VERITAS Enterprise Vault™ Discovery Accelerator

FI CHE
T ECHNIQUE
VERITAS Enterprise Vault™ Discovery Accelerator
RECHERCHE ET ANALYSE RAPIDES
D’E-MAILS: LE RESPECT DE LA
CONFORMITE REGLEMENTAIRE
VERITAS Enterprise Vault™ Discovery Accelerator permet
un archivage efficace, économique, du contenu de tous les
e-mails et pièces jointes (internes ou externes) et une personnalisation du processus de recherche et d’analyse à des
fins d’automatisation et d’optimisation.
Archivage de contenu centralisé pour optimiser
l’analyse en ligne:
• Processus en ligne complet de recherche et de sélection
d’e-mails, de fichiers électroniques et de contenu non
structuré;
• Simplification de l’étude juridique interne ou externe;
• Prévention de la double sélection en cas de récurrence;
• Recherche et analyse rapides et ciblées de tous les messages entrants et sortants;
• Contrôle, suivi et reporting pour preuve de conformité
réglementaire;
• Non-modification des e-mails/fichiers d’origine pour garantir la valeur probante de la preuve en cas de litige;
• Conservation des résultats de recherche pour permettre
l’analyse de points connexes;
• Production contrôlée des éléments pertinents pour les
fichiers externes.
FONCTIONNEMENT
Archivage efficace d’e-mails et de contenu —
L’intégration transparente à Microsoft Exchange permet une
indexation et un archivage immédiats de tous les messages
transitant par Exchange et leur stockage centralisé dans
leur format d’origine (e-mail et pièces jointes) dans une archive de journal sur le serveur de stockage sécurisé, sans
intervention de l’utilisateur ni impact sur celui-ci. Il est possible d’inclure d’autres sources de données dans le processus
de recherche et d’analyse (système de fichiers, dossier public, contenu SharePoint, etc.).
Avantage de l’analyse contextuelle
Enterprise Vault Discovery Accelerator optimise
l’environnement Microsoft Exchange pour une analyse rapide
de gros volumes d’e-mails. Ceci permet un allègement des tâches à réaliser et un contrôle proactif des e-mails pour un traitement express des requêtes d’analyse en ligne.
Processus et productivité améliorés:
• Centralisation des e-mails ciblés — Stockage, archivage
et indexation des e-mails et pièces jointes dans un journal
d’archivage.
• Recherche rapide des e-mails archivés — Outils Web
facilitant le processus de recherche.
• Analyse et sélection — Sélection et annotation des éléments selon les règles définies par l’entreprise.
• Récupération des e-mails — Exportation des éléments
détectés pour utilisation en cas de besoin.
FONCTIONNALITÉS :
Permet des preuves pour la conformité aux exigences
juridiques impliquant des e-mails:
• Citations/assignations reçues et analyse juridique
• Cause judiciaire spéciale ou enquête RH
Autres fonctionnalités:
• Gestion complète du processus contentieux
• Analyse hiérarchique par un groupe de personnes habilitées
• Possibilité de cibler tous les e-mails, internes ou externes
• Recherche flexible pour obtenir des éléments potentiellement recevables
• Mécanismes de sélection flexibles
• Production d’éléments pour communication légale
• Consignation des activités et génération de rapports
PROCESSUS D’ANALYSE
Recherche en ligne simplifiée — La solution permet aux
personnes habilitées (ex: service contentieux de
l’entreprise) de cibler et d’identifier rapidement un élément
donné en cas de besoin à des fins de gestion d’un litige,
d'analyse juridique ou d’enquête. Sans dépendre de
l’environnement informatique pour la recherche d’e-mails
sur les sauvegardes, elle offre un excellent niveau
d’organisation et de contrôle du système de messagerie et
assure un suivi, une analyse et une sélection de contenu
rapides pour un examen par un avocat ou une production
lors d’une audience. Ceci réduit nettement le coût de
l’analyse en ligne, car l’e-mail concerné est facilement localisable, vérifiable et consultable. De plus, le contrôle par des
règles permet d’éviter une répétition inutile de tâches
d’analyse en cas de recherches similaires.
Figure 1: Discovery Accelerator permet d’analyser les éléments et
de les sélectionner comme applicables ou non au cas en question.
Le processus d’analyse conditionne l’efficacité de Discovery
Accelerator. La figure 1 présente l’écran servant à affecter
des files d’attente de messages à différents utilisateurs pour
analyse. Chaque file d’attente est générée par la recherche
initiale et l’utilisateur désigne l’élément comme pertinent ou
non. La notation elle-même peut faire l’objet d’une affectation permanente à un message. Ainsi, si un message doit
figurer dans un autre processus d’analyse, il peut être présélectionné dans la file d’attente des e-mails indésirables,
par exemple.
A chaque stade de ce processus, un responsable peut vérifier l’efficacité de l’analyse en examinant tous les messages
de même notation, Discovery Accelerator assurant un suivi
complet de cette opération et de toutes les autres.
Soyez Prêt — L’analyse juridique constitue un fait de la vie de
l’entreprise et la suppression des e-mails ne protège en rien,
mais risque d’entraîner une implication immédiate.
Soyez Proactif — Il faut mettre en œuvre les mécanismes de
protection et de réduction du coût d’analyse qu’exige
l’entreprise avant qu’il ne soit trop tard.
Soyez Vigilant — Un e-mail envoyé ne disparaît pas sans
laisser de trace. Il faut parer à toute utilisation malveillante!
Suivez la Conformité Réglementaire — L’entreprise est responsable de la production de tout le contenu électronique requis et de la protection et la conservation des éléments pertinents demandés.
OBJECTIF FINAL — LA PRODUCTION
Une fois terminée l’analyse adéquate de tous les éléments
détectés, Discovery Accelerator automatise la production de
ceux pertinents pour permettre leur communication à la
tierce partie. L’utilisateur dispose d’options flexibles pour
produire tous les éléments dans de multiples formats ou
sélectionner ceux portant certaines notations à des fins de
communication légale.
POINTS FORTS DU PRODUIT
• Réduction du coût de chaque analyse en permettant à
plusieurs utilisateurs de collaborer au mieux pour produire
les informations requises dans un cadre juridique.
• Création de règles définies par l’administrateur permettant
l’exécution optimale de toutes les tâches de recherche ultérieures.
• Exploitation complète des données déjà stockées dans
Enterprise Vault.
• Présentation des informations provenant de plusieurs
sources (e-mails, système de fichiers ou messagerie instantanée) pour améliorer l’efficacité de la conformité réglementaire.
• Composant clé des processus de conformité ou de gestion des risques.
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