EXPENSE CLAIM FORM/FORMULAIRE DE REMBOURSEMENT

EXPENSE CLAIM FORM/FORMULAIRE DE REMBOURSEMENT
GUIDELINES/DIRECTIVES
[French below]
Expense claims should be prepared electronically, then printed out, signed and submitted with all
original receipts. Please do not send incomplete claims. To the extent possible, please submit
receipts assembled in the same order as the expenses entered on the expense claim form. If you
have any questions please do not hesitate to contact Josée St-Martin at
[email protected]. Receipts and/or ticket stubs should be taped or glued to fullsized sheets of blank/recycled paper. When you have completed your claim, please send the final
version of the Excel file to Elizabeth Rivera at [email protected], and let her know in
your message how you plan to send the original documents (post, courier, or drop-off). Please
mark your envelope as follows:
Attn. Elizabeth Rivera
Assistant Director (Administration)
The Pierre Elliott Trudeau Foundation
1980 Sherbrooke Street West, Suite 600
Montreal, Quebec H3H 1E8
Please refer to the Funding Agreement for complete guidelines on the Annual Travel
Allowance. All questions and pre-approval requests must be addressed to Josée St-Martin at
[email protected]. We draw your attention to the following:

you may submit up to four expense claims per academic year; if you wish to submit more
than four claims, please send a pre-approval request

expense claims must be submitted no later than two months after an expense is incurred

the first year of the Annual Travel Allowance runs from your start date (the date the
Foundation has confirmed by email that it is in receipt of a fully executed original Funding
Agreement and the documents listed in section 6.2 of the Funding Agreement), and it
st
ends on August 31 of the following year. In subsequent years, the travel allowance runs
st
st
from September 1 to August 31

exchange rates should reflect as closely as possible the actual cost to you in Canadian
dollars; on the Expense Claim form, where possible please attach documentary proof of
exchange rates (ex. copy of a credit card statement); where documentary proof of
exchange rates is not provided, the reimbursement will be on the basis of the Bank of
Canada rates available at www.bankofcanada.ca

the National Joint Council has updated the guidelines we apply for per diems outside of
Canada and the United States; please see the Travel Directive update at www.njccnm.gc.ca
For those of you who are not familiar with Excel, please note the following:

to fill in information such as “Name” and “Date”, click on the relevant cell and then enter
your data in the “fx” section above; when you hit “Enter” the text will appear in the
appropriate place

if you click on the lines under “Expense Type” and “Currency” an arrow will appear,
revealing a drop-down menu with fixed choices; in the event that you are claiming for a
currency other than CAD, EUR, GBP or USD, please choose “Other” and then name the
currency along with the information in the “Description” field at left
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GUIDELINES/DIRECTIVES

where the amount claimed is in Canadian dollars, please enter the number “1” under the
“Exchange Rate” column of the Expense Claim Form

to add up the “Amount in CAD” column, click on the first amount and highlight downwards
to the last item (the total will appear automatically)

if the form is insufficient please contact me (unless you are sufficiently expert in Excel,
please do not add your own lines since there are formulas embedded in the worksheet
for accounting purposes)

you may wish to check the layout before printing; go to “File” and “Print Preview”
The expense claim forms (PIP and Research) are available in both English and French. To
choose a language, click on the name of the document, in the language you wish to work in, on
the tabs at the bottom left margin of the chart.
Finally, please note that your feedback is always appreciated and will be essential to making
improvements as the programme evolves. So never hesitate to send us suggestions or
questions.
Les formulaires de dépenses doivent être complétés à l’écran, imprimés, signés et soumis avec
les reçus originaux. S’il vous plaît, ne pas nous retourner de formulaires incomplets. Dans la
mesure du possible, veuillez présenter vos factures dans le même ordre que les dépenses
inscrites au formulaire. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec Josée StMartin à [email protected]. Les reçus et/ou les talons doivent être collés sur du
papier blanc/recyclé. Lorsque vous aurez terminé, prière de faire parvenir à Elizabeth Rivera la
version finale du formulaire en version Excel à [email protected], en indiquant dans
votre message courriel de quelle façon vous lui ferez parvenir les documents originaux (par la
poste, par messagerie ou autre). Veuillez adresser votre enveloppe comme suit :
À l’attention d’Elizabeth Rivera
Directrice adjointe (administration)
La Fondation Pierre Elliott Trudeau
1980, rue Sherbrooke Ouest, Bureau 600
Montréal (Québec) H3H 1E8
Prière de vous référer à l’Accord de financement pour les directives concernant l’Indemnité
annuelle de voyage. Toutes questions et demandes d’autorisation doivent être adressées à
Josée St-Martin à [email protected]. Nous attirons votre attention sur ce qui suit :
•
vous pouvez soumettre jusqu’à un maximum de quatre demandes de remboursement
par année ; si vous prévoyez soumettre plus de quatre demandes, prière d’envoyer une
demande de préautorisation
•
les demandes de remboursement doivent être soumises au plus tard deux mois après
qu’une dépense ait été engagée
•
pour la première année, l’Indemnité annuelle de voyage s’échelonne de la date d’entrée
en vigueur (confirmation par courriel de la réception des documents exigés à la rubrique
6.2 de l’Accord de financement et de l’Accord de financement dûment signé), et ce,
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jusqu’au 31 août de l’année suivante. Au cours des années subséquentes, l’indemnité
er
annuelle de voyage s’échelonne du 1 septembre au 31 août
•
les taux de change doivent correspondre le plus fidèlement possible au coût engendré en
dollars canadiens. Veuillez joindre toute preuve du taux de change obtenu à l’étranger
(par exemple, une copie de votre relevé de carte de crédit). Par contre, si vous n’êtes
pas en mesure ne nous fournir une telle preuve, le remboursement sera établi en
fonction des taux publiés par la Banque du Canada : www.bankofcanada.ca
•
le Conseil National mixte a mis à jour les directives que nous utilisons pour les
indemnités quotidiennes à l’extérieur du Canada et des États-Unis; s’il vous plaît vous
référer aux directives en vigueur : www.njc-cnm.gc.ca
Pour ceux qui ne sont pas familiers avec Excel, veuillez noter ce qui suit :

pour avoir accès au formulaire en français, cliquez sur le nom du formulaire situé au bas
de la fenêtre

pour entrer une information, telles que le « nom » et la « date », cliquez sur la cellule
appropriée, puis ajouter vos informations dans la rubrique « fx » située en haut du
formulaire; lorsque vous cliquerez sur « entrée », votre texte apparaîtra dans la case
appropriée

si vous cliquez dans les rubriques « Types de dépenses » et « Devises », une flèche
apparaîtra, révélant ainsi un menu déroulant avec des choix prédéterminés. Par
exemple, si vous demandez un remboursement pour une devise autre que CAD, EUR,
GBP ou USD, vous devez choisir « Autre » et indiquer le nom de cette devise dans la
rubrique « Description » à gauche

si le montant réclamé est en dollars canadiens, mettre le chiffre 1 sous « Taux de
change » dans le Formulaire de remboursement de dépenses

pour entrer des coûts, toujours utiliser des points et non des virgules

pour additionner la colonne « Montant en CAD » cliquez sur le premier montant de la
colonne et noircissez jusqu’en bas pour que le total apparaisse automatiquement

si cette version ne suffit pas, n’hésitez pas à me le demander (à moins d’être familier
avec Excel, s’il vous plaît ne pas ajouter de lignes supplémentaires étant donné que des
formules mathématiques sont intégrées au formulaire pour des raisons de comptabilité)

si vous désirez visualiser la disposition de vos données avant d’imprimer, allez dans
« Fichier », puis « Aperçu avant impression »
Les formulaires de demande de remboursement (PIP et Recherche) sont disponibles en français
et en anglais. Pour choisir une langue, veuillez cliquer sur le nom du document situé dans le coin
inférieur droit du formulaire.
Veuillez noter que vos commentaires sont toujours appréciés et serviront à apporter des
améliorations au fur et à mesure que le programme évolue. N’hésitez donc pas à nous faire part
de vos suggestions.
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