Annexe 6 fiche organisation évènement

L’organisation d’un événement régional
au sein du CIBPL
Qu’est-ce qu’un événement dit régional ?
On entend par « événement régional » une compétition, un colloque, un festival, une exposition, une
journée portes ouvertes ou toute autre journée événementielle ayant un rayonnement plus large que la ville
où il a lieu. L’ampleur de cet événement nécessite alors un engagement plus important de la part du porteur
de projet qui sollicite l’aide du CIBPL.
Ainsi, un club, une commission ou un Comité Départemental peut être porteur d’un événement ambitieux
nécessitant l’appui du Comité.
Les Championnats régionaux sont, de fait, des événements régionaux.
Qu’apporte le CIBPL à mon événement ?
Le Comité dispose de 3 salariés permanents (Laurence, Julie et Thiébaud) et d’une Conseillère Technique
et Sportive (Alix) à disposition des porteurs de projet. En appui au Comité Directeur interrégional, ils
interviennent directement auprès des porteurs de projet.
Le CIBPL contribue de 3 manières différentes :
-
Gestion financière
o Aide à la construction du budget prévisionnel
o Gestion des factures, des acomptes et des réservations
o Gestion du versement des contributions des sponsors et des subventions
o Prise en charge du risque financier (en cas d’annulation ou de besoin en trésorerie)
-
Communication
o Prend en charge en partie ou la totalité de la communication de l’événement
-
Inscriptions et Réservations
o Prend en charge les inscriptions et les réservations (repas, t-shirt, hébergement,…)
Quelle est la démarche à effectuer ?
L’événement doit être présenté au Président du CIBPL en précisant l’objet, la date, le lieu et l’équipe
responsable au plus tôt ou dans un délai de 4 mois précédant l’événement. En relation avec les salariés du
CIBPL, une note de cadrage et un budget prévisionnel sont rédigés. L’événement peut ainsi être présenté
au Comité Directeur du CIBPL pour validation.
Quels sont les rôles de chacun ?
Après la validation du Comité Directeur, l’événement régional reste sous la direction du Chef de projet.
Celui-ci reçoit délégation officielle des Responsables de projet (signataires officiels) que sont le Président
du CIBPL et le Président de l’association à laquelle appartient le Chef de projet (Président du club ou du
Codep). Pour mener à bien sa tâche, il est accompagné par les salariés du Comité.
Le chef de projet est donc libre de mener à bien l’événement régional dans la limite fixée par le budget
prévisionnel, en relation étroite avec les responsables du projet.
Pour vous aider dans l’organisation d’un événement, la FFESSM a édité un fascicule reprenant toutes les
informations nécessaires consultable sur http://www.ffessm.fr/ffessm/espace_manif_index.asp.
Combien cela coûte-t-il ?
Aucune contrepartie financière n’est demandée au porteur de projet. Les charges mises en œuvre
figureront au budget prévisionnel.
Tableau des documents mis à disposition des responsables de projet par le CIBPL
Document à remplir (case à cocher) et à remettre au CIBPL au plus tôt
Code couleur de vert à rouge selon le budget disponible et l’importance de l’événement
Documents
‡
Gabarit courrier type
‡
Courriers
‡
Dossier de présentation
générale
‡
Dossier de sponsoring
‡
Dossier de partenariat public
‡
Dossier de presse
‡
‡
Fiche d’inscription
‡
Newsletter mailing
‡
Affiche numérique
Livret d’accueil (1)
Détails
A fournir
Création d’un en-tête de lettre spécial pour
l’événement
Rédaction de courriers d’accompagnement
aux dossiers, d’invitation,…
Mise en page du document destiné à
présenter
de
manière
générale
la
manifestation avec le budget (donc
document interne), il peut servir de
complément aux dossiers de partenariat
public.
Mise en page du document destiné aux
partenaires privés, comprend un plan de
sponsoring précis pour chaque catégorie de
partenaires
Rédaction du dossier réalisé selon le
« Dossier de demande unique de subvention
– document cerfa »
Mise en page du document destiné aux
partenaires média (présenté sans budget –
document externe), sert également pour tout
autre usage
Document remis aux participants sous format
numérique
- Article mis sur le site internet du CIBPL
- Inscription au Tableau de bord du CIBPL
Création de l’affiche de l’événement sous
format numérique et diffusion par mail aux
clubs
Image + texte d’accroche + lien internet
envoyé aux webmasters
Création et impression d’affiches à disposer
sur les bords de route
Rédaction et suivi des conventions de
partenariat (surtout sponsoring)
Bâche attachée au bord de la route pour
annoncer l’événement
Grande affiche disposée à l’entrée de
l’événement pour annoncer le planning de la
journée, la disposition des salles,…
Pas de rédaction, relecture possible. Les
Actes sont téléchargeables sur le site du
CIBPL. Pas d’impression, donc.
Affiches à disposer dans la rue, les
magasins, etc… pour annoncer l’événement.
Pas d’envoi postal possible.
Création d’un site internet
‡
Kit de communication internet
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Affiche route
‡
Convention de partenariat
‡
Bâche événement
‡
Affiche planning
‡
Actes
‡
Affiches « magasin »
‡
‡
Site internet spécifique
‡
Livret d’accueil (2)
‡
‡
Kdo partcipants
Négociation et commande des t-shirt,
gratuité pour les bénévoles si vente au public
Document remis aux participants sous format
papier
Sans objet (sauf exception)
Gobelets réutilisables
Avec caution de 1 € par gobelet
Supports de communication
graphés au nom de
l’événement (kakémonos,
bâches,…
Uniquement pour les événements pérennes
avec utilisation minimum de 3 ans
‡
T-shirt
A renvoyer à Thiébaud ou Julie
[email protected]
02.97.37.51.51
- logo
- photos relatifs à
l’événement
- logo éventuel de
l’événement
Dossiers, Actes,… :
a) Simple relecture du
dossier :
Document à fournir sous
format .pdf ou .doc pour
être mise en page
b) Rédaction du dossier :
Envoi de toutes les
informations concernant le
demandeur et le projet
06.61.84.19.91
FICHE DE PRÉSENTATION
POUR L’ORGANISATION D’UN EVENEMENT
EN BRETAGNE - PAYS DE LA LOIRE
Nom de l’événement : .........................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
Date : ......................................................................
Lieu : .........................................................................................................................
Objet : ................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
Quels sont les publics visés? : ...........................................................................................................
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
S’agit-il d’un événement national* :
 oui
 non
(joindre le courrier de la FFESSM validant l’organisation de l’événement national)
Chef de projet :
Club - Commission - Codep : .............................................................................................................
.............................................................................................................................................................
Nom : ......................................................................
Prénom : .................................................................
Fonction : ............................................................................................................................................
E-mail : ...............................................................................................................................................
Téléphone : ............................................................
Horaires de contact : ..........................................................................................................................
Adresse postale : ................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
Demande au CIBPL*
 Aide à la recherche de financements
 Communication (compléter le tableau des documents ci-joints)
 Prise en charge des inscriptions et des réservations des participants
Signature :
* case(s) à cocher