Cours 6 - pequan

Université Panthéon-Assas
Fabienne JEZEQUEL
M2 Professionnel Commerce et Management International
Outils microinformatiques pour la gestion et le management
Support de cours n°6
EXCEL, Listes de données et tableaux (suite)
Prérequis
Initiation tableur C2I.
Manipulation des fichiers dans l'explorateur de Windows.
Utilisation des listes de données.
Introduction aux tableaux croisés dynamiques.
Personnalisation d'un rapport de tableau croisé dynamique
Maintenant que vous avez pris contact avec cet outil, il sera plus facile de travailler différentes propriétés
sur un cas plus réaliste. Récupérez le fichier Commandes sur le réseau. Examinez la liste de données et
élaborez une stratégie d'analyse de ces résultats de ventes.
Société
Vins et alcools Chevalier
Vins et alcools Chevalier
Vins et alcools Chevalier
Toms Spezialitäten
Toms Spezialitäten
Victuailles en stock
Date commande
04/07/1996
04/07/1996
04/07/1996
05/07/1996
05/07/1996
08/07/1996
Vendeur
Buchanan
Buchanan
Buchanan
Suyama
Suyama
Leverling
Ville livraison
Reims
Reims
Reims
Münster
Münster
Lyon
Pays livraison
France
France
France
Allemagne
Allemagne
France
Code postal livraison
51100
51100
51100
44087
44087
69004
Livreur
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Speedy Express
Speedy Express
Speedy Express
Prix unitaire Quantité
70,00 €
12
49,00 €
10
174,00 €
5
93,00 €
9
212,00 €
40
84,00 €
6
Total
840,00 €
490,00 €
870,00 €
837,00 €
8 480,00 €
504,00 €
Ceci est un extrait car le tableau contient 2156 lignes !
Travail à réaliser : en choisissant Ruban / onglet Insertion / groupe Tableaux / Tableau
croisé dynamique, créer le tableau croisé dynamique qui présente les ventes de l'employé
"Peacock" en France qui sont livrées par "United Package" en faisant apparaître les villes et les clients
concernés, comme sur l'exemple ci-dessous.
Pays livraison
France
Somme de Total
Ville livraison
Lyon
Total Lyon
Marseille
Total Marseille
Versailles
Total Versailles
Total général
Société
Victuailles en stock
Bon app'
La corne d'abondance
Vendeur
Livreur
Peacock
Total Peacock Total général
United Package
9500,00
9500,00
9500,00
9500,00
9500,00
9500,00
27379,00
27379,00
27379,00
27379,00
27379,00
27379,00
1257,50
1257,50
1257,50
1257,50
1257,50
1257,50
38136,50
38136,50
38136,50
1
A partir de là, il existe de nombreuses possibilités que l'on découvre en explorant les données et les options
du rapport de tableau croisé dynamique, par exemple :
- Enrichir l'information obtenue ;
- Modifier la synthèse dynamique des données avec la souris ou les paramètres de champs ;
- Utiliser les options d'affichage onglet Outils de tableau croisé dynamique / groupe
Options.
 Trier et filtrer les champs
On peut par exemple changer de vendeur (Peacock abandonné au profit de Fuller) et présenter les villes dans
l'ordre alphabétique inverse :
Pays livraison
France
Somme de Total
Ville livraison
Toulouse
Total Toulouse
Reims
Total Reims
Nantes
Total Nantes
Marseille
Total Marseille
Total général
Société
La maison d'Asie
Vins et alcools Chevalier
France restauration
Bon app'
Vendeur
Livreur
Fuller
Total Fuller Total général
United Package
2844,75
2844,75
2844,75
2844,75
2844,75
2844,75
1307,00
1307,00
1307,00
1307,00
1307,00
1307,00
8665,30
8665,30
8665,30
8665,30
8665,30
8665,30
10160,00
10160,00
10160,00
10160,00
10160,00
10160,00
22977,05
22977,05
22977,05
Travail à réaliser : Utiliser la souris directement sur les champs "vendeur" et "ville livraison" pour
respectivement changer le filtrage du vendeur et changer l'ordre de présentation des villes.
 Modifier les fonctions de synthèse
On peut par exemple décompter les ventes de Peacock (vendeur) pour les différents livreurs :
Pays livraison
France
Nombre de Total
Ville livraison
Lille
Total Lille
Lyon
Total Lyon
Marseille
Total Marseille
Strasbourg
Total Strasbourg
Toulouse
Total Toulouse
Versailles
Total Versailles
Total général
Livreur
Société
Folies gourmandes
Vendeur
Total
Federal
Shipping
Federal
Shipping
Peacock
4
4
Total
Speedy United
Express Package
Peacock
Speedy
Express
Peacock
4
4
Victuailles en stock
Bon app'
Blondel père et fils
La maison d'Asie
Total
United Total
Package général
3
3
6
6
6
6
3
3
6
6
6
6
La corne d'abondance
19
19
1
1
1
1
3
3
4
3
3
4
4
4
10
10
4
4
10
10
2
2
16
2
2
16
4
4
4
4
13
13
7
7
6
6
5
5
39
Travail à réaliser : inverser "livreur" et "vendeur" (glisser déplacer dans l'assistant) demander tous les
"livreurs" (bouton de filtrage dans le tableau) et faire un dénombrement (dérouler le champ dans
l'assistant). Attention aux formats, le total en Euros est avec deux décimales, le dénombrement est en
standard (Paramètres des champs de valeurs, bouton Format de nombre).
2
 Ajouter des calculs et des formules personnalisées
On peut par exemple afficher les montants en Hors Taxes (on considérera provisoirement 19,6% de TVA) :
Pays livraison
France
Somme de total HT
Ville livraison
Lyon
Total Lyon
Marseille
Total Marseille
Versailles
Total Versailles
Total général
Société
Victuailles en stock
Bon app'
La corne d'abondance
Vendeur
Livreur
Peacock
Total Peacock Total général
United Package
7 943,14 €
7 943,14 €
7 943,14 €
7 943,14 €
7 943,14 €
7 943,14 €
22 892,14 €
22 892,14 €
22 892,14 €
22 892,14 €
22 892,14 €
22 892,14 €
1 051,42 €
1 051,42 €
1 051,42 €
1 051,42 €
1 051,42 €
1 051,42 €
31 886,71 €
31 886,71 €
31 886,71 €
Travail à réaliser :
Modifier le tableau croisé dynamique afin de faire apparaître, comme précédemment, les ventes de
l'employé "Peacock" en France qui sont livrées par "United Package".
Choisir Options de Outils de tableau croisés dynamique , dérouler Calculs, puis
Champs, éléments et jeux et dans la boîte de dialogue Champ calculé, choisir un nom et
calculer le Hors Taxes. Dans un deuxième temps, il faut choisir ce champ comme données à totaliser (au
lieu de l'ancien total TTC des commandes).
On peut revenir sur ce champ calculé (grâce à son nom) pour actualiser avec 20% de TVA.
Travail à réaliser : dans la boîte de dialogue Champ calculé dérouler les noms pour le choisir.
 Effectuer un rappel de données sur une totalisation
On peut par exemple obtenir une feuille de calcul qui donne tous les détails sur toutes les ventes de Peacock
livrées par Federal Shipping (ceci éclaire par exemple le nombre 19 qui avait été obtenu lors du décompte) :
Société
Blondel père et fils
Blondel père et fils
Blondel père et fils
Blondel père et fils
Blondel père et fils
Blondel père et fils
Bon app'
Bon app'
Bon app'
Folies gourmandes
Folies gourmandes
Folies gourmandes
Folies gourmandes
La maison d'Asie
La maison d'Asie
La maison d'Asie
La maison d'Asie
La maison d'Asie
La maison d'Asie
Date commande
12/08/1997
22/11/1996
22/11/1996
22/11/1996
22/11/1996
22/11/1996
18/04/1997
18/04/1997
18/04/1997
15/08/1997
15/08/1997
15/08/1997
15/08/1997
02/04/1997
02/04/1997
02/04/1997
21/02/1997
21/02/1997
21/02/1997
Vendeur
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Peacock
Ville livraison
Strasbourg
Strasbourg
Strasbourg
Strasbourg
Strasbourg
Strasbourg
Marseille
Marseille
Marseille
Lille
Lille
Lille
Lille
Toulouse
Toulouse
Toulouse
Toulouse
Toulouse
Toulouse
Pays livraison
France
France
France
France
France
France
France
France
France
France
France
France
France
France
France
France
France
France
France
Code postal livraison
67000
67000
67000
67000
67000
67000
13008
13008
13008
59000
59000
59000
59000
31000
31000
31000
31000
31000
31000
Livreur
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Federal Shipping
Prix unitaire Quantité Total
90
25 2250
29,5
28
826
80
35 2800
1054
10 10540
495
35 17325
182
30 5460
200
10 2000
150
50 7500
110
50 5500
38,75
2 77,5
265
15 3975
312,5
50 15625
150
35 5250
144
10 1440
68
10
680
84
15 1260
48
10
480
10
20
200
69,5
20 1390
Travail à réaliser : effectuer un double clic sur la case de totalisation du tableau croisé dynamique qui
effectue ce dénombrement pour créer la feuille de calcul souhaitée.
3
 Modifier l'ordre des champs et ajouter, réorganiser et supprimer des champs
On peut par exemple installer les vendeurs comme filtre du rapport et introduire (avant la ville de livraison)
le pays de livraison en ligne. Il faut noter que pour des raisons de taille le facsimile suivant ne présente pas
les sous-totaux.
Vendeur
Somme de Total
Pays livraison
Allemagne
Autriche
Belgique
Brésil
Etats-Unis
France
Irlande
Royaume-Uni
Suède
Suisse
Venezuela
Total général
Dodsworth
Ville livraison
Brandenburg
Frankfurt a.M.
Mannheim
Graz
Bruxelles
Resende
Rio de Janeiro
Kirkland
Marseille
Cork
Colchester
Luleå
Genève
San Cristóbal
Société
Königlich Essen
Lehmanns Marktstand
Blauer See Delikatessen
Ernst Handel
Maison Dewey
Wellington Importadora
Hanari Carnes
Trail's Head Gourmet Provisioners
Bon app'
Hungry Owl All-Night Grocers
Around the Horn
Berglunds snabbköp
Richter Supermarkt
HILARIÓN-Abastos
Livreur
United Package Total général
35081,25
35081,25
5762,50
5762,50
3125,00
3125,00
35470,00
35470,00
7503,50
7503,50
1800,00
1800,00
7010,00
7010,00
2845,00
2845,00
10417,00
10417,00
35994,50
35994,50
25832,50
25832,50
21052,50
21052,50
2414,50
2414,50
1890,00
1890,00
196198,25
196198,25
Travail à réaliser :
Effectuer par des glisser-déposer les mouvements de champs dans l'assistant et choisir le "vendeur"
Dodsworth. Pour supprimer les totalisations en ligne, sélectionner Outils de tableau croisé
dynamique / Création / Sous-totaux / Ne pas afficher les sous-totaux.
Pour copier le facsimile, sélectionner Outils de tableau croisé dynamique / Création
/Disposition du rapport / Afficher sous forme tabulaire.
 Grouper les champs et les éléments
On peut remarquer que les pays et les villes créent une hiérarchie naturelle de champs. Avec la date de la
commande, la création d'une hiérarchie doit se faire manuellement. Si le champ de la date de commande est
ajouté et sélectionné, en choisissant Options de Outils de tableau croisés dynamique et
dans le groupe Groupe, puis dans la boîte de dialogue Grouper la sélection, on peut choisir de
changer la nature de la période du champ :
Vendeur
Somme de Total
Date commande
janv
Dodsworth
Société
Blauer See Delikatessen
Königlich Essen
févr
mars
avr
juin
sept
oct
nov
déc
Total général
4
Livreur
United Package Total général
3125,00
3125,00
5260,70
5260,70
39727,55
39727,55
33293,00
33293,00
45527,50
45527,50
8607,50
8607,50
52062,00
52062,00
1890,00
1890,00
4985,00
4985,00
1720,00
1720,00
196198,25
196198,25
Si on désire regrouper les pays par continents, aucune boite de dialogue ne va venir proposer de l'effectuer.
Pour obtenir le résultat du facsimile suivant, il faut sélectionner les pays (utiliser la touche CTRL puisqu'ils
ne sont pas contigus) et demander le regroupement qui créera alors une nouvelle colonne que l'on devra
renommer (Continent, c'est un nouveau champ du tableau croisé dynamique). Les éléments de ce nouveau
champ ont aussi reçu des libellés automatiques qu'il faut changer (Europe, Amérique) :
Vendeur
Somme de Total
Continent
Europe
Amérique
Total général
Davolio
Pays livraison
Ville livraison
Société
Livreur
United Package Total général
149307,25
149307,25
229767,25
229767,25
379074,50
379074,50
Travail à réaliser : effectuez les deux méthodes de regroupement sur des tableaux créés de manière
adéquate pour disposer, respectivement, du mois de commande et des pays de livraison. Pour obtenir le
2e facsimile, vous devrez changer le "vendeur" et réduire les groupes.
 Les options d'affichage onglet Outils de tableau croisé dynamique / onglet Options
On les trouve dans cet onglet en déroulant Options du tableau croisé dynamique puis en
déroulant de nouveau Options dans lequel on choisit Options (parfaitement, c'est le ruban ® Microsoft,
ce n'est pas une erreur sur le support).
Elles sont donc très cachées (!) et très hétérogènes (la boîte de dialogue comporte 5 onglets et chacun
regroupe de nombreux choix).
Il faut avoir le courage d'aller les examiner car elles offrent des réglages fins, par exemple :
- Modifier l'affichage des erreurs et des cellules vides, et des éléments et étiquettes sans données.
- Changer le format du rapport de tableau croisé dynamique.
- Ajuster les largeurs de colonne lors de la réactualisation.
- Développer et réduire les données, et afficher les détails sous-jacents des valeurs.
- Activer ou désactiver les en-têtes des colonnes et des lignes, ou afficher ou masquer les lignes vides.
5
6
T o ta l g é n é ra l
T o ta l V e rs a ille s
V e rs a i l l e s
T o ta l M a rs e i l l e
M a rs e i l l e
T o ta l Ly o n
Ly o n
V il l e l i v ra i s o n
S o m m e d e m o n tan t co m m an d e
P a y s l i v ra i s o n
Q u a n tité
T o t a l L a c o r n e d 'a b o n d a n c e
L a c o r n e d 'a b o n d a n c e
To tal B o n ap p '
Bon ap p'
T o ta l V ictu a ille s e n s to ck
V ictu a ille s e n s to ck
S o cié té
F ra n ce
1 9 2 0 ,0 0 €
9 6 0 ,0 0 €
5 5 6 0 ,0 0 €
20
40
4 5 0 0 ,0 0 €
4 3 8 7 5 ,0 0 €
25
30
8 7 ,5 0 €
7
5 9 0 2 2 1 ,2 5 €
2 6 9 7 ,5 0 €
2 6 9 7 ,5 0 €
1 1 7 0 ,0 0 €
6
2 4 6 6 9 2 ,5 0 €
2 4 6 6 9 2 ,5 0 €
5 4 0 ,0 0 €
9 6 5 0 ,0 0 €
1 3 6 5 ,0 0 €
14
20
4 6 0 ,0 0 €
10
15
1 0 6 4 ,0 0 €
8
4 5 7 6 0 ,0 0 €
4 5 7 6 0 ,0 0 €
1 0 6 0 ,0 0 €
4
16
U n ite d P ack ag e
P e aco ck
V endeur
590 221,25 €
2 697,50 €
2 697,50 €
87,50 €
1 170,00 €
246 692,50 €
246 692,50 €
43 875,00 €
4 500,00 €
9 650,00 €
540,00 €
1 365,00 €
460,00 €
1 064,00 €
45 760,00 €
45 760,00 €
5 560,00 €
960,00 €
1 920,00 €
1 060,00 €
590 221,25 €
2 697,50 €
2 697,50 €
87,50 €
1 170,00 €
246 692,50 €
246 692,50 €
43 875,00 €
4 500,00 €
9 650,00 €
540,00 €
1 365,00 €
460,00 €
1 064,00 €
45 760,00 €
45 760,00 €
5 560,00 €
960,00 €
1 920,00 €
1 060,00 €
T o ta l P e a co ck T o ta l g é n é ra l
Liv re u r
Université Panthéon-Assas
Fabienne JEZEQUEL
M2 Professionnel Commerce et Management International
Outils microinformatiques pour la gestion et le management
Support de cours n°6
Annexe champs calculés
Supprimer la colonne du prix total sur les lignes de commande. Choisir Options de Outils de
tableau croisé dynamique, puis Calculs et Champs, éléments et jeux. Dans la boîte
de dialogue Champ calculé, choisir un nom et calculez le montant total de chaque ligne de commande
en multipliant la quantité par le prix du produit.
Choisir ce champ comme données à totaliser (au lieu de l'ancien total des commandes). Les totaux entourés
sont faux, comme ceux qui en découlent, la fiche technique de Microsoft au dos explique ce phénomène.
Calculated field returns incorrect grand total in Excel
Article ID: 211470 - Last Review: January 23, 2007 - Revision: 3.2 previously published under Q211470
SYMPTOMS
In a PivotTable, Microsoft Excel may calculate an incorrect grand total for a calculated field.
CAUSE
This problem occurs when you use a calculated field (a field that is based on other fields) in a PivotTable, and
the calculated field is defined by performing a higher order arithmetic operation, such as exponentiation,
multiplication, or division on other fields in the PivotTable. For example, this problem occurs when you use a
calculated field that is named Revenues that returns the multiple of the fields Units * Price. The individual
items in the calculated field return the expected results. However, the grand total does not return the expected
result for the calculated field.
STATUS
Microsoft has confirmed that this is a problem in the Microsoft products that are listed in the "Applies to"
section.
MORE INFORMATION
When a calculated field includes more than one field in the data range, Excel computes the grand total for the
sum
of
each
component
field,
and
then
performs
the
arithmetic
operation.
For example, the following example PivotTable contains a calculated field that is named Revenue. This field is
defined as Price * Units.
A1: Sum of Revenue
B1:
C1:
D1:
A2: Product
B2: Units
C2: Price
D2: Total
A3: Alpha
B3: 1
C3: 10
D3: 10
A4:
B4: 1 Total
C4:
D4: 10
A5: Alpha Total
B5:
C5:
D5: 10
A6: Bravo
B6: 2
C6: 11
D6: 22
A7:
B7: 2 Total
C7:
D7: 22
A8: Bravo Total
B8:
C8:
D8: 22
A9: Charlie
B9: 3
C9: 12
D9: 36
A10:
The
C10:
D10: 36
A11: Charlie Total B11:
C11:
D11: 36
A12: Grand Total
C12:
D12: 198
grand
B10: 3 Total
total
of
B12:
198
does
not
equal
the
subtotals
of
10+22+36,
which
Excel computes the grand totals for the calculated field Revenues in one of two ways, as follows.
SUM(Units)*SUM(Price)
SUM(1+2+3)*SUM(10+11+12)
This is 6*33=198.
7
is
68.