Quelle est la différence entre débours et remboursement de frais ?

Quelle est la différence entre débours et
remboursement de frais ?
N°17 | nov. 2015
Dans la comptabilité des professions
libérales, nous observons
régulièrement des remboursements,
par le client, des frais engagés dans
l’exercice de sa mission.
Existe-t-il une différence de traitement entre ce que l’on qualifie de débours et les notes de frais ? Le traitement de la TVA est-il
différent selon les cas ?
Nous dressons ci-dessous les points importants à maitriser.
Comment définit-on un débours ?
• Le remboursement se fait au centime près,
• La TVA n’est pas applicable (ceci est d’autant plus vrai lorsque le
Un débours est constitué des frais engagés au nom et pour le
professionnel libéral appartient à une profession médicale non
compte du client. On reconnaît un débours :
assujettie.)
• Aux factures qui sont rédigées au nom du client,
• À un mandat du client qui demande l’engagement des dépenses
pour son compte.
Comment comptabiliser les débours ?
La somme TTC est indiquée en dépense. Dans les recettes, on
Comment le débours est-il remboursé ?
utilise un compte de débours qui apparaitra sur la liasse fiscale
(ligne AB).
Par une note de débours qui respecte les conditions suivantes :
• Le professionnel libéral donne les originaux des factures à son
La TVA n’est pas récupérable.
client et ne garde que des copies,
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N° 17 nov. 2015 | page 1/2
Comment se caractérise une note de
frais ?
Pour conclure :
Il est plus facile et moins risqué fiscalement de traiter les frais en
Ce sont des frais engagés par le libéral que le client accepte de
note de frais qu’en débours. L’administration est intransigeante
rembourser. On reconnaît une note de frais aux factures libellées
sur la forme de ces derniers. Un redressement récent vient
au nom du libéral.
confirmer le côté « sournois » du débours. Une entreprise de
marketing direct refacturait l’affranchissement sous forme
Comment la note de frais est-elle
remboursée ?
de débours à ses clients (pratique très courante chez les
marketeurs). Néanmoins, la poste rétrocédait 1% du coût de
l’affranchissement à l’entreprise qui ne répercutait pas la remise
à son client. L’administration a jugé qu’il s’agissait d’une marge et
Simplement par une note de frais qui est une « facture » qui
qu’il y avait lieu d’appliquer la TVA sur les refacturations…..180
respecte les conditions suivantes :
000 euros de redressement !
• Les originaux restent chez le libéral mais le client peut avoir des
copies,
Un dernier point : certains comptables d’entreprises réclament
• Il est possible de refacturer des frais en conservant une marge,
les originaux des notes de frais. Les originaux sont vos pièces
• La TVA à 20 % est toujours applicable même si la dépense
comptables, pas les leurs. Des copies leur suffisent. Vous devez
d’origine n’y était pas soumise (frais de poste par ex).
refuser cette demande. Généralement, cette attitude est dictée
par la confusion avec les notes de frais des salariés qui eux,
Comment comptabiliser une note de
frais ?
doivent donner les orignaux à leur entreprise.
Elle fait partie intégrante de votre chiffre d’affaires pour les
recettes. Les dépenses sont affectées à chaque poste comptable
concerné avec récupération de TVA.
Votre expert-comptable peut vous conseiller. Il est confronté à ce problème régulièrement et saura vous orienter
vers le meilleur choix.
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