Cours à diffusion

ÉCRIRE UN E-MAIL À SA PROF DE FRANÇAIS OU À UN INTERLOCUTEUR FORMEL
Comme certains d'entre vous n'ont sans doute jamais communiqué par e-mail avec un
interlocuteur formel ou avec leurs profs, voici quelques conseils.
Ils vous seront sans doute utiles lorsque vous commencerez à avoir recours aux e-mails
pour un usage professionnel.
Je signale que je ne tiens pas rigueur à tous ceux d'entre vous qui m'ont écrit un message
maladroit pour l'instant, mais essayez de suivre cette étiquette à l'avenir !
1) Pourquoi suivre ces conseils ?
Il y a une diférence entre votre communication privée et personnelle (à vos amis par
exemple) et votre communication professionnelle.
Votre communication professionnelle :
–
donne une image de vous ;
–
doit reféter les rapports hiérarchiques qui existent entre vous et la personne à qui
vous écrivez ;
–
doit permettre de faire passer votre message de façon claire et adaptée.
2) Evaluer le degré de formalité du message
On n'écrit pas de la même façon à ses amis qu'à son prof, à son prof qu'à un futur
employeur, à un futur employeur qu'à son patron.
Un message est donc plus ou moins formel.
Voici un tableau évaluant le degré de formalité de votre communication.
Un ami
Informel
Un prof
Formel
Un supérieur
hiérarchique ou un
patron
Formel +
Un futur employeur
Formel ++
3) La composition de l'e-mail
Quand vous écrivez à un ami, vous écrivez comme vous voulez.
En situation formelle, il faut respecter certains moments.
Lesquels ?
–
–
–
–
Une formule de salutation ;
une phrase rappelant qui vous êtes et la raison de votre message ;
votre message ;
une formule de salutation.
Ces moments doivent ensuite reféter le degré de formalité de conversation.
A un prof (Formel)
Salutation
Bonjour,
A un prof (Formel +)
Madame, (ou Monsieur)
Phrase de C'est Bidule de la classe de 1è Chose Je suis Bidule, de la classe de 1è
situation
et je vous contacte pour...
Chose. Je permets de vous contacter
pour...
Salutation
pour finir
A bientôt.
Cordialement.
Quand vous m'écrivez, vous pouvez utiliser la colonne de gauche. La colonne de droite est
trop formelle à mon goût, mais certains de mes collègues préféreraient ces formules.
Pourquoi la phrase de situation est-elle importante ?
Parce que les adresses e-mails de certains d'entre vous (comme <[email protected]>
ou <l'[email protected]> ) ne me permettent pas forcément de vous
identifier. Et puis j'ai aussi probablement oublié la raison pour laquelle vous m'écrivez !
4) Comment écrire ?
–
Faites attention à votre orthographe. Une ou deux fautes, ça passe. Trois fautes ou
plus, ça commence à coincer. Des fautes sur des mots courants, cela donne une
mauvaise image de vous.
–
N'écrivez pas en majuscules. Ecrire en majuscules, c'est l'équivalent de crier. Cela
peut donc être considéré comme déplacé ou agressif. En plus, cela rend votre
message plus difficile à lire.
–
Pas d'abréviations ni de « langage » SMS ! Mais ça, vous vous en doutiez déjà !
–
Pas d'émoticones, ni de smileys non plus. Si vous voulez faire de l'humour dans
votre message ;) ou transmettre votre joie \o/ ou votre surprise Oo , vous utilisez un
point d'exclamation à la place.
Et j'ai dit « un » point d'exclamation, pas deux, pas trois, pas quatre !