Chef de Bureau Secrétariat de Direction

Poste d’Emploi
Chef de Bureau Secrétariat de Direction
Emploi
Chef de Bureau
Code du poste
COSG.02.01.0002
Supérieur immédiat :
Directeur de la Direction Administrative et Financière
Raison d’être de l’emploi
Assister le Directeur dans l’ensemble de ses missions ; gérer le flux d’informations entre la Direction et les
autres Services, d’une part, et entre la Direction et l’extérieur, d’autre part ; réaliser les travaux de secrétariat,
la préparation des dossiers à l’intention du Directeur, l’organisation et le suivi de son agenda.
Principales Activités
1. En tant que Collaborateur du Directeur
Apporter toute assistance devant permettre au Directeur de la Direction Administrative et Financière de suivre
régulièrement l’ensemble de la Direction dans le but d’obtenir la plus grande efficacité possible des
prestations.
2. En tant qu’Assistant administratif
Exécuter correctement les tâches administratives afin de faire fonctionner le Bureau avec la plus grande
efficacité.
3. En tant que Gestionnaire d’équipe
Coordonner et animer les activités définies afin d’atteindre les objectifs assignés au Bureau ; garantir la
cohérence et la pertinence des activités à réaliser.
4. En tant que Conseiller interne
Soutenir la réalisation des activités en proposant des stratégies adéquates.
5. En tant que Responsable du Bureau
Garantir la qualité des prestations en vue d’atteindre la performance du Bureau et mériter la confiance de la
hiérarchie.
Position dans l’organigramme
Positionnement hiérarchique :
Le Directeur de la Direction Administrative et Financière
Assure la direction de :
3 personnes
Pré requis (Qualification Technique)
Niveau de formation et/ou diplôme Diplôme universitaire en Sciences sociales (lettres), en Secrétariat de
spécifique
Direction ou tout diplôme reconnu équivalent.
Posséder au moins 6 ans d’expérience confirmée au sein de
l’Administration Publique et dans la fonction de Secrétaire de Direction
Expérience requise
acquise dans les Services Publics de l’Etat dont 3 dans les postes de
direction à responsabilité croissante.
Compétences
Savoirs (Compétences techniques)
-
connaissance des techniques de secrétariat ;
capacité dans l’usage d’outils de communication tels que le téléphone, l’internet… ;
maîtrise de l’outil informatique.
Savoir-faire
-
-
réceptionner et traiter le courrier entrant et sortant afin d’opérer un tri des informations devant être
communiquées au Directeur et assurer la synergie entre lui et les autres Services.
préparer, introduire et retirer le signataire auprès du Directeur ;
gérer les fournitures de son Bureau et celles de la Direction.
coordonner et animer toutes les activités du Bureau;
traiter les courriers et documents émanant du Directeur de la Direction Administrative et Financière;
concevoir un planning de travail en cohérence avec le plan opérationnel de la Direc tion et faire des
évaluations régulières ;
veiller à ce que le travail soit exécuté dans le délai afin de contribuer à la réalisation du plan d’actions
de la Direction ;
tenir des réunions régulières avec ses collaborateurs pour garantir un fonctionnement harmonieux et
efficace de service ;
rédiger les rapports d’activités afin de tenir la hiérarchie informée ;
tenir le tableau de bord afin de suivre l’exécution des activités du Bureau ;
assurer la gestion quotidienne du fonctionnement du Bureau ;
identifier les risques et proposer des solutions idoines (adaptées) ;
assurer la gestion des ressources humaines, matérielles et financières mises à la disposition du
Bureau.
conseiller les collaborateurs sur la manière d’exécuter les tâches afin d’atteindre les objectifs fixés ;
veiller au bon déroulement des travaux du Bureau et à la cohérence d’ensemble ;
s’assurer que les agents du Bureau travaillent efficacement à la poursuite de leurs objectifs dans le
respect de la planification.
fournir des renseignements utiles dans le domaine de sa compétence aux usagers.
Savoir-être (Attitudes comportementales)
Disponibilité : se tenir disponible en tout temps pour des raisons de service ;
Capacité d’adaptation : savoir faire preuve de flexibilité, de polyvalence et/ou de tolérance dans un milieu
de travail en constante évolution tout en s’acquittant de façon efficace et efficiente de ses tâches ;
- Ethique : s’assurer que son propre comportement est conforme aux règles d’éthique ;
- Capacité d’établir et d’entretenir des relations de travail positives avec autrui tant à l’interne qu’à
l’externe;
- Communication : savoir écouter et savoir s’exprimer et écrire de façon claire, réfléchie et en temps
opportun en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces ;
- Créativité: savoir développer une synectique nouvelle en vue d’améliorer le fonctionnement de la
structure, anticiper et faire preuve d’initiative ;
- Dévouement : être attentif aux besoins et aux attentes des usagers.
- Travail en équipe : savoir bien travailler en collaboration avec autrui en vue d’atteindre les objectifs,
- Leadership : exercer une influence positive sur les autres afin de produire les résultats escomptés
- Capacité de prise de décisions : savoir évaluer des situations afin d’en déterminer l’importance, l’urgence
et les risques, et prendre des décisions rapides et claires en temps opportun;
- Capacité d’organisation : arrêter des priorités, établir des échéanciers, contrôler les progrès relativement
à l’atteinte d’objectifs, et faire le suivi de détails, de données, d’informations et d’activités ;
- Capacité de résolution des problèmes : évaluer des situations posant problème en vue d’en cerner les
causes, de rassembler et d’analyser l’information pertinente, de proposer des solutions, et de formuler
des recommandations et/ou de régler les problèmes.
Spécificités liées à l’emploi dans l’organisation
Dénomination de l’emploi spécifique : Chef de Bureau du Secrétariat de Direction
-
Domaine d’expertise : secrétariat de direction.
Activités spécifiques :
 réceptionner, enregistrer et expédier les courriers ;
 organiser le classement des documents et les correspondances administratives ;
 tenir l’agenda du Directeur ;
 assurer la saisie, l’impression et la reproduction des documents et des correspondances
administratives.
Attitudes comportementales spécifiques :
- être capable de comprendre parfaitement l’organisation et les techniques du secrétariat de direction ;
- avoir une bonne capacité à gérer les conflits ;
- aptitude à dégager les priorités et à se concentrer sur les questions essentielles et à ne pas se laisser
déborder par les détails ;
- maîtrise de l’accompagnement du changement ;
- rigueur, sens de la méthode et probité ;
- bonne aptitude en organisation.