fiche de poste - Bas-Rhin

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Service Emploi et Compétences
FICHE DE POSTE
Date de création : 23/02/2012
Date de mise à jour : 22/03/2012
POSTE
Numéro de poste :
R1783
Poste :
Non permanent
Renfort du 01/05/2012 au 31/07/2012
Intitulé du poste :
Secrétaire médico sociale
Métier :
HORS NOMENCLATURE
Pôle :
Pôle Aide à la Personne
Direction :
Direction des Unités Territoriales
Service :
Unité Territoriale d'Action Médico-Sociale de HAGUENAU
Unité :
Equipe Territoriale Médico Sociale Ville
Cellule / Collège :
Non Concerné
Codification budgétaire :
50
Missions :
- Assure la fonction d'accueil, d'orientation et d'accompagnement à l'accès aux droits des usagers
- Prend en charge les activités multiples de secrétariat dans un souci permanent de fiabilité et de qualité relationnelle
- Assiste les travailleurs médico-sociaux et les cadres de l'UTAMS présents sur le territoire
Activités principales :
Accueil :
- accueille et oriente le public téléphoniquement et sur place
- évalue l'urgence
- apporte une première réponse à l'usager (proposition de rendez-vous, permanence, sollicitations de l'assistant social
d'astreinte, du responsable d'équipe)
- apporte un appui dans les démarches administratives initiales
- s'assure de la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux de l'UTAMS et d'une réponse apportée à
l'usager
- contribue à la qualité de service rendu à l'usager
Secrétariat :
- assure le secrétariat du responsable d'équipe territoriale médico-sociale
- réalise et met en forme des travaux de bureautique : enquêtes, rapports, relevés de décision, compte-rendus de réunions,
courriers...
- assure des tâches de classement, de mise à jour et d' exploitation des fichiers manuels et informatiques
- élabore des statistiques et saisit les données
- réceptionne et enregistre informatiquement les courriers et les demandes d'enquêtes
- affranchit le courrier partant et renseigne le tableau mensuel
- assure l'instruction et la saisie de documents administratifs : demande de RSA, de Fonds d'Aide aux Jeunes, des demandes
financières d'Aide Sociale à l'Enfance et autres formulaires d'accès à des droits administratifs
Gestion :
- gère le planning des rendez-vous des travailleurs médico-sociaux et du responsable d'équipe territoriale médico-sociale
- gère le planning d'occupation des salles de réunion, des bureaux mis à disposition des partenaires...
- met à jour la documentation et les formulaires
- peut renseigner et mettre à jour différents documents de communication interne (IRIS, site Intranet Utams, plaquette UTAMS)
- peut renseigner et mettre à jour les outils relatifs à la gestion des ressources humaines de l'équipe territoriale médico-sociale
et assurer un suivi des situations, en lien avec la secrétaire assistante rérérente RH
- peut renseigner et mettre à jour les outils relatifs à la gestion des crédits déconcentrés
- peut renseigner et mettre à jour les outils relatifs à la gestion des moyens logistiques de l'unité (véhicules de service,
bâtiments, mobilier, bureautique, ...)
Collaboration et coordination :
- collabore avec tous les partenaires dans l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous
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Réunions :
- organise et planifie des réunions
- assure la préparation matérielle de certaines réunions
- prend des notes et rédige les comptes rendus des réunions auxquelles elle/il assiste
Relations hiérarchiques :
avec le Responsable d'Equipe Territoriale Médico-Sociale
Relations fonctionnelles internes :
avec :
- les membres de l'équipe de l'unité territoriale médico-sociale et le secrétariat du Responsable de l'unité territoriale
médico-sociale
- les services du Conseil Général, notamment les services du Pôle Aide à la Personne
Relations fonctionnelles externes :
avec :
- le public
- les partenaires extérieurs, les autres organismes, administrations, et instances spécialisées
SPECIFICITE(S) DU POSTE
Permis obligatoire(s) :
B
Déplacements sur le
département ou un
secteur d'intervention :
Ponctuellement
Habilitation(s)
obligatoire(s) :
Non Concerné
Disponibilité pour les
réunions en soirée :
Non
Vaccin(s) obligatoire(s) :
DT Polio + certificat
Risque(s) lié(s) au poste :
Déplacements motorisés
Exposition à l'agressivité
Travail sur écran (>4h/jour)
Règlement du temps de
travail applicable :
Règlement général
Résidence administrative :
Hors CUS
Poste :
A temps non complet :
31h30 Hebdomadaires
Affectation géographique :
HAGUENAU
Autre :
contrat de compensation de temps partiels à 90%
SUJETION(S) DU POSTE
Travail de week-end :
Non
Déplacements hors
départements :
Non
Travail de soirée :
Non
Tenue de service et / ou
équipements de sécurité :
Non
Astreintes :
Non
Poste logé :
Non
Travail de nuit :
Non
Autre :
Non Concerné
AVANTAGE(S) LIE(S) AU POSTE
NBI :
Aucune NBI applicable
Primes de fonctions informatiques :
Non Concerné
Voiture de fonction :
Non
Logement de fonction pour
nécessité absolue de service :
Non
Voiture de service avec autorisation
permanente de remisage à domicile
Non
Logement de fonction pour utilité
de service :
Non
Autre :
possibilité d'utiliser un véhicule de service, selon disponibilité
PROFIL DE RECRUTEMENT
Cadre d'emplois du poste :
ADJOINT ADMINISTRATIF TERRITORIAL
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Niveau d'études :
CAP / BEP
Diplôme :
BAC Sciences Médico-Sociales : Facultatif
Expérience :
Débutant accepté
COMPETENCES
Savoir :
- bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook)
- bonne connaissance des techniques de communication
- bonne connaissance de la législation sociale et protection de l'enfance
Savoir - faire :
- capacité à analyser la demande et à évaluer l'urgence
- facultés d'adaptation rapide aux exigences du métier
- sens de l'organisation
- capacité d'initiative
- rigueur et soin dans son travail
- fiabilité et rapidité d'exécution
- capacité à se situer dans l'institution
Savoir - être :
- sens de l'accueil et des relations
- ouverture d'esprit
- souplesse et capacité d'adaptation
- discrétion
- disponibilité
- maîtrise de soi
- esprit d'équipe
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