Cahier des charges de l`appel d`offres XXXXXX/Lot1

Ref. Ares(2016)7134551 - 22/12/2016
Annexe II du Cahier des Charges de l'appel d'offres n° LOT 1
Prestations de services de transport de personne au moyen de limousines
(véhicules de catégorie grand luxe avec chauffeur)
Specifications Techniques
1.
OBJET DU MARCHE
La Commission européenne, le Conseil de l'Union européenne, le Comité économique et
social européen, le Comité des régions, et le Parlement européen, ci-après dénommés le
pouvoir adjudicateur, pourraient envisager la conclusion d’un contrat-cadre ayant pour
objet le transport de personnes au moyen de limousines (véhicules de catégorie grand luxe
avec chauffeur).
2.
DEFINITION DES PRESTATIONS
L'objet du marché est d'assurer le transport de personnes au moyen de limousines tel que
défini aux articles 84 et 85 (voitures en catégorie de grand luxe) de l’Arrêté du
Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 29 mars 2007 relatif aux services de
taxis et aux services de location de voitures avec chauffeur. Les prestations respectent
toutes les dispositions règlementaires de la Région de Bruxelles-Capitale (RBC), en
particulier l'ordonnance du 27 avril 1995 et les arrêtés y relatifs.
Les prestations s'entendent "tout compris" (temps d'attente, parking, carburant, frais
d'exploitation du véhicule, prestations du chauffeur, bénéfices, etc.) et impliquent une
affectation exclusive (pas d'autres courses) du chauffeur et du véhicule pour la durée de la
course. La prestation est facturée au forfait (forfait 3 heures, forfait 8 heures, forfait
Brussels Airport) et, le cas échéant, à l'heure et à la minute prorata temporis pour le temps
additionnel au forfait comme indiqué ci-après.
Les prestations peuvent être commandées directement selon les 3 forfaits définis pour la
zone qui se limite au territoire belge et exceptionnellement sur devis pour tout autre type
de location de limousines ou de destination. Les commandes sur devis ne pourront pas
dépasser 10% de la valeur totale du marché.
2.1.
Forfait 3 heures
Il s'agit d'une prestation de mise à disposition d'une limousine avec chauffeur basée sur un
forfait de minimum trois heures (durée du forfait).
Heure de départ : la prestation commence au lieu d'embarquement à l'heure exacte indiquée
par le pouvoir adjudicateur sur la demande de course ou, en cas de retard du contractant, à
l'heure à laquelle le véhicule du contractant est effectivement arrivé au lieu
d'embarquement.
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Heure d'arrivée : la prestation se termine au lieu de débarquement final de la personne
véhiculée à l'heure exacte indiquée sur le "bon fin de course" dont le modèle est joint en
annexe.
Durée de la prestation : c'est le temps écoulé entre l'heure de départ et l'heure d'arrivée. Si
la durée de la prestation, est égale ou supérieure à 8 heures, le forfait 3 heures est requalifié
en forfait 8 heures.
Temps additionnel : c'est la différence entre la durée du forfait et la durée de la prestation.
Il est comptabilisé par heure puis par minute pour la dernière heure de prestation entamée.
Trajets exceptionnels hors RBC à vide (sans passager):
Si le lieu d'embarquement initial ou de débarquement final est situé en dehors de la RBC,
le Contractant peut comptabiliser dans la durée de la prestation, le temps de trajet à vide à
partir de la limite de la RBC calculée avec Google maps (ou tout autre outil informatique
de planification comme Michelin, Bing Maps, Mappy…), entre le lieu de débarquement et
le point situé à l'intersection entre la limite de la RBC et la route de retour la plus rapide en
direction du centre de la RBC (fixé arbitrairement à la Grand-place de Bruxelles). .
2.2.
Forfait 8 heures
Il s'agit d'une prestation de mise à disposition d'une limousine avec chauffeur basée sur un
forfait de minimum huit heures (durée de forfait).
A l'exception de la durée du forfait (8 au lieu de 3) toutes les dispositions sont identiques à
celles du point 2.1.
2.3 Forfait Brussels Airports (Brussels Airport, Brussels Military Airport,
Abelag Brussels).
Il s'agit d'une prestation avec limousine et chauffeur à partir de ou vers l'aéroport national
basée sur un forfait indépendant de la durée de la course. La prestation consiste à prendre
en charge une personne à un point d'embarquement situé dans la RBC et à la conduire à
l'aéroport national ou, inversement, à prendre en charge une personne à l'aéroport national,
point d'embarquement, et à la conduire à un point de débarquement.
Heure de départ : voir 2.1.
Heure d'arrivée : voir 2.1.
Heure d'embarquement : heure à laquelle la personne à véhiculer est effectivement
embarquée dans la limousine.
Temps additionnel (uniquement en cas d'attente de la personne à véhiculer supérieure à 15
minutes au point d'embarquement): c'est le temps écoulé entre l'heure de départ et l'heure
d'embarquement effective duquel on soustrait les 15 premières minutes.
Trajets exceptionnels hors RBC: est le délai de route la plus rapide calculé avec Google
maps (ou tout autre outil informatique de planification comme Michelin, Bing Maps,
Mappy…), entre le lieu de débarquement et le point situé à l'intersection entre la limite de
la RBC et la route de retour la plus rapide en direction du centre de la RBC (fixé
arbitrairement à la Grand-place de Bruxelles). Le contractant pourra facturer ce délai pour
les courses situées en dehors de la RBC.
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2.4 Majoration
Le contractant peut appliquer une majoration de x % au prix de base (voir bordereau
financier) pour les prestations effectuées : avant 6h00 et après 22h00 les jours ouvrables de
lundi à vendredi;
- le samedi,
- le dimanche,
- les jours fériés légaux belges.
Pour les forfaits 3 et 8 heures, la majoration s'applique uniquement sur la partie concernée
des heures c'est-à-dire les jours ouvrables avant 6h00 et après 22h00, samedi, dimanche et
les jours fériés.
Pour le forfait Brussels Airport, la majoration s'applique sur forfait ainsi que sur les parties
concernées des temps additionnels et temps de trajet à vide.
Le pouvoir adjudicateur contrôle les lieux et les heures à travers de "bon fin de course"
signé par la personne véhiculée. Sur ce document figurent de façon claire et lisible les
références de la course, le nom de la personne véhiculée, le lieu et l'heure de départ (et, le
cas échéant, l'heure d'embarquement), le lieu et l'heure d'arrivée et éventuellement des
commentaires.
3.
QUALITE DES PRESTATIONS:
Tout au long de l’exécution des prestations objet du présent marché, le Contractant portera
une attention particulière aux points suivants:
3.1 Les véhicules sont identiques ou supérieurs à ceux indiqués par le
soumissionnaire (voir liste des véhicules) dans son offre (en particulier par
rapport à l'âge et la catégorie).
32 Conformément aux critères indiqués dans l'avis de marché, le contractant doit
pouvoir mettre à disposition du pouvoir adjudicateur au moins sept véhicules
simultanément.
3.3 Le pouvoir adjudicateur, tient au strict respect de la ponctualité. En
conséquence, pour toutes les prestations dont l'heure de prise en charge est
dépassée d'au moins 10 min. une indemnité contractuelle sera d'application.
(Voir point 11 ci-dessous)
3.4 Les véhicules affectés aux prestations doivent en permanence être en bon état et
présenter toutes les conditions de qualité, de commodité et de propreté, tant en
ce qui concerne la carrosserie que l'habitacle, en conformité avec la
réglementation sectorielle (art. 88-90 de l’Arrêté du 29 mars 2007 cité).
4.
SOUS-TRAITANCE
En cas de sous-traitance, toutes les conditions énumérées dans le présent document restent
strictement d'application au(x) potentiel(s) soumissionnaire(s) et le contractant veille à ce
que le niveau des prestations soit identique. Le contractant reste le seul interlocuteur du
pouvoir adjudicateur. De manière générale les prestations effectuées en sous-traitance sont
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régies par les dispositions de l’article II.10 des conditions générales du projet de contrat
joint en annexe.
5.
COUVERTURE GEOGRAPHIQUE
5.1 Les prestations demandées se dérouleront essentiellement sur le territoire du
Royaume de Belgique dont, approximativement, 97% sur la Région de
Bruxelles-Capitale et au sein des communes de la couronne bruxelloise y
compris l'aéroport national de Zaventem, 2% sur les provinces de Brabant
flamand et Brabant wallon et 1% sur le reste de la Belgique.
5.2 Exceptionnellement, des prestations peuvent être effectuées en dehors du
Royaume de la Belgique sur base d'un devis accepté au préalable par le
pouvoir adjudicateur.
6.
COUVERTURE HORAIRE
Les prestations peuvent devoir être effectuées à n'importe quelle heure et jour de l'année (y
compris les jours fériés et les week-ends).
Les demandes de prestations sont envoyées par le pouvoir adjudicateur entre 8h00 et
17h30 du lundi au vendredi, ce qui implique une permanence pour le prestataire durant ce
temps. A cet effet, avant le début de l'exécution du contrat le prestataire communiquera le
numéro de téléphone et les noms de personnes à contacter ainsi que tout changement de
ces derniers, intervenu en cour d'exécution contractuelle.
En dehors de ces périodes, le contractant sera tenu de fournir ses coordonnées
téléphoniques afin de pouvoir répondre 7 jours sur 7 et 24h sur 24 à des situations
exceptionnelles urgentes, non planifiées, auxquelles le pouvoir adjudicateur pourrait être
confronté.
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MODALITES DE DEMANDE DES PRESTATIONS
Les prestations à fournir feront l'objet de demandes de course en exécution d'un bon de
commande ou d'un contrat spécifique établis préalablement (voir les conditions
particulières du contrat).
Une demande de course est envoyée au prestataire par le pouvoir adjudicateur par courriel.
Une boîte fonctionnelle sera créée et dédiée spécialement à cet effet. Les noms des
personnes habilitées à utiliser cette boîte, les numéros de téléphone et l'adresse du courriel
seront communiqués par le pouvoir adjudicateur avant le commencement d'exécution du
contrat ainsi qu'en cas de changement.
La demande de la course contient les informations suivantes:
- le numéro de référence de la course attribué par le pouvoir adjudicateur,
- le nom de la personne à transporter,
- le numéro de téléphone de la personne à transporter,
- la date et l'heure exacte de prise en charge,
- l'adresse du lieu d'embarquement et l'adresse du lieu de débarquement, si connue
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- des commentaires éventuels relatifs à la course.
Les demandes de prestation doivent être envoyées par le pouvoir adjudicateur au plus tard :
- 24h00 à l'avance pour les forfaits Brussels Airport,
- à 16h00 J-2 (J étant le jour de la prestation) pour les forfaits 3 et 8 heures.
Le contractant confirme la réception de la demande endéans les 60 minutes maximum par
courriel au pouvoir adjudicateur.
Dans le cas exceptionnel où une prestation fait l'objet d'une demande en dehors des heures
de service, cette dernière sera effectuée par appel téléphonique. Un sms de confirmation est
envoyé par le contractant au numéro d’appel fourni par le pouvoir adjudicateur au plus tard
endéans les 30 minutes suivi d'un courriel de confirmation au plus tard le premier jour
ouvrable après la demande de la prestation.
Une demande annulée par le pouvoir adjudicateur au plus tard à 18h00 J-1 ne sera pas
facturée. Une demande qui n'est pas annulée par le pouvoir adjudicateur dans ce délai
pourra être facturée selon le forfait commandé.
8.
EXECUTION DES PRESTATIONS
Le "bon de fin de course" est complété par le contractant et doit être signé par la personne
transportée. Le prestataire s'assure qu'un "bon de fin de course" conforme au modèle joint
en annexe se trouve dans le véhicule. Les originaux des bons de fin de course sont joints à
la facture.
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MODALITES DE TARIFICATION
Le contractant calcule le montant de ses prestations en additionnant :
-
le prix du forfait repris au bordereau de prix. Ce forfait est applicable pour chaque
prestation commandée et effectuée (ou qui n'a pas été annulée avant 18h00 J-1);
-
le cas échéant, le temps additionnel en heure(s) et minute(s) multiplié par le taux
horaire repris au bordereau de prix;
-
le cas échéant, le trajet exceptionnel hors RBC en heure(s) et minute(s) multiplié
par le taux horaire repris au bordereau de prix;
-
le cas échéant, la majoration pour tout ou partie des montants précédents.
Le prix est calculé en euros, exempt de toute taxe.
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MODALITES DE FACTURATION
Les factures seront mensuelles. La facture doit impérativement reprendre le numéro du
contrat. Les factures seront accompagnées d'une copie des demandes de courses, des
originaux des "bons de fin de courses", des courriels d'approbation pour les courses sur
devis ainsi qu'un listing électronique sous forme d'un tableau XLS (Excel) respectant le
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format défini par le pouvoir adjudicateur indiquant toutes les courses auxquelles lesdites
factures se réfèrent.
Pour chaque prestation, ce listing contiendra:
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•
impérativement :
- la date de la course
- le numéro de référence de la course attribué par le contractant
- le numéro de référence de la course attribué par le pouvoir adjudicateur
- l'heure exacte de départ, l'heure d'embarquement(*), l'heure d'arrivée (**)
- le type de forfait
- le temps additionnel(*)(**)
- le trajet exceptionnel hors RBC(*)(**)
- la durée réelle de la prestation (**)
- l’adresse du lieu d'embarquement
- l’adresse du lieu de débarquement
- le nom de la personne transportée
- le montant total et détaillé de la course
(*): le cas échéant
(**): en heure(s) et minute(s))
•
de manière facultative:
- des commentaires.
INDEMNITES
En cas de non-respect de l'heure de début de la prestation, une indemnité forfaitaire est due
par le contractant au-delà des 10 premières minutes. Elle est basée sur un forfait de 50€
augmenté de 10€ par tranche de 5 minutes entamées au-delà de la 10ème minute de retard.
En cas d'incapacité du Contractant à donner suite à une demande introduite par le Pouvoir
adjudicateur dans les délais et dans les limites définies au point 7 Modalités de demande
des prestations, une indemnité forfaitaire 100€ par véhicule sera due.
Les indemnités sont déduites du montant des prestations reprises dans la facture mensuelle.
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ATTRIBUTION DU MARCHE
Le présent marché sera attribué par adjudication, c'est-à-dire à l'offre présentant le prix le
plus bas, déclarée conforme à l'ensemble des dispositions du présent cahier des charges.
Pour déterminer la valeur financière annuelle de l'offre les éléments suivants seront
additionnés (voir le bordereau de soumission financière - Annexe 3) :
• les prix unitaires des différents forfaits (PU) multipliés par les volumes du panier
estimé de consommation annuelle pour chaque forfait (QP),
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• le taux horaire unitaire (PU) multiplié par le volume du panier estimé de
consommation annuelle en heures (QP), et
• le montant obtenu après application du taux de majoration proposé (X) sur le
montant (M); ce montant (M) est calculé en multipliant les prix unitaires proposés
par l'estimation annuelle des prestations forfaitaires et horaires à effectuer de nuit,
pendant les week-ends et les jours fériés selon la formule indiquée dans le
bordereau de soumission financier.
Les valeurs financières des offres seront comparées entre elles afin de déterminer l'offre
présentant le prix le plus bas.
L'attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que le panier de consommation
indiqué est donné à titre indicatif et de bonne foi et sert uniquement à la valorisation des
offres pour permettre une comparaison entre elles. Il ne constitue en aucun cas un
engagement de la part de la Commission.
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