Audit du conseil d`administration Partie A – Profil général

Audit du conseil d’administration
En suivi des modifications apportées à la Loi sur les services de santé et les services sociaux1
apportées par le projet de loi no 127 sanctionné le 13 juin 2011, Loi visant à améliorer la gestion
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du réseau de la santé et des services sociaux , le conseil d’administration d’un établissement
doit dorénavant procéder à l’évaluation de son fonctionnement. Selon le paragraphe 5 de
l’article 181.0.0.1, il revient au comité de gouvernance et d’éthique d’en élaborer les critères,
lesquels doivent être approuvés par le conseil d’administration. L’évaluation porte non
seulement sur le fonctionnement mais également sur la performance du conseil
d’administration.
Partie A – Profil général, connaissances, compétences et expertises
Femme
1. Êtes-vous un(e)?
2. Quelle est votre provenance en tant que membre du CA?
Élu par la population.
Désigné par le comité des usagers.
Désigné par la fondation de l’établissement.
Désigné par les universités auxquelles le CSSS est affilié.
Désigné par le conseil des médecins, dentistes et pharmaciens.
Désigné par le conseil des infirmières et infirmiers.
Désigné par le conseil multidisciplinaire.
Désigné par le personnel de l’établissement.
Nommé par l’agence.
Désigné par cooptation.
3. Depuis combien d’années êtes-vous membre
du CA du CSSS?
1
2
L.R.Q., c. S-4.2 (désignée ci-après « LSSSS »).
L.Q. 2011, c. 15.
1
Homme
4. Combien d’années d’expertise comptez-vous à
titre d’administrateur?
1
1-3
3-5
5 et +
Dans le secteur de la santé.
Dans le secteur coopératif.
Dans le secteur de la fonction publique.
Dans le secteur de l'éducation.
Dans le secteur des sociétés d'État.
Dans le secteur des villes et municipalités.
Dans le secteur privé – grandes entreprises (plus
de 1 000 employés).
Dans le secteur privé – PME (moins de 1 000
employés).
Dans le secteur sans but lucratif – Associations,
OSBL, etc.
Autres ___________________________________.
5. À quel(s) comité(s) siégez-vous?
Oui
Comité exécutif ou administratif.
Comité de vérification.
Comité de gouvernance et d’éthique.
Comité de vigilance et de la qualité.
Comité d'évaluation du rendement du directeur général.
Autres comités ______________________________________.
Aucun.
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Non
Composition et expertise du CA
Totalement
en accord
6. Collectivement, les membres du CA pourraient
enrichir leur expertise dans les domaines suivants :
Besoins et attentes de la population.
Enjeux d'ensemble du réseau de la santé et des
services sociaux.
Éthique, responsabilités sociales et
environnementales.
Finances et comptabilité.
Gestion des risques et contrôles internes.
Gestion de crise.
Politiques de gestion et de gouvernance.
Relations avec l'agence et le ministère (MSSS).
Relations avec la communauté locale.
Stratégie.
Autres
(précisez) :__________________________________
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D’accord
À
améliorer
Ne
s’applique
pas
Partie B – Évaluation des orientations, rôles, responsabilités performance
et fonctionnement du conseil d’administration
Totalement en
accord
Information
1.
Vous disposez de suffisamment d’information sur
l’établissement, ses opérations, ses enjeux et son
environnement pour poser les bonnes questions.
Rôles et responsabilités
2. Tous les membres comprennent le rôle et les
responsabilités que doit exercer le conseil
d’administration d’un établissement de santé et de
services sociaux.
Planification stratégique
3.
Le conseil d’administration a adopté le processus de
la planification stratégique préparé par la direction
générale.
4.
Le CA a approuvé la vision, les orientations et le plan
d’action global de la planification stratégique.
5.
Le plan d’action pour la réalisation de la planification
stratégique comporte des objectifs :
a)
spécifiques,
b)
mesurables,
c)
réalisables,
d)
circonscrits dans le temps.
6.
Le CA s’est doté d’un processus continu de révision de
la planification stratégique.
7.
Il existe des indicateurs et des mécanismes formels et
rigoureux pour fournir au CA l’information sur les
progrès réalisés dans la mise en œuvre de la
planification stratégique.
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D’accord
À améliorer
Totalement
en accord
Performance et évaluation
8.
Le CA choisit et utilise les bons indicateurs lui
permettant de mesurer les performances de
l’organisation.
9.
Le CA dispose d’un tableau de bord pour contrôler et
suivre :
a)
l’accessibilité aux services,
b)
la continuité des services,
c)
la qualité des services,
d)
les ressources humaines,
e)
les ressources financières,
f)
les ressources informationnelles,
g)
les ressources techniques et immobilières,
h)
le suivi de l’entente de gestion et d’imputabilité.
10. Le CA approuve le rapport annuel de gestion de
l’établissement.
Gestion des risques et contrôles internes
11. Le CA s’assure que l’organisation possède un plan de
gestion intégrée des risques.
12. Le CA s’assure que l’organisation possède des
contrôles internes suffisants.
Gestion de crise
13. Il existe un plan efficace de gestion de crise.
Relations avec les intervenants internes
14. Le CA s’assure de la mobilisation, de la valorisation et
du développement des ressources humaines (PDRH).
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D’accord
À améliorer
Totalement
en accord
Relations avec la Direction générale
15. Les dossiers présentés au CA sont bien préparés.
16. Les rôles et responsabilités sont respectés et bien répartis
entre le CA et la Direction générale du CSSS.
17. Le CA a un haut degré de confiance envers l’équipe de
direction.
Relations avec les mandants
18. Les mandants (agence et MSSS) respectent l’autonomie de
l’établissement.
Les comités et conseils professionnels
19. Le CA approuve le mandat et la composition de chacun de
ses comités.
20. Le CA approuve le mandat de chacun des conseils
professionnels.
21. Le CA approuve les critères d’évaluation de chacun des
comités.
22. Le CA approuve les critères d’évaluation de chacun des
conseils professionnels.
23. Les comités constituent un apport efficace au conseil
d’administration.
24. Les conseils professionnels constituent un apport efficace
pour le conseil d’administration.
25. Les comités disposent des pouvoirs, des ressources et de la
collaboration nécessaires à l’accomplissement de leur
mandat.
26. Les conseils professionnels disposent des pouvoirs, des
ressources et de la collaboration nécessaires à
l’accomplissement de leur mandat.
27. Les rapports des conseils professionnels :
a) sont en lien avec le mandat,
b)
présentent les résultats obtenus.
28. Les rapports des comités du CA :
a)
sont en lien avec le mandat,
b)
Présentent les résultats obtenus.
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D’accord
À améliorer
Totalement
en accord
Formation continue, accueil et intégration des administrateurs
29. La formation continue donnée aux administrateurs est
pertinente et suffisante.
30. Il existe un programme d’accueil et d’intégration efficace
permettant aux nouveaux administrateurs de recevoir de
l’information appropriée et suffisante pour comprendre leur
rôle, leurs responsabilités et le fonctionnement du CA.
La gouvernance et l’éthique
31. Le CA adopte et met à jour son règlement de régie interne.
32. Le CA adopte et met à jour les règles de gouvernance de
l’organisation.
33. Le CA adopte et respecte le code d’éthique et de déontologie
des administrateurs.
34. Le CA adopte le code d’éthique de l’établissement.
35. Le CA approuve les objectifs de rendement et de
performance du directeur général.
36. Le CA approuve les critères d’évaluation du rendement du
directeur général.
37. Le CA approuve le profil de compétence et d’expérience du
directeur général.
38. Le CA approuve un plan de relève pour le poste de directeur
général.
39. Le CA approuve le profil de compétence des administrateurs
nommés par l’agence ou cooptés.
40. Le CA approuve la façon dont est déterminée la désignation
des membres des comités créés par le CA.
41. Le CA approuve la mise en place des correctifs nécessaires à
l’évaluation du fonctionnement du CA et de l’autoévaluation des administrateurs.
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D’accord
À améliorer
Totalement
en accord
Les séances du CA
(répondre à chacun des éléments suivants)
42. L’information transmise avant les séances du CA est :
a) pertinente,
b) bien structurée,
c) suffisamment claire et concise,
d) transmise dans un délai suffisant,
e) permet une bonne compréhension des points à débattre.
43. L’ordre du jour et les procès-verbaux :
a) l’ordre du jour est bien structuré,
b) les sujets à l’ordre du jour sont pertinents pour un CA,
c) le temps des séances est utilisé adéquatement,
d) les administrateurs s’expriment librement,
e) les sujets importants sont suffisamment traités,
f) des conclusions claires sont portées sur les sujets
d’importance,
g) les procès-verbaux sont acheminés rapidement,
h) les procès-verbaux reflètent avec exactitude les
informations, les discussions et les décisions.
44. Les présentations des dossiers par la direction :
a) sont pertinentes,
b) sont bien structurées,
c) sont bien maîtrisées,
d) sont bien focalisées,
e) amènent à une action ou prise de décision.
45. Les décisions et leurs suivis :
f) les décisions prises par le CA sont suffisamment éclairées
(documentation, argumentation, etc.),
g) il y a un suivi systématique des décisions prises par le
conseil d’administration,
h) des indicateurs sont identifiés pour mesurer les résultats
des décisions.
46. Le calendrier annuel et l’agenda sont bien structurés.
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D’accord
À améliorer
Totalement
en accord
Le président du conseil d’administration
47. Le président répond aux attentes du CA.
48. Les forces principales du président du CA sont :
a) accessibilité et disponibilité,
b) appui au directeur général,
c) accueil et intégration des nouveaux administrateurs,
d) communications avec l'externe,
e) communications avec l'interne,
f) communications et relations avec les autres membres du
conseil d’administration,
g) coordination des travaux des comités du CA,
h) écoute et respect des autres points de vue,
i) capacité d'encourager la participation et de susciter des
questions,
j) référence à la planification stratégique et aux
orientations de l’organisation dans les discussions et la
prise de décision,
k) recherche de consensus,
l) gestion des séances (temps, discussion, décision),
m) leadership,
n) capacité à diriger les débats vers la prise de décision,
o) capacité à prendre le temps d'informer les
administrateurs,
p) préparation du contenu de l'ordre du jour,
q) capacité à s'assurer que les administrateurs reçoivent
une information suffisante,
r) suivi des séances,
s) autres (précisez) :_____________________________.
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D’accord
À améliorer
Partie C – Veuillez indiquer le niveau d’importance des priorités suivantes
Très élevé
Amélioration de la gouvernance (politiques,
fonctionnement et compétences).
Amélioration du développement et de l'expertise des
membres du CA.
Amélioration du fonctionnement et de la dynamique
des réunions du CA.
Amélioration de l'information fournie aux membres du
CA.
Composition du conseil d'administration.
Compréhension de l'environnement légal et des
responsabilités juridiques des administrateurs et du
conseil d’administration.
Contrôle de la qualité des services.
Développement d'une approche pour les personnes
âgées.
Ententes de performance.
Évaluation et gestion intégrée des risques.
Évaluation, planification et gestion de crise.
Formulation d'orientations stratégiques conformes avec
la mission.
Gestion et indicateurs de performance des opérations
de l'établissement.
Intégration des établissements et gestion du
changement.
Meilleure compréhension du rôle et de la participation
attendue de chacun des membres du CA.
Meilleure compréhension des ententes de gestion et
d’imputabilité avec l’agence.
Meilleure compréhension des besoins de la population.
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Élevé
Moyen
Faible
Très élevé
Élevé
Moyen
Faible
Totalement
en accord
D’accord
À
améliorer
Politique de dotation du personnel.
Prise de décisions quant au regroupement de certains
services.
Relations avec les mandants.
Responsabilité populationnelle et hiérarchisation des
soins et des services.
Reddition de comptes à la population.
Révision et partage des valeurs et du code d'éthique.
Révision des missions, des visions et des valeurs.
Révision du fonctionnement et des résultats des
comités du CA.
Révision du fonctionnement et des résultats des
conseils professionnels.
Succession à la Direction générale.
Autres (précisez) : ______________________________
Partie D – Conclusion
Je suis satisfait des accomplissements réalisés par le conseil
d’administration au cours de la dernière année.
Les administrateurs font preuve d’une indépendance d’esprit dans
le processus décisionnel.
Les administrateurs mesurent les impacts de leurs décisions sur les
parties prenantes.
Je me sens apprécié et je crois avoir un impact positif au CA.
Je suis disposé à demeurer membre du conseil d’administration
pour un autre mandat.
Je considère que le CA exerce une gouvernance efficace de
l'établissement.
Je considère que le temps que je dois consacrer pour bien remplir
mon rôle d'administrateur est approprié.
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