Au nom de la direction des hôpitaux, je vous remercie bien

NOTE
DESTINATAIRES : Gestionnaires & Employés du CSSS de Gatineau
EXPÉDITRICE :
Line Walsh, chef du service de la comptabilité
DATE :
Le 2 avril 2014
OBJET :
Irrégularités - Formulaire - Frais de déplacement
La présente note vise à fournir des indications afin de vous guider dans la correction des irrégularités les
plus fréquentes et répétitives sur les formulaires. Afin d’accroître la qualité des informations et par le fait
même, accélérer le processus de remboursement, nous vous demandons de prendre les mesures
nécessaires afin d’éviter que ces irrégularités se répètent.
1- La politique est : P:\Politiques et procédures \ POLITIQUES HARMONISÉES AVRIL 2014 \ Section 3
THÈMES \ 3.2 GESTION ADMINISTRATIVE \ GARF-06-01 – Frais de déplacement et de séjour
La dernière version du formulaire est :P:\Formulaires\Frais de déplacements Demande de
remboursement 2014-01-27 >> les champs en bleu sont obligatoires pour le traitement de la
demande
2- Liste des irrégularités ( repérer la case sur le formulaire en lecture seule joint )
2.1 # de l'unité administrative (manquant, incomplet ou désactivé) faire la validation avec le "Relevé de
paie - Département"
2.2 Nom de l'unité administrative (erroné) validation "Relevé de paie - Département"
2.3 # de matricule ou # Employé (manquant, erroné)
2.4 Nom de l'employé (manquant, incomplet ou erroné)
2.5 Port d'attache non sélectionné
2.6 Distance entre domicile et port d'attache manquante
2.7 # civique et adresse complète requis sauf pour les installations intersites (ex. hôpital de Hull et
Gatineau)
2.8 Informations à inscrire dans les colonnes appropriées (hôtel, repas, transports et km)
2.9 Signature de l’employé et date manquantes
2.10 Signature du supérieur et date manquantes
2.11 Nom en lettres moulées du supérieur et # de téléphone manquants
Aussi, un rappel au sujet des pièces justificatives à joindre, les FACTURES ORIGINALES SEULEMENT car les
relevés carte de débit ou de crédit sont uniquement des documents sur le mode de paiement et ne sont
pas acceptés.
Je vous remercie de votre collaboration.
Direction des services financiers et techniques – Service de la comptabilité
85, rue Bellehumeur, porte 301
Gatineau (Québec) J8T 8B7
Télécopieur :
819 966-6155