Assistant(e) Syndic

ASSISTANT(E) SYNDIC
Mission
En lien avec un(e) Chargé(e) de Clientèle et sous l’autorité du Responsable Syndic ou du Directeur de
Structure, l’Assistant(e) Syndic participe dans le respect du cadre réglementaire à la gestion
administrative, juridique, comptable, financière et technique d’un portefeuille de copropriétés en
s’appuyant sur les procédures internes et les outils groupe.
Responsabilités
Participer à la gestion et l’optimisation des parties communes des Biens en portefeuille
Assurer le relai entre les différents interlocuteurs et le/la Chargé(e) de Clientèle
Rattachement hiérarchique
Responsable Métier
Chargé(e) de Clientèle
Environnement de travail et interlocuteurs
Conseil Syndical
Copropriétaires et clients
Entreprises
et
fournisseurs
susceptibles
d’intervenir dans les immeubles
Gardiens d'immeubles
Service Comptable
Chargé(e) de Clientèle
Fonction
Véritable point d’entrée du service Syndic, l’Assistant(e) Syndic travaille en binôme avec un(e)
Chargé(e) de Clientèle et contribue à la gestion du portefeuille de copropriétés en apportant son
soutien tant sur des missions administratives, que techniques, ou commerciales.
Gestion Commerciale
Point d’entrée du cabinet pour les problématiques Syndic, l’Assistant(e) est garant de l’image du
cabinet et apporte les réponses de niveau 1 à l’ensemble des interlocuteurs extérieurs (copropriétaires,
conseils syndicaux, gardiens et employés d’immeubles, fournisseurs et prestataires,…).
Gestion Administrative
L’assistant(e) outre la gestion courante de traitement des appels téléphoniques, prend en charge
l’administratif de la vie de la copropriété selon les instructions données par son/sa Chargé(e) de
Clientèle :
o Préparer et rédiger les convocations d’Assemblées Générales,
o Rédiger les PV d’assemblées et les comptes-rendus de Conseils Syndicaux
o Préparer les dossiers sinistres pour les compagnies d’assurances,
o Gérer les mutations,
o Assurer en lien avec la comptabilité le suivi du contentieux,…
Gestion technique
Afin de garantir une qualité de service, et notamment une réactivité face aux sollicitations clients,
l’Assistant(e) participe activement à la gestion technique des Copropriétés :
o Diligenter les opérations de maintenance dans le cadre des contrats d’entretien,
o Etablir les ordres de service selon les seuils d’autorisation possible,
o Aider au dépouillement des appels d’offre,
o Relancer les commandes de travaux,…