Description de tâches d`un secrétaire général

 Offre d’emploi d’Avenir d’enfant
Poste : Secrétaire général
Département : Direction générale
Contexte
La constitution d’Avenir d’enfants en organisme sans but lucratif et la mise en place
d’un conseil d’administration nécessitent la création d’une fonction de secrétariat
général pour soutenir la direction générale dans la concrétisation de ce nouveau
mode de gouvernance.
Synthèse des responsabilités
Sous l’autorité de la direction générale, le titulaire* de ce poste a comme principal
mandat le soutien de la directrice générale quant au fonctionnement du conseil
d’administration ainsi que des comités qui y sont rattachés. Il assure également la
préparation et le suivi des rencontres du comité de direction. À l’égard de chacune de
ces instances, il assure la préparation des ordres du jour et la rédaction des procèsverbaux et comptes rendus.
Il agit comme agent de liaison entre la direction générale, les autres directions de
l’organisation, les membres de son conseil d’administration et les représentants des
divers partenaires de réalisation d’Avenir d’enfants.
Description des tâches et responsabilités
Dans le domaine administratif
•
Assurer l’ensemble des activités relatives à la préparation et au
fonctionnement efficace du conseil d’administration et des divers comités mis
en place (convocation, consultation et élaboration de l’ordre du jour, procèsverbaux, gestion des documents, suivis).
•
Planifier et organiser la tenue des rencontres des comités de pertinence et de
vérification et de tout autre comité créé par le conseil d’administration.
•
Veiller au suivi des dossiers découlant des rencontres du conseil et des divers
comités mis en place.
•
Planifier et organiser la tenue des rencontres du comité de direction et veiller
au suivi des dossiers qui en découlent.
•
Planifier et organiser l’assemblée générale annuelle et en rédiger le procèsverbal.
*
Pour faciliter la lecture, le genre masculin est utilisé sans discrimination dans cette
offre d’emploi.
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•
Contribuer à la préparation et à la rédaction du rapport annuel.
•
Planifier et organiser le calendrier des rencontres pour la réalisation de la
planification stratégique.
•
Tenir le registre des procès-verbaux et le registre des réunions du conseil en
certifiant le contenu de chaque rencontre (sceau du secrétaire).
•
Assurer la tenue des originaux des divers documents légaux et contrats et
assurer la déclaration annuelle à l’IGIF.
•
Assurer la circulation des informations pertinentes auprès des administrateurs
et dirigeants et tenir à jour la liste de leurs coordonnées.
•
Veiller à la disponibilité des diverses politiques nécessaires au bon
fonctionnement d’Avenir d’enfants et fournir au besoin les gabarits
nécessaires à leur présentation.
•
Fournir au besoin les divers documents pertinents nécessaires à l’intégration
de nouveaux administrateurs.
En matière de liaison et de représentation
•
Représenter la direction générale pour les questions relatives à son champ
d’activité.
•
Assurer la liaison et le croisement adéquat entre les divers dossiers et leurs
responsables, afin d’en assurer la réalisation et la cohérence.
•
Jouer un rôle de conseil auprès de la direction générale et assurer la gestion
de certains dossiers stratégiques.
•
Collaborer à l’élaboration, à la mise à jour et à la mise en œuvre de la
planification stratégiques de l’organisation.
•
Assurer la liaison auprès des ressources habilitées à assurer la vérification de
la légalité et de la rigueur des décisions et des actes juridiques (projets,
résolutions, politiques, contrats, protocoles d’entente).
•
Répondre aux demandes et faire circuler les informations et les documents
pertinents à la réalisation de leurs mandats auprès des gestionnaires et des
administrateurs.
•
S’assurer du respect des règlements généraux et du mode de gouvernance en
vigueur.
•
Coordonner le processus d’évaluation annuelle du conseil d’administration et
de ses comités.
•
Assister le conseil dans la nomination et la relève des administrateurs et
dirigeants.
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Exigences et profil recherché

Diplôme universitaire de premier cycle dans une discipline appropriée
(communication, administration, droit) ou un cumul de formation et d’expérience
jugé pertinent et équivalent

Posséder un minimum de 8 à 10 ans d’expériences pertinentes

Capacité à passer aisément des tâches administratives aux démarches
stratégiques

Connaissance des secteurs associatifs et gouvernementaux

Capacité à évoluer dans un contexte de changement et d’innovation sociale,
pouvant créer de l’ambigüité

Capacité d’analyse et de synthèse

Habiletés à communiquer et à établir des relations avec divers types d’acteurs

Bonne connaissance des acteurs clés et des enjeux liés au secteur de la petite
enfance (un atout)

Connaissance des stratégies de mobilisation et du travail en partenariat

Maîtrise des nouvelles technologies de l’information

Très forte capacité de rédaction, excellent français (oral et écrit)

Bilinguisme requis
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