TIERS PAYANT ETENDU SANTE-PHARMA NOTE TECHNIQUE

TIERS PAYANT ETENDU SANTE-PHARMA
NOTE TECHNIQUE
- N° 33 -
Destinataires : Les correspondants Documentation déclarés.
Paris, le 05 mars 2008
Madame, Monsieur,
Nous vous adressons, ci-jointe, la note technique N° 33. Elle a pour objectif de vous informer de
l’ouverture du tiers payant étendu au domaine optique.
Nous vous en souhaitons bonne réception, et vous engageons à prendre connaissance de cette
note, et à diffuser cette information auprès des personnes concernées dans votre entreprise.
Nous restons à votre disposition sur notre adresse email suivante :
[email protected].
Nb : Vous êtes le seul destinataire de cette note au sein de votre organisation. Il vous incombe de la diffuser auprès
des différentes personnes et services concernés (informatique, gestion, ….etc.)
SINTIA
TIERS PAYANT ETENDU
NOTE TECHNIQUE N°33
Date : 05/03/2008
Page : 2
SOMMAIRE :
1
INTRODUCTION ................................................................ ................................ ......................................... 3
2
PRESENTATION GENERALE................................ ................................................................ ................... 3
3
ETAPES DE MISE EN OEUVRE ................................ ................................................................ ............... 4
4
CONVENTION SANTE-PHARMA ................................ ................................ ............................................. 5
5
EVOLUTIONS DE L’ATTESTATION................................ ................................................................ ........ 5
6
5.1
Nouveau domaine et adresses d’envoi des PEC et factures................................ ......................................5
5.2
Exemple d’attestation ................................ ................................................................ ................................ 6
IMPACTS DES EVOLUTIONS SUR LES NORMES ET REGLES DE GESTIONS (ETAPE 1) ........... 7
6.1
Prise en charge................................ ................................................................ ................................ ...........7
6.2
Facturation................................ ................................ ................................ .................................................7
6.2.1
Règles générales : ................................ ................................ ................................................................ .7
6.2.2
Liste des codes acte optique AMO : ................................ ................................................................ .....7
6.2.3
Flux PS : ................................ ................................................................ ................................ ...............8
6.2.4
Norme DRE (2002 et 2005) reçue par l’AMC : ................................ ................................ ...................8
6.2.5
Norme Noémie (689 et 687) reçue par l’AMC: ................................................................ ....................8
6.2.6
Règle de gestion Cahier Des Charges AMC :................................ ................................ .......................8
6.2.7
Règle de gestion Cahier Des Charges OR : ................................ .........................................................9
6.3
SIGPS ................................ ................................ ................................................................ ........................9
7
OUVERTURE AUX AMC HORS CONVENTION SANTE-PHARMA ................................ ................... 10
8
IMPACTS DES EVOLUTIONS (ETAPE 2) ................................................................ ............................. 10
9
COMMUNICATION ET DOCUMENTS ................................ ................................................................ .. 10
10
9.1
Communication Santé-Pharma aux AMC ................................ ............................................................... 10
9.2
Communication aux opticiens ................................................................ ................................ .................10
ANNEXES................................................................ ................................ ................................ ................... 10
10.1
Fiches d’intention de démarrage et de tests ................................ ................................ ............................. 10
10.2
Convention nationale de tiers payant optique................................................................ .......................... 13
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TIERS PAYANT ETENDU
NOTE TECHNIQUE N°33
Date : 05/03/2008
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INTRODUCTION
Santé-Pharma ouvre son système de tiers payant étendu au domaine optique.
L’ouverture se fait en deux étapes :
• La mise en œuvre des factures dématérialisées
• La mise en œuvre des devis et prises en charge dématérialisés
Les évolutions techniques et les règles de gestion pour la première étape sont spécifiées dans la
présente note.
Elles seront reportées dans les cahiers des charges correspondants lors de leur prochaine
publication.
Les cahiers des charges relatifs à la deuxième étape vous seront prochainement diffusés.
2
PRESENTATION GENERALE
Répondant aux besoins de ses membres, Sante-Pharma ouvre le tiers-payant optique en
développant la dématérialisation des échanges : prises en charge et factures, avec les opticiens.
La solution Santé-Pharma s’appuie sur les travaux de normalisation réalisés avec les opticiens
(norme optoamc), tout en intégrant les solutions de dématérialisation existantes à ce jour.
Le tiers payant étendu est ouvert aux opticiens dans les conditions suivantes :
F Prise en charge
Le tiers payant est appliqué uniquement par prise en charge ; l’attestation ne porte aucune
règle de calcul.
è Présence de la colonne « OPTI » avec « PEC ».
F Dématérialisation
Santé-Pharma privilégie la voie de la dématérialisation des deux circuits ; toutefois les
opticiens peuvent transmettent leurs documents papier directement à l’AMC
F Périmètre conventionnel
Santé-Pharma a pour objectif de conventionner tous les opticiens.
La convention optique ne limite pas le tiers-payant complémentaire à l’application d’un TP
RO.
Le montant facturé par l’opticien doit être le montant accordé sur la prise en charge par
l’AMC.
F Circuits dématérialisés
•
Facturation
Le circuit habituel Santé-Pharma/Cetip est utilisé.
•
Devis / Prises en charge
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Un nouveau circuit « temps réel » est mis en place avec le Cetip, opérateur de Prise En
Charge (PEC).
NB : Un frontal de flux, partagé par différentes plateformes de promoteurs au sein de la
profession de l’assurance est mis à disposition des opticiens pour :
o Accueillir les flux de devis / prises en charge à la norme DEVPEC
o Accueillir les flux de devis / prises en charge à la norme OPTOAMC
o Faire saisir en ligne via des formulaires adéquats les demandes de devis et de
prise en charge, et la facturation associée.
L’AMC utilisant le cadre conventionnel de Santé-Pharma échange dans une norme unique
avec l’opérateur technique de PEC, le Cetip, qui se charge de réaliser les conversions.
F Choix des supports normatifs d’échanges de prises en charge
Les échanges de devis / prises en charge mis en œuvre dans le cadre conventionnel SantéPharma contiennent le descriptif complet des prestations d’optique (norme « riche »).
La base retenue pour les échanges AMC/opérateur de PEC est le support OPTOAMC, norme
d’échange en cours d’élaboration avec la profession de l’optique et tous les acteurs de la
complémentaire.
F Lien facture – prise en charge
L’AMC accorde une prise en charge en attribuant une référence unique de prise en charge
(alphanumérique). L’opticien reporte cette référence de prise en charge dans sa facture pour
permettre à l’AMC de régler, après recherche de la PEC dans son système d’information.
La prise en charge a valeur de garantie de paiement auprès de l’opticien pendant la période
précisée sur la PEC.
3
ETAPES DE MISE EN OEUVRE
Compte tenu qu’il existe des chaînes d’optique qui font déjà des flux de prise en charge et de
facturation, que la mise en œuvre chez l’AMC est simple pour la facturation, et plus complexe
pour la prise en charge, Santé-Pharma a décidé de procéder en deux étapes.
F Etape 1 : Ouverture du circuit facturation avec les opticiens en mesure d’émettre des flux
EDI (norme B2R).
La Guilde des Opticiens compte 1260 opticiens, dont 800 pratiquent la télétransmission de
leurs factures. Les chaînes GrandVison et Optic2000 devraient ouvrir ce service courant
2008
L’ouverture de cette étape est prévue en mars 2008, sur le circuit Santé-Pharma/Cetip.
F Etape 2 : Ouverture du circuit devis / prise en charge dématérialisée. L’ouverture de cette
étape est prévue vers mi 2008.
Dès lors que ce circuit sera ouvert, les AMC recevront via l’opérateur Santé-Pharma/Cetip,
des flux de devis et prises en charge, via l’opérateur de PEC Cetip, et des flux de facturation
associés, que les opticiens utilisent des normes EDI/B2 ou les outils professionnels de saisie
de formulaires en ligne.
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Cette note précise les modalités de mise en place de la première étape.
Remarque :
Les AMC qui démarrent le tiers payant optique en étape 1, s’engagent à développer
l’étape 2 pour l’échéance de mi-2009, pour les échanges relatifs aux contrats concernant
le cadre conventionnel Santé-Pharma.
Les cahiers des charges Santé-Pharma de l’étape 2 seront finalisés et diffusés vers la fin
du 1er trimestre 2008.
4
CONVENTION SANTE-PHARMA
La convention de tiers payant entre les chaînes et Santé-Pharma, annexée à la présente note, sera
prochainement publiée sur le site SP Santé (espace AMC). Les caractéristiques principales de
gestion en sont les suivantes :
o
o
o
o
5
délai de paiement des factures papier : 20 jours ouvrés
délai de paiement des factures électroniques : 6 jours ouvrés
tiers-payant uniquement sur accord de prise en charge
documents papiers envoyés directement à l’AMC
EVOLUTIONS DE L’ATTESTATION
5.1
NOUVEAU DOMAINE ET ADRESSES D’ENVOI DES PEC ET FACTURES
Pour offrir le tiers payant optique, l’AMC doit ouvrir le domaine « OPTI » avec « PEC » dans la
colonne, et porter sur l’attestation, l’adresse du centre de gestion destiné à recevoir les factures
papier et l’adresse de réception des demandes de prise en charge.
•
Le domaine « OPTI »
Le domaine réservé aux opticiens « OPTI » est ouvert pour le type de convention « SP ».
Sigle
OPTI
Domaine de Tiers-payant
Opticien
Remarque :
Les AMC qui ont déjà émis des attestations portant le domaine « OPTI » sans la mention
SP peuvent démarrer le tiers payant optique Santé-Pharma dès maintenant, sans attendre
le renouvellement des attestations de début d’année.
En effet, pendant la phase de démarrage qui aura lieu en 2008, SINTIA communiquera la
liste des AMC en capacité de traiter les factures électroniques aux concentrateurs des
chaînes d’optique, qui eux-mêmes en informeront leurs opticiens. A partir du
renouvellement des attestations de 2009, la mention du type de convention sur les
attestations sera obligatoire.
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L’adresse AMC dédiée à recevoir les factures papier des opticiens
Lorsque l’opticien n’est pas équipé d’un logiciel de télétransmission de factures vers les
organismes complémentaires, il envoie ses factures papier directement au centre de gestion
de l’AMC concerné. Il est possible qu’au sein d’une chaîne d’optique, des opticiens soient
en mesure de télétransmettre et d’autres pas.
L’adresse d’envoi des factures papier par les opticiens doit obligatoirement figurer au verso
de l’attestation conformément au cahier des charges « 51 TPE - attestation addendum au
CDC Avril 2001 V3.3 » du 6 octobre 2006.
Cette adresse peut être la même que celle déjà présentée dans la zone intitulée « Centre de
gestion ».
•
L’adresse de réception des demandes de prise en charge optique
Le numéro de télécopie destiné à recevoir les demandes de prise en charge doit également
figurer au verso de l’attestation.
5.2
EXEMPLE D’ATTESTATION
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IMPACTS DES EVOLUTIONS SUR LES NORMES ET REGLES DE
GESTIONS (ETAPE 1)
L’ouverture du système de Tiers Payant Etendu au domaine optique, a des impacts sur les
normes d’échange DRE et sur les règles de gestion de l’AMC et de l’opérateur de règlement.
Les informations ci-après permettent aux AMC de préparer les chaînes de traitement et de
mettre en œuvre les évolutions relatives à l’étape 1.
6.1
PRISE EN CHARGE
Dans la première étape, le processus de demande de prise en charge reste inchangé pour l’AMC
et l’opticien (circuits actuels par télécopie).
6.2
FACTURATION
6.2.1 Règles générales :
Les factures optiques dématérialisées sont traitées par Santé-Pharma comme celles des autres
catégories de professionnels de santé. Cependant elles doivent transporter une information
supplémentaire : le numéro de prise en charge accordée par l’AMC.
C’est l’opticien responsable du magasin qui est conventionné et réglé par le CETIP.
L’identification de l’opticien est basée sur le N° ADELI.
Il est possible d’identifier la catégorie de professionnel de santé à partir des positions 3 et 4 du
numéro d’identification ADELI :
• opticiens = « 26 »
La norme utilisée par les opticiens est la norme « fournisseur » : « FR ». Comme pour toute
autre catégorie, la liste des actes autorisés par les opticiens est toujours référencée dans l’annexe
10 de la norme B2 consultable sur le site « ameli.fr ».
La convention Santé-Pharma accepte l’absence de TP RO mais les montants et taux théorique de
prise en charge AMO sont présents dans la norme d’échange.
6.2.2 Liste des codes acte optique AMO :
La liste des codes actes transmis par les opticiens et contrôlés par le CETIP est la
suivante :
•
LEN Lentilles optiques
•
LUN Monture optique
•
OPT
•
VER Verres optiques
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Optique hors verres et montures
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6.2.3 Flux PS :
Les opticiens qui télétransmettent via leurs concentrateurs, utilisent la norme B2R
optique.
Cette norme transporte le numéro de prise en charge dans la zone AMC1 en position 4257 du type 5.
En retour, le professionnel de santé reçoit les acceptations de paiement sous la référence
Noémie 576, et les rejets en Noémie 900.
6.2.4 Norme DRE (2002 et 2005) reçue par l’AMC :
Le code norme « FR » est véhiculé dans le type 1 de la norme DRE (T1-13).
Le code spécialité du PS facturant, par défaut, dans le T2P-10 de la DRE 2005, si
l’information n’est pas transmise dans le flux du PS, est « 64 ».
Le N° de PEC est une donnée alphanumérique de 16 caractères au maximum, cadrée à
gauche et complétée par des blancs si nécessaire à droite. Il est transmis dans le type 5
dans la zone AMC1 en positions 42-57.
Attention pour les AMC qui participent à l’expérimentation de la carte DUOFFSA : cette zone « AMC1 » contient, soit les données de la carte DUO en norme
« PH », soit le n° de PEC en norme « FR ». L’interprétation de cette zone est
donc liée au code norme.
6.2.5 Norme Noémie (689 et 687) reçue par l’AMC:
Le code norme « FR » est véhiculé dans la zone intitulée version de norme (NOE-VRS)
dans l’entité « 000 ».
Le code spécialité du PS facturant n’est pas transmis dans la norme Noémie.
Le N° de PEC est véhiculé dans l’entité 025 : la zone VOI-LIB, située en position 72, est
redéfinie pour transporter le n° de PEC dans les 16 premières positions.
6.2.6 Règle de gestion Cahier Des Charges AMC :
Les AMC reçoivent et traitent directement les factures papier reçues au centre de gestion
indiqué sur l’attestation, et règlent directement les PS.
En ce qui concerne les factures dématérialisées reçues par l’opérateur technique, les
règles actuelles définies dans les CDC TPE s’appliquent.
L’AMC doit mettre en œuvre les moyens nécessaires pour rapprocher et valider les
montants réclamés par le professionnel de santé par rapport aux montants accordés dans
la réponse de prise en charge, avec le numéro de PEC transmis dans la facture.
Le montant total AMC transmis dans la facture doit être identique à celui de la prise en
charge accordée par l’AMC.
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Nb. Pour respecter la norme, les montants RC de la facture sont ventilés par l’opticien
par code acte RO.
Cette ventilation peut être arbitraire en particulier si la prise en charge de l’AMC
ne s’appuie pas sur cette ventilation.
F l’AMC doit si nécessaire mettre à jour ses contrôles pour pouvoir accepter ces flux.
F L’AMC doit respecter les procédures organisationnelles habituelles de démarrage et
procéder aux tests préalables avec l’opérateur de tiers-payant.
L’AMC peut être amené à rejeter la facture optique pour de nouveaux motifs. Dans ce
contexte, de nouveaux codes rejets sont créés.
Nouveaux REJETS AMC
Code
705
706
707
Libellé
N° de PEC inconnu
Validité de PEC expirée
Montant facturé différent de la PEC
6.2.7 Règle de gestion Cahier Des Charges OR :
L’opérateur technique de règlement (OR) ne dématérialise pas les factures papier
optique.
En cas d’erreur de routage de la part de l’opticien et de réception de factures papier par le
CETIP, ce dernier retourne la facture à l’opticien accompagnée d’un courrier approprié.
L’OR contrôle la présence d’un numéro de prise en charge dans la facture. En cas
d’absence, l’OR rejette la facture et émet un nouveau code rejet.
L’OR mettra en œuvre les règles nécessaires à l’alimentation du N° de PEC en fonction
de la norme attendue par l’AMC.
Nouveaux REJETS CETIP
Code
704
6.3
Libellé
N° de PEC absent
SIGPS
Comme pour toute autre catégorie, la liste des opticiens conventionnés est récupérable
via le SIGPS, selon la procédure standard, sur demande de l’AMC.
Une nouvelle catégorie de PS est créée pour identifier les opticiens dans le « SIGPS »:
Code
OP
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Libellé de la catégorie de PS
Opticiens
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OUVERTURE AUX AMC HORS CONVENTION SANTE-PHARMA
Certains AMC, membres de Santé-Pharma, utilisent, pour tout ou partie de leurs contrats, les
services d’une plate-forme de gestion des devis et prises en charge spécialisée. Ces plate-formes
sont gérées par des promoteurs de services membres de Santé-Pharma et de la section du GIE
SINTIA mettant en œuvre un frontal de flux. Par exemple, certains AMC membres de SantéPharma utilisent les services de la société Santéclair pour ces traitements.
L’Association Santé-Pharma a décidé de mettre à disposition de ses membres l’outil de
facturation du Cetip pour le traitement des factures dématérialisées des opticiens, que ces
factures soient celles d’un traitement relatif à un tiers-payant Santé-Pharma ou d’un traitement
issu d’un autre cadre conventionnel géré par ces plates-formes.
Dans ce cas, l’AMC recevra les factures dématérialisées selon le même processus que celui
décrit dans la présente note. Il est tenu de procéder à des tests et de présenter une intention de
démarrage auprès de Sintia selon les procédures applicables.
Il est recommandé aux AMC concernés de se rapprocher des promoteurs de services pour la
mise en œuvre de ces flux.
8
IMPACTS DES EVOLUTIONS (ETAPE 2)
La mise en œuvre de l’étape 2 fera l’objet d’une prochaine note technique accompagnée des
cahiers des charges correspondants, en particulier des cahiers des charges relatifs au circuit de
devis/prise en charge.
L’ouverture des nouveaux services de cette deuxième étape ne remet pas en cause les règles
édictées dans la présente note, relatives au circuit de facturation.
9
COMMUNICATION ET DOCUMENTS
9.1
COMMUNICATION SANTE-PHARMA AUX AMC
Santé-Pharma a adressé aux AMC la circulaire n° 3/2007, relative à l’ouverture du tiers payant
Optique.
9.2
COMMUNICATION AUX OPTICIENS
Cette communication est relayée par les chaînes d’optique auprès de leurs opticiens.
Les communications sont publiées sur le site internet sécurisé www.spsante.fr (espace AMC).
La convention de tiers-payant optique entre GUILDINVEST et Santé-Pharma sera également
publiée sur le site très prochainement.
10 ANNEXES
10.1 FICHES D’INTENTION DE DEMARRAGE ET DE TESTS
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Siège administratif : 42 rue de Clichy – 75436 PARIS Cedex 09
Téléphone : 01 44 53 14 73 – Télécopie : 01 42 81 37 90
INTENTION D’ENVOI D’ATTESTATION PAR CATEGORIE DE PS
A transmettre avant l’envoi des attestations
Second Lundi du Mois M-1 pour information des PS au début du mois M
DATE DE LA DEMANDE : ………………………………….
Cocher la (les) catégories de PS concernées :
o Biologie o Radiologie o Centre de santé o Pharmacie o Auxiliaires médicaux
o Optique o Soins Externes (nous déclarer vos centres de gestion)
Rappel du Code Unique et Libellé
CODE UNIQUE :
Nom du demandeur
M…………………………………………………………………………………………..
(………………………………………………………………………………………….
E-Mail :……………………………………………………………………………………
Pour le démarrage Biologie et/ou Radiologie : transmettre la fiche pour le second lundi du mois
précédant le mois du démarrage prévu. Ce délai permet à Santé-Pharma d’informer les
professionnels de santé inscrits au dispositif.
L’AMC a pris connaissance du fait que dès lors que des attestations sont émises, il se doit d’honorer
les factures présentées par les professionnels de santé. L’AMC a pris acte du mécanisme de
paiement d’autorité qui sera activé en cas de non réponse ou de retard de réponse aux demandes de
règlement émises par les professionnels de santé.
Le code unique et le libellé associés, sont ceux qui figurent en haut à gauche de l’attestation SantéPharma/SP Santé. Ces codes et libellés seront communiqués aux PS, après réception de cette fiche.
Ce sont les codes et libellés figurant sur la fiche d’attribution de code unique AMC.
Date de démarrage envisagée (émission des attestations): …………………………….
Signature :
Fait à : …………………………………………
ORIGINAL A RETOURNER SIGNE A:
Association Santé-Pharma
A l’attention de Mme ADRAOUI
42 rue de Clichy – 75436 PARIS Cedex 09
Télécopie : 01 42 81 37 90
Note Technique N° 33
le : ………………………………………….
CADRE RESERVE A SANTE-PHARMA
Santé-Pharma transmet visé à :
SINTIA – APRIA RSA
42 rue de Clichy - 75436 PARIS Cedex 09
FAX : 01 45 96 11 58
Date
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Formulaire Ref SPH – 004-06 page 1
Siège administratif : 42, rue de Clichy – 75436 PARIS
Téléphone : 01 44 53 14 73 – Télécopie : 01 42 81 37 90
FICHE D’INTENTION DE TESTS - CETIP
Cocher les options de démarrage et de tests retenues
o Biologie
o Optique
o Pharmacie
o Radiologie
o Auxiliaires médicaux
o Centre de santé
Cocher l’option de norme retenue
o DRE 2002
o DRE 2005
o NOEMIE 687
o NOEMIE 689
Avez-vous une gestion d’assurés frontaliers (uniquement pour la Pharmacie)?
o OUI
o NON
Attention : prévoir les tests au moins 3 mois à l’avance pour la planification.
CODE UNIQUE :
CODES DETAILLES POUR LE TEST
:…………………
…………………..
………………….
Interlocuteur chez l’AMC pour tests Cetip
M…………………………………………………………………………
(………………………………………………………………………..
Fonction : ……………………………………………………………….
E-Mail :…………………………………
Demande à transmettre au Cetip à :
CETIP – Secrétariat TPE
e-mail : [email protected]
Fait à : …………………………………………
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le : ………………………………………….
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10.2 CONVENTION NATIONALE DE TIERS PAYANT OPTIQUE
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