Organisation de la régulation des entrées en formation dans le Rhône

ORGANISATION DE LA
REGULATION DES
ENTREES EN FORMATION
SUR LE RHONE
TERRITOIRES CTEF
GRAND LYON CENTRE ET NORD
EST LYONNAIS
RHONE OUEST ET SUD
BEAUJOLAIS ELARGI
Mars 2015
Dans le département du Rhône, l’organisation de la régulation des
entrées en formation collective sur les parcours Compétences
Premières, Qualifiants et Certifiant, ainsi que sur le Projet Formation
Emploi, fait l’objet d’une procédure particulière.
Sabrina BOUKABACHE a en charge une mission de coordination
formation des CTEF du Rhône, notamment en ce qui concerne
l’organisation et l’animation des commissions des entrées. La Région
soutient la mise en œuvre de cette mission, portée par l’association
UNIEST.
Le pilotage global de la mise en œuvre des actions de formation et de la
régulation des entrées en formation est assuré par les services de la
Région.
Ce document vise à présenter les procédures et les bonnes pratiques à suivre, ainsi qu’à
harmoniser les pratiques sur le département.
Affichage de l’offre de formation et traitement des candidatures avant
régulation
* L’organisme de formation (OF) met en ligne sur l’extranet PROSPER le descriptif
clair et détaillé de ses actions de formation (contenu, calendrier prévisionnel élaboré en
lien avec le ou les référents de marché, pré requis précis, frais de formation à la charge
des stagiaires etc.), au minimum deux mois et demie avant leur début.
* Afin de faciliter les recherches et les prescriptions, l’OF s’assure de la bonne lisibilité
et compréhension de la dénomination de l’action de formation sur PROSPER. Le cas
échéant, toute demande de modification doit se faire, via l’assistance PROSPER :
[email protected]
* Si nécessaire, l’OF peut, en concertation avec le ou les référents prescripteurs, réaliser
un document d’information complémentaire, à destination des conseillers prescripteurs
et diffusable à l’ensemble des publics.
* L’organisme de formation prestataire ouvre à la prescription au minimum un mois
avant la commission des entrées (un mois avant le démarrage de la session pour les
actions ne nécessitant pas de régulation).
Des dérogations sont possibles :
En début de marché, la Région peut exceptionnellement autoriser, sous réserve d’un
argumentaire détaillé du centre de formation, le raccourcissement du délai
d’ouverture de la prescription d’un mois. Par exemple, lorsque le calendrier d’une
action dépend du calendrier d’un concours ou d’un examen. L’argumentaire est à
adresser à l’ERA69 via la boite mail [email protected]
En cas de tension sur l’offre très importante, la règle peut être allégée. En
concertation avec les référents prescripteurs, l’organisme de formation peut réduire
le délai de prescription, sous réserve d’en informer en amont, la coordinatrice
formation, les représentants des réseaux prescripteurs (Cf. liste de diffusion) et les
services de la Région (via l’adresse mail : [email protected]). Un délai
minimum de 48 heures devra être respecté entre le message d’information et la
fermeture effective de la prescription sous PROPSER.
Il est également possible de procéder à la réouverture à la prescription, alors que le
délai initial est passé. Cette demande intervient souvent pour répondre à un manque
de prescription ou à une situation d’urgence : abandon d’un stagiaire en début de
formation et plus de liste d’attente,…
La procédure est la même que celle de la fermeture anticipée : l’organisme sollicite ses
référents prescripteurs afin de pouvoir procéder à la réouverture de PROSPER et
informe les représentants des réseaux prescripteurs, la coordinatrice formation et les
services de la Région, en expliquant les raisons et les nouveaux délais.
Si le référent de marché ne peut répondre dans les 24 H, l’organisme sollicite les services
de la Région, par l’intermédiaire de Violaine PEILLON : [email protected]
* L’organisme de formation convoque uniquement les candidats pour lesquels il a reçu
une prescription via l’extranet PROSPER, dans les délais annoncés. Il organise ensuite
une ou des information(s) collective(s) pour les candidats et les prescripteurs et procède
à sa sélection interne (tests et /ou entretiens).
Au regard des priorités régionales, l’organisme de formation renseigne sur PROSPER
sa présélection, composée selon les cinq catégories ci-dessous :
Avis favorable – Liste Principale
Avis favorable – Liste complémentaire
Avis défavorable (avec le motif)
Abandon (avec le motif)
Absents à l’information collective
* Afin de permettre aux référents de préparer la commission des entrées, l’organisme de
formation communique le tableau des entrées à la coordinatrice formation, ainsi qu’aux
personnes mentionnées sur la liste de diffusion départementale, (Cf. Annexe 1) au
moins une semaine avant la date de la commission.
Pour rappel, les publics prioritaires sont définis comme suit : (Cf. Annexe 2)
Pour la Région :
Tout demandeur d’emploi ou toute personne en recherche d’emploi, rencontrant des
difficultés d’insertion professionnelle. Une priorité sera donnée aux jeunes de moins de
26 ans, indemnisés ou non, ainsi qu’aux adultes de 26 ans et plus, non indemnisés, qui :
-
justifiant d’un niveau de formation VI, V bis et V ;
-
-
présentant une qualification professionnelle obsolète, en raison de
l’évolution du marché du travail ou de
l’absence d’activité professionnelle en lien avec cette qualification
depuis au moins deux ans ;
bénéficiant du statut de personnes handicapées au sens de l’article L
5212-13 du code du travail, et ce quel que soit le niveau de
qualification ;
relevant de minima sociaux, en particulier du Revenu de Solidarité
Active (RSA) ;
issus des quartiers prioritaires (Politique de la ville).
Les parcours pourront également être ouverts aux demandeurs d’emploi exerçant une
activité salariée à temps partiel, qui ne leur permet pas d’ouvrir des droits suffisants pour
bénéficier des outils de professionnalisation des salariés.
Selon le document de cadrage, le programme PFE est adapté à un public qui peut
cumuler un ou plusieurs freins à l’accès à l’emploi durable.
Pour Pôle emploi :
Les parcours de qualification et de certification professionnelles sont accessibles à tout
demandeur d’emploi pour lequel le projet d’accès à l’emploi a été validé.
Le public est constitué :
1) prioritairement, de demandeurs d’emploi inscrits au jour de l’entrée en formation et
bénéficiaires de :
▪ l’allocation d’aide au retour à l’emploi (ARE) ;
▪ l’allocation de sécurisation professionnelle perçue dans le cadre du contrat de
sécurisation professionnelle (CSP)
2) de demandeurs d’emploi inscrits au jour de l’entrée en formation et non indemnisés.
Pour l’AGEFIPH :
Les publics sont exclusivement les demandeurs d’emploi handicapés, bénéficiaires de
l’obligation d’emploi au sens de l’article L5212.13 du code du travail engagés dans une
démarche d’insertion professionnelle.
Il incombe aux organismes de formation, en lien avec les prescripteurs, de veiller à la
prise en compte de ces critères.
LA REGULATION : La commission des entrées
La commission des entrées est un lieu d’échange et de concertation entre le réseau des
prescripteurs et les organismes de formation. C’est également le lieu de prise de
décision sur l’entrée en formation.
Elle est animée par Sabrina BOUKABACHE, coordinatrice formation des 4 CTEF du
Rhône.
Cette instance réunit les représentants de chaque réseau de prescripteur, ainsi que le
référent prescripteur Pôle Emploi, s’il y en a un, et un ou plusieurs représentants de
l’organisme de formation. Dans la mesure du possible, il est souhaitable que l’OF soit
représenté par une personne, qui a participé à la procédure de recrutement, qui a
rencontré les candidats et qui est donc en mesure de motiver les choix.
Les actions en entrées et sorties permanentes ne sont pas suivies dans le cadre de la
commission de régulation. Ce suivi relevant du pilotage des programmes de formation,
est assuré par l’ERA 69, dans le cadre d’une réunion spécifique.
Selon le cadrage régional relatif aux modalités de mise en œuvre du programme
« Projet Formation Emploi » du 5 mars 215, la commission d’entrée est organisée
systématiquement pour réguler les actions, avec l’ensemble des référents PFE.
Les actions de la programmation Compétences Premières mises en œuvre sur le
Beaujolais, sont régulées sur le territoire et ne rentrent donc pas dans le cadre de cette
organisation.
Pourquoi ?
Déterminer, de manière concertée, la liste des candidats entrant en formation,
au regard des critères d’éligibilité des publics définis par chacun des
financeurs, des critères de l’organisme de formation (pré requis, sélection) et
en tenant compte de la cohérence du projet et la motivation du stagiaire.
Le cas échéant, répartir les candidats prioritaires entre les différents
financements (Cf. Annexe 2).
Quand ?
La commission des entrées est obligatoire, lorsqu’il y a plus de candidats que
de places (Une liste d’attente hiérarchisée doit être constituée), que ce soit pour
les parcours Compétences Premières et les parcours qualifiants et certifiants.
Les organismes de formation contactent la coordinatrice formation pour
programmer la date de la commission lors de l’affichage de l’action de
formation sur PROSPER. Celle-ci a lieu entre la fin de la procédure de
recrutement (réunion d’information collective, tests et entretiens éventuels) et
le démarrage de l’action. Dans le cas où le nombre de candidat est inférieur ou
égal au nombre de place pour la formation, l’OF informe la coordinatrice
formation, au moins une semaine avant la date de commission initialement
prévue pour annulation de celle-ci. Dans tous les cas, l’OF communique le
tableau de régulation à l’ensemble des prescripteurs et à la coordinatrice
formation.
Le calendrier des commissions de régulation est actualisé quotidiennement par
la coordinatrice formation. Une mise à jour est envoyée régulièrement aux
membres de la commission. Le calendrier est également en ligne sur le site
Internet du CTEF Est Lyonnais : http://ctef-uni-est.org/fr/documents/Planning2013.xls.xls
Déroulement ?
Les commissions ont lieu chaque jeudi. Un créneau d’une heure est consacré
pour chaque action régulée.
L’organisme de formation présente l’action de formation, la procédure de
recrutement et ses choix (liste principale, liste d’attente hiérarchisée et liste
des refus).
L’OF veillera à argumenter la présélection, de façon claire et précise, en
renseignant la cellule "observation" pour chaque candidat.
L’OF doit venir en commission des entrées avec les dossiers de tous les
candidats (en liste principale, en liste complémentaire et en liste des refus).
En cas d’absence de ces éléments, la séance pourra être levée par la
Coordinatrice formation.
Les prescripteurs apportent, dans la mesure du possible des éléments
complémentaires sur les situations individuelles des candidats. S’en suivent
des échanges entre les membres de la commission pouvant conduire à des
modifications de la présélection.
La commission valide la liste des candidats retenus et en liste d’attente. En
cas de désaccord, l’organisme de formation prend la décision finale sur la
constitution du groupe.
La coordinatrice formation anime la commission et est garante du respect du
cahier des charges concernant le public cible de la Région, à qui elle fait
remonter les dysfonctionnements éventuels.
En cas d’absence courte et/ou imprévue de la coordinatrice formation ou
d’un nombre important d’actions à réguler, nécessitant le doublement de la
commission de régulation, l’ERA 69 et les animateurs CTEF pourront être
mobilisés pour animer les commissions des entrées.
Où ?
A tour de rôle, l’ensemble du réseau des prescripteurs, ainsi que les structures
d’animation CTEF mettent à disposition une salle pour l’organisation des
commissions des entrées, ainsi que, dans la mesure du possible, un ordinateur
avec une connexion internet.
A l’issue de la commission des entrées, la liste des candidats admis en formation
est établie (liste principale et liste d’attente). Celle-ci n’est modifiée qu’en cas d’abandon
ou de désistement. L’OF indique sur PROSPER, les avis définitifs pour l’ensemble des
candidatures, au plus tard 48 heures après la commission des entrées. Cette démarche
permet d’éviter de laisser des prescriptions sans avis définitif et d’assurer ainsi un suivi de
qualité des candidats.
Afin de favoriser l’efficacité et l’efficience de la commission, les tableaux
préparatoires devront obligatoirement être transmis en l’état (qu’ils soient finalisés ou
pas ), aux membres de la commission, au plus tard, à 12h00, le lundi précédent la
commission.
LA LISIBILITE DE LA REGULATION : l’après commission
Dans les 48h qui suivent la régulation, l’organisme de formation valide sur PROSPER, pour
l’ensemble des candidatures, la décision issue de la commission : la liste des stagiaires admis,
les refus motivés et ceux sur la liste d’attente. Il informe directement tous les candidats.
Chaque conseiller prescripteur a ainsi le retour de la commission d’entrée en se rendant sur la
fiche de prescription du candidat.
Un compte rendu des commissions est rédigé par la coordinatrice formation sur une fiche de
suivi d’action de formation, qui reprend également le descriptif de l’action et qui sera
complétée in fine par la personne présente lors des bilans. Ce document est transmis aux
référents des réseaux prescripteurs, à la Région (ERA 69) et aux CTEF, ainsi qu’à
l’organisme de formation.
ENGAGEMENT DES ACTEURS TOUT AU LONG DE LA PROCEDURE
Les conseillers prescripteurs :
Renseignent de façon détaillée, claire, précise et argumentée la fiche de
prescription (plus particulièrement le statut des demandeurs d’emploi, la suite
de parcours éventuelle).
La coordinatrice Formation CTEF :
Assure la programmation des commissions.
Anime la commission en veillant à la circulation de la parole, au respect et à
l’écoute de chacun des membres.
Veille au respect du cahier des charges concernant le public cible de la Région,
à qui elle fait remonter les dysfonctionnements éventuels.
Diffuse les comptes-rendus des commissions à l’ensemble des prescripteurs et
à la Région (ERA 69).
Est disponible pour échanger en amont et en aval des commissions avec les
prescripteurs et les organismes de formation.
Est garante du bon fonctionnement de la commission des entrées : si les
conditions de bonne réalisation ne sont pas réunies, elle peut décider de
reporter la commission d’une semaine.
Les prescripteurs membres de la commission et les référents marchés :
Analysent le tableau de régulation et complètent, si besoin, les informations
concernant les candidats de leurs structures pour, le cas échéant, être en capacité
d’argumenter une candidature.
Transmettent aux prescripteurs du réseau qu’ils représentent les motifs de non
sélection pour tous les candidats non retenus.
L’organisme de formation :
Elabore une fiche descriptive de l’action la plus complète et précise possible.
Envoie le tableau de régulation extrait de PROSPER, 8 jours avant la date de
commission des entrées.
Notifie et transmet les explications relatives aux motifs de refus aux différents
prescripteurs.
Informe les candidats retenus et leur remet l’attestation d’inscription à un stage
de formation, complétée et signée, à retourner à leur Pôle Emploi local.
Met à jour PROSPER suite à la commission et valide la présélection pour
chaque candidature.
ANNEXE 1
Destinataires pour toutes les informations concernant les parcours de
formation
Coordinatrice Formation Rhône : Sabrina
BOUKABACHE
sabrina. [email protected]
UNI EST
Immeuble Ecran – 3 allée du Merle Rouge
69 190 Saint-Fons
04 72 23 13 48 / 06 68 07 45 96
Violaine PEILLON
Assistante Emploi Formation
Région Rhône Alpes – ERA 69
[email protected]
REGION RHONE ALPES –
Service Territoires ERA 69
Direction de la Formation Continue
 04 26 73 60 45
Chargé de mission formation : Mohamed EL MHASSANI
[email protected]
Chargée de mission formation : Razika BRAHMI [email protected]
Catherine ROLLET : [email protected]
Chargé de mission formation : Jean- François ABBES
[email protected]
ML Villefranche : Isabelle SUDRE
[email protected]
ML Tarare : Renaud LUDIN
[email protected]
Mission Locale Rhône Sud Est
MDE – 3 allée du Merle Rouge - 69190 St
Fons
: 04 72 89 75 17
Fax : 04 78 67 59 59
Mission Locale Oullins
12, rue Colonel Sebbane - 69800 Oullins
: 04 72 66 17 50
Fax : 04 78 50 93 31
Mission Locale de Lyon
MDEF - 107-109 Bd Vivier Merle 69003
LYON
: 04 72 56 99 99
Fax : 04 72 56 99 85
Mission Locale de Villefranche
Maison de l’emploi et de la formation
1 place Faubert – 69400 Villefranche-surSaône
: 04 74 02 91 50
Fax : 04 74 02 91 51
Mission Locale de Tarare
Place Victor Hugo – 69170 Tarare
: 04 74 05 00 30
Fax : 04 74 05 37 40
LADOM
Nicole BLEMAND [email protected]
Christine POULARD [email protected]
Régis PERROT
[email protected]
[email protected]
Sophie RAMIREZ : [email protected]
Thomas GUYTO : [email protected]
Elisabeth LOPEZ
Nicolas CREPET : [email protected]
Préfecture du Rhône –LADOM – 106 rue
Pierre CORNEILLE– 69419 Lyon Cedex 03
04 72 61 42 54
CAP EMPLOI Lyon Rhône
62 / 64, cours Albert Thomas – 69008 Lyon
04 37 53 01 30
Myriam AMAR : [email protected]
Marielle GUIRONNET : [email protected]
Virginie DESSEIGNES [email protected]
Catherine HERANNEY [email protected]
C.I.D.F.F du Rhône
18, place Tolozan – 69001 Lyon
04 78 39 32 25
Brigitte FROMENTIN formation-dt69.69050@pole-
Direction Territoriale Pôle emploi Rhône
62/64 Cours Albert THOMAS CS 78387
69371 Lyon cedex 08
04 72 71 57 06
emploi.fr
– Direction Territoriale Pôle emploi Rhône :
Françoise LOUISON [email protected]
Pour tout ce qui concerne l’ELP (évaluation
linguistique et professionnelle) :
Marie-Laure SAUCHAY
Chargée de suivi CTEF Est lyonnais
Pôle Emploi – Equipe Orientation
Spécialisée
62/64 Cours Albert THOMAS CS 78387
69371 Lyon cedex 08
04 72 71 57 06
UNI EST- CTEF EST LYONNAIS
Immeuble Ecran – 3 allée du Merle Rouge
69 190 Saint-Fons
04 72 23 13 43
[email protected]
Françoise JENNEQUIN,
Référente POLE EMPLOI pour l’ELP
[email protected]
POLE EMPLOI CROIX-ROUSSE
49 rue de Cuire 69004 Lyon
ANNEXE 2
Extrait du cadrage régional et local relatif aux modalités de mise en
œuvre du programme « Parcours de Qualification et de Certification
Professionnelles » (PQCP), repris dans l’article 3 du CCTP
ANNEXE 3
Extrait du « CADRAGE REGIONAL DE LA MISE EN OEUVRE DE
LA PROGRAMMATION PCP 2013 », dans l’annexe I, relative à
l’éligibilité du public.
ANNEXE 1 : LES PUBLICS ELIGIBLES A LA PROGRAMMATION COMPETENCES
PREMIERES(PCP)
Cette programmation est accessible :
- aux demandeurs d’emploi,
- à toute personne en recherche d’emploi pouvant accéder à ce statut,
- aux demandeurs d’emploi exerçant une activité salariée à temps partiel ne leur
ouvrant pas de droits suffisants aux outils de professionnalisation des salariés.
Sont prioritaires les jeunes de moins de 26 ans, indemnisés ou non, et les adultes (26 ans et,
plus) non indemnisés par une assurance chômage qui :
- Soit relèvent d’un niveau VI (fin de scolarité obligatoire sans diplôme), V bis
(niveau CAP/BEP non validés) ou V.
- Soit ont une qualification professionnelle obsolète, du fait de son inadaptation
au marché du travail, ou parce que la personne n’a pu exercer une activité
professionnelle en rapport avec sa qualification depuis au moins deux ans.
- Soit ont une reconnaissance « travailleur handicapé ».
- Soit sont bénéficiaires des minima sociaux, en particulier du Revenu de
Solidarité Active (RSA)
Il n’y a pas de hiérarchisation entre les publics mentionnés ci-dessus. Les priorités doivent
permettre d’aider à effectuer un choix lorsque le nombre des candidatures est supérieur au
nombre de places ouvertes dans les actions.
Il incombe aux organismes de formation, en lien avec les prescripteurs, de veiller à la prise en
compte de ces critères et de vérifier l’éligibilité des publics qu’ils accueillent.
L’accès des publics aux actions de formation doit se faire aussi en fonction des priorités des
acteurs locaux, définies dans les plans d’actions annuels des CTEF et les cadrages locaux, en
cohérence avec le cadrage régional.
Le mixage des publics au sein des actions de formation est souhaitable. Il doit toutefois
respecter l’équilibre entre les différents publics afin de ne pas mettre en difficulté les
stagiaires. Le respect de cet équilibre sera géré au niveau local, notamment lors des
commissions d’entrées.
ANNEXE 4
Extrait du « CADRAGE REGIONAL RELATIF A LA MISE EN
OEUVRE DU PROGRAMME « PROJET FORMATION EMPLOI » du 5
mars 2015
B – Publics bénéficiaires des parcours PFE
Extrait de l’article 3 du Document Cadre de Mandatement
Les parcours Projet Formation Emploi sont accessibles à tout demandeur d’emploi ou à toute
personne en recherche d’emploi, rencontrant des difficultés d’insertion professionnelle. Une
priorité est donnée aux jeunes de moins de 26 ans, indemnisés ou non, ainsi qu’aux adultes de
26 ans et plus, non indemnisés qui :
- relèvent d’un niveau VI, V bis et V
- ou dont la qualification professionnelle est obsolète, soit du fait de son
inadaptation au marché du travail, soit parce que la personne n’a pu exercer
une activité professionnelle en rapport avec sa qualification depuis au moins
deux ans
- relèvent de minima sociaux, en particulier du Revenu de Solidarité Active
(RSA).
- sont des demandeurs d’emploi handicapés, bénéficiaires de l’obligation
d’emploi au sens de l’article L 5212-13 du code du travail, engagés dans une
démarche d’insertion professionnelle.
Le programme PFE est adapté à un public qui peut cumuler un ou plusieurs freins à l’accès à
l’emploi durable ; il peut :
- être très éloigné de l’emploi (longue période d’inactivité professionnelle par
exemple)
- être sans qualification (jeunes sortis prématurément du système scolaire initial)
- être qualifié mais dans l’incapacité d’exercer le métier initial
- rencontrer des difficultés d’apprentissage qui nécessitent un temps de
formation plus long et un accompagnement pédagogique et professionnel
- rencontrer des problématiques personnelles… une certaine fragilité (ex :
isolement ; femmes ou hommes seuls avec enfants ; incapacité à gérer seul à la
fois une formation et une situation personnelle difficile), qui nécessitent un
accompagnement renforcé tant pédagogique et professionnel que social
- rencontrer des difficultés financières importantes qui nécessitent un
accompagnement social (aide
- aux démarches, voire soutien financier)
- manquer d’autonomie mais démontrer une réelle motivation pour s’engager sur
le parcours de formation.
L’hébergement, la restauration, la garde des enfants et le transport peuvent constituer des
obstacles d’accès à son parcours de formation. Le programme PFE s’adresse à un public :
- prêt à s’engager en formation pendant un an, sur un secteur qui l’intéresse et le
motive et au sujet duquel il dispose d’un niveau de connaissance minimale
(petite expérience professionnelle, évaluation en milieu de travail, ministage…)
- volontaire pour affiner son projet professionnel, afin de pouvoir choisir et
obtenir une des certifications proposées
-
possédant, a minima, les pré requis en lecture et écriture et la maîtrise des 4
opérations.
Il peut notamment convenir à des personnes en poursuite de formation après un parcours
effectué dans le cadre du Programme Compétences Premières (PCP), d’une Ecole de la 2ème
Chance (E2C), d’un Etablissement Public d’Insertion de la Défense (EPIDE), ou d’une
Structure d’Insertion par l’Activité Economique (SIAE).
Zoom sur le public mineur et sur les personnes sous main de justice
Extrait de l’Article 20 du document cadre de mandatement (public mineur)
Tous les parcours de formation du programme sont ouverts au public mineur. Il convient
toutefois d’examiner, en lien avec le conseiller prescripteur, l’accompagnateur spécialisé
(éducateur désigné par une autorité judiciaire par exemple) et le représentant légal du mineur
(parents, tuteurs) l’opportunité et la faisabilité d’une entrée sur un parcours PFE, notamment
lorsque le parcours PFE est éloigné du lieu habituel d’habitation du mineur, ce dernier
pouvant mal vivre l’éloignement de la sphère familiale et de son environnement social.