Chef de Bureau Secrétariat de Direction

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Poste d’Emploi
Chef de Bureau Secrétariat de Direction
Emploi
Chef de Bureau
Code du poste
COSG.02.01.0002
Supérieur immédiat :
Directeur des Ressources Humaines
Raison d’être de l’emploi
Assister le Directeur dans l’ensemble de ses missions ; gérer le flux d’informations entre la Direction et les
autres Services, d’une part, et entre la Direction et l’extérieur, d’autre part ; réaliser les travaux de secrétariat,
la préparation des dossiers à l’intention du Directeur, l’organisation et le suivi d’agenda.
Principales Activités
1. En tant que Collaborateur du Directeur
Apporter toute assistance devant permettre au Directeur des Ressources Humaines de gérer régulièrement
l’ensemble de la Direction dans le but d’obtenir la plus grande efficacité possible des prestations.
2. En tant qu’Assistant administratif
Exécuter correctement les tâches administratives afin de faire fonctionner la Direction avec la plus grande
efficacité.
3. En tant que Gestionnaire d’équipe
Coordonner et animer les activités définies afin d’atteindre les objectifs assignés à la cellule; garantir la
cohérence et la pertinence des activités à réaliser.
4. En tant que Conseiller interne
Soutenir la réalisation des activités en proposant des stratégies adéquates.
5. En tant que Responsable du Service
Garantir la qualité des prestations en vue d’atteindre la performance du Service.
Position dans l’organigramme
Positionnement hiérarchique :
Le Directeur des Ressources Humaines
Assure la direction de :
3 personnes
Pré requis (Qualification Technique)
Niveau de formation et/ou diplôme Diplôme universitaire en Sciences humaines/Lettres, en Sciences
spécifique
Politiques et Administratives, en Droit, en Secrétariat de Direction ou
tout diplôme reconnu équivalent.
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Expérience requise
Posséder au moins 6 ans d’expérience confirmée au sein de
l’Administration Publique dont au moins 3 ans dans la fonction de
Secrétaire de Direction dans les Services Publics de l’Etat.
Compétences :
Savoirs (Compétences techniques)
-
Connaissance de la correspondance administrative ;
maitrise des techniques de secrétariat ;
maitrise des outils de communication tels que le téléphone, l’internet… ;
maîtrise de l’outil informatique.
Savoir-faire
-
réceptionner et traiter le courrier entrant et sortant afin d’opérer un tri des informations devant être
communiquées au Directeur et assurer la synergie entre lui et les autres Services ;
préparer, introduire et retirer le parapheur auprès du Directeur;
gérer les fournitures de la Direction.
coordonner et animer toutes les activités du Secrétariat;
traiter les courriers et documents émanant du Directeur;
concevoir un planning de travail en cohérence avec le plan opérationnel de la Direction et faire des
évaluations régulières ;
veiller à ce que le travail soit exécuté dans le délai afin de contribuer à la réalisation du plan d’actions
de la Direction;
tenir des réunions régulières avec les collaborateurs pour garantir un fonctionnement harmonieux et
efficace de service ;
rédiger les rapports d’activités afin de tenir la hiérarchie informée ;
tenir le tableau de bord afin de suivre l’exécution des activités du Secrétariat ;
assurer la gestion quotidienne du fonctionnement du Secrétariat ;
identifier les risques et proposer des solutions idoines (adaptées) ;
assurer le suivi de la gestion des ressources humaines, matérielles et financières mises à la
disposition du Secrétariat.
Assister et conseiller les collaborateurs sur la manière d’exécuter les tâches afin d’atteindre les
objectifs fixés ;
veiller au bon déroulement des travaux du Secrétariat et à la cohérence d’ensemble ;
fournir des renseignements utiles dans le domaine de sa compétence aux usagers.
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Savoir-être (Attitudes comportementales)
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Disponibilité : se tenir disponible en tout temps pour des raisons de service.
Capacité d’adaptation : savoir faire preuve de flexibilité, de polyvalence et/ou de tolérance dans un
milieu de travail en constante évolution tout en s’acquittant de façon efficace et efficiente de ses
tâches.
Ethique : s’assurer que son propre comportement est conforme aux normes et aux valeurs du
Secteur.
Etablissement de relations : établir et entretenir des relations de travail positives avec autrui tant à
l’interne qu’à l’externe.
Communication : savoir écouter et savoir s’exprimer et écrire de façon claire, réfléchie et en temps
opportun en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces ;
posséder une capacité de synthèse et de négociation.
Créativité: savoir développer une synectique nouvelle en vue d’améliorer le fonctionnement de la
cellule, anticiper et faire preuve d’esprit d’initiative.
Dévouement: être attentif aux besoins et aux attentes des usagers.
Travail en équipe : savoir bien travailler en collaboration avec autrui.
Capacité d’organisation : être capable d’arrêter des priorités, établir des échéanciers, contrôler les
progrès, et faire le suivi de détails, de données, d’informations et d’activités.
Capacité de résolution des problèmes : évaluer des situations posant problème en vue de cerner les
causes, de rassembler et d’analyser l’information pertinente, de proposer des solutions, et de faire
des recommandations et/ou de régler des problèmes.
Spécificités liées à l’emploi dans l’organisation
Dénomination de l’emploi spécifique : Secrétaire de Direction
Domaine d’expertise : secrétariat de direction.
Activités spécifiques :
 réceptionner, enregistrer et expédier les courriers ;
 organiser le classement des documents et les correspondances administratives ;
 suivre l’agenda du Secrétaire Permanent ;
 assurer la saisie, l’impression et la reproduction des documents et des correspondances
administratives.
Attitudes comportementales spécifiques :
- être capable de comprendre parfaitement l’organisation et les techniques du secrétariat de direction ;
- avoir une bonne capacité à gérer les conflits;
- aptitude à dégager les priorités et à se concentrer sur les questions essentielles et à ne pas se laisser
déborder par les détails ;
- rigueur, sens de la méthode et probité ;
- bonne aptitude en organisation.