MANUEL SYNDIC LA SOLUTION CRYPTO 5.5.4

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MANUEL SYNDIC LA SOLUTION CRYPTO 5.5.4
MANUEL SYNDIC
(Ancien décret)
LA SOLUTION CRYPTO 5.5.4
La Solution Crypto (LSC)
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écrits ou verbaux, à ce sujet. Aucun amendement ni aucune modification de cette licence ne prendront effet à
moins d’être stipulés par écrit et signés par un représentant dûment agréé de Crypto.
Sommaire
Sommaire
Sommaire.................................................................................................................4
À propos de ce manuel .............................................................................................5
LE MODULE CRYPTO SYNDIC..................................................................................................................6
LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO SYNDIC ........................................................................................7
Immeuble .................................................................................................................7
Copropriétaire .......................................................................................................14
Lot : Onglet Syndic ................................................................................................16
Bibliothèque de résolutions ....................................................................................18
LE CYCLE TRAITEMENTS .......................................................................................................................19
LES MUTATIONS ....................................................................................................................................20
Nouvelle mutation ..................................................................................................20
Problématique des mutations sur des lots communs en Gérance et en Syndic ..........21
Suivi des mutations.................................................................................................22
LES BUDGETS ........................................................................................................................................24
Gestion des budgets ...............................................................................................24
Budgets Travaux et Fonds Travaux........................................................................30
LA REPARTITION DES CHARGES ..............................................................................................................34
Gestion des compteurs ...........................................................................................34
Gestion des répartitions .........................................................................................36
L’ASSEMBLEE GENERALE.......................................................................................................................43
Gestion des AG ......................................................................................................43
Gérer une AG en nomade .......................................................................................57
Les articles de vote gérés par Lsc .........................................................................59
AUTRES CAS ...............................................................................................................................................60
« FIN DE GESTION » ...............................................................................................................................61
Solder une copropriété ...........................................................................................61
Perte d’une copropriété..........................................................................................62
L’ENTRETIEN DE L’IMMEUBLE ...............................................................................................................63
Carnet d’entretien..................................................................................................63
4
Introduction
À propos de ce manuel
Connaissances
requises
Les notions standard manipulées dans LSC comme par exemple
Couper/Copier/Coller sont considérées comme vous étant familières. La
définition de ces notions ne sera donc pas abordée.
Les copies d’écran ont été réalisées sous environnement Windows® ou
Macintosh®, mais les explications sont valables quelle que soit la plateforme.
Navigation
hypertexte
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pourrez tirer profit des liens hypertextes. Chaque mot ou propos comportant
un lien hypertexte apparaît en bleu.
Lorsque vous cliquez sur un lien, vous vous déplacez instantanément sur
une page comportant des informations supplémentaires.
Vous pouvez également vous déplacer en cliquant sur les repères dans la
table située à gauche de la fenêtre affichant les pages du manuel.
Conventions
Tout au long de ce manuel, LSC La Solution Crypto est nommé LSC.





Un raccourci clavier est présenté sous la forme [A], il correspond à la
séquence de touches Control + A sur Windows et Pomme+A (ou
Command+A) sur Macintosh.
La touche Shift correspond à la touche Majuscule non bloquée.
La touche Esc correspond à la touche Escape. (touche Echap sur Pc)
La touche Entrée correspond à la touche située en bas à droite du pavé
numérique. Sur certains portables l'accès se fait par la combinaison
Fonction Retour à la ligne
Interruption d'un traitement : lorsqu'il est possible d'interrompre un
traitement (une impression ou un calcul), utilisez la combinaison [.] (ou
[F14] si vous disposez d'un clavier étendu) pour interrompre ce
traitement. La détection de l'interruption est signalée par 2 beep rapides.
5
Annexes
Le module Crypto Syndic
Le module Syndic permet l’organisation et le suivi de l’activité de syndic
de copropriétés. Il assure la gestion multi-copropriétés en répartition
réelle périodique des charges et /ou sur budget prévisionnel et appels de
fonds.
LSC étant un logiciel modulaire, le tronc commun est détaillé dans une
partie spécifique. Cette partie du manuel s'attache à décrire les
fonctionnalités propres du module Syndic.
6
Annexes
Le menu fichier du module Crypto Syndic
Immeuble
La fiche immeuble constitue la base de la fiche copropriété. Elle se
compose de 8 onglets dont 6 pourront être utilisés pour ce module
(Immeuble, Divers, Clés de répartition, Suivi technique, plus..., Documents)
Onglet Identité
Zone adresse
Il se présente sous la forme :
La première ligne permet de saisir le nom de l’immeuble ou tout au moins le
code sous lequel cet immeuble est facilement reconnu par tous les
utilisateurs. Ensuite, on saisit l’adresse avec le pays si ce n’est pas celui
d’origine.
Un Clic sur le mot Adresse (à gauche du triangle bleu)
permet de mettre à jour les adresses des lots associés à l'immeuble.
Cette manipulation peut être utile pour rectifier une erreur de saisie.
Un Clic sur le mot Adresse (à gauche du triangle bleu) avec
la touche Shift maintenue permet de mettre à jour les codes des lots
associés à l'immeuble. Les codes sont générés sont la forme normalisée
suivante : Code immeuble/N° RCP et/ou Code immeuble/N° de plan



Le Code Recette fiscale permet d’indiquer la recette de rattachement de
l’immeuble et le Code Trésorerie à déterminer la caisse de paiement.
Ces codes sont liés au fichier des Identités.
Quant au Code Syndic, il permet de renseigner qui est le syndic de
l’immeuble (adresse, etc.), ce qui n’est utile qu’en Gérance. Ce code est
lié au fichier des Identités.
La zone Comptabilité Syndic ne sert qu’au module Syndic ; elle permet
d'associer une entité comptable à l'immeuble.
7
Annexes
Zone
Répartition des
Charges
Zone compta
Syndic
Mode de répartition (ne concerne que l'activité de syndic). Il existe deux
choix possibles qui dépendent de votre organisation : Réelle Périodique et
Par Budget.
Réelle périodique permet d'effectuer une répartition des charges
trimestrielle. Cette répartition trimestrielle constitue l'appel de fonds.
Par budget : des appels de fonds périodiques sont effectués et une répartition
des charges à lieu tous les ans.
Période de répartition (ne concerne que les activités de syndic et gérance).
Important : les prorata-temporis sont toujours calculés par rapport à la
période de répartition.

La zone Comptabilité syndic : le principe est d’affecter une entité
comptable afin de rattacher l’immeuble à une comptabilité. Cette entité
est codifiée Sxxx (voir chapitre ‘Entité, module Comptabilité générale).

L’entité peut être créée en phase de création ou de modification de
l’immeuble.

Une fois l’entité associée à un immeuble, le rattachement n’est plus
modifiable.

La zone Répartition des charges permet de spécifier la méthodologie
de fonctionnement de la copropriété.
Ces rubriques sont utilisées au moment de la répartition des charges. La
répartition périodique permet de gérer plusieurs périodes de répartition sur
un même exercice comptable. En répartition par budget, la période de
répartition doit coïncider avec l’exercice comptable.
Zone Divers
La case à cocher Assujetti à TVA permet de spécifier si l’immeuble entier
est assujetti à la TVA (exemple d'un immeuble constitué uniquement de
sociétés). Dans le cas où au moins un lot n'est pas assujetti, la case doit
être décochée et le paramétrage ne s'effectuera plus au niveau de l’immeuble
mais au niveau des lots.
Date
d’achèvement
des travaux
Cette date détermine l’assujettissement ou non à la CRL lors du calcul des
revenus fonciers.
Rappel : tout immeuble de moins de 15 ans au 1er janvier de l’année de
calcul des revenus fonciers n’est pas assujetti à la CRL
Un clic sur la flèche orange située à gauche de la date
d’achèvement des travaux met à jour les lots rattachés à l’immeuble.
8
Annexes
Les autres zones sont informatives et sans conséquence sur les traitements :
date de délivrance de certificat de conformité ainsi que le numéro de permis
de construire et secteur géographique.
Onglet Divers
Il correspond à la page 2 de la fiche immeuble.

La zone Assemblée générale
Dernière AG le : saisir la date de la dernière Assemblée
générale effectuée.
Prochaine AG le : renseigner la date et l’heure prévisionnelles
de la prochaine Assemblée générale. Ces renseignements seront
repris par défaut lors de la création de votre fiche AG.
Expédition des convocations le : date d’envoi des
convocations à la prochaine Assemblée générale. Il s’agit de la
date limite d’envoi pour respecter les délais de convocation.
Nous vous conseillons de programmer une alarme manuelle
pour déclencher le cycle de convocation ; en effet, cette date ne
chaîne pas sur une alarme.
-
Note AG et lieu AG : zones de notes libres reprises en création
d’Assemblée générale.

Les zones Notes (Assurance, impôts, Règlements de copropriété,
particularités) : zones de notes informelles sur la copropriété pouvant
être reprises dans les courriers.
Onglet Clés de
répartition
Pour des raisons techniques, cet onglet n'est accessible qu'en modification
de fiche immeuble.
Le principe est de saisir les clés de répartition et leurs tantièmes respectifs
sur les lots en fonction du règlement de copropriété. Il n’est pas possible de
les créer sans avoir au préalable défini les lots. C’est donc après avoir créé
les fichiers de base (immeubles, copropriétaires et lots) que vous saisirez
vos clés de répartition.
Cette zone n’est accessible qu’aux utilisateurs en possédant l’accès.

La zone clés de répartition : lorsque aucune clé n’a encore été créée,
seul le sigle + est visible. Un Clic sur ce symbole permet de commencer
la saisie.
-
-
Libellé permet d'inscrire le libellé de la clé (limité à 31
caractères). Il est mis automatiquement en majuscules.
Code tri permet de trier les clés de répartitions sur les
décomptes de charges. Les codes tri doivent posséder le
même nombre de caractères (limité toutefois à cinq chiffres
ou lettres). Il est indispensable pour ordonner les clés sur les
décomptes.
Ne pas Appliquer la main dominante en AG : Permet de
définir que la clé courante ne se verra pas appliquer la règle
de la main dominante en AG. Il s’agit d’un paramètre par
9
Annexes
-
-
défaut, il est possible de modifier pour une résolution donnée
ce paramètre lors de lé création de l’ordre du jour.
Type de répartition permet de définir le comportement de la
clé au moment de la répartition des charges en cas de
mutations sur les lots. Il s’agit d’un menu pop-up avec 4
choix :
P (prorata) : le calcul se fait au prorata-temporis sur la durée de
l’exercice
A (acheteur) : c’est le dernier acheteur de l’exercice qui supporte la
charge.
- V (vendeur) : c’est le premier vendeur de l’exercice qui supporte la
charge.
- S (spécial) : la répartition se fait selon les consommations saisies.
Total des tantièmes est une zone non
saisissable qui se valorise automatiquement
lors de la saisie des tantièmes. La flèche
permet de recalculer l’intégrité du total des
tantièmes.
Une fois renseignées les zones décrites ci-dessus, il vous suffit de remplir la
colonne tantièmes des lots concernés par la clé.
-

Pour les clés de type S (clés d’eau par exemple), il faut remplir les
colonnes N° de compteur et ancien index. Les consommations sont
saisies par l’option Gestion des compteurs.

Les boutons situés au-dessus du tableau de saisie :
+ permet d’ajouter à la clé les lots
nouvellement créés.
- supprime le lot sélectionné.
- - supprime tous les lots sans tantième.
Dupliquer permet de dupliquer un lot et de
gérer, par exemple, plusieurs compteurs pour
ce lot sur une même clé d’eau.
Recopier les tantièmes est un pop-up qui
permet de recopier à l’identique les tantièmes
d’une clé existante.

Les boutons sous le tableau :
Ouvrir dans Write permet de reproduire sous forme de tableau
dans le traitement de texte les clés de l’immeuble courant. En
maintenant la touche shift lorsque vous cliquez sur ce bouton,
vous aurez le choix des clés à traiter
Ouvrir dans View permet de reproduire sous forme de tableau
dans le tableur les clés de l’immeuble courant. En maintenant la
touche shift lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous aurez le
choix des clés à traiter.
Imprimer permet l’impression détaillée de la clé de répartition
affichée à l’écran. L’impression par défaut est triée par n° de
10
Annexes
RCP (ou numéro de compteur dans le cas d’une clé spéciale. En
revanche les clés seront triées par ordre alphabétique de
copropriétaires ; si la touche COMMANDE (CTRL sur PC) est
maintenue au moment de cliquer sur « imprimer ».

Nomenclature des clés : les différentes éditions de charges
(décomptes, budget, etc.) présentent les clés triées par N° de tri puis par
ordre alphabétique en fonction des libellés.
Nous vous conseillons donc d’utiliser une norme commune à toutes les
copropriétés : (dans l’exemple, le numéro représente le code tri)
01 CHARGES COMMUNES GENERALES (libellé de la clé).
02 CHARGES COMMUNES A UN GROUPE D’IMMEUBLES
02A CHARGES COMMUNES GROUPE A
02B CHARGES COMMUNES GROUPE B
03 CHARGES BATIMENT
03A CHARGES BATIMENT A
03B CHARGES BATIMENT B
04 CHARGES CAGE D’ESCALIER OU D’ENTREE
05 CHARGES D’ASCENSEUR
06 CHARGES CHAUFFAGE
07 CHARGES GARAGE
08 CHARGES EMPLACEMENT STATIONNEMENT
----10 CHARGES REPARTITION PAR COMPTEUR
----90 PRESTATIONS PARTICULIERES
Les plus de
LSC
LSC permet d'importer des copropriétés en masse. Cette option est utile
pour créer des copropriétés en saisissant les rubriques (identités et lots) en
liste dans un tableur.
Méthodologie pour importer globalement une copropriété :
Créer une fiche immeuble sans l’associer à une entité, avec un
code unique.
Importer les identités avec une référence.
Importer des lots avec une référence identité et une référence
au code immeuble.
Prendre ensuite la fiche immeuble en modification et affecter
un code entité. Cette action crée toutes les fiches
copropriétaires ainsi que leurs comptes respectifs et les
casquettes.
Les structures des fichiers d’imports pour les identités et les lots sont
disponibles en annexe.
11
Annexes
Onglet Suivi
technique
Cet onglet ne concerne que les modules Gérance et syndic et n’est
accessible que si votre licence vous donne accès à l’organiseur.
Il présente les dossiers liés à l’immeuble et/ou les fichiers qui sont liés à ces
derniers.
Nota : un double-clic sur un fichier permet d’ouvrir ce dernier.
Il suffit de procéder de la même façon qu’en Syndic pour la création et la
hiérarchisation des dossiers (Voir carnet d’entretien Syndic) pour que
cette fenêtre se remplisse automatiquement
Le carnet d’entretien « Gérance » est accessible par cette option. Un clic
sur le bouton portant ce nom permet son impression et conduit à la fenêtre
suivante :
12
Annexes
: permet de réactualiser la liste en tenant compte des
dernières informations mises à jour.
13
Annexes
Copropriétaire
Onglet Fiche
Copropriétaire
Zone identité
Il constitue la première page de la fiche copropriétaire
Identité ou tél : saisir le nom du copropriétaire. S’il n’existe pas dans le
fichier des identités, LSC propose de le créer et chaîne sur une fenêtre de
création d’une identité.
Zone
Comptabilité

Code entité
Saisir l’entité de rattachement pour identifier l'immeuble de la copropriété.

N° de compte
Après la saisie du code entité, LSC propose le numéro de compte du
copropriétaire (numérique ou alphanumérique). Après tabulation, vous
arrivez sur la fenêtre de création de compte.
Fonds de roulement – Fonds travaux (affectés ou non affectés)
Ces rubriques sont automatiquement alimentées par la comptabilité, en
particulier lorsque l’on génère des appels de fonds de roulement et des

appels sur le budget de Fonds Travaux.

Les comptes Fonds de roulement, Fonds travaux affectés et Fonds de
travaux non affectés définis dans les paramètres déterminent
l’alimentation ou non des rubriques du même nom des fiches
copropriétaires. De plus, il faut que les écritures rattachées à ces
comptes aient le numéro de compte du copropriétaire dans la
rubrique pièce.
Ces 3 rubriques sont toujours recalculées par l’utilitaire Recalculer les
soldes.
La zone Décompte :
Les boîtes à cocher permettent de définir d’une manière personnalisée (par
copropriétaire) le contenu des colonnes des décomptes d’appels de fonds et
décomptes de charges.
Avec ou sans colonne récup/loc : présenter
ou non le montant éventuellement récupérable
sur les locataires
Avec ou sans colonne Dont TVA : présenter
le dont TVA relatif à la quote-part du
copropriétaire.

14
Annexes

Pour les appels de fonds, Dont TVA et Récup/Loc sont calculés par
rapport aux codes fiscalités par défaut rattachés aux comptes de
charges inscrits au budget.

Pour les décomptes de charges, Dont TVA et Récup/Loc sont calculés
par rapport aux informations saisies sur chaque écriture
comptable au moment de la saisie comptable.
Regrouper les lots par code de regroupement / ne pas regrouper
Permet, au choix, de grouper ou non les lots au niveau de l’impression des
décomptes d’appels de fonds ou de charges.


Cette option est inopérante si vous avez saisi des mutations sur la
période.
La zone Divers
Différentes boîtes à cocher permettant d'effectuer des sélections :

Copropriétaire résident : à cocher si le copropriétaire habite dans un de
ses lots, cela vous permettra notamment d’éditer une feuille
d’émargement pour les résidents au moment de l’Assemblée générale.
Calcul des frais de relance : information servant à LSC pour le module
des frais de relance. Permet d’exclure les copropriétaires lors de
l’imputation de frais de relance.
Pas de courrier : permet d’exclure le (ou les) copropriétaire(s) du
module de courrier.
Conseil syndical président : à cocher si le copropriétaire est le président
du conseil syndical.
Conseil syndical : à cocher si le copropriétaire est membre du conseil
syndical. Cette case est automatiquement cochée si vous cochez
« Conseil syndical président ».
Suppléant : à cocher si le copropriétaire a été désigné comme
suppléant.

La zone lots attachés
Non saisissable, cette zone affiche les lots du copropriétaire saisis sur
l’onglet lots associés.
Un double-clic sur un des lots permet l’accès à la modification.

Code du Gérant
Permet de saisir le gérant des lots du copropriétaire. S’il ne fait pas partie du
fichier des identités, LSC propose de le créer. Les appels de fonds, les
décomptes de charges ainsi que divers courriers pourront lui être envoyés
directement.
15
Annexes
Onglet Lots
Un Clic sur + permet de saisir en liste les lots du copropriétaire en
renseignant les colonnes N° RCP (numéro de règlement de copropriété),
type (pop up), description (zone de texte), surface et n° appartement.
La colonne code du lot se calcule automatiquement après la saisie de la
colonne N° RCP de la manière suivante : Code de l’immeuble/N° RCP.
Elle reste toutefois modifiable.
Chaque lot créé est mis dans le fichier des lots.
Il est possible de supprimer des lots à ce niveau en les sélectionnant puis en
cliquant sur -, à condition toutefois qu’ils ne soient liés à aucune fiche
contraignant leur suppression.

L’accès à cet onglet n’est possible qu’après la création du compte
copropriétaire.
Les lots d’un immeuble en syndic ne peuvent être créés que par cet onglet.
Lot : Onglet Syndic
Les lots de syndic sont créés à partir de la page 2 de la fiche
copropriétaire. Le fichier des lots est accessible en modification à partir du
menu fichier. Nous allons examiner dans cette partie les options spécifiques
au module Syndic.

Il n’est pas possible de créer un lot de Syndic à partir de ce menu. Il
faut transiter par la page 2 de la fiche copropriétaire.
16
Annexes

Zone compte syndic associé
Cette zone est non saisissable. Les informations indiquées proviennent de la
fiche copropriétaire. Il est possible d’accéder à la modification du compte
en cliquant sur N° de compte.

Classification et regroupement du lot
La classification en lot secondaire ou principal est utilisée dans le bilan
d’activité ; la notion de regroupement est utile pour les décomptes de
charges et la régularisation des charges locatives. Les lots secondaires
ne peuvent être rattachés que par l’intermédiaire du lot principal. Les lots
secondaires regroupés sur un lot principal sont accessibles individuellement
depuis la liste de gestion des lots, mais ils sont également détaillés sur le lot
principal (à partir de l’onglet Lot, déployez la clé et sélectionnez la rubrique
Lots secondaires).

Rattacher les lots secondaires
Cette option vous donne accès à l’écran suivant
A l’aide des boutons Ajouter et Enlever vous indiquez à LSC quels
lots doivent faire partie du regroupement courant. Le tableau de gauche
présente les lots regroupés et le tableau de droite les lots que vous
pouvez regrouper. Les lots à regrouper sur un lot principal doivent
appartenir à un même propriétaire, être situés dans le même immeuble
et ne posséder aucune casquette à l’exception de celle de Syndic. Ils
doivent aussi être classés en lot secondaire. Une fois votre sélection
faite, validez cet écran.
17
Annexes
Bibliothèque de résolutions
La bibliothèque de résolutions est utilisée dans le traitement des Assemblées
générales pour automatiser les ordres du jour.
Contenu
Une fiche résolution est composée des rubriques suivantes :

N° ordre : numéro d’ordre de présentation dans l’ordre du jour.

Titre : titre de la résolution.

Contenu : zone de texte permettant de détailler la résolution.
-
Article : pour déterminer les règles de vote de la résolution
(voir chapitre « AG : articles de vote gérés par Lsc »
18
Annexes
Le cycle Traitements
Ce chapitre parcourt le menu « Traitements » du module, tout en vous
donnant un grand nombre d’exemples concrets pour vous aider à mieux
appréhender ces différentes options.
19
Annexes
Les mutations
Nouvelle mutation
Déroulement
Le principe d’une mutation est de changer le copropriétaire d’un lot à une
date donnée.

Zone Vendeur
Saisir l’entité comptable et le compte du vendeur.

Zone Mutation
Saisir la date de la mutation et le compte de l’acheteur (qui doit avoir été
préalablement créé).

Zone Lots vendeurs
Ce tableau liste les lots du copropriétaire vendeur. Le principe est de cliquer
sur les lots vendus pour les glisser dans la zone Lots acheteurs.
Un Clic sur le tableau de droite annule la mutation du lot
Conséquences
Le(s) lot(s) mutés transitent de la fiche copropriétaire vendeur à la fiche
copropriétaire acheteur. LSC créée les fiches mutations. Le nombre de
fiches créées est égal au nombre de mutations plus 1. Ainsi, 1 mutation
donne lieu à la création de 2 fiches ; 2 mutations sur le même lot, donnent
lieu à la création de 3 fiches. Les fiches sont organisées de la manière
suivante :
Exemple 1 : A cède un lot à B le jour J
Suite à la saisie de cette mutation, 2 fiches mutations seront créées :
du 0/0/0 au jour J : vendeur A
de J+1 à infini (symbolisée par la date
31/12/2099) : acheteur B
Exemple 2 : A cède un lot à B le jour J et B revend à C le jour K
Suite à la saisie de ces 2 mutations, 3 fiches mutations seront créées :
du 0/0/0 au jour J : vendeur A
de J+1 à K : vendeur B
de K+1 à infini : acheteur C.

La mutation génère une date de début et une date de fin de prise en
charge. LSC considère que le jour de la vente est à la charge du
vendeur dans le calcul de ses proratas.
20
Annexes
Problématique des mutations sur des lots communs en
Gérance et en Syndic
Les fiches lots sont communes à tous les modules. La mutation d’un lot de
Syndic sur lequel il existe un mandat de gérance ou de saisonnier nécessite
un contrôle préalable du gestionnaire. En effet, le mandat va être annulé et il
est indispensable pour le gestionnaire d'effectuer des opérations d'épuration
de compte avant son annulation.
-
Apurement des comptes locataires,
Calcul des honoraires,
Edition du relevé de gérance
Paiement du solde,
Edition de l'état récapitulatif annuel et de l’état
préparatoire au Revenus Fonciers.
Afin de ne pas permettre à l'utilisateur Syndic d'enregistrer une mutation
sans l'accord du gestionnaire (Gérance ou Saisonnier), lors de la saisie de la
mutation, LSC demande un mot de passe. Le mot de passe demandé est
spécifique au mandat et n'est valable que pour une journée.
Ce mot de passe est obtenu à partir de l'Afficheur et seuls les gestionnaires
autorisés possèdent cet accès.
Pour un complément d’informations, vous pouvez vous reporter à la partie
Mutation dans le module Gérance.
21
Annexes
Suivi des mutations
Double-clic sur une fiche mutation charge toutes les mutations du lot.
En cliquant sur une ligne du tableau, il est possible de modifier la date de
mutation.
22
Annexes
La
suppression
La suppression est protégée par un mot de passe spécifique défini dans
l’administration. L’ordre de suppression des lignes de mutation est d’une
très grande importance. Les résultats sont différents selon le sens utilisé.
-
suppression du haut vers le bas : le dernier
acheteur reste propriétaire du lot (sans date
d’achat spécifique).
suppression du bas vers le haut : le 1er
vendeur reste propriétaire du lot.
-
Par exemple :
Un lot sur lequel 2 mutations ont été passées (A vend à B, B vend à C).
En fonction de l'ordre de suppression, on obtient le résultat suivant :
Vendeur A, vendeur B et acheteur C : si vous
supprimez A, puis B puis C : le copropriétaire
reste C
Si vous supprimez C (le copropriétaire devient
B), puis B, le copropriétaire devient A.

Chaque fiche mutation ne concerne qu’un lot : si vous passez une
mutation globale sur 3 lots et que vous souhaitez modifier (ou
annuler) les 3 mutations, il est nécessaire de modifier (ou
supprimer) les fiches mutations de chacun de ces 3 lots.
23
Annexes
Les budgets
Gestion des budgets
Les budgets sont utilisés pour établir des prévisionnels (dans l’optique de la
gestion des dépenses courantes ou exceptionnelles), suivre leur avancement,
générer et suivre les appels de fonds.
Trois budgets sont importants dans les automatismes de Syndic
-
ORD : budget ordinaire. Si vous travaillez en
répartition annuelle, ce budget permet de
générer les appels de fonds ordinaires.
FDR : fonds de roulement. Permet d’appeler
les fonds nécessaires au démarrage de
l’activité de syndic dans l’immeuble.
TX : travaux. Gère les appels de fonds travaux.
-
-

Ce code est exclusivement réservé aux budgets travaux et est repris
dans le calcul du bilan d’activité.
Il est possible de définir autant de budgets que souhaité et seul le budget
ORD est obligatoire.
Onglet
Définition du
budget
Présente le contenu de la fiche budget.
Zone
références

Code entité
Permet d'identifier la copropriété. Cette zone n'est pas modifiable.

Code budget
Est libre et limité à 10 caractères. Les normes sont les suivantes :
-
Commence par ORD : définit le budget ordinaire. Il est utilisé
dans la répartition des charges.
TX : est utilisé pour alimenter le bilan d'activité.
Journal imputation : définit le journal d'imputation des
écritures d'appels. Ce journal doit avoir un compte de
centralisation utilisé pour comptabiliser les contreparties. Si ce
compte de centralisation correspond au compte Fonds de
Roulement (ou au compte Fonds Travaux) défini dans les
24
Annexes
paramètres, alors LSC met à jour la rubrique FDR (ou
Travaux) de la fiche copropriétaire.
Un journal de type « Appel de fonds » génère une contrepartie
globale pour chaque appel et est supprimé lors du transfert en
comptabilité de la répartition des charges
Un journal de type répartition spéciale génère une contrepartie
ligne à ligne pour chaque appel et n'est pas supprimé lors du
transfert en comptabilité de la répartition des charges. De plus le N°
de compte du copropriétaire alimente la rubrique N° de pièce.
Désignation
Nom du budget (par exemple budget ordinaire 2003).


Zone de note
Zone complémentaire libre permettant d’expliciter le contenu du budget.
Période concernée du….au….
Période du budget ; informations utilisées pour les éditions.

Zone Tableau

Les boutons spéciaux :
Permet d’ajouter en une seule fois tous les comptes de la copropriété
associés à des clés de répartition.
Permet de supprimer toutes les lignes.

Compte
Compte de charge à budgétiser.

?
Dans cette zone, donne la liste de tous les comptes associés à une clé de
répartition.

Il ne faut pas créer plusieurs lignes sur le même compte de charges.
Mais plutôt dupliquer les comptes de charges.
25
Annexes

Libellé du compte
Zone non modifiable. Clic sur cette zone permet d’accéder à la consultation
du compte.

Budget A+1
Montant prévisionnel correspondant à l’exercice suivant l’exercice en cours.

Budget A
Montant prévisionnel correspondant à l’exercice en cours.

Réalisé A
Montant réalisé sur l’exercice. Le réalisé est mis à jour à chaque calcul de
répartition. Il est toujours égal à la somme des dépenses comptabilisées sur
l’exercice et non sur la période de répartition.

La fiche Budget est utilisée aussi bien pour les répartitions réelles
périodiques que pour les répartitions annuelles.

Le réalisé peut être recalculé, à tout moment, en cliquant sur le titre
de la colonne (Réalisé A). La date qui s’inscrit est celle du dernier
calcul effectué. La période de réalisation est toujours celle fixée par
l'exercice comptable.

Budget A-1
Montant prévisionnel correspondant à l’exercice précédent

Réalisé A-1
Montant réalisé sur l’exercice précédent.

Réalisé A-2
Montant réalisé sur l’exercice précédant l’exercice précédent.
Vague

Lors d’un changement d’exercice, permet de définir les nouveaux budgets
tout en conservant les anciens. Bascule les montants des colonnes A
(Budget et Réalisé) dans les colonnes A-1 correspondantes, passe le réalisé
A-1 dans réalisé A-2 et remet à 0 la colonne Réalisé A.

Permet d’augmenter le budget en %. Ce pourcentage s’applique uniquement
sur la colonne budget A.
26
Annexes

Permet de passer le budget A dans budget A+1 avec une éventuelle
augmentation à définir en %.

Permet de faire passer le budget A+1 dans budget A. Comme l’option
précédente, il est possible de déterminer un % d’augmentation.

Passe les montants du réalisé A dans la colonne Budget A. Cette action,
suivie d’une augmentation permet d’obtenir un budget calé sur les dépenses
réelles

Passe le réalisé A-1 dans la colonne budget A. Cette action permet comme
la précédente d’obtenir un budget calé sur les dépenses réelles. Elle est
surtout utile si vous avez au préalable cliqué sur l’option Passer A dans A1.
Si une ligne est sélectionnée, en maintenant la touche Shift
maintenue, vous n'augmentez que la ligne sélectionnée.

Graphes
Permet de réaliser des graphes à partir du budget sous forme de barres ou
camembert, sur les colonnes budgétisées et réalisées. Ces graphes sont
exploitables dans le traitement de texte.

Recalcul des totaux
Un bouton invisible est présent sur la ligne de total des colonnes. Il permet
de forcer le recalcul des totaux.

Imprimer détail
Permet d’éditer une proposition de budget.

Imprimer
Permet d’éditer la fiche budget.
Le bouton Aller à… présent sur la liste de gestion des budgets
permet d’afficher une liste de gestion des lignes de budgets, qui
permet de créer des états permettant une présentation
personnalisée de vos budgets.
27
Annexes
Onglet Appels
de fonds
Cet écran permet de définir le cadencement des appels de fonds.
Le bouton « + »
Permet de définir les appels.

Après validation, LSC génère autant de lignes que d’appels définis en
préfixant le libellé de chaque appel (1er, 2ème, 3ème….) et en incrémentant
la date de chaque appel.
Le bouton -- supprime toutes les lignes.


Si l’on supprime une ligne d’appel de fonds, à partir de cet écran,
les écritures comptables qui auraient pu être générées restent
intactes.
Date d’appel
Date à laquelle seront générées les écritures comptables.

Période concernée du … au
Période couverte par l’appel. Elle est calculée automatiquement lors de
l’utilisation du bouton +. Elle est utilisée lors de la génération de l’appel. Un
prorata-temporis pourra être calculé par rapport à cette période (si l’option
Prorata sur les appels est cochée dans les paramètres de l’administration).

Taux d’appel
Pourcentage du budget à appeler

Basé sur A-1
Par défaut, l’appel est considéré basé sur le Budget A. Il est possible
d’indiquer que la base à prendre en compte doit être le Budget A-1.

Taux correctif
Permet de gérer les décalages de budget, en offrant la possibilité de
réajuster, sur l’exercice en cours, des appels de fonds effectués sur le budget
de l’année précédente. Le taux correctif correspond au total des
pourcentages des appels faits sur les mauvaises bases.
28
Annexes
Exemple :
Vous aviez un budget de 16000 euros appelé en 4 fois en 2003, soit
4000 euros par appel.
- Nous sommes en janvier 2004 et vous devez faire le 1er appel de fonds
du nouvel exercice. Or votre Assemblée générale n’ayant pas eu lieu,
votre nouveau budget n’est pas voté.
- Vous allez donc faire votre 1er appel 2004 sur les bases du budget
2003 soit 4000 euros (appel basé sur A-1). Lors de l’Assemblée, le
nouveau budget est établi à 17000 euros soit 4 fois 4250 euros. Le 1er
appel 2004 aurait dû être de 4250. Il a été appelé à 4000, soit une
différence de 250.
- En indiquant 25% comme taux correctif, le 2ème appel (appel basé sur
A) permettra de rattraper le retard du 1er appel, soit un appel de 4250 +
250 euros. Donc, si un appel est fait (comme notre exemple) sur la base
A-1, le taux correctif du 2ème appel et de 25 %. Si deux appels avaient
été faits, le taux correctif serait alors de 50 %, etc….
- Le taux correctif peut être imputé sur le prochain appel ou éclaté sur
les appels suivants.
Dans notre exemple, le taux correctif de 25% sur le 2ème appel peut être
éclaté en 8% sur le 2ème appel, 8% sur le 3ème et 9% sur le 4ème.

Date de réalisation
La date de réalisation est valorisée par la procédure de génération des appels
de fonds. Elle permet de distinguer les appels faits, des appels non faits.

Si vous supprimez la génération d’un appel en suivi des répartitions,
la date de réalisation se remet à 0, l’appel est alors considéré comme
non fait et les écritures comptables générées seront supprimées.
Il est possible de définir un appel avec un taux à 0 %. Cette option
permet de générer un appel "fictif" mais sans comptabilisation.
L’appel ainsi généré permettra l’édition d’un budget
individualisé annuel, sans incidence sur la comptabilité.
29
Annexes
Budgets Travaux et Fonds Travaux
Nous tenons à attirer votre attention sur la méthode à employer concernant
la gestion de vos Travaux et de vos Fonds Travaux :

Budget Fonds Travaux
Le Fond Travaux est l’équivalent du fond de roulement en ce sens qu’il
constitue une provision pour de travaux futurs. Un budget de fonds travaux
a un journal d’imputation dont la contrepartie est un compte de capitaux
défini dans les paramètres sous le titre numéro de fond travaux. Ce budget
sert à alimenter la zone Fonds de travaux de la fiche copropriétaire.

Budget TRAVAUX
A la différence du budget fonds travaux, le budget travaux n’alimente pas la
fiche copropriétaire mais le bilan d’activité. Il sert à gérer les dépenses de
travaux pour l’année en cours. La contrepartie du journal d’imputation de ce
budget est un compte d’attente.

Comment payer vos travaux ?
Pour payer vos travaux, il suffit de débiter le compte d’attente,
contrepartie de votre journal « travaux » par le crédit de votre
fournisseur ou de votre compte de trésorerie. Cette opération permet de
solder votre compte d’attente et ainsi de « répartir » vos travaux. Si la
provision constituée par vos appels de travaux est insuffisante, il vous
faut générer un appel de la différence. De même, si vous avez un
excédent sur votre compte d’attente, vous pouvez rembourser vos
copropriétaires par un appel négatif.

Comment utiliser votre fond travaux pour payer des travaux ?
La rubrique Fonds travaux de la fiche copropriétaire est alimentée
par le cumul des écritures du compte de fonds travaux (défini dans les
paramètres) qui possèdent le numéro de compte copropriétaire dans
la rubrique pièce. Il est donc impossible de payer des travaux en
débitant le compte de fonds travaux par le crédit d’un fournisseur. Pour
compenser des travaux par le fond travaux, vous devez créer un appel
de fonds négatif du montant des travaux réalisés. Une fois cet appel
effectué, les copropriétaires seront crédités du montant de leur quotepart de travaux. Il vous faut ensuite créer (si ce n’est pas déjà fait) un
budget « TRAVAUX » permettant de débiter les copropriétaires par le
crédit du compte travaux (compte d’attente). Il vous suffira enfin de
procéder comme décrit ci-dessus pour solder ce compte travaux.
30
Annexes
Exemple :
Votre copropriété dispose sur le compte 102001 d’un fond de travaux
constitué en 1998 et 1999 de 50 000 €. Lors de la dernière assemblée (le
15 mars 2003), les copropriétaires ont voté la réfection de la toiture de
l’immeuble par l’entreprise « TOITSERVICE » pour un montant de
30 000 €.
Comment procéder ?
1ère étape : créez le Journal TVX (Travaux en cours) de type
répartition spéciale avec comme compte de contrepartie le compte
478001.
2ème étape : créez le budget TX s’imputant sur le journal TVX ; dans
la liste des comptes, indiquez un compte de charges rattaché à la clé de
répartition des travaux. Imputez le montant des travaux (30 000€) dans
le budget A.
3ème étape : créez un appel de fond à 100%.
4ème étape : Faites l’appel (par l’option ‘générations des appels de
fonds’ du menu traitements).

A ce stade, vos copropriétaires sont débités du montant de leur
quote-part de travaux et le compte 478001 est crédité du montant
des travaux (30 000€).
5ème étape : sur votre budget de Fonds Travaux, passez A dans A-1
et indiquez le montant des travaux à effectuer en négatif dans le cadre
Budget A (- 30 000 €).
6ème étape : créez un appel à 100% basé sur A.
7ème étape : faites l’appel de fonds.

A l’issue de cette ‘7ème ‘étape’, vos copropriétaires sont crédités du
montant de leur quote-part de travaux. Comme ceux-ci avaient été
préalablement débités dans la 4ème étape, leurs soldes reviennent à la
situation antérieure à ce traitement. Le compte 102001 (Fonds
travaux) est débité de 30 000 €. De plus, le montant du FDR détenu
pour chacun des copropriétaires est mis à jour au niveau de leur
fiche.
8ème étape : il ne reste plus qu’à débiter le compte 478001 du montant
de la facture de travaux (30 000€) par le crédit du compte fournisseur
(401TOITSERVICE) si vous constatez les factures ou, par le crédit de
la banque si vous payez directement vos factures, sans passer par un
journal d’achat.
31
Annexes
Génération des appels de fonds
Permet de réaliser les appels de fonds en débitant chaque copropriétaire de
sa quote-part. La date de comptabilisation est la date de l’appel.

Fenêtre de
validation
Si la date de l’appel est antérieure à la date de début d’exercice, LSC
prend dans ce cas, la date de début de l’exercice en cours.
Cet écran permet d'effectuer la sélection des appels à effectuer.


Code entité permet de définir l’entité sur laquelle vous allez lancer
l’appel de fonds
De la date …. À la date : par défaut, LSC affiche de 00/00/00 à la date
du jour de manière à présenter les appels non faits à ce jour. Ces dates
sont modifiables si vous voulez, par exemple, devancer certains appels.
Si vous effacez l’entité, la sélection est multi-entités.
Si vous imprimez l’appel de fonds détaillé, le traitement de l’impression
doit être réalisé Entité par Entité.
Si vous imprimez l’appel de fonds sous forme de courrier, vous pourrez
effectuer une sélection multiple.
Après calcul
Une fois l’appel généré, LSC chaîne sur la gestion des répartitions.
Lorsque l’on génère les appels de fonds, le type du journal défini sur le
budget détermine la méthode de comptabilisation des écritures
(centralisation globale ou ligne à ligne)
Les appels de fonds peuvent être imprimés en détail ou son forme d'extrait
de comptes en une ligne. L'impression détaillée peut présenter le quote-part
locataire. Ce calcul est estimé en fonction du code fiscalité indiqué au
niveau du compte de charge au moment du calcul de l’appel de fonds.
Le fonctionnement de l'écran de gestion des répartitions est détaillé dans la
partie Répartition.
32
Annexes

Les appels de fonds générés sont automatiquement transférés en
comptabilité. La date de valorisation de l’appel est alors renseignée.
L’appel est considéré comme fait.
33
Annexes
La répartition des charges
Gestion des compteurs
La gestion des compteurs permet de définir directement, sur des clés
spéciales (type S), diverses consommations (eau chaude, eau froide,
chauffage, etc….).
LSC reprend les clés saisies sur la page 3 de la fiche immeuble. Il n’est pas
possible de créer une clé à partir de cette fenêtre. Par défaut, l’écran de
recherche ne propose que l’affichage des clés spéciales.
Prix
Le prix unitaire et la date du relevé sont utilisés pour l'impression
détaillée des consommations.
3
L'unité de consommation (le M , le kWh, etc…) est utilisée pour
l'impression détaillée des consommations et pour les décomptes individuels.

Préparer une nouvelle saisie : à la 1ère ouverture, l’écran est vierge.
Cette option permet de rapatrier les lots présents dans la clé de
répartition de l’immeuble et initialise les rubriques "ancien index" et
"consommation". Lors de la modification, cette option transfère
nouvel index dans ancien index et met à 0 la consommation.

La saisie consiste à valoriser la rubrique nouvel index. LSC calcule
alors la consommation. La rubrique N° de compteur est modifiable à
ce niveau ; elle est utilisée dans l'impression du décompte individuel. Si
nécessaire, vous pouvez également modifier la valeur de "ancien
index".

Vérifier les mutations : cette option ajoute les mutations sur la saisie sans
toutefois décaler les consommations. En cas de mutation, on trouvera 2
34
Annexes
lignes de consommation pour le même lot. Cette action est réalisée
automatiquement par le bouton préparer une nouvelle saisie et ne
devrait servir qu'en cas d'ajout d'un compteur dans la clé de répartition
ou de saisie des consommations à chaque mutation.

Import consommations : permet d’importer un fichier ASCII (issu d’un
tableur) dans le tableau de consommations. Le fichier créé à partir du
tableur doit avoir les colonnes suivantes :
N° de compteur
Ancien index
Nouvel index
Imprimer : permet d’imprimer un relevé de compteurs trié par numéro de
compteurs avec les consommations et le montant par lot ainsi qu’un total
général. Si vous maintenez la touche Pomme (CTRL sur PC) en
cliquant sur Imprimer, l’impression sera triée par ordre alphabétique de
copropriétaires.

La flèche Total : force le recalcul du total des consommations.

La période apparaissant à la droite de la flèche correspond à la
période de répartition définie sur la page 1 de la fiche immeuble.

Il n’est pas possible de saisir des consommations négatives.

Les consommations du module Syndic sont complètement
indépendantes de celles gérées dans le module Gérance.

Les consommations saisies sans avoir au préalable cliqué sur
Préparer une Nouvelle saisie ou sur vérifier les mutations sont
inopérantes.
35
Annexes
Gestion des répartitions
L'écran présente les différents appels de fonds et répartitions effectuées. Les
répartitions sont générées directement à partir de cet écran avec le bouton
Nouvelle ou par la procédure de génération des appels de fonds. Les
répartitions restent mémorisées dans le tableau jusqu'à leur effacement
manuel. Tant qu'une répartition existe, il est possible d'imprimer des
décomptes et des tableaux de répartition. Une répartition est ou n'est pas
transférée en comptabilité.
36
Annexes
Bouton
Nouvelle
Il permet de calculer une nouvelle répartition de charges.

Le code journal est utilisé pour le transfert en comptabilité des
écritures. Ce transfert s'effectue avec une validation manuelle après
vérification de la conformité de la répartition.

La période de répartition reprend par défaut la période indiquée au
niveau de la fiche immeuble. Elle peut être modifiée à ce niveau. Le
libellé est utilisé pour l'impression des états et la génération des écritures
comptables.

La case Afficher les lignes sans quote-part réalisée est affichée
lorsque l’immeuble est en répartition par budget. Elle permet, lors de
l’impression du décompte, de présenter toutes les lignes budgétisées
sans mouvement.

Exécuter en local /sur le serveur : permet de choisir la machine sur
laquelle va se faire le calcul. Si vous choisissez le serveur, il vous faudra
garder cette fenêtre au premier plan jusqu’à la fin du traitement.
37
Annexes
Bouton
Imprimer
décomptes
Il permet d’imprimer les décomptes de charges par copropriétaire après le
calcul de répartition (et après transfert en comptabilité). Cette option n’est
visible que si une ligne de répartition (ou d’appel de fonds) est sélectionnée.
Il présente les dialogues suivants :

Format vertical/format horizontal
Définit le sens d’impression du décompte. En format horizontal, le
décompte est complété d’une partie budget estimée à partir de la fiche
budget ORD.

Impression en grande police
Permet de choisir la taille de la police utilisée pour la présentation du
décompte

Remplacer TVA par déductible fiscal
Permet de remplacer le contenu de la colonne TVA par les sommes
déductibles. Le montant du déductible est estimé par rapport au taux de
déductibilité fixé sur la fiscalité.

Relevé de compte
Permet d’avoir à la suite du décompte de charges un relevé de compte
personnalisé du copropriétaire.


Si vous décochez cette option, les notions de solde arrêté, de coupon
réponse, de type de solde ne sont plus visibles. De plus, si votre
répartition n’est pas transférée en comptabilité, ce relevé de compte
n’en fera pas mention.
Solde arrêté au
38
Annexes
Permet d’indiquer à LSC une date limite de prise en compte des écritures
pour le décompte personnel. Par défaut LSC saisit le dernier jour de
l’exercice, mais il est possible de prolonger cette date.

Adressé à tous indivisaires
Si vous avez défini des indivisaires sur le compte copropriétaire, cette boîte
à cocher permet d’imprimer un décompte pour chacun d’entre eux.
Adressé au gérant (s’il existe)
Si vous avez défini un gérant sur la fiche copropriétaire, le décompte lui est
adressé, sinon il est adressé au copropriétaire. Si vous décochez cette option,
le décompte est envoyé systématiquement au copropriétaire.


Mettre un coupon réponse
Permet d’obtenir un coupon réponse sous le décompte individuel si le
copropriétaire est débiteur.

Avec mode de règlement
Permet d’afficher le mode de règlement défini au niveau du compte. Si ce
mode est « prélèvement », LSC affiche « CE MONTANT SERA
PRÉLEVÉ », sinon LSC affiche « COUPON A JOINDRE A VOTRE
REGLEMENT PAR (mode de règlement) ». Cette option n’est disponible
que si la précédente (Mettre un coupon réponse) est cochée.
Uniquement le total par clé
Par défaut, LSC donne une ligne par compte de charge défini (à condition

que le copropriétaire soit présent dans la clé de répartition associée au
compte). Comme nous l’avons vu dans le chapitre compte, chaque compte
de charge doit être rattaché à une clé de répartition définie sur la fiche
immeuble. Une clé peut donc concerner plusieurs comptes. Cette option
permet alors de regrouper les dépenses par clé de répartition, afin d’obtenir
un décompte plus concis.¨

Libellé colonne « Récup/Loc »
Vous permet de personnaliser le titre de la colonne « Récup/Loc » du
décompte. Limitée à 12 caractères, sur deux lignes au maximum.


Nous vous rappelons que l’affichage de cette colonne dépend du
paramétrage des fiches copropriétaires.
Présentation du solde précédent
En une ligne, en détail ou sans. L'option sans solde précédent est utilisée
pour des appels travaux.

Titre de l’état
Par défaut, c’est le libellé répartitions des charges année xx qui
apparaîtra sur le décompte. Il reste modifiable.

Note à mettre sur l'état
39
Annexes
Cette note peut contenir un nombre de lignes non limité. Chaque ligne doit
être indiquée par un retour à la ligne. La note est insérée en en-tête de
première page de l'état.

Libellés de « l’avance de trésorerie", des "Fonds affectés travaux futurs"
et des "Fonds non affectés travaux futurs"
Vous pouvez à ce niveau définir d’autres libellés que ceux par défaut, ceci
pour être en conformité avec les décisions de votre assemblée générale. Le
calcul de ces fonds dépend du paramétrage effectué en administration.

LSC enregistre automatiquement les préférences utilisateurs. Vos
choix seront donc proposés par défaut à chaque impression.
Le bouton Options… permet de choisir l’en-tête et le pied de page
associés à l’état. Il est possible d’imprimer l’en-tête et le pied de
page sur toutes les pages, ou uniquement sur la première (pour
gagner de l’espace sur les pages suivantes), ou jamais (pour
utiliser du papier à en-tête). Les en-têtes et pieds utilisés sont ceux
définis dans les Paramètres. Il est possible aussi de ne pas
imprimer le titre de l’état..
Le décompte peut effectuer un regroupement par clé ou non.
Le décompte peut, pour chaque copropriétaire, effectuer un
regroupement de ses lots.

Il n’est pas possible de réimprimer un décompte individuel complet
sur un exercice clôturé. En effet, la partie « relevé de votre compte
personnel » ne peut présenter un tableau à jour. Seule la partie
répartition des charges reste valable.
Bouton
Imprimer
tableau
Il permet d’imprimer un tableau de répartition avec, pour chacun des
copropriétaires, le montant de sa quote-part par compte de charges et son
total. Cette option n’est visible que si une ligne de répartition (ou d’appel de
fonds) est sélectionnée.
Bouton
Imprimer
tableau détaillé
Il permet d’imprimer un tableau de répartition avec, pour chaque
copropriétaire, un détail de sa quote-part par lot et par clé de répartition. Le
tableau rappelle aussi les tantièmes de chacun des lots pour chacune des clés
mentionnées. Comme pour le tableau de répartition, cette option n’est
visible que si une ligne de répartition (ou d’appel de fonds) est sélectionnée.
40
Annexes
Bouton
Imprimer état
des dépenses
Il permet d’imprimer les dépenses de la période de répartition ou les
dépenses de l'exercice (si aucune ligne du tableau n'est sélectionnée).
Il est possible de rajouter par le biais des boîtes à cocher :
Les colonnes dont TVA, dont locataire,
Avoir un solde précédent pour chacun des
comptes de charges,
De remplacer la date d’écriture par le numéro
de pièce indiqué lors de la saisie.
Comme pour le décompte de charges, il est possible de changer le titre de
l’état et d’insérer une note complémentaire.
A savoir :
-
Un compte n'est imprimé que si au moins une
ligne de saisie est présente sur le compte.
Le solde précédent reprend le cumul de toutes
les écritures de tous les journaux.
Les écritures de la sélection ne comprennent
jamais les écritures passées sur les journaux de
répartition.
-
Bouton
Imprimer état
simplifié des
dépenses
Les options d’impressions sont les mêmes que celles de l’état des dépenses.
A la différence de l’état des dépenses, ce document présente les dépenses
globalisées par compte de charges et regroupées par clé de répartition.
Si vous maintenez la touche shift en cliquant sur cette option, vous pourrez
éditer un état simplifié des dépenses sous la forme de balance (colonnes
débit / crédit / solde débiteur / solde créditeur). Avant l’édition de ce
document vous aurez une liste de sélection des comptes à traiter (compte
attachés à une clé de répartition). Par ce biais, vous pourrez choisir de traiter
vos comptes par des sélections continues (touche ctrl ou pomme) ou
discontinues (touche shift).
Bouton
Supprimer
Cette option a pour but d’annuler la répartition en supprimant les écritures
comptables générées (si elles existent) lors du transfert en comptabilité.
Avec la touche Shift maintenue, il est possible de supprimer une
répartition de la liste en conservant les écritures comptables
associées.

La suppression d’un appel de fonds réinitialise la date de réalisation
de l'appel (page 2 de la fiche Budget).
41
Annexes
Transfert en
compta
Courrier
Le transfert en comptabilité génère les écritures comptables associées à la
répartition. Il s'agit d'une opération de validation de la répartition. La fiche
immeuble est mise à jour pour la régularisation des charges locatives.

L’option extourner les appels de fonds présente dans les paramètres
de l’application permet de conserver ou de supprimer les appels de
fonds au moment du transfert en comptabilité de votre répartition.

Si l’on supprime une répartition transférée en comptabilité, les
écritures d’appel de fonds supprimées ne sont pas régénérées.
Les appels de fonds génèrent une ligne dans le tableau de répartition. Cette
ligne est toujours transférée en comptabilité (sauf l'astuce de l'appel à 0%).
L'impression détaillée d'un appel de fonds se réalise à ce niveau par le
bouton imprimer décomptes. L'appel de fonds sous forme d'extrait de
compte se réalise à l’aide de ce bouton courrier.
42
Annexes
L’assemblée générale
Gestion des AG
Le principe est de créer une fiche Assemblée générale et de suivre les
différentes étapes proposées par LSC. Les Assemblées générales sont
toujours conservées en mémoire jusqu'à l'épuration manuelle.
Cette rubrique conduit à l’écran suivant :
Cette fenêtre de recherche permet de retrouver une assemblée générale plus
ancienne OU d’en créer une nouvelle, via le bouton « Créer » de la vague
orange.
Une fiche « AG » se décompose en 5 parties distinctes :
 Ordre du jour
 Convocations AG
 Saisie des présences
 Saisie des votes
 Rapport AG

Le passage d’une étape à l’autre se fait par le bouton « Etape
suivante ». Lsc ne vous laissera pas passer à une étape suivante si
certaines conditions de l’étape en cours ne sont pas remplies.
Exemple : Sur la saisie des présences, il n’est pas possible de passer à
l’étape de saisie des votes si vous n’avez justement pas constaté les
présents/absents de l’assemblée.

La dernière étape sur laquelle vous avez travaillé est mémorisée. Les
onglets sont activés en conséquence.
43
Annexes
Etape 1
Ordre du jour
Cette étape permet de définir les informations génériques relatives à
l’Assemblée générale et composer l’ordre du jour.
Zone AG

Code immeuble
Cette zone est renseignée automatiquement par LSC en phase de création
avec le dernier immeuble sur lequel vous avez travaillé. Vous ne pouvez la
modifier qu’en création.

Référence AG
Chaque fiche AG est unique. La référence permet de les différencier. Par
défaut, la référence est calculée de la manière suivante :
Année de l’exercice suivi du code entité de l’immeuble. Cette zone est
librement modifiable.

Nom
Par défaut, le libellé Assemblée générale est proposé.
Du (date de l’AG), A (heure de l'AG) et Lieu
Sont reprises par défaut de la fiche immeuble.


Président de séance - Secrétaire de séance
Ces informations seront utilisées pour la composition du rapport de
l’Assemblée générale et sur la feuille de présence.

« ? » dans chaque zone permet d’obtenir la liste des copropriétaires
de l’immeuble.

Scrutateurs
Information reprise dans le rapport de l’Assemblée générale et sur la feuille
de présence.

Note
Zone de texte complémentaire
Zone
résolutions
Permet de définir les résolutions devant être votées lors de l’Assemblée
générale.
44
Annexes
Deux méthodes sont possibles :
En utilisant la bibliothèque de résolutions
Clic sur le bouton bibliothèque situé sous le tableau. La fenêtre de gauche
présente la bibliothèque. Chaque Clic présente la résolution sélectionnée à

droite. Les résolutions s'ajoutent en fin de tableau.
Pour effacer une résolution de l'ordre du jour, cliquez dessus.
Pour insérer des résolutions à un endroit précis, Shift Clic sur le
tableau de droite sur la ligne après laquelle vous souhaitez insérer.
Chaque résolution est ensuite ajoutée après la ligne sélectionnée.
En créant manuellement les lignes de résolutions.
Chaque résolution est constituée des éléments suivants :

-
-
N° : numéro d’ordre de présentation dans l’ordre du jour
Titre : titre de la résolution (limité à 32000 caractères)
Projet : zone de texte permettant de présenter en détail la
résolution à voter.
Article : pour déterminer les règles de vote de la résolution.
LSC gère la loi SRU de Novembre 2000 (Voir chapitre
« AG : articles de vote gérés par Lsc ».
Clé de répartition : à utiliser pour la détermination du
nombre de voix de chaque copropriétaire.
Résultat : non saisissable. Cette zone est alimentée
automatiquement après la saisie et la validation des votes
(voir étape 4).
************************************************************
Les deux boites à cocher suivantes, visibles dès qu’une ligne est
sélectionnée, permettent de gérer la règle de la main dominant telle que
définie dans la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la
copropriété des immeubles bâtis
…

Pas de main dominante
Cette boite à cocher est alimentée en fonction de la valeur indiquée sur la clé
de répartition dans la fiche immeuble. Il est toutefois possible de définir
pour la résolution courante si la main dominante s’applique ou non.

Main dominante par rapport aux présents
Cette option n’est visible que si la précédente n’est pas cochée ET si la
résolution est à voter à l’article 24. Elle est alimentée en fonction de la
valeur indiquée dans les paramètres mais peut être modifiée à ce niveau.
*************************************************************
45
Annexes
Les boutons spécifiques
Dupliquer (situé au dessus du tableau)
Ce bouton permet de dupliquer une résolution préalablement sélectionnée.
Elle se rajoutera en fin d’ordre du jour.


Dupliquer un ordre du jour (sur la vague violette)
Ce bouton permet de reprendre l’ordre du jour tel qu’il a été défini sur une
autre Assemblée générale. Cette option est à utiliser avec vigilance. En effet,
si l’ordre du jour dupliqué a été modifié au cours de l’assemblée, c’est
l’ordre du jour définitif qui sera inséré. De même, si vous dupliquez un
ordre du jour provenant d’un autre immeuble, il vous faut modifier les
libellés des clés de répartition si ceux-ci étaient différents.

Ne jamais créer une résolution N° 0 . Le résultat serait destructeur
pour votre fiche AG.
Un clic sur « étape suivante » propose la fenêtre suivante :
Il faut définir la clé de répartition à prendre en compte pour le calcul de la
feuille de présence. Les charges communes générales doivent à priori être
choisies

La clé de répartition ayant le code tri (voir fiche immeuble, clés de
répartition) le plus petit est proposée par défaut. Il est donc
important que cela soit les charges générales qui aient ce code tri.
Après validation, Lsc valide la fiche AG, la reprend en modification et vous
place sur l’onglet « Convocation ».
46
Annexes
Etape 2
Convocation

La convocation en AG se fait à partir de 2 documents :
- un document contenant l'intégralité de la convocation y compris tous
les documents numérisés. Ce document peut être volumineux et "lourd"
en termes de mémoire utilisée. Il sera stocké en une seule fois, au niveau
de l'AG.
- une extraction de cette convocation contenant les informations
"personnalisables" et propres à chaque copropriétaire (l'adresse, le
pouvoir, etc). Cette extraction doit se limiter à une ou deux pages. Il
s'agit de la convocation individuelle qui sera mémorisée dans Le
module Organiseur®.

Comment traiter cette convocation ?
- à partir de la convocation générique, demandez impression à partir
de la première page statique en X exemplaires
- à partir de la convocation individuelle, demandez l'impression des
événements. Ces événements permettent également d'imprimer des
bordereaux AR.

Pourquoi une telle organisation ?
Essentiellement pour des raisons de performance. Il est plus rapide
d'imprimer la convocation générique en demandant x exemplaires d'un
même document, ce qui permet d'utiliser toutes les capacités de votre
imprimante (16 pages par minute par exemple). A contrario, l'impression de
documents séparés ne dépasse jamais la vitesse de 2 pages par minute (dans
le plus efficace des systèmes) pour des raisons d'occupation disque : il n'est
pas rare qu'une convocation comporte une dizaine de pages statiques.
Chaque page statique pesant au minimum 50 Ko, chaque convocation
individuelle occupe une place inutile de 500 Ko. Multipliez ce nombre par 1
000 copropriétaires et vous obtenez une occupation disque inutile de 500
Mo/an.
Son déroulement :
Cliquez sur ouvrir un modèle et choisissez le type d'événement
Convocation AG générique se trouvant dans le thème AG et CS. Intégrez
(par copier/coller) tous les documents concernant votre AG afin d’obtenir le
dossier le plus complet possible, qui sera archivé à ce niveau.
Ces pages seront ensuite à imprimer :
- soit en une seule fois puis en faisant des photocopies,
- soit en autant d’exemplaires que nécessaire.

Cliquez ensuite sur le bouton éditer les convocations individuelles puis
choisissez le type d'événement convocation AG personnalisée. LSC crée,
après validation, autant d’événements que de copropriétaires possédant des
lots dans la copropriété.
47
Annexes
Avec la touche shift maintenue, on arrive sur la fenêtre de
recherche des copropriétaires.
Lorsque la feuille de présence d’une AG est calculée sur une clé ne
regroupant pas tous les copropriétaires, les boutons Editer les
convocations individuelles et Envoyer une page de garde
individuelle proposent uniquement les copropriétaires concernés
par cette clé.

Les autres boutons :
Editer la feuille d’émargement des résidents
Seuls les copropriétaires résidents (ceux pour lesquels vous avez coché
l’option résident au niveau de la fiche copropriétaire) sont présentés. Lors
de la remise de la convocation en mains propres par un concierge, les
copropriétaires devront signer cette feuille.
Editer le tableau des votes : permet d’éditer un récapitulatif du total des
tantièmes de chacun des copropriétaires avec un détail par résolution.
48
Annexes
Etape 3 saisie
des présences
Cette étape possède 2 vocations :
Elle achève la préparation de votre AG par
l’impression de la feuille de présence (cliquer
sur imprimer).
Elle permet de saisir les présents et les absents
lors de l’AG.
Détaillons cette 2ème partie :

La saisie de masse
Si tous les copropriétaires étaient présents lors de l’AG, il suffit de cliquer
sur le bouton tous présents. A l’inverse, s’il n’y avait personne ( !), il faut
cliquer sur tous absents.

La saisie par copropriétaire
Il faut au préalable cocher la bonne option en fonction de votre saisie, soit
saisir les présents, soit saisir les absents.
Ensuite, il suffit de cliquer sur les copropriétaires et un petit sigle O
(oui) ou N (non) apparaît dans la colonne "présent" du tableau.
La totalisation des Tantièmes et Nombre de présents ou d’absents de
la zone options de saisie se réalise au fur et à mesure de la saisie.
En tapant le début d'un nom, LSC se positionne sur le premier
copropriétaire trouvé. La touche Retour à la ligne simule le
Clic. Cela évite ainsi, pour les copropriétés importantes, les
longs allers-retours avec l’ascenseur vertical.

Il est impossible de passer à l’étape suivante si vous n’avez pas
effectué toute la saisie. Un message vous alerte dans ce cas de figure.
49
Annexes
Etape 4 saisie
des votes
Cette étape permet de saisir les votes de chacune des résolutions. Le
principe est de sélectionner par le pop up situé en haut à droite de la fenêtre
une résolution et de constater les votes de chaque copropriétaire.
Chaque résolution possède un résultat et LSC gère uniquement les cas
détaillés dans le chapitre : AG : articles de vote gérés par Lsc
Lsc sauvegarde automatiquement toute l’AG entre chaque
résolution votée.
La zone « options de saisie »
- Saisir les oui
- Saisir les non
- Saisir les abstentions
- Saisir les Non votants (copropriétaire qui ne prend pas part
au vote)
Boîtes à cocher permettant la saisie des votes en fonction de l’option
choisie.



Les colonnes Tantièmes et Nombre se mettent à jour au fur et à
mesure de la saisie.
- Voir les absents : affiche les absents dans le tableau des
votes.
La zone « voir le résultat »
Affiche, par un simple Clic, le résultat du vote de la résolution une fois
tous les votes saisis, en fonction de l’article défini.
Une résolution peut avoir comme résultat :
 ACCEPTEE
 REFUSEE
 SANS DECISION POSSIBLE
Intéressons nous particulièrement à ce dernier cas : SANS DECISION
POSSIBLE

Lsc l’indique quand elle ne peut pas être adoptée ni refusée en
tenant compte des règles de majorité.
*************************************************************
C’est le cas pour :
-Une résolution à l’article 25 qui n’obtient pas la majorité des voix de tous
les copropriétaires du syndicat « POUR », ni la majorité des voix de tous les
copropriétaires du syndicat «CONTRE».
-Une résolution à l’article 260 qui n’obtient pas la majorité des membres du
syndicat représentant au moins les deux tiers des voix « POUR », ni la
50
Annexes
majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des
voix « CONTRE ».
*************************************************************
Ce résultat à une autre incidence, il affiche une rubrique nommée :
 ajouter le résultat à la résolution

Ce bouton permet de saisir un texte qui sera ajouté à la fin de la
résolution sur le rapport AG pour en expliquer le résultat.
Exemples :
- Article 260 SANS DECISION POSSIBLE (majorité des 2/3 Tiers)
À l’aide de ce nouveau bouton, il est possible d’ajouter à la suite du
texte de la résolution : « Aucune décision n’ayant pu être prise, une
nouvelle assemblée sera convoquée de façon à statuer sur ce point ».
- Article 25 SANS DECISION POSSIBLE (avec revote en 24)
Il est possible de revoter cette résolution à l’article 24. Un bouton
« voter à l’art 24 » présent dans la vague le permet.
Une fois ce bouton actionné un cadre permettant de saisir les
conclusions de la résolution « article 25 » est affiché, il est possible
d’indiquer par exemple : « Aucune décision n'ayant pu être prise selon
l'article 25, cette résolution est votée à nouveau selon l'article 24. ».
- Report du vote « Sans décision possible » à une AG ultérieure
Le bouton « ajouter le résultat à la résolution » présentée dans le
cadre « voir le résultat » permet d’indiquer la conclusion de cette
résolution. Par exemple : « Aucune décision n’ayant pu être prise
l’assemblée a décidé que la question serait inscrite à l’ordre du jour
d’une prochaine assemblée ».
Les 20 premiers caractères saisis via ces boutons sont mémorisés et
reproposés lorsque le même cas de NON-DECISION POSSIBLE se
présente. Afin d’éviter les erreurs, il n’est pas possible d’ajouter 2 fois le
même texte à la même résolution.
51
Annexes

Les autres boutons :
 Unanimité oui
 Unanimité non
 Unanimité abstention
 Tous Non Votants
Comme pour la saisie des présents, ces boutons donnent la
possibilité d’une saisie rapide, et ce, quelque soit le vote.
 Le bouton Voter à l’article 24 (loi SRU)
S’active uniquement lorsque le contexte le permet (vote rejeté
à l’article 25 avec au moins un tiers des voix). Il a pour
conséquences de dupliquer la résolution courante (en gardant
ainsi trace de la résolution rejetée à l’article 25) et de préparer
un nouveau vote à l’article 24. Le texte de la nouvelle
résolution est précédé de la phrase suivante : « Aucune
décision n'ayant pu être prise selon l'article 25, cette résolution
est votée à nouveau selon l'article 24. »
Comment saisir les copropriétaires arrivants ou les partants en
cours d’AG ?
 Arrivants : après avoir coché l’option Voir les absents,
cliquez sur le copropriétaire voulu. Un écran apparaît vous
demandant si cette personne est arrivée en cours
d’Assemblée générale.
 Partants : cochez l’option Saisir les Non votants, puis en
maintenant la touche shift, cliquez sur la personne qui est
partie en cours d’Assemblée générale ; vous obtiendrez un
écran vous demandant si cette personne est partie en cours
d’AG.

Imprimer
Impression du tableau des votes.
En tapant le début d'un nom, LSC se positionne sur le premier
copropriétaire trouvé. La touche Retour à la ligne simule le Clic.
Cela évite ainsi, pour les copropriétés importantes, les longs
allers-retours avec l’ascenseur vertical.
Il est possible de saisir des commentaires sur le vote. Ils sont repris
automatiquement dans le rapport d’AG.
52
Annexes
Si vous rencontrez un problème sur l’un des votes (copropriétaires
non affichés, etc…), faites un « shift + clic » sur le bouton « Etape
suivante ». Cela permettra de recalculer l’intégrité des
informations du vote en question et remettre, si besoin, les
informations manquantes.
Au fur et à mesure de la saisie des votes, ces derniers se placent en
fin de liste des résolutions à voter
Dans notre copie d’écran, nous voyons ainsi que les résolutions 1
et 4 ont déjà fait l’objet d’un vote. Très utile pour s’y retrouver !!
53
Annexes
Etape 5
Calculer le
rapport
Dernière étape permettant de calculer et d’imprimer le rapport AG en
fonction de la saisie des étapes précédentes. Comme pour les convocations,
l’impression s’effectue en deux phases.


Un rapport AG ne peut être calculé si TOUS les votes de l’étape 4
n’ont pas été saisis
Calculer le rapport
-
Cliquez sur ouvrir un modèle et choisissez le type d'événement
Rapport AG générique se trouvant dans le thème AG et CS.
-
Cliquez ensuite, sur calculer le rapport de manière à ce que LSC
établisse automatiquement le rapport d’AG. Le calcul de ce modèle
dépend des balises qui y sont insérées. Une fois le calcul terminé,
un message vous avertit.
Une fois calculé, le type d'événement générique rapport AG reprend :
La date et l’heure de l’AG.
Les membres du bureau : président de séance,
secrétaire de séance, scrutateurs.
Un récapitulatif des présents et représentés.
La liste exhaustive des absents et non
représentés.
Le détail de chacune des résolutions avec : le
récapitulatif du vote, le résultat du vote, le
nom des personnes ayant voté contre ainsi que
celles qui se sont abstenues.
Un extrait de la loi du 10 juillet 1965 : cela
concerne la durée légale de contestation pour
les copropriétaires.

Note :
il est possible d’insérer du texte en fin de rapport d’AG,
après les résolutions.
Le rapport permet l’insertion de variables spécifiques au
traitement du rapport. LSC est fournie avec un exemple complet de
rapport qui illustre l’utilisation de toutes les variables.
1 : liste des résolutions
2 : liste des « non »
3 : se sont abstenus
4 : liste des « oui »
5 : liste des opposants à la décision (si la résolution est acceptée,
cela sera la liste des « non », si la résolution est refusée, cela sera
la liste des « oui »)
6 : liste des « n’ont pas pris part au vote ».
54
Annexes

Le type d'événement est librement
l’Administration, Types d'événements)
modifiable (voir dans
Les autres boutons

Envoyer une page de garde individuelle
Permet de générer un événement personnalisé par copropriétaire pour
accompagner le rapport générique non nominatif.
Un clic sur ce bouton ouvre la fenêtre nommée « choix des destinataires ».
Cet écran permet d’éditer le même courrier à tous les copropriétaires ;
option : « Envoyer à tous les copropriétaires » ou de séparer vos éditions ;
option « Séparer la notification ». Si cette seconde option est activée, vous
aurez la possibilité de choisir vos critères de séparation (cf. copie d’écran cidessus)
Les résolutions « sans décision possible » sont ignorées dans le
calcul de la séparation de la notification (voir étape 5 pour plus de détails).
Ainsi, cela n’envoie plus de courrier de type recommandé aux
copropriétaires ayant voté pour une résolution à l’article 25 refusée puis
acceptée en article 24.
Une fois l’écran validé, deux écrans de courriers chaînés apparaissent.
55
Annexes
-
L’un nommé « Notification AG » permettant
d’envoyer le courrier aux copropriétaires
auxquels vous envoyez un recommandé.
L’autre nommé « AG » qui permet d’envoyer
un courrier « classique » aux autres.
-


Si vous ne définissez pas de séparation de notification, seul l’écran
« AG » est proposé.
AG verrouillée
Une fois le rapport calculé, après validation, cette option est activée. Elle
rend non modifiable la fiche Assemblée générale. Pour rendre la fiche de
nouveau modifiable, il faut décocher l’option. Le verrouillage peut être
protégé par un mot de passe spécifique.
56
Annexes
Gérer une AG en nomade
L’objectif de ce module est de permettre la gestion d’une Assemblée
générale à partir de LSC. Ce module est destiné aux utilisateurs multipostes
(dans le cas d’une utilisation monoposte, il suffit de copier le dossier LSC
sur un portable). En effet, en architecture client-serveur (multipostes), il
n’est pas envisageable de stopper l’exploitation du serveur pour permettre
une utilisation délocalisée.
Le principe général est le suivant : installer sur son portable une application
monoposte, prendre avant l’assemblée les informations nécessaires, réaliser
son assemblée et renvoyer au serveur les informations modifiées.

Le module Nomade est un module optionnel à LSC.

Installez sur un ordinateur portable LSC monoposte (directement à partir
du CD/ROM) et se connecter avec le code d’accès Adm. Il est
conseillé d’installer ce module dans un dossier spécifique « LSC
Nomade ».

Validez votre licence d’exploitation « Nomade » : F5, page 2,
Administration, Valider Licence. Ce module fait l’objet d’une licence
spécifique.

Quittez le logiciel LSC.

Lancez normalement votre client habituel pour vous connecter au
serveur.

A partir de la liste de gestion des AG, utilisez le bouton « Préparer
transfert ». Cette action génère un fichier de liaison AGDEPART.txt
dans le dossier système Crypto. Ce fichier de liaison sert pour le passage
des informations du logiciel LSC serveur au module LSC Nomade.

Lancez LSC Nomade et connectez-vous avec un code d’utilisateur
différent de Adm. Automatiquement, LSC vous propose d’importer une
session nomade (en ouvrant le fichier de liaison).
Si aucun utilisateur n’a été défini à part Adm, connectez-vous en
Adm, allez en administration, créez votre code d’accès, puis
connectez-vous à l’aide de ce code d’accès.

A chaque nouvel import, une remise à zéro de votre fichier de
données « nomade » est effectuée, il vous faut donc recréer le code
utilisateur « nomade ».
57
Annexes

Exploitez librement votre AG. Lorsque votre traitement est terminé,
utilisez de nouveau le bouton « Préparer transfert ». Cette action
génère un fichier de liaison retour dans le dossier système Crypto
(AGRETOUR.txt).

Lancez normalement votre client habituel pour vous connecter au
serveur et à partir de la liste de gestion des AG, utilisez le bouton
« Retour nomade ». La consolidation est terminée.
Quels fichiers
sont touchés
par l’AG
nomade ?

Pour permettre la gestion de l’Assemblée, les fichiers suivants sont
transférés : la fiche AG (et ce qui y est attaché), la fiche immeuble, les
lots, les événements associés à l’immeuble, les dossiers associés à
l’immeuble, les identités associées aux événements, tous les plannings à
venir.

Au retour, seule la fiche AG (et ce qui y est attaché) est retournée.
Les principes de transfert : les transferts s’appuient sur des fichiers textes
(AGDEPART.txt et AGRETOUR.txt) localisés dans le fichier système
Crypto. Les zones Write de convocation et de rapport d'AG, ainsi que celles
des événements, sont stockées sous forme de fichiers dans le répertoire
système Crypto.

N’oubliez pas de faire la mise à jour de votre application nomade à
chaque mise à jour de LSC.
58
Annexes
Les articles de vote gérés par Lsc
Article
(code
LSC)
24
25
Article de loi
(ref)
ACEPTEE
si
REFUSEE
si
SANS DECISION
POSIBLE si
Particularités
Majorité des
Majorité
des
Résultat
impossible
Article 24 de
voix
Possibilité de déterminer la règle de la main
voix exprimées
dans le cadre de votes à
la loi 65-557
exprimées
dominante par rapport aux présents
POUR
cet article
CONTRE
Si le tiers des voix de tous les copropriétaires se
prononce « POUR » mais que cette décision
n’obtient pas la majorité des voix de tous les
copropriétaires du syndicat, il est possible
de revoter cette question à l’article 24.
Un bouton « voter à l’art 24 » présent dans la
vague de l’onglet « saisie des votes » le permet.
Une fois ce bouton actionné un cadre
permettant de saisir les conclusions de la
résolution « article 25 » est affiché, il est
possible d’indiquer par exemple : « Aucune
décision n'ayant pu être prise selon l'article 25,
cette résolution est votée à nouveau selon
l'article 24. ».
Majorité des Autres cas.
Article 25 de
Majorité
des voix de tous Le
nombre
de Au cas où l’assemblée déciderait que la
la loi 65-557
voix de tous les les
copropriétaires présent question doit être inscrite à l’ordre du jour d’une
copropriétaires
copropriétair se prononçant pour l’une assemblée ultérieure, le bouton « ajouter le
Article 19 du
du
syndicat es
du ou l’autre décision ne résultat à la résolution » présenté dans le
décret
de
POUR
syndicat
permet pas d’obtenir une cadre « voir le résultat » permet d’indiquer la
1967.
CONTRE
majorité.
conclusion de cette résolution. Par exemple :
« Aucune décision n’ayant pu être prise
l’assemblée a décidé que la question serait
inscrite à l’ordre du jour d’une prochaine
assemblée ».
Lorsque le projet n’a pas recueilli au moins le
tiers des voix de tous les copropriétaires, le
bouton « ajouter le résultat à la résolution »
présenté dans le cadre « voir le résultat »
permet d’indiquer la conclusion de cette
résolution. Par exemple : « Aucune décision
n’ayant pu être prise, la question serait inscrite
à l’ordre du jour d’une prochaine assemblée ».
26
260
261
Majorité
des
membres
du
Article 26a & syndicat
26b de la loi représentant au Autres cas
65-557
moins 2/3 des
voix du syndicat
POUR
Majorité
des
membres
du
Article 26c de syndicat
représentant au
la loi 65-557
er
1 AG
moins 2/3 des
voix du syndicat
POUR
Article 26c de Majorité
la loi 65-557 membres
– 2em AG
syndicat
Majorité des
membres du
syndicat
représentant
au moins 2/3
des voix du
syndicat
CONTRE
des Autres cas
du
Résultat
impossible
dans le cadre de votes à
cet article
Autres
cas;
si
la
résolution n’obtient ni la
Majorité des membres
du syndicat représentant
au moins 2/3 des voix du
syndicat POUR, ni la
Majorité des membres
du syndicat représentant
au moins 2/3 des voix du
syndicat CONTRE
Si la décision n’est pas possible mais que le
projet à recueilli l’approbation d’une majorité de
membres du syndicat représentant au moins
les 2/3 des voix des copropriétaires présents
ou représentés, la question peut être mise à
l’ordre du jour d’une nouvelle assemblée qui
statuera selon les règles de l’article 261.
Le bouton « ajouter le résultat à la
résolution » présenté dans le cadre « voir le
résultat » permet d’indiquer la conclusion de
cette résolution. Par exemple : « Aucune
décision n’ayant pu être prise la question sera
inscrite à l’ordre du jour d’une prochaine
assemblée ».
Résultat
impossible Cet article permet de revoter en 2em AG les
dans le cadre de votes à résolutions qui au cours d’une première AG
cet article
étaient à l’article 260 ou 263.
59
Annexes
Article
(code
LSC)
Article de loi
(ref)
ACEPTEE
si
REFUSEE
si
SANS DECISION
POSIBLE si
représentant au
moins 2/3 des
voix
des
copropriétaires
présents
ou
représentés
POUR
263
Majorité
des
membres
du
Article 26c de syndicat
la loi 65-557
représentant au Autres cas
er
moins 2/3 des
1 AG
voix du syndicat
POUR
Unanimité
des
Article 26 de
voix de tous les
la
loi
65269
copropriétaires
Autres cas
557(Unanimit
membres
du
é)
syndicat
ARTICLES AVANT LOI SRU
Autres cas :
Ancien article Majorité
des Majorité des
24 de la loi voix exprimées voix
240
65-557
POUR
exprimées
CONTRE
250
Ancien article Majorité
des Autres cas
25 de la loi voix de tous les
65-557
copropriétaires
du
syndicat
POUR
Pour pouvoir être revotées de cette façon ces
résolutions ont dû être refusées au cours d’une
première AG en obtenant l’approbation d’une
majorité de membres du syndicat représentant
au moins les 2/3 des voix des copropriétaires
présents ou représentés.
Si le résultat est « REFUSE » mais que le projet
à recueilli l’approbation d’une majorité de
membres du syndicat représentant au moins
les 2/3 des voix des copropriétaires présents
ou représentés, la question peut être mise à
l’ordre du jour d’une nouvelle assemblée qui
Résultat
impossible statuera selon les règles de l’article 261.
dans le cadre de votes à
cet article
Le bouton « ajouter le résultat à la
résolution » présenté dans le cadre « voir le
résultat » permet d’indiquer la conclusion de
cette résolution. Par exemple :
« Aucune
décision n’ayant pu être prise la question sera
inscrite à l’ordre du jour d’une prochaine
assemblée ».
Résultat
impossible
dans le cadre de votes à
cet article
Résultat
impossible
dans le cadre de votes à
cet article
Résultat
impossible Pas de revote possible à l’article 24
dans le cadre de votes à
cet article
ARTICLE DE LA LEGISLATION LUXEMBOURGEOISE
259
Majorité
3/4
des 3/4 des voix du
Autres cas
syndicat POUR
Particularités
Résultat
impossible
dans le cadre de votes à
cet article
60
Annexes
« Fin de gestion »
Solder une copropriété
Cette option est régie par les mêmes droits d’accès que la clôture comptable.
Elle n’est utile que dans le cas d’utilisation d’un compte banque commun.
Elle permet de solder tous les comptes de l’exercice, à l’exception des
comptes de trésorerie, sur un compte 40x SYNDIC REPRENEUR.
Avant l’utilisation de cette option, il est nécessaire de créer ce compte 40x
SYNDIC REPRENEUR.
Il vous est alors possible de solder manuellement, en saisie comptable, ce
compte 40x par les comptes de trésorerie.
61
Annexes
Perte d’une copropriété
Cette option est régie par les mêmes droits d’accès que la clôture comptable.
Elle permet de supprimer les copropriétaires et les lots qui ne sont utilisés
dans aucune autre activité. Tout l’environnement lié à l’entité de syndic sera
supprimé, y compris les archives comptables. Toutefois, l’immeuble est
conservé.
Cette option est à utiliser après clôture d’exercice.
62
Annexes
L’entretien de l’immeuble
Carnet d’entretien
Cette option nécessite de posséder le module Organiseur®.
L’article 78 de la loi relative à la solidarité et au renouvellement urbain a
introduit dans l’article 18 de la loi du 10 Juillet 1965 une nouvelle
obligation pour le syndic : établir et tenir à jour un carnet d’entretien de
l’immeuble qu’il gère. Le décret d’application s’applique à partir du 5 Juin
2001, avec un premier bilan au 1er trimestre 2002. Aucune sanction n'est
prévue pour le syndic qui ne tient pas le carnet d’entretien, mais on peut
imaginer qu’en cas de préjudice, l’absence de carnet d’entretien constituerait
une circonstance aggravante, si sa responsabilité venait à être engagée.
Principes du carnet d’entretien : le syndic doit tenir un carnet par
immeuble et un chapitre par bâtiment. En cas de syndic secondaire, il est
nécessaire de tenir un carnet par syndicat secondaire.
Objectifs : permettre d'établir une mémoire de la copropriété, mais il peut
aussi être utilisé comme un outil de diagnostic et de gestion. Le carnet doit
être consultable par tous (candidat acquéreur et copropriétaire).
Contenu : le décret détaille différents niveaux
Les mentions obligatoires
Les
informations
fondamentales :
identification de l’immeuble, du syndic en
exercice, mais aussi des contrats d’assurance
avec leur date d’échéance (article 3).
Les informations relatives aux travaux et
contrats importants (article 4). Les opérations
visées n’ont pas le même caractère
fondamental, mais elles ont une influence
importante sur la vie de la copropriété. Cette
notion est floue, le décret cite : le ravalement
de façades, la réfection des toitures, le
remplacement de l’ascenseur, de la chaudière
ou des canalisations. Le carnet d’entretien doit
mentionner les entreprises réalisant les
travaux. De la même manière l’article 4 vise
certains contrats : dommages ouvrage, contrats
d’entretien et de maintenance, avec leur date
d’échéance.

Les mentions facultatives
Ces mentions seront décidées par l’Assemblée générale des copropriétaires
et l’article 5 donne des exemples.

63
Annexes
Les concepts
dans LSC
L'implantation d'un tel outil dans le LSC pourrait se limiter à présenter une
zone tableur avec des lignes et des colonnes.
En effet, les informations obligatoires se limitent aux informations
suivantes :
- Type de contrat
- Désignation
- Echéance
- Eventuellement le montant
- Coordonnées du contractant
De plus, aucune formalisation des résultats n’est définie.
Cependant, le module Organiseur® apporte de nouveaux horizons
d'organisation et le carnet d’entretien se présente comme un outil intégré à
LSC.
Dossier
Il permet de créer la partie statique des "contrats". Le dossier ne va pas (ou
peu) être modifié en cours de vie. Seule, la possibilité de fermer le dossier
doit exister (mais les autres rubriques resteront modifiables).
Evénement
Permet de retracer la partie dynamique. En quelque sorte, il s'agit de la vie
des dossiers. Le syndic n'est pas obligé de saisir tous les événements
afférents à un dossier, mais l'exploitation de tels résultats permet de dégager
de la valeur ajoutée à l'obligation du carnet d'entretien. Ainsi, l’événement
permet de mémoriser, par exemple : la scannérisation des contrats, les
comptes-rendus de visite, les prochaines actions à faire…etc. La gestion des
événements va plus loin que l’exigence de la loi, mais apporte un confort
complémentaire considérable.
Quels résultats
en attendre ?
Pour permettre de mesurer le « rendu », nous présentons quelques résultats
de l’utilisation du carnet d’entretien dans LSC. Nous détaillerons
l’utilisation dans la partie suivante.
F1
Création simple d’un événement. Dès saisie du code identité, les casquettes
vous renseignent sur les contrats en cours.
La rubrique dossier peut être alimentée très simplement en utilisant la
fonction ?? (présente la liste des dossiers attachés à l’identité) :
64
Annexes
La rubrique immeuble se valorise automatiquement (puisque le dossier est
attaché à l’immeuble) et l’historique de l’immeuble s’enrichit simplement
de l’événement courant.
Un [F3] (fonction historique) donne instantanément ….
F9
Accès direct aux dossiers. Chercher/Lister et vous obtenez :
A partir de ces informations, il est possible :
- De lister le carnet des contrats clos : outil de gestion et de suivi pour le
syndic.
65
Annexes
- De lister l'historique des événements des dossiers : outil de suivi et
d'analyse pour le syndic.
- De lister et valoriser les contrats en cours : outil de diagnostic et de
gestion.
Le carnet
d’entretien
Disponible dans le menu traitement du module Syndic
Un dialogue permet d’effectuer la sélection de la copropriété concernée :
Vous obtenez un état programmé, NON MODIFIABLE par l'utilisateur.
L’état est trié par code bâtiment (un saut de page par bâtiment), par type de
dossier (un cartouche par type de dossier) et par référence de dossier.




La date de construction : il s’agit de la date d’achèvement des travaux
de la fiche immeuble
Mention du dernier budget : reprend les informations principales
définies sur la fiche budget « ORD » de la copropriété
Mention de la dernière prochaine AG : recherche les informations de
la dernière AG définie.
Présenter les dossiers de facturation : lorsque cette option est active,
LSC ajoute au carnet d’entretien les dossiers de facturation associés à
l’immeuble. Ces dossiers sont utilisés, notamment, pour le contrat de
syndic (facturable périodiquement) qui peut donc être repris
automatiquement sur le carnet d’entretien.
66
Annexes
Exemple
d’impression
Comment le
mettre en
œuvre
Nous allons détailler comment implanter la gestion du carnet d’entretien
dans LSC.
F9 création
d’un dossier
Pour chaque élément du carnet d'entretien, le syndic crée une fiche dossier
avec les caractéristiques suivantes (accessibles avec l'onglet Carnet
d'entretien)
67
Annexes



Code entité : référence de l'entité de Syndic (qui valorise la rubrique
associée référence de l'immeuble)
Code bâtiment : laissez ce code à vide si le contrat correspond aux
parties communes
Type de dossier : le type de dossier doit être préfixé par une lettre pour
permettre un tri "structuré" dans l'édition du carnet. Nous proposons la
nomenclature suivante, entre parenthèses les différents objets des
contrats librement saisissables (donnés pour illustrer) :
-
-
-



A-CONTRATS ASSURANCE (multirisques, incendies-explosions,
dégâts des eaux, bris de glace, tempêtes-ouragans, vols, protection
juridique)
B-TRAVAUX IMPORTANTS (nature)
C-DOMMAGES OUVRAGES (descriptif manuel)
D-CONTRATS ENTRETIEN (ascenseur, chauffage, eau chaude,
relevé de compteur, VMC, gaz, porte de garage, extincteurs, videordures, ménages, espaces-verts)
E-TRAVAUX PLURIANNUELS (descriptif manuel)
F-CONTRAT SYNDIC (contrat syndic, contrat de travail)
Pour des raisons de lisibilité, il semble préférable d’utiliser des
majuscules pour codifier les types de contrats.
Référence du dossier : doit être unique pour tous les contrats de toutes
les copropriétés. Elle peut être préfixée de la référence du type de
dossier suivie de la référence du contractant ou alors une référence
attribuée par le syndic (avec la flèche orange).
Objet : il s'agit d'une zone de texte libre. L'objet dépend du contrat (voir
la nomenclature proposée pour le type de contrat)
Identité du contractant : en valorisant cette rubrique, on affecte une
casquette nouvelle au contractant (visible sur la fiche Identité ou en
création d'événement).
68
Annexes





Date d'ouverture (on ne distingue pas la date d'effet de la date
d'ouverture).
Date d'échéance (ou de fin de contrat) : elle déclenche une alarme
automatique à l'échéance.
Montant TTC du contrat. Cette rubrique pourra bouger dans le temps.
Charge au syndic de revaloriser cette rubrique à chaque révision de prix.
Afin de conserver une uniformité, il est préférable d’exprimer la
valeur :
- en montant annuel pour tous les contrats récurrents.
- en montant global pour tous les contrats à paiement « unique ».
- en montant global pour les travaux pluriannuels.
Note : utilisée comme complément de libellé. Pour les contrats
révisables, elle doit contenir les informations nécessaires à la révision.
Cette note est présentée dans l’impression du carnet d’entretien.
Date de clôture : lorsque cette rubrique est valorisée, le contrat est
considéré comme fermé. La rubrique Note sur la clôture permet
d'indiquer des compléments d'information. Lorsque le contrat est fermé,
le contractant perd automatiquement la casquette associée.
Une difficulté existe dans la présentation des informations pour les
travaux pluriannuels. Devant le peu de recul et pour éviter une
complexité trop importante, nous avons choisi d'utiliser la zone de note
qui devra alors être structurée comme suit :
Année 2003 : 120 000 €
Année 2004 : 80 000 €.
F1 création
d’un
événement
Chaque événement important concernant un dossier est mémorisé, au fur et
à mesure, par le syndic.
La seule précaution est de renseigner la référence du dossier pour enrichir
l’historique dossier et immeuble.
Il est possible d’associer un dossier à un événement, même si l’identité de
l’événement n’est pas le signataire du contrat. Avec cette association, vous
pourrez connaître à tout moment, par la fonction historique, tous les
intervenants d’un dossier.
69

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