FICHE 8 valorisation des bénévoles

SH 03/2012
Réseau Conseil aux clubs
Fiche 7
Thème : La valorisation des bénévoles
LES INTERVENANTS DANS LES ASSOCIATIONS :
Salarié, bénévole, travailleur indépendant… Comment s’y retrouver ?
Un « intervenant » peut intervenir de manière ponctuelle, occasionnelle ou régulière pour différents
objets.
La première difficulté est de déterminer une règle générale pour plusieurs cas particuliers.
L’URSSAF va donc regarder les conditions de travail. A aucun moment, l’intervenant ne choisit son
statut. En cas de doute sur le statut qu’il faut déterminer, l’association peut contacter l’URSSAF car
une mauvaise interprétation peut générer des difficultés importantes.
1) LE SALARIE :
a) Il s’agit de personnes nommément désignées par le Code de la Sécurité Sociale, pour lesquelles
l’assujettissement se fait de façon automatique. (Se référer à l’article L-311-3- du Code de la
Sécurité Sociale.)
b) Il s’agit de personnes qualifiées de salariées en raison de leurs conditions de travail. (Se référer à
l’article L-311-2- du Code de la Sécurité Sociale.)
A NOTER :
Il y a SALARIAT
 s’il existe un lien de subordination*
 si le travail exercé se fait dans le cadre d’un service organisé**
*Le lien de subordination :
 il existe une convention, un contrat de travail, un document qui permet de formaliser la
relation ;
 il existe une rémunération ;
 surveillance, contrôle, pouvoir de direction (ex : missions, locaux, horaires, etc…) ;
**Il faut démontrer qu’il y a un service organisé, comment l’intervention a été cadrée, qui prend en
charge tous les risques économiques et si tous les éléments existent, la personne ne peut pas être
indépendante mais salariée.
Dès lors que le salariat est établi, les obligations de l’employeur sont assumées par l’association, même
de façon occasionnelle.
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2) SALARIES ET BENEVOLES
Quelquefois, la frontière entre salariat et bénévolat est mince.
Si le lien de subordination existe, le bénévole doit être considéré comme salarié (cela rentre dans le
cadre de la lutte contre le travail dissimulé).
Le bénévole est une personne qui s’investit dans l’association de quelque manière que ce soit, sans
percevoir en contrepartie une rémunération sous quelque forme que ce soit.
Par contre, elle peut être indemnisée au titre des frais engagés dans le cadre de ses activités
associatives.
S’il y a un remboursement, il faut toujours préciser l’objet du versement :
Ainsi : BÉNÉVOLES PAS DE RÉMUNÉRATION.
LA REMUNERATION DES INTERVENANTS AU SEIN DES ASSOCIATIONS SPORTIVES
Les associations sportives font souvent appel, de manière régulière ou occasionnelle, à différents
intervenants : sportifs, éducateurs, entraîneurs, mais aussi d’autres personnes qui participent à
l’activité de l’association à l’occasion notamment des manifestations sportives.
Ces différents intervenants perçoivent parfois des sommes d’argent en contrepartie de leur
prestation. Comment traiter socialement ces sommes, quels sont les limites et les risques qui peuvent
en découler ?
1. Distinction entre rémunération et indemnisation
La notion de rémunération s’entend dans la contrepartie d’une prestation de travail , qui procure à
son bénéficiaire un revenu.
Au contraire, l’indemnisation a uniquement pour objet la prise en charge des frais engagés par
l’intervenant. Dans la mesure où ce dernier est seulement indemnisé des frais qu’il a réellement
engagés (et qu’il peut donc justifier) les sommes versées ne sont en principe pas soumises à
cotisations sociales. On peut alors qualifier l’intervention de “bénévole”, ce qui exclue donc l’idée d’un
contrat de travail et ce qui limite aussi le risque d’être redressé par l’URSSAF.
2. Conséquences du versement d’une rémunération
Lorsque l’intervenant est sous la direction et le contrôle de l’association et qu’il peut être sanctionné
en cas de mauvaise exécution de son travail, cette situation sera susceptible de caractériser
l’existence d’un lien de subordination et donc l’existence d’un contrat de travail. L’intervenant sera
donc salarié de l’association sportive et la rémunération versée sera considérée comme un salaire
devant être soumis à cotisations sociales.
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DROIT DES BENEVOLES
Participer à titre bénévole à l’animation et au fonctionnement de l’association ne signifie pas « mettre
de sa poche » ! Les bénévoles au sein des associations ont la possibilité de se faire rembourser les
frais qu’ils engagent pour l’association : frais de déplacement, frais de restauration, de matériel…
Toutefois un certain formalisme s’impose ! Alors comment s’y prendre ?
Quelles sont les modalités de remboursement des frais de bénévoles ?
Les remboursements de frais doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées, sous peine
d’être requalifiés en une rémunération.
Les modalités de remboursement des frais
Si le bénévole ne doit pas s’enrichir financièrement dans le cadre de son activité, il ne doit pas non
plus s’appauvrir. Aussi, l’association peut procéder au remboursement des frais engagés par les
bénévoles à la condition que ces frais correspondent à des dépenses :



réelles ;
justifiées ;
engagées pour les besoins de l’activité associative.
Il est donc vivement conseillé à l’association de demander au bénévole d'établir une note de frais qu'il
communiquera à l'association avec les originaux de ses justificatifs.
Cf. annexe La fiche remboursement de frais.
Lorsque ces conditions sont respectées, les bénévoles ne sont pas imposables au titre des
remboursements qui leur sont versés. L’association doit alors conserver les pièces justificatives de la
réalité des dépenses pendant 4 ans.
ATTENTION : À défaut de justificatif et dès lors qu’un lien de subordination est établi, les
sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des
conséquences financières importantes pour l’association (taxes sur les salaires, remise en cause
de sa gestion désintéressée), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).
Faut-il une autorisation du conseil d’administration pour procéder au remboursement de frais des
bénévoles ? Quelles règles adopter ? Comment établir une note de frais ? Faut-il exiger
systématiquement les pièces justificatives ?
Il est conseillé de bien fixer les règles internes à l’association, par une décision des instances élues
(par exemple en les intégrant au règlement intérieur), concernant le remboursement des frais
engagés par les bénévoles afin d’éviter tout malentendu ou dérapages, et notamment :




Quels sont les frais remboursables (Transport ? Déjeuner ? Fourniture ? Habillement? ?...)
Fixe-t-on un plafond ?
Quel mode de calcul (exemple pour les déplacements : remboursement forfaitaire ou réel ;
remboursement des voyages sur la base d’un billet SNCF 2e classe…) ?
Faut-il distinguer selon le statut personnel des bénévoles (exemple : frais remboursés
uniquement aux étudiants et chômeurs) ?
Il est en général déconseillé à une association de rembourser les frais des bénévoles au forfait,
même si cette technique est souvent utilisée pour le remboursement des indemnités kilométriques. Si
l’association décide, exceptionnellement, de recourir à la méthode forfaitaire, elle devra conserver les
éléments permettant de reconstituer avec une précision suffisante les frais exposés. Mais il existera
toujours le risque que l'Urssaf procède à la requalification de ce remboursement en salaires.
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Quoi qu'il en soit, pour procéder au remboursement des indemnités kilométriques, l'association doit
se référer au barème fiscal de remboursement des frais kilométriques, applicable tant aux salariés
qu’aux bénévoles et revalorisé chaque année.
ATTENTION toute association est tenue de garder les justificatifs des dépenses réelles durant
une période de 4ans… prudence oblige en cas de contrôle de l’Urssaf ou de l’administration
fiscale !
Comment éviter tout risque de requalification du bénévole… en salarié ?
Attention : les sommes versées au bénévole doivent uniquement correspondre au remboursement à
l’euro près des frais occasionnés et non être un dédommagement pour ses efforts et sa participation
au sein de l’association.
Un bon remboursement c’est donc un remboursement "au réel" effectué par l’association sur
présentation des justificatifs des dépenses engagées par le bénévole dans l’exercice de sa
mission et d'une note de frais établie par le bénévole.
Tout versement forfaitaire et sans justificatif entraine un risque de changement de statut du
bénévole en salarié par l’Urssaf. Le seul secteur qui échappe à ce système est le secteur des
associations sportives qui bénéficie d’un dispositif de dérogations lui permettant dans certains cas de
verser une indemnité à certains de ses bénévoles.
LA POSSIBILITE D’ABANDONNER SES FRAIS : UN DON OUVRANT DROIT A UNE
REDUCTION FISCALE
Le bénévole peut décider d’abandonner ces frais à l’association : cet abandon de frais est alors
considéré comme un don d’un particulier qui, si l’association est d’"intérêt général", peut procurer un
avantage fiscal au bénévole.
Les frais engagés par les bénévoles doivent répondre à trois conditions pour ouvrir droit à la
réduction d’impôt :

Ils doivent avoir été engagés strictement en vue de la réalisation de l’objet social d’une
oeuvre ou d’un organisme d’intérêt général au sens de l'article 200 du Code général des impôts.

Ils doivent être dûment justifiés.

Le bénévole doit avoir renoncé expressément à leur remboursement.
ATTENTION :
Si un bénévole abandonne des frais de déplacement, le calcul du montant de la réduction fiscale
doit être réalisé à partir du barème des frais kilométriques des bénévoles (ci-dessous).
Il s’agit d’un barème spécifique à l’abandon de frais par des bénévoles (différent du barème pour
le remboursement des frais kilométriques : ci-dessus) et revalorisé chaque année.
CONSEIL :
L’abandon du remboursement des frais engagés doit donner lieu à une déclaration expresse de la
part du bénévole. Cette renonciation peut prendre la forme d’une mention explicite rédigée par le
bénévole sur la note de frais, comme, par exemple :
« Je soussigné(e)__________ [Nom et prénom de l’intéressé(e)] certifie renoncer au
remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don. Signature
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