NOTE SUR LE MODULE RESERVATIONS ET RESSOURCES

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NOTE SUR LE MODULE RESERVATIONS ET RESSOURCES – PARAMETRAGE
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Sommaire
1.
OBJET DE LA NOTE .......................................................................................... 3
2.
TERMINOLOGIE ................................................................................................ 4
2.1.
2.2.
3.
LE MULTI-ETABLISSEMENT DANS GRR ......................................................................... 4
PROFILS DE GRR........................................................................................................... 4
PARAMETRAGE ................................................................................................. 5
3.1. PARAMETRES EXPLOITABLES PAR TOUS LES ADMINISTRATEURS .................................... 5
3.1.1. Paramètres à ne pas modifier ....................................................................................... 5
3.1.2. Paramètres à adapter .................................................................................................... 6
3.2. PARAMETRES EXPLOITABLES PAR L’ADMINISTRATEUR CENTRAL .................................. 7
3.2.1. Paramètres à ne pas modifier ....................................................................................... 7
3.2.2. Paramètres à adapter .................................................................................................. 12
3.2.3. Paramètres à utiliser avec prudence ........................................................................... 13
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1. OBJET DE LA NOTE
Cette note a pour objectif d'exposer le paramétrage requis par l'intégration de
l’application « Gestion et Réservation des Ressources » (GRR) dans le portail ENT.
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2. TERMINOLOGIE
2.1. Le multi-établissement dans GRR
GRR est nativement multi-établissement:
• Les établissements sont appelés « site ».
• Dans chaque « site », trois domaines par défaut sont définis: « salles »,
« matériel technologique » et « divers ». Ils permettent de classer les ressources
par catégorie.
• Les domaines permettent en plus de restreindre l'accès à un groupe
d'utilisateurs.
2.2. Profils de GRR
Les différents profils dans GRR sont :
• Usager
• Administrateur de domaine
• Administrateur de GRR
Les utilisateurs de l'ENT identifiés avec les profils Enseignants, Direction
d'établissement et Autre (personnel non enseignant) sont enregistrés comme Usager.
Les administrateurs locaux d'un ou plusieurs établissements sont enregistrés comme
Administrateurs de tous les domaines des sites correspondant à leurs établissements.
L'administrateur central de l’ENT est l'administrateur de GRR.
Remarque : D'autres profils existent nativement dans l'application GRR mais ne
doivent pas être utilisés. Ces profils sont les suivants :
• Visiteur
• Gestionnaire de ressource
• Administrateur de site
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3. PARAMETRAGE
Le menu « Administration » permet d’accéder aux différentes pages de paramétrage.
Ce menu est disponible uniquement pour les administrateurs.
3.1. Paramètres exploitables par tous les administrateurs
Les deux paragraphes suivants décrivent respectivement les paramètres à ne pas
modifier et à adapter aux besoins.
3.1.1. Paramètres à ne pas modifier
• Domaines et ressources :
Cet écran permet de gérer les domaines et les ressources.
Dans la page d’édition d’un domaine (accessible via l'icône d'édition
située à côté
du nom du domaine), le champ « Accès restreint » doit toujours être coché. Si cela
n'était pas le cas, TOUS les utilisateurs de l'application GRR pourraient voir ce
domaine et y effectuer des réservations.
Dans la même page, le champ « Domaine par défaut pour l’adresse IP client suivante »
doit être laissé vide.
• Accès aux domaines restreints :
Cet écran permet de gérer les droits d’accès aux domaines. Cette option ne doit pas
être utilisée. Toutes les modifications sont gérées en dehors du module par le biais des
modules Annuaire et Administration-Gestion des comptes.
• Gestion des ressources :
Cet écran permet de gérer les gestionnaires de ressources. Ce type de profil de GRR
ne doit pas être utilisé.
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Mails automatiques :
Dans cet écran, l'envoi de courriel automatique est désactivé. En tant qu’administrateur
de domaine, il n’est pas possible d’activer cette fonctionnalité.
3.1.2. Paramètres à adapter
•
Domaines et ressources :
Cet écran permet de gérer les domaines et les ressources. Dans la page d’édition d’un
située à côté du nom du domaine), les
domaine (accessible via l'icône d'édition
paragraphes « Configuration de l'affichage des plannings des ressources de ce
domaine » et « Configuration du type de créneaux » sont utilisables sans aucune
restriction.
Le paramétrage d'une ressource est accessible via l'icône d'édition
située à côté du
nom de la ressource. Tous les champs peuvent être configurés librement.
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•
Champs additionnels :
Cet écran permet de personnaliser les formulaires de réservation en fonction des
domaines.
NOTE: Puisque tous les domaines de chaque établissement portent les mêmes noms,
il n'est pas possible de différencier facilement un domaine de l'autre dans cette page. Il
est donc préférable de laisser l’utilisation de cette fonctionnalité aux administrateurs
locaux.
3.2. Paramètres exploitables par l’administrateur central
Les trois paragraphes suivants décrivent respectivement les paramétrages à ne pas
modifier, à adapter aux besoins et à utiliser avec prudence.
3.2.1. Paramètres à ne pas modifier
•
Configuration générale :
Dans l’onglet Contenu/Apparence, le « Nombre de calendriers mensuels à afficher sur
chaque planning de réservation » ne doit pas être supérieur à 2 pour ne pas surcharger
l'affichage de l’application au sein du portail.
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Dans l’onglet Contenu/Apparence, le champ « Ouverture des pages au format
imprimable » doit avoir la valeur « Ne pas ouvrir les pages dans une nouvelle fenêtre
du navigateur » (sinon l’utilisateur sort du portail).
Dans l’onglet Accès et Droits, le champ « Accès à l'outil de recherche/rapport/stat » doit
avoir la valeur « Il faut obligatoirement se connecter et être administrateur général pour
accéder à l'outil de recherche. » (Option par défaut si aucune option n'est cochée).
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Dans l’onglet Interactivité, l'envoi de courriels doit être désactivé.
Dans l’onglet Activation de modules, la fonctionnalité « multisite » doit être activée.
•
Calendrier hors réservation :
Dans cet écran, il est possible d'interdire des jours à la réservation. Il est cependant
préférable de ne pas restreindre les possibilités de l'application en désactivant des
jours, car ceux ci deviennent inutilisables pour TOUS les sites, c'est à dire pour tous les
établissements.
•
Sites :
Cet écran permet de gérer les établissements (création, changement de nom,…). Cette
option ne doit pas être utilisée. Toutes les modifications sont gérées en dehors du
module par le biais des modules Annuaire et Administration-Gestion des structures.
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•
Domaines et ressources :
Cet écran permet de gérer les domaines et les ressources.
Dans la page d’édition d’un domaine (accessible via l'icône d'édition
située à côté
du nom du domaine), le champ « site » propose plusieurs valeurs. Il ne faut en aucun
cas changer cette valeur. (Cela a pour conséquence d’une part de rattacher un
domaine à un autre établissement et d’autre part de fausser les droits d'accès au
domaine).
•
Utilisateurs :
Cet écran permet de gérer les utilisateurs (création, ajout de droits, …). Cette option ne
doit pas être utilisée. Toutes les modifications sont gérées en dehors du module par le
biais des modules Annuaire et Administration-Gestion des comptes.
•
Administration des sites :
Cet écran permet de gérer les administrateurs de site. Ce type de profil de GRR ne doit
pas être utilisé.
•
Administration des domaines :
Cet écran permet de gérer les administrateurs de domaine. Cette option ne doit pas
être utilisée. Toutes les modifications sont gérées en dehors du module par le biais des
modules Administration-Gestion des comptes.
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•
Configuration LDAP :
Dans cet écran, l'authentification LDAP ne doit PAS être activée.
•
Configuration SSO :
Dans cet écran, la prise en compte d’un SSO doit être activée.
« Vous avez activé la prise en charge d'un SSO. Cochez la case ci-contre si vous
souhaitez que le lien "Se déconnecter" dans le bandeau supérieur n'apparaisse pas
pour les personnes authentifiées à GRR par SSO. » doit être coché pour ne pas entrer
en conflit avec le bouton de déconnexion du portail.
•
Configuration IMAP :
Dans cet écran, l'authentification IMAP ne doit PAS être activée.
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3.2.2. Paramètres à adapter
•
Configuration générale :
Dans l’onglet Contenu/Apparence, les champs du paragraphe « Début et fin des
réservations » doivent correspondre aux dates de l'année scolaire actuelle.
Dans l’onglet Contenu/Apparence, le champ « Type d'affichage des listes des
domaines et des ressources » permet un affichage sous forme de liste déroulante ou
arborescente au choix.
Dans l’onglet Accès et Droits, il est préférable de conserver « Un utilisateur ne peut pas
supprimer ou modifier une réservation en cours ni créer une réservation sur un créneau
"entamé". » pour ne pas autoriser de réservations multiples sur une même ressource.
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•
Types de réservation :
Dans cet écran, les types de réservation (cours, réunion, …) et les couleurs associées
peuvent être modifiés à volonté (ajout, suppression, modification...).
3.2.3. Paramètres à utiliser avec prudence
•
Domaines et ressources :
Dans cet écran, il est possible d’ajouter un domaine via le lien « Ajouter un domaine »
(disponible après sélection d’un établissement).
A noter que cet ajout n'est pas sans conséquence : il faut alors impérativement déclarer
le domaine en accès restreint, mais aussi ajouter à la main chaque utilisateur ayant un
accès à ce domaine (en cliquant sur le cadenas près du nom de domaine une fois celui
ci créé). Il faut également étendre les droits de tous les administrateurs locaux de
l’établissement au nouveau domaine (en utilisant l’option « Administration des
domaines »).
Dans les modifications apportées à l'annuaire ENT après l'ajout du domaine, les accès
à un nouveau domaine restreint sont propagés selon le principe suivant :
si un utilisateur exerce une fonction dans un ou plusieurs établissement (des
sites), il a accès à tous les domaines associés à ces sites,
les droits des administrateurs sont étendus à tous les domaines associés aux
sites administrés. Dans le cas où ils n’exercent plus de fonction dans
l’établissement qu’ils administrent, leur droit d’administration leur est retiré.
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