Profil de fonction agent administratif au service financier

Secrétaire de zone
Agent administratif - aide comptable du service financier
Description de fonction
ENTITE : Zone de secours Hesbaye
GRADE : Niveau B1
LIENS HIERARCHIQUES : Sous l’autorité du Chef de zone et du Comptable spécial
Ce document est une liste non-exhaustive des activités de l’agent et est susceptible d’évoluer en fonction du
travail et des exigences du terrain.
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1.
Mission
Est en charge de tâches administratives relatives à la gestion de la zone de secours et notamment l’aspect
financier des différentes directions et services. S’investit plus particulièrement dans la tenue de la comptabilité
de la zone de secours.
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2.
Responsabilités et activités principales
Gère la partie de
l’aspect financier des
différents services de
la zone de secours
Gère la Direction
administrative
Aide le comptable
spécial
Garantit le bon
fonctionnement du
- Etablit la comptabilité générale dans le programme adéquat ;
- Vérifie la concordance entre la comptabilité générale et la comptabilité
budgétaire des différentes directions ;
- Contrôle les salaires et les factures ONSSAPL ;
- Prépare les déclarations TVA ;
- Organise la comptabilité analytique de la zone de secours;
- Etablit, encode et envoie le compte de la comptabilité générale;
- Collabore avec la Direction financière du SPF Intérieur chargée de contrôler
et de commenter les comptes annuels et la comptabilité de la zone ;
- Classe et archive les pièces comptables;
- Collecte les informations, rédige les différents rapports et vérifie les
procédures dans les domaines des marchés publics, dossiers d’assurance,
contentieux, etc.
- Réalise les bon de commande, engage les dépenses, vérifie l’adéquation de
la facture avec les prestations ou fournitures ;
- Planifie, organise, coordonne les activités du bureau et répartit les tâches de
chacun ;
- Conseille et aide les agents dans la réalisation de leurs tâches ;
- Communique les directives émanant du chef de zone et du comptable
spécial et veille à leur mise en œuvre au sein des services ;
- Rédige ou valide les dossiers qui sortent de la Direction administrative ;
- Planifie et met en œuvre les projets de la zone de secours ;
- Supplée un membre de la Direction administrative en cas d’absence ;
- Prépare et vérifie les dossiers relatifs à la gestion du personnel
(recrutement, données individuelles, évaluation, promotion, évolution,
discipline, etc.) ;
- Prépare et rédige les décisions du Collège et du conseil de zone dans les
matières qui lui incombe ;
- Prépare les ordres de paiements après ordonnancement ;
- Rédige les rappels des factures impayées des services ;
- Connait et tient à jour ses connaissances des textes législatifs en vigueur ;
- Vérifie l’exhaustivité des informations contenues dans les fichiers de travail ;
service
Rend compte des
activités du service
3.
- Contacte les fournisseurs lors de remplacement;
- Communique tout problème rencontré au sein du service ;
- Formule des propositions d’améliorations du service
Compétences et connaissances
Critères généraux
1. La qualité du travail
accompli
2. Compétences
3. L’efficacité
4. La civilité
5. La déontologie
6. L’initiative
7. L’investissement
professionnel
8. La communication
9. La collaboration
10. La gestion d’équipe
4.
-
Développement
- Travaille méthodiquement ;
- Accomplit un travail de qualité (qualité et degré d’achèvement du travail) ;
- Travaille de manière précise et rigoureuse.
- Polyvalence en gestion administrative et financière ;
- Possède une bonne orthographe ;
- Maîtrise les différentes réglementations relatives à sa fonction ;
- Capacité de recherche de l’information.
- Bonnes connaissances informatiques des logiciels de bureautique et des logiciels
propres à la gestion financière.
- Perçoit globalement les situations ou les problèmes et rend compte à ses
supérieurs ;
- Est autonome dans ses domaines de compétence ;
- Est capable d’exécuter l’ensemble des tâches dans les délais imposés ;
- S’adresse aux clients, aux fournisseurs et collègues avec considération et empathie ;
- S'adapte à une grande variété de situations ou d'interlocuteurs ;
- Maîtrise son comportement en toute circonstance.
- Fait preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations et de loyauté
dans l’exercice de sa fonction ;
- Adhère aux objectifs de l’institution ;
- Respecte les procédures mises en place au sein de l’institution ;
- Agit, dans les limites de ses prérogatives, à l’amélioration de l’accomplissement de
sa fonction ainsi qu’à faire face à une situation imprévue ;
- Propose des projets ou des actions visant à améliorer l’efficacité de son service.
- S’investit dans son travail ;
- Tisse des réseaux d’intervenants susceptibles d’apporter une plus-value à la zone
de secours.
- Veille à communiquer de manière claire avec ses collègues et sa hiérarchie ;
- Adapte sa communication en fonction de son interlocuteur ;
- Communique aisément à l'oral et à l'écrit.
- Collabore avec ses collègues et contribue au maintien d’un environnement
agréable ;
- Développe des contacts avec d’autres services d’autres zones de secours ;
- Capacité à mener à bien la coordination des services
Compétences particulières
Respect de la déontologie et de l’éthique, application des règles applicables à la Direction
administrative, application des règles et des procédures en vigueur dans les postes de secours.
Connaissance du règlement générale de la comptabilité zonale.
Connaissance du plan comptable et des dispositions comptables particulières.
Connaissance des statuts administratifs et pécuniaires et règlements liés à la zone de secours.
Zone de secours Hesbaye – Description de fonction – Direction administrative
Secrétaire de zone