UNE INTRODUCTION A LA MESSAGERIE AVEC OPENWEBMAIL

Une introduction à la messagerie
dans l'Internet avec Open Webmail
∗
Objectifs
•
Savoir utiliser à bon escient un outil de messagerie
et connaître les règles de bon usage
•
Pour un autodidacte, contrôler et mettre à niveau
ses connaissances sur la messagerie
Pré-requis
•
Connaissance d'un environnement comme Windows
∗
Ce document d'enseignement est diffusé librement, pour usage individuel.
Il est librement téléchargeable sur le site de l'auteur *.
Michel CARTEREAU - Juillet 2008
AgroParisTech - UFR d'informatique - 16, rue Claude Bernard - F 75231 PARIS CEDEX 05
michel.cartereau @ agroparistech.fr - Téléphone : +33 1 44 08 16 80 - Télécopie : +33 1 44 08 16 66
* http://www.agroparistech.fr/mmip/mc/
SAVEZ-VOUS ?
Répondre soit par vrai ou faux, soit en choisissant une ou plusieurs options (ou aucune).
1) Chaque ordinateur connecté à l'Internet est identifié par un numéro « IP »
2) Le domaine « eu » correspond au pays basque (Euskadi)
3) Tout domaine d'une université est rattaché au domaine « edu »
4) Une adresse électronique correspond à un compte sur un serveur de messagerie
5) Une adresse électronique peut se trouver dans n'importe quel domaine
6) Une boîte aux lettres électronique peut posséder plusieurs adresses électroniques
7) SMTP désigne le serveur où se trouve la boîte aux lettres électronique
8) On peut utiliser n'importe quel texte dans les entêtes d'un message
9) Dans un message de réponse, le texte original est toujours placé en fin
10) Une boîte aux lettres peut contenir un nombre infini de messages
11) Le double-tiret (« -- ») sert généralement à séparer le texte original de sa réponse
12) Un message non distribuable à son destinataire, est retourné au plus tard une heure
après son émission
13) Il n'est pas possible de garantir la confidentialité d'un message
14) Le préfixe « Re: » indique la réexpédition d'un message
15) La signature peut servir à diffuser ses coordonnées
16) On ne peut pas attribuer plus d'une adresse à une entrée d'un carnet d'adresses
17) Un fichier joint peut être de n'importe quelle nature (texte, image, etc.)
18) On peut toujours travailler sur un fichier joint à un message reçu
19) La taille maximale conseillée d'un fichier joint est de l'ordre de :
a) 100 Kilo-octets, b) 1 Méga-octets, c) 10 Méga-octets
20) On peut utiliser sans aucune restriction les lettres accentuées
Solutions à la fin du document
La messagerie avec Open Webmail - Page 2
I - INTRODUCTION
Qu'est ce que l'Internet ?
A quoi correspond une adresse électronique ?
Quels sont les principaux outils de messagerie ?
La messagerie avec Open Webmail - Page 3
INTERNET, RÉSEAU MONDIAL
z
UN RÉSEAU INFORMATIQUE À L'ECHELLE PLANÉTAIRE
ƒ RÉSEAU DE RÉSEAUX (INTERCONNECTION NETWORK)
NÉ DANS LE MONDE DE L'ENSEIGNEMENT ET DE LA RECHERCHE
ƒ IMPLANTATION INTERNATIONALE EN PLEINE EXPANSION
≈ 400 MN SERVEURS 1, ≈ 1 MD D'INTERNAUTES 2, ≈ 30 MN FRANÇAIS
[http://www.internetworldstats.com/]
z
SERVICES MULTIPLES
ƒ COMMUNIQUER PAR MESSAGERIE (MAIL, E-MAIL, COURRIEL, MEL)
ƒ CONSULTER DES SERVEURS D'INFORMATION ET PUBLIER (TOILE, WEB)
ƒ RÉCUPÉRER DES LOGICIELS OU DOCUMENTS PAR TÉLÉCHARGEMENT
ƒ COMMERCE ET ADMINISTRATION ÉLECTRONIQUES
ƒ ET AUSSI : TÉLÉPHONE, VISIOCONFÉRENCE, ...
NE PAS CONFONDRE LE RÉSEAU (INTERNET) AVEC LES SERVICES (TOILE, ...)
1
2
Ordinateur connecté en permanence à l'Internet et offrant un ou plusieurs services (messagerie, etc)
Personne utilisant assez régulièrement l'Internet
La messagerie avec Open Webmail - Page 4
PRINCIPE DE L'ADRESSAGE
fr
inra
grignon
z
z z
subdivisions
z
DOMAINES
ƒ RATTACHEMENT À UNE ZONE POSTALE, LE « DOMAINE »
ƒ DOMAINE GÉNÉRAL POUR UN PAYS (CODE À DEUX LETTRES)
fr : France, uk : Royaume-Uni, us : Etats-Unis, ...
ƒ OU, POUR UN TYPE D'ACTIVITÉ (CODE À TROIS LETTRES OU PLUS),
AUX ETATS-UNIS
:
edu : education, gov : gouvernement fédéral, mil : armée
DANS LE MONDE ENTIER
:
com : commerce, int : international, net : réseaux, org : autres
créés en 2001 : biz : affaires, info : générique, name : individus
ƒ DOMAINE DÉFINI PAR SUBDIVISIONS (NOMS SÉPARÉS PAR UN POINT)
fr, agroparistech.fr, inra.fr, grignon.inra.fr,
uk, ac.uk, ed.ac.uk, ox.ac.uk
NOUVEAUX DOMAINES (ex. eu pour l'Union européenne)
La messagerie avec Open Webmail - Page 5
ADRESSES DANS L'INTERNET
pop1p
agroparistech.fr
INTERNET
cdujardi
z
IDENTIFICATION D'UN SERVEUR (HOST)
ƒ NOM DU SYSTÈME INFORMATIQUE ET IDENTIFICATION DU DOMAINE
smtp.agroparistech.fr
ƒ OU, AUSSI, NUMÉRO D'IDENTIFICATION UNIQUE (« NUMÉRO IP »)
193.54.111.32
ƒ EQUIVALENCE ENTRE LE NOM EN CLAIR ET LE NUMÉRO IP
annuaire pour chaque domaine (Domain name system, DNS)
z
IDENTIFICATION D'UN INDIVIDU
ƒ FORME FONDAMENTALE D'UNE ADRESSE ÉLECTRONIQUE :
1
NOM DE COMPTE, @ (« AT », « À ») ET ADRESSE DU SERVEUR
[email protected]
ƒ EN FAIT, IDENTIFICATION SANS LE NOM DU SERVEUR (DOMAINE SEUL)
[email protected]
ƒ OU, AVEC UN SURNOM (« ALIAS ») À LA PLACE DU NOM DE COMPTE
[email protected]
ƒ NOTATION MIXTE
"Carotte DU JARDIN DU COTEAU" <[email protected]>
DIFFUSER DE PRÉFÉRENCE UNE ADRESSE SANS LE NOM DU SERVEUR
1
Symbole appelé « arrobase » (ou aussi « A à queue de singe », « A commercial »)
La messagerie avec Open Webmail - Page 6
SYSTÈMES DE MESSAGERIE
z
BUREAU DE POSTE ÉLECTRONIQUE
ƒ DES SERVEURS ASSOCIÉS AU DOMAINE
gestion du courrier pour un domaine associé, défini dans l'Internet
exemple : agroparistech.fr
ƒ DES BOÎTES AUX LETTRES INDIVIDUELLES
pour chaque usager identifié par un nom de compte (login)
exemple : cdujardi
ƒ UN SERVEUR DE RÉCEPTION (POP 1, IMAP 2)
réception du courrier en provenance de l'Internet
exemple : pop1p.agroparistech.fr
ƒ UN SERVEUR D'EXPÉDITION (SMTP 3)
expédition du courrier vers l'Internet
exemple : smtp.agroparistech.fr
1
POP : terme technique (post office protocol)
IMAP : : terme technique (internet message access protocol)
3
SMTP : terme technique (simple mail transfer protocol)
La messagerie avec Open Webmail - Page 7
2
OUTILS DE MESSAGERIE
z
SUR UN POSTE DE TRAVAIL FIXE
ƒ UN OUTIL DE MESSAGERIE SPÉCIALISÉ
consultation et rédaction de courrier dans l'environnement de travail
exemples : Eudora, Thunderbird, Pegasus, Outlook, ...
ƒ PRINCIPAUX AVANTAGES
pas de limitation en nombre de messages (dossiers sur le poste)
connexion aux serveurs seulement pour l'échange du courrier
z
SUR TOUT POSTE DE TRAVAIL
ƒ ACCÈS À UNE MESSAGERIE EN LIGNE (WEBMAIL)
gestion du courrier sur un serveur via une page Web
exemples : https://www.agroparistech.fr/moncompte/
ƒ PRINCIPAUX AVANTAGES
bien adapté à un usage nomade
ne nécessite qu'un logiciel de navigation
DES OUTILS COMPLÉMENTAIRES 1
1
Le système IMAP facilite l'usage combiné des deux modes de gestion en conservant les dossiers
sur un serveur de messagerie
La messagerie avec Open Webmail - Page 8
EXEMPLES D'OUTIL DE MESSAGERIE
MESSAGERIE EN LIGNE OU SUR LE POSTE DE TRAVAIL
z
OPENWEBMAIL
ƒ PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES
Outil simple, bien adapté à un usage nomade
Confidentialité renforcée par une connexion sûre (cryptage)
Messagerie en ligne à AgroParisTech 1
z
THUNDERBIRD 2 SOUS WINDOWS (VERSION 2.0)
ƒ PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES
Outil efficace, relativement complet, libre et en français
Logiciel recommandé pour l'enseignement et la recherche
1
2
Accès en https://www.agroparistech.fr/moncompte/
Nom anglais de l' « oiseau-tonnerre », logiciel disponible en :
http://www.mozilla-europe.org/fr/products/thunderbird/
et à AgroParisTech en : http://gaia.agroparistech.fr/gaia/outils.htm
La messagerie avec Open Webmail - Page 9
EXERCICES
1) QUEL EST LE DOMAINE D'IDENTIFICATION DANS L'INTERNET AFFECTÉ AU
SECTEUR DE L'ÉDUCATION DES ETATS-UNIS ?
2) IDENTIFIER LE DOMAINE DE RATTACHEMENT POUR SON ADRESSE
ÉLECTRONIQUE
3) QU'EST-CE-QUE L'INTERNET ?
4) PEUT-ON AFFECTER PLUSIEURS ADRESSES ÉLECTRONIQUES À UNE MÊME
BOITE AUX LETTRES ?
5) QUELLE EST LA DIFFÉRENCE ENTRE SERVEURS « SMTP » ET « POP » ?
6) UNE ADRESSE DE COURRIER ÉLECTRONIQUE CONTIENT-ELLE TOUJOURS
L'ADRESSE D'UN SERVEUR ?
7) COMMENT APPELLE-T-ON LE SYMBOLE « @ » ?
8) CITER DEUX DIFFÉRENCES FONDAMENTALES ENTRE UN OUTIL DE
MESSAGERIE SOUS WINDOWS ET UN SERVICE EN LIGNE
La messagerie avec Open Webmail - Page 10
II - MANIPULATIONS ÉLÉMENTAIRES
Effectuer les réglages indispensables
Envoyer et recevoir du courrier
Répondre efficacement à un message
Gérer tous les messages reçus
La messagerie avec Open Webmail - Page 11
PRINCIPAUX RÉGLAGES
VÉRIFICATIONS LORS DE LA PREMIÈRE UTILISATION
z
RÉGLAGES : BOUTON PRÉFÉRENCES :
ƒ IDENTITÉ 1 EN CLAIR (SANS ACCENTS) ........................................ NOM
Exemple : Carotte DU JARDIN DU COTEAU
ƒ ADRESSE ÉLECTRONIQUE (PUBLIQUE) ........................ ADRESSE MAIL
Exemple : [email protected]
ƒ SIGNATURE (voir page 19) ............................................ SIGNATURE
texte ajouté automatiquement en fin de message
z
RETOUCHE DE L'ADRESSE ÉLECTRONIQUE : BOUTON
exemple : changer [email protected] en [email protected]
a) Ajout de la nouvelle adresse avec le nom associé (sans accents)
b) Bouton
pour revenir à la page des réglages
c) Choisir la nouvelle adresse dans la zone expéditeur (via la liste)
CHANGEMENT POSSIBLE SEULEMENT PARMI LES DIFFÉRENTES FORMES
D'ADRESSE ASSOCIÉES À LA MÊME BOÎTE AUX LETTRES
1
Afin de permettre la distinction entre le nom et le prénom pour des destinataires étrangers, il est
conseillé de distinguer le nom par une écriture en majuscules : Prenom NOM
La messagerie avec Open Webmail - Page 12
CRÉATION D'UN MESSAGE
z
PROCÉDURE
1) INDIQUER L'ADRESSE DU DESTINATAIRE
2) DONNER UN TITRE BREF COMME SUJET (SANS ACCENTS)
3) TAPER LE TEXTE DANS LA ZONE DE LA FEUILLE BLANCHE,
EN TERMINANT PAR UNE LIGNE VIDE DE PRÉFÉRENCE
4) SE RELIRE (TRÈS IMPORTANT, POUR ÉVITER DES MÉSAVENTURES)
AVANT D'ENVOYER LE MESSAGE
z
OPEN WEBMAIL
bouton COMPOSER UN NOUVEAU MESSAGE :
destinataire
titre du message
texte du message
bouton d'envoi
TOUJOURS PRENDRE LE TEMPS DE SE RELIRE AVANT L'ENVOI
La messagerie avec Open Webmail - Page 13
RELÈVE DU COURRIER
page principale REÇUS, avec mise à jour par le bouton
ƒ CONSULTATION D’UN MESSAGE (CLIC SUR SON SUJET)
règlage du délai de relève automatique :
PRÉFÉRENCES DIVERS INTERVALLE DE RAFRAÎCHISSEMENT
La messagerie avec Open Webmail - Page 14
RÉPONSE À UN MESSAGE
bouton RÉPONDRE
z
RÉPONSE AUTOMATIQUEMENT PRÉPARÉE
ƒ ENVOI À L’ADRESSE DE L’EXPÉDITEUR EXTRAITE DU MESSAGE REÇU
ƒ REPRISE DU SUJET ORIGINAL
préfixe Re: (« en réponse à », Reply to)
ƒ CITATION DU TEXTE ORIGINAL 1
introduction par notification de sa date et de son auteur, puis
symbole marquant le début de chaque ligne originale citée (« > » )
On Wed, 08 Sep 2004 16:32:33 +0200, petit.malin wrote
> Bonjour,
>
> Passez le le nouveau test "Etes-vous une cyberplouquette qui
> s'ignore ?", et gagnez une autoformation gratuite !
>
> -> Petit MALIN
--
Carotte DU JARDIN DU COTEAU
z
RÉPONDRE
bonjour,
en réponse à votre message du 08 Sep :
> Passez le le nouveau test "Etes-vous une cyberplouquette qui
> s'ignore ?", et gagnez une autoformation gratuite !
je suis intéressée, où peut-on trouver le test ?
A l'avance, merci
--
Carotte DU JARDIN DU COTEAU
ƒ NE CONSERVER QUE LE MINIMUM DU TEXTE ORIGINAL CITÉ
taper la réponse immédiatement après (le bloc ou chaque partie)
ƒ SE RELIRE PUIS LANCER L'ENVOI
POUR FACILITER LA LECTURE PAR LE DESTINATAIRE, NE PAS REPRENDRE EN
BLOC LE MESSAGE ORIGINAL, ET RÉPONDRE APRÈS LA CITATION
1
Open Webmail, réglage dans les préférences : INSÉRER LE MESSAGE ORIGINAL LORS D'UNE RÉPONSE
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QUE FAIRE DES MESSAGES REÇUS ?
SÉLECTIONNER OU OUVRIR LE MESSAGE AU PRÉALABLE
z
FAIRE SUIVRE (TO FORWARD)
ƒ EN COMPLÉTANT LE TEXTE ORIGINAL : FAIRE SUIVRE
Pratique pour en faire une copie commentée à quelqu’un
ƒ SANS MODIFIER LE TEXTE ORIGINAL : FAIRE SUIVRE COMME ORIGINAL
Utile après une erreur d’aiguillage
z
IMPRESSION
ƒ POUR DISPOSER D'UNE COPIE IMPRIMÉE : IMPRESSION AMICALE
z
COPIE DANS UN FICHIER
ƒ PERMET LA RÉUTILISATION 1 DU TEXTE () : TÉLÉCHARGER...
z
DESTRUCTION
ƒ SUPPRESSION IMMÉDIATE :
ƒ SUPPRESSION REPORTÉE 2 (POUBELLE) METTRE À LA POUBELLE...
z
ARCHIVAGE DANS UN DOSSIER
ƒ DOSSIER CRÉÉ AU PRÉALABLE (VOIR PLUS LOIN)
ATTENTION ! NE JAMAIS LAISSER S’ACCUMULER LES MESSAGES 3
1
Commande INSERER FICHIER DANS WORD
Message en fait supprimé lors du vidage de la poubelle, au bout d'un délai fixé dans PRÉFÉRENCES
CONSERVER LES MESSAGES DANS LA POUBELLE (JOURS) ou manuellement via le même bouton dans le
dossier de la poubelle
3
Risque de saturation de l'espace de stockage
La messagerie avec Open Webmail - Page 16
2
EXERCICES
1) VÉRIFIER L'IDENTITÉ D'EXPÉDITEUR PARMI LES RÉGLAGES
2) ECHANGER UN MESSAGE AVEC LE VOISIN ET ENSUITE LUI RÉPONDRE
(OU AVEC SOI-MÊME SINON)
3) QUE SIGNIFIE LE LIBELLÉ « RE: » DANS UN TITRE DE MESSAGE ?
4) EFFECTUER LA REDIRECTION D'UN MESSAGE SYMÉTRIQUEMENT AVEC SON
VOISIN (OU VERS SOI-MÊME) : COMMENT, À LA RÉCEPTION, RECONNAÎT-ON
L'EXPÉDITEUR ORIGINAL ET CELUI AYANT FAIT LE RENVOI ?
5) IDENTIFIER L'ADRESSE DU SERVEUR D'EXPÉDITION
6) MAIS POURQUOI DONC METTRE UN TITRE À CHAQUE MESSAGE ET, DANS
UNE RÉPONSE, CITER L'ORIGINAL ?
7) ENREGISTRER UN MESSAGE REÇU (AVEC LES ENTÊTES) DANS UN FICHIER
DE TEXTE ET VÉRIFIER LE CONTENU DE CE FICHIER
La messagerie avec Open Webmail - Page 17
III - MANIPULATIONS AVANCÉES
Définir une signature
Gérer un carnet d'adresses
Archiver les messages
Envoyer ou récupérer un document par messagerie
Envois multiples
Filtrage de messages
La messagerie avec Open Webmail - Page 18
LA SIGNATURE
z
AJOUT EN FIN DES MESSAGES ENVOYES
Courtoisement
signature
-Michel CARTEREAU
AgroParisTech - UFR d'informatique
16, rue Claude Bernard - F 75231 PARIS CEDEX 5
Telephone +33 1 44 08 16 80, telecopie (Fax) +33 1 44 08 16 66
http://www.inapg.fr/ens_rech/mathinfo/winfo/
ƒ PRATIQUE POUR DIFFUSER SES COORDONNÉES COMPLÈTES
le destinataire dispose immédiatement de vos coordonnées
z
DEFINITION DU CONTENU DE LA SIGNATURE
PRÉFÉRENCES SIGNATURE
ƒ PAR CONVENTION, LIGNE DE SÉPARATION EN DÉBUT (DOUBLE TIRET)
ƒ NE PAS HÉSITER À INDIQUER SON STATUT OU SA FONCTION
mais prudence dans l'usage de coordonnées personnelles
ATTENTION : NE PAS SE CRÉER DE SIGNATURE TROP ENCOMBRANTE !
La messagerie avec Open Webmail - Page 19
CARNET D’ADRESSES
z
GESTION SIMPLIFIÉE D’ADRESSES ÉLECTRONIQUES
bouton CARNET D’ADRESSES
z
ENREGISTREMENT D’UNE ADRESSE
ƒ A PARTIR D’UN MESSAGE OUVERT
clic sur l'icône
à côté de l'identité de l'expéditeur
ƒ ANNOTATION POSSIBLE DANS LE CARNET D'ADRESSES
clic sur l'identité de la personne, annotation puis Ajouter/Modifier
z
UTILISATION DU CARNET DANS UN MESSAGE EN CRÉATION
En fin de la ligne du destinataire,
bouton CARNET D’ADRESSES
puis clic sur l'identité
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GESTION DE DOSSIERS
z
DOSSIERS D'ARCHIVAGE DE MESSAGES
ƒ PLUSIEURS DOSSIERS PRÉDÉFINIS PAR OPEN WEBMAIL
REÇUS (arrivée), ENVOYÉS (copie des envois), POUBELLE (effacés)
ENREGISTRÉS (archivage 1), BROUILLONS (en cours de rédaction 2)
ƒ CHANGEMENT DE DOSSIER DANS OPEN WEBMAIL :
zone de liste des dossier en haut à gauche de la fenêtre principale
z
CRÉATION D'UN DOSSIER
ƒ FENÊTRE DES GESTION VIA LE BOUTON
DOSSIERS
ƒ IDENTIFICATION D'UN NOUVEAU DOSSIER PAR UN PETIT NOM COURT
z
UTILISATIONS DES DOSSIERS
ƒ CLASSEMENT D'UN MESSAGE :
EVITER LES DOSSIERS TROP VOLUMINEUX !
1
Option d'archivage automatique des messages consultés en fin de travail : PRÉFÉRENCES
DÉPLACER LES MESSAGES LUS DANS 'ENREGISTRÉS' À LA DÉCONNEXION
2
Sauvegarde d'un message par le bouton ENREGISTRER BROUILLON lors de sa création, puis reprise dans
le dossier BROUILLONS : réouverture du message et bouton EDITER BROUILLON (en haut à gauche)
La messagerie avec Open Webmail - Page 21
ENVOI D'UN FICHIER JOINT
1) PRÉPARER LE MESSAGE
bonjour,
voici ci-joint comme convenu mon rapport intitulé "étude
sur la consommation de boissons dans les résidences"
(fichier "bieres.pdf")
Bonne réception
indiquer le nom complet du fichier joint permettant de reconnaître la
nature du document (ici, dans un format d'échange « PDF »)
2) INDIQUER LE DOCUMENT À JOINDRE
TOUJOURS ÉVITER LES DOCUMENTS TROP VOLUMINEUX 1 (> ≈ 500 KO),
EN OUTRE CERTAINS FORMATS
1
2
PEUVENT ÊTRES REFUSÉS PAR UN SERVEUR
Sauf accord de votre destinataire, car la réception peut virer au cauchemard s'il utilise une
connexion à faible débit par modem !
2
Par exemple, formats ZIP ou EXE car invasion de faux fichiers à ces formats émis par des virus
La messagerie avec Open Webmail - Page 22
RÉCEPTION D'UN FICHIER JOINT
z
RÉCUPÉRATION DU FICHIER JOINT
ƒ INDICATION DE LA PRÉSENCE DE FICHIER JOINT EN FIN DU MESSAGE
ƒ SAUVEGARDE DU FICHIER JOINT VIA LE BOUTON TÉLÉCHARGER
UTILISER L'ENVOI DE FICHIER JOINT AVEC BEAUCOUP DE PRÉCAUTIONS,
TOUJOURS AVEC L'ACCORD DU DESTINATAIRE,
ET UNIQUEMENT QUAND C'EST IMPOSSIBLE AUTREMENT !
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ENVOIS MULTIPLES
COMMENT ENVOYER À PLUSIEURS PERSONNES À LA FOIS ?
z
DE MANIÈRE PONCTUELLE
ƒ DESTINATAIRES MULTIPLES : LISTE D'ADRESSES SÉPARÉES PAR « , »
peut être utilisée à la place d'une adresse simple
exemple : To: [email protected], [email protected]
ƒ COPIE ORDINAIRE (CC:, Carbon copy)
copie du message envoyée au(x) destinataire(s) indiqué(s)
exemple : Cc: [email protected], [email protected]
ƒ COPIE CACHÉE (BCC, Blind carbon copy)
copie complète, mais ignorée des autres destinataires
exemple : Bcc: [email protected]
ƒ CAS D'UN ENVOI EN MASSE
masquage conseillé de la liste des adresses de destinataires :
liste en copie cachée plus expéditeur en destinataire normal
z
RÉGULIÈREMENT
ƒ CRÉATION D'UN SURNOM COLLECTIF DANS LE CARNET D'ADRESSES
affectation à un surnom d'une liste d'adresses (ou de surnoms)
ƒ A PLUS GRAND ÉCHELLE : SERVEUR DE LISTE DE DIFFUSION (MAILING-LIST)
outil complémentaire à la messagerie, bien adapté à ce cas
ATTENTION ! ÉVITER DE COMMUNIQUER INUTILEMENT, AU SEIN DE LISTES,
DES ADRESSES ÉLECTRONIQUES (RESPECT DE LA VIE PRIVÉE)
La messagerie avec Open Webmail - Page 24
FILTRAGE DE MESSAGES
CLASSEMENT AUTOMATIQUE DE MESSAGES DANS UN DOSSIER
SELON UNE OU PLUSIEURS CONDITIONS DÉFINIES
z
DÉFINITION D'UN FILTRE
Bouton
Indication de(s) condition(s) sur entête(s) ou contenu du message
puis de l'action à effectuer quand les conditions sont remplies
Exemple : quand l'identité de l'expéditeur contient le mot CAROTTE,
déplacer automatiquement le courrier dans le dossier ASSOCIATION
Indication de la règle après sa définition
z
APPLICATION LORS DE LA RÉCEPTION
Message automatiquement placé dans le dossier selon le filtre
A UTILISER AVEC BEAUCOUP DE PRUDENCE !
La messagerie avec Open Webmail - Page 25
EXERCICES
1) DÉFINIR UNE SIGNATURE ET VÉRIFIER SA BONNE RÉCEPTION
2) AJOUTER MANUELLEMENT UNE ADRESSE AU CARNET D'ADRESSES
3) CRÉER UN DOSSIER D'ARCHIVES ET Y RANGER UN MESSAGE REÇU
4) ENREGISTRER DANS LE CARNET D'ADRESSES, SANS LA TAPER, L'ADRESSE
DE L'EXPÉDITEUR D'UN MESSAGE REÇU
5) S'ENVOYER UN FICHIER JOINT ET VÉRIFIER SA RÉCEPTION
6) VÉRIFIER SI EN FAISANT SUIVRE UN MESSAGE À DOCUMENT JOINT, LE
DOCUMENT EST EFFECTIVEMENT RÉEXPÉDIÉ
7) QUE PENSEZ-VOUS DE L'ENVOI D'UNE ANNONCE SOUS LA FORME D'UN
COURT TEXTE DANS UN FICHIER AU FORMAT DE WORD, JOINT À UN
MESSAGE ?
La messagerie avec Open Webmail - Page 26
IV - COMPLÉMENTS
Problèmes d'acheminement, canulars et virus
Composition et visualisation
Usage ponctuel en dehors du bureau
Règles de bon usage
La messagerie avec Open Webmail - Page 27
PROBLÈMES D'ACHEMINEMENT
MAUVAISE ADRESSE
From: Mail Delivery Subsystem <[email protected]>
Subject: Returned mail: User unknown
---- The following addresses had permanent fatal errors --<[email protected]>
ƒ ANOMALIE DANS L'ADRESSE DU DESTINATAIRE
« User unknown » (avant @), « Server unknown » (après @)
ƒ Reprise du message pour correction
copier le double du message du dossier ENVOYÉS vers BROUILLONS,
passer au dossier BROUILLONS, y ouvrir la copie précédente
et utiliser le bouton de reprise d'un brouillon
SERVEUR EN DERANGEMENT
Subject: Warning: could not send message for past 4 hours
Auto-Submitted: auto-generated (warning-timeout)
**********************************************
**
THIS IS A WARNING MESSAGE ONLY
**
** YOU DO NOT NEED TO RESEND YOUR MESSAGE **
**********************************************
-- The following addresses had transient non-fatal errors --<[email protected]>
ƒ SIMPLE MESSAGE D'AVERTISSEMENT
tentatives d'acheminement pendant trois jours au maximum,
et message retourné en cas d'échec après ce délai :
Subject:
Returned mail: Cannot send message within 3 days
---- The following addresses had permanent fatal errors ----<[email protected]>
Message could not be delivered for 3 days
Message will be deleted from queue
A PRIORI, UN MESSAGE EST DÉLIVRÉ QUASI IMMÉDIATEMENT 1
1
Certains outils de messagerie permettent de demander un accusé de réception (voire de lecture)
lors de la création d'un message mais il faut savoir qu'il n'y a aucune garantie d'acquittement ; Open
Webmail : case CONFIRMATION DE LA LECTURE
La messagerie avec Open Webmail - Page 28
MESSAGES TRÈS PARTICULIERS
QUELQUES TYPES DE MESSAGES DONT ON SE PASSERAIT BIEN !
z
CANULAR (HOAX)
FAUSSE INFORMATION (RUMEUR, ALERTE, CHAÎNE DE SOLIDARITÉ, ETC.)
PROVOQUANT L'ENGORGEMENT DES BOÎTES AUX LETTRES ÉLECTRONIQUES
contient une incitation à rediffuser ; exemple : banane tueuse !
Subject: ATTENTION
Bonjour, à transmettre au maximum de personnes possibles.
Ne mangez pas de bananes pendant les 3 prochaines semaines. Ce n'est pas une plaisanterie!
Mon epoux travaille au centre de recherche de Merck et cet avertissement leur a ete envoye en
plus d'etre valide par le Center for Disease Controle CDC) des Etats-Unis. J'ai pense a vous le
transmettre. J'ai verifie la source et elle a ete validee par CDC (centre pour le controle des
maladies a Atlanta en Georgie). Veuillez transmettre cet avertissement au plus grand
nombre de personnes possible, parce que nous ne croyons pas que 15 000 personnes est
un nombre acceptable.
COMMENT RÉAGIR ?
surtout NE PAS DIFFUSER IMMÉDIATEMENT ; vérifier l'information :
une vraie alerte comportera l'adresse d'un site de validation
ou elle sera émise par une personne de confiance
z
INFECTION PAR UN VIRUS
VIRUS TRANSMIS VIA LES FICHIERS JOINTS, À L'INSU DE LEUR EXPÉDITEUR
toujours disposer d'un logiciel anti-virus à jour,
toujours vérifier les fichiers au suffixe : EXE, COM, BAT, PIF, CMD, DOC, XLS
informer l'expéditeur (si véritable) en cas de détection d'un virus
z
PUBLICITÉ (SPAM 1, UNSOLLICITED COMMERCIAL E-MAIL)
ANNONCES PUBLICITAIRES ENVAHISSANTES
problème d'actualité, combattu par des systèmes de filtrage,
peuvent comporter une fausse adresse d'expéditeur !
EN CAS DE DOUTE, CONSULTER UN SITE SPÉCIALISÉ :
http://www.arobase.org/ OU http://www.hoaxbuster.com/
1
à l'origine une marque de conserve de viande de porc épicée (« spiced ham »), tournée en dérison
par les Monty Python et devenue synonyme de courrier indésirable .
La messagerie avec Open Webmail - Page 29
COMPOSITION ET VISUALISATION
BON À SAVOIR !
z
CAS DES SYMBOLES PARTICULIERS (ACCENTS, ETC. )
ƒ NE JAMAIS UTILISER DANS L'ENVELOPPE DU MESSAGE (TITRE, IDENTITÉ, ...)
exemple : bête peut devenir =?ISO-8859-1?Q?b=EAte?=
ƒ A ÉVITER DANS LE TEXTE SI VOTRE CORRESPONDANT EST À L'ÉTRANGER
sinon le texte du message peut devenir illisible !
si besoin : taper l'accent à côté de la lettre ; exemple : co^te'
ƒ NE JAMAIS UTILISER AUSSI DANS LE NOM D'UN FICHIER JOINT
risque d'impossibilité de récupération du fichier par le destinataire
z
MISE EN FORME DU TEXTE
ƒ EVITER LES MODES D'ÉCRITURE EN HTML OU « TEXTE ENRICHI »
ou s'assurer que vos correspondants pourront lire sans problème
PRÉFÉRENCES OPTIONS DES REPONSES FORMAT DES MESSAGES TEXT
ƒ LIGNE DE LONGUEUR LIMITÉE (ENVIRON 75 CARACTÈRES)
permet d’éviter des problèmes d'impression à la réception
PRÉFÉRENCES TAILLE DE LA ZONE DE SAISIE DES MESSAGES
z
DIVERS
ƒ PROTECTION CONTRE LES VIRUS
désactivation de mécanismes utilisable par des programmes
PRÉFÉRENCES INTERDIRE LE JAVASCRIPT ... et EMBED/OBJECT/APPLET ...
ƒ RECHERCHE DE TEXTE
dans le dossier courant :
La messagerie avec Open Webmail - Page 30
USAGE PONCTUEL EN DEHORS DU BUREAU
CAS DE DÉPLACEMENT OU D'ACCÈS DE L'EXTÉRIEUR
AVEC UNE UTILISATION MAJEURE SUR LE POSTE DE TRAVAIL
z
COMBINAISON DE DEUX OUTILS
ƒ MESSAGERIE EN LIGNE
consultation ponctuelle du courrier en dehors du bureau
ƒ MESSAGERIE SUR LE POSTE DE TRAVAIL
outil habituellement utilisé au bureau (Thunderbird, Eudora, etc.)
ƒ PROBLÈME POTENTIEL
perte de messages sur le poste de travail au bureau
z
CONSEILS POUR L'USAGE EN LIGNE
ƒ EN CONSULTATION
laisser les messages en place après lecture en ligne car
transfert ensuite sur le poste de travail lors de la relève du courrier
ƒ EN ENVOI DE MESSAGES
penser à conserver une copie pour retrouver plus tard son envoi,
en se mettant en copie afin de la récupérer sur le poste de travail
La messagerie avec Open Webmail - Page 31
RÈGLES DE BON USAGE
CONSEILS IMPORTANTS
• NE PAS OUBLIER DE CHOISIR UN TITRE EXPLICITE (LE « SUJET »)
• N'UTILISER LES ACCENTS (ET LES FICHIERS JOINTS) QUE SI VOUS ÊTES
CERTAIN DE LEUR BONNE RÉCEPTION PAR VOTRE CORRESPONDANT
• NE PAS TAPER DE LIGNE TROP LONGUE SANS COUPURE AUTOMATIQUE
(70 CARACTÈRES EST APPROXIMATIVEMENT UNE BONNE LIMITE)
• EVITER D'ÉCRIRE EN MAJUSCULES (SAUF POUR INSISTER SUR LE PASSAGE)
• NE PAS HÉSITER À RELIRE LE TEXTE AVANT DE L'ENVOYER AFIN DE VÉRIFIER
LA CLARTÉ DE L'EXPRESSION (ET ÉVITER TOUT MALENTENDU)
• CITER DES EXTRAITS DU MESSAGE AUQUEL ON RÉPOND (GÉNÉRALEMENT
PRÉCÉDÉS D'UN SYMBOLE TEL QUE « > »)
ET AUSSI...
• RESTER COURTOIS EN TOUTE CIRCONSTANCE
• NE PAS OUBLIER QU'A PRIORI, IL N'Y A AUCUNE GARANTIE DE CONFIDENTIALITÉ, VOIRE D'AUTHENTIFICATION
• NE PAS OUBLIER DE RÉPONDRE RAPIDEMENT AU COURRIER
• MIEUX VAUT ÊTRE BREF ! (SURTOUT QUAND LE DESTINATAIRE DOIT PAYER
POUR CONSULTER SON COURRIER)
• NE PAS CRÉER DE SIGNATURE LONGUE (SEULEMENT QUELQUES LIGNES)
• NE JAMAIS RELAYER DES ENVOIS EN CHAÎNE, NOTAMMENT LES PSEUDOAVERTISSEMENTS DE NOUVEAU VIRUS (SATURATION DES BOÎTES)
• ETRE TRÈS PRUDENT DANS L'USAGE DE L'HUMOUR (UTILISER UN SIGNE
EXPRESSIF, SMILEY)
:-)...............sourire, note d'humour
:-(...............moue de mécontentement
;-)...............clin d'œil
:-I...............indifférence
A LIRE : http://www.cict.fr/net/ErreursMel.html
La messagerie avec Open Webmail - Page 32
EXERCICES
1) QUE SIGNIFIE LE LIBELLÉ « RETURNED MAIL: USER UNKNOWN » ET
COMMENT RENVOYER UN MESSAGE SANS LE RETAPER ?
2) COMMENT ENVOYER UN MESSAGE À JEAN ET LUCIE, AVEC UNE COPIE
CACHÉE POUR MARINETTE ?
3) COMMENT UTILISER FRÉQUEMMENT UNE LISTE DE DESTINATAIRES SANS LA
RETAPER À CHAQUE MESSAGE ?
4) COMMENT ÊTRE SÛR QU'UN MESSAGE EST BIEN ARRIVÉ ?
5) QUE VEUT-DIRE LE SYMBOLE « ;-) » ?
6) A QUOI DISTINGUE-T-ON UN VRAI MESSAGE D'ALERTE D'UN CANULAR ?
7) QUE SIGNIFIE LE TERME ANGLAIS « SPAM » ?
8) EXPLIQUER COMMENT UN MESSAGE PEUT ARRIVER NORMALEMENT DANS
VOTRE BOÎTE AUX LETTRES SANS QUE VOTRE ADRESSE FIGURE DANS LES
ADRESSES DE L'EN-TÊTE ?
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INDEX
@, 6
E-MAIL, 4
ENREGISTRÉS, 21
ENVOI EN MASSE, 24
ENVOYÉS, 21
ACCENT, 30, 32
ACCUSÉ DE RÉCEPTION,
28
ADRESSE
ÉLECTRONIQUE, 6
ALIAS, 6
ARROBASE, 6
FICHIER JOINT, 22
FORWARD, 16
HOAX, 29
HOST, 6
BCC:, 24
BLIND CARBON COPY, 24
BROUILLONS, 21
BUREAU DE POSTE, 7
CANULAR, 29
CARBON COPY, 24
CARNET D’ADRESSES, 20
CC:, 24
CITATION, 15
COMPTE, 6
COPIE, 24
COPIE CACHÉE, 24
COURRIEL, 4
CRÉATION D'UN
MESSAGE, 13
DNS, 6
DOMAINE, 5
DOSSIERS, 21
IMAP, 7, 8
INTERNAUTE, 4
INTERNET, 4
IP, 6
LISTE DE DIFFUSION, 24
LOGIN, 7
MAILING-LIST, 24
MAJUSCULES, 32
MEL, 4
MESSAGERIE EN LIGNE,
31
RECHERCHE DE TEXTE,
30
REÇUS, 21
RÉGLAGES, 12
RELÈVE DU COURRIER,
14
REPLY, 15
RÉPONSE, 15
REPRISE DU MESSAGE,
28
RÉSEAU, 4
SERVER UNKNOW, 28
SERVEUR, 6
SERVEURS, 4
SIGNATURE, 19
SITE SPÉCIALISÉ, 29
SMILEY, 32
SMTP, 7
SPAM, 29
SUJET, 32
THUNDERBIRD, 9
TOILE, 4
OPENWEBMAIL, 9
USAGE PONCTUEL, 31
POP, 7
PRÉFÉRENCES, 12
VIRUS, 29
WEBMAIL, 8
RE, 15
La messagerie avec Open Webmail - Page 34
SOLUTION DU TEST DE CONNAISSANCES
1) Vrai
2) Faux (il est attribué à l'Union européenne depuis 2005)
3) Faux (il s'agit d'un domaine essentiellement spécifique aux Etats-unis)
4) Vrai (et il y a un mot de passe associé au compte pour relever le courrier)
5) Vrai
6) Vrai (rajout d'une étiquette postale, « alias », possible pour toute boîte, ce qui
permet par exemple de gérer facilement l'adresse d'un secrétariat)
7) Faux (il s'agit d'un serveur d'expédition du courrier)
8) Faux (la longueur d'un sujet est notamment limitée)
9) Faux (et, par convention, on cite en préalable le texte auquel on répond)
10) Faux (sa taille est limitée par l'espace de stockage disponible sur le serveur)
11) Faux (il introduit par convention la signature)
12) Faux (il peut être renvoyé au bout de trois jours si le serveur du destinataire est
indisponible pendant ce délai)
13) Faux (c'est en fait possible avec des systèmes de cryptage disponibles dans
certains outils de messagerie)
14) Faux (il indique la réponse à un message)
15) Vrai (c'est là toute son utilité)
16) Faux (il est ainsi possible de gérer une adresse collective)
17) Vrai (à partir du moment où le correspondant peut le traiter)
18) Faux (cela dépend du format de fichier utilisé et des applications disponibles)
19) a) (certaines personnes se connectant à leur boîte aux lettres via une ligne
téléphonique peuvent passer un temps fou à recevoir un fichier d'un Méga-octet)
20) Faux (les lettres accentuées ne sont pas universelles et ne sont pas visibles dans
tous les pays, de plus cela peut aussi devenir illisible dans l'en-tête du message)
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TABLE DES MATIÈRES
I - INTRODUCTION........................................................................................ 3
Internet, réseau mondial .......................................................................... 4
Principe de l'adressage ............................................................................ 5
Adresses dans l'Internet........................................................................... 6
Systèmes de messagerie......................................................................... 7
Outils de messagerie ............................................................................... 8
Exemples d'outil de messagerie............................................................... 9
Exercices ............................................................................................... 10
II - MANIPULATIONS ÉLÉMENTAIRES ...................................................... 11
Principaux réglages................................................................................ 12
Création d'un message .......................................................................... 13
Relève du courrier.................................................................................. 14
Réponse à un message ......................................................................... 15
Que faire des messages reçus ? ........................................................... 16
Exercices ............................................................................................... 17
III - MANIPULATIONS AVANCÉES ............................................................. 18
La signature ........................................................................................... 19
Carnet d’adresses .................................................................................. 20
Gestion de dossiers ............................................................................... 21
Envoi d'un fichier joint ............................................................................ 22
Réception d'un fichier joint ..................................................................... 23
Envois multiples ..................................................................................... 24
Filtrage de messages............................................................................. 25
Exercices ............................................................................................... 26
IV - COMPLÉMENTS ................................................................................... 27
Problèmes d'acheminement................................................................... 28
Messages très particuliers ..................................................................... 29
Composition et visualisation................................................................... 30
Usage ponctuel en dehors du bureau .................................................... 31
Règles de bon usage ............................................................................. 32
Exercices ............................................................................................... 33
INDEX .......................................................................................................... 34
SOLUTION DU TEST DE CONNAISSANCES............................................. 35
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