Rapport de réunion du 18 Mai 2016 - Institut de Mathématiques et

Centres d’Excellence Africain en Sciences Mathématiques et Applications
RAPPORT DE REUNION
Le 18 mai 2016, s'est tenue à LA-PALM ROYAL BEACH HOTEL d’Accra, une réunion pour
débattre des difficultés relatives au taux de consommation des ressources.
Ont pris part à cette réunion :
 Monsieur Andréas BLOOM, Banque mondiale ;
 Hyacinthe GBAYE, Banque mondiale ;
 Professeur Jean Claude CODJIA, Représentant du Gouvernement du Bénin ;
 Monsieur Martin OGOUSSAN, point focal CEA;
 Monsieur Célestin ADANGO, Agent Comptable de l’UAC,
 Professeur Joël TOSSA, coordonnateur du CEA-SMA ;
 Professeur Aboubacar MARCOS, Coordonnateur-Adjoint CEA-SMA ;
 Docteur Jules DEGILA, Spécialiste en suivi-évaluation CEA-SMA ;
 Monsieur Paulin HOUESSOU, Spécialiste en Passation des Marchés CEA-SMA ;
 Monsieur Grégoire GOHOUNTI, Responsable financier CEA-SMA
Le but de la réunion est d’envisager les mesures à prendre par les responsables du projet pour
permettre la réalisation des indicateurs liés au décaissement.
I.
L’ETAT DES LIEUX
Dans la mise œuvre de ses activités, le Centre d’Excellence en Science mathématiques et
Application est confronté à certaines difficultés qui ne sont pas de nature à favoriser le déroulement
normal desdites activités en vue de la réalisation des objectifs du projet.
Ces difficultés sont relatives :
1. au fonctionnement du l’Equipe Technique d’Exécution (ETE). En effet, les membres de
l’Equipe Technique d’exécution ne se rencontre pas de façon régulière pour définir et
planifier les tâches des différentes activités prévues au PTA ;
2. à l’absence d’un personnel d’appui pouvant aider l’ETE dans la mise en œuvre des
activités ;
3. à la motivation des différents intervenants sur le projet.
II.
MESURES À PRENDRE
1.
dans le cadre du fonctionnement régulier de l’Equipe Technique d’Exécution, il est
recommandé à ses membres de se voir de façon périodique (par quinzaine) pour d’une part définir
les tâches et activités à mener conformément au PTA validé et d’autre part de faire le point de mise
en œuvre des tâches préalablement assignées à chaque membre. A cet effet deux dates de
réunions, l’une avec l’Equipe Rectorale de l’UAC et l’autre avec la mission résidente de la Banque
mondiale ont été définies.
Ainsi, la rencontre mensuelle avec l’Equipe Rectorale de l’UAC aura lieu le dernier lundi de
chaque mois à 09heures à la salle des actes du Rectorat de l’UAC. La prochaine se tiendra le lundi
23 mai 2016. Celle avec la mission résidente de la Banque mondiale aura lieu le vendredi 03 juin
2016 à 16 heures à la mission.
Il est aussi recommandé l’élaboration d’un tableau de bord des indicateurs. Ce tableau
permettra de faire le suivi de réalisation des indicateurs.
Il s’agira également de rendre disponibles les procès-verbaux de différentes réunions.
2.
Conformément aux dispositions du contrat de performance, le ministère met en place une
équipe d’exécution du projet. Ladite équipe devra s’appuyer sur le personnel de l’Institut de
Mathématique et de Sciences Physiques (IMSP). Au regard de l’insuffisance voire l’absence de cet
appui du personnel de l’IMSP, il est recommandé ce qui suit :
 communiquer avec le personnel de l’IMSP sur les défis et les enjeux du projet. Cela passe
par des rencontres périodiques avec le personnel enseignant afin de les faire adhérer aux
objectifs du Centre et approprier les IDL.
 procéder au recrutement de deux agents. L’un assistera le coordonnateur dans la mise en
œuvre des activités et l’autre s’occupera des questions de communication et de marketing.
3.
Face à l’absence de motivation financière des intervenants sur le projet, les représentants de
la Banque mondiale ont promis étudier la question. En effet, la motivation des membres de l’Equipe
d’Exécution du projet est d’ordre professionnel et cela mérite d’être renforcer afin de les sédentariser
et leur faire signer des contrats d’objectif.
Le Rapporteur de la séance,
Gbèmagniadan Grégoire GOHOUNTI
Responsable de la Gestion Financière du CEA-SMA