poste d`agent(e) de bureau – temporaire description d`emploi

OFFICE MUNICIPAL D’HABITATION
DE LA VILLE DE RIMOUSKI
L’Office municipal d’habitation de Rimouski est un organisme qui gère un parc
immobilier de 791 logements attribués à des ménages à faible revenu et a revenu
modeste. Nous sommes à la recherche de candidat(e) afin de pourvoir le poste
suivant :
POSTE D’AGENT(E) DE BUREAU – TEMPORAIRE
DESCRIPTION D’EMPLOI
Sommaire des responsabilités
Cette fonction consiste principalement à s’assurer que toute demande de service de la part
de la clientèle, des fournisseurs ou autres intervenants est adéquatement acheminée au
personnel concerné de l’office; à fournir au besoin une information de base sur les
services offerts par l’office de même que sur la réglementation en vigueur et à cueillir les
renseignements nécessaires à la constitution des dossiers des clients.
Activités reliées à l’administration générale de l’office :
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préparer des rapports administratifs en effectuant les recherches et le traitement
d’information appropriées;
rechercher des informations sur le Web;
superviser l’organisation des réceptions offertes par l’office;
assurer l’efficacité de la réception en l’absence de l’agente de bureau;
effectuer toutes autres tâches connexes.
Activités reliées à la réception :
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gérer le courrier de l’OMHR et le distribuer après vérification auprès de la secrétaire
principale (en l’absence de la réceptionniste);
transcrire des documents;
photocopier et classer divers documents;
classer les dossiers relatifs aux requérants;
assurer l’efficacité du secrétariat en collaboration avec la secrétaire principal
Réception des demandes de services concernant la location :
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répondre aux demandes d’information générale;
assurer la constitution d’un dossier de demande de logement, préparer l’accusé
réception de la demande, tenir à jour le registre de demandes;
inscrire au système SIGLS les nouvelles demandes de requérants et acheminer par la
suite les dossiers à la directrice du service à clientèle, pour analyse auprès du comité
de sélection.
transmettre mensuellement les lettres d’admissibilité, de non admissibilité et de
pénalité aux requérants, …
envoyer les lettres de plaintes aux locataires concernés et tenir à jour le rapport
mensuel des plaintes.
Relations avec les locataires :
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recevoir les appels et les transmettre vers les personnes concernées selon la nature et
l’importance des demandes;
recevoir le paiement des loyers et en vérifier l’exactitude (en l’absence de l’agent(e) à
la perception et location);
répondre aux demandes d’information sur le coût du loyer (en l’absence de l’agent(e)
à la perception et location);
informer les locataires des démarches à suivre relativement à des plaintes de diverses
natures;
constituer le dossier physique du locataire lors de son arrivée et lors du
renouvellement des baux;
EXIGENCES DU POSTE
L’agent(e) de bureau détient un diplôme ou une attestation de fins d’études secondaires
de niveau V et de préférence un diplôme d’études collégiales en technique de bureautique
en plus de trois années d’expérience de travail. Il (elle) doit maîtriser les logiciels Excel,
Word et Outlook.
RÉMUNÉRATION
Salaire et avantages sociaux selon la convention collective en vigueur.
HORAIRE DE TRAVAIL
L’horaire de travail de 35h/semaine, du lundi au vendredi (8h15 à 11h45 et 13h à 16h30).
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AB\Révisée le 21 janvier 2011