« les outils d`animation aux différents stades d`un projet »

Réseau rural Bourgogne
« les outils d’animation aux différents stades d’un projet »
Autun, 29 mai 2012 et Dijon, 2 juillet 2012
Passeport et inclusions
 Renseignement d’une fiche passeport (contenu adaptable)
 La personne écrit sur un post it une attente / une crainte
 Rapide commentaire des post it, et consultation au fil de l’eau
 Mur de passeport : permet de connecter au long de la journée + de faire réseau (postage
d’information possible via post-its. Occupe les temps informels.
Règles de fonctionnement : « scrabble »
Partir du mot PROJET (ou d’un autre mot en fonction de la situation), et demander sur le principe du
scrabble, de faire des propositions de mots/d’attentes. Exemple : joie, repas, participation, respect,
jeu, etc.
Puis les intervenants donnent leur propres mots / règles. Exemple pour le mot PROJET décliné en
Présence, Respect de la parole, Ouverture, Juste régulation des règles, Equilibre entre théorie et
pratique, Transmission
Ligne de temps projet
 Indiquer sur une ligne de temps les grandes étapes du projet (préparation, réalisation, évaluation)
 Faire produire des groupes de travail : quelles sont les sous étapes pour chaque grande étape ?
 Les groupes échanges leurs regards (apprentissage par les pairs) pour identifier les sous-étapes
 Ensuite : ça peut se répercuter dans un rétroplanning, un diagramme de Gant
 Bien refaire valider, permet aussi d’être un outil de suivi dans le temps.
Ateliers du futur
L’ « atelier du futur » est une méthode d’animation où tous les participants ont l’opportunité de s’exprimer
sur un problème donné, pour proposer et s’organiser pour agir. Robert Jungk, à l’initiative de cette méthode
dans les années 50 en Allemagne, proposait ainsi de réinventer le futur démocratique à une échelle locale et
concrète.
Trois temps distincts composent l’Atelier d’avenir :
1- Un premier temps pour faire un état des lieux critique de la situation, en libérant la parole et en
laissant émerger les différents points de vue et toutes les opinions.
2- Un second temps d’utopie pour libérer l’imagination et la créativité des participants.
3- Un troisième temps d’élaboration des actions concrètes et réalisables, organisées de manière
stratégique à partir de la matière produite dans les 2 premiers temps, et en intégrant les champs de
contraintes.
 Phase 1 : diagnostic / critique
Objectif : débattre, mettre à plat les représentations,
création d’une culture commune, identifications de
thématiques de travail. Outil possible : AFOM (Atouts et
Forces : on peut agir dessus, Opportunités et Menaces :
externes et structurel), avec post-its : animateur
commente et fait des regroupements.
Difficultés : n’est pas un vrai diagnostic / créé une zone
d’inconfort pour l’animateur (on peut se retrouver
embarqué dans des regroupements peu évidents par ex) /
risque de dispersion
Autre outil possible (à la place de l’AFOM): café urbain (ou
l’AFOM est un outil de diagnostic (issu des
programmes européens), basé sur une
matrice : Atouts, Faiblesses, Opportunités,
Menaces. Il permet d’identifier les influences
externes ou internes d’un projet, d’une
stratégie, d’une politique et ainsi de
déterminer les leviers sur lesquels il faut agir,
tout en tenant compte du contexte particulier.
world café). Permet de dépasser les idées reçues en faisant débattre sur des propositions polémiques.
Permet de montrer les convergences / divergences entre des acteurs qui vont devoir travailler ensemble
sur un projet. Est aussi très convivial et très productif.
Le world café est un processus créatif qui vise à faciliter le dialogue constructif et le partage de connaissances
et d'idées, en vue d’élaborer une vision partagée. Ce processus reproduit l'ambiance d'un café dans lequel les
participants débattent d'une question ou d'un sujet en petits groupes autour de tables. Il implique de mêler
réflexion et convivialité.Des rotations sont proposées, garantissant une énergie dynamique.
À intervalles réguliers, les participants changent de table. Un hôte reste à la table et résume la conversation
précédente aux nouveaux arrivés. Les conversations en cours sont alors fertilisées avec les idées issues des
conversations précédentes avec les autres participants. Au terme du processus, les principales idées sont
résumées au cours d'une assemblée plénière et les possibilités de suivi sont soumises à discussion.
 Phase 2 : phase utopique
Objectif : Trouver des idées en considérant que tout est
possible (idées pouvant devenir des projets)
Support possible : photolangage (par exemple photos
avec des héros pour pousser à prendre de la distance).
Dans cette phase, privilégier les méthodes créatives,
permettant de détourner les codes, de mettre en
décalage, qui favorisent la production créative
utopiques. Ex : bourse aux idées (en détournement des
codes de la bourse).
Attention : peut marcher avec des élus, mais bien
anticiper en explicitant le cadre pour ne pas insécuriser.
Priorisation des idées : faire choisir chaque participant
une à deux idées maxi en utilisant un vote par
gommettes (par exemple 3 gomettes par personne à
répartir). Veiller à lister l’ensemble des idées : faire
trace.
Bourse aux idées.
Il s’agit de proposer un espace-temps dédié à la
production et à la valorisation d’idées, qui détourne
les codes de la finance et des places boursières en
les recyclant pour une économie de projets
innovants, « cotés » entre pairs et dont la valeur
augmente au regard d’une expertise que chacun
détient.
La bourse aux projets est un dispositif qui nécessite
une installation spécifique. Ce dispositif peut être
mobilisé sur une réunion publique, sur un forum, en
parallèle d’autres interventions. Il crée de la
valorisation pour des réflexions individuelles et
collectives. Il s’adapte à tous types de publics
porteurs d’initiatives.
Cette méthode décalée et ludique permet de donner
corps aux échanges en groupes, tout en produisant
du sens.
 Phase 3 : réalisation
Objectif : passage du souhaitable à la réalisation. Quelles sont les conditions pour que les idées retenues
se réalisent / se transforment en scénario probable (leviers, conditions, actions à mener, etc.) ?
Ecriture plurielle (en variante du world café)
Diviser en 4 tables et en sous groupes. A chaque table correspond les 4 grandes axes d’un cadre logique
de projet : objectifs, résultats attendus, activités, moyens. Chaque groupe tourne et contribue aux 4
tables, modifiant au fur et à mesure ce qui a été produit. A chaque rotation quelqu’un reste et restitue
puis regagne son groupe (mémoire de table). Un rapporteur final par table restitue en grand groupe
Mise en chantier en entonnoir (vers une vision partagée
Méthode d’aide à la prise de décision collective et au partage des tâches / des responsabilités (voir apport
théorique en annexe :
1. En RIP (réflexion individuelle préalable) : Pourquoi ce projet est important pour moi (mes
enjeux personnels interne et externe) ? Comment je contribue à la réaliser ?
2. Par 2 : Partager sur la question 1, puis Quels sont les impacts anticipés de ce projet pour ma
structure, pour mon territoire à 3 ans ?
3. Par 4 : Partage sur la question 3, puis quelles sont les actions / chantiers prioritaires à mettre en
œuvre dès maintenant (20’)
4. En grand groupe : Listing des actions à entreprendre, priorisation avec système de vote par
gommettes (cf supra), puis organisation en groupes de travail, chacun étant sollicité d’abord
pour poser un post-it avec les choses importantes à soumettre au groupe qui va travailler…
Débriefing
Demander aux participants : « comment vous sentez vous par rapport à l’outil ? » (ex : content, frustré,
perplexe,…) puis « quelle analyse faites-vous ? » et « comment cela modifie votre pratique ? ». Permet de
voir comment les participants s’approprient le projet ou la méthode de conduite de projet, d’inclure les
personnes qui n’adhèrent pas.
Théâtre Forum
Poser les fondamentaux d’une animation de réunion : objectifs de la réunion / cadre du projet / rôles et
responsabilités.
Privilégier d’être plutôt en direction du processus qu’être expert alimentant le contenu. Savoir manier
adroitement les 3 dimensions :
- sens (de la réunion : pourquoi on en est là, objet, où on en est ?) à diriger
- Processus : être directif
- Contenu : si le sens et le processus sont tenus, le contenu est flexible.
Le théâtre-forum, inspiré du théâtre de l’opprimé d’Augusto Boal est un théâtre réaliste ou l’acteur et le
spectateur se mélangent. A partir de scènes vécues ou possibles, chacun est invité à devenir un personnage,
à entrer dans la scène pour la faire évoluer, à intervenir sur une situation pour mieux la comprendre. Une
manière de raconter le réel de situations conflictuelles, de situations personnelles ou professionnelles, de se
mettre à la place de l’autre (son collègue, son partenaire, son voisin,…) et d’analyser les enjeux.
Evaluation
Outil : « la main »
Pouce : ce qu’on a aimé - sentiment que les outils vus sont opérationnels
Index : Ce qu’on veut pointer du doigt – j’ai remarqué spécifiquement que…
Majeur : pas aimé : frustration de ne pas avoir été assez loin dans l’utopie
Annulaire : quelque chose / quelqu’un avec quoi on est en phase, une alliance
Auriculaire : mon petit doigt me dit que : besoin sur la méthodologie de projet
Les blobs
Choisir parmi les personnages celui qui vous parait correspondre à votre état. Pourquoi lui et pas un
autre? Faites-le parler : j’aurais aimé / je n’ai pas aimé / j’aurais aimé…
Annexes
Tableau outils – enjeux
Créer une cohésion de groupe
Passeport
Enclencher une dynamique de groupe
Permettre la connaissance réciproque
Faciliter l’expression des attentes et des demandes
Mettre en réseau
Transmettre
alternative
des
informations
de
manière
Présentation prezi
Sécuriser le cadre de travail
Règles scrabble
Identifier les différentes étapes d’un projet
Time line projet
Se mettre d’accord sur une chronologie
Ne pas oublier les étapes importantes
Distinguer ce sur quoi on peut agir ou non
AFOM (Atout-Faiblesse-Opportunités-Menaces)
Partager un diagnostic
Prendre en considération les réalités du territoire
Libérer la parole
World café / café urbain
Laisser s’exprimer les controverses
Eviter les langues de bois en acceptant la
polémique
Favoriser l’esprit critique
Se décentrer et sortir de sa posture
Théâtre Forum
Problématiser collectivement
Développer de l’empathie et de la compréhension
Faciliter l’appropriation collective
Ecriture plurielle
Libérer la créativité des participants
Atelier du futur
Structurer une réflexion collective
Produire des idées sans contraintes
Prioriser les actions
Vote par gommettes
Décrire une action
Fiche projet / fiche idée
Identifier les partenaires et entrer en relation
Permettre un recueil exhaustif des attentes et
craintes
Situer les participants dans le processus
Débriefing (ressenti, analyse, mise en perspective)
Classer les réflexions et les idées
Réflexion individuelle préalable sur post-its
Evaluer le degré de satisfaction des participants
La main de l’évaluation
Prendre le pouls du groupe
Partager les représentations
Libération de la parole
Stimuler la créativité
Mener une discussion en réunion
Prendre conscience des enjeux
Affermir sa posture et prendre confiance en soi
Photolangage
Le cadre logique de projet
le cadre logique
Un instrument qui permet de cibler sur les objectifs, la planification, l’analyse, l’appréciation, le suivi et
l’évaluation de projets et de programmes. Cet outil peut être utilisé en situation de formation. Il s’agit de
structurer et d’insérer dans une suite logique le but, les objectifs opérationnels, les moyens et les
indicateurs. En animation, une grille aussi précise permet d’identifier les divergences et les convergences
au-delà d’un discours généraliste et bienveillant.
La prise de décision