Procès verbal - Science Students` Association

La cinquième rencontre exécutive ’14-’15 de L’association des étudiant(e)s en
science de L’université d’Ottawa - PROCÈS VERBAL
The fifth meeting of the executive ’14-’15 of the Science Students’ Association of
the University of Ottawa – MINUTES
Date: Le lundi 14 juillet 2014
Lieu: GNN 080
Heure de départ: 19h00
Assiduité
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cooke
Joshua Gutoskie
Olivia Lam (absente)
Olivia Gallarino
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal (absente)
Vincent Nguyen
Kevin Li (entre à 8:00)
Alick Wang (absent)
Sorush Rokui
Ahmed Al-Saaq (entre à 8:06)
Sabrina Slade (entre à 8:04)
Elisabeth Hart McKittrick
La réunion débute à 19h18
1. Ouverture de la réunion
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Appuyée par AMC
2. Motion pour adopter l'agenda
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Appuyée par AMC
Motion pour modifier l'agenda
o Appuyée par AMC
o Ajouter une motion pour approuver le procès verbal de la réunion précédente
(item 3)
o Ajouter un comité de bourses ad hoc (item 4)
o Ajouter capuche exécutif (item 5)
3. Motion pour approuver le procès verbal de la réunion précédente (item 3)
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Appuyé par Josh
Tous en faveur
4. Comité de bourses ad hoc
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La fin mai est la date limite pour les bourses de l'AÉS
Former un comité pour choisir les récipiendaires
Le comité des subventions a suggéré de prendre ce rôle
Motion pour accepter le comité des subventions comme le comité des bourses ad hoc
o Elsa, Josh, Kevin, Alick et Esther
o Appuyée par AMC
o Tous en faveur – abstenu par Josh
5. Capuches exécutifs
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Capuches American Apparel
Couleur: vert forêt
L'écriture en blanc sur les chandails et les capuches exécutives
Pour le design-un courriel/sondage pour les logos
6. Shinerama
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Aucune, Sabrina est absente
7. Mise à jour-Tremblant
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Aucune, Sabrina est absente
8. Jeux Panda
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Jeu de football contre notre rival, Carleton
20 septembre, samedi
19 septembre- événement avec de l'alcool
20 septembre-la joute est à 14h00 ou à 15h00; au nouveau stadium Landsdown
Samedi-fête à journée longue commençant à 10h00/11h00-chaque corps fédéré a une
station + jeux, une campagne à travers l'université afin de promouvoir les jeux pandas
+ la parade panda pour marcher aux Jeux Pandas
Le conseil démontre de l'intérêt à participer aux événements des corps fédérés
Idées pour la station de l'AÉS: châteaux gonflables/envoie un courriel à Elsa avec tes
idées
Motion pour ajouter la bourse douée (item 9)
Appuyée par Josh
9. Bourse douée de l'AÉS
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Argent supplémentaire va envers une nouvelle bourse
La bourse se maintient
Une bourse pour un(e) étudiant(e) francophone
La bourse peut être divisé afin de supporter les deux
Science intégré- une majeur en sciences, une mineure avec une autre faculté
o Écrire une dissertation qui explique sa signifiance
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Pour francophone:
For francophone: démontrer sa citoyenneté d'Ottawa, être inscrit comme étudiant(e)
francophone et démontrer un besoin financière, commençant sa 2e, 3e ou 4e année
10. Mises à jour
10.1 Sénateur
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aucune
10.2 Conseillère principale
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L'école écrase son esprit et son corps
Réunion du comité des élections au début août
10.3 Sociale
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La Semaine 101 est bientôt partie de notre site web
Groupe facebook- semaine prochaine afin qu'il soit ajouté au texte d'envoi
DETOX- le jeudi avant la semaine 101-28 août
La fête avant la Semaine 101 avant le contrat de sobriété commence
La vente des trousses en ligne- le 1e août
Thème: noms; Apollo 101, Expédition 101, Sciences 101: une odyssée de l'espace
Apollo 101 est populaire
Fedstock manque 3 de ses 4 artistes
Trousses- verres de martini sont partis, les lunettes de soleil leur remplace
10.4 Logistiques
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Nouvelle location pour notre BBQ aux autres corps fédéré
Contrat- des dommages au BBQ= amende appliquée
Échanger de l'argent comptant pour des chèques
Vieux BBQ seulement
Le coût de location est de 60$- peut être trop cher
Le coût de location devrait être donnée à Shinerama
Un coût de location par l'heure est proposé
Le coût de location peut être classifié comme "revenus diverses"- si ce n'est pas utilisé,
peut être mis envers le total pour Shine pour l'année qui suit
Un coût de 20$ par usage pour des raisons de responsabilités à un coût raisonnable
Peut être charger un dépôt d'assurance afin de couvrir des dommages possibles
Décidé un prix fixe de 20$ et un dépôt d'assurance pour avant et après on vérifie pour
des dommages
L'argent va être un don à Shine
Ahmed- exercice d'équipe
Go-Karting (Top-Karting) – envoyer un When Is Good
10.5 Interne
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Semaine 101 est une portion du site web
1e août on coupe les cadenas
10.6 Externe
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aucune
10.7 Promotions
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le chimpanzé du courrier, un courriel en premier
10.8 Bilinguisme
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aucune
10.9 Finance
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Le budget de la Semaine 101 est due le 1e août
10.10 Académique
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Symposium académique
Suggestions pour des profs: Robert Smith, William Ogilvie, Rashmi Venkataswaren
Changer le nom du symposium académique
Un nom qui indique plutôt une «réunion de certains de vos profs» / «activités
intéressantes"
10.11 Philanthropique
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aucune
10.12 Coordinatrice de Shinerama
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Chloe: combien de billets de BBQ- 4$ à l'avance et 5$ la journée même, due le 1e août
BAP-garder une grande distance
les T-Shirts s'en viennent- le chèques sont bientôt requis
Lady Gaga- l'après-fête de n'a pas bien été, 30 billets vendus
o Problème: fin de semaine suivant le jour du Canada, Bluesfest
La course Spartan- Alick et 3 guides ont été présents, seulement profité 45$
La vente de suçettes-Sciences de l'activité physique- 3 personnes de Sciences, 2 des
Sciences de l'activité physique et 2 amis d'Alick- 300$
Fête ABC au Green Room, le 8 août, la date va peut-être changer à septembre, c'est
tous des billets vendus à l'avance et à la porte- on demande aux membre exécutifs de
vendre des billets
Dernier grand événement est le 23 août- Sciences vs. Sciences de l'activité physique
tournoi de Pong
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L'événement prend place à la maison de Sunny Bui dans le marché sur la rue St Patrickcommence à 18h30, finit par 23h00; 20$/équipe, on vend de la bière pour 2$ pour les
personnes qui ne participent pas, 5$ pour les non participants à la porte+ des billets
pour l'après-fête à Green Room/Liquor Store-n'apportez pas votre propre alcool (permis
d'acool pour l'événement)
Sciences de l'activité physique va être content
L'événement va finir à 23h30-La Maison va être commanditaire pour l'événement-en
donnant un tonnelet ou deux+ des cartes cadeaux pour la 2e et 3e place
Promotion pour La Maison-étant commanditaire pour le tonnelet et est intéressé à être
commanditaire pour autres événements; on montre leur bannière en échange pour de
cartes cadeaux/tonnelet, de plus elle offre un Mardi de Shinerama, 1$ par pichet vendu
va vers Shine+ les bouteilles vides- chèque va être écrit vers la fin de la semaine
Chocolat Awake- pas assez pour la Semaine 101; Tremblant encore cette année+ Red
Bull
La Maison va aussi s'impliquer avec Tremblant
Tremblant
o Le prix est moins cher cette année
o Même plancher
o TRS-va peut-être ajouter d'autres facultés
o L'année passée, 6 sièges vides
o Environ la même grandeur de voyage+ autres facultés+ plus de sièges
o U-Drive ne va pas être utilisé cette année
o Un dépôt non remboursable de 100$ va assurer votre siège, ensuite vous payez
le reste avant une certaine par pay-pal ou par argent comptant, aucun chèques
o Faire une motion pour créer un plein conseil annuel pour la planification de
Tremblant
 Commence en mai
 Aucun droits de vote
 Administrateur nommé
10.13 Coordinatrice des bénévoles
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Un guide a abandonné à cause d'un voyage au Cuba
Nouveau guide, prochain sur la liste
Rencontre de tous les guides avant Detox
Un événement avec les guides avant la Semaine 101 + événement de Shinerama
Cette rencontre inclut une formation au sujet de l'agression sexuelle
10.14 Présidente

Premier Soins cette fin de semaine
o Josh, Liz, Ahmed, Alick, Vincent, Elsa, AMC et Kevin
o Samedi
o RCP est dimanche
o De 9h à 16h les deux journées
o Où– sur le campus
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Loi canadienne anti-spam
o Des courriels en masse peut être poursuivi en justice si elle ne sont pas en
accord
o Le paiement des frais scolaires à la FÉUO implique l'accord à la réception
d'information
Élections des corps fédérés
o Tous les corps fédérés veulent les mêmes dates pour les élections des corps
fédérés
o Dates proposées: la semaine du 21 pour le vote
o Propose la semaine qui suit
Fed 101
o Guides rejetés; les formulaires peuvent être envoyés au Fed 101
11. Varia

Lieu de Shinerama + Lieu du BBQ
o Detox + à la moitié journée de la journée Shine est notre temps alloué au BBQ
o Journée Shine- ELGIN!
12. Motion pour terminer la réunion
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Appuyée par Josh
Réunion finit à 21h18
Date: Monday, July 14th, 2014
Location: GNN 080
Start Time: 7:00PM
Attendance
Elsa Mirzaei
Julia Davies
Anne-Marie Cooke
Joshua Gutoskie
Olivia Lam (absent)
Olivia Gallarino
Steven Patrick Deery
Esther Eruysal (absent)
Vincent Nguyen
Kevin Li (enters at 8:00)
Alick Wang (absent)
Sorush Rokui
Ahmed Al-Saaq (Enters at 8:06)
Sabrina Slade (Enters at 8:04)
Elisabeth Hart McKittrick
Meeting starts at 7:18
1. Opening of the meeting
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Seconded by AMC
2. Motion to adopt agenda
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
Seconded by amc
Motion to amend the Agenda
o Seconded by amc
o Add motion to approve last meeting’s minutes (item 3)
o Add Ad Hoc Scholarship Committee (item 4)
o Add Exec Hoodies (item 5)
3. Motion to approve last minutes (item 3)
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Seconded by josh
All in favour
4. Ad hoc scholarship committee
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
End of May is when SSA scholarship deadlines finishes
Form a committee to choose the recipients
Grants committee suggested to take the role
Motion to accept grants committee as Ad Hoc scholarship committee
o Elsa, Josh, Kevin, Alick & Esther
o
o
Seconded by AMC
All in favour – abstained by Josh
5. Exec hoodies
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
American apparel hoodies
Forest green
Print white on exec hoodies & shirts
For design – email / poll for logos
6. Shinerama
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None, Sabrina absent
7. Tremblant Update
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None, Sabrina absent
8. Panda Games
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
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

Rivalry football game with Carleton
September 20th, Saturday
September 19th – drinking event
September 20th – game is at 2 or 3 o’clock; new Landsdown stadium
Saturday – day long party at 10:00/11:00 – each fed body sets up station + games,
campus-wide initiative to promote the panda games + panda parade walk to Panda
Games
Council shows interest in participating in fed body event
Ideas for the SSA station: bouncy castle / email Elsa ideas
Motion to add Endowed Scholarship (item 9)
Seconded by Josh
9. SSA Endowed Scholarship
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Extra money to go towards new scholarship
Scholarship sustains itself
French student scholarship
Integrated science – majoring in science, minoring in another faculty
o Essay explaining relevance
Scholarship can be split in two to support both
For francophone: demonstrate citizenship from Ottawa, registered as a francophone
student and demonstrate financial need, entering second, third or fourth year.
10. Updates
10.1 Senator
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none
10.2 Senior Advisor
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School is crushing her spirit and body
Elections committee meeting beginning of August
10.3 Social
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101 week part of website soon
Facebook group – next week so it can be added to the mail out
DETOX – Thursday before 101 week – 28th of August
Party before 101 week before contract of sobriety begins
Online kit sales – August 1st
Theme: names; Apollo 101, Expedition 101, Science 101: A Space Odyssey
Apollo 101 is popular
Fedstock is missing 3 out of 4 artists
Kits – martini glasses out, sunglasses in
10.4 Logistics
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New BBQ rental for our barbeque to other fed bodies
Contract – damaging the barbeque = fine applied
Change cash for cheques
Old barbeque only
Rental cost is $60 – may be too expensive
Rental costs should be donated to Shinerama
Proposed renting the BBQ at an hourly wage
Rental costs can be put to “miscellaneous revenue” – if not used, can be put to Shine
total of the following year
Proposed $20 per use for accountability purposes at a reasonable price
Perhaps charge an insurance deposit to cover potential damages
Agreed on $20 flat fee and insurance deposit for before and after checks for damage
Money will be donated to Shine
Ahmed – team bonding exercise
Go-Karting (Top-Karting) – send out a When Is Good
10.5 Internal

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101 week portion of website
August 1st will be cutting locks
10.6 External

none
10.7 Promotional

mail chimp, e-mail out first
10.8 Bilingualism

none
10.9 Finance


101 week budget is due August 1st
10.10 Academic




Academic symposium
Suggestions for prof: Robert Smith, William Ogilvie, Rashmi Venkataswaren,
Change name of academic symposium
Frame it as a “meeting some of your profs” / “cool activities”
10.11 Philanthropic
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none
10.12 Shinerama coordinator
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Chloe: how many BBQ mail tickets – $4 in advance and $5 the day of, due August 1st
BAP – stay far away
T-Shirts coming soon – cheque is required soon
Lady Gaga – afterparty did not do well, 30 tickets sold
o Issue: post Canada day weekend, bluesfest
Spartan race – alick + 3 guides showed, only got 45$
Sucker run – HK – 3 people from science, 2 from HK and 2 of Alick’s friends – 300$
ABC party Green room, August 8th, may be changed to September, all advanced tickets
sales and door sales – asking for execs to volunteer to sell tickets
Last big event is august 23rd – science vs HK pong tournament
Event will be held at Sunny Bui’s in the market at St Patrick’s street – start at 6:30 PM,
done by 11:00; 20$ per team, selling beers for 2$ for people who do not participate, 5$
at the door for non participants + ticket at the door for the after party at green room/liquor
store – do not bring own alcohol (liquor licensing the event).
HK will be bouncing
Event done at 11:30 – La Maison will be sponsoring the event – donating a keg or two +
gift cards for 2nd and third place.
Promotions for La Maison – sponsoring the kegger and interesting in sponsoring other
events; post banner in exchange for gift cards / kegs, in addition offer Shinerama
Tuesdays, 1$ per pitcher sold for shine total + empties – cheque written at end of week.
Awake chocolate – not enough for 101 week; tremblant again this year + red bull.
La Maison will also jump on for Tremblant
Tremblant
o Price is cheaper this year
o Exact same floor
o SRT – may expand to other faculties
o
o
o
o
o
Last year 6 unfilled seats
Around the same size of trip + other faculties + offered more comp seats
U-Drive will not be used this year
100$ cheque deposit to hold your seat in cash, non-refundable to hold down the
seat, then pay the rest before a deadline by pay-pal or cash, no cheques
Write-up a motion to create a full year general council position to plan tremblant
 Start May
 No voting rights
 Appointed directorship
10.13 Volunteer coordinator
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One guide dropped out due to Cuba trip
New guide, next on the list
All-guide meeting before Detox
Pre-101 week guide get-together + shinerama event
All-guide meeting will include a sexual assault training
10.14 President
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First aid is this weekend
o Josh Liz Ahmed Alick Vincent Elsa AMC, Kevin
o Saturday
o CPRC is Sunday
o 9-4 both days
o Where – on campus
Canadian anti-spam law
o Mass emails can be sued if not agreed upon
o Paying tuition to SFUO implies agreeing to receiving information
Fed body elections
o All fed bodies want the same fed body election dates
o Proposed dates: the week of the 21st for voting
o Propose the following week
Fed 101
o Rejected guides; applications can be forwarded to fed 101
11. Varia

Shinerama location + BBQ location
o Detox + midday shine day as BBQ slot
o Shineday – ELGIN!
12. Motion to end the meeting

Seconded by Josh
Meeting ends at 9:18