Ingénieur d`études Chargé de gestion administrative et d`aide au

DESCRIPTIF DE POSTE OFFERT AUX CONCOURS DE CATEGORIE A
Ingénieur d’études
Chargé de gestion administrative et d’aide au pilotage
Corps :
Ingénieur d’études
Nature du concours :
Concours externe
Branche d'activité professionnelle (BAP) :
Famille professionnelle :
Emploi type :
BAP J
Gestion et Pilotage
Chargé de gestion administrative et d’aide au pilotage
Nombre de postes offerts :
Localisation du poste :
1
Université de La Réunion
Définition et principales caractéristiques de l'emploi-type sur Internet :
http://referens.univ-poitiers.fr/version/men/criteres.asp
Mission : Le chargé de gestion administrative et d’aide au pilotage assure - auprès du Vice-président en charge
de la Formation et de la Vie Universitaire - la responsabilité administrative de la Direction de la Scolarité et de la
Vie Etudiante (DSVE). Il assume la coordination et la gestion de la fonction de scolarité en lien avec le VP FVU et
les responsables des composantes et des services communs de l’établissement.
Il participe à la mise en œuvre du projet d’établissement en matière de scolarité mais également en matière
pédagogique et de vie estudiantine.
Il collabore étroitement avec la Direction de l’établissement, le Pôle d’Aide au Pilotage et le Pôle Relations
Extérieures Orientation et Formation pour l’Insertion Professionnelle (PROFIL), s’agissant de la réflexion sur les
indicateurs de l’établissement et leur production.
Activités essentielles :
Effectif : 12 000 étudiants
• Organiser la mise en œuvre administrative des formations initiales dispensées dans l’établissement et
collaborer avec le Service Universitaire de la Formation Permanente (SUFP) et les composantes
impliquées sur le volet de la Formation continue – Formation tout au long de la vie (FTLV) ;
• Coordonner les activités au sein de la Division de la Scolarité et de la Vie Etudiante (DSVE) : coordonner
les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation
des objectifs de la structure ;
• Encadrer une équipe et la mobiliser sur des objectifs clairement identifiés ;
• Planifier et contrôler la mise en œuvre des moyens de la Direction de la Scolarité et de la Vie Etudiante
(DSVE) ;
• Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et procédures administratives et de gestion ;
• Concevoir et mettre en œuvre les évolutions techniques nécessaires au bon fonctionnement de la
structure;
• Interpréter, expliquer et faire appliquer les textes législatifs et réglementaires dans le cadre du domaine
d’activité ;
• Assurer une veille réglementaire sur le domaine concerné ;
• Mettre en place et développer les dispositifs de communication interne et externe – en collaboration
avec le Service Communication – par rapport au domaine d’activité ;
(sur ce point, une attention particulière sera portée à la période des inscriptions administratives)
• Informer les usagers et la communauté universitaire sur les procédures et la mise en œuvre de la
réglementation ;
Université de La Réunion – 15 avenue René Cassin CS 92003 – 97744 Saint-Denis Cedex 9
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• Assurer l’interface dans les relations enseignant / personnel administratif / étudiant / Université
(calendrier, inscriptions, jury d’examen, demande individuelle, transfert de dossier, etc.) ;
• Régler les dossiers sensibles et les situations de litige avec les différents interlocuteurs en mobilisant les
expertises internes et externes nécessaires ;
• Gérer les crédits alloués à la vie étudiante (gestion du Fonds de solidarité des initiatives étudiantes FSDIE) en collaboration avec le Service de la Vie Universitaire (SVU) et le Bureau de la Vie Etudiante
(BVE) ;
• Gérer, en collaboration avec le Vice-président en charge de la Formation et de la Vie Universitaire,
l’organisation des Commissions Formation et Vie Universitaire et des Conseils Académiques (en
alternance avec le Pôle recherche sur ce dernier point) : convocation, gestion du bureau virtuel, relevé de
conclusions et procès verbaux, etc. ;
• Participer aux manifestations et événementiels en rapport avec l’activité de la Direction ;
• Contribuer à la réalisation d’études, de rapports, d’enquêtes, d’audits ou d’évaluations.
Compétences requises :
Les compétences techniques importent autant que les qualités de management ou la disponibilité du candidat.
• Avoir une bonne connaissance du système éducatif et notamment de l’enseignement supérieur (L, M, D ;
RCE ; habilitation / accréditation ; fonctionnement des instances universitaires, etc. ) ;
• Maîtriser la législation et la réglementation applicables aux études universitaires (inscriptions, délivrances
des diplômes, modalités de contrôle des connaissances, VAPP et VAE, exonération des droits d’inscriptions,
bourses, vie étudiante, etc.) ;
• Maîtriser l’offre de formation de l’établissement ;
• Savoir rédiger un compte-rendu et présenter un argumentaire au soutien d’un projet ;
• Maîtriser l’environnement bureautique et informatique ainsi que les outils de gestion ;
• Savoir planifier des actions ;
• Savoir organiser et animer une structure / un service ;
• Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et valoriser les membres de son équipe ;
• Savoir gérer des situations conflictuelles et rendre des arbitrages ;
• Savoir être à l’écoute et se faire respecter ;
• Faire preuve d’adaptabilité face aux changements de situations ;
• Maîtriser les techniques de communication écrites et orales ;
• S’intéresser à la politique de l’établissement / au projet d’établissement et être source de propositions
d’évolution au niveau du domaine concerné par le présent poste ;
• Savoir déterminer des indicateurs et évaluer une action.
Environnement et contexte de travail :
- Qualité d’écoute et d’accueil fondamentales (écoute des étudiants, des familles, des enseignants, des
responsables administratifs, etc.).
- Souplesse d’emploi du temps et disponibilité indispensables tant sur le volet « scolarité » pendant la période
des inscriptions que sur le volet « aide au pilotage » à la faveur des moments clefs d’évaluation de notre
établissement.
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