Gestion interne version 1.104 du 19/05/2014 Accès

Gestion interne version 1.104 du 19/05/2014
Accès direct à la liste des factures
Le nouveau bouton
sur la barre d'outils du module Facturation
affiche la liste de l'ensemble des factures du dossier cabinet, quel que
soit leur état.
•
La liste peut être limitée en renseignant la ligne des critères de sélection, et triée sur n'importe quelle colonne.
•
Un double clic sur
une facture permet
de revenir en saisie.
•
Le symbole
signale l'existence
de l'archive pdf et
un double clic sur
le symbole affiche
l'image de la
facture.
•
Le symbole
signale l'existence
de pièces jointes et
permet d'y accéder.
Archivage des factures, envoi mail, mention Duplicata
Réorganisation des constantes du cabinet
L'onglet 3 est désormais dédié aux paramètres d'édition des factures et l'onglet 4 aux paramètres du transfert en
comptabilité. L'onglet "3 – Edition factures" comporte par ailleurs de nouveaux paramètres.
•
L'option d'archivage des factures est
désormais intégrée nativement à
QuadraGI (et n'est plus soumise à la
licence du module "Gestion des
documents").
⇒ Un paramètre permet donc au
cabinet d'indiquer s'il opte ou non
pour la conservation des archives
des factures (fichiers pdf).
•
D'autres paramètres fixent les conditions de l'envoi mail des factures.
⇒ Rappel : l'envoi mail concerne uniquement les clients sélectionnés au menu "Paramétrage" choix "Factures par
mail, sélections clients".
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⇒ Cocher l'option "Texte enrichi" pour envoyer les mails au format Html.
⇒ Cocher l'option "Envoi d'un original" pour supprimer la section "Duplicata" de l'image des factures lors de leur
envoi initial.
⇒ L'option "Client de messagerie local" concerne uniquement les utilisateurs qui disposent du module Gestion
centralisée de la messagerie.
Si le volume des factures à envoyer par mail est important, il est préférable de cocher l'option pour utiliser le
logiciel de messagerie du poste de travail (Outlook Express, Windows Live Mail...) et éviter ainsi de ralentir les
échanges de la messagerie centralisée.
Edition de facture
•
En cas de présence de la licence "Gestion des documents", l'option d'archivage
des factures était jusqu'à maintenant accessible à l'utilisateur. Elle est
désormais supprimée.
⇒ C'est la présence ou l'absence du symbole
, qui signale que l'option
d'archivage est active ou non pour le cabinet.
⇒ Si elle est active, la production de l'archive Pdf est systématique.
•
Il est possible de créer uniquement l'archive de la facture (sans impression papier) en supprimant la coche "Edition".
Réédition d'une archive à partir la saisie de facture
•
L'existence de l'image archivée de la facture est signalée par la présence du pictogramme
•
Un clic sur le pictogramme ouvre un
menu permettant :
.
⇒ d'afficher l'archive,
⇒ de l'imprimer,
⇒ de l'envoyer par mail,
⇒ de la supprimer (si la facture n'est
pas transférée en comptabilité).
Réédition d'une facture (non transférée en comptabilité)
•
Après installation de QuadraGI en version 1.104,
l'option "Editer la section "DUPLICATA" est cochée
systématiquement.
⇒ Sur les masques de facture standard livrés avec les
programmes Quadratus, la section "Duplicata"
permet d'obtenir le texte correspondant en filigrane
au travers de la facture.
•
Il est possible de désactiver (ou réactiver) l'option et de conserver le choix
pour les prochaines demandes d'édition.
⇒ Si les collaborateurs s'identifient à l'entrée des sessions de travail, le
choix est enregistré par collaborateur. Sinon, il s'applique à l'ensemble
des demandes de réédition.
⇒ A noter que l'image pdf de la facture est récréée sauf si la facture est transférée en comptabilité.
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Réédition d'un lot de factures
•
On retrouve l'option "Editer la section "DUPLICATA"
qui fonctionne selon le même principe qu'en édition de
facture à partir de la saisie.
•
En cochant l'option "Editer l'archive de la facture", il
est possible aussi de demander l'édition des images Pdf
des factures (lorsqu'elles existent).
Gestion des paiements, aménagements
Modification de mandat SEPA
•
En cas de changement du RIB rattaché au mandat, tous les éléments en cours (plans de facturation, factures, effets…)
sont automatiquement actualisés.
Fichier des paiements
•
Les options d'affichage sont conservées en sortie pour être proposées lors de la session de travail :
⇒ Sélection des paiements "Tous / envoyés / non envoyé"
⇒ Sélection des clients avec paiements
LCR et Prélèvements magnétiques, modification groupée de la date d'échéance
•
Le bouton
permet de
changer la date d'échéances des
effets affichés.
⇒ Si une sélection d'effets a été
effectuée, il est possible
d'appliquer la nouvelle date
d'échéance aux seuls éléments
cochés.
Génération de fichiers SEPA et options bancaires
Ces options sont à cocher ou non en fonction du contrat conclu avec la banque.
•
L'option "Regroupement sur relevé" est présente à la génération d'un fichier de virements ou de prélèvements. Elle
concerne le format du relevé de compte du cabinet fourni par la banque :
⇒ Si l'option est cochée, tous les prélèvements (ou tous les virements) sont cumulés sur un seul mouvement
bancaire.
⇒ Si elle n'est pas cochée, le relevé comporte le détail des prélèvements (ou le détail des virements).
•
L'option "Un fichier par séquence RCUR/FRST" concerne uniquement les fichiers de prélèvements. Elle doit être
cochée si la banque destinataire exige un fichier différent pour les premiers prélèvements des mandats (FRST) et les
suivants (RCUR).
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Transfert des paiements en comptabilité (LCR et Prélèvements client / Virement notes de frais)
•
Si le journal est défini "multi-folio" dans le dossier comptable du cabinet, il est désormais possibilité d'indiquer le n°
du folio à alimenter à la génération des écritures de banque.
Aménagements divers
Paramétrage des articles
•
Désignation avec mots clé, nouveau format de date ":H" pour les mots clés DEBEX et FINEX où H fait référence au
jour / mois (dans le millésime de l'exercice. Exemple pour un exercice civil :
⇒ <DEBEX:H> = 01/01
⇒ <FINEX:H> = 31/12
Saisie RTF
•
La saisie s'effectue désormais
directement dans la facture et non plus
dans une fenêtre indépendante.
•
Le modèle de facture par défaut du
cabinet conditionne l'espace disponible
pour la saisie.
⇒ Pour passer à la ligne suivante, taper
<Crtl+Entrée>.
⇒ A noter aussi l'outil
surligner le texte.
pour
Transfert en comptabilité
•
Gestion du compte de contrepartie sur l'écriture de tiers (en cas de comptes de vente multiples, il s'agit du compte sur
lequel le montant le plus important est imputé).
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