Guide du coordonnateur des événements - gcwcc

Transcription

Manuel du
Coordonnateur
d’événements spéciaux
2014
Section I : À propos de la CCMTGC ....................................................................................... 2
Une tradition de fierté........................................................................................................................ 2
Pourquoi les employés et les retraités fédéraux attachent-ils de la valeur à la campagne? ............ 2
Les clés de la réussite de la CCMTGC .................................................................................................. 3
Section II : Organismes bénéficiaires .................................................................................. 4
Centraide Ottawa ................................................................................................................................ 4
Centraide Outaouais ............................................................................................................................ 5
PartenaireSanté................................................................................................................................... 6
Section III : Votre rôle de coordonnateur d’événements spéciaux........................................... 7
Ce que vous devez savoir .................................................................................................................... 7
Avant de commencer, posez-vous ces questions : ................................................................. 8
Coût ..................................................................................................................................................... 8
Ressources (matériel de campagne et conférenciers) ........................................................................ 8
Licences pour jeux de bienfaisance .................................................................................................... 9
Délivrance de reçus pour les dons en espèces et en nature ............................................................ 12
Billets de loterie, tirages, tombolas et autres jeux de hasard......................................................... 14
Vente aux enchères ........................................................................................................................... 14
Tournois de golf ................................................................................................................................ 14
Section V : Exemples d’événement spéciaux ....................................................................... 16
Objectif : accroître la sensibilisation à la campagne et sa visibilité............................................... 16
Objectif : événements spéciaux de collecte de fonds ...................................................................... 22
Autres suggestions d’événements spéciaux...................................................................................... 25
Journées d’action communautaire .................................................................................................... 27
ANNEXE A – Demande de prix............................................................................................ 28
L’information sur Partenairesanté, Centraide Outaouais et Centraide Ottawa a été fournie par ces
organismes. Chacun d’eux est responsable de l’exactitude de cette information.
1
Bienvenue
Bienvenue et merci de participer à la Campagne de charité en milieu de travail du
gouvernement du Canada (CCMTGC). Votre rôle de bénévole est essentiel à la réussite de notre
campagne. L’équipe de la CCMTGC vous remercie de votre leadership et de votre participation,
et nous serons là pour vous épauler.
Section I : À propos de la CCMTGC
En tant qu’employés et retraités de la fonction publique fédérale, nous nous sommes engagés à
servir notre pays et nos concitoyens. La Campagne de charité en milieu de travail du
gouvernement du Canada (CCMTGC) est conçue spécialement pour nous aider à faire une
différence concrète et à bâtir des communautés fortes, saines et sécuritaires. Gérée par les
Centraide à l’échelle du pays, la CCMTGC appuie les Centraide, Partenairesanté et les autres
organismes de bienfaisance enregistrés canadiens pour atteindre cet objectif.
Une tradition de fierté
Entre 1990 et 1996, Centraide et Partenairesanté ont participé à près de 80 campagnes
fédérales au Canada. En 1997, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a élargi la
campagne afin de permettre aux donateurs d’appuyer tous les organismes de bienfaisance
enregistrés canadiens de leur choix et lui a donné le nom de Campagne de charité en milieu de
travail du gouvernement du Canada.
En collaboration avec des milliers de bénévoles du pays tout entier, la CCMTGC, cogérée par
Centraide Ottawa et Centraide Outaouais, organise et fait la promotion de la campagne fédérale
à l’échelle du pays, avec l’aide des Centraide locaux.
Depuis la création de la CCMTGC, nous avons recueilli des centaines de millions de dollars,
cette somme ayant contribué à faire toute une différence dans la vie des Canadiens et des
Canadiennes.
Pourquoi les employés et les retraités fédéraux attachent-ils de la valeur à la
campagne?
Étant l’une des campagnes de collecte de fonds en milieu de travail les plus réussies au Canada,
la CCMTGC contribue directement à améliorer la qualité de vie de personnes partout au pays.
Pour les employés fédéraux, c’est là sa vraie valeur. La CCMTGC leur donne l’occasion, en une
seule campagne, de changer des vies en appuyant Centraide, Partenairesanté et/ou des
centaines d’autres organismes de bienfaisance enregistrés.
Au-delà de l’impact direct de la CCMTGC sur la vie des gens, nous apprécions aussi son
efficacité et son côté pratique :
2
1. Elle est efficace – Grâce à un processus administratif centralisé et simplifié, la CCMTGC
peut traiter les dons de manière très efficace. Cela veut dire qu’une plus grande partie
des dons est acheminée là où on en a le plus besoin. (Pour un complément
d’information sur les frais de collecte de fonds et d’administration, rendez-vous à
www.gcwcc-ccmtgc.org/fr.)
2. Elle est pratique – En participant à la CCMTGC, nous pouvons consolider nos dons de
bienfaisance annuels au même endroit. Nous pouvons également faire un don par
retenues à la source, ce qui permet d’étaler le don sur une période d’un an et de
minimiser les frais de collecte de fonds et d’administration de la campagne. À la fin de
l’année, le montant du don figure directement sur notre relevé T4. Pas besoin de faire
nous-mêmes le suivi des reçus!
3. Elle offre un vaste choix – Nous pouvons appuyer une foule d’organismes sociaux, de
santé et communautaires de tailles diverses, qui fournissent des services essentiels dans
nos communautés.
Les clés de la réussite de la CCMTGC
Comme la CCMTGC est la plus grande campagne annuelle en milieu de travail au Canada,
certains facteurs communs contribuent à sa réussite :
•
la tradition de générosité et d’engagement communautaire des employés et
des retraités fédéraux;
•
la sollicitation en personne par des pairs;
•
la possibilité de donner par retenues à la source;
•
l’appui de tous les paliers de gestion et des syndicats;
•
le recrutement efficace et la motivation des bénévoles des milieux de travail;
•
l’appui et l’encadrement des équipes de campagne par Centraide, en tant que
gestionnaire de la CCMTGC;
•
des communications régulières avec les donateurs, les bénévoles et les
gestionnaires.
3
Section II : Organismes bénéficiaires
Centraide Ottawa
Pour un complément d’information
sur Centraide Ottawa, rendez-vous à :
www.centraideottawa.ca
Avec votre aide, nous changeons des vies à Ottawa. Notre mission est de rassembler les gens
et les ressources nécessaires pour bâtir une communauté forte, saine et sécuritaire pour tous.
Notre vision est d’améliorer visiblement la qualité de vie dans notre communauté par notre
travail et celui de nos partenaires. Notre promesse est d’investir les ressources là où les
besoins sont les plus grands et où elles auront l’impact le plus important. Ces principes
guident tout ce que nous faisons.
Nous sommes surtout connus pour notre travail de collecte et de distribution de fonds aux
agences qui viennent en aide de votre communauté, mais en fait, nous faisons bien plus que
cela. Notre objectif est non seulement d’améliorer la vie des gens aujourd’hui, mais aussi de
contribuer à des changements sociaux durables, significatifs et mesurables dans notre
communauté dans les domaines prioritaires suivants :
1.
2.
3.
Mieux grandir - Améliorer les conditions qui permettent aux enfants et aux jeunes de
réaliser leur plein potentiel.
Talents en action - Augmenter les occasions des aînés, des immigrants et des
personnes handicapées de contribuer pleinement à leur communauté.
Nouveaux départs - Améliorer les conditions de vie des itinérants chroniques, des
adolescents aux prises avec la dépendance, et des familles confrontées à la pauvreté, à
la maladie mentale et à la violence.
Nous concentrons nos stratégies, notamment l’investissement, le rassemblement, la recherche
et la prise de position sur les politiques publiques pertinentes, sur les enjeux communautaires
prioritaires afin de créer un changement significatif et durable. Les agences qui collaborent
avec nous, et dont nous subventionnons le travail, sont des éléments absolument essentiels du
changement dans notre ville. Les donateurs, les autres bailleurs de fonds et les investisseurs
sociaux voient dans Centraide le lien entre leur désir de changement et les agences et
organismes qui peuvent concrétiser ces aspirations.
Ensemble, nous améliorons la vie des gens d’Ottawa.
CHANGEONS LES CHOSES – CENTRAIDE
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Centraide Outaouais
Pour un complément d’information sur Centraide
Outaouais, rendez-vous à :
www.centraide-outaouais.qc.ca
Investir dans Centraide Outaouais, c’est investir dans votre communauté!
La mission de Centraide Outaouais consiste à mobiliser les gens et à rassembler les
ressources pour améliorer la qualité de vie de personnes vulnérables et contribuer au
développement de communautés solidaires. Fort de ses 67 années d’expérience et de
connaissance des besoins communautaires, le rôle de Centraide Outaouais s’élargit, pour
englober celui de bâtisseur communautaire. À ce titre, Centraide Outaouais identifie les
besoins les plus urgents, empêche les problèmes de s’aggraver et finance des solutions
novatrices.
Une contribution à Centraide Outaouais est une contribution directe à de meilleures
conditions de vie dans votre communauté, que ce soit à Gatineau ou dans les municipalités
régionales/districts du Pontiac, des Collines-de-l’Outaouais ou de Papineau. Centraide
Outaouais dessert une population de 358 872 personnes.
Grâce à un contrôle rigoureux des dépenses, à ses nombreux commanditaires et au
travail des bénévoles, Centraide Outaouais veille à ce que les frais d’administration et
les dépenses de campagne soient maintenues à un niveau le plus bas possible.
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PartenaireSanté
Pour un complément d’information sur
Partenairesanté et ses membres, rendez-vous à :
www.partenairesante.ca
PartenaireSanté : Preuve vivante de vos dons au travail
Saviez-vous que 87 % des Canadiens – un membre de votre famille, un ami ou un collègue
– sont susceptibles d’être touchés, au cours de leur vie, par une maladie grave ou une
maladie chronique, comme le cancer, une maladie cardiovasculaire, le diabète, la maladie
d’Alzheimer, la maladie de Parkinson, une maladie pulmonaire, la maladie de Crohn, la
dystrophie musculaire ou autre? À mesure que la population vieillit, ce nombre va
augmenter. Sous les auspices de Partenairesanté, 16 des organismes de bienfaisance du
domaine de la santé les plus réputés au Canada unissent leurs efforts depuis 1988. Les
fonds recueillis par Partenairesanté dans les lieux de travail partout au pays appuient des
recherches qui sauvent des vies et mènent à de meilleurs traitements et remèdes. Ils
soutiennent aussi des programmes et des services qui sont essentiels à l’amélioration de
la vie de tous ceux et celles qui sont touchés personnellement ou indirectement par une
maladie grave.
Un don à Partenairesanté est un investissement pour la population, les collectivités et
nos lieux de travail.
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Section III : Votre rôle de coordonnateur d’événements
spéciaux
En qualité de coordonnateur d’événements spéciaux, vous devez planifier et organiser des
événements, en collaboration avec votre chef de campagne. Il en existe deux types : ceux qui
rehaussent la sensibilisation à la campagne et sa visibilité, et ceux qui aident à recueillir des
fonds pour appuyer d’importantes initiatives communautaires.
Un événement spécial peut durer une journée, une semaine ou quelques heures seulement.
Vous en êtes le chef de projet et, à ce titre, devez tout planifier, du début à la fin, dans la
bonne humeur. La première étape de la planification, qui est d’ailleurs la plus importante, est
de vous renseigner. Parlez à votre chef de campagne pour déterminer quelles activités ont été
bien reçues antérieurement dans votre organisation, et vous assurer que le calendrier prévu
cadre bien dans le plan d’ensemble. Assurez-vous aussi de vérifier auprès de votre trésorier si
vous avez besoin de permis et s’il y a des coûts (des droits à régler par exemple) avant
d’organiser votre événement. Ce guide est un excellent point de départ pour vous renseigner
sur l’organisation d’activités visant à accroître la sensibilisation et à recueillir des fonds pour la
CCMTGC.
Ce que vous devez savoir
Bien choisir son moment
Dans la plupart des milieux de travail, les événements spéciaux représentent entre 8 % et 10 %
des sommes recueillies. Il importe donc qu’ils aient lieu après la sollicitation des employés,
car ces derniers ne doivent pas penser que leur contribution financière à ce genre
d’événements remplace leur don personnel ou en réduit l’importance. Souvenez-vous que les
événements spéciaux complètent la sollicitation, mais ne la remplacent pas!
Ce sont les résultats qui comptent
Le choix des événements doit être stratégique. Il faut en restreindre le nombre pour éviter de
trop importuner les donateurs. Lorsque vous planifiez un événement spécial, choisissez-en un
qui s’est déjà avéré efficace (consultez notre liste d’événements spéciaux à la section V). Un
des objectifs les plus importants d’un événement spécial est la participation des employés.
Le dicton « planifier le travail et s’en tenir au plan » s’applique tout particulièrement à
l’organisation d’événements spéciaux. Il est essentiel d’en bien planifier tous les aspects pour
en assurer la réussite. Il est sage d’avoir un plan de rechange pour parer à toutes éventualités
(p. ex., s’il pleut et que votre activité est à l’extérieur).
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Section IV : La planification d’un événement spécial
Avant de commencer, posez-vous ces questions :
Que souhaitez-vous accomplir? Accroître la sensibilisation à la campagne et sa visibilité?
Stimuler l’esprit d’équipe? Collecter des fonds? Témoigner votre reconnaissance envers les
employés?
Votre organisation a-t-elle déjà organisé un tel événement? Avait-il été réussi? Combien
avez-vous recueilli? Combien a-t-il coûté? Combien d’employés y ont participé? La haute
direction y a-t-elle participé?
Combien de temps faut-il pour le planifier et l’organiser? Quelles sont vos ressources?
Disposez-vous d’un budget? Qui l’organisera? Aurez-vous des conférenciers et des invités de
marque? Qui rédigera les discours?
Avez-vous besoin d’obtenir une autorisation spéciale (au sein de votre organisation), un
permis ou une licence?
Combien de temps faut-il pour obtenir l’autorisation, le permis ou la licence?
Avez-vous remis le calendrier d’événements proposés à votre trésorier, à votre chef de
campagne ou à votre gestionnaire de la CCMTGC, pour qu’il soit intégré au plan de campagne
de votre organisation? N’oubliez pas que votre trésorier doit « autoriser » tous les événements
avant de les organiser.
Coût
Les événements spéciaux peuvent coûter cher. Si votre chef d’organisation le permet, vous
pourriez communiquer avec des organisations externes pour qu’elles donnent ou commanditent
des fournitures, des services ou des prix. (Vous trouverez un exemple de lettre à l’annexe A.)
Les politiques internes de certaines organisations interdisent les incitatifs externes. Dans de
tels cas, cherchez des incitatifs internes, tels qu’un déjeuner avec le chef de votre organisation
ou l’utilisation d’une place de stationnement prisée. Déterminez ce qui pourrait être un prix
intéressant dans votre organisation. Faites preuve de créativité. Réfléchissez bien au montant
que vous pensez pouvoir recueillir. Rien n’est plus désolant qu’un événement spécial bien
intentionné qui ne réalise pas son objectif financier.
Ressources (matériel de campagne et conférenciers)
Centraide Ottawa, Centraide Outaouais et Partenairesanté mettent à votre disposition des
conférenciers invités et des conférenciers pour parler des dons des chefs de file. Les
conférenciers sont bilingues, et donnent des témoignages et partagent leur vécu. Pour en
savoir plus, reportez-vous à la Section VI : Outils éducatifs et de sensibilisation.
8
Vous pouvez aussi emprunter du matériel promotionnel de la CCMTGC, dont des bannières et
des drapeaux pour votre événement.
Pour en savoir plus, contactez votre gestionnaire de la CCMTGC ou consultez le http://gcwccccmtgc.org/fr/pour-les-benevoles/trousse-de-campagne/region-de-la-capitale-nationale.
Licences pour jeux de bienfaisance
Les jeux de bienfaisance sont des jeux de hasard permis par une licence remise en vertu du Code criminel
fédéral. Ils comprennent généralement les bingos, les tirages au sort, les tirages 50/50 et d’autres jeux
de hasard de nature sociale tels qu’un casino ou une tombola. Une licence est requise pour tous les
événements spéciaux organisés du côté ontarien de la région de la capitale nationale, si toutes les
conditions suivantes s’appliquent :
- un prix peut être gagné (argent, biens, services, etc., y compris les prix donnés);
- des droits d’entrée sont exigés pour avoir une chance de gagner (p. ex., achat d’un
billet);
- les tirages incitatifs (mise-tôt) sont réservés aux donateurs;
- le facteur chance entre en jeu.
Remarques :
1. Les demandes doivent être déposées auprès de la Commission des alcools et des jeux de
l’Ontario (CAJO) au moins 30 jours avant le début de l’événement.
2. Le bureau de la CCMTGC a reçu ordre des provinces de refuser les fonds recueillis dans
le cadre de jeux de bienfaisance, si une licence n’a pas été obtenue pour cette activité.
3. L’organisation est responsable de la licence (demande et rapport).
4. Veuillez noter que la réglementation provinciale interdit les jeux de bienfaisance
dans la province de Québec.
La demande auprès de la CAJO doit être établie au nom de votre organisation et être
accompagnée de l’autorisation de la Ville d’Ottawa et d’une lettre officielle de Centraide, à titre
de gestionnaire de la CCMTGC, et des droits exigés.
*Vous devrez peut-être attendre jusqu’à six semaines avant de recevoir votre licence. Si
vous pensez avoir besoin d’une licence, communiquez dès que possible avec la CAJO.
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Démarche pour l’obtention d’une licence
1. Présenter une demande de licence
Pour présenter une demande de licence, un organisme gouvernemental doit :
déterminer la nature de l’événement;
obtenir les formulaires appropriés de la province où se tiendra l’événement et remplir le
formulaire correctement;
obtenir l’autorisation de la Ville d’Ottawa;
obtenir une lettre de confirmation de Centraide (veuillez consulter votre gestionnaire de la
CCMTGC à ce sujet).
Lorsque la demande est approuvée, l’autorité responsable des jeux délivrera une licence
directement au demandeur. Centraide n’est pas autorisé à délivrer des licences.
2. Comptabiliser les recettes de l’événement
Après avoir tenu l’événement en conformité avec tous les règlements, vous devez
comptabiliser toutes les recettes de l’événement sur le formulaire d’événements spéciaux
de la CCMTGC. Reportez-vous aux conditions de la licence pour déterminer si vous devez les
déposer séparément des recettes d’autres événements. S’il n’existe pas de conditions spéciales,
remettez les fonds et le formulaire à votre trésorier.
3. Remettre le rapport comptable
Lorsqu’une licence de jeu de bienfaisance a été délivrée, le demandeur doit produire un rapport
d’événement au plus tard 30 jours après la fin de l’événement. Un retard risque d’influer sur
l’admissibilité future de votre organisation à une licence. En plus du rapport, vous devez
fournir à l’autorité responsable des jeux, une copie du bordereau de dépôt lié à chaque licence.
Veuillez consulter votre trésorier. Comme vous l’avez fait lorsque vous avez présenté une
demande, acheminez une copie du rapport et du bordereau de dépôt à votre gestionnaire de la
CCMTGC, le cas échéant. Vous devriez en conserver un exemplaire pour vos dossiers.
11 étapes pour obtenir une licence de jeu en Ontario
1. Obtenez une autorisation écrite de la Ville d’Ottawa
Envoyez un courriel à Bertillia Christian dans lequel vous décrivez l’événement.
Bertillia Christian
Adjointe aux règlements municipaux
Ville d’Ottawa
735, avenue Industrial
Ottawa (Ontario) K1G 5J7
Téléphone : 613-580-2424, poste 44182
Téléc. : 613-580-2818
Adresse électronique : [email protected]
www.ottawa.ca
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Elle aura tôt fait de vous envoyer l’autorisation nécessaire, à savoir la lettre
d’autorisation de la Ville d’Ottawa, et vous pourrez ensuite poursuivre vos démarches.
2. Obtenez et remplissez le formulaire de bingo/loteries
BINGO: http://www.agco.on.ca/forms/bi/6002_g.pdf
TIRAGES: http://www.agco.on.ca/forms/bi/6004_g.pdf
Pour obtenir de l’aide, appelez la CAJO au 1-800-522-2876.
3. Signez le formulaire
Deux personnes de votre organisation doivent signer la demande (Centraide Ottawa – la
CCMTGC ne signe pas.)
4. Préparez le chèque visé ou le mandat
(Le libeller à l’ordre du ministère des Finances.) Aucun chèque personnel ne sera
accepté.
*Communiquez avec l’agent de délivrance des licences de loterie au 1-800-522-2876 si
vous avez besoin d’aide pour calculer les droits de licence et les valeurs minimales et
maximales des prix offerts dans le cadre de l’événement.
5. Télécopiez les documents suivants à votre gestionnaire de la CCMTGC au 613-228-6730
• la demande,
• la lettre d’autorisation de la Ville d’Ottawa
Remarque : vous pouvez aussi envoyer ces documents en format PDF à votre
gestionnaire de la CCMTGC, par courriel.
6. Le gestionnaire de la CCMTGC préparera ensuite une lettre d’entente, qui vous sera
acheminée par télécopieur ou par courriel (en format PDF).
7. Postez la demande dûment remplie, à savoir :
• la demande,
• la lettre d’autorisation de la Ville d’Ottawa
• le chèque visé ou mandat
• la lettre d’entente de Centraide Ottawa
Important : Veuillez composer le 1-800-522-2876 pour obtenir le nom d'une
personne-ressource avant de poster les documents.
Agent de délivrance des licences de loterie
Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO)
90, rue Sheppard Est, bureau 200, Toronto (Ontario) M2N 0A4
* Les demandes devraient être envoyées environ 30 jours avant la date de l’événement
en question (prévoir 45 jours pour les nouvelles demandes).
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8. La province de l’Ontario délivrera votre licence et vous la fera parvenir directement.
9. Comptabilisation des recettes : les sommes recueillies au cours de l’événement doivent
être déposées/comptabilisées séparément de celles recueillies lors des autres
événements spéciaux ou dans le cadre de la campagne.
10. Rédigez un rapport final
● Un rapport doit être déposé au plus tard 30 jours après la fin de l’événement.
● Pour obtenir les rapports :
Bingo : http://www.agco.on.ca/forms/bi/6348_g.pdf
TIRAGES : http://www.agco.on.ca//forms/bi/6347_g.pdf
Si vous avez besoin d’aide pour les remplir, communiquez avec l’agent de délivrance
des licences de loterie au 1-800-522-2876.
● Les deux personnes de votre organisation qui ont signé la demande doivent aussi
signer le rapport (Centraide Ottawa – la CCMTGC ne signe pas).
● Les bordereaux de dépôt doivent être annexés au rapport.
● Le rapport doit être envoyé à votre personne-ressource (voir l’étape 7 ci-haut) de la
CAJO.
11. Télécopiez une copie de votre rapport final à votre gestionnaire de la CCMTGC, au 613228-6730.
Délivrance de reçus pour les dons en espèces et en nature
Les directives de l’ARC stipulent clairement qu’un don consiste en la cession volontaire de la
propriété d’un bien, sans aucune contrepartie. En d’autres termes, on ne peut délivrer de reçu
aux fins d’impôt si le donateur obtient quoi que ce soit en retour pour un don en espèces ou en
nature.
Un don en nature est habituellement un don autre qu’en espèces ou en services. Les dons de
services sont exclus des reçus aux fins d’impôt, puisqu’ils ne visent pas des biens matériels; les
services tels que le temps, le savoir-faire et les efforts ne sont pas considérés comme des biens
et ne donnent donc pas droit à des reçus aux fins d’impôt.
On doit utiliser une Demande de don en nature lorsque quelqu’un donne un article qui sera
utilisé dans des activités de collecte de fonds telles que des ventes aux enchères silencieuses.
La demande et une preuve de sa juste valeur marchande doivent être remises à la CCMTGC,
accompagnées des fonds recueillis. On peut demander un reçu aux fins d’impôt pour certains
événements spéciaux, notamment un marchethon ou une course dans le cadre de laquelle
quelqu’un « commandite » un participant. La demande de reçu d’impôt pour don monétaire à
un événement spécial contenant l’adresse personnelle du donateur et les fonds correspondants
doivent être remis à la CCMTGC. Pour assurer un traitement rapide, la demande devrait être
glissée dans l’enveloppe contenant le formulaire d’événement spécial lors duquel l’article a été
utilisé à des fins de collecte de fonds. Assurez-vous de parler à votre trésorier, car il est
responsable de remettre les formulaires et les fonds à la CCMTGC.
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Chaque fois qu’on demande un reçu aux fins d’impôt pour un don en nature ou un don
monétaire lors d’un événement spécial, communiquez avec votre trésorier avant de vous
engager. Il communiquera alors avec votre gestionnaire de la CCMTGC, car Centraide Ottawa
doit approuver toutes les demandes de reçus aux fins d’impôt pour les événements spéciaux.
Centraide Ottawa se conforme à toutes les exigences de l’ARC en ce qui concerne la délivrance
des reçus et, si nécessaire, consultera les représentants de l’ARC pour déterminer si un don
donne ou non droit à un reçu aux fins d’impôt.
**Avant de promettre un reçu, consultez votre gestionnaire de la CCMTGC. À noter : on ne
doit pas émettre de reçus aux fins d’impôt pour les dons en nature qui seront utilisés comme
prix (dans le cadre de tirages mise-tôt, de campagnes-éclairs ou de tirages de reconnaissance
pour les bénévoles).
De manière générale, un don doit répondre AUX TROIS CONDITIONS suivantes :
1. le donateur transfère la propriété d’un bien – habituellement de l’argent - à un organisme
de bienfaisance enregistré.
2. le transfert est volontaire (toute obligation légale de faire un don fait perdre à cette
dernière son statut de don).
3. le transfert se fait sans contrepartie. Sauf quelques exceptions, le donateur ne peut
recevoir quelque avantage que ce soit.
Quels types d’opérations ne sont généralement pas admissibles à titre de dons?
Les opérations non admissibles à titre de don comprennent :
• le transfert d'un bien à un donataire reconnu, ordonné par la cour;
• le paiement d'un droit d'entrée de base à un événement ou à un programme;
• le paiement de frais d'adhésion qui donnent le droit d'assister à des événements, de
recevoir de la documentation et d'obtenir des services ou qui offrent des droits d'une
valeur supérieure à 80 % de la valeur du paiement;
• un paiement effectué pour acheter un billet de loterie ou participer à un jeu de hasard afin
de gagner un prix;
• l'achat de biens et de services d'un organisme de bienfaisance;
• un don pour lequel la juste valeur marchande de la contrepartie ou de l'avantage offert au
donateur est supérieure à 80 %;
• un don en nature pour lequel la juste valeur marchande ne peut pas être déterminée;
• les dons versés en échange de services de publicité ou de commandites;
• les dons de services (par exemple, un don de temps, de services);
• les promesses de services (par exemple, les certificats-cadeaux donnés par un émetteur, le
logement à l'hôtel);
• les promesses de dons;
• les prêts de biens;
• l'utilisation d'une multipropriété;
• les articles utilisés comme prix incitatifs (réputés être des dons à l’organisation et non des
dons de bienfaisance);
13
•
la location d'immeubles.
Pour un complément d’information, consultez le site Web de l’Agence du revenu du Canada sur
les dons de bienfaisance à l’adresse www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/gfts/menufra.html.
Les organisations et organismes se retrouvent souvent dans des situations où il peut être
difficile de déterminer si un reçu aux fins d’impôt doit être délivré. Voici quelques exemples
des directives de l’ARC sur certains types d’activités ou d’événements de bienfaisance.
Billets de loterie, tirages, tombolas et autres jeux de hasard
Si une personne achète un billet de jeu de hasard comme une loterie, un tirage au sort ou une
tombola pour gagner un prix, aucun reçu ne peut être délivré parce qu’en retour pour le prix du
billet, cette personne reçoit la chance de remporter un prix. En d’autres mots, l’achat d’un
billet de loterie ou de toute autre chance de gagner un prix ne constitue pas un don.
Vente aux enchères
Tous les dons en espèces et certains dons en nature destinés à une vente aux enchères de
bienfaisance peuvent donner droit à un reçu si la valeur de la marchandise peut être
déterminée. À noter cependant que la valeur d’un article n’est pas déterminée par son prix de
vente. De nombreuses exceptions s’appliquent. Parlez à votre gestionnaire de la CCMTGC avant
de promettre un reçu. Seuls les dons qui répondent aux lignes directrices de l’ARC pourront
obtenir un reçu.
Tournois de golf
Les directives de l’ARC en matière de reçus aux fins d’impôt et de tournois de golf de
bienfaisance sont très strictes. Avant d’organiser une telle activité, consultez les lignes
directrices de l’ARC et votre gestionnaire de la CCMTGC.
Lignes directrices de l’ARC :
www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tp/itnews-26/itnews-26-f.html#P101_14522
Avis important
Les renseignements fournis sur les licences et les reçus aux fins d’impôt sont ceux qui sont les
plus à jour à l’heure actuelle. Cependant, la province et l’Agence du revenu du Canada (ARC)
peuvent établir de nouvelles directives en tout temps, ce qui pourrait avoir une incidence sur
la délivrance des licences et des reçus. Tous les règlements peuvent être modifiés sans préavis
et Centraide Ottawa, gestionnaire de la CCMTGC, doit s’y conformer pour maintenir son statut
d’organisme de bienfaisance.
14
Résultats à communiquer à l’équipe de la campagne
Le coordonnateur ou l’organisateur d’un événement spécial devrait rédiger un rapport après la
tenue de l’événement et le remettre au chef de campagne ou à l’équipe de la campagne. Ce
rapport aide à planifier les événements spéciaux de l’année suivante. Le rapport devrait faire
état du montant recueilli, des coûts de l’événement s’il y a lieu, du temps requis pour planifier
et organiser l’événement, le nombre de bénévoles nécessaires et le temps qu’ils y ont consacré,
la somme recueillie et d’autres renseignements, dont des recommandations au sujet de la
reprise de cet événement à l’avenir. Voici un exemple de rapport :
Nom de l’événement :
Objectif de l’événement :
Montant recueilli (si approprié) :
Coût (si approprié) :
Montant net collecté :
Ressources bénévoles utilisées :
Heures de bénévolat réelles utilisées :
Nombre réel de participants :
Commentaires/conseils pour l’an prochain :
Rempli par (nom) :
Date :
15
Section V : Exemples d’événement spéciaux
Objectif : accroître la sensibilisation à la campagne et sa visibilité
Barbecue – Une collecte « à point »
Coût :
Niveau de difficulté :
Buts :
Permis nécessaire :
Élevé
Élevé
Sensibilisation et collecte de fonds
Non
Clés de la réussite :
• Affichez le menu du barbecue à l’avance.
• Mettez vos billets en vente une semaine avant le barbecue afin d’avoir une idée de la
quantité de nourriture requise.
• Vous devriez pouvoir acheter votre viande en gros et ainsi bénéficier d’un rabais.
• Rendez visite à un grossiste pour essayer d’obtenir un don de fournitures (assiettes,
ustensiles, etc.).
• Si vous servez un grand nombre de personnes, prévoyez au moins quatre à cinq
barbecues au gaz.
• Encouragez les cadres supérieurs à participer comme invités/conférenciers/serveurs.
• Décorez, planifiez de la musique et des divertissements.
• Donnez aux cuisiniers un tablier de la CCMTGC.
• Prévoyez des plats végétariens au menu (p. ex., hamburgers sans viande).
Vente de pâtisseries : Une collecte en douceurs!
Coût :
Buts :
Peu élevé
Peu élevé
Non
• Demandez aux employés de donner des pâtisseries.
• Annoncez l’activité à l’avance au moyen d’affiches, de notes de service et de
bulletins.
• Recrutez des bénévoles pour aménager les tables, servir les pâtisseries et nettoyer à
la fin de l’activité.
16
Vente aux enchères silencieuse
Coût :
Buts :
Peu élevé
Moyen/élevé
Collecte de fonds/Haut rendement
Non
•
•
•
•
Demandez les prix assez tôt.
Demandez aux employés de donner un objet ou un service – séjour dans un chalet
ou un appartement, tableaux, travail manuel, etc.
Faites la promotion de l’activité.
Comptez deux à trois jours pour la motivation et la réalisation.
Ascenseur à péage : une collecte qui monte et monte…
Coût :
Buts :
Peu élevé
Peu élevé
Non
•
•
•
Obtenez de votre cadre supérieur la permission de réclamer un péage à tous ceux qui
prennent l’ascenseur dans votre organisation ou organisme pendant une journée
donnée.
Demandez à un employé de percevoir le péage auprès de tous ceux qui prennent
l’ascenseur.
Remettez un autocollant en échange du péage pour que la personne n’ait pas à payer
de nouveau lorsqu’elle reprend l’ascenseur.
17
Pentathlon interorganisationnel : une collecte sportive!
Coût :
But :
Peu élevé
Moyen à élevé
Sensibilisation
Non
•
•
•
•
•
Organisez une épreuve à l’heure du midi chaque jour de la semaine (d’où le nom de
pentathlon).
Prévoyez des épreuves amusantes, par exemple : lancement d’avions en papier,
lancement de boulettes de papier dans une corbeille, course d’obstacles (pour
agrémenter l’activité, on peut pousser des cadres supérieurs assis sur des
chaises/tricycles autour d’un parcours de cônes), lancement de porte-documents.
Encouragez les secteurs de l’organisation ou de l’organisme à s’inscrire à chaque
épreuve.
Organisez les finales dans le hall principal, où les employés pourront encourager
leurs collègues.
Favorisez la concurrence interorganisationnelle.
Course au trésor : Une collecte mystérieuse
Coût :
Buts :
Peu élevé
Moyen
Non
•
•
•
Faites la promotion de l’activité auprès de tout le personnel.
Trouvez des lieux qui augmentent la visibilité de la CCMTGC.
Prévoyez des étapes dans des foyers d’accueil d’urgence ou autres pour voir
concrètement ce que 1 000 $ peuvent accomplir. Le thème de la course devrait être
axé sur l’impact des dons.
18
Buffet roulant : pour les nocturnes
Coût :
But :
Peu élevé
Peu élevé
Sensibilisation
Non
•
•
Demandez à des bénévoles de faire circuler des chariots à desserts avec du café et
des beignes/sucreries dans l’édifice pendant les quarts de nuit.
Distribuez du café et des beignes/sucreries, ainsi que de l’information sur la CCMTGC
à tous les employés en poste la nuit.
Mini-golf : un coup de génie
Coût :
Buts :
Moyen
Moyen
Non
•
•
•
•
•
•
Annoncez l’activité à l’avance pour favoriser la formation d’équipes de quatre joueurs
(apportez votre propre fer droit ou « putter »).
Percevez des droits fixes par groupe de quatre joueurs. Demandez à vos contacts et à
vos fournisseurs d’offrir des prix.
Concevez des cartes de parcours pour les participants.
Préparez des parcours de golf miniature dans les couloirs, les bureaux, les
ascenseurs, etc.
Faites preuve d’imagination : construisez des trous d’eau à l’aide de seaux d’eau, des
trappes de sable avec du maïs soufflé, etc.
Celui qui obtient le pointage le plus bas gagne.
19
Carnaval : marché aux puces, vente de livres et divination!
Coût :
Buts :
Peu élevé
Moyen
Non
•
•
Demandez à vos collègues de donner des articles usagés (p. ex., livres, jouets, etc.).
Demandez à des employés de vous aider à trier les articles, à y mettre des prix et à
les disposer sur des tables. Aménagez un kiosque où les cadres supérieurs diront la
bonne aventure.
Déjeuner de chili : une collecte épicée
Coût :
Buts :
Moyen
Moyen
Non
• Demandez aux employés ou à un grossiste de donner des fournitures ou un rabais.
• Annoncez l’activité à l’avance au moyen d’affiches, de notes de service et de
bulletins.
• Vendez les billets à l’avance pour que le repas se déroule bien.
• Préparez le chili, les petits pains et la salade à l’avance.
• Montez les tables tôt le matin et faites cuire lentement le chili dans des mijoteuses.
• Demandez aux cadres supérieurs de servir le chili.
• Pourquoi ne pas organiser un concours de chili et inviter les employés à faire goûter
le leur? Leurs collègues pourraient évaluer le goût, la texture et le pouvoir
incendiaire.
20
Repas-partage et livre de recettes : une collecte gourmande
Coût :
Buts :
Peu élevé
Peu élevé
Non
• Demandez à vos collègues de préparer un plat pour le repas-partage du midi.
• Invitez-les à apporter la recette de ce plat.
• Rassemblez les recettes pour créer un livre de recettes du personnel.
• Vendez le livre de recettes plus tard pour recueillir des fonds pour votre campagne.
Événement de sensibilisation à la faim
Coût :
Buts :
Moyen
Moyen
Non
• Organisez l’activité le midi, lorsque les gens ont faim.
• Demandez aux participants de payer cinq ou dix dollars comme droits d’entrée.
• Les participants paient tous le même prix, mais ignorent s’ils recevront un repas « du
riche » (c.-à-d. différents plats), un repas « normal » (c.-à-d. quelques articles) ou
un repas « de pauvres » (c.-à-d. très peu de nourriture).
• Les participants ont l’occasion de faire l’expérience de repas de trois catégories
socioéconomiques.
• Le but est de rehausser la sensibilisation à la faim dans notre communauté.
21
Événement de sensibilisation au sans-abrisme
Coût :
Buts :
Peu élevé
Moyen
Non
• Avant la tenue de l’activité, demandez à des bénévoles de recueillir de la monnaie et
d’être « sans abri » pour une journée
• Demandez à des bénévoles de recueillir des boîtes de carton et de bâtir des maisons
de fortune dans le foyer de l’immeuble.
• Les bénévoles s’assoient à tour de rôle dans les boîtes pendant que les employés
passent.
• Le but est de démontrer qu’il y a des sans-abri dans notre communauté, que nous les
voyions ou non.
Objectif : événements spéciaux de collecte de fonds
Course de huards (pièces de 1 $ ou 2 $)
Coût :
Buts :
Peu élevé
Peu élevé
Collecte de fonds et sensibilisation
Non
• Collez une bande adhésive à deux faces sur le sol ou sur une table, le long du trajet.
• Recueillez les pièces de monnaie quelques semaines avant la tenue de la course.
• Assurez-vous que des bénévoles sont disponibles pour encourager la participation.
• Encouragez les passants à donner des pièces de 1 $ ou de 2 $
22
Tirage 50/50
Coût :
Buts :
Peu élevé
Peu élevé
Oui
• Renseignez-vous auprès de votre gestionnaire de la CCMTGC au sujet des permis
nécessaires. (À noter que les jeux de hasard sont illégaux au Québec.)
• Désignez des bénévoles pour promouvoir l’activité et recueillir de l’argent.
• Veillez à ce que tous les employés aient l’occasion de participer.
• Des billets et des coupons servent à identifier les gagnants.
Vente aux enchères : adjugé!
Coût :
Buts :
Peu élevé
Peu élevé
Non
• Réservez une salle où se tiendra la vente aux enchères.
• Demandez à chaque employé de donner un article intéressant qui sera mis à
l’enchère.
• Demandez aux cadres supérieurs de votre organisation ou organisme d’agir à titre de
commissaires-priseurs vedettes.
• Annoncez l’activité à l’avance et songez à la jumeler à un repas-partage.
23
Bingo
Coût :
Buts :
Moyen
Moyen à élevé
Oui
•
•
•
•
•
Renseignez-vous auprès de votre gestionnaire de la CCMTGC au sujet des permis
nécessaires. (À noter que les jeux de bienfaisance sont illégaux au Québec.)
Négociez avec des contacts/fournisseurs pour obtenir des prix
Réservez la salle tôt et aménagez-la pour l’activité.
Demandez à des cadres supérieurs d’annoncer les numéros.
Illégal au Québec.
« Star Académie » : mettre son talent à profit
Coût :
Buts :
Moyen
Élevé
Non
Pourquoi?
• Sensibiliser à la campagne de la CCMTGC
• Tenir un événement populaire, très énergique et divertissant
• Créer une atmosphère de travail positive
• Recueillir plus de fonds pour la CCMTGC
Comment?
• Organisez l’activité plus tard dans la campagne, après la sollicitation.
• Trouvez un endroit propice pour l’aménagement de la scène, une aire ouverte qui
permettra à l’auditoire de bien voir; peut être aménagé comme un club.
• Recherchez des talents individuels ou de groupe.
• Organisez des auditions pour assurer un spectacle de qualité.
• Recrutez des juges et un maître de cérémonie.
• Obtenez des prix pour les gagnants.
• Décorez toutes les entrées avec des ballons de la CCMTGC pour annoncer l’activité.
• Dressez un calendrier pour l’organisation de l’activité.
• Incluez des propos d’ouverture par des cadres supérieurs sur l’importance de la
CCMTGC, l’impact dans la communauté et une mise à jour de la campagne.
24
•
•
•
•
•
Faites la promotion de l’activité en annonçant le nom des participants.
Décorez la salle avec des affiches, des ballons, etc.
Prévoyez de la nourriture et des rafraîchissements.
Déterminez le système de vote (décision des juges, de l’auditoire, par vote, etc.)
Offrez de l’information sur la CCMTGC à une table.
Avantages?
• Permettre à tout le monde de s’amuser en appuyant la CCMTGC.
• Permettre à tout le monde de mieux connaître l’impact de la CCMTGC sur la
communauté.
• Afficher sa fierté de travailler pour une organisation et favoriser un bon moral par
ses talents musicaux.
• Créer une occasion de stimuler l’esprit d’équipe parmi les gestionnaires et les
employés.
Autres suggestions d’événements spéciaux
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Bain forcé du sous-ministre
Tournoi de hockey interorganisationnel
Tournoi de golf
Tournoi de frisbee
Tournoi de soccer
Concours de décoration de portes
Concours de sculptures de trombones
Marchethon
Cirage de souliers par les cadres supérieurs
Emprisonnement et libération sous caution de cadres supérieurs
Concours de dessin pour les enfants des employés (1 $ ou 2 $ par dessin)
Mini-Jeux olympiques (course à trois jambes, lancement de porte-documents)
25
Section VI : Outils éducatifs et de sensibilisation
En plus des suggestions d’activités des pages précédentes, des ressources sont disponibles au
bureau de la CCMTGC pour appuyer les activités éducatives : Coche-santé, Bureau des
conférenciers et vidéos de la CCMTGC. Ces ressources sont conçues pour informer les donateurs
et accroître la sensibilisation en milieu de travail.
PartenaireSanté@uTravail
Le programme PartenaireSanté@uTravail, anciennement appelé Coche-santé, a été repensé
pour capter l’attention des employés en milieu de travail et leur donner un moyen intime et
interactif d’apprendre ce que c’est que de vivre avec une maladie chronique. Le programme
montre de façon interactive ce que les personnes atteintes d’une maladie chronique vivent au
quotidien, et cherche à leur faire mieux comprendre ce qu’est la vie de ces personnes et de
leurs familles.
Le programme est une introduction à Partenairesanté, un regroupement des 16 organismes de
bienfaisance nationaux du domaine de la santé les plus réputés, ainsi qu’aux maladies
chroniques qu’ils représentent et qui pourraient toucher 87 % des Canadiens.
Durant la CCMTGC, le programme COCHE SANTÉ est offert gratuitement aux employés fédéraux,
dans leur milieu de travail. Il suffit d’en faire la demande.
Pour réserver le programme « Partenairesanté@uTravail », veuillez communiquer avec Jolene
Maxwell par courriel à [email protected] ou par téléphone au 613-562-1471.
Bureau des conférenciers
Le Bureau des conférenciers de la CCMTGC se compose de bénévoles, de membres du personnel
et de bénéficiaires de Centraide Outaouais, de Partenairesanté et de Centraide. Ces
conférenciers racontent leur histoire personnelle et expliquent comment un programme ou un
service soutenu par la CCMTGC a changé leur vie ou la vie d’un de leurs proches. Ces personnes
parlent du fond du cœur et leur message motivera et inspirera vos collègues à continuer de
soutenir la campagne. Le Bureau peut vous trouver des conférenciers pour des auditoires
francophones, anglophones ou bilingues. Consultez votre chef de campagne pour déterminer si
votre organisation ou organisme a ses propres conférenciers ou réservez un conférencier de la
CCMTGC en ligne en vous rendant à l’adresse
http://www.gcwcc-ccmtgc.org/fr/gerer_une_campagne/trousse_de_campagne.php
26
Tournées Le voir, c’est le croire
Les tournées Le voir, c’est le croire représentent une excellente occasion de rendre visite aux
divers organismes qui bénéficient du financement de Centraide Outaouais, de Centraide Ottawa
et de Partenairesanté, et de voir comment vos dons aident des personnes de notre
communauté. La CCMTGC en organise plusieurs avant le lancement officiel de la campagne. Ces
tournées sont très populaires. Nous vous encourageons donc vivement à vous y inscrire (ainsi
que les membres de l’équipe de la campagne de votre organisation ou organisme). Ne tardez
pas. Inscrivez-vous dès que vous aurez reçu votre invitation, car le nombre de places est limité.
Les organisations peuvent aussi organiser leur propre tournée Le voir, c’est le croire. Votre
gestionnaire de la CCMTGC se chargera de réserver des sites, et les organisations prennent en
charge et règlent les frais de transport pour les employés participants qui y sont invités.
Journées d’action communautaire
Une autre expérience valable pour les bénévoles de la campagne ou le personnel de
l’organisation est de participer aux Journées d’action communautaire (JAC). Ces journées sont
une occasion de faire ensemble du bénévolat dans un organisme particulier ou pour un projet
communautaire pendant une journée ou moins. C’est un excellent moyen de développer un
esprit d’équipe pour les équipes de campagne et les employés. Ensemble, vous pouvez faire
une différence dans votre communauté.
Nous vous incitons à y participer et à vous inscrire dès que possible. Veuillez consulter la
liste d’activités en ligne sur le site Web de Centraide Ottawa ou communiquer avec votre
gestionnaire de la CCMTGC.
27
ANNEXE A – Demande de prix
Modèle de lettre : demande de prix
Madame, Monsieur,
La Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) de la région
de la capitale nationale est une campagne annuelle de collecte de fonds à laquelle participent les
employés de plus de 100 organisations et organismes fédéraux, ainsi que des retraités fédéraux,
au nom de trois partenaires : Centraide Ottawa, Centraide Outaouais et Partenairesanté. La
CCMTGC est un modèle de générosité et de compassion pour les résidants de nos communautés qui
ont besoin de soins et d’appui.
Dans le cadre de la campagne de cette année, [nom de l’organisation/organisme] prévoit
organiser [nom de l’activité] qui se déroulera le [date]. De telles activités contribuent à l’atteinte
de nos objectifs et de ceux de la CCMTGC. L’an dernier, nous avons recueilli plus de [••••• $] en
organisant des événements spéciaux.
Pour [nom de l’activité] de cette année, je cherche à obtenir des prix qui seront décernés dans le
cadre de cette activité. Le commanditaire recevra bien sûr pleine reconnaissance et visibilité dans
le cadre de notre campagne.
Nous vous remercions à l’avance d’appuyer cette cause importante. Pour obtenir un complément
d’information, communiquez avec [nom de la personne-ressource] au [numéro de tél/fax].
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes meilleurs sentiments.
[signature]
Coordonnateur des événements spéciaux
28

Guide du coordonnateur des événements - gcwcc

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