(MG) _ Gestionnaire accueil et d`hébergement

Secrétariat général
Service des ressources humaines, des emplois et des compétences
02/07/2015
FICHE DE POSTE
INTITULE DU POSTE
Gestionnaire d’accueil et d’hébergement
REFERENCEMENT A REFLEX (référentiel des emplois de l’X)
Emploi : Gestionnaire en logistique immobilière
Famille Professionnelle : Logistique et services généraux - Hébergement
Niveau : C/B
MISSION DU SERVICE ET CONTEXTE
L'Ecole Polytechnique, sous tutelle du Ministère de la Défense, est un établissement public
d'enseignement et de recherche reconnu comme un pôle d'excellence au niveau mondial. Elle
accueille 2400 étudiants dont 1000 élèves polytechniciens, 500 masters, 600 doctorants et 2000
personnels d’enseignement, de recherche, techniques et administratifs.
Au sein de l’Ecole Polytechnique, et faisant partie du secrétariat général, le service des Moyens
Généraux (SMG) assure une grande partie du soutien matériel de l’enseignement, de la recherche et
des services : la restauration, le matériel, le bureau logement, la maison d’hôtes, l’agence postale, le
service auto, la sécurité, l’environnement-propreté ainsi que les relations avec les partenaires
commerciaux (cafétéria, coiffeur, banques et mutuelles).
DESCRIPTION DU POSTE
Mission principale du poste : Au sein du service Logement des Moyens Généraux, le-la titulaire du
poste assure l’accueil des locataires et effectue la gestion technique du parc locatif tout en
garantissant son bon fonctionnement. Il-elle contrôle l’état des logements à l’arrivée et au départ
des bénéficiaires et assure le suivi des règlements et des formalités administratives.
Activités principales :
- Assurer l’accueil des bénéficiaires et les informer du règlement ;
- Répondre aux interrogations des locataires, en particulier les étrangers non francophones sur
les formalités administratives liées aux demandes d’aide au logement et leur apporter une
aide pratique dans l’établissement et le suivi des demandes en lignes d’aide au logement.
- Mettre les logements à disposition des bénéficiaires ; gérer les clés du parc locatif (remise et
récupération des clés) ; assurer les interventions d’urgence (ouverture et fermeture des logements) ;
- Participer aux états des lieux sortant en présence des locataires.
- Etablir les documents spécifiques au Bureau logements (attestations de résidences,
déclaration de perte de clés, fiches d’intervention technique…)
- Établir et tenir à jour les plans d’occupation ; faire le bilan d’occupation de l’hébergement ;
-
Prendre en compte et savoir donner suite aux requêtes des locataires ;
Faciliter la communication entre le Bureau logements et les locataires non francophones ;
Etre en mesure de seconder le-la responsable du bureau et son adjoint-e.
Transmettre les dossiers APL à la CAF et en assurer le suivi.
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Activités annexes :
- Déclencher les opérations d’ouverture et de fermeture des lignes téléphoniques lors de
l’arrivée et du départ des locataires.
- Elaborer et constituer les dossiers d’accueil.
Participer à la transmission et à l’archivage du courrier.
Compétences
Niveau recherché
Savoirs :
- Connaître l'organisation, le fonctionnement et les
activités de l'Ecole polytechnique et des laboratoires du
campus.
- Connaître les procédures spécifiques au domaine
d’activité.
- Connaître les réglementations spécifiques au domaine
d’activité
- Connaître les risques associés aux disciplines scientifiques
et/ou techniques des services et laboratoires
Savoir-faire :
- Savoir recueillir, traiter et transmettre des informations
- Savoir déterminer et appliquer la procédure adéquate
- Savoir coordonner des activités/des individus
- Savoir prendre des décisions
- Savoir proposer des choix ou des solutions
- Savoir anticiper/planifier les actions
Savoir être :
- Être rigoureux / organisé
- Être réactif
- Avoir l’esprit d’équipe
- Avoir le sens du relationnel
- Avoir le sens de l’écoute
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PROFIL
Ce poste s’adresse à un fonctionnaire de catégorie C/B ou agent contractuel, ayant idéalement une
expérience réussie dans le domaine de la logistique immobilière.
Profil doté d’un très bon relationnel ayant le sens du service et de l’accueil. Une bonne
connaissance de l’anglais est requise pour mener à bien la mission, notamment pour échanger avec
les étudiants étrangers.
LOCALISATION DU POSTE
Ecole Polytechnique à Palaiseau (91)
CONTACTS
Service des ressources humaines, des emplois
et des compétences
Service demandeur
Service : Moyens généraux/ bureau logement
Veuillez adresser votre dossier de candidature
à l’attention de Sonia CUNY à l’adresse
suivante :
[email protected]
Nom : Robert MULLER
Chef du bureau Logement
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