fiche de poste

Créée en 1794, l'École Normale Supérieure (ENS) est un établissement d'enseignement
supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et
littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à
l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par
sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international par la qualité
de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en
mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de
l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.
L’École normale supérieure est membre de la COMUE Paris Sciences et Lettres.
FICHE DE POSTE
Département / service : Direction
Corps/Grade : Catégorie B (Technicien)
Intitulé du poste : Assistant de direction (H/F).
Missions principales : - Gérer le secrétariat quotidien des deux directeurs adjoints
- Assurer les missions transverses liées à l’activité du service
Place du poste dans l’organisation :
Poste placé sous l’autorité de la collaboratrice du Directeur de l’ENS et intégré dans l’équipe de
l’assistance de direction.
Spécificités du poste :
- Qualités relationnelles
- Sens de l’organisation
- Adaptation rapide aux situations nouvelles et disponibilité
- Discrétion
Champ des relations :
-
Relations internes : tous les départements, directions et services de l’établissement.
Relations externes : les partenaires institutionnels de l’établissement (PSL, université,
rectorat, ministère, …) les fournisseurs, les visiteurs des directeurs adjoints.
Activités :
Activité 1 : Gérer le secrétariat quotidien des directeurs adjoints
 Tenir les agendas des directeurs adjoints
 Gérer les contacts internes et externes des directeurs adjoints
 Organiser les réunions des directeurs adjoints
 Préparer, mettre en forme et suivre les dossiers
 Organiser et gérer financièrement les déplacements des directeurs adjoints
 Classer et archiver (physique et électronique)
Activité 2 : Assurer les missions transverses liées à l’activité du service
 Veiller à la transmission des informations entre la direction et les composantes, et si besoin
élaborer des outils adaptés tels que des formulaires
 Mettre en œuvre et gérer les outils de pilotage de la direction
 Organiser et suivre d’un point de vue logistique et financier les évènements initiés par la
direction
 Gérer et suivre les commandes liées à l’activité de la direction
 Actualiser les pages web relevant de la direction
Compétences
Connaissances :
 Connaître l’organisation et le fonctionnement
supérieur et de recherche
 Avoir des notions d’anglais
d’un établissement d’enseignements
Savoir-faire opérationnels :
 Maîtriser les techniques du secrétariat et de la gestion administrative
 Savoir accueillir différents interlocuteurs
 Rédiger des courriers et des documents administratifs, maîtriser l’orthographe et la syntaxe
 Posséder une bonne expression écrite et orale
 Maîtriser de l’environnement bureautique : word, excel, powerpoint
 Savoir appliquer les règles d’usage et de procédures administratives
 Connaître les méthodes de classement et archivage
Qualités personnelles et relationnelles :
 Savoir travailler seul et en équipe
 Etre réactif et flexible face aux nouvelles situations
 Etre organisé, méthodique et rigoureux
 Avoir le sens de la discrétion
Recrutement :
Date de recrutement : septembre 2016
Temps de travail : 100%
Poste ouvert aux fonctionnaires et contractuels (Durée du contrat : 12 mois - Rémunération
brute mensuelle comprise entre 1650€ et 1870€ selon expérience)
Lieu de travail : 45 rue d’Ulm 75005 Paris
Candidature (CV + lettre de motivation) à adresser à Amanda COLIN (SRH)
Mail : [email protected]