Plan de classement

Fonds de la Bibliothèque Myriam et J.-Robert Ouimet.
Archives-HEC Montréal, A011/XPH,0003. Vue d’une salle de lecture à la bibliothèque, Albert Dumas, [19-].
**Refonte du plan de classement officiel de HEC Montréal**
Dans le cadre du projet de gestion intégrée des documents (GID), le SGDA effectue la refonte du plan de classement officiel
de l’École. Néanmoins, vous pouvez tout de même gérer et classer vos documents sous l’ancien plan. Le SGDA mettra un
fichier de correspondance entre les répertoires des plans de classement HEC à la suite de la refonte.
Pratiques exemplaires de gestion de l’information - Classement des documents numériques
Le classement des documents (papier ou numérique) a pour objectifs :

d’accélérer le repérage, favoriser le partage et l’exploitation de l’information, assurer et accroître l’efficacité
et la continuité administrative par l’organisation et le classement systématique des documents reçus et créés
par le personnel de l’École dans le cadre de leur travail;

de répondre aux exigences légales et réglementaires en matière de gestion documentaire notamment à la Loi
sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1) et à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels (L.R.Q., chap. A-2.1).
Espace réseau partagé
Dans l’attente d’une solution globale de gestion intégrée des documents (GID) et
afin d’atteindre ces objectifs, il est recommandé d’implanter et d’utiliser une
structure de répertoires et de dossiers basée sur le plan de classement officiel de
l’École dans vos espaces réseau partagés. L’utilisation du système de classement
de HEC Montréal permettra de soutenir et de contribuer à l’efficacité des unités
de l’École dans la gestion de leur information.
Exemple d’une structure de répertoires basée sur le plan de classement HEC
Le système de classement des documents est basé sur les grandes fonctions et
activités de l'École. Lors de l'implantation, un cadre de classement est créé en
fonction des besoins spécifiques des différentes unités administratives.
Le plan de classement est une structure hiérarchique (du général au spécifique) et logique proposant quatre (4)
niveaux de classement. Chacun de ces niveaux est associé à un code numérique destiné à faciliter le repérage.
La série présente le premier niveau d’information, elle représente les grandes activités de l'École.
Niveau 1.
12 Ressources humaines
La sous-série précise le sujet du dossier, elle constitue le second niveau d’information.
Niveau 2.
12/14 Rémunération
La division permet d’ajouter un troisième niveau.
Niveau 3.
12/14/1 Échelle de salaire
La subdivision permet de réduire le volume de l’information grâce à un quatrième niveau.
Niveau 4.
12/14/1/1 Employé de soutien
Il est recommandé de créer l’arborescence de dossiers à la racine de l’espace réseau partagé de l’unité.
En téléchargeant le fichier compressé disponible dans la section « Outils » de la Gestion documentaire, il vous sera
possible d’extraire l’arborescence de dossiers sur le lecteur ou l’espace réseau partagé ou personnel désiré.
Cette arborescence ne comprend que les deux premiers niveaux du plan de classement. Il est possible de
personnaliser l’arborescence de dossiers selon les besoins de l’unité (en supprimant ou en ajoutant des dossiers)
L’équipe de la gestion des documents du SGDA pourra vous aider à développer et implanter votre structure de
répertoires ainsi qu’offrir de la formation sur demande.
Service de la gestion des documents et des archives
HEC Montréal