l'étranger ou par autocars adaptés au transport de personnes à mobilité réduite)
seront exécutées et rémunérées sur base d'un devis soumis à l'approbation du
service gestionnaire du pouvoir adjudicateur suivant les modalités reprises au
point 3 ci-avant.
En cas de contestation du pouvoir adjudicateur ou du contractant sur les temps
de transport, le pouvoir adjudicateur peut demander au contractant une copie
des informations fournies par le chronotachygraphe du véhicule pour le
déplacement incriminé.
Les prix unitaires forfaitaires repris dans l'offre s’entendent "tout compris",
c'est-à-dire qu’il couvre la location de l'autocar et ses consommations, les frais
de chauffeur, les frais généraux et bénéfices et tout autre frais divers éventuel.
Par contre, le cas échéant, les frais de péage et de stationnement spécifiques à
une course peuvent être facturés à l'aide des pièces justificatives.
1
Car, d'une part, le temps de transport comptabilise l'éventuel délai d'attente entre l'heure d'arrivée et le démarrage effectif de l'autocar
(délai qui n'existe pas lors du trajet à vide). D'autre part, comme le délai pour se rendre au lieu d'embarquement ou revenir du lieu de
débarquement au sein de la RBC est inclus dans le forfait "mise à disposition", ils ne peuvent pas être repris dans le temps de trajet à
vide. Par souci de simplification pour la tarification, le cumul de ces 2 délais a été fixé à ½ heure.
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Au cas où la durée d'une prestation effective prend plus ou moins de temps
que ce qui est prévu dans le bon de commande/contrat spécifique, cette
différence de temps sera prise en compte dans la facture au prorata du prix
horaire. Cette disposition ne s'applique pas en cas d'immobilisation pour cause
de panne, d'accident ou d'infraction.
5.
FACTURATION
Le contractant facturera les commandes conformément au point 4.2 du présent
document.
Les factures ou demandes de paiement sont établies en un seul exemplaire. Le
montant des factures est exprimé en EUROS, hors TVA.
La facture doit contenir:
– la référence du Contrat cadre;
– la référence du Bon de Commande ou du Contrat Spécifique;
– les indemnités forfaitaires en déduction des montants dus;
– pour chaque prestation:








6.
la date de la prestation;
l’indication s’il s’agit d’un aller-retour ou d’un trajet simple (aller ou
retour);
les adresses des lieux d'embarquement et de débarquement;
les heures (réelles) de départ et d'arrivée et le temps de transport;
le bon de fin de course;
le cas échéant, le temps de trajet hors RBC à vide;
le cas échéant, les pièces justificatives;
le montant de la prestation.
DISPOSITIONS RELATIVES AUX SERVICES ET AUX VEHICULES
6.1.
Législation
Le(s) contractant(s) effectuera (ont) les services conformément d'une part, aux
dispositions de droit communautaire en vigueur et d'autre part, aux
dispositions législatives et règlementaires de droit national en vigueur ou
toutes autres dispositions en la matière qui entreraient en vigueur au cours de
la période contractuelle.
Ces dispositions comprennent notamment et de manière non exhaustive:
Les Règlements européens, dont:
– (CE) No 1071/2009 du PE et du CONSEIL établissant des règles
communes sur les conditions à respecter pour exercer la profession de
transporteur par route du 21 octobre 2009;
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– (CE) No 1073/2009 du PE et du CONSEIL établissant des règles
communes pour l’accès au marché international des services de transport
par autocars et autobus, et modifiant le règlement (CE) no 561/2006 du 21
octobre 2009.
Le cas échéant, la règlementation belge, dont:
– Arrêté royal fixant les conditions d'accès à la profession de transporteur de
personnes par route du 21avril 2007;
– Arrêté ministériel pris en exécution de l'arrêté royal du 21 avril 2007 fixant
les conditions d'accès à la profession de transporteur de personnes par
route du 21 avril 2007.
– La Convention collective de travail 140.03 de la Commission paritaire du
transport.
6.2.
Exécution des prestations
Les autocars mis à disposition seront de la catégorie "3 étoiles" conformément à la classification établie par l'I.R.U. (ou équivalent national,
par exemple la classification F.B.A.A.)- et de petite (jusque 20 personnes),
moyenne (de 21 à 49 personnes) ou grande (50 personnes et plus) capacité.
Des autocars de différentes capacités pourraient être demandés
simultanément.
Pour ce qui est des véhicules de grande capacité (de 50 places et plus, hors
chauffeur), le contractant doit pouvoir mettre simultanément 10 véhicules à
disposition du pouvoir adjudicateur.
De plus, les véhicules mis à la disposition du pouvoir adjudicateur seront nonfumeurs et équipés de toilettes en état de marche.
Les véhicules seront présentés en parfait état de propreté (intérieure et
extérieure), de marche et d'entretien. Lors de l'embarquement et du
débarquement des passagers, le moteur sera éteint.
Les véhicules sont âgés de moins de 10 ans et au moins conformes à la norme
EURO4.
En ce qui concerne le Centre Interinstitutionnel Européen à Overijse, les bus
seront obligatoirement chargés/déchargés dans le parking du centre. Les
autocars ne peuvent pas stationner dans la rue en face du Centre ni dans les
environs résidentiels autour de celui-ci. Trois autocars au maximum peuvent
se trouver simultanément dans le parking.
7.
DISPOSITIONS RELATIVES AUX CHAUFFEURS
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d’imposer au contractant le retrait sans
délai et le remplacement immédiat d’un chauffeur ou d’un véhicule, sans n'en
supporter aucune conséquence. Le pouvoir adjudicateur peut aussi demander un
certificat de bonne vie et mœurs des chauffeurs. Le contractant y donne suite dans
les meilleurs délais.
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La tenue des chauffeurs sera classique, propre, repassée et bien portée. Elle devra
être conforme à l'usage pour les types de prestations visées par le présent contrat et
adaptée aux types de transport.
Le contractant mettra à disposition des chauffeurs capables de s’exprimer en
français ou en anglais.
8.
MODALITÉS EN CAS D’IMMOBILISATION DU VÉHICULE
Le contractant s’engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose pour
garantir la mobilité du véhicule et des passagers.
En cas d'immobilisation due à un accident ou une panne, le contractant palliera à la
situation dans les plus brefs délais.
A l'entrée en vigueur du contrat, le contractant communiquera les moyens mis en
œuvre en cas d'immobilisation de véhicule.
9.
INDEMNITÉS
En cas d'incapacité du contractant à donner suite à une demande introduite par le
pouvoir adjudicateur dans les délais définis au point 3 et dans les limites d'exécution
définies au point 6.2 ci-dessus, une indemnité forfaitaire de 250 € par véhicule est
due.
En cas de non-respect de l'heure de début de la prestation, une indemnité forfaitaire
est due par le contractant au-delà des 15 premières minutes. Elle est basée sur un
forfait de 50 €, augmenté de 2€ par minute entamée au-delà de la 15ème minute de
retard, avec une indemnité maximale de 500 €, correspondant au cas de figure où le
contractant est incapable de fournir l'autocar commandé.
Le contractant prendra en charge, suite à la notification par le pouvoir adjudicateur
au contractant du montant des indemnités, de déduire lesdites indemnités du
montant de sa facture suivante la plus proche.
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