COMTÉS UNIS DE / UNITED COUNTIES OF - Prescott

Transcription

COMTÉS UNIS DE / UNITED COUNTIES OF
ORDRE DU JOUR
AGENDA
RÉUNION ORDINAIRE DU
27 avril 2016
9 h 00
_____________________________
REGULAR MEETING OF
April 27, 2016
9:00 a.m.
_____________________________
1. OUVERTURE DE LA RÉUNION
1. VISION / PRAYER
2. APPEL NOMINAL
2. ROLL CALL
3. DÉCLARATION D’INTÉRÊTS
PÉCUNIAIRES
3. DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST
4. ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR
4. ADOPTION OF THE AGENDA
5. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL
 Réunion régulière du 23 mars 2016
5. ADOPTION OF THE MINUTES
 Regular meeting of March 23, 2016
6. PETITIONS ET DÉLÉGATIONS
À 9h
M. Gary Hoffman de Deloitte présente son
rapport des vérificateurs et les états
financiers pour l’exercice 2015
6. PETITIONS AND DELEGATIONS
9:00 a.m.
Mr. Gary Hoffman of Deloitte to present the
Auditors’ Report and Financial Statements for
the 2015 year
7. COMMUNICATIONS
7.1 Correspondance d’information
1) États financiers du Centre d’accueil
Roger Séguin vérifiés par Deloitte au
31 décembre 2015 et une lettre
établissant la distribution des fonds
reçus de l’aide financière de 2015
7. COMMUNICATIONS
7.1 Information Correspondence
1) Financial Statements from Centre
d’accueil Roger Séguin audited by
Deloitte as at December 31, 2015 and
a letter explaining the distribution of the
2015 financial assistance
2) Demande de l’AFMO pour devenir la
ville hôte de leur congrès en 2017
2) Request from AFMO to become the
city host for their 2017 conference
3) De la ville d’Ottawa - Avis
d’achèvement
du
processus
d’évaluation pour le projet de
prolongement vers l’est de la Ligne
de la Confédération du train léger
3) From the City of Ottawa - Notice of
Completion of the Transit Project
Assessment
Process
for
the
Confederation Line East Light Rail
Transit Extension
4) Du ministre de l’Agriculture, de
l’Alimentation et des Affaires rurales
invitant des propositions pour le futur
du campus d’Alfred
4) From the Minister of Agriculture, Food
and Rural Affairs welcoming proposals
for the future of the Alfred Campus
5) Avis de porte ouverte par Colacem :
projet de cimenterie à L’Orignal
5) Notice of Open House by Colacem –
Proposed Cement Plan in L’Orignal
6) Du maire du village de Casselman
proposant un plan pour augmenter
les revenus des municipalités
6) From the Mayor of the Village of
Casselman proposing a plan to
increase the revenues of municipalities
7.2 Correspondance à suivre (s/o)
1) De la Coalition de Prescott-Russell
pour éliminer la violence faite aux
femmes concernant ses demandes
suite au 1er déjeuner des maires
7.2 Action Correspondence (n/a)
1) From the Coalition to End Violence
Towards
Women
regarding
its
requests following the first Mayors’
Breakfast
7.3 Résolutions provenant des autres
municipalités
1) De la ville de Richmond Hill
concernant la réforme de la
Commission
des
affaires
municipales de l’Ontario
7.3 Resolutions from other Municipalities
(1) From the Town of Richmond Hill
regarding the Ontario Municipal Board
Reform
2) De la municipalité régionale de Peel
concernant
les
services
de
communication et de répartition
d’ambulance
(2) From the Regional Municipality of Peel
regarding Ambulance Communications
and Dispatch Services Advocacy
3) Demande du canton de Russell
d’étudier des options pour des
passages plus sécuritaires à
différents endroits sur la rue Notre
Dame à Embrun et la rue Castor
(3) Request from the Township of Russell
to study options for safer crossings at
different places on Notre Dame Street
in Embrun and Castor Street in Russell
4) Du canton de Georgian Bay
demandant une mesure législative
permettant de réglementer la
vitesse sans sillage dans les eaux
navigables de l’Ontario
(4) From the Township of Georgian Bay
requesting the implementation of
legislation to provide authorities with
the ability to enforce a “No Wake”
restriction in Ontario navigable waters
5) Du canton de Tay pour mettre en
œuvre une solution globale et à long
terme sur la réforme de l’assurance,
y compris une réforme de la
responsabilité conjointe et solidaire,
pour
adresser
l’augmentation
alarmante des primes d’assurance
à cause de la hausse des litiges et
des frais de réclamation
(5) From the Township of Tay to appeal to
the
provincial
government
to
implement a comprehensive, long-term
solution insurance reforms, including
joint and several liability, for
municipalities, addressing the alarming
rise in insurance premiums due to
rising litigation and claim costs
6) Du canton de North Stormont pour
que la Commission de l’énergie de
l’Ontario étudie la proposition
d’accroitre les services de gaz
naturel dans notre région
(6) From the Township of North Stormont
that the Ontario Energy Board (OEB)
examine the proposal to expand
natural gas services in our region
7) De Laurie Scott, députée de
Haliburton–Kawartha Lakes–Brock
pour combattre la traite des
personnes en Ontario et de
sensibiliser le public sur ce crime
(7) From Haliburton–Kawartha Lakes–
Brock MPP Laurie Scott to combat
human trafficking in Ontario and to
raise public awareness of this horrid
crime
8) Du canton de North Frontenac pour
demander des changements à la
Société indépendante d’exploitation
du réseau d’électricité (SIERE)
(8) From the Township of North Frontenac
requesting changes to the approval
process of the Independent Electricity
System Operator (IESO)
9) Du village de Casselman pour
appuyer sa déclaration du 29 mai
2016 en mémoire du conseiller
Dénis Renaud
(9) From the Village of Casselman
requesting support for its declaration of
May 29, 2016 in memory of Councillor
Dénis Renaud
Ordre du jour / Agenda
2
8. RAPPORTS DES DÉPARTEMENTS
8.1 Administration / Greffe
1) Rapport DG-003/2016
Mise en œuvre de la Loi de 2014 sur
la
responsabilisation
et
la
transparence du secteur public et
des députés (projet de loi 8)
8. REPORTS OF DEPARTMENTS
8.1 Administration / Clerk
1) Report DG-003/2016
Implementation of the Public Sector and
MPP Accountability and Transparency
Act, 2014 (Bill 8)
8.2 Finances
1) Compte du mois
8.2 Finance
(1) Monthly Accounts
8.3 Dév. économique et touristique (s/o)
8.4 Résidence (s/o)
8.5 Ressources humaines (s/o)
8.3 Economic Development and Tourism (n/a)
8.4 Residence (n/a)
8.5 Human Resources (n/a)
8.6 Travaux publics
1) Rapport TP-003/2016
Charges réduites sur les routes de
comté
8.6 Public Works
(1) Report TP-003/2016
Reduced loadings on County Roads
8.7 Services sociaux
1) Rapport SS-003/2016
Information statistiques régulières
(mars 2016)
8.7 Social Services
(1) Report SS-003/2016
Regular Statistics Information (March
2016)
8.8 Urbanisme et Foresterie (s/o)
8.9 Services d’urgence (s/o)
8.8 Planning and Forestry (n/a)
8.9 Emergency Services (n/a)
9. RAPPORTS DES COMITÉS
9.1 Rapport du comité plénier du 13 avril
2016
9. REPORTS OF COMMITTEES
9.1 Committee of the Whole Report of April 13,
2016
9.2 Rapport du comité de Développement
économique et touristique en date du 23
mars 2016
9.2 Economic Development and Tourism
Committee Report dated March 23, 2016
9.3 Rapport comité de la Résidence en date
du 14 avril 2016
9.3 Home Committee Report dated April 14,
2016
9.4 Rapport du comité des Services
d'urgence (s/o)
9.5 Rapport du comité des Services sociaux
(s/o)
9.4 Emergency Services Committee Report
(n/a)
9.5 Social Services Committee Report (n/a)
9.6 Rapport du comité des Travaux publics
en date du 13 avril 2016
9.6 Public Works Committee Report dated
April 13, 2016
9.7 Rapport du comité d’Urbanisme et de
Foresterie en date du 23 mars 2016
9.7 Planning and Forestry Committee Report
dated March 23, 2016
10. RÉSOLUTIONS DÉCOULANT DES
RAPPORTS DE COMITÉS
(1) Départ du directeur des systèmes
informatiques
10.
RESOLUTIONS ARISING FROM
COMMITTEE REPORTS
(1) Departure of Information Technology
(IT) Director
11. PÉRIODE DE QUESTION AUX CHEFS
DE DÉPARTEMENT
11.
QUESTION PERIOD TO DEPARTMENT
HEADS
12. AVIS DE MOTIONS
12.
NOTICE OF MOTIONS
13. RÉSOLUTION(S) ÉCRITE(S) DES
MEMBRES
13. MEMBERS’ WRITTEN RESOLUTIONS
3
14. RÈGLEMENTS
Règlement no 2016-12 à 2016-15
14. BY-LAWS
By-law Number 2016-12 to 2016-15
15. SUJETS À HUIS CLOS
1) Proposition pour l’acquisition d’une
propriété à L’Orignal (article
239(2)c) acquisition ou disposition
projetée ou en cours d’un biensfonds par les Comtés)
15. CLOSED SESSION
(1) Proposal for Property Acquisition in
L’Orignal (Section 239(2)c) proposed
or pending acquisition or disposition of
land by the Counties)
2) Nomination du directeur des
Ressources
humaines
(article
239(2)b) renseignements privés
concernant une personne qui peut
être identifiée, y compris un
employé des Comtés)
(2) Appointment of the Human Resources
Director (Section 239(2)b) personal
matters about an identifiable individual,
including County employees)
16. RÈGLEMENT DE RATIFICATION 2016-16
16. CONFIRMATORY BY-LAW 2016-16
17. AJOURNEMENT
17. ADJOURNMENT
4
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION RÉGULIÈRE DE LA
CORPORATION DES COMTÉS UNIS DE PRESCOTT ET RUSSELL
Le Conseil de la Corporation des Comtés unis de Prescott et Russell s’est réuni à 9 h 00, le
23 mars 2016, à l’édifice administratif des Comtés à L'Orignal, pour sa réunion régulière
mensuelle.
Le président du conseil, Guy Desjardins déclare la réunion ouverte.
VISION / PRIÈRE
La vision est récitée par le maire du canton de Russell, Pierre Leroux.
MOT DE BIENVENUE DU PRÉSIDENT ET APPEL NOMINAL
Présences : Guy Desjardins, président, Gary J. Barton, Jeanne Charlebois, Fernand
Dicaire, Robert Kirby, Conrad Lamadeleine, Pierre Leroux et François St-Amour, membres
du conseil.
Également présents : Stéphane P. Parisien, Michel Chrétien, Marc Clermont, Anne Comtois
Lalonde, Louise Lalonde, Carole Lavigne, Julie Ménard Brault et Louis Prévost, chefs de
département, et Andrée Latreille, greffière.
Le président souhaite la bienvenue aux Dames auxiliaires présentes. Il débute son allocution
en les remerciant pour leur dévouement dans leurs activités de bénévolat à la Résidence
Prescott-Russell. Il reconnait les nombreuses décennies de générosité et de passion auprès
de la Résidence lesquelles ont contribué au bien-être de tous ses résidents et de la
communauté de Prescott et Russell. Un cadre commémorant près de 60 ans de service est
remis à la présidente, Madame Dolline Hoffman.
DÉCLARATION D’INTÉRÊTS PÉCUNIAIRES (s/o)
ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR
044... Proposé par Fernand Dicaire
Appuyé par Gary J. Barton
QUE l’ordre du jour soit adopté tel que présenté avec un ajout à la correspondance au point
7.2 concernant la documentation d’Alfred-Plantagenet et leur appel devant la CAMO.
Adoptée
ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL
045… Proposé par Jeanne Charlebois
Appuyé par Robert Kirby
QUE les procès-verbaux de la réunion régulière du 17 février 2016 et la réunion à huis clos
du 9 mars 2016 soient adoptés tels que présentés.
Adoptée
PÉTITIONS ET DÉLÉGATIONS (s/o)
COMMUNICATIONS
046… Proposé par Pierre Leroux
Appuyé par François St-Amour
Que le Conseil reçoive les correspondances suivantes à titre d’information :
1) Note de remerciement des chefs paramédics du Canada concernant notre don
d’ambulance à l’Ukraine
2) Du Bureau du commissaire des incendies et de la gestion des situations d’urgence
confirmant notre conformité à la loi et les règlements pour 2015
3) États financiers et copie du budget 2014-2015 de Tourisme Prescott-Russell (TPRT)
Adoptée
047… Proposé par Fernand Dicaire
Appuyé par Conrad Lamadeleine
Que le Conseil reçoive la correspondance à suivre à titre d’information :
1) Pétition à l’égard des revendications territoriales des Algonquins;
2) Du canton d’Alfred et Plantagenet concernant leur décision d’interjeter appel devant la
CAMO au sujet de l’Escarpement Jessup’s Falls.
Adoptée
Conseil des Comtés
- 2 -
L’Orignal (Ontario)
le 23 mars 2016
048… Proposé par Gary J. Barton
Que le Conseil appuie la résolution du canton de Minden Hills demandant une révision du
nouveau modèle de facturation de la PPO et que notre appui soit acheminé à la municipalité.
Adoptée
049… Proposé par François St-Amour
Appuyé par Pierre Leroux
Que la résolution de la ville de Markham demandant que le gouvernement de l’Ontario limite
la compétence de la Commission des Affaires municipales (CAMO) soit reçue et déposée.
Adoptée
050… Proposé par Jeanne Charlebois
Que le Conseil appuie la résolution de la ville de Hamilton voulant que le ministre des
Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs fasse en sorte que la
perception d’intérêts annuels de plus de 30 p. 100 constitue un acte criminel et que le ministre
des Services sociaux mette en œuvre un taux de revenu de subsistance avec des restrictions
sur l'utilisation des prêts sur salaire.
Adoptée
Que la résolution du canton de Burpee et Mills demandant à la Province de trouver une
solution aux difficultés financières des municipalités créées par des programmes incitatifs
provincial tels que le Programme d’encouragement fiscal pour les terres protégées (PEFTP)
soit reçue et déposée.
Adoptée
Que la résolution de la ville de Hamilton demandant que la Loi visant à accroitre la sécurité
des quartiers et des collectivités soient présentée à nouveau comme un projet de loi, en plus
de faire adopter l’Unité des enquêtes de la sécurité publique du Manitoba et tous les coûts
connexes soit reçue et déposée.
Adoptée
Que la résolution de la ville de Cambridge pour que la Commission des affaires municipales
(CAMO) maintienne les décisions d’aménagement des conseils municipaux à moins qu’elles
soient contraire aux règles et procédures établies dans la législation, soit reçue et déposée.
Adoptée
Appuyé par Jeanne Charlebois
Que le Conseil appuie la résolution de la ville de Stratford visant à demander un échéancier
et un plan du ministère des Services sociaux et communautaires afin de déterminer comment
il entend mettre en œuvre les recommandations de Pricewaterhouse Coopers et du
Vérificateur général à l’égard du Système automatisé de gestion de l’aide sociale (SAGAS)
et fournir une solution permanente au système SAGAS.
Adoptée
RAPPORTS DES DÉPARTEMENTS
Qu’il soit résolu que le Conseil ratifie les listes des salaires et des comptes payés suivants :
1) Salaires du mois de janvier 2016 au montant de 2 170 997,49 $;
2) Salaires du mois de février 2016 au montant de 2 006 337,60 $;
3) Comptes du mois de février, pages 1 à 17, nos 1 à 472 au montant de 2 166 134,77$.
Adoptée
Conseil des Comtés
- 3 -
le 23 mars 2016
Politique sur l’imposition 2016
056… Proposé par Conrad Lamadeleine
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil a pris connaissance du rapport numéro F-004/2016
portant sur la politique d’imposition de 2016 et approuve ce qui suit :
Que les coefficients d’impôt suivants soient adoptés pour 2016 :
Catégorie foncière
Coefficient
Résidentiel
Multi-résidentiel
Commercial
Industriel moyenne
Industriel
Grand industriel
Pipeline
Terre agricole/ Forêt aménagée
1,000000
2,043247
1,440999
3,275896
3,082509
4,142185
1,415789
0,250000
Que la catégorie foncière « grand industriel » soit maintenue pour 2016;
Que les taux d’imposition pour 2016 soient basés sur les coefficients fiscaux adoptés par les
présentes; et
Que le règlement 2016-09 soit adopté.
Adoptée
Taux d’imposition et réquisition aux municipalités locales
ATTENDU que le rapport numéro F-005/2016 a pour but d’approuver les taux d’imposition
pour l’ensemble des catégories biens immeubles et la réquisition aux municipalités locales
pour l’année 2016;
ET ATTENDU que la réquisition des municipalités locales se chiffrera à 39 382 000 $;
ET ATTENDU que le taux d’imposition 2016 représente une augmentation 1 p. cent, soit
400,256 $ par tranche de 100 000 $ d’évaluation foncière d‘une propriété résidentielle, donc
une augmentation de 4,021 $ par rapport au taux d’imposition théorique de 2015;
QU’IL SOIT RÉSOLU que :
1) les taux d’imposition et la réquisition aux municipalités locales pour 2016 ainsi que les
règlements afférents soient adoptés tels que présentés;
2) qu’un montant de 165 000 $ soit puisé à même la réserve de fonds de roulement afin
de maintenir le taux de taxe résidentiel neutre à 1 p. 100 d’augmentation.
Adoptée
Recommandations de l’étude d’évaluation environnementale du OR174/ CR17
Appuyé par Fernand Dicaire
ATTENDU que les Comtés unis de Prescott et Russell et la ville d’Ottawa s’étaient entendus
pour mener une évaluation environnementale intégrée de la route Ottawa 174 / chemin de
comté 17, de la jonction entre l’autoroute 417 et la route 174 dans Ottawa jusqu’au chemin
Landry dans Clarence-Rockland;
ET ATTENDU que le directeur des Travaux publics a présenté le rapport TP-001 –
Recommandations de l’étude d’évaluation environnementale du OR174 / CR 17 comprenant
les recommandations finales de l’étude et sa conception fonctionnelle;
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil:
1) approuve la conception fonctionnelle du chemin de comté 17, à partir du chemin
Canaan jusqu’au chemin Landry telle que décrite dans ce rapport et pièces
justificatives; et
2) avise le personnel de finaliser le rapport de l’étude environnementale de OR174/CR17
et de procéder à l’examen public de 30 jours conformément au Processus municipal
d’évaluation environnementale.
Adoptée
Conseil des Comtés
- 4 -
le 23 mars 2016
Contrat pour la réfection du Pont 7e Concession
059… Proposé par Robert Kirby
ATTENDU que dix soumissions ont été reçues suite à l’appel d’offres du département des
Travaux publics pour la réfection du Pont 7e Concession dans Hawkesbury-Est;
ET ATTENDU que la soumission la plus basse, soit 1 569 984,29 $, taxes en sus, a été
reçue de la compagnie Excavation Loiselle Inc. de Salaberry-de-Valleyfield, Québec;
QU’IL SOIT RÉSOLU que le contrat de réfection du Pont 7e Concession soit accordé à la
compagnie Excavation Loiselle Inc. de Salaberry-de-Valleyfield, Québec pour les prix
unitaires soumis totalisant 1 569 984,29 $, taxes en sus.
Adoptée
Que le Conseil reçoive le rapport SS-002/2016, « Information statistiques régulières de
janvier et février 2016 ».
Adoptée
RAPPORTS DES COMITÉS
Que le rapport du comité plénier en date du 9 mars 2016 soit adopté tel que présenté.
Adoptée
Que le rapport du comité des Services d’urgence du 17 février 2016 soit adopté tel que
présenté.
Adoptée
Que le rapport du comité des Services sociaux du 9 mars 2016 soit adopté tel que présenté.
Adoptée
RÉSOLUTIONS RELEVANT DES RAPPORTS DE COMITÉS
Renouvellement du bail pour le poste d’ambulance d’Alfred
ATTENDU que le bail de location pour le poste d’ambulance au 261-265 rue St-Philippe à
Alfred est venu à terme le 31 décembre 2015;
ET ATTENDU que le bail a été renouvelé pour une période de cinq ans, soit décembre 2020,
avec une option de renouvellement pour un terme additionnel de cinq ans.
ET ATTENDU que le loyer annuel pour 2016 de 15 863,80 $ sera indexé annuellement (max
2 p. 100) selon l’IPC (l’indice des prix à la consommation publié par Statistique Canada);
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil autorise le renouvellement du bail pour le poste
d’ambulance d’Alfred pour la période du 1er janvier 2016 au 31 décembre 2020 ainsi qu’une
option de renouvellement du bail pour un terme additionnel de cinq ans.
Adoptée
Procédures lors des délégations des CUPR à la conférence OGRA
ATTENDU que lors de la conférence annuelle de ROMA/OGRA, il est possible d’organiser
des délégations municipales avec les différents ministères dans le but de traiter certains
sujets d’envergure avec les ministres concernés;
Conseil des Comtés
- 5 -
le 23 mars 2016
ET ATTENDU que chaque délégation a habituellement 15 minutes chronométrées pour
discuter des dossiers qui les préoccupent;
ET ATTENDU que le Conseil a délégué le droit de parole lors de ces rencontres au président
du conseil et que seul le président peut autoriser un membre du conseil, un conseiller
municipal ou un membre du personnel à prendre la parole;
ET ATTENDU que tout commentaire peut interférer et nuire grandement à la discussion en
cours;
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil souhaite continuer de maintenir un haut niveau
d’efficacité lors de ces échanges avec les ministres et demande que l’Administration s’assure
du bon fonctionnement lors de ces rencontres et que cette résolution soit également circulée
aux municipalités locales pour informer tout participant aux délégations que les règles de
procédures des Comtés s’appliqueront et que le droit de parole doit être conféré avec
l’autorisation expresse du président.
Adoptée
Acquisition d’une parcelle de terrain en bordure du chemin de comté 17 à Rockland
ATTENDU que le ministère des Transports de l’Ontario a offert aux Comtés unis de Prescott
et Russell (CUPR) pour une somme nominale, une parcelle de terrain excédentaire à ses
besoins, décrite comme partie 1 sur le Plan du ministère P-1775-45, Plan 50R-5762, partie
des lots 26 et 27, concession 1, dans le canton géographique de Clarence, maintenant dans
la Cité de Clarence-Rockland, située du côté sud du chemin de comté 17, et à l’est de la rue
Edwards à Rockland;
ET ATTENDU que le ministère des Transports a avisé les CUPR que cette parcelle de terrain,
transférée pour une valeur nominale, doit être utilisée à des fins d’emprise de routes;
QU’IL SOIT RÉSOLU que le président et le secrétaire soient autorisés à signer le contrat et
l’offre d’achat au nom de la Corporation pour faire l’acquisition de cette propriété pour fin
d’emprise du chemin de comté 17.
Adoptée
PÉRIODE DE QUESTIONS AUX CHEFS DE DÉPARTEMENT
AVIS DE MOTIONS (s/o)
RÉSOLUTION(S) ÉCRITE(S) DES MEMBRES (s/o)
RÈGLEMENTS
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil ratifie les règlements suivants :
2016-08
Pour autoriser la signature d’une entente de bail entre la municipalité d’Alfred
et Plantagenet et les CUPR pour le poste d’ambulance;
2016-09
Pour établir les coefficients d’impôt sur les catégories de biens;
2016-10
Pour établir et prélever le taux de taxes pour l’année 2016.
Adoptée
SUJETS À HUIS CLOS
Le rapport RH-004/2016 « Renouvellement de la convention collective du local 2828 du
Syndicat canadien de la fonction publique » n’a pas fait l’objet d’un huis clos. Les membres
avaient déjà obtenu les détails lors d’une rencontre le 9 mars 2016.
ATTENDU que la convention collective de travail régissant les membres du local 2828 du
S.C.F.P. sera échue 31 mars 2016;
Conseil des Comtés
- 6 -
le 23 mars 2016
ET ATTENDU que le comité de négociation patronal a entrepris le renouvellement de la
convention collective avec sa contrepartie syndicale et que les Parties ont convenus d’une
entente de principe pour le renouvellement de la convention collective en question;
QU’IL SOIT RÉSOLU que l’entente de principe du 7 mars 2016 convenue entre les Parties
soit ratifiée par le Conseil des Comtés.
La mairesse Jeanne Charlebois s’abstient de voter.
Adoptée
RÈGLEMENT DE RATIFICATION
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil adopte le règlement numéro 2016-11 afin de confirmer
toutes les mesures et recommandations prises au rapports, résolutions et règlements de la
séance régulière du Conseil du 23 mars 2016.
Adoptée
AJOURNEMENT
QU’IL SOIT RÉSOLU que la séance régulière du Conseil soit levée à compter de 10h21.
Adoptée
_________________________________
Guy Desjardins, Président
_________________________________
Andrée Latreille, Greffière
MINUTES OF THE MARCH 23, 2016 REGULAR MEETING
OF THE UNITED COUNTIES OF PRESCOTT AND RUSSELL
The Council of the Corporation of the United Counties of Prescott and Russell met on March 23,
2016, in the Counties’ Administration Building in L’Orignal for its regular monthly meeting.
At 9:00 a.m., Warden Guy Desjardins called the meeting to order.
VISION
Mr. Conrad Lamadeleine, Mayor of the Village of Casselman, recited the vision and the prayer.
WARDEN’S WELCOME AND ROLL CALL
Were present: Guy Desjardins, Warden, Gary J. Barton, Jeanne Charlebois, Fernand Dicaire,
Robert Kirby, Conrad Lamadeleine, Pierre Leroux and François St-Amour, Council Members.
Also present: Stéphane P. Parisien, Chief Administrative Officer, Michel Chrétien, Marc
Clermont, Anne Comtois Lalonde, Louise Lalonde, Carole Lavigne, Julie Ménard Brault and
Louis Prévost, Department Heads, and Andrée Latreille, Clerk.
The Warden welcomed the presence of the Dames auxiliaires. He began his speech by thanking
them for their dedication to their volunteer activities at the Prescott-Russell Residence. He also
recognized the many decades of generosity and compassion at the Residence that contributed
to the well-being of its residents and the entire community of Prescott and Russell. A framed
certificate commemorating nearly 60 years of service was presented to the group’s president,
Mrs. Dolline Hoffman.
DISCLOSURE OF PECUNIARY INTEREST (n/a)
ADOPTION OF THE AGENDA
044… Moved by Fernand Dicaire
Seconded by Gary J. Barton
THAT the Agenda be adopted as presented, with an addition to the correspondence at item 7.2
regarding the documentation from Alfred and Plantagenet and its appeal to the OMB.
Carried
ADOPTION OF THE MINUTES
045… Moved by Jeanne Charlebois
Seconded by Robert Kirby
THAT the minutes of the Regular Meeting of February 17, 2016 and the In-Camera Meeting of
March 9, 2016 be adopted as presented.
Carried
PETITIONS AND DELEGATIONS (n/a)
COMMUNICATIONS
046... Moved by Pierre Leroux
Seconded by François St-Amour
THAT Council receive the following correspondence for information purposes:
1) Thank you letter from the Paramedic Chiefs of Canada regarding an ambulance donation
for the Ukraine Project
2) From the Office of the Fire Marshal and Emergency Management (OFMEM) confirming the
UCPR’s compliance with the Act and the Regulation for 2015
3) Financial Statement and 2014-2015 budget of Tourisme Prescott-Russell Tourism (TPRT)
Carried
047... Moved by Fernand Dicaire
Seconded by Conrad Lamadeleine
THAT Council receive the following action correspondence for information purposes:
1) Algonquin Land Claim Petition
2) From the Township of Alfred and Plantagenet filing an appeal with the OMB regarding the
Jessup’s Falls Escarpment
Carried
Counties’ Council
- 2 -
L’Orignal, Ontario
March 23, 2016
048... Moved by Gary J. Barton
THAT Council support the resolution from the Township of Minden Hills regarding a request for
review of the new OPP billing model and that our support be forwarded to the municipality.
Carried
049... Moved by François St-Amour
Seconded by Pierre Leroux
That the resolution from the City of Markham’s Council, requesting that the Province of Ontario
limit the jurisdiction of the Ontario Municipal Board (OMB), be received and filed.
Carried
050... Moved by Jeanne Charlebois
That Council support the resolution from the City of Hamilton, requesting that the Minister of
Government and Consumer Services make it a criminal offence to charge more than 30%
interest per annum and the Minister of Social Services to implement a livable social assistance
rate and restrictions on payday loans.
Carried
051... Moved by Gary J. Barton
That the resolution from the Township of Burpee and Mills, requesting that the Province find a
resolution to the financial shortfalls to municipalities created by Provincial incentive programs
such as the Conservation Land Tax Incentive Program (CLTIP), be received and filed.
Carried
052... Moved by Pierre Leroux
That the resolution from the City of Hamilton, requesting that the Safer Communities and
Neighbourhoods Act be reintroduced as legislation with the provision that the Province adopts
Manitoba's Public Safety Investigation Unit and all related costs, be received and filed.
Carried
That the resolution from the City of Cambridge, requesting that the Province of Ontario require
the Ontario Municipal Board (OMB) to uphold any planning decisions of Municipal Councils
unless they are contrary to the processes and rules set out in legislation, be received and filed.
Carried
Seconded by Jeanne Charlebois
That Council support the resolution from the City of Stratford, requesting a timeline and a plan
from the Ministry of Community and Social Services for how the Ministry intends to implement
the Social Assistance Management System (SAMS) recommendations from both
Pricewaterhouse Coopers and the Auditor General in order to provide a permanent fix to the
SAMS system.
Carried
REPORTS OF DEPARTMENTS
055… Moved by Pierre Leroux
BE IT RESOLVED that Council approve the salaries and accounts which have been subject to
payment, namely:
1) Total salaries of $2,170,997.49 for January 2016;
2) Total salaries of $2,006,337.60 for February 2016;
3) Accounts for February 2016, pages 1 to 17, items 1 to 472 for a total of $2,166,134.77.
Carried
Counties’ Council
- 3 -
March 23, 2016
2016 Tax Policy
056… Moved by Conrad Lamadeleine
Seconded by Fernand Dicaire
BE IT RESOLVED that Council take cognizance of Report F-004/2016 regarding the 2016 Tax
Policy and approve the following:
THAT the following tax ratios be adopted for 2016:
Property Class
Tax Ratio
Residential
Multi-Residential
Commercial
Industrial Broad Class
Industrial residual
Large industrial
Pipeline
Farmland / Managed Forest
1.000000
2.043247
1.440999
3.275896
3.082509
4.142185
1.415789
0.250000
THAT the optional tax class for large industrial property be maintained for 2016;
THAT the tax rates for 2016 be established
based on the ratios adopted herein;
THAT By-law 2016-09 be adopted.
Carried
2016 Tax rates and County levy to local municipalities
057… Moved by Gary J. Barton
WHEREAS Report F-005/2016 aims to ratify the 2016 tax rates for all categories of real property
and county levy to local municipalities;
AND WHEREAS the local municipalities’ county levy will amount to $39,382,000;
AND WHEREAS the 2016 tax rate represents a 1% increase, representing $400.256 for each
$100,000 share of current value assessment of a residential property, therefore being an
increase of $4.021 compared to the 2015 Notional Tax Rates;
BE IT RESOLVED that:
1) the 2016 tax rates and county levy to local municipalities, along with the related by-laws, be
adopted as presented;
2) an amount of $165,000 be taken from the working fund reserve in order to limit the neutral
residential tax rate to a 1% increase.
Carried
Recommendations from the OR174 / CR17 Environmental Assessment Study
WHEREAS the United Counties of Prescott and Russell and the City of Ottawa had agreed to
conduct an integrated Environmental Assessment of Ottawa Road 174 / County Road 17, from
the 417/174 split in Ottawa to Landry Road in Clarence Rockland;
AND WHEREAS the Director of Public Works has presented Report TP-001 – OR174 / CR17
Environmental Assessment Study Recommendations, which consists of the final
recommendations of the study and its functional design;
BE IT RESOLVED that Council:
1) approve the functional design for County Road 17, from Canaan Road to Landry Road, as
described in this report and supporting documents; and
2) direct staff to finalize the OR174/CR17 Environmental Study Report and proceed with its
posting for the 30-day public review period in accordance with the Ontario Municipal Class
Environmental Assessment process.
Carried
Counties’ Council
- 4 -
March 23, 2016
7th Concession Bridge Rehabilitation Contract
059… Moved by Robert Kirby
WHEREAS ten bids were received following the invitation for tenders from the Public Works
Department for the rehabilitation of the 7th Concession Bridge;
AND WHEREAS the lowest tender in the amount of $1,569,984.29 plus harmonized sales tax
was received from Loiselle Excavation Inc. of Salaberry-de-Valleyfield, Quebec;
BE IT RESOLVED that the 7th Concession Bridge rehabilitation contract be awarded to Loiselle
Excavation Inc. of Salaberry-de-Valleyfield, Quebec for the submitted unit prices for a total
tendered amount of $1,569,984.29 plus harmonized sales tax.
Carried
THAT Council receive Report SS-002/2016, “Regular Statistics Information for January and
February 2016.”
Carried
REPORTS OF COMMITTEES
061… Moved by Gary J. Barton
THAT the report of the Committee of the Whole of March 9, 2016 be adopted as circulated.
Carried
062… Moved by Fernand Dicaire
That the Emergency Services Committee Report of February 17, 2016 be adopted as circulated.
Carried
THAT the report of the Social Services Committee of March 9, 2016 be adopted as circulated.
Carried
RESOLUTIONS ARISING FROM COMMITTEE REPORTS
Lease Renewal for the Alfred Ambulance Post
WHEREAS the lease for the ambulance post at 261-265 St-Philippe Street in Alfred expired on
December 31, 2015;
AND WHEREAS the lease was renewed for five years, until December 2020, with an option to
renew the lease for an additional five-year period;
AND WHEREAS the annual rent for 2016 of $15,863.80 will be indexed annually (maximum 2%)
according to the CPI (Consumer Price Index published by Statistics Canada);
BE IT RESOLVED that Council authorize the renewal of the lease for the Alfred Ambulance Post
for the period of January 1, 2016 to December 31, 2020 with the option to renew the lease for
an additional five-year period.
Carried
UCPR Delegation Procedures at the OGRA Conference
WHEREAS at the annual ROMA/OGRA conference, it is possible to hold municipal delegations
with the various ministries in an attempt to deal with major issues with the ministers concerned;
AND WHEREAS each delegation usually has a limit of 15 minutes to discuss issues that concern
them;
AND WHEREAS Council has delegated the right to speak at these meetings to the Warden and
that only the Warden can allow a Council Member, a municipal councillor or a staff member to
speak;
Counties’ Council
- 5 -
March 23, 2016
AND WHEREAS any comment could interfere and significantly impair the ongoing discussion;
BE IT RESOLVED that Council wishes to continue to maintain a high level of efficiency during
these discussions with ministers and request that the Administration ensures proper functioning
at these meetings and that this resolution also be circulated to local municipalities to inform all
participants at delegations that the rules and procedures of the Counties will apply and that the
right to speak must be specifically authorized by the Warden.
Carried
Land acquisition along County Road 17 in Rockland
WHEREAS the Ministry of Transportation through the Ontario Realty Corporation have offered
the United Counties of Prescott and Russell to purchase, for a nominal fee, the excess parcel of
land described as Part 1 on Ministry Plan P-1775-45, Plan 50R-5762, Part of Lots 26 and 27,
Concession 1, Geographic Township of Clarence, now in the City of Clarence-Rockland, located
on the south side of County Road 17, east of Edwards Street in Rockland;
AND WHEREAS the Ministry of Transportation has advised the United Counties of Prescott and
Russell that in order to transfer this parcel of land for a nominal fee, it shall be used strictly for
road need purposes;
BE IT RESOLVED that the Warden and the Clerk be authorized on behalf of the Corporation to
sign and seal the contract and the offer to purchase the above mentioned property for County
Road 17 need’s purpose.
Carried
QUESTION PERIOD TO DEPARTMENT HEADS (n/a)
NOTICE OF MOTIONS (n/a)
MEMBERS WRITTEN RESOLUTIONS (n/a)
BY-LAWS
BE IT RESOLVED that the following By-laws be adopted by the Council of the United Counties
of Prescott and Russell:
2016-08 To authorize the execution of a lease agreement between the Township of Alfred
and Plantagenet and the UCPR for the ambulance post;
2016-09
To establish the tax ratios for prescribed property classes;
2016-10
To set and levy tax rates for 2016
Carried
CLOSED SESSION
Report RH-004/2016, “Renewal of the Canadian Union of Public Employees Collective
Agreement (Local 2828),” was not discussed in closed session, as the members had previously
received the details during a meeting on March 9, 2016.
WHEREAS the collective agreement applicable to CUPE Local 2828 will expire on March 31,
2016;
AND WHEREAS the Employer’s negotiating committee engaged the renewal of the collective
agreement with its union counterpart and that the talks have led to an agreement in principle for
the renewal of such collective agreement;
BE IT RESOLVED that the March 7th, 2016 agreement in principle concluded by the Parties be
ratified by County Council.
Mayor Jeanne Charlebois abstained from voting.
Carried
Counties’ Council
- 6 -
March 23, 2016
CONFIRMATORY BY-LAW
BE IT RESOLVED that Council adopt By-Law Number 2016-11 to confirm the proceedings and
recommendations made in the reports, resolutions and By-laws at this regular Council meeting
of March 23, 2016.
Carried
ADJOURNMENT
070… Moved by François St-Amour
BE IT RESOLVED that Council adjourn this regular Council meeting at 10:21 a.m.
Carried
_________________________________
Guy Desjardins, Warden
_________________________________
Andrée Latreille, Clerk
Financial statements of the
États financiers des
United Counties of Prescott
and Russell/
Comtés unis de Prescott et
Russell
December 31, 2015
31 décembre 2015
United Counties of Prescott and Russell
Comtés unis de Prescott et Russell
December 31, 2015
31 décembre 2015
Table of contents
Table des matières
Page
Independent Auditor’s Report
1-2
Rapport de l’auditeur indépendant
Statement of operations
3
État des résultats
Statement of financial position
4
État de la situation financière
Statement of change in net financial assets
5
État de la variation des actifs financiers nets
Statement of cash flow
6
État des flux de trésorerie
Notes to the financial statements
7 - 16
Schedules
Notes complémentaires aux états financiers
Annexes
Tangible capital assets - Schedule 1
17
Immobilisations corporelles - annexe 1
Tangible capital assets by functions - Schedule 2
18
Immobilisations corporelles par fonctions - annexe 2
Accumulated surplus - Schedule 3
19
Excédent accumulé - annexe 3
Statement of change in reserves and
reserve funds - Schedule 4
20
État de la variation des réserves et des fonds de
réserve - annexe 4
Statement of expenses by object - Schedule 5
21
État des charges par nature - annexe 5
Statement of amounts to be distributed
- Provincial Offence Act - Schedule 6
22
État des montants à distribuer - Loi sur les
infractions provinciales - annexe 6
Trust fund
. Independent Auditor’s Report
. Statement of operations and change in net
financial assets
. Statement of financial position
. Notes to the financial statements
Fonds en fiducie
23 - 24
25
26
27
. Rapport de l’auditeur indépendant
. État des résultats et variation des actifs
financiers nets
. État de la situation financière
. Notes complémentaires aux états financiers
Deloitte LLP
300 McGill Street
Hawkesbury, Ontario
K6A 1P8
Tel.: 613-632-4178
Fax: 613-632-7703
www.deloitte.ca
To the Members of Council, Inhabitants and Ratepayers of the
Report on the Financial Statements
We have audited the accompanying financial statements of the United Counties of Prescott and Russell (the “United
Counties”), which comprise the statement of financial position as at December 31, 2015, and the statements of
operations, change in net financial assets and cash flow for the year then ended, and a summary of significant
accounting policies and other explanatory information.
Management's Responsibility for the Financial Statements
Management is responsible for the preparation and fair presentation of these financial statements in accordance with
Canadian public sector accounting standards, and for such internal control as management determines is necessary
to enable the preparation of financial statements that are free from material misstatement, whether due to fraud or
error.
Auditor’s Responsibility
Our responsibility is to express an opinion on these financial statements based on our audit. We conducted our audit
in accordance with Canadian generally accepted auditing standards. Those standards require that we comply with
ethical requirements and plan and perform the audit to obtain reasonable assurance about whether the financial
statements are free from material misstatement.
An audit involves performing procedures to obtain audit evidence about the amounts and disclosures in the financial
statements. The procedures selected depend on the auditor's judgment, including the assessment of the risks of
material misstatement of the financial statements, whether due to fraud or error. In making those risk assessments,
the auditor considers internal control relevant to the entity's preparation and fair presentation of the financial
statements in order to design audit procedures that are appropriate in the circumstances, but not for the purpose of
expressing an opinion on the effectiveness of the entity's internal control. An audit also includes evaluating the
appropriateness of accounting policies used and the reasonableness of accounting estimates made by management,
as well as evaluating the overall presentation of the financial statements.
We believe that the audit evidence we have obtained is sufficient and appropriate to provide a basis for our audit
opinion.
Opinion
In our opinion, the financial statements present fairly, in all material respects, the financial position of the United
Counties as at December 31, 2015, and the results of its operations and its cash flows for the year then ended in
accordance with Canadian public sector accounting standards.
Chartered Professional Accountants
Licensed Public Accountants
April 27, 2016
Page 1
Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l.
300, rue McGill
Hawkesbury, Ontario
K6A 1P8
Tél. : 613-632-4178
Téléc. : 613-632-7703
www.deloitte.ca
Aux membres du Conseil, résidents et contribuables des
Rapport sur les états financiers
Nous avons effectué l’audit des états financiers ci-joints des Comtés unis de Prescott et Russell (les « Comtés
unis »), qui comprennent l’état de la situation financière au 31 décembre 2015, et les états des résultats, de la
variation des actifs financiers nets et des flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date, ainsi qu’un résumé des
principales méthodes comptables et d’autres informations explicatives.
Responsabilité de la direction pour les états financiers
La direction est responsable de la préparation et de la présentation fidèle de ces états financiers conformément aux
Normes comptables canadiennes pour le secteur public, ainsi que du contrôle interne qu’elle considère comme
nécessaire pour permettre la préparation d’états financiers exempts d’anomalies significatives, que celles-ci résultent
de fraudes ou d’erreurs.
Responsabilité de l’auditeur
Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion sur les états financiers, sur la base de notre audit. Nous avons
effectué notre audit selon les normes d’audit généralement reconnues du Canada. Ces normes requièrent que nous
nous conformions aux règles de déontologie et que nous planifiions et réalisions l’audit de façon à obtenir
l’assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d’anomalies significatives.
Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les
montants et les informations fournis dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de
l’auditeur, et notamment de son évaluation des risques que les états financiers comportent des anomalies
significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d’erreurs. Dans l’évaluation de ces risques, l’auditeur prend en
considération le contrôle interne de l’entité portant sur la préparation et la présentation fidèle des états financiers afin
de concevoir des procédures d’audit appropriées aux circonstances, et non dans le but d’exprimer une opinion sur
l’efficacité du contrôle interne de l’entité. Un audit comporte également l’appréciation du caractère approprié des
méthodes comptables retenues et du caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de
même que l’appréciation de la présentation d’ensemble des états financiers.
Nous estimons que les éléments probants que nous avons obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder notre
opinion d’audit.
Opinion
À notre avis, les états financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation
financière des Comtés unis au 31 décembre 2015, ainsi que de ses résultats d’exploitation et de ses flux de trésorerie
pour l’exercice clos à cette date, conformément aux Normes comptables canadiennes pour le secteur public.
Comptables professionnels agréés
Experts-comptables autorisés
Le 27 avril 2016
Page 2
United Counties of
Prescott and Russell
Comtés unis de
Prescott et Russell
Statement of operations
year ended December 31, 2015
État des résultats
de l’exercice clos le 31 décembre 2015
Revenues
Taxation and user charges
Transfer payments
Government of Canada
Province of Ontario
Other
Expenses (Schedule 5)
General government
Protection to persons and property
Transportation services
Health services
Social and family services
Social housing
Recreation and cultural services
Planning and development
Annual (deficit) surplus
Accumulated surplus, beginning of year
Accumulated surplus, end of year
(Schedule 3)
The accompanying notes are an integral
part of the financial statements.
2015
Budget
$
2015
Actual/Réel
$
2014
Actual/Réel
$
46,685,600
47,919,383
46,536,005
4,230,900
35,840,500
557,000
87,314,000
4,633,196
35,211,089
4,462,165
92,225,833
4,140,853
33,364,079
2,361,265
86,402,202
3,682,200
2,318,100
13,549,000
14,413,300
41,586,800
8,065,650
429,600
3,488,750
87,533,400
7,417,839
2,146,377
18,025,347
14,361,359
40,726,134
8,231,732
414,028
3,098,422
94,421,238
3,489,048
2,308,573
13,414,421
13,695,828
39,959,501
7,698,714
335,165
3,263,108
84,164,358
(219,400)
114,848,107
(2,195,405)
114,848,107
2,237,844
112,610,263
(Déficit) excédent de l’exercice
Excédent accumulé au début
114,628,707
112,652,702
114,848,107
Excédent accumulé à la fin (annexe 3)
Revenus
Imposition et frais des usagers
Paiements de transfert
Gouvernement du Canada
Province de l’Ontario
Autres
Charges (annexe 5)
Administration générale
Protection des personnes et des biens
Services de transport
Services de santé
Services sociaux et à la famille
Logements sociaux
Loisirs et services culturels
Urbanisme et aménagement
Les notes complémentaires font partie
intégrante des états financiers.
Page 3
United Counties of
Comtés unis de
Prescott et Russell
as at December 31, 2015
au 31 décembre 2015
2015
$
Assets
Financial assets
Cash
Accounts receivable
Liabilities
Accounts payable and accrued liabilities
Deferred revenues
Employee benefits (Note 5)
Debts (Note 6)
Net financial assets
2014
$
32,479,845
2,102,697
34,582,542
36,160,123
2,087,483
38,247,606
7,525,998
1,511,620
4,426,671
2,618,985
16,083,274
18,499,268
6,301,891
2,317,479
4,301,382
2,919,906
15,840,658
22,406,948
Contingencies and commitments (Notes 10 and 11)
Non-financial assets
Tangible capital assets (Schedules 1 and 2)
Inventories
Prepaid expenses
Accumulated surplus (Schedule 3)
The accompanying notes are an integral part of the
financial statements.
Approved by Council
Warden
Chief Executive Officer
Treasurer
Actifs
Actifs financiers
Encaisse
Débiteurs
Passifs
Créditeurs et charges à payer
Revenus reportés
Avantages à l’emploi (note 5)
Emprunts (note 6)
Actifs financiers nets
Éventualités et engagements (notes 10 et 11)
92,330,227
331,935
1,491,272
94,153,434
112,652,702
90,519,450
463,606
1,458,103
92,441,159
114,848,107
Actifs non financiers
Immobilisations corporelles (annexes 1 et 2)
Stocks
Frais payés d’avance
Excédent accumulé (annexe 3)
Au nom du Conseil
Président
Directeur général
Trésorière
Page 4
United Counties of
Comtés unis de
Prescott et Russell
Statement of change in net
financial assets
État de la variation des actifs
financiers nets
2015
Budget
$
Amortization of tangible capital assets
Purchase of tangible capital assets
Loss on sale of tangible capital assets
Proceeds from sale of tangible capital
assets
Decrease (increase) of inventories
Increase of prepaid expenses
Decrease in net financial assets
Net financial assets, beginning of year
Net financial assets, end of year
The accompanying notes are an
integral part of the financial
statements.
(219,400)
8,090,400
(11,023,400)
2015
Actual/Réel
$
(2,195,405)
2014
Actual/Réel
$
2,237,844
8,122,034
7,832,599
(10,148,162) (10,063,236)
-
68,673
-
146,678
131,671
(33,169)
43,721
(121,781)
(789,095)
(3,907,680)
22,406,948
18,499,268
(818,815)
23,225,763
22,406,948
(3,152,400)
22,406,948
19,254,548
41,133
Amortissement des immobilisations corporelles
Acquisition d’immobilisations corporelles
Perte à la cession d’immobilisations
corporelles
Produit de la cession d’immobilisations
corporelles
Diminution (augmentation) des stocks
Augmentation des frais payés d’avance
Diminution des actifs financiers nets
Actifs financiers nets au début
Actifs financiers nets à la fin
Page 5
United Counties of
Comtés unis de
Prescott et Russell
Statement of cash flow
État des flux de trésorerie
2015
$
Operating activities
(2,195,405)
2014
$
2,237,844
Change in non-cash assets and liabilities
(Increase) decrease in accounts receivable
Increase (decrease) in accounts payable and
accrued liabilities
Decrease in deferred revenues
Increase in employee benefits
Decrease (increase) in inventories
Increase in prepaid expenses
(15,214)
2,190,131
(805,859)
125,289
131,671
(33,169)
1,592,849
1,446,480
(1,816,311)
(108,450)
282,357
(121,781)
(789,095)
(1,106,800)
Non-cash operating items
8,122,034
7,832,599
Loss on sale of tangible capital assets
Contributed tangible capital assets received
68,673
(1,290,712)
Contributed tangible capital assets donated
96,460
6,996,455
7,873,732
Net increase in cash from operating activities
6,393,899
9,004,776
(9,823,474)
(9,952,736)
50,218
(9,773,256)
43,721
(9,909,015)
(300,921)
(289,819)
(3,680,278)
36,160,123
32,479,845
(1,194,058)
37,354,181
36,160,123
Capital activities
Purchase of tangible capital assets
Proceeds from sale of tangible capital assets
Financing activities
Debts principal repayment
Net decrease in cash
Cash, beginning of year
Cash, end of year
41,133
-
Activités de fonctionnement
Variation dans les éléments hors caisse des
actifs et passifs
(Augmentation) diminution des débiteurs
Augmentation (diminution) des créditeurs et
charges à payer
Diminution des revenus reportés
Augmentation des avantages à l’emploi
Diminution (augmentation) des stocks
Augmentation des frais payés d’avance
Éléments de fonctionnement hors caisse
Amortissement des immobilisations
corporelles
Perte à la cession d’immobilisations
corporelles
Contribution d’immobilisations corporelles reçus
Contribution d’immobilisations corporelles
données
Augmentation nette de l’encaisse due aux
activités de fonctionnement
Activités d’immobilisations
Acquisition d’immobilisations corporelles
Produit de la cession d’immobilisations
corporelles
Activités de financement
Remboursement du capital sur les emprunts
Diminution nette de l’encaisse
Encaisse au début
Encaisse à la fin
The accompanying notes are an integral part of
the financial statements.
Les notes complémentaires font partie intégrante
des états financiers.
Additional information is presented in Note 7.
Des renseignements complémentaires sont
présentés à la note 7.
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December 31, 2015
31 décembre 2015
1.
1.
Changes in accounting policies
Modifications de méthodes comptables
On January 1, 2015, the United Counties of Prescott and
Russell (the “United Counties”) adopted Section PS 3260,
Liability for Contaminated Sites of the CPA Canada Handbook.
Le 1er janvier 2015, les Comtés unis de Prescott et Russell (les
« Comtés unis ») ont adoptés le chapitre SP 3260, « Passif au
titre des sites contaminés » du Manuel de CPA Canada.
Section PS 3260 establishes recognition, measurement and
disclosure standards for liabilities relating to contaminated sites
of governments or those organizations applying the CPA
Canada Public Sector Accounting Handbook.
Le chapitre SP 3260 établit les normes de comptabilisation,
d’évaluation et de présentation d’un passif au titre de sites
contaminés de gouvernements ou d’organisations qui
appliquent le Manuel de comptabilité de CPA Canada pour le
secteur public.
The adoption of this new standard had no impact on the annual
(deficit) surplus, on the accumulated surplus or on the notes.
L’adoption de cette nouvelle norme n’a eu aucune incidence sur
(le déficit) l’excédent de l’exercice, sur l’excédent accumulé ou
sur les notes.
2.
2.
Future accounting changes
Modifications comptables futures
Effective date : January 1, 2020
Date d’application: 1er janvier 2020
Section PS 1201, Financial Statement Presentation
Chapitre SP 1201, « Présentation des états financiers »
The new Section PS 1201 replaces existing Section PS 1200,
Financial Statement Presentation, and includes a new
statement of remeasurement gains and losses. The new
statement will report:
Le nouveau chapitre SP 1201 remplace le chapitre SP 1200
existant, « Présentation des états financiers », et introduit un
nouvel état des gains et pertes de réévaluation, dans lequel
seront présentés :
 unrealized gains and losses associated with financial
instruments in the fair value category;
 les gains et pertes non réalisés associés aux instruments
financiers dans la catégorie des instruments financiers
évalués à la juste valeur;
 exchange gains and losses associated with monetary assets
and monetary liabilities denominated in a foreign currency
that have not been settled;
 les gains et pertes de change associés aux actifs monétaires
et aux passifs monétaires libellés en devises dont le
règlement reste à venir;
 amounts reclassified to the statement of operations upon
derecognition or settlement; and other comprehensive income
reported when a public sector entity includes the results of its
government business enterprises and government business
partnerships in the summary financial statements.
 les montants reclassés dans l’état des résultats lors de la
décomptabilisation ou du règlement et les autres éléments
du résultat étendu comptabilisés lorsqu’une entité du secteur
public présente dans ses états financiers condensés les
résultats de ses entreprises publiques et de ses partenariats
commerciaux.
The United Counties are currently evaluating the impacts of this
new standard, which is applicable prospectively.
Les Comtés unis évaluent présentement les incidences de
l’adoption de cette nouvelle norme, applicable de façon
prospective.
Section PS 2601, Foreign Currency Translation
Chapitre SP 2601, « Conversion des devises »
The new Section PS 2601 replaces existing Section PS 2600,
Foreign Currency Translation.
Le nouveau chapitre SP 2601 remplace le chapitre SP 2600
existant, « Conversion des devises ».
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2.
2.
Future accounting changes (continued)
Modifications comptables futures (suite)
Effective date : January 1, 2020 (continued)
Date d’application: 1er janvier 2020 (suite)
Section PS 2601, Foreign Currency Translation (continued)
Chapitre SP 2601, « Conversion des devises » (suite)
Major changes from Section PS 2600 include:
Les principaux changements apportés au chapitre SP 2600
comprennent :
 elimination of deferral and amortization of unrealized gains
and losses arising from foreign currency translation before
settlement;
 l’élimination du report et de l’amortissement des gains et
pertes non réalisés résultant de la conversion des devises
avant le règlement;
 withdrawal of hedge accounting as it is unnecessary under
the new treatment of unrealized gains and losses; and
 l’élimination de la comptabilité de couverture, qui n’est plus
nécessaire dans le cadre du nouveau traitement des gains et
pertes non réalisés;
 separating realized and unrealized foreign exchange gains
and losses and reporting them in different statements.
 la séparation des gains et pertes de change réalisés et non
réalisés et leur présentation dans des états distincts.
This new standard won’t have any impact on the United
Counties.
Cette nouvelle norme n’aura aucune incidence sur les Comtés
unis.
Section PS 3450, Financial Instruments
Chapitre SP 3450, « Instruments financiers »
This new accounting standard Section PS 3450 provides
comprehensive guidance on the recognition, measurement,
presentation and disclosure of financial instruments, including
derivatives, by government organizations.
Ce nouveau chapitre SP 3450 fournit des indications
exhaustives sur la comptabilisation, l’évaluation, la présentation
et les informations à fournir relatives aux instruments financiers,
y compris les dérivés, par des organismes publics.
The United Counties are currently evaluating the impacts of this
new standard, which is applicable prospectively.
Les Comtés unis évaluent présentement les incidences de
l’adoption de cette nouvelle norme, applicable de façon
prospective.
3.
3.
Accounting policies
Méthodes comptables
The financial statements of the United Counties are the
responsibility of management and are prepared in accordance
with Canadian public sector accounting standards (PSAS) as
recommended by the Public sector accounting board (PSAB) of
CPA Canada.
Les états financiers des Comtés unis sont la responsabilité de la
direction et sont présentés selon les Normes comptables
canadiennes pour le secteur public (NCSP) établies par le
Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP) de
CPA Canada.
The focus of PSAB financial statements is on the financial
position of the United Counties and the changes thereto. The
statement of financial position reports assets and liabilities.
Financial assets are available to provide resources to discharge
existing liabilities or finance future operations. Net financial assets
of the United Counties represent the difference between financial
assets and liabilities. This information explains the United
Counties’ overall future revenue requirements and its ability to
finance activities and meet its obligations.
L’emphase des états financiers du CCSP est sur la situation
financière des Comtés unis et l’évolution de celle-ci. L’état de la
situation financière présente les actifs et passifs. Les actifs
financiers sont disponibles pour faire face aux obligations
existantes ou financer des activités futures. Les actifs financiers
nets des Comtés unis sont la différence entre les actifs financiers
et les passifs. Cette information donne les besoins futurs de
revenus des Comtés unis et sa capacité de financer ses activités
et de faire face à ses engagements.
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3.
3. Méthodes comptables (suite)
Accounting policies (continued)
Reporting entity
Périmètre comptable
Financial statements
États financiers
These financial statements reflect the assets, liabilities, operating
revenues and expenses, reserves and reserve funds and
changes in investment in tangible capital assets of the United
Counties and exclude certain assets administered by the United
Counties as discussed below.
Ces états financiers présentent les actifs, passifs, les revenus et
les charges de fonctionnement, les réserves et fonds de réserve
et les variations des investissements dans les immobilisations
corporelles des Comtés unis et excluent certain actifs gérés par
les Comtés unis tels que mentionné plus bas.
Reserves and reserve funds
Réserves et fonds de réserve
Certain amounts, as approved by Council, are set aside in
reserves and reserve funds for capital purposes and future
operating.
Certains montants, approuvés par le Conseil, sont accumulés
dans des réserves et fonds de réserve pour des charges en
capital et d’opérations futures.
Trust fund
Fonds en fiducie
The trust fund and its related operations administered by the
United Counties are not consolidated by the United Counties but
are reported separately on the trust fund’s statement of
operations and statement of financial position (see Note 8).
Le fonds en fiducie et ses opérations administrées par les
Comtés unis ne sont pas consolidés par les Comtés unis mais
sont démontrés séparément sur l’état des résultats du fonds en
fiducie et l’état de la situation financière (voir note 8).
Basis of accounting
Référentiel comptable
Accrual basis
Comptabilité d’exercice
Expenses and related sources of financing are reported on the
accrual basis of accounting. The accrual basis of accounting
recognizes revenues in the period in which transactions or
events occurred that gave rise to the revenues; expenses are
recognized in the period the goods and services are acquired
and responsibility is incurred.
Les charges et les sources de financement sont présentées
selon la méthode de comptabilité d’exercice. La méthode de
comptabilité d’exercice reconnaît les revenus dans la période au
cours de laquelle des transactions ou des événements donnent
droit aux revenus et reconnaît les charges dans la période au
cours de laquelle les biens et services ont été acquis et la
responsabilité a été engagée.
Non-financial assets
Actifs non financiers
Non-financial assets are not available to discharge existing
liabilities and are held for use to provide services. They have
useful lives extending beyond one year, and are not intended for
sale in the ordinary course of operations. The change in nonfinancial assets during the year, together with the annual (deficit)
surplus, provides the change in net financial assets.
Les actifs non financiers ne sont pas disponibles pour
rembourser les passifs et sont utilisés pour offrir des services.
Ils ont des durées de vie utiles de plus d’un an et ne sont pas
destinés à être revendus dans le cours normal des activités. La
variation des actifs non financiers au cours de l’exercice, ainsi
que (le déficit) l’excédent de l’exercice, donnent la variation des
actifs financiers nets.
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3.
3.
Méthodes comptables (suite)
Basis of accounting (continued)
Référentiel comptable (suite)
Tangible capital assets
Immobilisations corporelles
Tangible capital assets (TCA) are recorded at cost, which
includes all amounts that are directly attributable to acquisitions,
construction, development or betterment of the asset. The cost,
less residual value of the TCA, is amortized on a straight-line
basis over its estimated useful lives as follows:
Les immobilisations corporelles sont comptabilisées au coût qui
inclut tous les montants liés à l’acquisition, à la construction, au
développement ou à l’amélioration d’un actif. Le coût, moins la
valeur résiduelle des immobilisations corporelles, est amorti
selon la méthode linéaire avec les durées suivantes :
Land improvements
Buildings
Leasehold improvements
Vehicles
Equipments
Roads
Bridges and culverts
Other
Améliorations aux terrains
Bâtiments
Améliorations locatives
Véhicules
Équipements
Chemins
Ponts et ponceaux
Autres
20 years
40 - 50 years
Term of lease
3 - 10 years
5 - 20 years
15 - 40 years
50 years
25 - 40 years
20 ans
40 - 50 ans
Durée du bail
3 - 10 ans
5 - 20 ans
15 - 40 ans
50 ans
25 - 40 ans
Assets under construction are not amortized until the TCA are
available for productive use.
Les constructions en cours ne sont pas amorties tant que les
immobilisations corporelles ne sont pas prêtes à être utilisées
pour offrir des services.
Lands are not amortized.
Les terrains ne sont pas amortis.
Contribution of tangible capital assets
Dons d’immobilisations corporelles
TCA received as contributions are recorded in the statement of
financial position at their fair value at the date of receipt, and
that fair value is also recorded as revenue. Transfers of TCA to
other organizations are recorded as an expense at the net book
value as of the date of transfer.
Les immobilisations corporelles reçues à titre de dons sont
inscrites à l’état de la situation financière à la juste valeur à la
date du don et le même montant est inscrit comme dons dans
les revenus. Les dons d’immobilisations corporelles à d’autres
organismes sont inscrits comme charges au montant de la
valeur comptable nette à la date du transfert.
Leases
Contrats de location
Leases are classified as capital or operating leases. Leases
which transfer substantially all the benefits and risks incidental
to ownership of property, are accounted for as capital leases.
All other leases are accounted for as operating leases and the
related lease payments are charged to expenses as incurred.
Les contrats de location sont comptabilisés comme locationacquisition ou location-exploitation. Les baux qui transfèrent la
majorité des avantages et des risques sont comptabilisés
comme location-acquisition. Les autres baux sont comptabilisés
comme location-exploitation et les charges sont reconnues sur
la durée des baux.
Inventories
Stocks
Inventories held for consumption are recorded at the lower of
cost or replacement cost. Cost is determined on the first in, first
out basis. Net realizable value is the estimated selling price less
the estimated cost of completion and the estimated costs
necessary to make the sale.
Les stocks détenus pour offrir des services sont comptabilisés
au moindre du coût ou du coût de remplacement. Le coût est
déterminé selon la méthode du premier entré, premier sorti. La
valeur nette de réalisation représente le prix de vente estimé
pour les stocks, diminué des coûts estimés pour l’achèvement
et des coûts estimés nécessaires pour réaliser la vente.
Deferred revenues
Revenus reportés
Funds received for specific purposes are accounted for as
deferred revenues until the United Counties discharge their
obligation, which led to receipt of the funds.
Les fonds reçus à des fins spécifiques sont comptabilisés comme
revenus reportés, jusqu’à ce que les Comtés unis se conforment
à l’obligation pour laquelle ils ont reçu les fonds.
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3.
3.
Méthodes comptables (suite)
Basis of accounting (continued)
Référentiel comptable (suite)
Government transfers
Transferts des gouvernements
Government transfers are recognized as revenues in the period
during which the transfer is authorized and any eligibility criteria
are met. Government transfers are deferred if they are restricted
through stipulations that require specific actions to be carried
out in order to keep the transfer. For such transfers, revenue is
recognized when the stipulation has been met.
Les transferts des gouvernements sont constatés en tant que
revenus dans l’exercice au cours duquel les transferts sont
approuvés et que les critères d’admissibilité sont respectés.
Les transferts des gouvernements sont reportés lorsqu’ils sont
grevés d’une stipulation qui exige des actions précises afin de
conserver les transferts. Pour de tels transferts, les revenus
sont constatés lorsque les stipulations ont été respectées.
Segment disclosures
Informations sectorielles
A segment is defined as a distinguishable activity or group of
activities for which it is appropriate to separately report financial
information. Management has determined that existing disclosures in the statement of operations and within the related notes
for both the prior and current years sufficiently disclose
information of all appropriate segments and therefore no
additional disclosure is required.
Un secteur est défini comme une activité distincte ou un groupe
d’activités distinct, à l’égard de laquelle ou duquel il est approprié
de présenter l’information financière séparément. La direction a
établi que les informations déjà présentées dans l’état des
résultats et les notes complémentaires de l’exercice considéré et
de l’exercice précédent sont adéquates en ce qui a trait aux
secteurs pertinents et que, par conséquent, elle n’avait pas à
présenter des informations additionnelles.
Use of estimates
Utilisation d’estimations
The preparation of financial statements in conformity with PSAS
requires management to make estimates and assumptions that
affect the reported amounts of assets and liabilities and
disclosures of contingent assets and liabilities at the date of the
financial statements and the reported amounts of revenues and
expenses during the reporting period. Key components of the
financial statements requiring management to make estimates
include the provision for doubtful accounts in respect of
receivables, the useful life of TCA, the amount of certain
accrued liabilities and future employee benefits. Actual results
could differ from these estimates.
Dans le cadre de la préparation des états financiers,
conformément aux NCSP, la direction doit établir des
estimations et des hypothèses qui ont une incidence sur les
montants des actifs et des passifs présentés et sur la
présentation des actifs et des passifs éventuels à la date des
états financiers, ainsi que sur les montants des revenus et des
charges constatés au cours de la période visée par les états
financiers. Parmi les principales composantes des états
financiers exigeant de la direction qu’elle établisse des
estimations figurent la provision pour créances douteuses à
l’égard des débiteurs, les durées de vie utiles des immobilisations corporelles, le montant de certaines charges à payer et
les avantages sociaux futurs. Les résultats réels pourraient
varier par rapport à ces estimations.
4.
4. Contributions aux entités non consolidées
Contributions to non-consolidated entities
The United Counties contributed $ 1,380,098 ($ 1,365,661 in
2014) to the Eastern Ontario Health Unit for the Public Health
Program. The municipalities have financial responsibility for this
program with the Ministry of Health for the net expense incurred
for the delivery of the services. The sponsoring municipalities are
as follows:
Les Comtés unis ont contribué 1 380 098 $ (1 365 661 $ en
2014) au Bureau de santé de l’Est de l’Ontario pour le
programme de santé publique. Les municipalités ont une responsabilité financière envers ce programme avec le Ministère de la
Santé concernant les charges nettes encourues pour offrir les
services. Les municipalités participantes sont les suivantes :
City of Cornwall
United Counties of Stormont, Dundas and Glengarry
Ville de Cornwall
Comtés unis de Stormont, Dundas et Glengarry
This is an ongoing
municipalities.
responsibility
for
the
participating
Ceci est un engagement continu pour les municipalités
participantes.
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United Counties of Prescott and
Russell
Russell
December 31, 2015
Notes complémentaires aux états
financiers
31 décembre 2015
5.
5. Avantages à l’emploi
Employee benefits
The United Counties provide certain employee
benefits, which will be paid in future periods.
Under the sick leave benefit plan, employees may
become entitled to a cash payment when they
leave the United Counties’ employment.
Les Comtés unis accordent certains bénéfices
aux employés, qui devront être payés dans les
années futures. En vertu du plan de congés de
maladie, les employés peuvent être éligibles à
un paiement lorsqu’ils quittent leur emploi avec
les Comtés unis.
2015
$
2014
$
Sick leave benefits payable
Vacation payable
154,621
1,342,322
179,956
1,218,239
Workplace Safety and Insurance Board provision
2,929,728
4,426,671
2,903,187
4,301,382
Congés de maladie à payer
Vacances à payer
Provision pour la Commission de la sécurité
professionnelle et de l’assurance contre les
accidents de travail
Workplace Safety and Insurance Board (WSIB)
provision
professionnelle et de l’assurance contre les
accidents de travail (CSPAAT)
All full time, temporary and casual employees of
the United Counties are covered for benefits in
the event of a workplace injury under the
Workplace Safety and Insurance Act, 1997. As
the United Counties are an employer included
under Schedule 2 of the Act, it self-insures the
entire risk of its own WSIB claims and is
individually liable for reimbursing the WSIB for all
costs relating to its workers’ WSIB claims.
Tous les employés à temps plein, temporaires
et occasionnel des Comtés unis sont couverts
par la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents
de travail. La couverture des Comtés unis est
régie par l’annexe 2 de la Loi et à ce titre autoassure l’ensemble de ses risques de réclamations et est responsable de rembourser la
CSPAAT pour l’ensemble des coûts résultants
des réclamations à CSPAAT par ses employés.
An independent actuarial valuation of the cost
related to the workplace injury from the employyees of the United Counties was prepared as of
December 31, 2015. The next valuation will be on
December 31, 2018.
Une évaluation actuarielle indépendante des
coûts reliés aux accidents de travail des
employés des Comtés unis a été préparée au 31
décembre 2015. La prochaine évaluation sera
faite au 31 décembre 2018.
2015
$
2014
$
Accrued benefit obligations
Unamortized actuarial gain
2,202,278
727,450
2,637,228
265,959
Workplace Safety and Insurance Board
provision
2,929,728
2,903,187
Obligations au titre des prestations constituées
Gain actuariel non amorti
professionnelle et de l’assurance contre
les accidents de travail
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United Counties of
Comtés unis de
Prescott et Russell
Notes complémentaires aux états
financiers
31 décembre 2015
December 31, 2015
5.
Employee benefits (continued)
5.
2015
$
Other informations
Current period benefit costs
Interest
Amortization of actuarial gain
Total expenditure
Expected benefit payments
Autres informations
379,919
89,093
(96,351)
372,661
613,828
105,125
(34,369)
684,584
Coût des services rendus au cours de
l’exercice
Intérêts
Amortissement du gain actuariel
Dépense totale
(346,120)
(496,700)
Paiements des services prévus
26,541
187,884
The significant actuarial assumptions adopted in
measuring these accrued benefit obligations are
as follows :
Discount rate
Claim count used for the current service cost
6.
Les
hypothèses
actuarielles
importantes
adoptées dans l’évaluation de ces obligations au
titre des prestations constituées sont les
suivantes:
2015
2014
4.25%
4.25%
22
30
2015
$
2014
$
Debts
Mortgage, 3.035%, renewable in February 2016,
payable in monthly instalments of $ 3,365
including interest, secured by lands and
buildings for social housing
Debentures, 6.089% to 8.1%, maturing between
January 2018 and January 2025, payable in
annual instalments of $ 443,479 including
interest, secured by lands and buildings for
social housing
Avantages à l’emploi (suite)
2014
$
Taux d’escompte
Nombre de réclamations utilisées pour le coût
des services courants
6.
192,971
2,426,014
2,618,985
226,975
2,692,931
2,919,906
Emprunts
Hypothèque, 3,035%, renouvelable en février
2016, remboursable par versements mensuels
de 3 365 $ incluant les intérêts, garantie par
des terrains et des bâtisses de logements
sociaux
Débentures, 6,089% à 8,1%, échéant entre
janvier 2018 et janvier 2025, remboursables
par versements annuels de 443 479 $ incluant
les intérêts, garanties par des terrains et des
bâtisses de logements sociaux
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United Counties of
Comtés unis de
Prescott et Russell
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31 décembre 2015
6.
6.
Debts (continued)
The required instalments to be paid over the next
years, assuming renewal at the same terms, are as
follows:
Emprunts (suite)
Les versements requis pour les prochains exercices,
en supposant le renouvellement aux mêmes conditions
sont les suivants :
Principal/
Capital
$
2016
2017
2018
2019
2020
After 2021
7.
Additional information relating to the
statement of cash flows
320,718
340,696
361,788
356,877
378,883
860,023
2,618,985
2016
2017
2018
2019
2020
Après 2021
7.
Renseignements complémentaires à l’état
des flux de trésorerie
Non-cash transactions
Opérations sans effet sur la trésorerie
During the year, TCA were acquired at an aggregate
cost of $ 10,148,162 ($ 10,063,236 in 2014), of which
$ 220,825 ($ 1,186,849 in 2014) were paid after yearend, $ 1,290,712 (Nil in 2014) were transferred from
other municipalities and $ 8,636,625 ($ 8,876,387 in
2014) were paid during the year.
Au cours de l’exercice, des immobilisations corporelles
ont été acquises pour un coût total de 10 148 162 $
(10 063 236 $ en 2014), dont 220 825 $ (1 186 849 $
en 2014) ont été payées après la fin d’exercice,
1 290 712 $ (nul en 2014) ont été transférées d’autres
municipalités et 8 636 625 $ (8 876 387 $ en 2014) ont
été payées au cours de l’exercice.
During the year, TCA were sold for $ 146,678
($ 43,721 in 2014), of which $ 96,460 (Nil in 2014)
were traded with other municipalities and $ 50,218
($ 43,721 in 2014) were received during the year.
Au cours de l’exercice, des immobilisations corporelles
ont été disposées pour un montant de 146 678 $
(43 721 $ en 2014), dont 96 460 $ (nul en 2014) ont
été transférées à d’autres municipalités et 50 218 $
(43 721 $ en 2014) ont été reçues au cours de
l’exercice.
8.
8.
Trust fund
Fonds en fiducie
The Trust fund administered by the United Counties
amounting to $ 60,983 ($ 71,104 in 2014), in the name
of the residents of the Prescott & Russell Residence,
has not been included in the statement of financial
position nor have its operations been included in the
statement of operations.
Le fonds en fiducie administré par les Comtés unis au
montant de 60 983 $ (71 104 $ en 2014), au nom des
résidents de la Résidence Prescott et Russell, n'est pas
démontré à l’état de la situation financière. De plus, ses
opérations ne sont pas incluses à l’état des résultats.
9.
9.
Pension agreements
The United Counties make contributions to the Ontario
Municipal Employees Retirement System (“OMERS”),
which is a multi-employer plan, on behalf of 370
members (366 in 2014) of its staff and members of
Council. The plan is a defined benefit plan, which
specifies the amount of the retirement benefit to be
received by the employees based on the length of
service and rates of pay.
Régime de pension
Les Comtés unis contribuent au Régime de retraite
des employés municipaux de l'Ontario (« RREMO »),
qui est un régime à employeurs multiples, pour 370
membres (366 en 2014) de son personnel et les
membres du conseil. Le plan est un régime à prestations déterminées qui prévoit le niveau de pension à
être reçu par les employés en se basant sur les
années de service et le niveau de salaire.
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United Counties of
Comtés unis de
Prescott et Russell
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31 décembre 2015
9.
9.
Pension agreements (continued)
Régime de pension (suite)
For 2015, contributions to OMERS amounted to
$ 2,239,715 ($ 2,113,019 in 2014) for current services
and are included as an expense in the statement of
operations.
Pour l’année 2015, les montants contribués à RREMO
étaient de 2 239 715 $ (2 113 019 $ en 2014) pour
services courants et sont inclus dans les charges à
l’état des résultats.
10. Contingencies
10. Éventualités
Proceedings have been initiated against the United
Counties by third parties. It is not possible at this time to
determine the amount, if any, of any awards that may be
made against the United Counties. Any amount
awarded in excess of any applicable insurance
proceeds as a result of these procedures will be charged
to operations in the year incurred. No provision has
been recorded.
Des procédures ont été initiées contre les Comtés
unis par des tiers. Il est impossible à ce moment de
déterminer le montant, s'il y a lieu, des jugements
qui pourraient être accordés contre les Comtés unis.
Tout montant accordé au-dessus de la couverture
d'assurances sera imputé aux charges de l'année en
cours. Aucune provision n’a été enregistrée.
11. Commitments
11. Engagements
The United Counties lease some facilities and office
equipment under operating lease agreements, they
committed to make donations and contributions to
various organizations and other municipalities and they
also signed contracts for capital projects. Future
payments aggregate $ 8,484,420 and include the
following amounts payable:
Les Comtés unis louent certains locaux et
équipements de bureau en vertu de contrats de
location-exploitation, ils se sont engagés à faire des
dons et contributions à divers organismes et autres
municipalités et ils se sont également engagés dans
des contrats pour des projets capitaux. Les
paiements futurs s’élèveront à 8 484 420 $ et
comprennent les paiements suivants:
$
2016
2017
2018
2019
2020
After 2021
3,745,399
2,239,657
2,176,745
77,428
64,974
180,217
8,484,420
2016
2017
2018
2019
2020
Après 2021
12. Budget amounts
12. Chiffres du budget
The operating budget approved by the United Counties
for 2015 is reflected on the statement of operations. The
budgets established for capital investment in tangible
capital assets are on a project-oriented basis, the costs
of which may be carried out over one or more years
and, therefore, may not be comparable with current
year’s actual expense amounts.
Le budget de fonctionnement approuvé par les
Comtés unis pour 2015 est présenté dans l’état des
résultats. Les budgets prévus comme investissements
dans les immobilisations corporelles sont sur une
base de projet. Comme les projets peuvent s’échelonner sur plus d’un exercice, les montants prévus
peuvent être différents des chiffres réels.
Page 15
December 31, 2015
31 décembre 2015
13. Corresponding figures
13. Chiffres correspondants
Certain corresponding figures have been reclassified to conform
to the current year’s presentation.
Certains chiffres correspondants ont été reclassés afin que leur
présentation soit conforme à celle adoptée pour l’exercice
considéré.
Page 16
Russell
Russell
Schedule 1
Annexe 1
Lands/
Terrains
Land
improvements/
Améliorations aux
terrains
$
$
Buildings/
Bâtiments
Leasehold
improvements/
Améliorations
locatives
$
$
Vehicles/
Véhicules
Equipments/
Équipements
$
$
Roads/
Chemins
Bridges and
culverts/
Ponts et
ponceaux
$
$
Other/
Autres
Work in
progress/
Travaux
en cours
2015
2014
$
$
$
$
Cost
Beginning of year
Purchases
Sales
Transfers
End of year
Coût
933,956
43,545,672
2,160,877
5,749,712
5,037,361
125,321,429
35,836,664
3,892,611
962,085
230,739,026
224,592,814
386,421
598,477
812,714
21,471
908,944
406,332
6,076,285
353,432
336,739
247,347
10,148,162
10,063,236
(112,598)
(279,071)
(124,521)
(2,060,282)
-
-
(213,070)
(2,828,678)
(3,917,024) Cessions
(483,520)
(85)
(39,051)
-
9,690
178,960
269,430
-
-
25,440
-
-
-
7,694,685
1,672,342
44,627,816
2,069,750
6,379,585
5,344,612
129,337,432
36,190,096
4,229,350
512,842
-
-
238,058,510
230,739,026
Accumulated
amortization
Acquisitions
Transferts
Fin de l’exercice
Amortissement
cumulé
Beginning of year
-
398,382
34,952,161
1,296,495
3,681,336
2,647,463
79,027,571
17,284,507
931,661
-
140,219,576
136,219,147
Amortization
-
54,180
1,543,512
163,142
799,431
547,554
4,279,583
619,920
114,712
-
8,122,034
7,832,599
Accumulated
Début de l’exercice
Amortissement
Amortissement
amortization
cumulé sur
on sales
-
(39,051)
End of year
-
413,511
36,495,673
1,347,098
4,201,818
7,694,685
1,258,831
8,132,143
722,652
2,177,767
Net book value
7,298,659
-
(112,539)
(278,949)
(124,491)
(2,613,327)
(2,058,297)
-
-
-
(3,832,170)
3,070,526
81,248,857
17,904,427
1,046,373
-
145,728,283
140,219,576
2,274,086
48,088,575
18,285,669
3,182,977
512,842
92,330,227
90,519,450
les cessions
Fin de l’exercice
Valeur comptable
nette
Page 17
Russell
Russell
Tangible capital assets by functions
Immobilisations corporelles par
fonctions
Schedule 2
Annexe 2
General
government/
Administration
générale
Protection to
persons and
property/
Protection
des
personnes
et des biens
Transportation
services/
Services de
transport
$
$
$
Health
services/
Services de
santé
Social and
family
services/
Services
sociaux et à
la famille
$
$
Social
housing/
Logements
sociaux
Recreation
and cultural
services/
Loisirs et
services
culturels
Planning and
development/
Urbanisme et
aménagement
2015
2014
$
$
$
$
$
Cost
Beginning of year
Purchases
Sales
Transfers
End of year
Coût
224,592,814
580,812
10,148,162
10,063,236
Acquisitions
-
(148,854)
(2,828,678)
(3,917,024)
Cessions
-
-
(9,273)
36,860,755
1,741,053
206,255
172,285,115
2,690,019
6,403,483
36,860,755
1,637,305
987,675
-
7,518,527
566,160
391,240
-
103,748
(2,368,215)
-
(66,134)
-
-
9,273
4,397,081
-
93,657
177,444,700
7,653,260
6,728,589
(132,877)
(4,397,081)
4,310,342
(112,598)
-
-
3,226,154 238,058,510
230,739,026
Accumulated
amortization
Beginning of year
Transferts
Fin de l’exercice
Amortissement
cumulé
925,868 140,219,576
136,219,147
8,122,034
7,832,599
(2,613,327)
(3,832,170)
2,746,739
143,510
100,596,089
1,504,844
4,285,295
29,004,851
1,012,380
264,355
11,010
5,461,369
690,976
274,698
1,221,353
130,945
67,328
on sales
(95,631)
(112,538)
(2,366,107)
-
-
-
-
Transfers
(682,789)
-
8,749
682,789
-
-
-
Amortization
2,803,469 230,739,026
7,852,625
Accumulated amortization
Amortissement
Amortissement cumulé
(39,051)
End of year
2,232,674
41,982
103,700,100
2,878,609
4,520,942
30,226,204
1,143,325
Net book value
2,077,668
51,675
73,744,600
4,774,651
2,207,647
6,634,551
597,728
-
-
984,447 145,728,283
140,219,576
92,330,227
90,519,450
(8,749)
2,241,707
sur les cessions
Transferts
Fin de l’exercice
Valeur comptable nette
Page 18
United Counties of
Comtés unis de
Prescott et Russell
Accumulated surplus
Excédent accumulé
Schedule 3
Reserves
Working capital
Administration
Human Resources
Human Resources - WSIB
Computer system
Public works
Public housing
Planning
Economic development
Ambulance service
Eco Larose center
Buildings - administration
Child Care
Reserve funds
Human resources - involuntary departures
Public works department - machinery and
buildings
Public works department - linear assets
Public housing
Larose Forest - operating
Prescott & Russell Residence - tangible
capital assets
Invested in tangible capital assets
An amount of $ 550,000 (Nil in 2014) was used
during the year to reimburse the unfinanced for
the acquisition of a building in 2015. The
operating surplus for the year ended December
31, 2015, in the amount of $ 1,132,455
($ 1,551,499 in 2014) was transferred to the
following reserves and reserve funds:
Reserves
Working capital
Reserve funds
Public works department linear assets
Prescott & Russell Residence - tangible
capital assets
From this surplus, an amount of $ 266,000 had
already been engaged as of December 31, 2015
for projects which were started but not completed,
leaving an operating surplus of $ 866,455.
Annexe 3
2015
$
2014
$
8,460,823
372,151
462,072
195,000
151,918
144,781
846,907
27,942
6,446
3,270,920
232,000
554,936
14,725,896
8,565,633
372,151
462,072
195,000
200,017
809,581
894,173
27,942
16,775
2,955,870
4,000,000
232,000
554,936
19,286,150
996,606
697,332
674,363
2,960,648
607,870
497,387
1,067,742
3,170,470
601,870
510,150
2,478,690
8,215,564
22,941,460
1,914,849
7,962,413
27,248,563
89,711,242
112,652,702
87,599,544
114,848,107
192,983
649,590
-
684,204
939,472
1,132,455
217,705
1,551,499
Réserves
Fonds de roulement
Administration
Ressources humaines
Ressources humaines - CSPAAT
Système informatique
Travaux publics
Logement public
Urbanisme
Développement économique
Service d’ambulance
Centre Eco Larose
Édifices - administration
Service de garde
Fonds de réserve
Ressources humaines - départs involontaires
Service des travaux publics - équipements
et bâtiments
Service des travaux publics - actifs linéaires
Logement public
Forêt Larose - fonctionnement
Résidence Prescott et Russell immobilisations corporelles
Investi dans les immobilisations corporelles
Un montant de 550 000 $ (nul en 2014) a été
utilisé au cours de l’exercice pour rembourser le
non financé pour l’achat d’un bâtiment effectué en
2015. L’excédent d’opération pour l’exercice clos
le 31 décembre 2015 au montant de 1 132 455 $
(1 551 499 $ en 2014) a été transféré aux
réserves et aux fonds de réserve suivants :
Réserves
Fonds de roulement
Fonds de réserve
Service des travaux publics actifs linéaires
Résidence Prescott et Russell immobilisations corporelles
De cet excédent, un montant de 266 000 $ avait
été engagé au 31 décembre 2015, pour des
projets commencés mais non terminés, laissant
un excédent d’opération de 866 455 $.
Page 19
United Counties of
Comtés unis de
Prescott et Russell
Statement of change in reserves
and reserve funds
État de la variation des réserves
et des fonds de réserve
Schedule 4
Revenues
Interest and other
Annexe 4
2015
Budget
$
2015
Actual/Réel
$
2014
Actual/Réel
$
-
77,542
100,507
Revenus
Intérêts et autres
Net transfers to operations
(3,969,700)
(4,384,645)
(298,265)
Transferts nets aux résultats
Change in reserves and reserve funds
Reserves and reserve funds, beginning
of year
Reserves and reserve funds, end of
year
(3,969,700)
(4,307,103)
(197,758)
Variation des réserves et fonds de réserve
27,248,563
27,248,563
27,446,321
Réserves et fonds de réserve au début
23,278,863
22,941,460
27,248,563
Réserves et fonds de réserve à la fin
Page 20
United Counties of
Comtés unis de
Prescott et Russell
Statement of expenses by object
État des charges par nature
Schedule 5
Expenses
Salaries, wages and benefits
Debt charges - interest
Materials
Contracted services
Rents and financial expenses
External transfers
Annexe 5
2015
Budget
$
2015
Actual/Réel
$
2014
Actual/Réel
$
34,722,650
178,000
11,695,450
11,425,050
408,650
21,013,200
34,010,911
161,031
13,528,573
11,363,940
437,281
26,797,469
32,497,234
178,420
12,768,259
9,746,680
432,120
20,709,046
8,090,400
87,533,400
8,122,033
94,421,238
Charges
Salaires, traitements et avantages sociaux
Frais de la dette - intérêts
Matériaux
Services contractuels
Loyers et frais financiers
Virements externes
Amortissement des immobilisations
7,832,599
corporelles
84,164,358
Page 21
United Counties of
Comtés unis de
Prescott et Russell
Statement of amounts to be distributed
- Provincial Offence Act
État des montants à distribuer
- Loi sur les infractions provinciales
Schedule 6
Revenues
Fines
Other
Expenses
Salaries, benefits and administrative
charges
Materials, services and rents
Annual surplus
Amounts distributed to municipalities
Balance payable to municipalities
The amounts presented in this schedule
reflect the revenues and expenses according
to the agreement signed with the
municipalities. The expenses do not include
amortization of tangible capital assets.
Annexe 6
2015
Budget
$
2015
Actual/Réel
$
2014
Actual/Réel
$
2,100,000
2,100,000
1,963,688
945
1,964,633
2,048,787
700
2,049,487
427,700
808,800
1,236,500
863,500
443,994
707,396
1,151,390
813,243
425,695
644,200
1,069,895
979,592
863,500
195,200
618,043
636,400
343,192
863,500
813,243
979,592
Revenus
Amendes
Autres
Charges
Salaires, avantages sociaux et frais
administratifs
Matériaux, services et locations
Excédent de l’exercice
Montants distribués aux municipalités
Solde à payer aux municipalités
Les montants présentés dans cette annexe
représentent les revenus et les charges
établis selon l’entente signée avec les
municipalités. Les charges n’incluent pas
l’amortissement des immobilisations corporelles.
Page 22
Deloitte LLP
300 McGill Street
Hawkesbury, Ontario
K6A 1P8
Tel.: 613-632-4178
Fax: 613-632-7703
www.deloitte.ca
To the Members of Council, Inhabitants and Ratepayers of the
Report on the Financial Statements
We have audited the accompanying financial statements of the trust fund of the United Counties of Prescott and
Russell (the “United Counties”), which comprise the statement of financial position as at December 31, 2015, and
the statement of operations and change in net financial assets for the year then ended, and a summary of significant
accounting policies and other explanatory information.
Management's Responsibility for the Financial Statements
Management is responsible for the preparation and fair presentation of these financial statements in accordance with
Canadian public sector accounting standards, and for such internal control as management determines is necessary
to enable the preparation of financial statements that are free from material misstatement, whether due to fraud or
error.
Auditor’s Responsibility
Our responsibility is to express an opinion on these financial statements based on our audit. We conducted our audit
in accordance with Canadian generally accepted auditing standards. Those standards require that we comply with
ethical requirements and plan and perform the audit to obtain reasonable assurance about whether the financial
statements are free from material misstatement.
An audit involves performing procedures to obtain audit evidence about the amounts and disclosures in the financial
statements. The procedures selected depend on the auditor's judgment, including the assessment of the risks of
material misstatement of the financial statements, whether due to fraud or error. In making those risk assessments,
the auditor considers internal control relevant to the entity's preparation and fair presentation of the financial
statements in order to design audit procedures that are appropriate in the circumstances, but not for the purpose of
expressing an opinion on the effectiveness of the entity's internal control. An audit also includes evaluating the
appropriateness of accounting policies used and the reasonableness of accounting estimates made by management,
as well as evaluating the overall presentation of the financial statements.
We believe that the audit evidence we have obtained is sufficient and appropriate to provide a basis for our audit
opinion.
Opinion
In our opinion, the financial statements present fairly, in all material respects, the financial position of the trust fund
of the United Counties as at December 31, 2015, and the results of its operations and its cash flows for the year then
ended in accordance with Canadian public sector accounting standards.
April 27, 2016
Page 23
300, rue McGill
Hawkesbury, Ontario
K6A 1P8
Tél. : 613-632-4178
Téléc. : 613-632-7703
www.deloitte.ca
Aux membres du Conseil, résidents et contribuables des
Rapport sur les états financiers
Nous avons effectué l’audit des états financiers ci-joints du fonds en fiducie des Comtés unis de Prescott et Russell
(les « Comtés unis »), qui comprennent l’état de la situation financière au 31 décembre 2015, et l’état des résultats et
variation des actifs financiers nets pour l’exercice clos à cette date, ainsi qu’un résumé des principales méthodes
comptables et d’autres informations explicatives.
Responsabilité de la direction pour les états financiers
La direction est responsable de la préparation et de la présentation fidèle de ces états financiers conformément aux
Normes comptables canadiennes pour le secteur public, ainsi que du contrôle interne qu’elle considère comme
nécessaire pour permettre la préparation d’états financiers exempts d’anomalies significatives, que celles-ci résultent
de fraudes ou d’erreurs.
Responsabilité de l’auditeur
Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion sur les états financiers, sur la base de notre audit. Nous avons
effectué notre audit selon les normes d’audit généralement reconnues du Canada. Ces normes requièrent que nous
nous conformions aux règles de déontologie et que nous planifiions et réalisions l’audit de façon à obtenir
l’assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d’anomalies significatives.
Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les
montants et les informations fournis dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de
l’auditeur, et notamment de son évaluation des risques que les états financiers comportent des anomalies
significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d’erreurs. Dans l’évaluation de ces risques, l’auditeur prend en
considération le contrôle interne de l’entité portant sur la préparation et la présentation fidèle des états financiers afin
de concevoir des procédures d’audit appropriées aux circonstances, et non dans le but d’exprimer une opinion sur
l’efficacité du contrôle interne de l’entité. Un audit comporte également l’appréciation du caractère approprié des
méthodes comptables retenues et du caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de
même que l’appréciation de la présentation d’ensemble des états financiers.
Nous estimons que les éléments probants que nous avons obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder notre
opinion d’audit.
Opinion
À notre avis, les états financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation
financière du fonds en fiducie des Comtés unis au 31 décembre 2015, ainsi que de ses résultats d’exploitation et de
ses flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date, conformément aux Normes comptables canadiennes pour le
secteur public.
Le 27 avril 2016
Page 24
United Counties of
Comtés unis de
Prescott et Russell
Trust fund
Statement of operations and change
in net financial assets
Fonds en fiducie
État des résultats et variation des actifs
financiers nets
Prescott & Russell Residence
Résidence Prescott et Russell
Revenues
Residents
Interest earned
Expenses
Residents
Annual deficit
Trust fund balance, beginning of year
Trust fund balance, end of year
The accompanying notes are an integral
part of the financial statements.
2015
Budget
$
2015
Actual/Réel
$
2014
Actual/Réel
$
-
109,825
1,809
111,634
142,487
4,164
146,651
-
121,755
151,504
71,104
71,104
(10,121)
71,104
60,983
Revenus
Résidents
Intérêts gagnés
Charges
Résidents
(4,853) Déficit de l’exercice
75,957 Solde du fonds en fiducie au début
71,104 Solde du fonds en fiducie à la fin
Page 25
United Counties of
Comtés unis de
Prescott et Russell
Trust fund
as at December 31, 2015
Fonds en fiducie
au 31 décembre 2015
Prescott & Russell Residence
Résidence Prescott et Russell
2015
$
Assets
Financial assets
Cash
Term deposits
Trust fund balance
The accompanying notes are an integral part of
the financial statements.
2014
$
30,983
30,000
60,983
41,104
30,000
71,104
60,983
71,104
Actifs
Actifs financiers
Encaisse
Dépôts à terme
Solde du fonds en fiducie
Page 26
Trust fund
December 31, 2015
Fonds en fiducie
31 décembre 2015
1.
1.
Purpose of the trust fund
But du fonds en fiducie
The United Counties of Prescott and Russell are responsible to
manage funds for some of the residents living at the Prescott &
Russell Residence.
Les Comtés unis de Prescott et Russell sont responsables de
gérer les fonds de certains résidents qui habitent la Résidence
Prescott et Russell.
2.
2.
Accounting policy
Méthode comptable
The financial statements have been prepared in accordance
with Canadian public sector accounting standards.
Les états financiers ont été dressés selon les Normes
comptables canadiennes pour le secteur public.
Basis of accounting
Référentiel comptable
Term deposits
Dépôts à terme
Term deposits are accounted for at cost and are renewed on a
monthly basis. As at December 31, 2015, the interest rate
was 0.30% (0.65% in 2014).
Les dépôts à terme sont comptabilisés au coût et sont
renouvelés mensuellement. Au 31 décembre 2015, le taux
d’intérêt était de 0,30% (0,65% en 2014).
Accrual basis
Comptabilité d’exercice
Expenses and related sources of financing are reported on the
accrual basis of accounting. The accrual basis of accounting
recognizes revenues in the period in which transactions or
events occurred that gave rise to the revenues; expenses are
recognized in the period the goods and services are acquired
and responsibility is incurred.
Les charges et les sources de financement sont présentées selon
la méthode de comptabilité d’exercice. La méthode de
comptabilité d’exercice reconnaît les revenus dans la période au
cours de laquelle des transactions ou des événements donnent
droit aux revenus et reconnaît les charges dans la période au
cours de laquelle les biens et services ont été acquis et la
responsabilité a été engagée.
3.
3.
Statements of cash flow and of change in net
financial assets not presented
The statements of cash flow and of change in net financial
assets have not been prepared since the information is readily
apparent from other financial statements and related notes.
États des flux de trésorerie et de la variation des actifs
financiers nets non présentés
Les états des flux de trésorerie et de la variation des actifs
financiers nets ne sont pas présentés, car l’information est
évidente à la lecture des autres états financiers et des notes
complémentaires.
Page 27
Le 27 avril 2016
300, rue McGill
Hawkesbury, Ontario
K6A 1P8
Objet :
États financiers des Comtés unis de Prescott et Russell pour l’exercice clos le 31 décembre 2015
Messieurs,
La présente lettre d’affirmation concerne l’audit effectué par Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l. (Deloitte ou vous) des états
financiers des Comtés unis de Prescott et Russell (l’Organisme ou nous) pour l’exercice clos le 31 décembre 2015,
ainsi que d’un résumé des principales méthodes comptables et d’autres informations explicatives (les états
financiers), aux fins de l’expression d’une opinion indiquant si les états financiers donnent, dans tous leurs aspects
significatifs, une image fidèle de la situation financière, des résultats d’exploitation et des flux de trésorerie de
l’Organisme conformément aux Normes comptables canadiennes pour le secteur public (NCSP).
Nous confirmons, au mieux de notre connaissance et en toute bonne foi, ayant fait toutes les demandes
d’informations que nous avons jugées nécessaires pour être adéquatement informés, que :
États financiers
1. Nous nous sommes acquittés de nos responsabilités, définies dans les conditions de la lettre de mission entre
l’Organisme et Deloitte portant la date du 28 octobre 2015, quant à la préparation des états financiers
conformément aux NCSP. En particulier, les états financiers donnent une image fidèle, dans tous leurs aspects
significatifs, de la situation financière de l’Organisme au 31 décembre 2015, ainsi que des résultats de son
exploitation et de ses flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date conformément aux NCSP.
2. Les hypothèses importantes utilisées pour établir les estimations comptables, y compris les estimations en juste
valeur, sont raisonnables.
La direction porte des jugements, formule des hypothèses à l’égard de l’avenir et utilise des estimations pour
préparer les états financiers conformément aux NCSP. L’exhaustivité et le caractère approprié des informations
fournies à propos des estimations sont conformes aux NCSP. L’Organisme a présenté de manière appropriée,
dans les états financiers, la nature des incertitudes de mesure significatives, y compris toutes les estimations
raisonnablement susceptibles d’être modifiées à court terme dans les cas où l’incidence de la modification
pourrait être significative par rapport aux états financiers.
Les méthodes d’évaluation, y compris les hypothèses et modèles y afférents, suivies pour déterminer les
estimations, y compris la juste valeur, étaient adéquates, raisonnables et ont été appliquées de façon uniforme
conformément aux NCSP et elles reflètent bien les actions que la direction a l’intention et la capacité de mener
au nom de l’entité. Il ne s’est passé aucun événement après le 31 décembre 2015 qui nécessite un ajustement
des évaluations et informations incluses dans les états financiers.
Aucun changement n’a été apporté à la méthode utilisée par la direction pour établir des estimations importantes
pendant l’exercice considéré.
3. Nous avons déterminé que les états financiers sont complets en date du 27 avril 2016 puisqu’aucun changement
aux états financiers (y compris les informations à fournir) n’est prévu ni attendu à cette date, que toutes les
écritures de régularisation définitives ont été reflétées dans les états financiers et que les états financiers ont été
approuvés selon notre processus de finalisation des états financiers.
Le 27 avril 2016
Page 2
4. Nous avons terminé notre examen des événements survenus entre le 31 décembre 2015 et la date de la présente
lettre. Tous les événements postérieurs à la date des états financiers pour lesquels les NCSP exigent un
ajustement ou la fourniture d’informations ont été ajustés ou ont fait l’objet d’informations. Les estimations
comptables et les informations fournies sur lesquelles les événements postérieurs ont une incidence ont été
ajustées de façon appropriée.
5. Les états financiers sont exempts d’erreurs et d’omissions significatives.
6. L’Organisme possède des titres de propriété valables et détient le contrôle sur tous les actifs, et ces actifs ne
sont grevés d’aucun privilège ni d’aucune charge. Nous vous avons communiqué et présenté dans les états
financiers tous les actifs qui ont été donnés en garantie.
Informations fournies
7. Nous avons fourni :
a. Un accès à toutes les informations dont nous avons connaissance et qui sont pertinentes pour la préparation
des états financiers, notamment les documents comptables, la documentation et d’autres éléments. Tous les
états financiers et toutes les informations financières que nous vous avons fournis reflètent avec exactitude
les activités et les charges de l’Organisme et ne reflètent aucunement les activités d’une autre entité ou
d’une autre personne.
b. Toutes les informations pertinentes ainsi que les informations additionnelles que vous nous avez demandées
aux fins de l’audit.
c. Un accès sans restriction aux personnes au sein de l’entité auprès de qui il fallait, selon vous, obtenir des
éléments probants.
8. Toutes les opérations ont été correctement comptabilisées dans les documents comptables et sont reflétées dans
les états financiers.
9. Nous vous avons communiqué les résultats de notre évaluation du risque que les états financiers puissent
contenir des anomalies significatives résultant de fraudes.
10. Nous vous avons communiqué toutes les informations sur les fraudes avérées ou suspectées dont nous avons
connaissance, qui concernent l’entité et impliquent :
a. la direction;
b. des employés ayant un rôle important dans le contrôle interne;
c. d’autres personnes dès lors que la fraude pourrait avoir un effet significatif sur les états financiers.
11. Nous vous avons communiqué toutes les informations relatives aux allégations ou aux soupçons de fraude ayant
une incidence sur les états financiers de l’entité ainsi que toutes les préoccupations ou allégations liées à
d’éventuelles erreurs dans le choix des méthodes comptables ou l’enregistrement des opérations de
l’Organisme, portés à notre connaissance par des employés, d’anciens employés ou d’autres personnes, que ce
soit par écrit ou verbalement.
12. Nous vous avons présenté toutes les communications des autorités de réglementation ainsi que tous les cas
effectifs ou potentiels de non-conformité par rapport aux textes légaux et réglementaires dont les conséquences
devraient être prises en compte lors de l’établissement des états financiers.
Le 27 avril 2016
Page 3
13. Nous avons porté à votre connaissance l’identité des apparentés de l’entité et toutes les relations et opérations
entre apparentés dont nous avons connaissance, y compris les garanties, les opérations non monétaires et les
opérations sans contrepartie.
14. Nous reconnaissons être responsables pour la conception, la mise en place et le maintien du contrôle interne
destiné à prévenir et à détecter les fraudes et les erreurs.
15. Nous vous avons présenté tous les procès et litiges actuels ou éventuels venus à notre connaissance, qu’ils aient
fait l’objet d’entretiens avec nos avocats ou non, et dont les incidences devraient être prises en compte lors de
la préparation des états financiers. Au besoin, ces éléments ont été présentés et comptabilisés dans les états
financiers conformément aux NCSP.
16. Nous vous avons présenté, que ce soit par écrit ou verbalement, tous les passifs, provisions, passifs éventuels
ou actifs éventuels, y compris ceux qui sont associés aux garanties, et ils sont présentés de manière appropriée
dans les états financiers.
17. Nous vous avons présenté toutes les clauses des engagements contractuels dont le non-respect pourrait avoir
une incidence significative sur les états financiers, y compris les clauses restrictives, conditions et autres
exigences relatives à toutes les dettes impayées, et l’Organisme les a respectées.
Questions liées à l’indépendance
Aux fins du paragraphe suivant, « Deloitte » signifie : Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l. et Deloitte Touche Tohmatsu
Limited, les cabinets membres de cette dernière, ainsi que les sociétés affiliées.
18. Avant que l’Organisme ait une conversation relative à un emploi avec un ancien membre ou avec un membre
actuel de l’équipe de mission de Deloitte, l’Organisme s’est entretenu avec Deloitte et a obtenu l’approbation
du Conseil.
MÉTHODES COMPTABLES ET PRÉSENTATION DES ÉTATS FINANCIERS
Méthodes comptables et présentation des états financiers
19. Le choix et l’application des méthodes comptables sélectionnées sont appropriés.
20. Les méthodes comptables de l’Organisme et leur méthode d’application ont été appliquées d’une manière
cohérente avec les états financiers audités de l’exercice clos 31 décembre 2014.
Juste valeur
21. En ce qui concerne les évaluations et informations en juste valeur de certains actifs et passifs, nous estimons :
a. que l’exhaustivité et la pertinence des informations communiquées à propos de la juste valeur sont
conformes aux NCSP;
b. qu’il ne s’est passé aucun événement après le 31 décembre 2015 qui nécessite un ajustement des évaluations
de la juste valeur et des informations connexes incluses dans les états;
c. qu’elles reflètent de manière appropriée l’intention et la capacité de la direction de mener des actions
particulières au nom de l’Organisme lorsque cela est pertinent à l’utilisation des évaluations et informations
en juste valeur.
Le 27 avril 2016
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Plans ou intentions qui pourraient avoir un effet sur la valeur comptable ou le classement des actifs et des
passifs
22. Nous vous avons présenté tous les plans ou intentions qui pourraient avoir une incidence significative sur la
valeur comptable ou le classement des actifs et des passifs figurant dans les états financiers.
Diverses questions
23. Les renseignements suivants ont été correctement inscrits et, au besoin, communiqués et présentés de la manière
appropriée dans les états financiers :
les pertes résultant d’engagements de vente ou d’achat;
les ententes prévoyant le rachat de biens vendus antérieurement;
la provision pour frais futurs d’enlèvement d’immobilisations et de restauration des lieux;
les instruments financiers représentant individuellement ou en groupe un fort risque de crédit et l’exposition
maximale au risque de crédit connexe;
e. les accords de compensation des soldes conclus avec des institutions financières ou d’autres arrangements
entraînant des restrictions sur les soldes de trésorerie ainsi que les marges de crédit ou arrangements
semblables;
f. tous les prêts douteux;
g. les prêts qui ont été restructurés afin de réduire ou de différer les paiements d’intérêts ou de capital en raison
de difficultés financières éprouvées par l’emprunteur.
a.
b.
c.
d.
Responsabilités de la direction
24. La totalité des opérations et des événements ont été réalisés conformément aux textes légaux ou réglementaires
ou à d’autres textes émanant d’une autorité.
ÉTAT DE LA SITUATION FINANCIÈRE ET ÉTAT DES RÉSULTATS
Placements
25. L’Organisme ne détient aucun placement dans des billets de véhicules d’actifs cadres (qui ont remplacé le
papier commercial adossé à des actifs émis par des tiers).
Billets, prêts et créances
26. Il incombe à l’Organisme de déterminer la valeur comptable appropriée des billets, prêts et créances, ainsi que
les estimations utilisées pour déterminer ces montants. La direction estime que les valeurs comptables inscrites
et communiquées sont appropriées.
27. Nous vous avons indiqué tous les prêts-subventions et les prêts assortis de conditions avantageuses et avons
reflété de façon appropriée ces instruments dans les états financiers.
Communications avec les autorités fiscales et les autorités de réglementation
28. Nous vous avons informé de toutes les communications provenant des :
a. autorités fiscales faisant état de cotisations ou de nouvelles cotisations qui pourraient avoir une incidence
significative sur les états financiers;
b. autorités de réglementation faisant état de cas de non-conformité ou de déficiences potentielles en matière
d’information financière.
Le 27 avril 2016
Page 5
Passif au titre des sites contaminés
29. Nous avons évalué les immobilisations corporelles que nous détenons ou pour lesquelles nous avons la
responsabilité directe ou acceptons la responsabilité et nous n’avons pas identifié de sites dont la contamination
dépasse une norme environnementale.
Passifs/éventualités découlant des éléments environnementaux
30. Nous avons tenu compte de l’incidence des éléments environnementaux sur l’Organisme et nous vous avons
présenté tous les passifs, provisions ou éventualités qui en découlent. Tous les passifs, provisions, éventualités
et engagements découlant des éléments environnementaux ainsi que l’incidence de ces éléments sur la valeur
comptable des actifs visés sont dûment constatés, évalués et présentés, le cas échéant, dans les états financiers.
Avantages sociaux futurs
31. Les coûts, les actifs et les obligations au titre des avantages sociaux futurs, le cas échéant, ont été dûment
constatés et présentés de manière adéquate dans les états financiers, y compris ceux qui découlent d’accords de
cessation d’emploi.
Produits d’opérations avec contrepartie
32. Nous vous avons communiqué toutes les conditions de vente, y compris les droits de retour ou les ajustements
de prix.
33. Toute la documentation ayant trait aux opérations de vente se trouve dans les dossiers servant à des fins
comptables. Nous confirmons également que :
a. Nous n’avons connaissance d’aucune « convention accessoire » conclue avec quelque société que ce soit
qui irait à l’encontre de la convention de vente applicable, de la commande du client, de la facture ou de
tout autre document contenu dans les dossiers servant à des fins comptables. Aux fins de la présente lettre,
une « convention accessoire » s’entend de toute convention, promesse ou entente ou de tout accord (qu’il
soit écrit – p. ex. sous forme de lettre, d’entente en bonne et due forme ou de communication par voie
électronique ou autre – ou verbal) conclu entre l’Organisme (tout administrateur, employé ou agent, ou
toute filiale de l’Organisme), ou en son nom, et un client duquel on a tiré des produits qui ont été constatés
mais qui ne sont pas indiqués sur la commande reçue du client, sur le contrat de vente ou sur la facture de
l’Organisme transmise au service de la comptabilité et des finances de l’Organisme ou produite par celuici. La définition du terme « convention accessoire » n’est pas limitée à un sujet en particulier. On peut citer,
à titre d’exemple seulement, que toute entente qui n’est pas mentionnée sur la commande reçue du client
ou sur le contrat de vente et la facture de l’Organisme et qui a un lien avec des droits de retour, des
dispositions d’acceptation, la tarification future, les modalités de paiement, la consultation gratuite,
l’entretien gratuit ou un droit d’échange serait considérée comme une convention accessoire.
b. Nous n’avons connaissance d’aucune condition avantageuse ou entente convenue avec un client à l’égard
de la tarification ou des modalités de paiement, sauf celles dont les modalités sont consignées dans les
dossiers servant à des fins comptables.
Recettes fiscales
34. Nous avons constaté de façon appropriée les actifs d’impôts et les recettes fiscales qui répondent à la définition
d’un actif énoncée dans le chapitre SP 1000, « Fondements conceptuels des états financiers » lorsqu’ils sont
autorisés et que le fait imposable se produit. Ces montants ont été évalués de façon appropriée conformément
au chapitre SP 3510, « Recettes fiscales » et n’ont pas été majorés du montant des dégrèvements.
Le 27 avril 2016
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Paiements de transfert
35. Nous vous avons présenté toute la correspondance concernant les paiements de transfert entretenue entre
l’Organisme et l’auteur du financement.
36. Nous avons évalué les critères d’admissibilité et déterminé que l’Organisme constitue un bénéficiaire
admissible relativement aux paiements de transfert reçus.
37. Nous avons évalué les stipulations relatives au financement et nous avons comptabilisé les produits
conformément aux stipulations requises.
38. Tous les paiements de transfert qui ont été comptabilisés à titre de revenus reportés créent une obligation
répondant à la définition d’un passif. Ces passifs ont été correctement comptabilisés et présentés dans les états
financiers.
39. Les immobilisations corporelles ont été comptabilisées de façon appropriée et uniforme conformément aux
normes énoncées dans le chapitre SP 3150, « Immobilisations corporelles ».
40. Les immobilisations corporelles reçues sous forme d’apports ont été comptabilisées de façon appropriée à la
juste valeur, sauf si la juste valeur ne peut être établie au prix d’un effort raisonnable, auquel cas les
immobilisations corporelles reçues sous forme d’apports ont été comptabilisées pour une valeur symbolique
appropriée. Toutes les immobilisations corporelles reçues sous forme d’apports ont été présentées de manière
adéquate.
41. Nous avons évalué la durée de vie utile des immobilisations corporelles et avons déterminé que toutes les
immobilisations corporelles contribuent à la capacité de l’Organisme à fournir des biens et des services et
qu’elles ne doivent donc pas faire l’objet d’une réduction de valeur.
AUTRES QUESTIONS
Déficiences du contrôle interne
42. Nous vous avons communiqué toutes les déficiences du contrôle interne dont nous avons connaissance. Nous
vous avons présenté toutes les modifications apportées au contrôle interne de l’Organisme à l’égard de
l’information financière qui se sont produites pendant l’exercice considéré et qui ont eu une incidence
significative, ou dont il est raisonnable de croire qu’elles auront une incidence significative, sur le contrôle
interne de l’Organisme à l’égard de l’information financière.
Communication d’un seuil pour les anomalies manifestement négligeables
43. Nous comprenons que le seuil utilisé pour cumuler les anomalies détectées au cours de l’exercice était de
135 000 $ aux fins de l’annexe A. Les anomalies inférieures à ce montant ont été considérées comme
manifestement négligeables.
Travaux des experts choisis par la direction
44. Nous sommes d’accord avec les conclusions des experts choisis par la direction et nous avons dûment tenu
compte de leur compétence et de leurs capacités à évaluer les montants et les informations présentés dans les
états financiers et les documents comptables sous-jacents. Nous n’avons pas donné ni fait donner de directives
aux experts choisis par la direction à l’égard des valeurs ou des montants calculés pour tenter d’influencer leur
travail, et nous n’avons pas connaissance de facteurs susceptibles d’avoir pu influer sur l’indépendance ou
l’objectivité de ces experts.
Le 27 avril 2016
Page 7
Nous vous prions d’agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments les meilleurs.
COMTÉS UNIS DE PRESCOTT ET RUSSELL
Signature
Président
Titre
Signature
Directeur général
Titre
Signature
Trésorière
Titre
Annexe A
Sommaire des anomalies non corrigées dans les états financiers
31 DÉCEMBRE 2015
Aucune anomalie n’a été notée au cours de l’exercice.
Annexe B
Sommaire des lacunes dans les informations à fournir
31 DÉCEMBRE 2015
Aucune lacune n’a été notée au cours de l’exercice.
April 27, 2016
Deloitte LLP
300 McGill Street
Hawkesbury, Ontario
K6A 1P8
Subject: Financial statements of the United Counties of Prescott and Russell for the year ended December 31,
2015
Dear Sirs:
This representation letter is provided in connection with the audit by Deloitte LLP (“Deloitte” or “you”) of the
financial statements of the United Counties of Prescott and Russell (the “Organization” or “we” or “us”) for the
year ended December 31, 2015, and a summary of significant accounting policies and other explanatory information
(the “Financial Statements”) for the purpose of expressing an opinion as to whether the Financial Statements present
fairly, in all material respects, the financial position, results of operations, and cash flows of the Organization in
accordance with Canadian Public Sector Accounting Standards (“PSAS”).
We confirm that, to the best of our knowledge and belief, having made such inquiries as we considered necessary
for the purpose of appropriately informing ourselves:
Financial statements
1. We have fulfilled our responsibilities as set out in the terms of the engagement letter between the Organization
and Deloitte dated October 28, 2015 for the preparation of the Financial Statements in accordance with PSAS.
In particular, the Financial Statements are fairly presented, in all material respects, and present the financial
position of the Organization as at December 31, 2015 and the results of its operations and cash flows for the
year then ended in accordance with PSAS.
2. Significant assumptions used in making estimates, including those measured at fair value, are reasonable.
In preparing the Financial Statements in accordance with PSAS, management makes judgments and
assumptions about the future and uses estimates. The completeness and appropriateness of the disclosures
related to estimates are in accordance with PSAS. The Organization has appropriately disclosed in the Financial
Statements the nature of measurement uncertainties that are material, including all estimates where it is
reasonably possible that the estimate will change in the near term and the effect of the change could be material
to the Financial Statements.
The measurement methods, including the related assumptions and models, used in determining the estimates,
including fair value, were appropriate, reasonable and consistently applied in accordance with PSAS and
appropriately reflect management's intent and ability to carry out specific courses of action on behalf of the
entity. No events have occurred subsequent to December 31, 2015 that requires adjustment to the estimates
and disclosures included in the Financial Statements.
There are no changes in management’s method of determining significant estimates in the current year.
3. We have determined that the Financial Statements are complete as of April 27, 2016 as this is the date when
there are no changes to the Financial Statements (including disclosures) planned or expected; all final adjusting
journal entries have been reflected in the Financial Statements and the Financial Statements have been approved
in accordance with our process to finalize financial statements.
Deloitte LLP
April 27, 2016
Page 2
4. We have completed our review of events after December 31, 2015 and up to the date of this letter. All events
subsequent to the date of the Financial Statements and for which PSAS requires adjustment or disclosure have
been adjusted or disclosed. Accounting estimates and disclosures included in the Financial Statements that are
impacted by subsequent events have been appropriately adjusted.
5. The Financial Statements are free of material errors and omissions.
6. The Organization has satisfactory title to and control over all assets, and there are no liens or encumbrances on
such assets. We have disclosed to you and in the Financial Statements all assets that have been pledged as
collateral.
Information provided
7. We have provided you with:
a. Access to all information of which we are aware that is relevant to the preparation of the Financial
Statements, such as records, documentation and other matters. All financial statements and other financial
information provided to you accurately reflect the activities and expenses of the Organization and do not
reflect any activities or expenses of any other person or entity;
b. All relevant information as well as additional information that you have requested from us for the purpose
of the audit; and,
c. Unrestricted access to persons within the entity from whom you determined it necessary to obtain audit
evidence.
8. All transactions have been properly recorded in the accounting records and are reflected in the Financial
Statements.
9. We have disclosed to you the results of our assessment of the risk that the Financial Statements may be
materially misstated as a result of fraud.
10. We have disclosed to you all information in relation to fraud or suspected fraud that we are aware of and that
affects the entity and involves:
a. Management;
b. Employees who have significant roles in internal control; or
c. Others where the fraud could have a material effect on the Financial Statements.
11. We have disclosed to you all information in relation to allegations of fraud, or suspected fraud, affecting the
entity’s Financial Statements and all knowledge of concerns or allegations of potential errors in the selection of
accounting policies or the recording of transactions affecting the Organization that have been communicated
by employees, former employees, or others, whether written or oral.
12. We have disclosed to you all communications from regulatory agencies and all known instances of noncompliance or suspected non-compliance with laws and regulations whose effects should be considered when
preparing the Financial Statements.
13. We have disclosed to you the identity of the entity’s related parties and all the related party relationships and
transactions of which we are aware, including guarantees, non-monetary transactions and transactions for no
consideration.
Deloitte LLP
April 27, 2016
Page 3
14. We acknowledge our responsibility for the design, implementation and maintenance of internal control to
prevent and detect fraud and error.
15. We have disclosed to you all known, actual or possible litigation and claims, whether or not they have been
discussed with our lawyers, whose effects should be considered when preparing the Financial Statements. As
appropriate, these items have been disclosed and accounted for in the Financial Statements in accordance with
PSAS.
16. We have disclosed to you all liabilities, provisions, contingent liabilities and contingent assets, including those
associated with guarantees, whether written or oral, and they are appropriately reflected in the Financial
Statements.
17. We have disclosed to you, and the Organization has complied with all aspects of contractual agreements that
could have a material effect on the Financial Statements in the event of non-compliance, including all covenants,
conditions or other requirements of all outstanding debt.
Independence matters
For purposes of the following paragraph, “Deloitte” shall mean Deloitte LLP and Deloitte Touche Tohmatsu
Limited, including related member firms and affiliates.
18. Prior to the Organization having any substantive employment conversations with a former or current Deloitte
engagement team member, the Organization has held discussions with Deloitte and obtained approval from the
Council.
ACCOUNTING POLICIES AND PRESENTATION OF FINANCIAL STATEMENTS
Accounting Policies and Presentation of Financial Statements
19. The accounting policies selected and application of those policies are appropriate.
20. The Organization’ accounting policies and their method of application have been applied on a basis consistent
with that of the audited Financial Statements as of and for the year ended December 31, 2014.
Fair value
21. With regard to the fair value measurements and disclosures of certain assets and liabilities, we believe that:
a. The completeness and adequacy of the disclosures related to fair values are in accordance with PSAS.
b. No events have occurred subsequent to December 31, 2015 that requires adjustment to the fair value
measurements and disclosures included in the Financial Statements.
c. They appropriately reflect management's intent and ability to carry out specific courses of action on behalf
of the Organization when relevant to the use of fair value measurements or disclosures.
Plans or intentions affecting carrying value/classification of assets and liabilities
22. We have disclosed to you all plans or intentions that may materially affect the carrying value or classification
of assets and liabilities reflected in the Financial Statements.
Deloitte LLP
April 27, 2016
Page 4
Various matters
23. The following have been properly recorded and, when appropriate, adequately disclosed and presented in the
Financial Statements:
a.
b.
c.
d.
losses arising from sale and purchase commitments;
agreements to buy back assets previously sold;
provisions for future removal and site restoration costs;
financial instruments with significant individual or group concentration of credit risk, and related maximum
credit risk exposure;
e. arrangements with financial institutions involving compensating balances or other arrangements involving
restriction on cash balances and line-of-credit or similar arrangements;
f. all impaired loans receivable;
g. loans that have been restructured to provide a reduction or deferral of interest or principal payments because
of borrower financial difficulties.
Management’s responsibilities
24. All transactions and events have been carried out in accordance with law, regulation or other authority.
STATEMENT OF FINANCIAL POSITION AND STATEMENT OF OPERATIONS
Investments
25. The Organization does not hold any investments in Master Asset Vehicle notes (which replaced third party nonbank asset-backed commercial paper).
Notes, loans and receivables
26. The Organization is responsible for determining the appropriate carrying amount of notes, loans, and accounts
receivable, as well as estimates used to determine such amounts. Management believes that the carrying
amounts recorded and disclosed are appropriate.
27. We have identified to you all forgivable loans and loans with concessionary terms and have appropriately
reflected these instruments in the financial statements.
Communications with taxation and regulatory agencies
28. We have disclosed to you all communications from:
a. taxation authorities concerning assessments or reassessments that could have a material effect on the
Financial Statements; and
b. regulatory agencies concerning noncompliance with or potential deficiencies in, financial reporting
requirements.
Liabilities for contaminated sites
29. We have evaluated all of our tangible capital assets that we have direct responsibility for or accept responsibility
for, and have not identified any sites in which contamination exceeds an environmental standard.
Environmental liabilities/contingencies
30. We have considered the effect of environmental matters on the Organization and have disclosed to you all
liabilities, provisions or contingencies arising from environmental matters. All liabilities, provisions,
contingencies and commitments arising from environmental matters, and the effect of environmental matters
on the carrying values of the relevant assets are recognized, measured and disclosed, as appropriate, in the
Financial Statements.
Deloitte LLP
April 27, 2016
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Employee future benefits
31. Employee future benefit costs, assets, and obligations, as applicable, have been properly recorded and
adequately disclosed in the Financial Statements including those arising under termination arrangements.
Revenues from exchange transactions
32. We have fully disclosed to you all sales terms, including all rights of return or price adjustments.
33. All documentation related to sales transactions is contained in files which are used for accounting purposes.
We also confirm that:
a. We are not aware of any “side agreements” with any companies that are inconsistent with the applicable
sales agreement, the customer’s purchase order, sales invoice, or any other documentation contained in the
files which are used for accounting purposes. For the purposes of this letter, a “side agreement” is any
agreement, understanding, promise, or commitment whether written (e.g., in the form of a letter or formal
agreement or in the form of any exchange of physical or electronic communications) or oral by or on behalf
of the Organization (or any subsidiary, director, employee, or agent of the Organization) with a customer
from whom revenue has been recognized that is not contained in the written purchase order from the
customer or sales order confirmation and sales invoice of the Organization delivered to or generated by the
Organization’s Accounting and Finance Department. The definition of a side agreement is not limited by
any particular subject matter. For purposes of example only, any agreement not contained in the written
purchase order from the customer or sales order and sales invoice of the Organization that relates to return
rights, acceptance rights, future pricing, payment terms, free consulting, free maintenance, or exchange
rights would be a side agreement.
b. We are not aware of any commitments or concessions to a customer regarding pricing or payment terms
outside of the terms documented in the files which are used for accounting purposes.
Tax revenues
34. We have appropriately recorded tax assets and revenues when they meet the definition of an asset in accordance
with Section PS 1000, Financial Statement Concepts, when they are authorized and when the taxable event
occurs. These amounts have been appropriately measured in accordance with PS 3510, Tax Revenue, and have
not been grossed up for any amount of tax concessions.
Government transfers
35. We have disclosed to you all correspondence relating to government transfers that the United Counties has had
with the funding body.
36. We have assessed the eligibility criteria and determined that the Organization is an eligible recipient for the
government transfers received.
37. We have assessed the stipulations attached with the funding and have recognized the revenue in accordance
with meeting the stipulations required.
38. All government transfers that have been recorded as deferred revenue give rise to an obligation that meets the
definition of a liability. Those liabilities have been properly recorded and presented in the Financial Statements.
39. Tangible capital assets have been recorded properly and consistently according to the standards in Section
PS 3150, Tangible Capital Assets.
Deloitte LLP
April 27, 2016
Page 6
40. Contributed tangible capital assets have been appropriately recorded at fair value, unless fair value is not
reasonably determinable, and in such case, have been recorded at an appropriate nominal value. All contributed
tangible capital assets have been appropriately disclosed.
41. We have assessed the useful lives of tangible capital assets and have determined all tangible capital assets
contribute to the Organization’s ability to provide goods and services and therefore do not require a write down.
OTHER MATTERS
Deficiencies in internal control
42. We have communicated to you all deficiencies in internal control of which we are aware. We have disclosed
to you any change in the Organization’s internal control over financial reporting that occurred during the current
year that has materially affected, or is reasonably likely to materially affect, the Organization’s internal control
over financial reporting.
Communicating a threshold amount
43. We understand that the threshold used for accumulating misstatements identified during the year was $ 135,000
for purposes of Appendix A. Misstatements below this amount have been considered clearly trivial.
Work of management’s experts
44. We agree with the work of management’s experts and have adequately considered the competence and
capabilities of the experts in determining amounts and disclosures used in the Financial Statements and
underlying accounting records. We did not give any, nor cause any, instructions to be given to management’s
experts with respect to values or amounts derived in an attempt to bias their work, and we are not aware of any
matters that have impacted the independence or objectivity of the experts.
Yours truly,
UNITED COUNTIES OF PRESCOTT AND RUSSELL
Signature
President
Title
Signature
Chief administrative officer
Title
Signature
Treasurer
Title
Appendix A
Summary of uncorrected financial statement misstatements
DECEMBER 31, 2015
No misstatement was noted during the year.
Appendix B
Summary of disclosure items passed
DECEMBER 31, 2015
No disclosure item was noted during the year.
300, rue McGill
Hawkesbury, Ontario K6A 1P8
Canada
Tél. : 613-632-4178
Téléc. : 613-632-7703
www.deloitte.ca
Le 27 avril 2015
59, rue Court
C.P. 304
K0B 1K0
Madame, Monsieur,
Nous avons été chargés de procéder à l’audit des états financiers des Comtés unis de Prescott et Russell (les
« Comtés unis ») pour l’exercice clos le 31 décembre 2015.
Vous nous avez demandé de communiquer par écrit avec vous au sujet de notre conformité aux exigences
déontologiques pertinentes concernant l’indépendance ainsi que des relations et des autres liens entre les Comtés
unis, notre Cabinet et les cabinets membres de notre réseau qui, selon notre jugement professionnel, peuvent
raisonnablement être considérés comme susceptibles d’influer sur notre indépendance. Vous nous avez également
demandé de communiquer avec vous au sujet des sauvegardes pertinentes mises en place afin d’éliminer ou de
ramener à un niveau acceptable les menaces à l’indépendance qui ont été identifiées.
Dans la détermination des relations à communiquer, nous avons tenu compte des règles pertinentes et des
interprétations connexes prescrites par l’organisme de réglementation ou l’ordre provincial compétent et de la
législation applicable, qui traitent de questions telles que les suivantes :
a) le fait de détenir, directement ou indirectement, des intérêts financiers dans l’entité cliente;
b) le fait d’occuper, directement ou indirectement, un poste qui donne le droit ou confère la responsabilité
d’exercer une influence notable sur les politiques financières ou les méthodes comptables d’une entité cliente;
c) l’existence de relations personnelles ou de relations d’affaires directes ou indirectes entre des membres de la
famille immédiate, des proches parents, des associés ou des associés à la retraite et l’entité cliente;
d) une dépendance économique par rapport à l’entité cliente;
e) la prestation de services en sus de la mission d’audit.
Nous confirmons que l’équipe de mission et d’autres personnes du Cabinet s’il y a lieu, le Cabinet et, le cas échéant,
les cabinets membres du réseau se sont conformés aux règles de déontologie pertinentes concernant l’indépendance.
Nous avons préparé les commentaires suivants pour faciliter nos discussions avec vous au sujet des faits nouveaux
relatifs à notre indépendance qui sont survenus depuis le 22 avril 2015, date de notre dernière lettre.
Nous sommes au fait des relations suivantes qui existent entre les Comtés unis et notre Cabinet et qui, selon notre
jugement professionnel, peuvent raisonnablement être considérées comme susceptibles d’influer sur notre
indépendance. Les relations suivantes découlent de faits survenus entre le 22 avril 2015 et le 27 avril 2016.
Le 27 avril 2016
Page 2
Le tableau suivant décrit les menaces possibles et les sauvegardes appropriées à appliquer pour répondre à ces
menaces :
Menaces possibles
M. Gary D. Hoffman, l’associé responsable de
l’audit, est l’époux de Mme Patricia Hoffman qui est
à l’emploi du département des Services sociaux des
Comtés unis.
Mme Valérie Parisien, fille de Stéphane Parisien, est
à l’emploi de Deloitte à titre d’auditrice senior.
Sauvegardes mises en place
Nous sommes d’avis que ce poste ne confère pas à
Mme Hoffman une influence notable au niveau des
politiques financières et comptables.
Mme Parisien ne fait pas partie de l’équipe d’audit
assignée au dossier des Comtés unis.
Les montants totaux des honoraires facturés aux Comtés unis pour des services d’audit et pour des services autres
que d’audit se sont élevés respectivement à 62 000 $ et à 7 762 $ pour la période couverte par les états financiers.
Nous confirmons par la présente que, au 27 avril 2015, nous sommes indépendants par rapport aux Comtés unis,
conformément au code de déontologie des Comptables professionnels agréés de l’Ontario.
La présente lettre est destinée uniquement à l’usage des membres du Conseil, de la direction et d’autres personnes
au sein des Comtés unis, et elle ne doit servir à aucune autre fin.
C’est avec grand plaisir que nous discuterons avec vous des points mentionnés dans la présente lettre lors de notre
prochaine rencontre.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos meilleures salutations.
GDH/mcl
Deloitte LLP
300 McGill Street
Canada
Tel.: 613-632-4178
Fax: 613-632-7703
www.deloitte.ca
April 27, 2016
59 Court Street
P.O. Box 304
K0B 1K0
Madam/Sir:
We have been engaged to audit the financial statements of the United Counties of Prescott and Russell (the “United
Counties”) for the year ended December 31, 2015.
You have requested that we communicate in writing with you regarding our compliance with relevant ethical
requirements regarding independence as well as all relationships and other matters between the United Counties,
our Firm and network firms that, in our professional judgment, may reasonably be thought to bear on our
independence. You have also requested us to communicate the related safeguards that have been applied to eliminate
identified threats to independence or reduce them to an acceptable level.
In determining which relationships to report, we have considered relevant rules and related interpretations
prescribed by the appropriate provincial regulator / ordre and applicable legislation, covering such matters as:
(a) holding a financial interest, either directly or indirectly, in a client;
(b) holding a position, either directly or indirectly, that gives the right or responsibility to exert significant
influence over the financial or accounting policies of a client;
(c) personal or business relationships of immediate family, close relatives, partners or retired partners, either
directly or indirectly, with a client;
(d) economic dependence on a client; and
(e) provision of services in addition to the audit engagement.
We confirm to you that the engagement team and others in the firm as appropriate, the firm and, when applicable,
network firms have complied with relevant ethical requirements regarding independence.
We have prepared the following comments to facilitate our discussion with you regarding independence matters
arising since April 22, 2015, the date of our last letter.
We are aware of the following relationships between the United Counties and our Firm that, in our professional
judgment, may reasonably be thought to bear on our independence. The following relationships represent matters
that have occurred from April 22, 2015 to April 27, 2016.
April 27, 2016
Page 2
The following table describes potential threats and the safeguards applied to address those threats:
Potential threat
Mr. Gary D. Hoffman, partner responsible of the audit, is the
husband of Mrs. Patricia Hoffman who is working for the
Social Services Department for the United Counties.
Mrs. Valérie Parisien, daughter of Stéphane Parisien, is
working for Deloitte as a senior auditor.
Safeguard applied
We believe that this position does not give
Mrs. Hoffman significant influence in financial and
accounting policies.
Mrs. Parisien is not part of the audit team assign to
the file of the United Counties.
The total fees charged to the United Counties for audit services were $ 62,000 and for non-audit services were
$ 7,762 during the period covered by the financial statements.
We hereby confirm that we are independent with respect to the Company in accordance with the rules of
professional conduct of the Chartered Professional Accountants of Ontario as of April 27, 2016.
This letter is intended solely for the use of the Council members, management, and others within the United
Counties and should not be used for any other purposes.
We look forward to discussing with you the matters addressed in this letter at our upcoming meeting.
Yours truly,
GDH/mcl
Rapport aux membres du Conseil
municipal sur l’audit 2015
27 avril 2016
300, rue McGill
Canada
Tél. : 613-632-4178
Téléc. : 613-632-7703
www.deloitte.ca
Le 20 avril 2016
Au président et aux membres du Conseil municipal des Comtés unis de Prescott et Russell
Mesdames, Messieurs,
Rapport sur les états financiers annuels audités
Nous sommes heureux de vous soumettre le présent rapport sur l’état d’avancement de notre audit des états financiers des Comtés unis de Prescott et Russell (« Comtés
unis ») pour l’exercice 2015. Ce rapport résume l’étendue de notre audit, nos constatations à ce jour, fait ressortir certaines autres questions qui, selon nous, vous intéresseront.
Tel qu’il est convenu dans notre lettre de mission datée du 28 octobre 2015, nous avons audité les états financiers des Comtés unis au 31 décembre 2015 et pour l’exercice
clos à cette date, conformément aux normes d’audit généralement reconnues du Canada (NAGR du Canada) et nous produiront notre rapport d’audit sur ces états financiers
en date du 27 avril 2016.
Le présent rapport est exclusivement destiné, à des fins d’information et d’utilisation, aux membres du Conseil municipal, aux membres de la direction et aux autres personnes
désignées au sein de Comtés unis, et il n’est pas destiné à être utilisé, et ne doit pas l’être, par des personnes autres que les parties susmentionnées.
Nous souhaitons par la présente exprimer nos remerciements aux dirigeants et aux employés des Comtés unis pour leur collaboration et pour l’aide qu’ils nous ont apportée
dans l’exécution de notre mission.
Nous serons heureux de discuter avec vous de ce document qui résume les résultats de notre audit et de répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir.
Nous vous prions d’agréer, Mesdames, Messieurs, l’expression de nos sentiments les meilleurs.
Notre audit expliqué
Le présent rapport résume les principales constatations qui découlent de notre audit.
Étendue de l’audit et termes et conditions de la mission
Risques d’audit importants
Nous avons pour mission de procéder à un audit des états financiers (les « états financiers »
des Comtés unis établis selon les Normes comptables canadiennes pour le secteur public
(NCSP) pour l’exercice clos le 31 décembre 2015. Notre audit a été effectué en conformité
avec les normes d’audit généralement reconnues du Canada (NAGR du Canada).
Des risques d’audit importants ont été identifiés pendant le processus d’évaluation des
risques. Ces risques d’anomalies significatives et nos réponses d’audit connexes sont
abordés dans la section Risques d’audit importants du présent rapport.
Les termes et conditions de notre mission sont décrits dans la lettre de mission datée du 28
octobre 2015, lettre qui a été signée au nom du Conseil municipal et de la direction.
Étendue de l'audit et termes
et conditions de la mission
Seuil de signification
Risques d'audit importants
Honoraires d'audit
Seuil de signification
Honoraires d’audit
Il nous incombe de vous fournir une assurance raisonnable que vos états financiers pris
dans leur ensemble sont exempts d’anomalies significatives.
Nous avons communiqué les honoraires d’audit que nous avions proposés dans notre plan
des services d’audit, soit 63 000 $. Il n’y a pas eu de changement à nos honoraires proposés.
Les seuils de signification sont calculés à partir du total des charges budgétées. Notre
seuil de signification pour l’exercice clos le 31 décembre 2015 était de 2 700 000 $
(2 700 000 $ en 2014).
Nous signalerons aux membres du Conseil municipal toutes les anomalies non corrigées
supérieures à un seuil manifestement négligeable de 5% du seuil de signification, en plus
des anomalies qui, selon notre jugement, sont qualitativement significatives.
Conformément aux NAGR, nous avons demandé la correction de ces anomalies.
© Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l. et ses sociétés affiliées.
1
État d’avancement et questions en suspens
Anomalies non corrigées
Nous travaillons afin d’être en mesure d’exprimer une opinion d’audit datée du 27 avril
2016 sur les états financiers des Comtés unis à la suite de l’approbation des états
financiers par les membres du Conseil municipal et de la mise en œuvre des procédures
suivantes :
Pendant la mission, nous n’avons pas cumulé d’anomalies non corrigées se rapportant au
dernier exercice présenté, puisque la direction a corrigé toutes les anomalies que nous avions
relevées.
 Approbation des états financiers par votre Conseil
 Réception de la lettre d’affirmation signée
 Réception de la confirmation d’avocat
État d’avancement et
questions en suspens
Continuité
de l’exploitation
Continuité de l’exploitation
La direction a effectué son évaluation de la capacité des Comtés unis à
poursuivre son exploitation et, dans le cadre de cette évaluation, elle
n’a relevé aucune incertitude significative liée à des événements ou à
des conditions susceptibles de jeter un doute important sur la capacité
des Comtés unis à poursuivre son exploitation. Nous sommes d’accord
avec l’évaluation de la direction.
Commentaires judicieux
sur les affaires
Anomalies
non corrigées
Anomalies non
corrigées dans les
informations à fournir
Commentaires judicieux sur les
affaires
Anomalies non corrigées dans les
informations à fournir
Au cours de notre audit, nous avons
examiné les procédures comptables et
fiscales et les contrôles internes utilisés par
les Comtés unis.
Pendant la mission, nous n’avons pas cumulé d’anomalies non
corrigées se rapportant au dernier exercice présenté, puisque
la direction a corrigé toutes les anomalies que nous avions
relevées.
2
Risque de fraude
Indépendance
Un résumé des résultats des procédures d’audit que nous avons conçues pour répondre
aux risques d’anomalies significatives dans les états financiers résultant de fraudes est
fourni à la section Risques d’audit importants du présent rapport.
Nous avons mis en place les sauvegardes et les procédures voulues pour éliminer les
menaces à notre indépendance ou les ramener à un niveau acceptable.
Selon les éléments probants obtenus au cours de notre audit, notre évaluation des risques
d’anomalies significatives résultant de fraudes demeure appropriée.
Risque de fraude
Méthodes comptables, estimations
et jugements importants
Indépendance
Conclusion
Méthodes comptables, estimations et jugements importants
Conclusion
Les méthodes comptables, jugements et estimations importants sont énumérés à la note 3
aux états financiers.
Conformément aux NAGR du Canada, notre audit vise à nous permettre d’exprimer une
opinion sur la fidélité de la présentation de l’information contenue dans les états financiers
annuels des Comtés unis établis selon les NCSP.
Notre évaluation de ces éléments est incluse dans la section Méthodes comptables,
jugements et estimations importants du présent rapport.
L’étendue de notre audit n’a fait l’objet d’aucune limitation. Pour exécuter l’audit, nous avons
eu un accès entier et complet aux comptes, à la documentation justificative et aux autres
renseignements demandés.
Nous entendons délivrer un rapport d’audit sans réserve sur les états financiers des Comtés
unis pour l’exercice clos le 31 décembre 2015 lorsque les éléments en suspens mentionnés cidessus auront été réglés de façon satisfaisante et que les états financiers auront été
approuvés par les membres du Conseil municipal.
3
Risques d’audit importants
Les risques d’audit importants qui ont été identifiés pendant notre évaluation des risques, y compris les réponses prévues et les conclusions, sont décrits ci-dessous.
Tableau de bord pour le suivi des risques importants
Risque de fraude
Évaluation de la
conception et de la mise
en place des contrôles
internes
Résultats des tests
exécutés à l’égard
de l’efficacité du
fonctionnement des
contrôles internes
Résultats des
procédures de
corroboration
Séparation des
périodes pour les
revenus et les
charges
Satisfaisant
Satisfaisant
Estimations de la
direction
Contournement
des contrôles par
la direction et
risque de fraude
Conclusion
globale
Satisfaisant
Réserves et
fonds de réserves
Sera pris en compte dans le cadre
de l’audit
Résultats de
l’utilisation des
travaux d’experts
Satisfaisant
!
Un problème a été relevé
Sans objet
4
Risques d’audit importants (suite)
Séparation des périodes
Risque d’audit
Notre réponse d’audit
Résultats de l’audit
La séparation des périodes pour les revenus et les
charges est inappropriée. Ceci aurait pour impact de
modifier les résultats.
 Nous avons évalué la conception et la mise en
place des contrôles internes qui répondent à ce
risque. Nous ne nous sommes pas appuyés sur
les contrôles.
Nous avons conclu que les contrôles internes ont été
conçus et mis en place de façon appropriée.
 Nous avons effectué des tests de détails sur les
débiteurs, créditeurs et charges à payer ainsi que
les revenus reportés.
Nous avons obtenu des éléments probants suffisants
pour conclure qu’il n’y avait pas d’anomalies
significatives.
 Nous avons audité les encaissements et
déboursés subséquents.
Réserves et fonds de réserve
Risque d’audit
Les transferts n’ont pas été approuvés. Les soldes
au bilan pourraient ne pas refléter les décisions du
Conseil.
les contrôles.
 Nous avons corroboré la cédule de continuité des
réserves et fonds de réserve et les transactions
significatives, pour déterminer si les transferts
correspondaient avec les approbations du Conseil
et/ou les exigences législatives.
Nous avons obtenu des éléments probants suffisants
pour conclure qu’il n’y avait pas d’anomalies
significatives.
5
Estimation de la direction
Risque d’audit
Les estimations de la direction ne sont pas réalistes.
Ceci aurait un impact sur les résultats financiers.
les contrôles.
 Nous avons analysé les calculs et hypothèses.
Nous avons obtenu des éléments probants
suffisants pour conclure qu’il n’y avait pas
d’anomalies significatives.
 Nous avons effectué la comparaison du réel de
l’an dernier et de l’estimation correspondante pour
nous assurer de la raisonnabilité.
 Nous avons discuté avec la direction au sujet des
hypothèses utilisées.
 Nous avons effectué une revue analytique des
comptes liés.
Contournement des contrôles par la direction
Risque d’audit
La direction est particulièrement bien placée pour
contourner les contrôles internes, ce qui peut lui
permettre de manipuler des comptes et donner lieu
à la présence d’anomalies significatives dans les
états financiers.
 Nous avons discuté du risque de fraude avec la
direction.
Nous avons obtenu des éléments probants
suffisants pour conclure qu’il n’y avait pas
d’anomalies significatives.
Ce risque représente un risque de fraude pour
l’audit de 2015.
 Nous avons demandé aux membres du Conseil
municipal de nous donner leur point de vue sur les
risques de fraude, en nous indiquant notamment
s’ils sont au fait de cas de fraudes avérées ou
suspectées commises au détriment des Comtés
unis, et sur le rôle qu’ils jouent dans la
surveillance des programmes de lutte contre la
fraude de la direction.
 Nous avons testé un échantillon d’écritures de
journal passées au cours de la période, et
d’ajustements effectués à la fin de la période de
présentation des informations financières.
 Nous avons évalué la justification économique des
opérations inhabituelles importantes.
 Nous avons déterminé si les jugements et les
décisions relatives aux estimations de la direction
indiquaient un parti pris possible en procédant
notamment à une analyse rétrospective des
estimations comptables importantes.
6
Méthodes comptables, estimations et
jugements importants
Les méthodes comptables décrites ci-dessous sont celles qui sont les plus importantes pour donner une image de la situation financière et des résultats d’exploitation des
Comtés unis.
Au cours de notre audit des états financiers, nous avons tenu compte des aspects qualitatifs du processus d’information financière, y compris les éléments qui ont une incidence
importante sur la pertinence, la fiabilité, la comparabilité et la compréhensibilité des informations fournies dans les états financiers.
Modifications des méthodes comptables et/ou adoption de nouvelles normes comptables
Au cours de l’exercice clos le 31 décembre 2015, les Comtés unis ont adopté le chapitre SP 3260 « Passif au titre des sites contaminés ».

Le chapitre établit les normes de comptabilisation, d'evaluation et de presentation d'un passif au titre de sites contamines de gouvernements ou d'organisations qui
appliquent le Manuel de comptabilite de CPA Canada pour le secteur public. L’adoption de cette nouvelle norme n’a eu aucune incidence sur l’excédent de l’exercice,
sur l’excédent accumulé ou sur les notes.
Principales méthodes comptables
À notre avis, les principales méthodes comptables des Comtés unis sont énumérées à la note 3 aux états financiers.
Nous sommes d’avis que les principales pratiques et méthodes comptables qui ont été choisies et appliquées par la direction sont, dans tous leurs aspects significatifs,
acceptables selon les NCSP et appropriées, compte tenu des circonstances propres aux Comtés unis.
Jugement de la direction et estimations comptables
Les estimations comptables font partie intégrante des états financiers établis par la direction et s’appuient sur les jugements de la direction. Ces jugements s’appuient
habituellement eux-mêmes sur les connaissances et l’expérience acquises au sujet d’éléments antérieurs et courants, de même que sur des hypothèses relatives à des
événements futurs et des interprétations des normes d’information financière.
Au cours de l’exercice clos le 31 décembre 2015, la direction nous a informés qu’aucune modification importante n’a été apportée aux estimations comptables ou aux jugements
de la direction au sujet de l’application des méthodes comptables.
7
À notre avis, les principales estimations comptables faites par la direction sont, dans tous leurs aspects significatifs, libres de tout parti pris possible de la direction et de toute
anomalie significative. Les informations contenues dans les états financiers à propos de l’incertitude entourant les estimations sont conformes aux NCSP et sont appropriées,
compte tenu des circonstances propres aux Comtés unis.
Aspects nécessitant des estimations ou des jugements importants
Commentaires
Provision pour créances douteuses à l’égard des débiteurs
Estimation raisonnable
Durée de vie utile des immobilisations corporelles
Avantages sociaux futurs
8
Autres questions à communiquer
La section suivante présente l’état d’avancement des travaux et un résumé des constatations relatives aux aspects importants de notre audit. Dans les annexes du présent
rapport, nous avons fourni des informations supplémentaires relativement à certaines questions sur lesquelles nous nous sommes engagés à faire rapport aux membres du
Conseil municipal dans notre plan des services d’audit.
Commentaire
Modifications apportées au plan des services d’audit
L’audit a été effectué conformément à notre plan des services d’audit, qui a été
présenté aux membres du Conseil municipal. Nous confirmons qu’il n’y a eu aucune
modification importante à l’étendue de l’audit et à la démarche d’audit que nous
avons communiquées dans notre plan des services d’audit.
Utilisation des travaux de spécialistes et d’experts
Comme prévu, des spécialistes et experts de Deloitte et de l’extérieur ont apporté
leur assistance à l’audit dans la mesure que nous avons jugé nécessaire.
Le recours à des spécialistes et à des experts a déjà été communiqué dans notre
plan de services d’audit. Il n’y a pas eu de changement.
Difficultés importantes qui se sont présentées au cours de l’exécution de
l’audit
Nous n’avons rencontré aucune difficulté importante au cours de l’audit. Nous
n’avons relevé aucun retard important de la direction à fournir les renseignements
demandés pour l’exécution de l’audit ni aucun calendrier inutilement serré pour
mener à bien l’audit.
Opérations avec des parties liées
Nous n’avons identifié aucune opération avec des parties liées.
Désaccords avec la direction
Au cours de notre audit, nous n’avons constaté aucun désaccord avec la direction
sur des éléments qui, pris individuellement ou collectivement, pourraient être
importants en ce qui concerne les états financiers.
Consultation d’autres experts-comptables
La direction nous a informés que les Comtés unis n’ont pas consulté d’autres
experts-comptables à propos de questions liées à l’audit ou à la comptabilité.
9
Commentaire
Conformité aux exigences légales et réglementaires
Il incombe à la direction des Comtés unis de s’assurer que les activités de l’entité
sont exercées en conformité avec les textes légaux et réglementaires applicables
aux Comtés unis dans les territoires dans lesquels elle exerce ses activités, ainsi que
de prévenir et de détecter les manquements à cet égard.
L’auditeur n’a pas la responsabilité et ne peut être tenu pour responsable d’assurer
la conformité aux textes légaux et réglementaires.
Les questions de non-conformité aux textes légaux et réglementaires mentionnées
ci-après se restreignent à celles qui ont été portées à notre attention au cours de nos
procédures de corroboration, et elles ne doivent pas être considérées comme
exhaustives.
Nos procédures limitées n’ont permis d’identifier aucun secteur de non-conformité
importante aux textes légaux et réglementaires par les Comtés unis.
Événements postérieurs à la clôture
À la date de la finalisation de ce rapport, nous ne sommes pas au courant
d’événements importants postérieurs à la clôture.
10
Annexe 1 – Exigences relatives aux
communications
Communication requise
Référence
Plan des services d’audit
1. Nos responsabilités en vertu des NAGR du Canada, y compris la formation et l’expression d’une opinion sur les états
financiers
NCA1 260.14
2. Aperçu de notre stratégie d’audit globale, précisant :
NCA 260.15
a) Le calendrier des travaux d’audit
b) Les risques importants, incluant les risques de fraude
c) La nature et l’étendue de la compétence ou connaissance spécialisée requise pour mettre en œuvre les procédures
d’audit prévues en réponse aux risques importants
d) Les noms, les emplacements et les responsabilités des autres cabinets comptables indépendants ou des autres
personnes qui mettront en œuvre des procédures dans le cadre de l’audit
3. Opérations importantes qui sortent du cadre normal des activités, y compris les opérations importantes avec les parties liées
NCA 260 ann. 2, NCA 550.27
Communication de fin d’exercice
1
4. Fraudes ou soupçons de fraude identifiés pendant le processus d’audit
NCA 240.40 à 42
5. Principales méthodes et pratiques comptables, opérations inhabituelles importantes et conclusions connexes
NCA 260.16a)
6. Traitements différents en ce qui a trait aux méthodes et aux pratiques comptables ayant fait l’objet d’un entretien avec la
direction pendant la période d’audit considérée
NCA 260.16a)
7. Questions relatives à la continuité de l’exploitation
NCA 570.23
8. Jugements de la direction et estimations comptables
NCA 260.16a)
NCA : Normes canadiennes d’audit – Les NCA sont publiées par le Conseil des normes de certification de CPA Canada.
11
Communication requise
Référence
9. Difficultés importantes rencontrées au cours de l’audit
NCA 260.16b)
10. Communications écrites importantes entre la direction et nous, incluant les lettres d’affirmation de la direction
NCA 260.16c)
11. Autres questions importantes pour la surveillance du processus d’information financière
NCA 260.16d)
12. Expression d’une ou de plusieurs opinions modifiées
NCA 260.A18
13. Notre point de vue sur les questions importantes de comptabilité ou d’audit pour lesquelles la direction a consulté d’autres
comptables et qui nous préoccupent
NCA 260.A19
14. Questions importantes ayant fait l’objet d’un entretien avec la direction
NCA 260.A19
15. Actes illégaux ou potentiellement illégaux qui sont portés à notre attention
NCA 250.23
16. Déficiences importantes que nous avons relevées dans le contrôle interne, le cas échéant, pendant la réalisation de l’audit
des états financiers
NCA 265
17. Anomalies et informations à fournir non corrigées
NCA 450.12 et 13
12
United Counties of
Report to the members of the
Municipal Council on the 2015
audit
April 27, 2016
Deloitte LLP
300 McGill Street
Canada
Tel.: 613-632-4178
Fax: 613-632-7703
www.deloitte.ca
April 20, 2016
To the Warden and members of the Municipal Council of the United Counties of Prescott and Russell
Madams/Sirs:
Report on audited annual financial statements
We are pleased to submit this report on the status of our audit of the United Counties of Prescott and Russell (“the United Counties”) for the 2015 fiscal year. This report
summarizes the scope of our audit, our findings to date, and reviews certain other matters that we believe to be of interest to you.
As agreed in our engagement letter dated October 28, 2015, we have performed an audit of the financial statements of the United Counties as of and for the year ended
December 31, 2015, in accordance with Canadian generally accepted auditing standards (“Canadian GAAS”) and will issue our audit report thereon dated April 27, 2016.
Our audit has been conducted in accordance with the audit plan that was presented to the Warden and members of the Municipal Council at the meeting on October 28, 2015.
This report is intended solely for the information and use of the members of the Municipal Council, management and others within the United Counties and is not intended to
be, and should not be, used by anyone other than these specified parties.
We would like to express our appreciation for the cooperation we received from the officers and employees of the United Counties with whom we worked to discharge our
responsibilities.
We look forward to discussing this report summarizing the outcome of our audit with you and answering any questions you may have.
Yours truly,
Our audit explained
This report summarizes the main findings arising from our audit.
Audit scope and terms of engagement
Significant audit risks
We have been asked to perform an audit which includes the United Counties’ financial statements (the “financial
statements”) in accordance with Canadian public sector accounting standards (“PSAS”) as at and for the year
ended December 31, 2015. Our audit was conducted in accordance with Canadian Generally Accepted Auditing
Standards (“Canadian GAAS”).
Through our risk assessment process, we have identified the
significant audit risks. These risks of material misstatement and
related audit responses are discussed in the Significant Risks section
of this report.
The terms and conditions of our engagement are described in the engagement letter dated October 28, 2015,
which was signed on behalf of the municipal Council and management.
Scope and terms of engagement
Materiality
Audit fees
Materiality
Audit fees
We are responsible for providing reasonable assurance that your financial statements as a
whole are free from material misstatement.
We communicated our proposed audit fees of $ 63,000 in our audit plan. There have
been no changes to our proposed fee.
Materiality levels are determined on the basis of budgeted expenses. Our materiality for the
year ended December 31, 2015 was $ 2,700,000 ($ 2,700,000 in 2014).
We have informed the members of the Municipal Council of all uncorrected misstatements
greater than a clearly trivial amount of 5% of materiality and any misstatements that are, in
our judgment, qualitatively material. In accordance with Canadian GAAS, we asked that any
misstatements be corrected.
© Deloitte LLP and affiliated entities.
1
Status and outstanding matters
Uncorrected misstatements
We expect to be in a position to render our audit opinion dated April 27, 2016 on the
financial statements of the United Counties following approval of the financial statements
by the members of the Municipal Council and the completion of the following outstanding
procedures:
There were no uncorrected misstatements aggregated by us during the current engagement
and pertaining to the latest period presented, as all misstatements detected in our audit have
been corrected by management.
 Approval of the financial statements by your Council
 Receipt of signed representation letter
 Receipt of legal letter
Status and outstanding
matters
Going concern
Business insights
Uncorrected
misstatements
Uncorrected disclosure
misstatements
Going concern
Business Insights
Uncorrected disclosure misstatements
Management has completed its assessment of the ability of the United
Counties to continue as a going concern and in making its assessment,
did not identify any material uncertainties related to events or conditions
that may cast significant doubt upon the United Counties' ability to
continue as a going concern. We agree with management’s
assessment.
During the course of our audit, we examined
the accounting and taxation procedures and
internal controls employed by the United
Counties.
There are no disclosure misstatements aggregated by us
during the current engagement and pertaining to the latest
period presented to report, as those disclosure misstatements
detected in our audit have been corrected by management.
2
Fraud risk
Independence
A summary of the results of our audit procedures designed to address the risk of material
misstatement in the financial statements relating to fraud is provided in the Significant
audit risks section of this report.
We have developed appropriate safeguards and procedures to eliminate threats to our
independence or to reduce them to an acceptable level.
Based on the audit evidence obtained, our assessment of the risks of material
misstatement due to fraud remain appropriate.
Fraud risk
Significant accounting practices,
judgments and estimates
Independence
Conclusion
Significant accounting practices, judgments and estimates
Conclusion
The significant accounting practices, judgments and estimates are presented in the Note 3
of the Financial Statements.
In accordance with Canadian GAAS, our audit is designed to enable us to express an opinion
on the fairness of the presentation of the United Counties' annual financial statements
prepared in accordance with PSAS.
Our assessment of these items is included in the Significant accounting practices,
judgments and estimates section of this report.
No restrictions have been placed on the scope of our audit. In performing the audit, we were
given full and complete access to the accounting records, supporting documentation and other
information requested.
We intend to issue an unmodified audit report on the financial statements of the United
Counties for the year ended December 31, 2015 once the outstanding items referred to above
are completed satisfactorily and the financial statements are approved by the members of the
Municipal Council.
3
The table below needs to be aligned with the audit plan presented to the members of the Municipal Council. The significant audit risks identified as part of our risk
assessment, together with our planned responses and conclusions, are described below.
Significant risk dashboard
Fraud risk
Assessment of the
design and
implementation of
internal controls
Results of the
testing of the
operating
effectiveness of
internal controls
Results of the
substantive testing
Results of the use
of experts
Overall conclusion
Cut-off of
revenues and
expenses
Satisfactory
Unapproved
reserves and
reserve funds
Satisfactory
Management
estimates
Satisfactory
Management
override of
controls
Satisfactory
Will be addressed during the audit
!
An issue was identified
Not applicable
4
Significant audit risks (cont’d)
Cut-off of revenues and expenses
Audit risk
Our audit response
Audit results
Cut-off of revenues and expenses is inappropriate
 We evaluated the design and implementation of
the internal controls that address this risk. We did
not rely on controls.
We concluded that the internal controls were
designed and implemented appropriately.
 Detailed testing of accounts receivable, accounts
payable and accrued liabilities as well as deferred
revenues.
We obtained sufficient audit evidence to conclude
that there were no material misstatements.
• Audit of subsequent cash receipts and
disbursements.
Unapproved reserves and reserve funds reserves and reserve funds
Audit risk
Our audit response
Audit results
Transfers are not approved
 Substantive testing of the continuity and of
material transactions to determine if transfers are
in accordance with the Council approvals and/or
legislative requirements.
5
Management estimates
Audit risk
Our audit response
Audit results
Management estimates are not realistic or justified
 Review of calculations and assumptions.
•
•
•
Compare last year’s actual to estimate to ensure
the estimates are reasonable.
Discussion with management regarding
assumptions.
Analytical review of related accounts.
Management override of controls
Audit risk
Our audit response
Audit results
Management is in a unique position to override
internal controls, which could allow manipulation of
the accounting records that could result in financial
statements that are materially misstated
 We discussed fraud with management.
This represents a fraud risk for the 2015 audit
 We asked the members of the Municipal Council
for their views about the risk of fraud, whether they
know of any actual or suspected fraud affecting
the United Counties and their role in the oversight
of management’s antifraud programs.
 We tested samples of journal entries made
throughout the period, and adjustments made at
the end of the reporting period.
 We evaluated the business rationale for any
significant unusual transactions.
 We determined whether the judgements and
decisions related to management estimates
indicate a possible bias, which included
performing retrospective analysis of significant
accounting estimates.
6
Significant accounting practices, judgments
and estimates
The accounting policies described below are those that are most important to the portrayal of the United Counties’ financial condition and financial performance.
In the course of our audit of the financial statements, we considered the qualitative aspects of the financial reporting process, including items that have a significant impact on
the relevance, reliability, comparability and understandability of the information included in the financial statements.
Changes in accounting policies and/or adoption of new accounting standards
During the year ended December 31, 2015, the United Counties adopted the following new accounting standards PS 3260, “Liabilities for contaminated Sites”.

PS 3260 establishes recognition, measurement and disclosure standards for liabilities relating to contaminated sites of governments or those
organizations applying the CPA Canada Public Sector Accounting Handbook. The adoption of this new standard had no impact on the annual surplus, on
the accumulated surplus or on the notes.
Significant accounting policies
We believe the United Counties’ significant accounting policies are presented in the Note 3 in the financial statements.
In our judgment, the significant accounting practices and policies, selected and applied by management are, in all material respects, acceptable under PSAS and are appropriate
to the particular circumstances of the United Counties.
Management judgment and accounting estimates
Accounting estimates are an integral part of the financial statements prepared by management and are based on management’s current judgments. These judgments are
normally based on knowledge and experience about past and current events, assumptions about future events and interpretations of the financial reporting standards.
During the year ended December 31, 2015, management advised us that there were no significant changes in accounting estimates or in judgments relating to the application
of the accounting policies.
In our judgment, the significant accounting estimates made by management are, in all material respects, free of possible management bias and of material misstatement. The
disclosure in the financial statements around estimation uncertainty is in accordance with PSAS and is appropriate to the particular circumstances of the United Counties.
7
Area of significant judgment or estimate
Comments
Allowance for doubtful accounts
Estimate is reasonable.
Useful lives of tangible capital assets
Future employee benefits
8
Other reportable matters
The following summarizes the status and findings of key aspects of our audit. In the appendices to this report, we have provided additional information related to certain
matters we committed to report to the members of the Municipal Council as part of the audit plan.
Comment
Changes to the audit plan
The audit was conducted in accordance with our audit plan, which was
communicated to the members of the Municipal Council. We confirm that there have
been no significant amendments to the audit scope and approach communicated in
the audit plan.
Use of the work of specialists and experts
As planned, Deloitte and external specialists and experts assisted in the audit to the
extent we considered necessary. The use of specialists and experts was already
communicated in our audit plan. There have been no changes.
Significant difficulties encountered in performing the audit
We did not encounter any significant difficulties while performing the audit. There
were no significant delays in receiving information from management required for the
audit nor was there an unnecessarily brief timetable in which to complete the audit.
Related party transactions
We have not identified any related party transactions that were not in the normal
course of operations and that involved significant judgments by management
concerning measurement or disclosure.
Disagreements with management
In the course of our audit, we did not encounter any disagreements with
management about matters that individually or in the aggregate could be significant
to the financial statements.
Consultation with other accountants
Management has informed us that the United Counties has not consulted with other
accountants about auditing or accounting matters.
9
Comment
Legal and regulatory compliance
Management is responsible for ensuring that the United Counties’ operations are
conducted in accordance with the laws and regulations applicable to the United
Counties in the jurisdictions in which it operates. The responsibility for preventing and
detecting non-compliance rests with management.
The auditor is not and cannot be held responsible for preventing non-compliance with
laws and regulations.
The legal and regulatory non-compliance matters reported below are restricted to
those that came to our attention during the course of our substantive procedures and
should not be considered to be exhaustive.
Our limited procedures have not identified any areas of significant non-compliance
with laws and regulations by the United Counties.
Post-balance sheet events
At the date of finalizing this report, we are not aware of any significant post balance
sheet events.
10
Appendix 1 – Communication requirements
The table below summarizes our communication requirements under Canadian GAAS and other communications that we believe would help us achieve an effective audit.
The Reference column can be removed prior to finalizing the plan.
Required communication
Reference
Audit Service Plan
1. Our responsibilities under Canadian GAAS, including forming and expressing an opinion on the financial statements
CAS1 260.14
2. An overview of the overall audit strategy, addressing:
CAS 260.15
a) Timing of the audit
b) Significant risks, including fraud risks
c) Nature and extent of specialized skill or knowledge needed to perform the planned audit procedures related to significant
risk
d) Names, locations, and planned responsibilities of other independent public accounting firms or others that perform audit
procedures in the audit
3. Significant transactions outside of the normal course of business, including related party transactions
CAS 260 App. 2, CAS 550.27
Year-End Communication
1
4. Fraud or possible fraud identified through the audit process
CAS 240.40-.42
5. Significant accounting policies, practices, unusual transactions, and our related conclusions
CAS 260.16 a.
6. Alternative treatments for accounting policies and practices that have been discussed with management during the current
audit period
CAS 260.16 a.
7. Matters related to going concern
CAS 570.23
8. Management judgments and accounting estimates
CAS 260.16 a.
9. Significant difficulties, if any, encountered during the audit
CAS 260.16 b.
10. Material written communications between management and us, including management representation letters
CAS 260.16 c.
CAS: Canadian Auditing Standards – CAS are issued by the Auditing and Assurance Standards Board of CPA Canada
11
Required communication
Reference
11. Other matters that are significant to the oversight of the financial reporting process
CAS 260.16d.
12. Modifications to our opinion(s)
CAS 260.A18
13. Our views of significant accounting or auditing matters for which management consulted with other accountants and about
which we have concerns
CAS 260.A19
14. Significant matters discussed with management
CAS 260.A.19
15. Illegal or possibly illegal acts that come to our attention
CAS 250.23
16. Significant deficiencies in internal control, if any, identified by us in the conduct of the audit of the financial statements
CAS 265
17. Uncorrected misstatements and disclosure items
CAS 450.12-13
12
Ottawa, le 18 mars 2016
Chers membres,
En tout premier lieu, j’aimerai vous rappeler que le congrès 2016 de l’AFMO se tiendra à Hearst
les 21 et 22 septembre prochain. Alors, je demande à tous nos membres qui ont l’intérêt
d’accueillir le prochain congrès annuel 2017 de l’AFMO de me le faire savoir dans l’immédiat.
Voici les étapes à suivre lorsqu’une municipalité est intéressée à devenir la ville hôte du congrès
de l’AFMO :
1. Dans une lettre officielle de la ville, veuillez expliquer brièvement vos intentions
d’accueillir le congrès annuel, ainsi que l’année et les dates que vous désireriez nous
accueillir. Habituellement, le congrès se tient à la mi-septembre de chaque année. Par le
passé, nous avons également démontré une certaine flexibilité afin d’accommoder
certaines municipalités hôtes qui préféraient d’autres dates ou dont les disponibilités des
infrastructures disponibles.
2. Veuillez prendre connaissance d’un exemple de protocole d’entente entre la ville hôte et
l’AFMO, ainsi que l’exemple de résolution d’une municipalité précédente dans laquelle
ils acceptaient les termes et clauses de l’entente.
3. Envoyer une délégation de la municipalité hôte au congrès précédent l’année proposé en
tant que municipalité hôte afin de présenter la candidature de votre municipalité. De plus,
la municipalité hôte s’engage à louer un stand à ce congrès au coût régulier des locations
d’espace au congrès en tant que commanditaire du programme. Durant le banquet, la
délégation aura l’opportunité de présenter sa candidature en tant que ville hôte et pourra
promouvoir sa municipalité et sa région.
4. En décembre de l’année précédent le congrès dans votre municipalité, un comité conjoint
sera formé des membres de l’AFMO et de la ville hôte afin de mettre en œuvre ce
congrès.
5. Une lettre type avec l’entête de l’AFMO et la ville hôte est préparée conjointement et
utilisée pour toute correspondance concernant la préparation du congrès annuel en
question.
6. La ville hôte doit préparer une résolution qui sera adopté par le conseil municipal en
approuvant le protocole d’entente et signé, puis retourné à l’AFMO.
7. Le protocole d’entente sera respecté, tel que résolu, par les deux parties.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec le président, Claude Bouffard,
directement au 705-898-2294 ou moi-même, au numéro de cellulaire ci-bas mentionné. Merci
pour votre intérêt à l’AFMO.
Jacqueline Noiseux
Directrice générale
613-295-7850
Association française des municipalités de l’Ontario
1173, chemin Cyrville, suite 001, Ottawa ON K1J 7S6
Téléphone : 613-746-7707
[email protected]
www.afmo.on.ca
March 18, 2016
Dear members,
First of all, I would like to remind you that the 2016 conference will be held in Hearst September
21st and 22nd. So I ask all our members who have the interest to host the next annual conference
2017 to let me know immediately.
Here are the steps to follow when applying as host to AFMO’s Annual Conference:
1. In an official letter, indicate your intention in hosting our Annual Conference; also
indicate in what year you wish to host and verify if our usual dates- usually mid to end of
September- suits you. In the past, we have shown some flexibility to accommodate the
host’s preferences and availability.
2. Go over the Memorandum of Understanding (MOU) and pass a municipal resolution to
accept the terms and agreements.
3. Send a delegation from your City to the Conference preceding your proposed year as
host, to present your candidacy. Also, the proposed host will rent a kiosk at that
conference, at regular cost, according to our sponsorship program. During the banquet,
the delegation will have the opportunity to present its candidacy as host and will be able
to promote its City.
4. In December preceding the Annual Conference to be held in your municipality, a
committee made up of members from both AFMO and the host City will be set up.
5. Letterheads with AFMO and host City will be prepared and used in all correspondence
pertaining to the Annual Conference of that year.
6. The host City will pass a council resolution for the MOU for approbation and signature
and then, returned to AFMO.
7. The MOU will be respected, as agreed, by both AFMO and host City.
If you have any questions, please feel free to contact our President Claude Bouffard at 705-8982294 or myself at the number or email below.
Thank you for your interest in AFMO
Jacqueline Noiseux
General Manager
Cell : 613-295-7850
Association française des municipalités de l’Ontario
1173, chemin Cyrville, suite 001, Ottawa ON K1J 7S6
Téléphone : 613-746-7707
[email protected]
www.afmo.on.ca
Avis d’achèvement du processus d’évaluation pour le projet
de prolongement vers l’est de la Ligne de la Confédération du train léger
La Ville d’Ottawa a achevé le rapport environnemental prescrit par le Règlement de l’Ontario 231/08 pour l’étude
de planification et d’évaluation environnementale sur le prolongement vers l’est de la Ligne de la Confédération
du train léger.
Le projet
La Ville d’Ottawa a conçu un plan visant à étendre son réseau de train léger existant en prolongeant la future
Ligne de la Confédération vers l’est, de la station Blair jusqu’à la station Place d’Orléans, puis, ultimement,
jusqu’au chemin Trim (pour en savoir plus, consulter ottawa.ca/tlrest ou ottawa.ca/easternlrt).
Le plan comprend des options en vue de desservir la communauté d’Orléans ainsi que les secteurs adjacents.
Les nouvelles stations seront situées sur le chemin de Montréal, sur le boulevard Jeanne d’Arc et sur le boulevard
Orléans, tandis que le terminus sera aménagé à Place d’Orléans. D’autres stations seront par la suite construites
à la hauteur du croissant Brisebois et de la promenade Mockingbird (centre-ville d’Orléans), à l’est du chemin
Tenth Line et au terminus du chemin Trim. À la suite d’une étude d’ingénierie préliminaire, des améliorations ont
été apportées au tracé entre la station Blair et la station du chemin de Montréal. Ces changements, qui ont été
intégrés au rapport environnemental, n’ajouteront rien aux effets environnementaux prévus et réduiront les coûts
de mise en œuvre.
Il ne devrait y avoir aucune répercussion sur les propriétés privées, le tracé privilégié étant entièrement situé sur
l’emprise de la route 174.
Le processus
Les effets de ce projet de transport en commun sur l’environnement ont été évalués, et un rapport
environnemental a été préparé conformément au processus d’évaluation des projets de transport en commun
prévu par le Règlement de l’Ontario 231/08 intitulé Transit Projects and Greater Toronto Transportation Authority
Undertakings. Ce rapport décrit tout le processus d’étude, y compris le projet, ses effets attendus sur
l’environnement ainsi que le processus de consultation prévu.
Le rapport environnemental sur le projet de prolongement vers l’est de la Ligne de la Confédération sera soumis à
l’examen du public à compter du 24 mars 2016, pour une période de 30 jours, aux endroits suivants pendant leurs
heures normales d’ouverture:
Ministère de l’Environnement et de l’Action en matière de changement climatique
Direction des autorisations environnementales
Bureau du district d’Ottawa
er
135, avenue St. Clair Ouest, 1 étage
2430, promenade Don Reid
Toronto (Ontario) M4V 1P5
Ottawa (Ontario) K1H 1E1
Ville d’Ottawa
Comptoir de renseignements de l’hôtel
de ville
110, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Succursale Centrale
120, rue Metcalfe
Ottawa (Ontario) K1P
5M2
Université Carleton
Bibliothèque MacOdrum
1125, promenade Colonel By
Ottawa (Ontario) K1S 5B6
Université d’Ottawa
Bibliothèque Morisset
65, rue Université
Ottawa (Ontario) K1N 6N5
Bibliothèque publique d’Ottawa
Succursale Gloucester
Succursale Orléans
Nord
1705, boulevard Orléans
2036, chemin Ogilvie
Ottawa (Ontario) K1C
Ottawa (Ontario) K1J 7N8
4W2
Succursale Cumberland
1599, chemin Tenth Line
Ottawa (Ontario) K1E
3E8
Le ministre de l’Environnement et de l’Action en matière de changement climatique peut, dans certaines
circonstances, exiger un examen plus approfondi du projet ou y imposer des conditions, par exemple s’il pense
que :
• le projet peut avoir des répercussions négatives sur une question d’importance provinciale liée à
l’environnement naturel ou au patrimoine culturel;
• le projet peut avoir des répercussions négatives sur les droits des peuples autochtones qui sont protégés
par la Constitution ou leur sont conférés par traité.
Avant cela, le ministre doit étudier toute opposition au projet signifiée par écrit dans les 30 jours suivant la
première publication de l’avis d’achèvement du rapport environnemental.
Si vous avez discuté de vos préoccupations avec l’auteur du projet et que vous vous y opposez, vous pouvez
écrire au ministre d’ici le 25 avril 2016 à l’adresse indiquée ci-dessous. Votre lettre doit clairement signifier votre
opposition et décrire les répercussions négatives qu’entraînerait le projet sur des questions d’importance
provinciale (environnement naturel ou patrimoine culturel) ou les droits des peuples autochtones.
À l’attention de : Dorothy Moszynski, agente de projet
Direction des autorisations environnementales, Ministère de l’Environnement et de l’Action en matière de
changement climatique
135, avenue St. Clair Ouest, 1er étage
Toronto (Ontario) M4V 1P5
Renseignements généraux : 416-314-8001
Sans frais : 1 800 461-6290
Télécopieur : 416-314-8452
Courriel : [email protected]
Le ministère enverra une copie de la lettre à l’auteur du projet, à moins que ce dernier l’ait reçue autrement.
Pour en savoir plus sur le projet proposé ou si vous avez des besoins en matière d’accessibilité afin de pouvoir y
participer, veuillez communiquer avec la gestionnaire de projet Angela Taylor :
Angela Taylor, ing.
Ingénieure chef de projet, Ville d’Ottawa
110, avenue Laurier Ouest, 4e étage
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Téléphone : 613-580-2424, poste 15210
Télécopieur : 613-580-2578
Courriel : [email protected]
Conformément à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP), les
renseignements personnels fournis à la Ville d’Ottawa ne seront divulgués à aucune tierce partie sans le
consentement préalable de la personne concernée, sauf dans les cas de figure où la LAIMPVP le permet ou si
une autre loi applicable exige que la Ville divulgue ces renseignements.
Les documents transmis directement au ministère de l’Environnement et de l’Action en matière de changement
climatique sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et à la Loi sur les
évaluations environnementales. À moins de mention contraire dans le document envoyé, tous les renseignements
personnels transmis – nom, adresse, numéro de téléphone, emplacement de la propriété – seront du domaine
public et pourront être divulgués à quiconque le demande.
Avis publié pour la première fois le 24 mars 2016
Notice of Completion of Transit Project Assessment Process
Confederation Line East Light Rail Transit Extension
The City of Ottawa has completed an Environmental Project Report in accordance with Ontario Regulation
231/08 for the Confederation Line East Light Rail Transit Extension Planning and Environmental Assessment
study.
The Project
The City of Ottawa has developed a plan to extend and expand the City's existing Light Rail Transit Network.
Specifically the plan includes extending the future Confederation Line further east from Blair Station to an
interim terminal at Place d’Orléans station and, ultimately, to Trim Road (see Ottawa.ca/easternlrt or
Ottawa.ca/tlrest for further information).
The plan includes options to service the community of Orleans and adjacent lands. New stations will be
located at Montreal Road, Jeanne d’Arc Boulevard, Orléans Boulevard and the terminal station at Place
d’Orléans. Additional stations will ultimately be constructed at Brisebois Crescent/Mockingbird Drive (Orleans
Town Centre), east of Tenth Line Road and the terminus of the line at Trim Road. Preliminary engineering
review has resulted in design refinements to the alignment between Blair Station and Montreal Road Station.
These changes have no additional environmental impact, reduce implementation costs, and have been
incorporated into the Environmental Project Report.
Impacts to private property are not anticipated as the preferred alternative for the East LRT alignment is
entirely within the right-of-way of HWY 174.
The Process
The environmental impact of this transit project was assessed and an Environmental Project Report (EPR)
prepared according to the Transit Project Assessment Process as prescribed in Ontario Regulation 231/08,
Transit Projects and Greater Toronto Transportation Authority Undertakings. The EPR documents the entire
study process, including a description of the planned project, its anticipated environmental impacts, and the
project’s consultation program.
The EPR for the Confederation Line East LRT Extension project will be available for a 30-day public review
period starting March 24, 2016 at the locations noted below during their regular business hours.
Ministry of the Environment and Climate Change
Environmental Approvals Branch
Ottawa District Office
135 St. Clair Avenue West, 1st Floor
2430 Don Reid Drive
Toronto ON M4V 1P5
Ottawa ON K1H 1E1
City of Ottawa
City Hall Information Desk
110 Laurier Avenue West
Ottawa ON K1P 1J1
Main Branch
120 Metcalfe St.
Ottawa ON K1P 5M2
Carleton University
MacOdrum Library
1125 Colonel By Drive Ottawa ON
K1S 5B6
University of Ottawa
Morisset Library
65 University Private
Ottawa ON K1N 6N5
Ottawa Public Library
North Gloucester Branch
Orléans Branch
2036 Ogilvie Rd.
1705 Orléans Boulevard
Ottawa ON K1J 7N8
Ottawa ON K1C 4W2
Cumberland Branch
1599 Tenth Line Rd.
Ottawa ON K1E 3E8
There are circumstances where the Minister of the Environment and Climate Change has the authority to
require further consideration of the transit project, or impose conditions on it. The Minister may require further
consideration or impose conditions if he is of the opinion that:
• the transit project may have a negative impact on a matter of provincial importance that relates to the
natural environment or has cultural heritage value or interest; or,
• the transit project may have a negative impact on a constitutionally protected Aboriginal or treaty right.
Before exercising the authority referred to above, the Minister is required to consider any written objections to
the transit project that he or she may receive within 30 days after the Notice of Completion of the
Environmental Project Report is first published.
If you have discussed your issues with the proponent and you object to the project, you can provide a written
submission to the Minister of the Environment and Climate Change no later than April 25, 2016 to the address
provided below. All submissions must clearly indicate that an objection is being submitted and describe any
negative impacts to matters of provincial importance (natural/cultural environment) or Aboriginal rights.
Attn: Dorothy Moszynski, Project Officer
Environmental Approvals Branch, Ministry of the Environment and Climate Change
135 St. Clair Avenue West, 1st Floor
Toronto ON M4V 1P5
General Inquiry: 416-314-8001
Toll Free: 800-461-6290
Fax: 416-314-8452
E-mail: [email protected]
If not otherwise provided, a copy of the objection will be forwarded to the proponent by the ministry.
For further information on the proposed transit project or if you have any accessibility requirements in order to
participate in this project, please contact the Project Manager, Angela Taylor, at the following coordinates:
Angela Taylor, P.Eng.
Senior Project Engineer
City of Ottawa
110 Laurier Avenue West, 4th Floor
Ottawa, ON K1P 1J1
Tel: 613-580-2424 ext. 15210
Fax: 613-580-2578
Under the Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA), personal information
included in a submission to the City of Ottawa will not be disclosed to any third parties without having obtained
the prior consent of the person to whom the information pertains, except when MFIPPA permits disclosure or
other applicable law requires that the City disclose the personal information.
Direct submissions to the Ministry of the Environment and Climate Change are subject to the Freedom of
Information and Protection of Privacy Act and the Environmental Assessment Act. Unless otherwise stated in
the submission, any personal information such as name, address, telephone number and property location
included in a submission will become part of the public record for this matter and will be released, if requested,
to any person.
Notice first published on March 24, 2016
Ministry of Agriculture,
Food and Rural Affairs
Ministëre de l’Agriculture, de
PAlimentation et des Affaires rurales
Office of the Minister
Bureau du ministre
11th
77 Grenville Street,
Floor
Toronto, Ontario M7A 1B3
Tel: 416-326-3074
Fax: 416-326-3083
77, rue Grenville, lie étage
Toronto (Ontario) M7A 1B3
Tél.: 416-326-3074
Téléc.: 416-326-3083
OntarIo
MAR 232076
Guy Desjardins
Warden
P0 Box 304
59 Court Street
L’Original, Ontario
KOB IKO
Dear Warden Desjar ins:
The Honourable F4deleine Meilleur and I appreciated meeting with you and the United
Counties of Preott and Russell (UCPR) delegation at the recent Ontario Good Roads
Association/Rural Ontario Municipal Association Combined Conference.
Our ministries continue to support the efforts of the UCPR as it investigates options to ensure
the Alfred Campus remains a positive economic asset for the region. We remain open to
receiving and reviewing proposals for the future of the campus from any interested parties.
Deputy Minister Stark has provided Stephane Parisien, CAO of UCPR, with a package of
information regarding the campus. We hope this information will be of benefit to those
developing alternative use proposals for the campus footprint.
As always, we welcome the opportunity to continue our dialogue in anticipation of a positive
outcome.
L.CDi
l1SCOri. )UsaL
priculture, Food and Rural Affairs
nourable Madeleine Meilleur
Deb Stark, Deputy Minister, OMAFRA
Good Things Grow in Ontario
A bonne terre, bons produits
S
Foodland
Ministry Headquarters: 1 Stone Road West, Guelph, Ontario N1G 4Y2
Bureau principal du ministère: 1 Stone Road West, Guelph (Ontario) N1G 4Y2
Avis de portes ouvertes
Projet de cimenterie à L’Orignal, ON
Colacem est un producteur de ciment basé en Italie et exploite des
cimenteries en Europe, dans les Caraïbes, en Afrique du Nord et au Canada.
Colacem propose de construire et d’opérer une cimenterie à L’Orignal, en
Ontario. L’usine utilisera la technologie de production la plus avancée
disponible pour atteindre une consommation d’énergie efficace et
minimiser l’impact sur les écosystèmes environnants. L’usine aura une
capacité de production de 3000 tonnes de clinker par jour, avec une
production annuelle estimée à 1.16 million de tonnes de ciment.
La cimenterie proposée serait située
dans le Canton de Champlain, dans Les
Comtés Unis de Prescott & Russell. Le
site proposé est sur un lot de 56
hectares au nord de la Route de
Comté 17 à environ 5 km à l’ouest de
L’Orignal, adjacent à une carrière déjà
existante détenue et exploitée par
Colacem Canada. La carrière fournira
la matière première nécessaire pour la
production de ciment.
Votre apport est important pour nous. Colacem a le plaisir d'inviter les
membres de la communauté aux portes ouvertes où les représentants
d'entreprise et des consultants seront disponibles pour fournir des
informations et répondre à vos question concernant le projet proposé, le
processus d’approbation, et les études requises pour ce projet.
mardi, 3 mai 2016
6:30 pm – 9:00 pm
École Élémentaire Catholique Saint-Jean-Baptiste
35 rue Longueuil, L’Orignal, ON
Pour de plus d’informations concernant les portes ouvertes,
veuillez contacter:
Mr. Marc Bataille (Directeur Technique, Colacem Canada)
819-242-4312 ext. 275; [email protected]
Notice of Open House
Proposed Cement Plant in L’Orignal, ON
Colacem Canada Inc. (Colacem) is an Italian based cement producer with
operations in Europe, the Caribbean, northern Africa, and Canada. Colacem
is proposing to build and operate a cement plant in L’Orignal, Ontario. The
plant will utilize the most advanced production technology available to
achieve efficient energy consumption and minimize impact on surrounding
ecosystems. The plant will have the capacity to produce 3,000 tonnes of
clinker per day, with an estimated annual production of 1.16 million tonnes
of cement.
The proposed cement plant is located
in the Township of Champlain, within
the United Counties of Prescott and
Russell. The proposed site is on a 56
hectare lot north of County Road 17
approximately 5 km west of L’Orignal,
adjacent to an existing quarry owned
and operated by Colacem. The quarry
will provide raw materials used in the
production of cement.
Your input is important to us. Colacem is pleased to invite interested
members of the community to an open house where company
representatives and consultants will be available to provide information
and answer questions regarding the proposed cement plant, regulatory
approvals processes, and technical studies completed for the Project.
Tuesday, May 3, 2016
6:30 pm – 9:00 pm
Saint-Jean-Baptiste Catholic Elementary School
35 Longueuil St., L’Orignal, ON
For more information about the open house, please contact:
Mr. Marc Bataille (Technical Director, Colacem Canada)
819-242-4312 ext. 275; [email protected]
Le 19 avril 2016
Monsieur Guy Desjardins
Président
Comité unis de Prescott-Russell
59, rue Court
L’Orignal (Ontario) K0B 1K0
Objet : Déjeuner des Maires de Prescott-Russell pour éliminer la violence faite aux femmes - suivi
Monsieur,
Madame Jeanne Charlebois, mairesse de Hawkesbury, de concert avec la Coalition de Prescott-Russell pour
éliminer la violence faite aux femmes a organisé le 1er déjeuner des maires en décembre dernier. Lors des
présentations, une résolution s’adressait particulièrement aux Comtés unis.
•
•
•
Le CUPR organise une rencontre avec les organismes pour identifier des pistes de solutions aux
problèmes de transport;
Le CUPR collabore avec la Coalition à identifier et démarquer trois lieux de vigile d’ici le 6 décembre
2016;
Que le déjeuner des maires devienne une activité annuelle durant les 16 jours d’activisme.
Nous vous remercions d’avoir accepté d’emblée de parrainer le prochain déjeuner des Maires de PrescottRussell contre la violence faite aux femmes à Rockland, durant les 16 jours d’activisme dans ce domaine.
Nous vous invitons à agir sur les deux autres recommandations soit celle sur l’absence de transport en commun
dans Prescott-Russell et celle sur les lieux de vigile.
La Coalition de Prescott-Russell pour éliminer la violence faite aux femmes est prête à travailler avec les
Comtés unis pour rassembler ses membres et faire connaître le lieu et la date d’une première rencontre sur le
transport dans P.-R. Nous savons que CUPR voudra inviter d’autres organismes. Veuillez communiquer avec
Rachel Lamoureux, coordonnatrice de la Coalition au 613-632-9963 ou [email protected].
En attendant une réponse favorable à notre demande de suivi, nous vous prions d’agréer, Monsieur, nos
salutations les plus distinguées.
Rachel Lamoureux
Coordonnatrice
Au nom de la Coalition de Prescott-Russell
pour éliminer la violence faite aux femmes
C.C.
Stéphane P. Parisien, directeur général des CUPR
Comité organisateur du déjeuner des Maires de Prescott-Russell
4.2-1
REPORT
Meeting Date: 2016-02-04
Health System Integration Committee
DATE:
January 22, 2016
REPORT TITLE:
AMBULANCE COMMUNICATIONS AND DISPATCH SERVICES
ADVOCACY
FROM:
Janette Smith, Commissioner of Health Services
RECOMMENDATION
That the Ministry of Health and Long-Term Care be requested to expedite the
improvements related to the ambulance dispatch system by implementing the Medical
Priority Dispatch System, as described in the report of the Commissioner of Health
Services titled “Ambulance Communications and Dispatch Services Advocacy”, across
the Province of Ontario;
And further, that the Mississauga Dispatch Centre, given the call volumes, be given
priority for implementation;
And further, that a copy of the subject report be sent to all designated delivery agents for
land ambulance in Ontario, the boards and CEO’s of the Local Health Integration
Networks, the Community Care Access Centres and hospitals serving Peel, and the
Association of Municipalities of Ontario, and the Association of Paramedics Chiefs, for
endorsement.
REPORT HIGHLIGHTS
 Since 2010, the Region of Peel has taken leadership on Council-endorsed advocacy
directed at the Ministry of Health and Long-Term Care to improve ambulance dispatch.
 Implementing a better dispatch system would allow Peel Regional Paramedic Services
and Greater Toronto Area (GTA) partners to reassess how it allocates resources across
its ambulance fleet, further improving response times for those calls prioritized as lifethreatening, and ensuring patients receive care within a time period that more accurately
reflects their condition.
 The Ministry of Health and Long-Term Care has stated its intention to improve
ambulance dispatch by the year 2018; while this indicates progress, the Region will
continue to advocate that improvements need to be expedited, and that the Mississauga
Dispatch Centre, given the call volumes, should be a priority for implementation.
4.2-2
AMBULANCE COMMUNICATIONS AND DISPATCH SERVICES ADVOCACY
DISCUSSION
1. Background
The Ministry of Health and Long-Term Care is responsible for oversight of land ambulance
in Ontario, sharing land ambulance operating costs on a 50:50 basis with municipalities. The
Ministry of Health and Long-Term Care also funds all 22 ambulance dispatch centres in
Ontario and directly operates approximately half of these dispatch centres, with four
operated by municipalities. The provincially-operated Mississauga Central Ambulance
Communication Centre (dispatch centre) deploys and coordinates ambulances operated by
Peel Regional Paramedic Services and some neighbouring ambulance services. An
overview of oversight and funding of paramedic services is provided in Appendix I.
The Ministry of Health and Long-Term Care’s ‘Action Plan for Health Care’ that was
released in 2012, and updated in 2015, set out the Ministry of Health and Long-Term Care’s
priorities for the health system, including implementing reforms to improve patient care, in
part by ensuring patients receive the ‘right care, at the right time, in the right place’.
However, the Action Plans did not specify details for paramedic services, a contributor to the
health system.
2. Findings
Pressures from population growth and a growing seniors population in Peel are increasing
ambulance call volume by 4.7% annually, from a current 103,771 calls (2014) to an
estimated 227,000 calls by 2031. Similar demands are being made on other parts of the
health system, such as increases in hospital emergency department visits and growing
demand for home and community care.
As reported to Council in 2010, in a report entitled “Greater Toronto Areas Ambulance
Communication and Dispatch Services Review” the provincially-operated Mississauga
dispatch centre uses technology that does not accurately prioritize ambulance calls. This
continues to be true today as this dispatch centre, in 2014, dispatched 72 per cent of all
calls as life-threatening (requiring lights and sirens response) while upon patient
assessment, paramedics only transported about 20 per cent of these responses on a lifethreatening basis to hospital as reported in the Paramedic Services 2014 Annual
Performance Report. This is a problem, as continued over-prioritizing of emergency calls
places increased demands on the system by assigning more ambulances to life-threatening
emergency response than what is necessary. This can leave fewer or no ambulances to
respond to new calls that are truly urgent. This issue has been identified in several external
reports and has been reported to Regional Council over the past five years.
a) Review of Ambulance Dispatch
By way of history, the Region of Peel along with the Regions of Durham, Halton, and
York, and the County of Simcoe commissioned a review of ambulance dispatch centres
serving their municipalities. The Pomax review and findings (2009) were reported to, and
endorsed by Regional Council on September 9, 2010 in the report titled “Greater Toronto
Area Ambulance Communication and Dispatch Services Review”. The Pomax report
recommendations to improve ambulance dispatch included:

Adopting patient triaging technology that more appropriately and accurately
triages ambulance calls; and
-2-
4.2-3

Adopting communications and dispatch systems to provide real-time business
intelligence about the location and call status of ambulances so that ambulance
resources can be allocated more efficiently.
Additionally, in 2013 the Auditor General recommended that the province assess the
effectiveness of the two communications dispatch protocols in use in Ontario, and adjust
protocols to reduce over-prioritization of patients. Most recently, research directed by the
Ministry of Health and Long-Term Care, completed by the Sunnybrook Centre for PreHospital Medicine, and reported in the 2015 Auditor General’s report, concluded that the
Medical Priority Dispatch System is the more accurate dispatch system. In dispatch
centres where Medical Priority Dispatch System is used, approximately 40 per cent of
calls are triaged as life-threatening (as opposed to 72 per cent in Peel). The Medical
Priority Dispatch System is already used in dispatch centres operated by the City of
Toronto and Niagara Region, and has enabled ambulance dispatch centres to build in
options, such as diverting low-acuity 9-1-1 calls to Telehealth Ontario. The Mississauga
dispatch centre operated by the province does not use Medical Priority Dispatch System.
Implementing Medical Priority Dispatch System in the Mississauga dispatch centre
would allow Peel Regional Paramedic Services to reassess how it allocates resources
across its ambulance fleet, further improving response times for those calls prioritized as
life-threatening, and ensuring patients receive care within a time period that more
accurately reflects their condition. Confirmation that Medical Priority Dispatch System is
a more accurate system is promising. However, as reported in the Auditor General’s
report, the Ministry of Health and Long-Term Care reports that implementation of
improvements will take up to three years to complete.
b) Regional Advocacy
In 2010, after endorsement of the Pomax recommendations, Regional Council directed
the Regional Chair and senior staff to work with the province and GTA Regional Chairs
and Warden to ensure the findings from the Pomax report were included in the provincial
government’s agenda. Since then, the Region and its GTA partners have been active in
engaging the Ministry of Health and Long-Term Care on the dispatch issue. Since 2010,
the Region of Peel has led these advocacy efforts by engaging senior Ministry staff and
the Minister of Health in meetings and briefings to outline the need for dispatch reform.
As a result of this advocacy, a Dispatch Working Group was formed by the Ministry of
Health and Long-Term Care in 2014, whose membership included the Chief and Director
of Peel Regional Paramedic Services. In 2015, the Dispatch Working Group provided a
confidential report to the Ministry of Health and Long-Term Care which included
recommendations to improve the dispatching of ambulance services and the
prioritization of emergency calls.
In a letter to the Region, received in the Fall of 2015, Health Minister Hoskins indicated
his Ministry’s commitment to improve ambulance services. With respect to dispatch
reform, he notes that any changes must be evidence-based and contribute to improving
patient outcomes, financial sustainability and government priorities. However, as noted
above, according to the Auditor General, the Ministry has indicated that it will take until
late 2018 to plan and complete improvements and there has been no response to the
Dispatch Working Group’s recommendations.
-3-
4.2-4
CONCLUSION
It is encouraging that the Ministry of Health and Long-Term Care has stated its intention to
improve ambulance dispatch. While this indicates progress, the Region will continue to
advocate that improvements need to be expedited and that the Mississauga Dispatch Centre,
given the call volumes, should be a priority for implementation.
Improvements to ambulance dispatch will see better patient outcomes, and contribute to
solutions which will help to enhance the overall health system, including hospital emergency
department wait times and paramedic demands. This would ultimately provide the ‘right care, at
the right time, in the right place’ thereby helping to fulfill the overall objectives of the Ministry’s
discussion paper, “Patients First: A Proposal to Strengthen Patient-Centred Health Care in
Ontario.”
Janette Smith, Commissioner of Health Services
Approved for Submission:
D. Szwarc, Chief Administrative Officer
APPENDICES
1. Appendix I – Oversight and Funding of Paramedic Services in Peel Region: A Region of
Peel Perspective
For further information regarding this report, please contact Dawn Langtry, Strategic Policy,
Planning and Initiatives Ext. 4138.
-4-
4.2-5
Appendix I
1
TOWNSHIP OF /
MUNICIPALITÉ DE
RUSSELL
RESOLUTION/RÉSOLUTION
Date:
April 4 avril 2016
Item(s) no.: 14 (a)
Resolution no.: 2016-004
Subject/Objet: Notice of Motion, Councillor Brisson, March 21 – Request to UCPR to study
options for a safer crossing
Avis de motion, conseiller Brisson, 21 mars - demande au CUPR d’étudier des
options pour un passage plus sécuritaire
Moved by/ Proposé par :
Seconded by/ Appuyé par:
Councillor/conseiller André Brisson
Councillor/conseillère Cindy Saucier
Whereas there are many young pedestrians Attendu qu’il y a beaucoup de jeunes piétons
crossing on Notre Dame and Castor; now qui traversent sur Notre Dame et Castor; il est
therefore be it
résolu
RESOLVED that the United Counties of Prescott
and Russell (UCPR) study options for safer
crossings along Notre Dame Street and Castor
Street by paying special attention to the
intersection of Blais Street in Embrun, the Russell
Pool crossing and the bike path crossing on
Castor Street.
MOTION APPROVED AS AMENDED
I, Joanne Camiré Laflamme, Clerk of the
Corporation of the Township of Russell, do hereby
certify that the above is a true copy of the
resolution which was adopted by the Council of the
Corporation of the Township of Russell on the 4th
day of April, 2016.
QUE les Comtés unis de Prescott-Russell
(CUPR) étudie les options pour des passages
plus sécuritaires le long de la rue Notre Dame
et la rue Castor en accordant une attention
particulière à l’intersection de la rue Blais à
Embrun, le passage de la piscine de Russell et
le passage de la piste cyclable sur la rue
Castor.
MOTION ADOPTÉE DANS SA FORME
MODIFIÉE
Je, Joanne Camiré Laflamme, greffière de la
corporation de canton de Russell, certifie que
la présente est une copie conforme de la
résolution qui a été adoptée par le conseil de
la municipalité de Russell le 4 avril 2016.
_____________________________________
Joanne Camiré Laflamme
Clerk / greffière
Hôtel de ville | Municipal Offices 717, rue Notre-Dame Street, Embrun, ON K0A 1W1
T: 613 443-3066 | F: 613 443-1042 | www.russell.ca
Township of Georgian Bay
April 7, 2016
Honourable Marc Garneau
Minister of Transport
House of Commons
OTTAWA ON
K1A 0A6
Mr. Minister:
Re:
Enforcement of “No Wake” Zones
Please be advised that the Council of the Corporation of the Township of
Georgian Bay, on March 14, 2016, adopted the attached resolution requesting
the implementation of legislation that would provide authorities with the ability
to enforce a “No Wake” restriction in Ontario’s navigable waters.
Yours truly,
Jessica Gunby, Dipl.M.A, ACST
Acting Clerk
[email protected]
:lsl
cc:
- Tony Clement, M.P.
Parry Sound – Muskoka
44A King William Street (Main Office)
Huntsville, Ontario
P1H 1G3 (hand delivered)
- All municipalities in Ontario
X:\Clerk\C04 Council Correspondence\2016\160314\No wake resolution.docx
99 Lone Pine Road, Port Severn, Ontario L0K 1S0
1-800-567-0187 www.gbtownship.ca
Page 1 of 2
CORPORATION OF THE TOWNSHIP OF GEORGIAN BAY
MOTION C-83-2016
Adopted by Council on Monday, March 14, 2016
_____________________________________
WHEREAS the Office of Boating Safety, which administers the Vessel
Operation Restriction Regulations (VORRS) pursuant to the Canada
Shipping Act, 2001, has advised that the issue of “No Wake” is currently
addressed by limiting the speed or power of a vessel;
AND WHEREAS the Office of Boating Safety has advised that “No Wake”
is not a restriction found in the Canada Shipping Act, 2001, or its
regulations, and therefore is not an enforceable restriction;
AND WHEREAS a boat’s wake can do a great deal of damage, including
• the erosion of shorelines
• the swamping of nests of loons and other waterfowls
• the damaging of docks and vessels moored at docks and at marina
gas pumps
• the danger to swimmers
• the interference with safe navigation
• the disruption of wetland habitat
• the upsetting of canoes and small boats, especially in narrow
channels
BE IT RESOLVED that the Township of Georgian Bay requests the
Honourable Marc Garneau, Minister of Transport, to address this
dangerous and harmful situation, by implementing legislation that would
provide authorities with the ability to enforce a “No Wake” restriction in
Ontario’s navigable waters;
AND THAT a copy of this resolution be forwarded to all municipalities in
Ontario with a request for endorsement;
AND THAT a copy of this resolution be forwarded to the Honourable
Tony Clement, M.P., Parry Sound – Muskoka.
99 Lone Pine Road, Port Severn, Ontario L0K 1S0
1-800-567-0187 www.gbtownship.ca
Page 2 of 2
THE CORPORATION OF THE TOWNSHIP OF TAY
450 Park St.
P.O. Box 100
Victoria Harbour, ON L0K 2AO
Telephone (705) 534-7248
Facsimile (705) 534-4493
www.tay.ca
March 31, 2016
The Hon. Kathleen Wynne
Premier of Ontario
Legislative Building, Queen’s Park
Toronto, ON M7A 1A1
Dear Premier Wynne,
RE:
Insurance Costs
At its meeting of March 9, 2016, the Council of the Township of Tay reviewed
correspondence from Township of Oro-Medonte regarding escalating municipal insurance
premiums and liability claims.
Following discussion, the County of the Township of Tay passed the following motion at
their March 23, 2016 Council meeting:
Whereas municipal insurance premiums and liability claims have increased
significantly over the years;
And whereas the Township of Tay’s liability insurance premiums have
increased more than $168,733 since 2006, being an increase of 234%;
And whereas the joint and several liability provision frequently allocates
risk to municipal governments who are usually considered to be the
“deepest pockets” in a dispute. If the defendant has become insolvent, the
joint and several liability provision means that the plaintiff may recover all
of their costs from the municipal government;
And whereas municipalities have petitioned the province to address joint
and several liability reform, which is a primary contributor to rising
premiums;
And whereas municipalities cannot afford to wait any longer for insurance
reform policies;
Now therefore be it resolved that the Council of The Corporation of the
Cont’d…
-2Township of Tay appeals to the provincial government to protect taxpayers
from high property taxes by implementing a comprehensive, long-term
solution insurance reforms, including joint and several liability, for
municipalities, addressing the alarming rise in insurance premiums due to
rising litigation and claim costs;
And that this resolution be circulated, under the Mayor’s signature, to
Kathleen Wynne, Premier of Ontario, Minister McMeekin, Minister of
Municipal Affairs and Housing, Patrick Brown, MPP Simcoe North, the
County of Simcoe, the Cities of Barrie and Orillia, Simcoe County
Municipalities, and all other Ontario Municipalities, and AMO for their
support.
Carried.
Sincerely,
Mayor Scott Warnock
DISCLAIMER
This material is provided under contract as a paid service by the originating organization and does not necessarily reflect
the view or positions of the Association of Municipalities of Ontario (AMO), its subsidiary companies, officers, directors or
agents.
Ontatio
LEGISLATIVE
ASSEMELY
Laurie Scoff, MPP
Haliburton-Kawartha Lakes-Brook
Queen’s Park Office:
Rm, 434, Main Legislative Bldg.
Queens Park
Toronto, Ontario M7A lAB
Tel. (416) 325-2771
Fax (416) 325-2904
Constituency Office:
14 Lindsay St., North
Lindsay, Ontario K9V 1T4
f} (705) 324-6654
1-800-424-2490
Fax (705) 324-6938
E-mail: laurie.scottco@pcolaorg
April 7, 2016
Warden Riert-Kirby
United Counties of Piescott and Russell
59 Couit St, Box 304
LOrignal, ON KOB 1KO
Dear Warden
I write to you today to ask you to support my efforts as MPP and PC Critic for Women’s Issues,
to call on the provincial government to take immediate steps to combat human trafficking in
Ontario and to raise public awareness of this horrid crime.
Human trafficking is a heinous crime that has been referred to as nothing short of modern day
slavery. It is one of the fastest growing crimes, and starts and stays in Canada over 90 percent
of victims are Canadian-born. Worse, Ontario is a major hub for human trafficking in Canada, as
the proximity to cities along the Highway 401 corridor provides an accessible thoroughfare for
traffickers, and the ability to keep victims isolated. Victims are lured over the internet, meaning
that this crime is in our neighbourhoods, our communities and our towns.
—
Victims predominantly girls averaging the age of 14, and shockingly as young as 11 are lured
into a nightmare that they can almost never escape on their own. Traffickers recruit, transport,
harbour and control the girl next door for sexual exploitation or forced labour.
—
—
On February 1$, 2016, the Legislative Assembly of Ontario unanimously supported Bill 15$ on
Second Reading, which aims to take immediate steps against human trafficking in Ontario.
The bill provides as follows:
e
e
Declare February 22’’ as Human Trafficking Awareness Day in Ontario;
Allow for an application to be brought by a parent of a trafficking victim under the age of
1$, a trafficking victim aged 1$ or over or an authorized agent such as Covenant House to
obtain a protection order from a judge to prohibit the trafficker from contacting or
approaching the victim. Such an order would remain in place for a minimum of three
years;
1
{
P
a aa
•
•
Create a tort or civil action of human trafficking, allowing victims to sue their traffickers
for damages and an accounting of profits; and
.mend the definition of sex of fendet undei Clv isrophei s Lmi (Sex Offendei Regis/i 1)
2000 to include criminal offences for trafficking of victims under the age of 18 years.
In May of last year, I also received unanimous support for a motion asking the Government of
Ontario to immediately create a provincial task force to combat human trafficking in Ontario.
The task force would have a similar structure and funding model to the Guns and Gangs Task
Force. A multi-jurisdictional task force made up of specially-trained police officers, Crown
prosecutors, judges, and frontline workers would coordinate information sharing, and
collaboratively work to apprehend criminals and rescue victims. Training and education would
also have to be specialized not only for law enforcement and the justice system. but for victims”
services, health care workers, schools and businesses.
The task force was endorsed by the Select Committee on Sexual Violence and Harassment,
which I had the honour of co-chairing.
The two recommendations are as follows:
57. The Ontario government provide resources for the development of a coordinated
approach to help victims of human trafficking, allowing providers of support services and
the criminal justice system to share information and work collaboratively.
58. The Ontario government develop a multi-ministerial, province-wide strategy on
human trafficking.
Ontario is far behind other provinces when it comes to combatting human trafficking and taking
significant action. For instance, in Manitoba, they have enacted legislation as far back as 2012,
which has seen multiple victims rescued and traffickers put behind bars for breaching protection
orders.
I ask that you and your council members consider putting forward a resolution to support the
following attached draft resolution.
I look forward to your support.
Sincerely,
Laurie Scott, MPP
Haliburton-Kawartha Lakes-Brock
2
I
Municipal Resolution on Anti-Human Trafficking Task Force
and Bill 158, Saving the Girt Next Door Act, 2016
WHEREAS human trafficking is a heinous crime that has been referred to as modern day
slavery; and
WHEREAS traffickers recruit, transport, harbour and control the girl next door for sexual
exploitation or forced labour; and
WHEREAS it is one of the fastest growing crimes that starts and stays in Canada, targeting
victims
90 percent of which are Canadian-born and predominantly female, averaging the age of
14; and
WHEREAS Ontario is a major hub of human trafficking in Canada, and victims are lured,
manipulated and coerced, often over the internet from every part of Ontario; and
WHEREAS human trafficking is in our neighbourhoods and our communities:
THEREFORE BE IT resolved that the Council of (name of municipality) support Bill 158,
Sai;ing the Girl Next Door Act, 2016, support MPP Laurie Scott’s motion for a multi
jurisdictional and coordinated task force of law enforcement agencies, Crown prosecutors,
judges, victims’ services and frontline agencies; and
That a copy of this resolution be forwarded to all Members of Provincial Parliament and
municipalities.
PRESCOTT-RUSSELL
RAPPORT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL /
REPORT OF THE CHIEF ADMINISTRATIVE OFFICER
Mise en œuvre de la Loi de 2014 sur la responsabilisation et la transparence du
secteur public et des députés (Projet de loi 8) /
Public Sector and MPP Accountability and Transparency Act, 2014
Implementation (Bill 8)
RAPPORT / REPORT NO.: DG-003/2016
DATE: 27 avril / April 27, 2016
APPROUVÉ / APPROVED:
Stéphane P. Parisien
Directeur général / Chief Administrative Officer
NOTRE VISION / OUR VISION
Prescott et Russell continuera d’être une communauté unie par ses traditions et ses cultures,
en marche vers la prospérité de tous ses citoyens.
Prescott and Russell will continue to be a community united by its traditions and cultures,
working towards prosperity of all its citizens.
SUJET
Mise en œuvre de la Loi de 2014 sur la
responsabilisation et la transparence du
secteur public et des députés (Projet de loi 8)
SUBJECT
Public Sector and MPP Accountability and
Transparency Act, 2014 Implementation (Bill
8)
PRÉAMBULE
Ce rapport d'information donne un aperçu des
incidences de la Loi de 2014 sur la
responsabilisation et la transparence du
secteur public et des députés (Projet de loi 8)
et le travail entrepris par le personnel pour
appuyer ces mesures législatives.
PREAMBLE
This Information Report outlines the
implications of the Public Sector and MPP
Accountability and Transparency Act, 2014
("Bill 8") and actions staff have been
undertaking to support the introduction of this
legislation.
BUT
Ce projet de loi a amendé plusieurs textes
législatifs, y compris la Loi sur les municipalités,
la Loi sur l’accès à l’information et la protection
de la vie privée (LAIMPVP) et la Loi sur
l’Ombudsman. Le projet de loi 8 vise à renforcer
la responsabilité politique et rendre le
gouvernement
plus
transparent.
Deux
changements majeurs qui affectent les
municipalités sont identifiés dans ce rapport.
PURPOSE
The legislation amended several existing
statutes, including the Municipal Act, the
Municipal Freedom of Information and
Protection of Privacy Act (MFIPPA) and the
Ombudsman Act. The intent of the Bill is to
strengthen political accountability and make
government more transparent. Two major
changes that are relevant to municipalities are
set out in the report.
IMPACT
IMPACT
L’adoption de ce rapport n’entraîne aucune There is no financial impact associated with
répercussion financière.
approving this report.
RAPPORT
Tenue et conservation des documents
Le projet de loi 8 modifie la LAIMPVP et exige
que la personne responsable d’une institution
prenne des mesures raisonnables pour
préserver les documents conformément aux
règles et politiques de tenue des documents
applicables.
REPORT
Preservation and retention of records
Bill 8 amends MFIPPA to require that the head
of the institution take reasonable measures to
ensure records are preserved in accordance
with records retention requirements, rules or
policies.
Les modifications législatives s’appliquent au
cycle de vie des documents, y compris
lorsqu’ils
sont
élaborés,
documentés,
conservés, détruits et archivés.
The legislative amendments apply to all stages
of the information life cycle including when
records are developed, maintained, retained,
destroyed or archived.
De plus, le projet de loi 8 interdit à quiconque In addition, Bill 8 establishes an offence should
de modifier, cacher ou détruire un document, the municipality alter, conceal or destroy a
1
Bureau du directeur général / Office of the Chief Administrative Officer
ou amener une autre personne à le faire, dans
l’intention d’entraver le droit d’accès prévu par
la LAIMPVP au document ou aux
renseignements qui y figurent.
record, or cause any other person to do so with
the intention of denying a right under MFIPPA
to access the record or the information
contained in the record.
Toute personne qui modifie, cache ou détruit
un document dans l’intention d’empêcher une
autre personne d’y accéder est coupable d’une
infraction et s’expose à une amende pouvant
atteindre 5 000 $.
The amendments make it an offence for an
individual to alter, conceal or destroy a record
with the intention of denying someone a right
to access a record. The penalty on conviction
is a fine of up to $5,000. An individual who
Pouvoirs de l’Ombudsman
Depuis le 1er janvier 2016, le projet de loi élargit
le champ de compétence de l’Ombudsman
provincial pour inclure les municipalités, les
conseils municipaux et leurs agences. Cette
compétence de l'Ombudsman de l’Ontario
existe par défaut, sauf si une municipalité
nomme son propre enquêteur. Toutefois, le
rôle et les responsabilités de l’Ombudsman de
l’Ontario
sont
nettement
élargis
et
comprennent maintenant un mandat large pour
étudier toute décision, recommandation, action
ou omission dans le cadre de l’administration
d’un organisme du secteur public.
Ombudsman’s Powers
Effective January 1, 2016 Bill 8 expands the
jurisdiction of the Provincial Ombudsman to
include municipalities, municipal boards and
their agencies. The Ontario Ombudsman's
jurisdiction exists by default, unless a
municipality appoints its own investigator.
However, the role and responsibility of the
Ontario Ombudsman has been significantly
expanded with a broad mandate to investigate
any decision, recommendation, act or
omission in the course of the administration of
a public sector body.
En juin 2015, le Conseil a été informé que
l’Eastern Ontario Wardens’ Caucus (EOWC)
vérifierait la possibilité de nommer un enquêteur
régional pour desservir les municipalités au sein
de l’EOWC. Bien que le Conseil ait appuyé cette
initiative, aucune décision n’a été prise par
l’EOWC. Nous aviserons le Conseil de tout
nouveau développement dans cette affaire.
In June 2015, Council was made aware that
the Eastern Ontario Wardens’ Caucus (EOWC)
would consider a proposal to appoint a regional
investigator to serve the municipalities within the
EOWC. Although Council approved this
initiative, no decision has yet been made by the
EOWC. We will report any further development
in this matter.
Mesures pour appuyer le projet de loi 8
Les CUPR ont déjà des règles et des
procédures en place pour la gestion et la
conservation des documents. Toutefois, nous
sommes présentement à revoir et examiner
nos politiques de tenue et de conservation des
documents ainsi que nos procédures.
Measures to Support Bill 8
The UCPR already have rules and procedures
in place to address record management and
retention. However, we are presently
reviewing and updating all relevant policies,
procedures and records retention schedules
relating to preserving records.
Il faut également s’assurer que les employés We shall also ensure that staff members are
sont conscients de la nécessité de préserver aware of the need to preserve records and that
les documents et qu’il est interdit de détruire un staff should also be made aware of the
2
document lorsqu’une demande d’accès à
l’information est reçue concernant ce
document. Les formations et les documents
d’intégration des nouveaux employés seront
mis à jour pour refléter ces changements.
prohibition on destroying records if a freedom
of information request is received for the
record. Training and onboarding material for
new staff should also be updated in
accordance with these changes.
Nous réviserons notre politique portant sur la
gestion des dossiers pour refléter les
modifications aux lois et les conséquences de
modifier ou détruire un document dans
l’intention d’entraver le droit d’accès.
Furthermore, our Record Management Policy
will be revised to provide additional information
on the amended legislation and the
consequences of altering or destroying a
record with the intention of denying someone
a right to access the record.
Finalement, nous étudierons la nécessité de Finally, we will also review the necessity of
d’élaborer une procédure de gestion des developing
a
complaint
management
plaintes.
procedure.
DOCUMENTS À L’APPUI
SUPPORTING DOCUMENTS
1) Fiche
d’information
concernant
la
1) Information Sheet on recordkeeping
modification des dispositions de la
amendments to MFIPPA
LAIMPVP sur la tenue de documents
2) Ombudsman Brochure: Complaints
2) Brochure de l’Ombudsman : Plaintes à
about municipalities
propos des municipalités
RECOMMANDATION
RECOMMENDATION
Ce rapport est présenté au Conseil à titre This report is presented to Council for
d’information.
information purposes.
3
Ministëre des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs
Divisionde Pinformabon, de Ia protection de Ia vie privée et des Archives pubhques
Modflcafion des dsposWons
de a LMPVP et de a LMMPVP
sur Ia tenue de documents
Ache dinformation
La Loi de 2014 sur Ia
responsabilisation et Ia
transparence du secteur public
et des députés est venue
modifier Ia Loi sur l’accës a
l’information et Ia protection
de Ia vie privée (LAIPVP) et Ia
Loi sur I’accës a l’information
municipale et Ia protection de
Ia vie privée (LAIMPVP). Les
modifications a Ia LAIPVP/
LAIMPVP portant sur Ia tenue
des dossiers sont présentées
I’annexe 6 de Ia Loi.
Vous pouvez consulter l’annexe
5 en suivant le lien suivant (Loi
de 2014 sur Ia responsabilisation
et Ia transparence du secteur
public et des députés)
Mon organisme esNi couvert par ces
modficatons?
Les modifications s’appliquent aux établissements
assujettis a Ia LAIPVP et a Ia LAIMPVR Cela comprend,
sans s’y limiter, tous les ministëres provinciaux, les
höpitaux, les colleges, les universités, les conseils
scolaires, les municipalités et les commissions des
services policiers.
Quelles sont les responsabilités de mon
organisme en vertu de ces modifications?
La personne responsable de chaque organisme assujetti
a Ia LAIPVP et a Ia LAIMPVP dolt veiller a ce que des
mesures soient en place pour preserver les documents
presents au sein de leur institution conformément aux
lois, aux regles et aux politiques applicables.
Les regles de tenue et de conservation des documents
d’une institution peuvent ëtre établies dans une loi, une
politique ou un reglement.
.
Ontario,ca/Archives
t- Ontario
Division de I’information, de Ia protection de Ia vie privée et des Archives publiques
Qu’est-ce que cela signifie pour mol?
Cela signifie que:
Si vous ëtes Ia personne responsable d’un organisme assujefti a Ia LAIPVP ou a Ia
LAIMPVP, vous devez vous assurer que des mesures raison nables de preservation des
documents dont votre organisme a Ia garde ou le contrôle sont élaborées, documentées et
appliquees, conformément aux règles de tenue des documents applicables.
Les deux lois contiennent de nouvelles dispositions qui précisent que nul ne doit modifier,
cachet ou détruire un document, ou amener une autre personne a le faire, dans I’intention
d’entraver le droit d’accës prevu par Ia LAIPVP/LAIMPVP au document ou aux renseignements qui
y fig urent.
Toute contravention a ces dispositions constitue une infraction passible, sur declaration de
culpabilité, d’une amende maximale 5 000 $.
Toutes les institutions doivent s’assurer que leurs employés sont conscients de Ia nécessité
de preserver les documents conformément aux regles de preservation et de conservation des
documents de l’organisme.
Ii faut egalement aviser les employés, par écrit, qu’il est interdit de détruire un document
Iorsqu’une demande d’accës a l’information est recue concernant ce document.
Pour plus de renseignements, consultez le coordonnateur de Ia LAIPVP/LAIMPVP de votre
organisme ou le personnel chargé de Ia tenue de documents.
Foire aux questions
Q. Qu’est-ce que Ia Lol de 2014 sur Ia responsabilisation et Ia transparence du secteur
public et des députés?
R. La Loi de 2014 sur Ia responsabilisation et Ia transparence du secteur public et des députés
modifle plusleurs lois existantes, y compris Ia Loi sur l’accës a l’information et Ia protection
de Ia vie privée (LAIPVP) et Ia Loi sur l’accës a l’information municipale et Ia protection de
Ia vie privée (LAIMPVP). Les modifications a Ia LAIPVP et a Ia LAIMPVP sont présentées a
I’annexe 6.
Q. Pourquoi ces modifications ont-elies été apportées a Ia LAIPVP et a Ia LAIMPVP?
R. Les modifications a Ia LAIPVP et a Ia LAIMPVP découlent des modifications législatives
recommandées pat le Commissaire a I’information et a Ia protection de Ia vie privée
(CIPVP) dans son rapport intitulé Deleting Accountability: Record Management Practices of
Political Staff A Special Investigation Report (en anglais seulement). Par ces modifications,
le gouvernement démontre son engagement envers Ia transparence et l’ouverture
gouvernementale.
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-2-
17 Ontario
Division de l’information, de Ia protection de Ia vie privée et des Archives publiques
Q. QueNes sont les modifications exactes a Ia LAIPVP et a Ia LAIMPVP?
R. La LAIPVP et Ia LAIMPVP ont été modifiées par I’ajout de l’article 10.1 a Ia LAIPVP et de
I’article 4.1 a Ia LAIMPVP. Les deux articles sont identiques et se lisent ainsi:
La personne responsable d’une institution veille a ce que des mesures raisonnables
concernant les documents dont I’institution a Ia garde ou le contröle soient élaborées,
documentées et appliquées pour preserver les documents conformément aux
exigences, aux regles ou aux politiques en matiëre de tenue et de conservation de
documents, établies par vole legislative ou autre, qui s’appliquent a I’institution.
De plus, une nouvelle infraction relative a ces modifications a ëté ajoutee a Ia LAIPVP et
La disposition sur les infractions du paragraphe 61(1) de Ia LAIPVP et du
paragraphe 48(1) de Ia LAIMPM ont egalement été modifies en consequence.
a Ia LAIMPVP.
Le paragraphe 61(1) est modiflé par I’adjonction de Ia disposition suivante interdisant a
quiconque de détruire un document:
Nul ne dolt
.
ci) modifier, cachet ou déttuite un document, ou amenet une autre personne a le faire,
dans l’intention d’enttavet le dtoit d’accës prévu pat Ia présente Ioi au document ou aux
renseignements qul y figutent;
Quiconque contrevient a cette interdiction est coupable d’une infraction et est passible
d’une amende maximale de 5 000 $.
Le paragraphe 61(3) de Ia LAIPVP precise que le consentement du ptocureur general
dolt ëtre obtenu avant d’intenter des poursuites en application de cettaines dispositions
du paragraphe 61(1). En vertu de cette modification, le nouvel alinéa (c.1) ci-dessus a ete
ajoute au paragraphe 61(3).
Le patagraphe 61(4) de Ia LAIMPVP est egalement modifie pout y ajoutet des dispositions
relatives aux poutsuites pour cette infraction.
Q. Plus simplement, que signifient ces modifications?
A. Ces modifications:
• Obligent les institutions assujetties a Ia LAIPVP et a Ia LAIMPVP a s’assuret que des
mesures sont elaborees, documentées et appliquees pout preserver les documents de
l’institution, conformement aux regles en vigueur. Les regIes s’appliquant aux institutions
peuvent ëtre établies dans une politique, une loi ou un rëglement.
•
Une personne qui modifie, cache ou dettuit un document dans l’intention d’empêcher
une autre petsonne d’y acceder est coupabie d’une infraction et s’expose a une amende
pouvant atteindre 5 000 $.
Ontario.ca/Archives
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t-
Ontario
Q. D’autres parties de Ia LAIPVP ont-elles été modifiées par Ia Lol de 2014 sur Ia
responsabilisation et Ia transparence du secteur public et des députés?
R. Oui. Un autte changement mineur a été apporté aux definitions de cc chef d’un parti de
l’opposition >> et de cc dépense sujette a examen du paragraphe 1.1(3) de Ia LAIPVP.
Q. Un changementsimilaire a-t-il été apporté au paragraphe 1.1 (3) de Ia LAIMPVP?
R. Non.
Q. Quand ces modifications entreront-eNes en vigueur?
R. Le let janvier 2016.
Q. Quels organismes seront touches par ces modifications et ces changements?
R. Tous les organismes assujettis a Ia LAIPVP et a Ia LAIMPVP.
Q. Que doivent faire les institutions pour se conformer aux modifications proposées?
R. II pourrait étre utile de revoir et de mettre a jour les politiques et procedures relatives a Ia
preservation des documents ainsi que les calendriers de conservation des documents de
votre organisation. Les formations et les documents d’integration des nouveaux employés
devront egalement être mis a jour pour refléter ces changements.
Q. Comment cela influera-t-ll sur les operations quotidiennes des unites de travail
visées par ces modifications?
R. Les modifications proposees réafflrment l’importance des pratiques existantes des
institutions assujetties a Ia LAIPVP et a Ia LAIMPVP, qui preservent déjà les documents
faisant l’objet de demandes d’accës a I’information plutöt que de les détruire.
Une formation sur Ia preservation des documents aiderait les employés a assumer Ieurs
responsabilités en matiëre de tenue de documents. Voir l’annexe A Liste de verification
sur Ia conservation de documents, pour plus de renseignements.
—
Q. Que signifie réellement Ia creation de cefte nouvelle infraction?
R. Les dispositions sur Ia nouvelle infraction envoient un signal clair sur Ia facon dont les
institutions assujetties a Ia loi doivent gérer leurs documents et sur les consequences d’une
destruction non autorisée des documents dans le but d’éviter les demandes d’accës a
l’information.
L’infraction proposée est conforme aux dispositions sur les infractions similaires dans
d’autres provinces canadiennes, y compris Ia Loi sur l’accës a I’information fédérale.
Ontario.ca/Archives
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-
P Ontario
Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs
Q. Comment le délai de prescription (deux ans aprës Ia découverte de l’infraction) prévu
dans Ia disposition sur l’infraction a-t-iI été déterminé?
R. Le délai de prescription standard pour Ia plupart des infractions dans Ia legislation
provinciale est de six mois et est établi dans Ia Loi sur les infractions provinciales.
Un délai de prescription plus long pour Ia nouvelle infraction sur Ia destruction des
documents dans Ia LAIPVP et Ia LAIMPVP a été établi parce qu’il a été convenu qu’une
telle infraction risque de ne pas ëtre découverte en six mois.
Le délai de prescription de deux ans est egalement conforme au délai fixé par Ies autres
provinces canadiennes qui ont une telle disposition dans leur legislation sur l’accës a
l’information.
Q. Qul un particulier ou un organisme dolt-il alerter s’iI soupçonne qu’une destruction
inappropriée de documents &est produite?
R. En vertu de cette loi, toute poursuite pour une telle infraction nécessite le consentement
du procureur general. Les renseignements et les preoccupations relatives a Ia commission
d’une telle infraction doivent donc ëtre transmis au ministëre de Ia Procureure generale.
Q. Quel est le role du CIPVP en ce qul concerne ces nouvelles modifications?
R. Le CIPVP est chargé de superviser I’application de Ia LAIPVP et de sa contrepartie
municipale, Ia LAIMPVP. Lorsqu’il y a des preoccupations relatives au respect de ces
modifications, le CIPVP peut examiner Ia question et prendre les mesures qui s’imposent.
Q. J’ai d’autres questions. A qul puis-je m’adresser pour en savoir plus?
R. La Division de l’information, de Ia protection de Ia vie privée et des Archives publiques du
ministëre des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs peut donner
des conseils et répondre aux questions sur les modifications. Communiquez avec nous a
l’adresse [email protected] ou par téléphone au 416-212-7061.
Q. Y a-t-il des outils qui permettent de determiner si Ies institutions sont preparees
mettre en uvre les modifications a Ia LAIPVP et a Ia LAIMPVP?
R. Consultez l’annexe A Liste de verification sur Ia tenue de documents pour plus de
renseignements.
a
—
Q. Qu’entend-on par < veiller a ce que des mesures soient élaborées, documentées et
appliquees pour preserver les documents conformément aux politiques de tenue ou
de conservation des documents?>)
R. L’on recommande que les institutions revoient ou examinent leurs politiques de tenue et de
conservation des documents et déterminent si les processus ou les mesures mis en place
sont suffisants pour assurer le respect des nouvelles rëgles. L’institution doit mettre a jour
ou documenter ces processus, si ce n’est pas déjà fait. Les processus doivent egalement
ëtre communiqués aux employés afin que tous comprennent comment Ies documents de
I’institution sont gerés et conserves.
Ontario.ca!Archives
-
5
-
1’ Ontario
Q. Que doivent faire les institutions?
R. En plus de ce qui est mentionné ci-haut, les institutions doivent revoir leurs collections
de dossiers pour determiner quels documents doivent ëtre conserves et leur durée de
conservation. Cet examen pourrait mener a I’élaboration ou a Ia mise a jour des calendriers
de conservation des documents, selon le contenu et I’importance du document et des
renseignements qu’il contient.
Q. Qu’est-ce qu’un calendrier de conservation des documents?
R. Le calendrier de conservation des documents est un document qui décrit le type de
documents que gëre l’institution, le temps pendant lequel us doivent ëtre conserves dans
un secteur opérationnel pour respecter les exigences opérationnelles et legales et Ia facon
d’éliminer les documents.
0. Que faire si nous n’avons aucune exigence en matiëre de tenue des documents ni
aucun calendrier de conservation? A qui pouvons-nous nous adresser pour obtenir
de I’aide?
R. Si votre institution est un ministëre du gouvernement de l’Ontario ou un organisme
gouvernemental désigne par rëglement en vertu de Ia Lol de 2006 sur les Archives
publiques et Ia conservation des documents, vous pouvez communiquer avec Ia Division
de I’information, de Ia protection de Ia vie privée et des Archives publiques du ministëre
des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs a I’adresse
[email protected].
Les autres établissements assujeftis a Ia LAIPVP ou a Ia LAIMPVP devraient consulter
les employés de leur institution responsable de Ia tenue de documents ou leur conseiller
juridique.
Coordonnées:
Division de I’information, de Ia protection de Ia vie privée et des Archives publiques
Courriel : web.foi.mgcsontario.ca
Téléphone : 416-212-7061.
Site Web: Ontario.calArchives
Ontario.ca/Archives
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-
L- Ontano
Division de l’information, de Ia protection de Ia vie privee et des Archives publiques
Annexe A
F
Liste de verification
de documents
Tenue
Annexe 6 de Ia Loi de 2014 sur Ia responsabilisation et Ia transparence du secteur
public et des députés
La liste de verification ci-dessous doit servir d’outil de référence et de consultation pour
l’examen des pratiques relatives a Ia tenue des documents des institutions assujetties a
Ia LAIPVP et Ia LAIMPVP. On recommande aux institutions de passer Ia liste en revue
avec leur conseillerjuridique et leurs employés charges de Ia tenue des documents afln do
determiner si leurs pratiques sont conformes aux modifications a Ia LAIPVP et Ia LAIMPVR
a
a
1.
L’institution a mis en place des rëgles ou des politiques
relatives a Ia tenue de documents.
Oul
Non
2.
Ces regles et politiques sont passées en revue
réguliërement.
Oui
Non
3.
Des politiques ont été adoptées pour refléter les
modifications aux lois en matiëre de tenue de documents.
4.
Des procedures do gestion des documents sont en place
pour mettre en uvre los regles et politiques décrites plus
haut.
LI
Oui
LI
Non
5.
Ces procedures de gestion sont revues régulierement.
LI
Oui
LI
Non
6.
Des outils et des processus permettent de determiner si
l’institution respecte los modifications Ia LAIPVP ou Ia
LAIMPVP.
LI
Oui
LI
Non
a
a
7.
Des calendriers do conservation portent sur tous los
documents de I’institution.
8.
Los calendriers de conservation des documents couvrent
tous los formats do document (papier, numerique,
documents numérisés, courriels, etc.).
Ontario.ca/Archives
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-
Non
Oui
LI
Oui
Non
LI
Non
Ontario
Liste de vérificati
9.
e
oc
nt
Des procedures documentées sont en place pour assurer
que les employés connaissent l’obligation de conserver les
documents et empëchent Ia destruction de tout document
faisant I’objet d’une demande d’accës en vertu de Ia
LAIPVP ou de Ia LAIMPVP (mëme Ia destruction dans le
cours normal des operations).
10. Des procedures de tenue des documents empëchent
Out
Non
LI
Oui
LI
Non
LI
Oui
LI
Non
12. II y a dans l’institution une équipe spécialisée de gestion
des documents ou un cadre ou un gestionnaire principal
responsable de Ia tenue des documents.
LI
Oui
LI
Non
13. Les gestionnaires connaissent leurs obligations en matiëre
LI
Oui
LI
Non
LI
Oui
LI
Non
l’élimination non autorisée ou Ia falsification de documents.
11. Lesdemandesdedocumentenvoyéesparlesbureaux
d’accës a I’information aux secteurs de programme (en
réponse a une demande d’accës) mentionnent que le
fait de modifier, de cacher ou de détruire un document
constitue une infraction passible d’une amende maximale
de 5 000 $
de tenue de documents dans leur secteur d’activité.
14. Un programme de formation
offert a tous les employés.
a Ia tenue de document est
Coordonnées:
Courriel : web.foLmgcsontario.ca
Téléphone 416-2127061.
Site Web : Ontario.calArchives
Ontario.ca/Archives
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8
-
t’
Ontario
Record keeping
Amendments
to RPPA and MRPPA
information Sheet
The Public Sector and
MPP Accountability and
TransparencyAct, 2014
amended the Freedom
of Information and
Protection of Privacy Act
(FIPPA) and the Municipal
Freedom of Information
and Protection of Privacy
Act (MFIPPA). The FIPPN
MFIPPA amendments
related to recordkeeping
are contained in Schedule
6 of the Act.
Schedule 6 can be viewed
at this link (Public Sector
and MPP Accountability
and Transparency Act)
Is my organization covered by these
amendments?
The amendments apply to all FIPPNMFIPPA institutions.
This includes (but is not limited to) all provincial
government ministries, hospitals, colleges, universities,
school boards, municipalities, and police services boards.
What are my organizations responsibilitIes under
these amendments?
The head of each organization subject to FIPPA and
MFIPPA is required to ensure that reasonable measures
are developed, documented and put into place to preserve
the organization’s records in accordance with any
recordkeeping or records retention requirements, rules, or
policies, that apply to the institution.
Recordkeeping rules may be established for an institution
by policy, by-law or law.
:::...
OntariocaIArch ives
v Ontario
Ministry of Government and Consumer Services
Information, Privacy and Archives Division
What does this mean for me?
This means that:
If you are the head of a FIPPAIMFIPPA organization, you are responsible for ensuring that
reasonable measures to preserve records in the custody or under the control of the institution are
developed, documented and put into place in accordance with recordkeeping rules that apply to
your organization.
There is a new provision in both Acts prohibiting any person from altering, concealing or
destroying a record, or causing any other person to do so, with the intention of denying a right
under FIPPNMFIPPA to access the record or the information in the record.
It is also an offence to breach this prohibition. On conviction, a fine of up to $5,000 could
be
imposed by the Court.
All institutions should ensure that staff members are aware of the need to preserve records in
accordance with the recordkeeping and records retention rules of the organization.
Staff should also be made aware of the prohibition on destroying records by sending instructions to
staff to put on hold any destruction of a record, if a freedom of information request is received for
the record.
For assistance please contact your organization’s FIPPNMFIPPA coordinator and/or
recordkeeping staff.
Questions & Answers
Q. What is the Public Sector and MPP Accountability and Transparency Act, 2014?
A. The Public Sector and MPP Accountability and Transparency Act, 2014 amended
several existing acts, including the Freedom of Information and Protection of Privacy
Act (FIPPA) and the Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act
(MFIPPA). The FIPPNMFIPPA amendments related to recordkeeping are contained in
Schedule 6.
Q. Why are changes being made to FIPPA and MFIPPA?
A. Changes to FIPPA and MFIPPA originated from legislative amendments recommended by
the Information and Privacy Commissioner (IPC) in its report, Deleting Accountability:
Record Management Practices of Political Staff A Special Investigation Report.
Through these amendments, the Government is demonstrating its commitment to
transparency and open government.
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Ontario.ca/Archives
-
2
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Q. What are the exact changeslamendments to FIPPA and MFIPPA?
A. FIPPA and MFIPPA have been amended by the addition of section 10.1 to FIPPA and
section 4.1 to MFIPPA. Section 10.1 and 4.1 both state:
Every head of an institution shall ensure that reasonable measures respecting
the records in the custody or under the control of the institution are developed,
documented and put into place to preserve the records in accordance with any
recordkeeping or records retention requirements, rules or policies, whether
established under an Act or otherwise, that apply to the institution.
In addition, a new offence has been placed in FIPPA and MFIPPA, with related
amendments. The Offence provisions of section 61(1) of FIPPA and subsection 48(1) of
MFIPPA have been amended in the same way.
Subsection 61(1) is amended by adding the following clause prohibiting any person from
altering or destroying a record:
No person shall
(c.1) alter, conceal or destroy a record, or cause any other person to do so,
with the intention of denying a right under this Act to access the record or the
information contained in the record;
A person who contravenes this prohibition is guilty of an offence and could be subject to a
fine up to $5000.
Subsection 61(3) of FIPPA requires the consent of the Attorney General to commence
a prosecution under certain clauses in subsection 61(1). The amendments add the new
“(c.1)” set out above to section 61(3).
Subsection 61(4) of FIPPA is also amended to include additional procedural provisions
relating to how this offence is prosecuted.
Q. In plain language, what do the amendments mean?
A. These amendments:
•
Require institutions subject to FIPPA and MFIPPA to ensure that reasonable mea
sures are developed, documented and put into place in order to preserve the orga
nization’s records in accordance with the recordkeeping rules that apply to the orga
nization. An organization’s rules can be established either by policy or in accordance
with a by-law or law.
•
Make it an offence for an individual to alter, conceal or destroy a record with the in
tention of denying someone a right to access the record. The penalty on conviction is
a fine of upto $5000.
Ontario.ca/Archives
-
3
-
P Ontario
Q. Has any other section of FIPPA been amended by the Public Sector and MPP
Accountability and Transparency Act, 2014?
A. Yes. There is one other minor change to the definition of “Opposition leader” and
“reviewable expense” in section 1.1(3) of FIPPA.
Q. Is there a similar section 1 1 (3) change to MFIPPA?
A. No.
Q. When do these changes take effect?
A. January 1, 2016.
Q. Which organizations will be affected by these amendments/changes?
A. All organizations subject to FIPPA and its municipal counterpart MFIPPA.
Q. What should institutions do to address these proposed changes?
A. It may be useful to review and update any relevant policies and procedures relating to
preserving records in your organization. It may also be useful to review the records
retention schedules your organization may already have in place. Training and onboarding
material for new staff should also be updated in accordance with these changes.
Q. How will this affect day-to-day operations in the work units that are impacted by
these changes?
A. The proposed amendments re-affirm existing business practices in FIPPNMFIPPA
institutions, where records subject to freedom of information (FOI) requests are already
preserved and not destroyed.
Training for staff on records preservation would assist staff to meet their recordkeeping
responsibilities. See the Appendix A Recordkeeping Practices Checklist for guidance.
-
Q. What does the establishment of the new offence really mean?
A. The offence provisions send a clear signal about how organizations and individuals subject
to the legislation must manage their records, and the consequences for the improper
destruction of records with the intent to avoid access to information requests.
The proposed offence is in line with similar offence provisions in other Canadian
jurisdictions, including the federal Access to Information Act.
Ontario.ca/Archives
-4
-
.L>
t’ Ontario
Q. How was the time limitation (two years after the offence is discovered) in the offence
provision established?
A. The standard limitation period for most offences in provincial legislation is six months. This
time frame is established in the Provincial Offences Act.
A longer limitation period in connection with the new records destruction offence provision
in FIPPA and MFIPPA was established because it was recognized that an offence may not
be discovered within six months.
The two-year provision is also in line with other Canadian jurisdictions that have this
provision in their freedom of information legislation.
Q. To whom would an individual or organization raise the flag if there is suspicion that
an act of improper records destruction has taken place?
A. Under this legislation, a prosecution for this offence would require the consent of the
Attorney General. Information and concerns about the commission of the offence should be
raised with the Ministry of the Attorney General.
Q. What is the role of the IPC with respect to these new amendments?
A. The IPC is the oversight body for FIPPA and its municipal counterpart MFIPPA. If there are
concerns regarding compliance with these new amendments, the IPC may look into the
matter and take appropriate action.
Q. I have additional questions. Who should I contact to learn more?
A. The Ministry of Government and Consumer Services, Information, Privacy and Archives
Division can provide guidance and respond to questions about the amendments. Please
contact us at webJoi.mgcsontario.ca or 416-212-7061.
Q. Are there tools to help assess whether institutions are prepared for the amendments
to FIPPA and MFIPPA?
A. See the Appendix A Recordkeeping Practices Checklist for guidance.
-
Q. What does it mean for institutions to “develop, document and put into place
reasonable measures to preserve records in accordance with recordkeeping or
record retention policies”?
A. It is recommended that institutions review or examine their existing recordkeeping and
record retention policies and consider whether the processes or measures that have been
put in place are sufficient to comply with the new rules. The organization should update
and/or document those processes, if they are not already documented. These processes
should be communicated to staff, so that there is an organization-wide understanding of
how its business records are managed and preserved.
Ontario.ca/Archives
-
5
-
V Ontario
Q. What do institutions need to do?
A. In addition to the above, institutions should review their record holdings to determine which
business records need to be preserved and for how long. The review of record holdings
may lead to the development or updating of appropriate record retention schedules, taking
into account the content and significance of the records and information.
Q. What is a record retention schedule?
A. A record retention schedule is a document that describes the type of records managed
by the organization, the length of time they must be retained in a business area to meet
operational or legal requirements, and how the records should be disposed of.
Q. What if we do not have recordkeeping requirements or record retention schedules?
Who can we speak to for assistance?
A. If your institution is an Ontario government ministry or a government agency designated
by regulation under the Archives and Recordkeeping Act, 2006$ you can contact the
Information, Privacy and Archives Division (IPA) of the Ministry of Government and
Consumer Services at recordkeepingontario.ca.
Other institutions subject to FIPPNMFIPPA should consult staff in their institutions who are
responsible for recordkeeping or their legal counsel.
Contact information:
Email: [email protected]
Phone: 416-212-7061.
Web: Ontario.ca/Archives
Ontarioca/Archives
-6-
L7
Ontario
Appendix A
RecorUkeepng
Practices Checklist
The Public Sector and MPP Accountability and Transparency Act, 2014
Schedule 6
The checklist below is intended to be a reference and guidance tool for FIPPNMFIPPA
institutions when assessing their recordkeeping practices. It is recommended that institutions
review this checklist with their legal counsel and recordkeeping staff when evaluating their
institution’s readiness with the recordkeeping amendments to FIPPNMFIPPA.
1.
Does your organization have recordkeeping, record
retention rules and/or policies in place?
2.
Are they regularly reviewed and updated?
3
Have those policies been updated to reflect the new
recordkeeping amendments?
Yes
No
4.
Are there records management procedures in place to
implement the rules/policies described above?
Yes
No
5.
Are they regularly reviewed?
LI
Yes
LI
No
6.
Are there tools and processes in place to assess whether
your organization is complying with the recordkeeping
amendments to FIPPNMFIPPA?
LI
Yes
LI
No
No
Yes
LI
Yes
LI
No
7.
Are there record retention schedules that capture all
records in your organization?
Yes
No
8.
Do the record retention schedules cover all formats of
records (paper, digital, scanned records, email, etc.)?
Yes
No
Ontarioca/Archives
-
7
-
v Ontario
Recordkeeping Practices Checklist
9.
Are there documented procedures in place to ensure that
staff are aware of the need to preserve records and to put
a hold on any destruction of records, (even destruction in
the normal course of business) once a request for access
under FIPPNMFIPPA is received?
10. Are there recordkeeping processes that prevent
unauthorised disposal or tampering of records?
11. DorequestsforrecordssenttoprogramareasbyFol
offices (in response to an FOI request) note that it is now
an offence to alter, conceal or destroy a record with a
penalty of up to $5000?
12
Is there a dedicated records management team in place,
and/or is there a senior manager or senior executive who is
responsible for recordkeeping in your organization?
13. Are managers aware of their recordkeeping obligations for
their program areas?
14. Is there a records management training program in place
for all staff?
El
Yes
El
No
El
Yes
El
No
El
Yes
El
No
El
Yes
El
No
El
Yes
El
No
El
Yes
El
No
Contact information:
Email: [email protected]
Phone: 416-212-7061.
Web: Ontario.ca/Archives
Ontarioca/Archives
-
8
-
Pr>
tr
Ontario
a
Ombudsman
[Ombudsman est:
•
•
•
•
•
•
0 N T A R
Un officier indépendant de I’Assemblëe legislative de
I’Ontario
Un chien de garde qui regle les plaintes a propos des
organismes gouvernementaux ainsi que des municipalitës
et des universitës et conseils scolaires finances a partir
des deniers publics, et qui enquete a leur sujet
Un enquëteur impartial qui fait des recommandations
pour améliorer les services publics
Un bureau de dernier recours qui intervient quand tous
les autres processus de plaintes ont menë a l’impasse
Confidentiel Toutes es enquëtes sont menées en prive; les
plaignants ne sont pas identifies sans leur consentement
Gratuit: Aucuns frais pour les plaignants, ni pour les
organismes qui ont fait ‘objet de plaintes
ONTARIO’S WATCHDOG
CHIEN DE GARDE DE L’ONTARIO
a
•
•
•
Regler les plaintes individuelles
Enquéter sur des questions qui ne peuvent pas ëtre
résolues localement
Mener de grandes enquetes sur de vastes problAmes
systemiques qui concernent de trés nombreuses
personnes tquelques exemples passes sécuritd des
loteries, evaluation fonciëre, depistage neonatal,
facturation a Hydro One)
Exiger des responsables qu’ils coopèrent aux enquetes et
fournissent les preuves pertinentes
Recommander des changements pour remédier a
des problèmes d’administration et pour améliorer Ia
gouvernance, a responsabilisation et a transparence
Plaintes
propos des
MUNICIPALITES
[Ombudsman pent
•
•
0
Nous joindre
[Ombudsman ne pent pas:
•
•
•
Rejeter les decisions des organismes gouvernementaux,
incluant es municipalités, es universités ou les conseils
scolaires
Imposer des sanctions; ses recommandations ne sont pas
contraignantes
Enqueter sur les entreprises privees, les decisions des
cours, du gouvernement fëdéral ou de a police municipale
Le saviez-vous?
V
Le mot a Ombudsman a est
d’origine suédoise et signifie
a representantdu citoyen a. Le
premier bureau de ‘ombudsman
a été créé en Suede en 1809,
pour aider les gens a faire part
de leurs preoccupations au
gouvernement.
Bureau de I’Ombudsman de I’Ontario
Bell Trinity Square
483, rue Bay, bc étage, Tour Sud
Toronto (Ontario)
M5G 2C9
1-800-263-1830
www.ombudsman.on.ca
Twitter.com/Ont_OmbudsmanFR
Facebook.com/OntarioOmbudsman
Youtubecom/OntarioOmbudsman
www•ombudsman•on.ca
‘
1-800-263-1830
PLAINTES A PROPOS DES MUNICIPALITES
[Ombudsman de VOntario est en droit
d’enquêter sur les plaintes a propos
des municipalités, des universités et
des conseils scolaires a partir des
dates suivantes:
Qui peut se
paindre a
propos d’une
municipalité?
•
•
•
•
Residents,
contribuables ou
membres de Ia famille
Personnel municipal,
membres des conseils
et autres responsables
Membres de groupes
d’intéréts
Quiconque a des
preoccupations
Probèmes municipaux courants
Service
a
a clientele
Cruite do
r
onnel at/c
Ies morr
‘
--
d
Entreprises publiques municipales
Systemes de responsabrltsation
—
D’après las plaintes recues avant le Pro/at de 1018
Si vous avez une pbinte...
Municipahtés
7cr
janv. 2016
Universités
1” janv. 2016
Consei)s scolaires
1” sept. 2015
•
Ce nouveau mandat résulte du Projet de loi 8, c’est-ã-dire
de Ia nouvelle Lol de 2074 sur Ia responsabilisation et Ia
transparence du secteur public et des députés.
•
Avez-vous déjà communiqué avec Ia municipalite a
propos de ce probléme? Sinon, nous pourrions vous
demander de vous adresser aux responsables locaux
concernés. Nous pouvons vous venir en aide si votre
probleme n’a pas étë regle.
Pouvez-vous nous donner des renseignements
sur votre probléme et sur vos démarches (nom de
Ia municipalite, responsables avec qui vous avez
communiqué, documents pertinents, etc.)?
Vous pouvez consulter nos formulaires de plainte et
nos renseignements sur le processus de plainte, nos
activités at le Projet de loi 8 sur notre site Web, ou
telephoner pour demander l’aide de notre personnel.
Désormais, nous sommes en mesure d’aider es Ontariens
qui ont des problèmes avec ces organismes, comme nous
le faisons avec plus de 500 organismes du gouvernement
provincial dëjã places sous notre surveillance.
•
Nos services comprennent de nombreux volets: aiguillage,
reglement des plaintes, enquëtes indëpendantes
sur des questions individuelles ou systémiques, et
recommandations visant a améliorer l’administration, le
service at Ia responsabilisation au gouvernement.
Notre processus de travai’
<<
Nous ne remplacons aucun des
mécanismes de plaintes existants,
mais nous veiflons a leur hon
fonctionnement.
—
RAPPORT .ANRJUEL GE LOME[2M.%\N,
2014-2015
<
Tout a ete rege a mon entiëre
satisfaction. Mifle fois mcmi de
votre aide.
-
LEITRE DUN PLAIGNANT
Le saviez-vous?
1. Nous évaluons toutes las plaintes at nous les
acheminons vers las systemes locaux de réglement
pour parvenir a une solution rapidement, dans toute Ia
mesure du possible.
2. Si les systémes locaux de reglement échouent, nous
pouvons tenter de regler Ia probleme at communiquer
avac Ia municipalite pour plus de renseignements.
3. Si une enquête s’avëre nëcessaire, nous enverrons un
avis par ecrit a Ia municipalité, qui sara tanue de nous
fournir las renseignamants et les documents pertinents.
4. Si ‘Ombudsman fait des recommandations, Ia
municipalité aura ‘occasion d’y donner réponse avant
qua tout rapport soit rendu public.
5. L’Ombudsman felt un suivi de toutes les
recommendations pour veiller a leur application at
obtenir les résultats attendus.
SIX autres ombudsmen au
Canada surveillent déjà las
municipalités.
En 2014-2015, avant l’entrée
en vigueur do Projet de
loi 8, l’Ombudsman a taco on
nombre sans prëcëdent de
7 656 plaintes a propos des
municipalités.
Notre Bureau a l’expérience do travail avec les
municipalités. Depuis 2008, l’Ombudsman est
l’enqueteur chargé des reunions a huis cbs dens
environ 200 municipalités de l’Ontario. Nous avons
traité des centaines de plaintes a propos de reunions
a huis cbs at nous avons fait paraitre do nombreux
rapports et publications pour promouvoir es pratiques
exemplaires de transparence at de responsabilisation au
gouvernement municipal.
0)
Ombudsman
ONT \RIO
The Ombudsman is:
•
•
*
•
An independent officer of the Ontario legislature
A watchdog who resolves and investigates
complaints about provincial government bodies
and municipalities, publicly funded universities
and school boards
An impartial investigator who makes
recommendations to improve public services
An office of last resort that steps in when other
complaint avenues hit a dead end
Confidential: All investigations are conducted
in private; complainants are not identified
without consent
Free of charge: No fees are charged to complainants
or to the organizations complained about
ONTAFHO’S WATCHDOG
CHEN DE GARDE DE L’ONTARIO
Complaints
about
MUNICIPALITIES
The Ombudsman can:
•
•
*
Resolve individual complaints
Investigate issues that cannot be resolved locally
Conduct large-scale investigations into broad,
systemic issues affecting large numbers of people
(past examples lottery security, property tax
assessment, newborn screening, Hydro One billing)
Require officials to co-operate with investigations
and provide relevant evidence
Recommend changes to fix bureaucratic problems
and improve governance, accountability and
transparency
—
•
The Ombudsman cannot:
Overturn decisions of government bodies, including
municipalities, universfties or school boards
Issue penalties; his recommendations are not binding
Investigate private corporations, decisions of
courts, the federal government or municipal police
Did you know?
“Ombudsman” is Swedish
for “citizen’s representative”
The first ombudsman
was created in Sweden
in 1809 to help people
bring their concerns to the
government’s attention.
How to reach us
Office of the Ombudsman of Ontario
Bell Trinity Square
483 Bay Street, 10th Floor, South Tower
Toronto, ON
M5G 2C9
1-800-263-1830
www. 0mb U Us man. on .ca
Twitter.com/Ont_Om buUsman
Facebook.com/OntarioOmbudsman
Youtube.com/OntarioOmbudsman
www.ombudsman.on.ca
•
1-800-263-1830
The Ontario Ombudsman has the power
to investigate and resolve complaints
about municipalities, universities and
school boards, as of these dates:
Who can
complain about a
municipality?
•
•
•
Residents,
ratepayers or
family members
Municipal staff,
members of
council or other
officials
Members of
interest groups
Anyone with a
concern
Common municipal issues
Customer service
Conduct of staff and/or council members
Conflicts of interest
Services: Garbage collection, snow removal, etc
Municipally-owned utilities
Accountability mechanisms (or lack thereof)
—
Municipalities
Jan. 1,2016
Universities
Jan. 1,2016
School boards
Sept. 1,2015
This new mandate is thanks to Bill 8, the new
Public Sector and MPP Accountability and
Transparency Act, 20 74.
It means we can help Ontarians who have
problems with these bodies, just as we help them
with the 500+ provincial government organizations
we oversee.
Our services include referrals, complaint
resolution, independent investigations
of individual and systemic issues, and
recommendations to improve government
administration, service and accountability.
We do not replace existing
complaint mechanisms, we
ensure they work as they should.”
MBUD5MAN ANNUAL FL
2014 201b
ORF
Based on complaints received before Bill 8
If you have a complaint...
•
Have you already contacted the municipality
about the problem? If not, we may refer you
back to the appropriate local officials. We can
help if your issue isn’t resolved.
• Can you provide information about the issue
and the steps you’ve taken (name of the
municipality, officials you’ve dealt with, relevant
documents, etc.)?
• You can review our complaint forms and
information about the complaint process, our
work and Bill 8 on our website, or call to speak
to our staff for help.
“Everything has been settled to
my satisfaction. Thanks a million
for your help.”
LETTER FROM COMPLA’NANT
How we work
Did you know?
1. We assess all complaints and refer them to
relevant local mechanisms for quick resolution
wherever possible.
2. If local mechanisms are unsuccessful, we
may attempt resolution and may contact the
municipality for more information.
3. If an investigation is necessary, the municipality
will receive written notice and will be required
to provide relevant information and documents.
4. If the Ombudsman makes recommendations,
the municipality will have a chance to respond
before any report is made public.
5. The Ombudsman follows up on all
recommendations to ensure they are
implemented and have the desired effect.
•
•
•
SIX other ombudsmen in
Canada already oversee
municipalities.
In 2014-2015, before
Bill 8 was in effect, the
Ombudsman received a
record 1,656 complaints
about municipalities.
Our office has experience with municipalities.
Since 2008, the Ombudsman has been the
closed meeting investigator for about 200
municipalities across Ontario. We have handled
hundreds of closed meeting complaints and
issued scores of reports and publications
promoting best practices for transparency and
accountability in municipal government.
PRESCOTT-RUSSELL
RÉSOLUTION / RESOLUTION
Date: 24 avril / April 24th 2016
Sujet / Subject:
Item no.:
8.2
Adoption de la liste des salaires et des comptes payés / Adoption of the
Salaries and Accounts Paid
Proposé par / Moved by:
______________________________________
Appuyé de / Seconded by:
______________________________________
Qu’il soit résolu que le Conseil ratifie les listes Be it resolved that Council approve the salaries
des salaires et des comptes payés suivants :
and accounts paid as follows:
1) Salaires du mois de mars 2016 au
montant de 2 655 014,78 $;
1) Total salaries of $2,655,014.78 for March
2016;
2) Comptes du mois de mars 2016, pages
1 à 13, numéros 1 à 327 au montant de
2 754 406,77 $.
2) Accounts for March 2016, pages 1 to 13,
items 1 to 327 for a total of
$2,754,406.77.
Adoptée / Adopted
Vote enregistré demandé par /
Recorded vote requested by:
Défaite / Defeated
Initiales du secrétaire /
Clerk’s initials:
PRESCOTT-RUSSELL
RAPPORT DU DÉPARTEMENT DES TRAVAUX PUBLICS /
REPORT OF THE PUBLIC WORKS DEPARTMENT
CHARGES RÉDUITES SUR LES ROUTES DE COMTÉ /
REDUCED LOADINGS ON COUNTY ROADS
RAPPORT / REPORT NO.: TP-003 / 2016 DATE: Avril / April 27, 2016
en marche vers la prospérité de tous ses citoyens
.
SUJET
Charges réduites sur les routes de comté.
SUBJECT
Reduced loadings on County Roads.
BUT
À la demande du Conseil, le but de ce
rapport est d’informer le Conseil concernant
la période de charges réduites et toutes ses
implications sur les contribuables et sur le
réseau routier des Comtés.
PURPOSE
Further to the request of Council, the purpose
of this report is to inform Council about
reduced loadings period and all its
implications on the ratepayers and on the
Counties road network.
PRÉAMBULE
Depuis plusieurs années, le Conseil des
Comtés a mis en vigueur une période de
charges réduites sur les chemins de comté.
PREAMBULE
For many years, County Council has
implemented a reduced loadings period on
County Roads.
Les restrictions sur les chargements qui
peuvent être transportés sont imposées afin
de prévenir les dommages à l’asphalte moins
résistant pendant la période de dégel.
Restrictions on loads that can be carried on
roads are imposed to protect the weaker
pavement from damages during the thawing
period.
LOI
LEGISLATION
Deux sections du Code de la route (Loi) Two sections of the Highway Traffic Act (Act)
s’appliquent à la période de charges réduites. apply to reduced loadings period.
La section 122 (7) de la Loi stipule qu’une
municipalité qui exerce sa compétence sur
une voie publique peut, par règlement
municipal, désigner la date où commence et
où se termine une période de charges
réduites ainsi que la voie publique ou section
de voie publique à laquelle s'applique la
désignation.
Section 122(7) of the Act stipulates that a
municipal corporation having jurisdiction over
a highway may by by-law designate the date
on which a reduced loadings period shall start
or end and the highway or portion thereof it
applies.
Originalement, sous cette section de la
législation provinciale, les Comtés ont adopté
et appliqué le règlement 93-18 qui désignait
des restrictions sur toutes les routes de
comté. Le règlement stipule que la période
de charges réduites peut être mise en
vigueur du 1er mars au 31 mai de chaque
année. Elle est mise en vigueur suite à une
discussion avec les municipalités locales,
normalement vers la mi-mars à la mi-mai.
Originally, under this section of the provincial
legislation, Counties have adopted and
administered by-law 93-18, which designated
restrictions on all County Roads. The by-Law
stipulates that reduced loadings period can
be implemented from March 1st to May 31st of
each year. It is implemented following a
discussion with the local municipalities,
normally around mid-March to mid-May.
En 1998, quand l’autoroute 17 a été
transférée aux Comtés, le Conseil des
Comtés a amendé le règlement 93-18 pour
exempter le nouvellement renommé chemin
de comté numéro 17 de la période de
charges réduites. La raison de cette décision
était que cette route était anciennement une
In 1998, when Counties were transferred
Highway 17, County Council amended by-law
93-18 in order to exempt the now newly
named County Road Number 17 from the
reduced loadings period.
The reasoning
behind this decision was that it was a former
provincial highway and that provincial
Département des Travaux publics / Department of Public Works
1
autoroute provinciale et que les autoroutes
provinciales n’étaient pas sujettes aux
restrictions de charges réduites et qu’elle
était un lien important entre deux grandes
villes soient Ottawa et Montréal.
highways
had
no
reduced
loadings
restrictions and that it was a major link
between two major metropolitan cities,
Ottawa and Montreal.
L’an passé, lors du transfert de la rue SteCatherine aux Comtés, le Conseil avait
accepté de ne pas désigner une période de
charges réduites sur cette section de chemin.
La rue Ste-Catherine s’étend de l’échangeur
de l’autoroute 417 jusqu’à son intersection
avec le chemin de comté 3 à l’extrémité nord
du village de St-Isidore. Le règlement 93-18
a été amendé de nouveau afin de refléter ce
changement.
Last year, as part of the Ste-Catherine Road
upload to the Counties, Council agreed to not
designated restrictions on this section of
road.
Ste-Catherine Road, now part of
County Road 9, extends from the Highway
417 interchange to the intersection of County
Road 9 and County Road 3 at the northerly
end of the village of St-Isidore. By-Law 93-18
was again amended to reflect this change.
La section 110 de la même Loi stipule qu’une
municipalité qui a compétence sur la voie
publique peut accorder l'autorisation pour un
véhicule ou un ensemble de véhicules dont
les dimensions excèdent les limites précisées
dans la Loi.
Section 110 of the same Act stipulates that a
municipal corporation having jurisdiction over
the highway may grant a permit for the
moving of heavy vehicles, loads, objects or
structures in excess of the dimensional limits
set out in the Act.
Pendant plusieurs années, le département
des Travaux publics a émis des permis
spéciaux pour certains types de chargements
spécifiques conformément au règlement
numéro 99-05 et maintenant par l’entremise
du règlement numéro 2013-24.
For many years, the Department of Public
Works has issued special permits for special
types of loads through the authority of by-law
Number 99-05 and now through By-Law
number 2013-24.
En 2001, le département a appris que la
section 110 du Code de la route avait été
amendée.
La Loi est maintenant très
spécifique quant à qui peut recevoir un
permis. Par le passé, la législation spécifiait
que des permis pouvaient être émis à qui bon
la Corporation voulait en émettre par voie
d’un règlement. Maintenant, la législation et
très spécifique quant aux types de
chargements et véhicules pour lesquels un
permis spécial peut être émis.
In 2001, the Department learned that Section
110 of the Highway Traffic Act was amended.
It is now very specific as to whom special
permits can be issued. In the past, the
legislation specified that special permits could
be issued to whoever the Corporation wished
by way of a by-law. Now the legislation is
very specific on what kind of loads or vehicles
can be issued special permits.
La législation modifiée stipule qu’une
corporation municipale peut émettre des
permis spéciaux pour une charge, un objet ou
une construction qui ne peut être
raisonnablement divisé et déplacé dans le
cadre de ces limites.
Par conséquent,
presque
toutes
les
catégories
de
chargements pour lesquels des permis
The amended legislation stipulates that a
municipal corporation may issue special
permits can be issued to loads, objects,
vehicles or structures that cannot reasonably
be divided and moved within the established
limits. Therefore, just about all the categories
of loads that used to be issued special
permits as part of the former By-Law 99-05,
2
spéciaux étaient émis sous l’ancien
règlement numéro 99-05, et qui sont
identifiés à l’annexe « A » ne peuvent
maintenant plus obtenir de permis à cause de
cette nouvelle législation.
La législation
provinciale
supplante
les
règlements
municipaux. En se conformant à la nouvelle
législation, les compagnies telles que les
coopératives, les compagnies de ciment, les
épandeurs de pierre, les compagnies de
formes et tous les chargements venant ou
allant de destination de plus de 160 km ne
peuvent plus obtenir de permis spéciaux.
as identified in Appendix “A“,can no longer
get special permits due to this new piece of
legislation. Provincial legislation supersedes
municipal by-laws. By following the new
legislation, the companies such as local coop’s, concrete, stone slinger, formwork
companies and all loads coming and going
from or to destinations over 160 km are no
longer able to get special permits.
POURQUOI LES RESTRICTIONS?
C’est pendant cette période critique (mars à
mai) quand la chaussée et le support de
chaussée sont à leur condition la plus
vulnérable
et
que
des
dommages
particulièrement sévères peuvent se faire.
Les conditions climatiques affectent le
comportement de la chaussée de façon
significative. Pendant le dégel du printemps,
la haute concentration d’eau des diverses
couches de matériaux réduit leur capacité de
porter. Afin de protéger notre réseau routier,
des restrictions de poids sont imposées
durant la période de dégel.
WHY RESTRICTIONS?
It is during this critical period (March to May)
when the pavement/subgrade is in its
weakest condition and particularly severe
damage would occur on these roads without
these
restrictions.
Climatic
conditions
significantly affect the behaviour of pavement.
During spring thaw, the higher content of
water of various layers of material reduces
their load bearing capacity. In order to
protect our road system, during the spring
thaw period we impose weight restrictions.
Des études ont démontré que jusqu’à 72 %
des dommages causés à la chaussée par les
camions lourds ont lieu durant les deux mois
de l’année qui sont sujets aux restrictions de
poids. Ces dommages ont lieu malgré les
restrictions en vigueur durant la période de
dégel.
Studies have shown that up 72% of the
damage caused on flexible pavement by
heavy trucks occurs during the two months of
the year subject to spring load restrictions.
Such damages occur despite existing load
restrictions during the thaw period.
Le département croit fermement que les
effets de gel et de dégel ont un impact sur
toutes les routes.
Certaines moins que
d’autres compte tenu leurs caractéristiques
physiques et environnementales, cependant,
malgré tout, ils ont un impact sur les routes.
Malheureusement, l’impact ne peut pas être
vu immédiatement, cependant, la longévité
ou durée de vie de la route sera facilement
réduite de 33 % dans certains cas.
The department strongly believes that the
effect of freeze and thaw has an impact on all
the roads. Some less than others due to the
physical characteristics of the road and
surroundings, however, nonetheless, it has
an impact on the roads. Unfortunately, the
impact cannot be seen immediately, however,
the longevity or life span of the road will be
reduced easily in some cases by 33%.
En 1986, les Comtés ont fait faire des études In 1986, Counties had deflection testing on
de déflexion sur plusieurs de ses routes pour many of its roads to determine the impact of
déterminer l’impact du gel et du dégel du freeze and thaw, during the spring. It was
3
printemps sur ses routes. L’étude démontrait
que même sur les routes qu’on considère
biens construites, la déflexion augmente d’un
pourcentage allant jusqu’à 31,5 pour cent
comparativement aux périodes du début et
de la fin du printemps. Ces écarts seraient
encore plus considérables s’ils étaient
comparés à la période d’été ou même à la
période d’hiver quand c’est gelé.
shown that even on roads where many think
are well built, deflections are increased up to
31.5 percent compared to early or later in the
spring. These figures would be increased
even more if these would be compared to the
summer period or even winter period where it
is frozen.
QUESTIONS ÉCONOMIQUES
L’annexe « B » est une carte identifiant le
commerce, l’industrie et les fermes agricoles
(pour nos fins, les fermes de plus de 500
acres ont été utilisées) qui existent dans
Prescott et Russell. On peut voir qu’elles
sont bien dispersées à travers les comtés. Il
serait par conséquent difficile d’établir un
nombre restreint de routes sans charges
réduites. Le Conseil serait constamment
assailli de demandes d’exemption comme par
le passé avec les permis spéciaux. En
établissant seulement un certain nombre de
routes sans restrictions de charges, un
précédent serait créé et il serait difficile de
dire non à d’autres. Aussi, en établissant ces
routes, le Conseil pourrait dicter où le
développement commercial et industriel se
ferait. Dans certains cas favorisant certaines
municipalités ou propriétaires à d’autres.
ECONOMICAL ISSUES
Appendix “B” is a map showing all the
commerce, industries and agricultural farms
(for the purpose, farms over 500 acres have
been used) that exist in Prescott and Russell.
It can be seen that they are well spread
throughout the counties. It would therefore
be difficult to establish only a limited amount
of roads without any reduced loadings.
Council would be constantly bothered by
request for exemptions as per in the past with
special permits.
By establishing only a
certain amount of roads without reduced
loadings restrictions, a precedent would be
created and difficult to say no to others. Also
by establishing these roads, Council could be
dictating where commercial and industrial
development would occur. In some cases
favoring some municipalities or owners to
others.
L’annexe « C » est une carte démontrant les
routes pour lesquelles des permis spéciaux
étaient émis, avant l’année 2002, pour les
chargements provenant ou allant à des
destinations de plus de 160 kilomètres on
peut voir que les routes empruntées, en
général, viennent ou vont vers des
coopératives ou des fermes importantes.
Appendix “C” is a map of routes showing
which roads were used for special permits
before the year 2002, issued to loads coming
and going from or to destinations over 160
kilometers. It can be seen that the routes
used are in general to come from and go to
co-ops or major farm operations.
Le chemin de comté 9, au nord de St-Isidore
et le chemin de comté 3 à Curran sont des
chargements pour les éleveurs de porcs. Le
plus grand nombre de permis spéciaux émis
étaient pour ces véhicules lourds empruntant
le chemin de comté 9, entre St-Isidore et
l’autoroute 417, principalement à cause de la
présence des deux moulins à grain à
l’époque. Depuis, les deux moulins à grain
sont disparus mais il y a deux compagnies
qui empochent la terre arabe sur ce chemin.
County Road 9, north of St-Isidore and
County Road 3 in Curran, are loads for hog
operations. The greatest amount of special
permits was for these heavy vehicles using
County Road 9, between St-Isidore and
Highway 417, mainly due to the presence of
the two feeding mills at the time. Now, these
two feeding mills are gone, however, two
companies that bag topsoil are now along this
route.
4
L’annexe « D » démontre combien de
compagnies recevaient des permis spéciaux
et celles qui sont affectées par la nouvelle
législation limitant l’émission de permis
spéciaux à des chargements ne pouvant être
raisonnablement divisés. Beaucoup moins
de permis ont été émis comparativement aux
années précédentes, particulièrement à
cause du manque d’application en 2001.
Appendix “D” shows how many companies
used to receive special permits and those
affected by the new legislation, limiting
special permits to loads that can be
reasonably divided. A lot less permits were
issued compared to the previous years, this
mainly due to the fact that no enforcement
was done in 2001.
En 2001, un total de quarante-huit
compagnies ont reçu des permis spéciaux.
Au total, plus de 106 permis ont été émis
puisque chaque camion de chaque
compagnie doit avoir un permis individuel.
Un total de quinze compagnies ont reçu des
permis spéciaux pour des chargements
venant ou allant à des destinations de plus de
160 kilomètres. Selon la nouvelle législation,
aucune de ces compagnies ne peut
maintenant obtenir de permis spéciaux.
In 2001, a total of forty-eight companies
received special permits. In total, over 106
permits were issued because each truck of
each company needs an individual permit. A
total of fifteen companies received special
permits for loads originating from or being
delivered to destinations beyond hundred and
sixty kilometres. Under the new legislation,
none of these companies can no longer get
special permits.
Pour ce qui est des chargements transportés
à l’intérieur des comtés, des données en
2001, seulement 18 compagnies peuvent
maintenant obtenir des permis spéciaux sous
la nouvelle législation.
Ceci représente
quinze compagnies de moins que sous
l’ancienne législation.
As for loads being hauled within the counties,
from the year 2001 data, only eighteen
companies are now able to get special
permits as per the new legislation. This is
fifteen companies less than under the
previous legislation.
Le département a remarqué, qu’à travers les
dernières années, une diminution d’émission
de permis probablement dû au fait qu’il n’y a
pratiquement pas d’application.
The Department has noticed, throughout the
last few years, a decrease in permit issuing,
probably due to the fact that very little
enforcement is done.
OPTIONS ET IMPACT
OPTIONS AND IMPACT
1. Pas de charges réduites
1. No reduced loadings
Compte tenu l’impact des effets du gèle et
Due to the impact of the freeze and thaw
du dégèle, cette option hypothéquerait le
effect, this option would be mortgaging
réseau routier.
Le département croit
the road system.
The Department
sincèrement que ceci n’est pas une option
strongly believes that this is not an option
pour les raisons évidentes.
for the obvious reasons.
Les deux
abrogés.
règlements
devraient
être
Both by-laws would have to be repealed.
5
2. Pas de restrictions de charges réduites 2. No loadings restrictions on certain
sur certaines routes sans qu’il y ait de
roads without any special permits
permis d’émis.
issued.
Cette option permettrait à certains
This option would permit some vehicles to
véhicules de voyager sur certaines routes
travel on some roads without any
sans restrictions, tandis que sur d’autres
restrictions, while on other roads with
routes avec des restrictions de charges,
restrictions, they would be limited to haul
ils seraient limités à cinq tonnes par
at five tonnes per axle.
essieu.
Cette option dicterait où le développement
commercial et industriel se ferait.
Certaines compagnies auraient un
avantage économique sur d’autres dans
les comtés.
This
option
would
dictate
where
commercial and industrial development
would occur. Some companies would
have an economical advantage over
others in the counties.
Cette option signifierait également que sur
les
routes
sans
restriction,
les
compagnies qui transportent du gravier,
du sable et d’autres agrégats pourraient le
faire sans restriction quant à la quantité et
la fréquence de voyages causant des
dommages incroyables aux routes.
This option would also mean that on those
roads with no restrictions, companies
hauling gravel, sand and other aggregates
could be travelling without any restrictions
on the volume and frequency of loads
causing incredible amount of damages.
Étant donné que les commerces et
industries sont dispersés à travers les
comtés, le Conseil devra traiter avec les
pressions constantes des propriétaires de
compagnies pour enlever les restrictions
sur les routes de comté où se trouvent
leurs installations.
Because the industries and commerce are
well spread throughout the counties,
Council would have to deal with constant
pressures from owner of companies to
remove restrictions on the county road
their building is located.
Le règlement permettant des permis
spéciaux devra être abrogé tandis que le
règlement établissant les périodes de
charges réduites devra être amendé.
The special permits by-law would have to
be repealed while the by-law establishing
the reduced loadings period would have to
be amended.
3. Pas
de
permis
spéciaux
avec 3. No special permits with loadings
restrictions de charges.
restrictions.
Cette option limiterait une grande partie
This option would limit much of the
de la construction pendant la période de
construction during the reduced loadings
charges réduites. Tous les chargements
period. All loads would have to travel at
devraient être limités à cinq tonnes par
five tonnes per axle.
essieu.
Toutes les compagnies seraient sur un
pied d’égalité, économiquement parlant,
puisque toutes seraient limitées à cinq
tonnes par essieu.
Every company would be on a level
playing field, economically wise, because
all of them would have to travel at five
tonnes per axle.
6
Le règlement pour
devrait être abrogé.
permis
spéciaux
The special permits by-law would have to
be repealed.
4. Permis spéciaux tels que prescrits par 4. Special permits as per legislation with
la législation avec restrictions de
reduced
loadings
restrictions.
charges. STATU QUO.
STATUS QUO.
Tout en protégeant les routes pendant la
While protecting the roads during the
période de dégel, certaines compagnies
thawing period, some companies would be
seraient autorisées de transporter des
permitted to travel at a higher rate as
charges plus lourdes, tel que prescrit par
permitted in the legislation.
la législation.
5. Plus de routes exemptées des 5. More exempted roads from loadings
restrictions de charges et permis
restrictions with special permits as per
spéciaux tel que prescrit par la
legislation
législation.
Cette option est semblable à l’option 4.
This option is similar to option 4. However,
Cependant, certaines routes ne seraient
some of the roads will not be protected
pas protégées pendant la période de
during the thawing period.
Also, as
dégel. Également, tel que mentionné
mentioned previously, this option would
auparavant, cette option dicterait où le
dictate
where
the
industrial
and
développement industriel et commercial
commercial development would occur.
se ferait.
Comparativement à l’option 2, les
chargements qui ne peuvent être divisés
raisonnablement
comme
ceux
transportant des engins d’excavation
lourds, des rétro caveuses et des
bulldozers seraient toujours en mesure
d’obtenir des permis spéciaux.
Compared to option 2, loads that cannot
be reasonably divided such as those
hauling shovels, backhoes, bulldozers
would still be able to get special permits.
Tel qu’avec l’option 2, cette option laisse
prévoir que plusieurs chargements
d’agrégats seraient transportés sur ces
routes
causant
des
dommages
considérables à la route.
As per option 2, this option could suggest
that many loads of aggregates would be
hauled on those roads causing many
damages to the road.
Le Conseil aurait à traiter avec les
pressions constantes des propriétaires de
compagnies pour enlever les restrictions
sur les chemins de comté où se trouvent
les bâtiments.
Council would have to deal with constant
pressures from owner of companies to
remove restrictions on the county road
their building is located.
Le règlement établissant les périodes de
charges réduites devra être amendé.
The by-law establishing the reduced
loadings period would have to be
amended.
7
DOCUMENTS DE SOUTIEN
Annexe « A » - Ancienne Cédule « B » du
règlement numéro 99-05
Annexe « B » - Carte identifiant le commerce
et industrie et fermes agricoles dans les
comtés
Annexe « C » - Carte démontrant les routes
pour lesquelles des permis spéciaux ont été
émis
Annexe « D » - Statistiques démontrant
combien de compagnies recevaient des
permis spéciaux
SUPPORTING DOCUMENTATION
Appendix “A” – Former Schedule “B” of Bylaw number 99-05
Appendix “B” – Map showing the commerce,
industries and agricultural farms throughout
the counties
Appendix “C” – Map of routes showing which
roads were used for special permits issued
RÉFLEXIONS
FINALES
/
RECOMMANDATION
Comme les chaussées vieillissent et que le
financement pour la construction et le
maintien des routes n’a pas augmenté de
façon proportionnelle aux dommages accrus
dus principalement au volume plus élevé de
circulation de camions et à la pesanteur des
camions, les routes nécessitant une
protection, par l’entremise de restrictions de
poids durant la période de dégel, a augmenté
proportionnellement.
FINAL THOUGHTS / RECOMMENDATION
Appendix “D” – Statistics showing how many
companies used to receive special permits
As the pavements are aging and as the
funding
for
road
construction
and
maintenance has not matched the increased
damage due to significantly increased truck
traffic and increased weight of these trucks,
the amount of roads requiring protection, by
means of load restrictions during periods of
spring thaw, as correspondingly increased.
C’est la responsabilité du département de It is the Department’s responsibility to protect
protéger et de gérer le réseau routier du and to manage the road network to its best
mieux de ses connaissances.
knowledge.
En ne permettant aucune restriction sur des
routes, il sera pratiquement impossible de
contrôler le volume et la fréquence des
voyages sur ces routes.
By allowing some roads without any
restrictions, it will be impossible to control the
volume and frequency of heavy loads on
those roads.
En excluant certaines routes à d’autres de
restrictions, le Conseil serait constamment
assailli de demandes d’exception comme par
le passé avec les permis spéciaux.
By excluding some roads over others of
restrictions, Council will have to deal with
constant pressures of exclusion requests as
in the past with the special permits issues.
Aussi, en établissant des routes sans
restrictions de charges, ceci pourrait dicter où
le développement commercial et industriel se
ferait. Dans certains cas favorisant certaines
municipalités ou commerces à d’autres.
Also, by establishing some roads without
restrictions, this could dictate where
commercial and industrial development would
occur.
À moins qu’une formule monétaire équitable
puisse être établie pour compenser pour les
dommages
causés
aux
routes
comparativement aux économies potentielles
pour les propriétaires d’industries ou de
Unless a fair financial formula to compensate
the damages to the roads compared to the
economical
savings
to
the
industrial/commercial
owners
can
be
established it would be wise to stay with the
8
commerces il serait sage de rester avec le status quo option and to continue requesting
statu quo et de continuer de demander the enforcement of the reduced loadings
l’application de la période des charges period by the MTO and/or the OPP.
réduites au MTO et/ou à la PPO.
Marc R. Clermont, P. Eng.
Directeur des Travaux publics /
Director of Public Works
9
ANNEXE “A” / APPENDIX “A”
CORPORATION OF THE UNITED COUNTIES OF PRESCOTT AND RUSSELL
BY-LAW NUMBER 99-05
SCHEDULE "B"
LIST OF PERMISSIBLE PRODUCTS FOR A PERSON APPLYING FOR A SPECIAL
PERMIT UNDER THIS BY-LAW DURING REDUCED LOADINGS PERIOD AS DESCRIBED
IN BY-LAW NUMBER 93-18 AS AMENDED.
FOR TRIPS ORIGINATING FROM OR FOR TRIPS WITHIN THE UNITED
BEING DELIVERED BEYOND A 160 COUNTIES OF PRESCOTT AND
KM. RADIUS OF THE COUNTIES FOR RUSSELL
B-TRAINS (OR THE EQUIVALENT):
8 TONNES
PER
AXLE
AND
7.5 TONNES PER AXLE FOR THE
PROVINCE OF QUEBEC
bulk fertilizer (may come from Kemptville,
Ont.)
concrete
bulk corn
concrete forms with floats
bulk soya
septic tanks
ethanol
stone for basement floors only
bulk livestock feed
floats for equipment
bulk minerals
tandem trucks at 7.5 tonnes per axle for
bulk livestock feed only
propane
tandem trucks at 7.5 tonnes per axle for
bulk fertilizer only
construction materials
10
ANNEXE “B” / APPENDIX “B”
Carte identifiant le commerce et industrie et fermes agricoles dans les comtés
Map showing the commerce, industries and agricultural farms throughout the counties
11
ANNEXE “C” / APPENDIX “C”
Carte démontrant les routes pour lesquelles des permis spéciaux ont été émis
Map of routes showing which roads were used for special permits issued
12
ANNEXE “D” / APPENDIX “D”
IMPACT SUR LES PERMITS SPÉCIAUX AVEC LA NOUVELLE LÉGISLATION EN 2001
IMPACT TO SPECIAL PERMITS WITH THE NEW LEGISLATION IN 2001
Compagnies à qui on a émis des permis spéciaux avant la nouvelle loi comparativement au
compagnies qui sont éligibles sous la nouvelle législation.
Number of companies that received special permits before the new legislation compared to the
number of companies that are now eligible under the new legislation.
FOR TRIPS ORIGINATING FROM
OR BEING DELIVERED BEYOND A
160
KM.
RADIUS
OF
THE
COUNTIES FOR B-TRAINS (OR
THE EQUIVALENT): 8 TONNES
PER AXLE AND 7.5 TONNES PER
AXLE FOR THE PROVINCE OF
QUEBEC
FOR TRIPS WITHIN
THE
UNITED
COUNTIES
OF
PRESCOTT
15
33
0
18
Amount of companies that
received special permits
before new legislation
Amount of companies that
would be eligible under new
legislation
Note: Les figures sont celles de l’année 2001. Figures are from the year 2001.
13
PRESCOTT-RUSSELL
Date: 27 avril / April 27, 2016
Sujet / Subject:
Item no. :
8.6
Charges réduites sur les routes de comté
Reduced loadings on county roads
ATTENDU que le directeur des Travaux publics
a présenté le rapport TP003 – Charges réduites
sur les routes de comté qui avait pour but
d’informer le Conseil concernant la période de
charges réduites et tous ses implications sur les
contribuables et sur le réseau routier des
Comtés;
WHEREAS the Director of Public Works has
presented report TP003 – Reduced loadings
on County Roads which had the purpose to
inform Council about reduced loading periods
and all its implications on the ratepayers and
on the Counties road network;
ET ATTENDU qu’il bien connu que durant cette
période critique du printemps la chaussée et le
support de chaussée sont à leur condition la
plus vulnérable et que des dommages
particulièrement sévères peuvent se faire sans
restrictions de poids;
AND WHEREAS it is well-known that during
the
spring
critical
period
the
pavement/subgrade is in its weakest condition
and particularly severe damage can occur on
these roads without load restrictions;
ET ATTENDU qu’afin de protéger notre réseau
routier, durant la période de dégel, le Directeur
a recommandé de garder l’option du statu quo,
soit de continuer d’imposer des restrictions de
poids et d’émettre des permis spéciaux qui
satisfait les limitations du Code de la route;
AND WHEREAS in order to protect our road
system, during the spring thaw period the
Director has recommended to stay with the
Status Quo being to keep imposing weight
restrictions and granting special permits to
loads that satisfies the Highway Traffic Act
limitations;
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil approuve
la recommandation du directeur des Travaux
publics de continuer d’imposer des limites de
charges durant la période du printemps et de
continuer d’émettre des permis spéciaux tel que
prescrits par la loi.
BE IT RESOLVED that Council approves the
recommendation of the Director of Public
Works to keep imposing weight restrictions
during the spring season and continue emitting
special permits as described in the legislation.
Adoptée / Adopted
Défaite / Defeated
Vote inscrit demandé par /
Clerk’s initials:
PRESCOTT ET/AND RUSSELL
RAPPORT DU DÉPARTEMENT DES SERVICES SOCIAUX /
REPORT OF THE SOCIAL SERVICES DEPARTMENT
INFORMATION STATISTIQUES RÉGULIÈRES /
REGULAR STATISTICS INFORMATION
RAPPORT / REPORT NO.: SS-003/2016 DATE: 27 avril / April 27, 2016
en marche vers la prospérité de tous ses citoyens.
SUJET
Information statistiques régulières.
SUBJECT
Regular Statistics Information.
PRÉAMBULE
Un rapport statistiques sur les programmes
Ontario au travail, Services de garde et
Services de logement sont présentés pour
votre information.
PREAMBLE
A statistics report for the Ontario Works
Program, Child Care Services and Housing
Services is presented for your information.
BUT
Ce rapport a pour but de présenter
l’information statistique mensuelle des
programmes du département.
PURPOSE
The purpose of this report is to present the
Department’s monthly statistical information
on its programs and services.
RAISON
Le département des Services sociaux produit
mensuellement des statistiques sur les
programmes et services qu’il dispense. Le
gouvernement provincial, par l’entremise du
ministère
des
Services
sociaux
et
communautaires, du ministère des Services à
l’enfance et à la jeunesse, du ministère de
l’Éducation et du ministère des Affaires
municipales et du logement, établit des
objectifs de rendement pour les programmes
Services de logement. Il est important que les
membres du Conseil prennent connaissance
de cette information puisque le budget du
département est une composante importante
du budget total des Comtés unis de Prescott et
Russell.
REASON
Statistical information on programs and
services is produced monthly by the Social
Services
Department.
The
provincial
government through the Ministry of Social and
Community Services, the Ministry of Children
and Youth Services, the Ministry of Education
and the Ministry of Municipal Affairs and
Housing establishes program targets for
performance measurement with Ontario
Works, Child Care Services and Housing
Services. It is imperative that County Council
members be apprised of this information given
the Department’s overall share of the United
Counties of Prescott and Russell’s budget.
IMPACT
Les dépenses reliées aux différents
programmes et services du département ont
un impact important sur les dépenses
annuelles des Comtés unis de Prescott et
Russell.
IMPACT
Expenses related to different services and
programs within the Department have an
important financial impact on the United
Counties
of
Prescott
and
Russell
expenditures.
OPTION
Aucune
OPTION
None
Département des Services sociaux / Social Services Department
1
DOCUMENTS DE SOUTIEN
Annexe «A» – Statistiques des programmes
Services de logement pour le mois de mars
2016
SUPPORTING DOCUMENTATION
Appendix “A” – Ontario Works Program, Child
Care Services and Housing Services statistics
for the month of March 2016.
RECOMMANDATION
Que le conseil reçoive le rapport statistiques
des programmes Ontario au travail, Services
de garde et Services de logement.
RECOMMENDATION
That Council receive the statistics report for
the Ontario Works Program, Child Care
Services and Housing Services.
Anne Comtois Lalonde
Directrice / Director
Département des Services sociaux / Social Services Department
2
mars / March 2016
ANNEXE / APPENDIX "A"
DÉPARTEMENT DES SERVICES SOCIAUX
SOCIAL SERVICES DEPARTMENT
mars / March 2016
ONTARIO AU TRAVAIL / ONTARIO WORKS
Description
Charge de cas - OAT /
OW Caseload Size
Bénéficiaires - OAT /
OW Beneficiaries
Bénéfices pour la période - OAT/
Benefits for the Period - OW
Part des comtés - OAT /
OW County Share
Bénéficiaires dans les foyers /
Beneficiaries in Hostels
** ESTIMÉ/ESTIMATED **
** ESTIMÉ/ESTIMATED **
(Max. 490)
Bénéfices pour la période - Foyers/
Benefits for the period - Hostels
Nombre de personnes en attente
Number of persons on waiting list
mars 2016
March 2016
février 2016
February 2016
Comparatif 2015
Comparative 2015
Cumulatif
année 2016
Cumulative
Year 2016
Comparatif année 2015
Comparative Year 2015
1090
Non disponible
1254
N/A
N/A
Non disponible
Non disponible
Non disponible
N/A
N/A
$818,528
Non disponible
Non disponible
$2,356,584
Non disponible
$46,785
Non disponible
Non disponible
$134,993
Non disponible
477
481
486
N/A
N/A
$272,879
$279,914
$263,916
$828,571
$790,002
0
0
0
N/A
N/A
TOTAL DES BÉNÉFICES / TOTAL BENEFITS
Charge de cas totale
Total Caseload Size
1567
Non disponible
1740
N/A
N/A
Bénéficiaires totaux /
Total Beneficiaries
Non disponible
Non disponible
Non disponible
N/A
N/A
$1,091,407
Non disponible
Non disponible
$3,185,155
Non disponible
Total des bénéfices versés
Total Benefit Payments
Note: Quelques données sont non disponible en raison d'un problème informatique du système automatisé de gestion de l'aide sociale (SAGAS).
Page 1
mars / March 2016
SERVICE DE GARDE / CHILD CARE SERVICES
Nombre d'enfants desservis par municipalité sans les Services à l'Intégration
Number of subsidized children served per municipality without the Integration Services
Champlain Township/Canton Champlain
Garderie Champlain - Vankleek Hill
Atelier des Petits Champlain (École St-Jean Baptiste School - L'Orignal)
Centre d'animation parascolaire Champlain (École St-Grégoire School - Vankleek Hill)
Centre d'animation parascolaire Champlain (École St-Jean-Baptiste School - L'Orignal)
Centre éducatif Champlain Learning Centre (École St-Jude School - Vankleek Hill)
Agence de garde familiale agréée / Private Home Day Care Agency
Cité Clarence - Rockland City
Garderie Le Carrousel (Clarence-Rockland)
Garderie Carrefour-Jeunesse (École Carrefour-Jeunesse School - Rockland)
Rockland Public School Daycare (Rockland)
St-Patrick's School Age Daycare (Rockland)
Garderie Ste-Trinité (École Ste-Trinité - Rockland)
Centre préscolaire et parascolaire St-Mathieu (École St-Mathieu School - Hammond)
Garderie Ste-Félicité (École Ste-Félicité School - Clarence Creek)
Garderie Sacré Cœur (École Sacré Cœur School - Bourget)
Garderie parascolaire de St-Pascal-Baylon (École du Rosaire)
Canton East Hawkesbury township
Canton Nation Township
Centre Éducatif au jardin des Câlins (St-Isidore / St-Albert / Limoges)
Canton Russell Township
Garderie L'Arche des Amis (École St-Joseph School - Russell)
Cambridge Circle of Friends (École Cambridge Public School - Embrun)
Centre Éducatif au jardin des Câlins (École St-Jean School)
Centre Éducatif Pavillon Saint-Jean & Pavillon La Croisé (École St-Jean School - Embrun)
Garderie Les P'tits Cœurs d'Embrun
Centre éducatif de la Rivière Castor (École de la Rivière Castor School - Embrun)
Kinder Kids Early Years Inc. (École Mother Theresa School-Russell)
Early Learning Kindercare (École Russell Public School - Russell)
Garderie des Amis Embrun Inc.
Russell Cooperative Nursery School (Russell)
mars /
March 2016
16
189
15
18
71
Page 2
mars / March 2016
Ville Hawkesbury Town
111
Centre Éducatif Jacqueline Lafrenière - Hawkesbury
Centre Parascolaire Soleil des Petits (École Nouvel Horizon School - Hawkesbury)
Centre Éducatif L'Oasis des Petits (École Paul VI School - Hawkesbury)
Canton Alfred Plantagenet Township
102
Centre Éducatif Les Petits Trésors (École St-Paul School - Plantagenet)
Centre Éducatif Les Petits Trésors (École St-Joseph School - Wendover)
Centre éducatif Les Petits Trésors (École St-Victor School - Alfred)
Village Casselman Village
Centre Éducatif Quatre Saisons (École Académie de la Seigneurie School - Casselman)
Garderie Quatre Saisons (Casselman)
Centre Éducatif au jardin des Câlins (École Ste-Euphémie School - Casselman)
49
OTHER THAN PRESCOTT-RUSSELL
3
Montant total des enfants desservis par les Services de garde/Total number of children served by the Child Care Services
574
Enfants subventionnés dans les centres de garde d'enfants/Subsidized Children in Child Care Centre
Enfants subventionnés / Subsidized Children
366
Enfants subventionnés auprès de l'Agence de garde familiale de P-R/Subsidized Children with the P-R Private Home Day Care Agency
Enfants subventionnés / Subsidized Children
50
Ontario au Travail/Ontario Works
Enfants en garde informelle/Children in informal care
9
Enfants en garde formelle/Children in formal care
46
Page 3
mars / March 2016
Services d'intégration pour enfants à besoins particuliers/Integration Services for Children with Special Needs
Nombre d'enfants desservis / Number of children served
121
Nombre de familles desservies / Number of families served
118
Enfants en attente de services / Children awaiting services
1
Agence de garde familiale de Prescott - Russell Home Child Care Agency
Nombre de
fournisseurs /
Number of providers
2
15
1
2
6
7
3
4
40
Municipalité / Municipality
Canton Champlain Township
Cité Clarence-Rockland City
Canton Est-Hawkesbury-East Township
Canton Nation Township
Canton Russell Township
Ville Hawkesbury Town
Canton Alfred-Plantagenet Township
Village Casselman Village
Total
Montant total d'enfants desservis par l'Agence de garde familiale / Total number of children served by the Home Day Care Agency
172
Services de garde - Général / Child Care Services - General
Enfants désservis / Children receiving services
695
Familles désservies / Families receiving services
634
Enfants en atttente de services / Children awaiting services
99
Page 4
mars / March 2016
SERVICES DE LOGEMENT / HOUSING SERVICES
Composition des ménages / Household Breakdown
Nombre de
logements / Nombre de résidents /
Number of Number of Residents
Units
Unités familiales / Family Units
Semi-détaché rue James Street Semi-detached - Hawkesbury
54
222
Appartements 810, rue Portelance Street Apartments - Hawkesbury
Semi-détaché rue Portelance Street Semi-detached - Hawkesbury
Semi-détaché rue Taché Street Semi-detached - Hawkesbury
Semi-détaché rue Gladstone Street Semi-detached - Hawkesbury
Bungalows rue James Street Bungalows - Hawkesbury
Semi-détaché rue Boyd Street Semi-detached, Vankleek Hill
Total des résidents dans les unités familiales /
Total Number of Residents in Family Units
30
30
16
22
2
12
71
108
64
101
10
41
166
617
Nombre de
logements/
Number of
Units
Nombre de résidents /
Number of Residents
52
30
14
19
30
56
32
13
19
35
145
155
311
772
Mois courant /
Current Month
Cumulatif 2016/
Cumulative 2016
$121,115
$360,456
Unités pour personnes âgées / Senior Citizen Units
675 rue Portelance Street - Hawkesbury
345 rue Hamilton Street - Hawkesbury
69 avenue Derby Avenue - Vankleek Hill
2169 rue Laurier Street - Rockland
472 rue Church Street - Russell
Total des résidents dans les unités pour personnes agées /
Total Number of Residents in Senior Citizen Units
Montant total des résidents du logement social / Total Number of Social Housing Residents
Revenus du logement public / Public Housing Rent Revenues
Description
Revenu de loyer / Rent revenue
Page 5
mars / March 2016
Liste d'attente / Waiting List
Logement public / Public Housing
Familles /
Families 2016
Description
Village de / Town of Vankleek Hill
Personnes âgées
Familles /
/ Seniors 2016 Families 2015
Personnes âgées /
Seniors 2015
9
30
17
29
Ville de / City of Rockland
149
85
172
87
Ville de / Town of Hawkesbury
195
99
169
91
Village de / Town of Russell
0
26
0
29
Village de / Town of Casselman
12
0
9
0
Total
365
240
367
236
Logement à but non lucratif / Non-Profit Housing
Familles /
Families 2016
Unités familiales / Family Units
Appartements Belle Vie Apartments, Alfred
Domaine Chatelain, Alfred
Place Cameron Place, Hawkesbury
Place Nelson Place, Hawkesbury
Place Victor Bruneau Place, Hawkesbury
Appartements Seigneurie Apartments, L'Orignal
Villa Ste-Thérèse Villa, Marionville
Domaine des Érables , Rockland
Manoir Belle Vue Manor, Rockland
Résidence Lajoie Residence, St-Albert
Villa St-Paul, Plantagenet
Apartement Villejoie
L'Escale, St-Isidore
Manoir Van Kleek Manor, Vankleek Hill
Total
Liste d'attente du Programme de logement abordable / Affrodable Housing Program Waiting List
Notre Dame de la Paix, Limoges
Total Général / Grand Total
Page 6
Personnes âgées
Familles /
/ Seniors 2016 Families 2015
Personnes âgées /
Seniors 2015
0
71
41
174
0
0
0
193
0
0
0
0
0
0
479
27
0
0
0
91
27
3
0
68
9
20
8
9
26
288
0
58
63
157
0
0
0
182
0
0
0
0
0
0
460
17
0
0
0
76
18
9
0
56
8
27
0
4
25
240
0
40
0
40
844
568
827
516
mars / March 2016
Divers programmes gérés par les Services de logement / Various programs administered by Housing Services
(CUPR) Logement
public/)
311 unités/units
Logement à but non
lucratif/
500 unités/units
Supplément au loyer/
Rent Supplement:
Alfred /
Plantagenet
Casselman
Champlain
F
F
F
S
12
14
S
25
Régulier/ Regular
A
S
75
A
34
Clarence-Rockland
A
F
66
25
S
A
F
S
19
154
82
32
86
40
1
45
Nation
A
F
S
Russell
A
F
S
a
30
50
67
68 unités/ 68 units
2
L'épanouissement
communautaire/ Strong
Communities:
Hawkesbury
Régulier
19 unités/ 19 units
Services de
soutien/
support
services
9 unités/9 units
1
5
3
1
20
9
9
Logement abordable/
Affordable Housing:
Affectations
d'immobilisation:
Logement locatifs avec
des services de soutien /
Rental and Supportive
(capital)
25 unités/25 units - Limoges
11 unités/units- Rockland
4 unités-units - Hawkesbury
24 unités/units - Hawkesbury
Investment Affordable
Housing
91 unités / units in total
9 unités/units - Alfred/Plant.
11 unités/units - Casselman
4 unités/units - Champlain
32 unités/units Clarence-Rockland
27 unités/units - Hawkesbury
2 unités/units - Nation
6 unités/units - Russell
1
Total géréral Grand Total
F - Familles/Families
S - Personnes agées/Seniors ( 60 ans et plus / 60 years old or older)
A - Adultes / Adults ( 59 ans et moins / 59 years old or younger)
Unités/units
26
8
75
Page 7
9
2
3
4
37
6
1
6
12
81
3
3
3
8
7
8
40
67
17
29
2
244
17
11
2
23
186
63
25
1
1
1
75
3
1
0 100
3
3
13 avril 2016
RAPPORT DU COMITÉ PLÉNIER
Au président et aux membres du conseil,
Le Comité plénier s’est réuni le 13 avril 2016 à 9 h.
Présences :
MM. Gary J. Barton, Jeanne Charlebois, Guy Desjardins, Fernand Dicaire,
Robert Kirby, Conrad Lamadeleine, Pierre Leroux, François St-Amour,
membres.
MM. Stéphane P. Parisien, Michel Chrétien, Marc Clermont, Anne Comtois
Lalonde, Louise Lalonde, Carole Lavigne, Julie Ménard Brault, Louis Prévost,
chefs de département et Andrée Latreille, greffière.
Le rapport est présenté comme suit:
1.
Mise à jour de l’évaluation foncière 2016
Mme Joyce Gravelle, directrice des comptes et des relations de la Société d’évaluation
foncière des municipalités (SÉFM) explique la mise à jour de l’évaluation foncière 2016
pour Prescott et Russell. Elle avise, entre autres, que l’évaluation des propriétés accusera
en moyenne une hausse de 5 p. cent d’ici 2020. Les municipalités subiront des hausses
résidentielles pouvant atteindre de 1% à 7,6%. Certains maires font part de leurs
inquiétudes sur la taxation des propriétés riveraines et des listes électorales municipales
erronées afin d’inciter la SÉFM à trouver des solutions.
2.
Frais de traduction à la cour des infractions provinciales
La mairesse de Hawkesbury s’interroge sur les frais de traduction lorsque les infractions
de stationnement sont contestées à la cour. La trésorière explique qu’en 2015, le coût
pour les services de traduction à la cour des infractions provinciales s’élevait à 1 491 $,
déplacement en sus, pour dix demandes. Le coût en 2014 s’élevait à 3 628 $ pour 13
demandes de traduction. Chaque service d’interprète représente une présence d’au moins
3 heures en raison de 30 $ l’heure. Un nouveau service mis à l’essai « Language Line
Solutions » est utilisé lorsque les individus ont besoin d’un interprète pour consulter le juge
de paix. Ce service est livré au coût de 1,50 $ la minute.
3.
Maintien et expansion des entreprises
À la demande de la mairesse de Hawkesbury, la directrice de Développement économique
et touristique présente le projet « Maintien et expansion des entreprises M+EE ». M+EE
est un programme de sondage auprès des entreprises locales de différents secteurs
d’activités pour cerner les besoins, les préoccupations et les possibilités de croissance
pour leurs entreprises dans Prescott et Russell. L’objectif est de créer un réseau de
développement économique régional afin de développer et de mettre en œuvre un plan
d’action pour soutenir les entreprises. Des études démontrent que ce sont nos entreprises
locales qui créent le plus d’emplois (entre 74% et 90%), et qu’elles ont investi et
réinvestiront dans la collectivité. Ce projet est divisé en 4 phases sous la responsabilité
du BDETPR et ses partenaires (un membre de chacune des huit municipalités),
conduit par un processus communautaire qui repose sur la participation de bénévoles
chargés de mener des entrevues.
4.
Grand Tour Desjardins et autres événements cyclistes à venir
La directrice de Développement économique et touristique annonce que nous
accueillerons environ 1 500 cyclistes lors du Grand Tour Desjardins le 6 août prochain. Le
départ s’effectuera à l’École catholique de Plantagenet. Les cyclistes termineront leur
parcours le 12 août à Plantagenet et un arrêt est prévu à L’Orignal cette journée pour
dîner. Selon Mme Lavigne, le Grand Tour Desjardins génèrera une retombée économique
d’environ 600 000 $ pour la région.
Comité plénier
- 2 -
le 13 avril 2016
5.
Pacte de l’amitié avec les MRC
Une rencontre visant à organiser la 6e édition du Pacte de l’amitié entre les CUPR et les
MRC de Papineau et d’Argenteuil a eu lieu le 4 avril dernier à Lachute. Les élus se
rencontrent à tour de rôle pour fortifier le pacte et trouver des projets communs. Il est
souvent question, entre autres, de la conservation de la rivière des Outaouais, de la Cyclo-route et de développement durable. Un 4 à 7 a été ciblé le 1er septembre 2016 au
camping municipal de Brownsburg-Chatham et tous les maires sont invités à inscrire
l’événement à leur agenda.
6.
Entente de financement
Le directeur général explique l’importance de faire signer des ententes de financement
aux organismes qui reçoivent des fonds municipaux. Une telle entente permettrait d’établir
les modalités et conditions du financement pour les organismes auxquels les fonds ont
été versés en plus de développer et maintenir une reddition de compte efficace. De plus,
nos assureurs nous informaient de l’importance de protéger les intérêts des CUPR autant
au niveau des assurances que de la responsabilité civile.
La trésorière explique qu’elle a informé le Centre d’accueil Roger Séguin (CARS) de cette
entente pour que les 500 000 $ qui seront octroyés au CARS soient placés dans une
réserve pour leur projet de rénovation/construction du Centre et que les dispositions
d’assurance et de responsabilité civile soient adressées. Un formulaire d’entente de
financement sera également exigé pour tous les organismes, agences, municipalités ou
autres qui recevront des subventions des CUPR.
7.
Renouvellement du contrat des vérificateurs municipaux
La trésorière avise que notre contrat avec Deloitte pour la vérification annuelle de nos
opérations financières s’est terminé avec les états financiers de 2015. Le dernier appel
d’offres pour des services professionnels de vérificateurs externes remonte à 1998. À ce
moment, les firmes comptables BDO et Deloitte avaient soumissionné et la firme Deloitte
avait été retenue. La trésorière déclare que nous sommes censés enclencher un appel
d’offres pour octroyer le contrat des vérificateurs externes à moins que le Conseil en
décide autrement.
Selon l’article 296(3) de la Loi de 2001 sur les municipalités, le vérificateur d’une
municipalité ne doit pas être nommé pour un mandat de plus de cinq ans. Un règlement
pour renouveler leur nomination est adopté par le Conseil à la fin de chaque mandat.
La trésorière rappelle que selon notre politique d’approvisionnement, un chef de
département ne peut acheter des biens ou services dont la valeur dépasse 50 000 $ sans
demander et obtenir des soumissions scellées, sauf si une résolution du conseil l’y
autorise expressément. Les honoraires de Deloitte pour 2015 se sont chiffrés à 63 000 $.
LE COMITÉ RECOMMANDE 1) d’outrepasser le processus d’appel d’offres; 2) de
mandater la trésorière à négocier avec la firme Deloitte pour les honoraires de vérification
et 3) de faire rapport au Conseil. Le président du conseil demande le vote sur cette
recommandation et deux membres sur sept estiment que les CUPR devraient procéder
par appel d’offres.
8.
Charges réduites sur les routes de comté
Le directeur des Travaux publics explique, par un PowerPoint, que le Code de la route
permet aux Comtés d’appliquer des limites de charges aux camions pour protéger les
infrastructures routières pendant le dégel au printemps. Il passe en revue la législation,
les règlements adoptés par les Comtés, la liste des produits admissibles en vertu d’un
permis spécial, etc.
Il fait part des conséquences si l’une des options suivantes étaient retenues :
1) ne pas appliquer de limites de charges;
2) aucune restriction sur certaines routes et ce, sans demande de permis;
Comité plénier
- 3 -
le 13 avril 2016
3) éliminer les permis spéciaux et les charges réduites
4) statu quo : appliquer des permis spéciaux et limites de charges
5) augmenter le nombre de routes exemptées des limites de charges et des permis
spéciaux.
Le directeur recommande de maintenir le statu quo pour protéger notre réseau routier. Il
prévient que la chaussée prend de l’âge et que le financement pour la construction et
l’entretien de nos routes ne correspond pas à l’augmentation des dommages occasionnés
par les véhicules lourds. En enlevant les restrictions pendant la période critique du dégel
au printemps, il sera impossible de contrôler le volume et la fréquence des véhicules lourds
sur les routes.
Après discussion, LE COMITÉ RECOMMANDE de maintenir le statu quo pour protéger
notre réseau routier, c’est-à-dire d’appliquer des permis spéciaux et des limites de charges
sur les routes de comté, et que le directeur soumette son rapport pour fins d’adoption.
9.
Mise à jour du Plan officiel
Le directeur d’Urbanisme et de Foresterie avise que 16 appels ont été interjetés devant la
CAMO contre le Plan officiel. Les sections du Plan officiel en appel sont : l’Annexe E,
l’identification du Karst dans la région de Jessup’s Falls à l’Annexe C, une portion de la
ZINS (zone d’intérêt naturel et scientifique) près de Jessup’s Falls à l’Annexe B et la
politique 6.6.1.
10.
Acquisition d’une propriété à L’Orignal
Le directeur général propose de faire l’acquisition d’une propriété à L’Orignal pour les
besoins de la Corporation. Cette présentation est faite à huis clos puisqu’il s’agit d’une
acquisition de biens-fonds (article 239(2)c) acquisition ou disposition projetée ou en cours
d’un biens-fonds par les Comtés). LE COMITÉ RECOMMANDE que l’administration
entame les négociations et revienne au Conseil avec les détails et le prix d’achat.
11.
Défense du Plan officiel
Le directeur d’Urbanisme et de Foresterie indique que le Conseil devra se pencher sur la
façon dont il entend défendre certains appels interjetés devant la CAMO. Cette
présentation est faite à huis clos puisqu’il s’agit de litiges actuels ou éventuels, y compris
les questions dont les tribunaux administratifs sont saisis, ayant une incidence sur les
Comtés (article 239(2)e). LE COMITÉ RECOMMANDE au directeur de présenter des
scénarios lors de la réunion du Comité plénier du mois de mai.
12.
Collège d’Alfred
M. Christopher Rees de la firme de consultants Suthey Holler Associates, a été retenu par
la Société de développement communautaire de Prescott Russell (SDCPR) pour trouver
une solution à la relance du Collège d’Alfred. Il fait part de sa proposition, soit de scinder
les différents enjeux du projet en parties distinctes pour déterminer les besoins et
l’engagement financier de la province, du fédéral et des CUPR. Il sollicite un engagement
de la part du Conseil par voie de résolution mais cette demande est refusée.
Cette présentation est faite à huis clos puisqu’il s’agit d’une acquisition de biens-fonds
(article 239(2)c) acquisition ou disposition projetée ou en cours d’un biens-fonds par les
Comtés). Après un long débat, LE COMITÉ RECOMMANDE que M. Rees présente sa
proposition à la province et au fédéral et fasse rapport au Conseil par la suite.
13.
Restructuration du département TI
Le directeur général fait une mise à jour en ce qui concerne restructuration du département
TI. Cette présentation est faite à huis clos puisqu’il s’agit des relations de travail ou les
négociations avec les employés (article 239(2)d). LE COMITÉ RECOMMANDE de
soumettre une résolution à la prochaine réunion.
Comité plénier
14.
- 4 -
le 13 avril 2016
Recrutement du directeur des Ressources humaines
Le directeur général fait une mise à jour en ce qui concerne le recrutement d’un directeur
des Ressources humaines. Cette présentation est faite à huis clos puisqu’il s’agit de
renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris un
employé des Comtés (article 239(2)b). LE COMITÉ RECOMMANDE que le candidat soit
interviewé par le Conseil selon un questionnaire qui aura été préparé au préalable par le
directeur général.
15. Ajournement
La réunion du comité plénier est levée à 12h20.
LE TOUT VOUS EST RESPECTUEUSEMENT SOUMIS.
____________________________________
Guy Desjardins, Président du comité
Proposé par Gary J. Barton
QUE CE RAPPORT SOIT ADOPTÉ
Adopté par le Conseil
le 27 avril 2016
______________________________
_______________________________
April 13, 2016
REPORT OF THE COMMITTEE OF THE WHOLE
To the Warden and Members of Council,
The Committee of the Whole met in L’Orignal at 9:00 a.m. on April 13, 2016.
Were present:
Gary J. Barton, Jeanne Charlebois, Guy Desjardins, Fernand Dicaire,
Robert Kirby, Conrad Lamadeleine, Pierre Leroux and François St-Amour,
Council Members.
Stéphane P. Parisien, Michel Chrétien, Marc Clermont, Anne Comtois
Lalonde, Louise Lalonde, Carole Lavigne, Julie Ménard Brault, Louis
Prévost, Jonathan B. Roy, Department Heads, and Andrée Latreille, Clerk.
The report is presented as follows:
1.
Update on 2016 Assessment Evaluation
Ms. Joyce Gravelle, Account Manager of Municipal and Stakeholder Relations for the
Municipal Property Assessment Corporation (MPAC), provided a summary of the
updated 2016 property assessment for Prescott and Russell. She advised, among other
things, that property assessments will experience an average increase of 5 per cent
between now and 2020. Municipalities will experience residential increases varying from
1% to 7.6%. Some mayors expressed their concerns regarding the taxation of waterfront
properties and erroneous municipal electoral lists, and asked MPAC to find solutions.
2.
Translation costs at the Provincial Offences Court
The Mayor of Hawkesbury questioned the translation costs when parking violations are
contested in court. The Treasurer explained that in 2015, the cost of translation services
at the Provincial Offences Court amounted to $1,491, plus travel costs, for ten requests.
In 2014, the cost amounted to $3,628 for 13 translation requests. Each interpretation
service represents a presence of at least 3 hours at a cost of $30 an hour. A new service
called Language Line Solutions is currently being tested and used when individuals
require an interpreter to see the Justice of the Peace. This service comes at a cost of
$1.50 per minute.
3.
Business Retention and Expansion
At the request of the Mayor of Hawkesbury, the Economic Development and Tourism
Director presented the M+EE Business Retention and Expansion project. M+EE is a
survey program aimed at local businesses in different sectors to identify the needs, the
concerns and the growth opportunities for their businesses in Prescott and Russell. The
objective is to create a regional economic development network in order to develop and
implement an action plan to support businesses. Studies indicate that it is our local
businesses that create the most jobs (between 74% and 90%), and that they have
invested and will reinvest in the community. This project is divided into 4 phases, under
the responsibility of the Economic Development and Tourism office and its partners (one
member from each of the eight municipalities), led by a community-based process that
relies on the participation of volunteers to conduct interviews.
4.
Grand Tour Desjardins and other forthcoming cycling events
The Economic Development and Tourism Director announced that the United Counties
of Prescott and Russell will host about 1,500 cyclists during the Grand Tour Desjardins,
which begins on Saturday, August 6 at École catholique de Plantagenet. Cyclists will
complete their journey on Friday, August 12 at Plantagenet there is a stop for dinner in
L’Orignal on this final day. According to Ms. Lavigne, the Grand Tour Desjardins will
generate an economic impact of approximately $600,000 for the region.
Committee of the Whole
- 2 -
April 13, 2016
5.
Friendship Agreement with MRCs
A meeting to organize the 6th edition of the Friendship Agreement between the UCPR
and the MRCs of Papineau and Argenteuil was held on April 4 in Lachute. As is the
custom, elected officials host alternating visits to each region in order to strengthen the
pact and find common projects. There is often discussion, among other subjects, about
the conservation of the Ottawa River, of the Cycl-o-Route, and sustainable development.
An afternoon social event is planned for September 1, 2016 at the Brownsburg-Chatham
municipal campground and all mayors were asked to mark the event in their calendars.
6.
Funding agreements
The Chief Administrative Officer explained the importance of signing funding agreements
with organizations that receive municipal funding. Such an agreement would establish
the terms and conditions of such funding for the organizations to which the funds were
paid, in addition to developing and maintaining an effective reporting account.
Furthermore, the insurance company has advised the UCPR about the importance of
protecting its interests, both in terms of insurance and civil liability.
The Treasurer explained that she informed the Centre d’accueil Roger Séguin (CARS)
about the agreement, in order to ensure that the $500,000 awarded to the CARS is
placed in a reserve for the Centre’s renovation and construction project and that the
provisions for insurance and liability are addressed. A funding agreement form will also
be required for all organizations, agencies, municipalities or others that will receive
grants from the UCPR.
7.
Renewal of contract for municipal auditors
The Treasurer advised that the United Counties’ contract with Deloitte for the annual
audit of its financial operations expired after the 2015 financial statements. The last
tender for the professional services of external auditors was in 1998. At that time, the
accounting firms of BDO and Deloitte had both submitted, and Deloitte was retained.
The Treasurer noted that the UCPR is due to prepare another tender to award the
contract for the external auditors unless Council decides otherwise.
As per Section 296(3) of the Municipal Act, 2001, the auditor of a municipality may not
be appointed for a term of more than five years. A by-law to renew their appointment
must be approved by Council at the end of each term.
The Treasurer explained that according to the UCPR’s procurement policy, a department
head may not purchase goods or services of a value greater than $50,000 without
requesting and obtaining sealed tenders, unless expressly authorized by a resolution of
Council. Deloitte’s fees for 2015 amounted to $63,000.
THE COMMITTEE RECOMMENDED 1) to bypass the tender process; 2) to authorize
the Treasurer to negotiate with Deloitte regarding the auditing fees and 3) to report to
Council. The Warden requested a vote on this recommendation and two of the seven
other members decided that the UCPR should proceed with a tender.
8.
Reduced loads on County Roads
The Public Works Director explained, through a PowerPoint presentation, that the
Highway Traffic Act allows for Counties to apply load restrictions on trucks in order to
protect road infrastructure during the spring thaw period. He reviewed the legislation, the
by-laws adopted by the Counties, the list of eligible products under a special permit, etc.
He outlined the consequences for each of the following options:
1) not applying any load restrictions;
2) not placing restrictions on certain roads, without requiring a permit;
3) eliminating special permits and reduced loads;
4) applying the status quo: special permits and load restrictions;
5) increasing the number of routes exempted from load restrictions and special permits.
- 3 -
April 13, 2016
The Director recommended maintaining the status quo in order to protect County roads.
He cautioned that the road network is aging and that funding for the road construction
and maintenance does not correspond to the increase in damage from heavy vehicles.
By eliminating the restrictions during the critical spring thaw period, it will be impossible
to control the volume and frequency of heavy vehicles on County roads.
Following discussion, THE COMMITTEE RECOMMENDED that the status quo be
maintained in order to protect the County road network, by applying special permits and
load restrictions on County roads, and that the Director submit his report for Council’s
adoption.
9.
Update on the Official Plan
The Planning and Forestry Director advised that 16 appeals were brought before the
Ontario Municipal Board (OMB) against the Official Plan. The appealed sections of the
Official Plan are: Appendix E, the identification of karst in the Jessup’s Falls area in
Appendix C, a portion of the ANSI (Area of Natural and Scientific Interest) near Jessup's
Falls in Appendix B, and Policy 6.6.1.
10.
Land acquisition in L’Orignal
The Chief Administrative Officer proposed the acquisition of a property in L’Orignal for
the Corporation’s needs. This presentation was held in camera as per Section 239(2)c)
proposed or pending acquisition or disposition of land by the Counties. THE
COMMITTEE RECOMMENDED that the Administration initiate negotiations and return
to Council with further details and the purchase price.
11.
Defense of Official Plan
The Planning and Forestry Director explained that Council will have to address how it
intends to defend some of the Official Plan appeals to the OMB. This presentation is
held in camera as per Section 239(2)e) litigation or potential litigation, including matters
before administrative tribunals, affecting the Counties. THE COMMITTEE
RECOMMENDED that the Director present scenarios at the Committee of the Whole
meeting in May.
12.
Alfred College
Christopher Rees, of the Suthey Holler Associates consulting firm, was hired by the
Prescott-Russell Community Development Corporation (PRCDC) to find a solution for
the revival of the Alfred College. He explained his proposal to separate the different
challenges of the project into distinct parts, in order to determine the requirements and
the financial commitment of the Province, the federal government and the UCPR. He
requested a commitment from Council via resolution, but this request was refused.
This presentation is delivered in camera as per Section 239(2)c) proposed or pending
acquisition or disposition of land by the Counties. Following a lengthy debate, THE
COMMITTEE RECOMMENDED that Mr. Rees present his proposal to the provincial and
the federal governments and report to Council afterward.
13.
IT Department Restructuration
The Chief Administrative Officer provided an update regarding the restructuring of the IT
department. This presentation is held in camera as per Section 239(2)d) labour relations
or employee negotiations. THE COMMITTEE RECOMMENDED to present a resolution
at the next Council meeting.
14.
Recruitment of the Human Resources Director
The Chief Administrative Officer provided an update regarding the recruitment of the
Human Resources Director. This presentation is held in camera as per Section 239(2)b)
personal matters about an identifiable individual, including County employees. THE
COMMITTEE RECOMMENDED that the candidate be interviewed by Council through a
questionnaire, to be prepared in advance by the Chief Administrative Officer.
15.
- 4 -
April 13, 2016
Adjournment
The Committee of the Whole adjourned at 12:20 p.m.
ALL OF WHICH IS RESPECTFULLY SUBMITTED.
Guy Desjardins, Chairman
Moved by Gary J. Barton
THAT THIS REPORT BE ADOPTED
Adopted by Council
April 27, 2016
______________________________
___
Le 23 mars 2016
RAPPORT DE LA RÉUNION DU COMITÉ DE DÉVELOPPEMENT
ÉCONOMIQUE ET TOURISTIQUE
Au président et aux membres du Conseil,
Le comité de Développement économique et touristique s’est réuni à L’Orignal le mercredi 23
mars 2016 à 10 h 35.
Présences : Mme Jeanne Charlebois, présidente du comité, M. Conrad Lamadeleine, M. Pierre
Leroux, membres du comité, M. Guy Desjardins, président du Conseil
M. Stéphane P. Parisien, directeur général, Mme Carole Lavigne, directrice du
Développement économique et touristique, Mme France Lortie, adjointe
administrative et de projets
Le rapport vous est présenté comme suit :
1.
M+EE (Maintien et expansion des entreprises) budget
Mme Jeanne Charlebois mentionne qu’une session d’information a été tenue à
Casselman pour le M+EE et fut représentée par toutes les municipalités. Mme Carole
Lavigne enchaine en expliquant brièvement ce programme, qui consiste à faire compléter
un sondage auprès des petites et moyennes entreprises et industrielles, dans le but de
connaitre leur réalité pour aider au développement économique dans la région. Elle
ajoute qu’une lettre de support a été demandée à chacune des municipalités afin de
connaitre leur intention à participer à ce projet. Mme Lavigne explique que la demande
de subvention dans le cadre du programme DECOR a été annulée mais qu’une somme
déjà au budget pourrait subvenir à ce projet. Une copie du budget est distribuée et Mme
Lavigne propose que 42 000 $ de son budget en développement économique y soit
attribué. L’organigramme est aussi distribué aux membres et on réitère l’importance de
travailler conjointement avec les municipalités pour bien mener ce projet. Pour la collecte
d’information, Mme Lavigne énumère les catégories ciblées et ajoute que les
municipalités pourront choisir celles qui leur conviennent. Une discussion s’ensuit sur la
procédure de collecte d’information à utiliser.
LE COMITÉ RECOMMANDE que la somme de 42 000 $ déjà budgétée pour les projets
en développement économique soit utilisée pour la mise en œuvre du projet M+EE.
2.
Plastique agricole, budget
Mme Lavigne confirme au comité que la somme de 35 000 $, nécessaire au financement
du projet de plastique agricole a été assemblée au budget et ce, suite à quelques
transferts de rubriques. Ces ajustements seront rendus officiels suite aux prochaines
révisions budgétaires des Comtés. M. Guy Desjardins s’informe des conteneurs qui ne
sont pas suffisamment grands pour recueillir toute la matière recyclable. Sur ce, Mme
Lavigne s’informera pour soit en installer de plus gros ou d’augmenter la fréquence des
collectes.
3.
Entente avec les voisins (VIA Rail)
Pour faire suite à l’entente soumise à VIA pour les conditions d’entretien des accotements
du sentier par les voisins, Mme Lavigne explique qu’il est temps de conclure l’entente
avec les voisins afin de permettre l’utilisation de l’emprise pour la culture sans toutefois
permettre l’installation de bâtiments ou autres et ce, dans l’éventualité où VIA réactiverait
son chemin de fer. Mme Lavigne ajoute que l’entente stipule qu’un dépôt en argent doit
être versé par les voisins, impliquant la gestion d’un compte en fiducie, ce qui alourdirait
le contrôle financier selon elle. Elle souhaiterait simplement obtenir la signature des
voisins ainsi qu’une assurance responsabilité nommant les CUPR comme tierce partie
pour cette section de terrain afin d’éviter tout litige ultérieur. Dans le cas d’un refus de
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signer par un voisin, celui-ci se verrait dans l’obligation de remettre les clôtures aux limites
de la propriété de Via à ses frais et si cette condition n’était pas rencontrée, les CUPR
feraient les travaux qui seraient par la suite facturés au voisin. M. Desjardins propose
que des frais de 1 $ par année soient chargés aux voisins afin d’éviter les droits de
squatteurs. Ceci devra cependant être vérifié auprès d’un conseiller juridique afin d’en
confirmer la validité.
LE COMITÉ RECOMMANDE que des frais annuels d’un dollar soient chargés aux voisins
afin d’éviter la question des droits de squatteurs et ce, suite à la confirmation de la validité
de cette information auprès d’un conseiller juridique.
LE COMITÉ RECOMMANDE AUSSI dans le cas d’un refus de signature par un voisin,
que celui-ci se verrait dans l’obligation de remettre les clôtures en place à ses frais et que
si cette condition n’était pas rencontrée, les CUPR feraient les travaux qui seraient par la
suite facturés au voisin.
4.
Centre d’entrepreneurship de Prescott-Russell
Carole Lavigne explique ce qu’est le Centre d’entrepreneurship de Prescott et Russell
ainsi que ses programmes.
Cette initiative est déployée par le ministère du
Développement économique, de l’Emploi et de l’infrastructure par le biais d’une entente
avec les CUPR et est ensuite livrée par l’Académie Entrepreneuriale de Prescott-Russell.
Ce service consiste à offrir de l’aide aux petites et moyennes entreprises, tel du
financement, plan d’affaires, plan de marketing, etc. Des bureaux se trouvent
présentement à Hawkesbury et à Alfred, mais Mme Lavigne aimerait en voir à Rockland
et un entre Casselman et Embrun. La somme de 89 025 $ provenant du Ministère est
transférée aux CUPR qui en retour la remettent à l’Académie par versement en échange
de leurs services. Le Centre d’entrepreneurship gère plusieurs programmes dont le
Summer Compagny avec son budget annuel de 10 620 $, qui dessert les 15 à 29 ans,
démarrant leur entreprise d’été pour laquelle ils obtiennent jusqu’à 3 000 $ en deux
versements. Aussi, le Startup Company pour lequel une somme de 5 000 $ est versée
aux gens qui démarrent une entreprise et cette aide financière pourrait même aller jusqu’à
45 000 $ en prêt provenant d’anges financiers. Mme Lavigne ajoute que les CUPR ont
reçu 129 870 $ pour le Starter Company pour une durée de quatre ans. Mme Lavigne
enchaine avec des histoires à succès.
5.
Plan de développement économique de Prescott-Russell 2014 - 2019
Une copie du Plan de développement économique avait été distribuée aux membres du
comité lors de la réunion du 27 janvier dernier afin qu’ils en prennent connaissance. Sur
ce, les membres n’ont pas de questions ou de commentaires à ce moment.
6.
Programme de récompenses Carte VIP
Mme Lavigne donne un bref historique du programme de récompenses de la carte VIP.
Elle mentionne que l’entente de trois ans viendra à échéance en octobre prochain et que
le but était de céder ce programme à l’Alliance des gens d’affaires qui consiste en la
coalition des trois chambres de commerce dans Prescott et Russell. Cependant,
l’Alliance des gens d’affaires n’est pas intéressée à prendre ce programme puisqu’il n’est
pas monétairement viable. De plus, avec l’augmentation imminente des frais d’utilisation
du fournisseur Datacandy sans compter la quantité de temps que l’agent de projet doit y
consacrer ont motivé la décision de mettre un terme à ce programme. Cependant, Mme
Lavigne mentionne que Freebees, une entreprise privée qui souhaite implanter un
programme similaire et éventuellement, ouvrir un bureau dans Prescott et Russell,
travaillera en collaboration avec les chambres de commerce locales. Cette initiative
débutera en juin et ce, sans aucun engagement financier des Comtés. Mme Lavigne
explique le plan de fermeture pour mener à terme le programme de récompenses Carte
VIP.
M. Conrad Lamadeleine quitte la réunion à 11 h 05.
7.
Réparation d’un ponceau, Sentier récréatif
Mme Lavigne explique la situation du ponceau VIA de M. Dupont, situé à l’intersection du
sentier et de la concession 7 à Plantagenet qui nécessite des réparations majeures. Ce
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dernier, qui est construit en pierres, est un site très visité et apprécié pour sa splendeur.
Toutefois des travaux sont nécessaires au ponceau ainsi que la construction d’un escalier
pour rendre le site plus sécuritaire. Trois soumissions ont été reçues et la plus basse est
de 9 000 $ pour les travaux au ponceau et de 18 000 $ pour la construction d’un escalier
en pierre. Une discussion s’ensuit sur la question de sécurité et le comité est d’accord
avec la réparation du ponce au seulement et d’interdire l’accès sous le ponceau avec
l’installation d’enseignes à cet effet.
LE COMITÉ RECOMMANDE que les travaux de réparations au ponceau seulement
soient entrepris au coût de 9 000 $ selon la soumission la plus basse.
8.
Divers
Mme Charlebois demande à la directrice du Développement économique de tenir le
comité informé de toutes nouvelles entreprises ou industries qui s’installent dans les
Comtés unis.
9.
Clôture
La réunion du comité est levée à 11 h 15.
_________________________________
Jeanne Charlebois, Présidente du Comité
Proposé par : Pierre Leroux
Appuyé par : Guy Desjardins
Le 27 avril 2016
_________________________
_________________________
Andrée Latreille, Secrétaire
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March 23, 2016
ECONOMIC DEVELOPMENT AND TOURISM COMMITTEE REPORT
To the Chair and the members of Council,
The Economic Development and Tourism Committee met in L’Orignal on Wednesday, March
23, 2016 at 10:35 a.m.
Were present: Mrs. Jeanne Charlebois, Chair, Mr. Conrad Lamadeleine, Mr. Pierre Leroux,
Committee members, Mr. Guy Desjardins, Warden
Mr. Stéphane P. Parisien, Chief Administrative Officer, Mrs. Carole Lavigne,
Director of Economic Development and Tourism, Mrs. France Lortie,
Administrative and Projects Assistant
1.
BR+E (Business Retention and Expansion) Budget
Mrs. Jeanne Charlebois mentioned that an information session was held in Casselman
for BR+E and was represented by all municipalities. Carole Lavigne made a brief exposé
of the program, which consists of a survey of small and medium enterprises and industries
in order to understand their situation to help the economic development in the region. She
added that a letter of support was requested from each municipality in order to confirm
their intention to participate in this project. Mrs. Lavigne explained that the grant
application as part of the RED program was canceled but that a sum already in the budget
could sustain this project. A copy of the budget is distributed and Mrs. Lavigne proposed
that $42,000 already budgeted for economic development projects be used for this. The
organigram was also distributed to members and Mrs. Lavigne reiterated the importance
of working together with municipalities to properly conduct this project. As for data
collection, Mrs. Lavigne listed the different categories and added that municipalities can
choose those that suit them. A discussion followed on the data collection process to use.
THE COMMITTEE RECOMMENDS that the $42,000 already budgeted for economic
development projects be used for the implementation of the BR+E project.
2.
Farm Plastic, budget
Mrs. Lavigne confirmed to the committee that the sum of $35,000 required to finance the
farm plastic project was gathered following some budget heading transfers. These
adjustments will be made official following next Counties’ budget revisions. Guy
Desjardins informed that some containers are not large enough to collect all recyclable
material. On this, Mrs. Lavigne will inquirer to either install larger containers or increase
the frequency of collections.
3.
VIA neighbors agreement
Further to the agreement subject to VIA for maintenance conditions of the recreational
trail shoulders by its neighbors, Mrs. Lavigne informed that it is now time to conclude the
agreement with the neighbors to allow the use of the trail’s allowance for growing crops
without allowing the installation of buildings or others, and this in the event that VIA
reactivates its railway. Mrs. Lavigne added that the agreement states that a cash deposit
must be paid by the neighbors but this involves to manage a trust account, adding further
financial responsibilities according to her. She would prefer to get neighbors to sign the
agreement and provide a liability insurance naming the UCPR as a third party for the use
of this section of land to avoid any future litigation. If neighbors refuse to sign the
agreement, they will be required to install fences at the limit of VIA’s property, at their cost
and if this condition is not met, the UCPR will do the works that will subsequently be
charged to the neighbors. Mr. Desjardins proposed that an annual $1 fee be charged to
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the neighbors to prevent squatters’ rights. This information should however be confirmed
by a legal advisor.
THE COMMITTEE RECOMMENDS that an annual one dollar fee be charged to
neighbors to avoid the issue of squatters’ rights but this after confirmation from the legal
advisor.
THE COMMITTEE ALSO RECOMMENDS if a neighbor refuses to sign the agreement,
the latter will be required to install fences at the limits of VIA’s property, at his own cost
and if this condition is not met, the UCPR will do the works that will subsequently be
charged to the neighbor.
4.
Prescott-Russell Entrepreneurship Centre
Carole Lavigne explained what is the Prescott and Russell Entrepreneurship Centre and
its programs. This initiative is deployed by the Ministry of Economic Development,
Employment and Infrastructure through an agreement with the UCPR and then delivered
by the Entrepreneurial Academy of Prescott-Russell. This service provides assistance to
small and medium enterprises, such as funding, business plan, marketing plan, etc.
Offices are currently located in Hawkesbury and Alfred, but Mrs. Lavigne would like to
see one in Rockland and another between Casselman and Embrun. An amount of
$89,025 from the Ministry was transferred to the UCPR, which in turn hands it over to the
Academy by payments in exchange for their services. The Entrepreneurship Centre
manages several programs including the Summer Company, with its annual budget of
$10,620 which serves people between 15 to 29 years old starting their summer business
for which they get up to $3,000 in two installments. Also, the Startup Company program
offers up to $5,000 to people starting a business and this funding assistance can go up
to $45,000 from loans of angel investors. Mrs. Lavigne added that the UCPR have
received $129,870 for the Starter Company for a four year term. Mrs. Lavigne continues
with a few success stories.
5.
Prescott-Russell Economic Development Plan 2014 - 2019
A copy of the Economic Development Plan was distributed to members at the January
27th meeting for information purposes. On this, the members have no questions or
comments at the present time.
6.
VIP Card Rewards Program
Mrs. Lavigne gave a brief history of the VIP Card rewards program. She mentioned that
the three-year agreement will expire in October and that the goal was to transfer this
program to the Business Alliance which is a coalition of the three Chambers of Commerce
in Prescott and Russell. However, the Business Alliance is not interested in taking over
this program as it is not monetarily viable. Considering the imminent fee increase from
Datacandy, the service provider, altogether with the amount of time spent on this program
alone by the Project Officer, both motivated the decision to terminate the program.
However, Mrs. Lavigne mentioned that Freebees, a private business that wishes to
implement a similar program and eventually open an office in Prescott and Russell, will
work together with the local Chambers of Commerce. This initiative will start in June,
without any financial commitment from the Counties. Mrs. Lavigne explained the closure
plan of the VIP Card Rewards Program.
Mr. Lamadeleine left the meeting at 11:05 am.
7.
Repairs to a Recreational Trail culvert
Mrs. Lavigne explained the situation of the VIA culvert of Mr. Dupont, at the intersection
of the trail and Concession 7 in Plantagenet which requires major repairs. The latter,
which is built of stone, is a popular site appreciated for its splendor. However work is
necessary to repair the culvert and to construct a staircase to make this place safer. Three
bids were received and the lowest was $9,000 for the culvert repairs and $18,000 for the
construction of a stone staircase. A discussion followed on the security issue and the
committee agreed to pursue with the culvert’s repairs only and to forbid access under the
culvert with the installation of signs to that effect.
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THE COMMITTEE RECOMMENDS to proceed with the culvert repairs only, at the $9,000
cost as per lowest bid.
8.
Miscellaneous
Mrs. Charlebois asked that the Director of Economic Development keep the Committee
informed of any new businesses or industries that settle in the United Counties.
9.
Adjournment
The meeting adjourned at 11:15 a.m.
ALL OF WHICH IS RESPECTFULLY SUBMITTED
_________________________________
Jeanne Charlebois, Chair
Moved by: Pierre Leroux
Seconded by: Guy Desjardins
Adopted by Council
on April 27, 2016
______________________________
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L’Orignal ON
Le 14 avril 2016
RAPPORT DU COMITÉ DE LA RÉSIDENCE
Au Président et aux membres du Conseil,
Madame, Messieurs,
Le comité de la Résidence s’est réuni à 8 h 30, le 14 avril 2016.
Présences : MM. Gary J. Barton, président du comité, Robert Kirby, vice-président du
comité, Guy Desjardins, président du Conseil des Comtés, Jeanne
Charlebois, membre du comité, Stéphane P. Parisien, directeur général,
Louise Lalonde, administrateure de la Résidence, Marie-Christine Neilon,
adjointe administrative.
Invité :
M. Pierre Devost, consultant pour la firme Deloitte Inc.
Le rapport est présenté comme suit :
1. Indicateurs
a. Les indicateurs d’admissions et de départs pour le mois de février 2016 sont
présentés par l’administrateure. Le taux d’occupation se maintient toujours au-delà de
97 %, soit le seuil établi par le MSSLD. Le nombre d’individus sur la liste d’attente des
séjours permanents se situe au-dessus de 30.
b. Les indicateurs pour le service des soins infirmiers pour le mois de février 2016 sont
présentés par l’administrateure.
2. Rapports d’événements critiques du mois de février 2016
Deux rapports furent acheminés au MSSLD en février 2016.
3. Correspondance
Aucune
4. Sécurité et amélioration de la qualité
a. Brochure – La Résidence Prescott et Russell en toute sécurité
Un guide sur la sécurité des usagers a été préparé afin de rencontrer les normes
d’Agrément Canada. Cette brochure sera distribuée à tous les résidants et dorénavant
incluse dans la trousse d’admission.
b. Quality Improvement Plan (QIP) Narrative for Health Care Organizations in
Ontario (Plan d’amélioration de la qualité)
Un plan d’amélioration de la qualité a été préparé, et ce, en conformité avec la Loi de
2010 sur l’excellence des soins pour tous. Le document est distribué aux membres du
Comité à titre d’information. Ledit plan est à l’image de la responsabilité d’assurer la
qualité et la sécurité des soins à la Résidence.
c. Cadre conceptuel en matière d’éthique
Un cadre conceptuel en matière d’éthique a été préparé, et ce, en conformité avec
les normes d’Agrément Canada. Il vise à guider la Résidence à remplir sa mission
de fournir des soins et services de qualité et à encourager un comportement qui
stimulera les discussions en matière d’éthique. Le document a été distribué et sera
discuté à la prochaine rencontre, et ce, pour fin d’approbation par le Comité.
5. Autres sujets
a. Communiqué de presse – Des séjours de courte durée à la Résidence PrescottRussell
L’administrateure présente un communiqué de presse qui paraîtra dans la prochaine
semaine, et ce, afin de promouvoir les chambres réservées aux séjours de courte
durée à la Résidence.
b. Nouveau médecin traitant
L’administrateure confirme l’arrivée de Dr. Benoit Lajeunesse, et ce, au sein de
l’équipe médicale de la Résidence depuis le 1er avril dernier. Il s’est donc joint
notamment à Dr. Michael Markowski, Dr. Robert Fréchette ainsi qu’à Dre Anne-Marie
Lemieux qui agit également à titre de Directrice médicale.
c. Entente de responsabilisation en matière de service liés aux foyers de soins de
longue durée : du 1er avril 2016 au 31 mars 2019.
- Description du foyer et des services
- Énoncé descriptif du plan de services
L’administrateure a distribué les documents qui ont été préparés et acheminés au
RLISS, et ce, pour le renouvellement de l’entente de responsabilisation pour la
période du 1er avril 2016 au 31 mars 2019. Les documents résument les objectifs et
priorités stratégiques de la Résidence et sont conformes aux attentes du RLISS. En
l’occurrence, l’entente est présentement à être signée par le RLISS.
d. Rapport annuel de gestion 2015
L’administrateure a distribué le rapport annuel des soins et services de la Résidence
pour l’année 2015. Le rapport sera révisé par le Comité afin d’être approuvé, et ce, tel
qu’exigé par les normes d’Agrément Canada.
e. Plan stratégique
Un plan stratégique pour la Résidence a été préparé pour la période de 2015 à 2020.
Le document sera révisé par le Comité afin d’être approuvé, et ce, tel qu’exigé par les
normes d’Agrément Canada.
f. Présentation de M. Pierre Devost, consultant pour la firme Deloitte – Revue
organisationnelle de la RPR
M. Devost fait un survol du rapport, explique la méthode quant à la collecte des
données et revoit les recommandations indiquées au rapport. Un suivi du rapport sera
fait par le Comité à la prochaine rencontre.
Prochaine rencontre
Une rencontre sera tenue le 27 avril prochain après la rencontre du Conseil, au Bureau du
Président.
Ajournement
La séance du comité de la Résidence est levée à 10 h 00.
________________________________________
Gary J. Barton, Président du comité
Proposé par Guy Desjardins
Le 27 avril 2016
____________________________________________
____________________________________________
L’Orignal ON
April 14, 2016
REPORT OF THE HOME COMMITTEE
To the Warden and Members of Council
Gentlemen:
The Home Committee met in L’Orignal at 8:30 on April 14, 2016
Were present: Messrs Gary J. Barton, Chair of the Committee, Robert Kirby, Vice-Chair of
the Committee, Guy Desjardins, Warden, Jeanne Charlebois, Member of the
Committee, Stéphane P. Parisien, Chief Administrative Officer, Louise
Lalonde, Home Administrator, Marie-Christine Neilon, Administrative
Assistant
Guest:
Mr. Pierre Devost, Consultant for the Firm Deloitte Inc.
The report is presented as follows.
1. Indicators
a. Admission and departure indicators for February 2016 are stated by the Home
administrator.
The occupancy rate remains beyond 97 per cent, which is the threshold that was
established by the MHLTC.
The number of individuals on the permanent stays waiting list is above 30.
b. The Nursing Services indicators for February 2016 are presented by the
Administrator.
2. Critical Incident Reports for February 2016
There were two critical incidents in February 2016.
3. Correspondence
None
4. Safety and Quality Improvement
a. The Prescott & Russell Residence Safe and Sound
A resident safety guide has been prepared to meet the standards of Accredidation
Canada. This brochure will be distributed to all residents and available in our
admission package.
b. Quality Improvement Plan (QIP) Narrative for Health Care Organizations in
Ontario
A quality improvement plan has been prepared in accordance with the Excellent Care
for All Act, 2010. The document is distributed to the members of the Committee for
information purposes. The plan is created to reflect our responsibility to ensure the
safety and quality of care at the Residence.
c. Conceptual Ethics Framework
A conceptual framework on ethics has been created in accordance with the standards
of Accredidation Canada. It aims to guide the Residence to fulfill its mission to
provide quality services and care and to encourage behavior that will stimulate
discussions on ethics. The document has been distributed and will be discussed at
the next meeting for the purpose of approval by the Committee.
5. Other Subjects
a. Press Release – Short stays available at the Prescott-Russell Residence
The Administrator presents a press release which will be published in the next week, in
order to promote rooms reserved for the short stay beds at the Residence.
b. New Physician
The Administrator confirms the arrival of Dr. Benoit Lajeunesse as part of the
Residence’s medical team as of April 1, 2016, with Dr. Michael Markowski, Dr. Robert
Fréchette and Dr. Anne-Marie Lemieux, Medical Director.
c. Long-Term Care Home Service Accountability Agreement
- Description of the Home and Services
- Descriptive Statement of the Service Plan
The Administrator has distributed documents that have been prepared and sent to the
LHIN for the renewal of the Accountability Agreement for the period of April 1, 2016 to
March 31, 2019. The documents summarize the objectives and strategic priorities of the
Residence and are in accordance with the expectations of the LHIN. In this case, the
agreement is currently to be signed by the LHIN.
d. Annual Report of Management 2015
The Administrator has distributed the annual care and services report of the Residence
for the year 2015. The report will be reviewed by the Committee to be approved as
required by the standards of Accreditation Canada.
e. Strategic Plan
A strategic plan for the Residence has been established for the period 2015 to 2020. The
document will be revised by the Committee to be approved as required by the standards
of Accreditation Canada.
f. Presentation by Mr. Pierre Devost, Consultant from the Firm Deloitte Inc.
Mr. Devost provides an overview of the report, explains the method of the data collection
and reviews the recommendations listed in the report. A follow-up report will be produced
by the Committee at the next meeting.
Next meeting
A meeting will be held on April 27 after the Council meeting in the President’s Office.
6. Adjournment
The Home Committee meeting is adjourned at 10:00.
ALL OF WHICH IS RESPECTFULLY SUBMITTED.
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Gary J. Barton, Chairman
Moved by Guy Desjardins
Adopted by the Council
April 27, 2016
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Le 13 avril, 2016
RAPPORT DE LA RÉUNION DU COMITÉ DES TRAVAUX PUBLICS
Le comité des Travaux publics s’est réuni le 13 avril, 2016 à 12 h 53.
Présences : François St-Amour, président du comité, Pierre Leroux, membre du
Conseil, Guy Desjardins, président du Conseil
Marc Clermont, directeur des Travaux publics, Jérémie Bouchard, ingénieur
et José Lortie, adjointe administrative
Absences motivées: Stéphane P Parisien, directeur général, Fernand Dicaire, membre
du Conseil
1. Appel de DMD Picard Entreprises pour une deuxième entrée sur le chemin de
comté 10 à Fournier
Le directeur explique que le département a reçu une application pour un appel au
sujet d’une demande pour une entrée additionnelle sur le chemin de comté 10 à
l’ouest de Fournier.
James Sauvé, représentant de DMD Picard Entreprises, explique la situation telle que
décrite dans sa lettre de présentation.
M. Clermont explique qu'il est d'accord avec le fait que la sécurité est un problème en
raison de la proximité du site de la voie qui fusionne (rampe) et que les conducteurs
accélèrent généralement dans la rampe. Le fait que le bâtiment est très proche de la
route ne facilite pas la situation avec des camions longs essayant d'accéder au site.
M. Clermont poursuit en disant qu’il est d’accord avec l’idée d’être un accès « entrée
seulement » et l’autre serait une « sortie seulement », cependant, c’est difficile à
contrôler.
M. Clermont recommande que si le Comité accore une entrée additionnelle, qu’elle
soit située à l’est de l’entrée existante afin de s’éloigner le plus possible de la voie qui
fusionne, par contre, il comprend la situation concernant l’emplacement de l’édifice.
LE COMITÉ RECOMMANDE d’accorder la demande d’une entrée additionnelle
dans la portion la plus à l’ouest de la propriété, tel que demandé par les propriétaires.
2. Changement de nom d’une portion du chemin de comté 6 (chemin Marionville)
Le directeur avise le Comité que le chemin de comté 6 a deux segments de route
différents qui se trouvent dans deux directions différentes, et il porte à confusion en
ce que constitue réellement le chemin de comté 6.
M. Clermont poursuit en expliquant que la section concernée est le segment de route
se trouvant à la frontière entre les Comtés unis de Prescott et Russell et les Comtés
unis de Stormont, Dundas et Glengarry, entre le chemin de comté 41, appelé chemin
Grégoire et le chemin de comté 6, appelé chemin South Russell. Il est proposé d’être
1|Page
nommée dans le règlement de consolidation des Comtés comme chemin de comté
32 qui est le prochain numéro disponible.
Enfin, ceci ne causera pas de problèmes pour les contribuables parce que l’adresse
postale est connue sous le nom de chemin de Marionville.
LE COMITÉ RECOMMANDE que le Conseil adopte un règlement modifiant le
règlement 78-10 pour changer le nom d’une partie du chemin de comté 6 au chemin
de comté 32.
3. Résolution du canton de Russell pour étudier les traverses de piétons
M. Leroux explique qu’il a demandé que l’item soit ajouté à l’ordre du jour suite à
l’adoption d’une résolution par le canton de Russell concernant les options d’études
pour des traverses de piétons plus sécuritaires le long des rues Notre-Dame et Castor
en accordant une attention particulière à l’intersection de la rue Blais à Embrun, la
traverse à la piscine de Russell et la traverse de piste de vélo sur la rue Castor.
M. Clermont explique qu’il existe des mandats établis pour ce type d’installation et
réaffirme l’importance d’installer la traverse appropriée pour chaque type de
traverses conformément à la législation.
Enfin, M. Clermont recommande que le département évalue correctement la
demande et d’apporter ses recommandations au Comité.
LE COMITÉ RECOMMANDE de mandaté le département afin d’évaluer la demande
et d’apporter ses recommandations à une prochaine réunion.
4. Réviser la limite vitesse à la sortie de Rockdale/Vars de 70km/h à 50km/h
M. Leroux demande si le Comité envisagerait de réduire la limite de vitesse de 70
km/h e à 50 km/h sur une portion du chemin de comté 28, connu comme le chemin
St-Guillaume, de l’échangeur de l’autoroute 417 jusqu’au chemin Enterprise.
M. Clermont précise que la limite de vitesse réelle existante est à 80 km/h. Il explique
que cette portion de route est probablement l’une des plus fréquentées du réseau
routier des Comtés, à l’exception du chemin de comté 17. L’intersection des chemins
St-Pierre/Burton est très problématique, surtout à l’heure de pointe en raison de la
circulation et à sa proximité avec l’échangeur de l’autoroute 417.
Il poursuit en ajoutant que le département travaille en collaboration avec le canton de
Russell et le ministère des Transports (MTO) pour résoudre la plupart de ces
problèmes et il semble que le MTO cherche à apporter des améliorations aux rampes
de l’échangeur dans les prochaines années. Plus tôt que tard, les Comtés devront
faire tout d’abord des améliorations à l’intersection St-Pierre/Burton avec le chemin
de comté 28 et la section du chemin St-Guillaume entre l’intersection et l’autoroute
417. Les Comtés collaborent également avec le canton de Russell afin d’établir
certaines options concernant l’intersection de St-Pierre/Burton et le chemin de comté
28 et pour l’intersection du chemin Enterprise et le chemin de comté 28.
Enfin, M. Clermont explique que la réduction de la vitesse n’est pas la solution idéale,
mais peut être une mesure temporaire jusqu’à ce que les améliorations nécessaires
au chemin de comté 28 soient terminées.
LE COMITÉ RECOMMANDE que le Conseil adopte un règlement pour réduire la
limite de vitesse sur une portion du chemin de comté 28, connu comme le chemin StGuillaume, de 80 km/h à 50 km/h.
5. Routes de détour en cas d’urgence pour le chemin de comté 17
2|Page
Le directeur mentionne que le département a enfin obtenu une réponse de toutes les
municipalités impliquées dans les routes de détour en cas d’urgence pour le chemin
de comté 17. Un appel d’offres est présentement en préparation pour acheter tous
les enseignes nécessaires. Tel que mentionné précédemment, les enseignes seront
payés par les Comtés, mais devront être installés par les municipalités locales.
Le département rencontrera la PPO pour expliquer, discuter et confirmer avec eux le
processus lorsqu’un accident se produit sur le chemin de comté 17.
Jérémie Bouchard fait un exposé indiquant où les routes de détour en cas d’urgence
se trouvent.
LE TOUT VOUS EST RESPECTUEUSEMENT SOUMIS
_________________________________
François St-Amour, Président du comité
Proposé par : Guy Desjardins
Appuyé par : Pierre Leroux
Le 27 avril, 2016
__________________________
__________________________
3|Page
April 13, 2016
REPORT OF THE MEETING OF THE PUBLIC WORKS COMMITTEE
The Committee of Public Works met at 12:53 p.m. on April 13, 2016
Were present:
François St-Amour, Chairman, Pierre Leroux, Council Member, Guy
Desjardins, Warden
Marc Clermont, Director of Public Works, Jérémie Bouchard, Engineer
and José Lortie, Administrative Assistant
Regrets:
Stéphane P Parisien, CAO, Fernand Dicaire, Council Member
1.
Appeal from DMD Picard Enterprises for a second entranceway on County
Road 10 in Fournier
The Director explains that the Department has received an application for an
appeal regarding a request for an additional entranceway on County Road 10 west
of Fournier.
James Sauvé, representing DMD Picard Enterprises, explains the situation as
described in his letter of presentation.
Mr. Clermont explains that he agrees with the fact that safety is an issue due to
the proximity of the site from the merging lane (on-ramp) and that drivers usually
speed up in the ramp. The fact that the building is very close to the road does not
help the situation with long trucks trying to access the site.
Mr. Clermont continues on saying that he likes the idea of being an “entrance only”
and the other driveway would be an “exit only”, however, this is hard to control.
Mr. Clermont recommends that should the Committee grant an additional
driveway, that it be located east of the existing driveway in order to move as much
as possible away from the merging lane, however mentions that he understands
the situation about the building location.
THE COMMITTEE RECOMMENDS to grant the request for an additional
entranceway at the most westerly portion of the property as requested from the
inquiring owners.
2.
Change of name for a portion of County Road 6 (Marionville Road)
The Director informs the Committee that County Road 6 has two different road
segments that are in two different directions and it makes it confusing what actually
constitute County Road 6.
Mr. Clermont continues on explaining that the concerned section is the road
segment lying on the boundary between the United Counties of Prescott and
Russell and the United Counties of Stormont, Dundas and Glengarry, between
County Road 41, known as Grégoire Road and County Road 6, known as South
Russell Road. It is proposed to be named under the Counties consolidating by1|Page
law as County Road 32 which is the next available number.
Finally, it will not create any issues with the ratepayers because the mailing
address is under the known name of the road as Marionville Road.
THE COMMITTEE RECOMMENDS Council to adopt a by-law to amend By-Law
78-10 to change the name of a portion of County Road 6 to County Road 32.
3.
Resolution from the Township of Russell to review the pedestrian crossings
Mr. Leroux explains that he asked that the item be added to the agenda following
the passing of the Russell Township’s resolution regarding studying options for
safer crossings along Notre-Dame Street and Castor Street by paying special
attention to the intersection of Blais Street in Embrun, the Russell Pool crossing
and the bike path crossing on Castor Street.
Mr. Clermont explains that there are established warrants for these type of
installation and reiterates the importance to install the proper crossing for each
type of crossings as per legislation.
Finally, Mr. Clermont recommends that the Department evaluate properly the
request and bring back recommendations to the Committee.
THE COMMITTEE RECOMMENDS to mandate the Department to evaluate the
request and bring back recommendations at a further meeting.
4.
Review the speed limit at the Rockdale/Vars exit from 70km/h to 50km/h
Mr. Leroux asks whether the Committee would consider reducing the speed limit
on a portion of County Road 28, known as St-Guillaume Road, from the Highway
417 interchange to Enterprise Road, from 70 km/h to 50 km/h.
Mr. Clermont clarifies that the actual existing speed limit is 80 km/h. He explains
that this portion of road is probably one of the most heavily travelled in the County
road network, except for County Road 17. The intersection of St-Pierre/Burton
roads is very problematic especially during the peak times due to the traffic and to
its proximity with the Highway 417 interchange.
He continues by adding that the Department is working with Russell Township and
the Ministry of Transportation (MTO) to resolve most of these problematic issues
and it seems that the MTO is looking into making improvements to the interchange
off and on ramps in the next few years. Sooner than later the Counties will have
to do improvements firstly to the intersection of St-Pierre/Burton intersection with
County Road 28 and the section of St-Guillaume road between the intersection
and Highway 417. The Counties are also working with the Township of Russell to
establish some options regarding the intersection of St-Pierre/Burton and County
Road 28 and Enterprise Road and County Road 28.
Finally, Mr. Clermont explains that the speed reduction is not the ideal solution but
may be a temporary measure until the necessary improvements to County Road
28 are completed.
THE COMMITTEE RECOMMENDS Council to adopt a by-law to reduce the speed
limit on a portion of County Road 28, known as St-Guillaume Road, from 80 km/h
to 50 km/h.
2|Page
5.
Emergency Detour Routes for County Road 17
For information purposes, the Director mentions that the Department has finally
got a response from all the municipalities involved in the Emergency Detour
Routes for County Road 17. A tender is presently being prepared to purchase all
the required signs. As mentioned previously, the signs will be paid by the Counties
but shall be installed when the case maybe by the local municipalities.
The Department will then meet with the OPP to explain, discuss and confirm with
them the process when an accident occurs on County Road 17.
Jérémie Bouchard makes a presentation showing where the emergency detour
routes will be.
ALL OF WHICH IS RESPECTFULLY SUBMITTED
François St-Amour, Chairman
Moved by: Guy Desjardins
Seconded by: Pierre Leroux
Adopted by Council
on April 27, 2016
3|Page
L’Orignal, ON
Le 23 mars 2016
RAPPORT DU COMITÉ D’URBANISME ET DE FORESTERIE
Le comité d’Urbanisme et de Foresterie s’est réuni dans le bureau du président à 8h00 le 23 mars 2016.
Étaient présents :
MM. François St-Amour, Fernand Dicaire, Guy Desjardins, Robert Kirby, Stéphane P.
Parisien, Louis Prévost, Madame Dominique Lefebvre et Madame Madeleine Lemieux.
Était absent :
Aucun
Déclaration d’intérêts pécuniaires: Aucun
1.
Acquisition d’un terrain du canton d’Alfred et Plantagenet
Le directeur présente une résolution du canton d’Alfred et Plantagenet qui demande aux Comtés unis
de faire l’acquisition d’un terrain boisé de 50 acres à l’ouest d’un site d’enfouissement fermé pour la
somme de 130 000$. Plusieurs discussions ont lieu et il est décidé que la proposition soit présentée
au prochain comité plénier pour une décision par le conseil.
2.
Signalisation pour la Forêt Larose
Le directeur indique qu’il explore la possibilité de faire installer des enseignes promotionnels des
sentiers de la Forêt Larose le long de l’autoroute 417. Il explique qu’avant d’aller plus loin il souhaite
obtenir le point de vue du comité, car des sommes d’argent sont en jeux. Le comité demande plus de
détails au sujet des frais impliqués avant de prendre une décision.
3.
Planification des améliorations communautaire
Le directeur s’informe de la volonté du comité à inclure des politiques au niveau du Plan officiel afin
de favoriser d’éventuelles participations des Comtés dans un projet de planification d’amélioration
communautaire (PAC).
Sans politique dans le Plan officiel, l’implication des Comtés n’est pas
possible. Le comité est d’accord d’inclure dans une prochaine révision au Plan officiel des politiques
qui permettront aux Comtés unis de participer de concert avec les municipalités locales à un projet de
PAC.
4.
Ajournement
La séance est levée à 8 h 34.
_______________________________
Robert Kirby, Président du comité
Proposé par François St-Amour
Le 27 avril 2016
__________________________
Guy Desjardins, Président du conseil
__________________________
L’Orignal ON
March 23rd, 2016
REPORT OF THE PLANNING AND FORESTRY COMMITTEE
The Planning and Forestry Committee met in the Council Chambers at 8h00 a.m. on March 23rd, 2016.
Were present:
Mr. François St-Amour, Mr. Fernand Dicaire, Mr. Guy Desjardins, Mr. Robert Kirby,
Mr. Stéphane P. Parisien, Mr. Louis Prévost, Ms. Dominique Lefebvre and
Ms. Madeleine Lemieux.
Was absent:
None
Disclosure of Pecuniary Interest:
None
1.
Land Acquisition from the Township of Alfred and Plantagenet
The Director presents a resolution from the Township of Alfred and Plantagenet asking the
Counties to acquire a 50 acres wooded property west of a closed landfill site for $130,000.
Numerous discussions are held and it is decided that the matter be referred to the Committee of
the Whole for a Council a decision.
2.
Larose Forest Signage
The Director explains that he is contemplating the idea of having promotional signs installed along
the 417 highway corridor to promote the trails in the Larose Forest. Before moving ahead further
with this project he wants to obtain the approval of the committee as there are some costs
involved. The committee asks that further details into the costs associated with this project be
brought back for discussions.
3.
Community Improvement Plan
The Director questions if the committee is interested in including policies in the County Official
Plan to favour a County participation in an eventual Community Improvement Plan (CIP). Without
specific polities in the Official Plan, the Counties cannot participate in such ventures. The
Committee agrees that new policies would allow a County participation alongside the local
municipalities in a CIP project to be included at the next Official Plan review.
4.
Adjournment
The meeting is adjourned at 8:34 a.m.
ALL OF WHICH IS RESPECFULLY SUBMITTED
_________________________
Robert Kirby, Chairman
Moved by François St-Amour
Adopted by Council
April 27th, 2016
__________________________
__________________________
PRESCOTT-RUSSELL
RÉSOLUTION/RESOLUTION
Item no. : 10
Sujet / Subject: Départ du directeur des systèmes informatiques / IT Director’s Departure
ATTENDU que le Conseil a été informé du départ
de Jean St-Pierre, directeur des systèmes
informatiques à la réunion du comité plénier du 9
mars 2016;
WHEREAS Council was informed of the
departure of Jean St-Pierre, Director of
Information Technology, at the Committee of the
Whole meeting of March 9, 2016;
ET ATTENDU que l’employé a obtenu une AND WHEREAS the employee received
indemnité financière de départ à la suite de la severance pay following the signature of the
signature de l’accord de règlement le 8 avril 2016; settlement agreement on April 8, 2016;
ET ATTENDU que le directeur général a
l’intention de restructurer le département en
abolissant le poste de directeur de TI et en
nommant deux employés senior à titre de Gérant
des systèmes et services informatiques et Gérant
des infrastructures et sécurité informatique dans
le but de réaffecter certaines tâches de direction;
AND WHEREAS the Chief Administrative Officer
has the intention to restructure the Department by
removing the position of IT Director and by
naming two senior employees as Manager of IT
Systems and Services and Manager of IT
Infrastructure and Security, with the objective of
reallocating certain management duties;
ET ATTENDU que le directeur général assume la AND WHEREAS the Chief Administrative Officer
supervision de ces deux gérants au département will assume the supervision of the two Managers
in the IT Department;
de TI;
BE IT RESOLVED that Council:
QU’IL SOIT RÉSOLU que le Conseil :
1) accepte le départ du directeur des
1) accept the departure of the Information
systèmes informatiques au 8 mars 2016;
Technology Director on March 8, 2016;
2) autorise le versement de l’indemnité de
2) authorize the payment of the severance
pay, as confirmed in the agreement;
départ tel que confirmé;
3) autorise la restructuration du département
3) authorize the restructuration of the IT
Department by naming the two senior staff
de TI en nommant le personnel senior à
titre de gérants;
as Managers;
4) annule le règlement 2013-60 portant sur la
4) withdraw By-law 2013-60 regarding the
nomination du directeur de TI.
appointment of the IT Director.
Adoptée / Adopted
Défaite / Defeated
Initiales du Secrétaire /
Clerk's initials:
PRESCOTT-RUSSELL
Sujet / Re:
Item no. :
14
Résolution pour adopter les règlements / Resolution to adopt the By-laws
QU’IL SOIT RÉSOLU que les règlements BE IT RESOLVED that the following By-laws be
suivants soient adoptés par le Conseil des adopted by the Council of the United Counties of
Comtés unis de Prescott et Russell :
Prescott and Russell:
2016-12 Pour confirmer l’acquisition de 2016-12
certains terrains et les affecter à des
voies publiques dans le comté de
Prescott;
To confirm the acquisition of certain
lands and to dedicate the same as
public highways in the County of
Prescott;
2016-13 Pour confirmer l’acquisition de 2016-13
certains terrains et les affecter à des
voies publiques dans le comté de
Russell
To confirm the acquisition of certain
lands and to dedicate the same public
highways in the County of Russell;
2016-14 Pour modifier le Règlement 78-10 en 2016-14
changeant le nom d’une partie du
chemin de comté 6 dans le réseau
routier de comté tel que décrit aux
annexes « A » et « B » dudit
règlement
To amend By-law No. 78-10 by
changing the name of certain part of
County Road 6 in the County Road
System as shown on Scheduled ‘A’
and ‘B’ attached to said by-law
2016-15 Pour autoriser des limites de vitesse 2016-15
sur une portion du chemin de comté
28 dans le canton de Russell
To authorize speed limits on part of
County Road Number 28, in the
Township of Russell
Adoptée / Adopted
Défaite / Defeated
Clerk’s initials:
CORPORATION OF THE UNITED COUNTIES OF
PRESCOTT & RUSSELL
BY-LAW NUMBER 2016-12
A BY-LAW TO CONFIRM THE ACQUISITION OF CERTAIN LANDS AND TO
DEDICATE THE SAME AS PUBLIC HIGHWAYS IN THE COUNTY OF PRESCOTT
REF.:
a)
The Municipal Act 2001, S.O., 2001, c. 25, Section 31 and
amendments thereto;
WHEREAS the Corporation of the United Counties of Prescott and Russell deems it
expedient to acquire parcels of land herein identified in Schedule “A”, registered in the
Registry Office for the Registry Division of Prescott for the purpose of widening County
Roads.
AND WHEREAS the Corporation of the United Counties of Prescott and Russell deems
it expedient that the acquisition be confirmed and that the said land be assumed and
dedicated as public highways.
NOW THEREFORE BE IT ENACTED by the Council of the Corporation of the United
Counties of Prescott and Russell that:
1.
The acquisition by the Corporation of the United Counties of Prescott and Russell
of parcels of land herein identified in Schedule “A” registered in the Registry Office
for the Registry Division of Prescott for the purpose of widening County Roads is
hereby authorised and confirmed.
2.
The said land acquired be and are hereby dedicated as public highways.
3.
The Warden and Clerk of the Corporation of the United Counties of Prescott and
Russell be and they are hereby authorised to execute all documents and take
whatever steps Counsel for the said Corporation may advise and as may be
required to give effect to these presents.
DONE AND PASSED in open Council this 27 day of April 2016.
THE CORPORATION OF THE UNITED COUNTIES
OF PRESCOTT AND RUSSELL
SCHEDULE “A” TO BY-LAW 2016-12
LANDS ACQUIRED FOR THE PURPOSE OF WIDENING AND DEDICATING:
COUNTY ROAD 15
1.
Part of Lot 21, Concession 3, in the Township of Alfred and Plantagenet, in the
County of Prescott, designated as Part 7 on Reference Plan 266, registered in the
Registry Office for the Registry Division of Prescott for the purpose of widening
County Road Number 15, Part of PIN 54138-0107.
COUNTY ROAD 16
2.
Part of Lot 8, Concession 13, formerly in the Township of South Plantagenet, now
in the Nation Municipality, in the County of Prescott, being Parts 3 and 6 on Plan
46R-4105, registered in the Registry Office for the Registry Division of Prescott for
the purpose of widening County Road 16, Part of PIN 54114-0228 (LT).
COUNTY ROAD 24
3.
Part of Lot 17, Concession 1, formerly in the Township of Alfred, now in Township
of Alfred-Plantagenet, in the County of Prescott, designated as Part 7 on Plan
46R-7690, subject to an easement over that Part of said Lot 17, designated as
Part 7 on Plan 46R-7690, as set out in instrument number R23859, registered in
the Registry Office for the Registry Division of Prescott for the purpose of widening
County Road 24, Part of PIN 54139-0222 (LT).
4.
Part of Lot 17, Broken Front Concession, in the geographic township of West
Hawkesbury, now in the Township of Champlain, designated as Part 1 on Plan
46R-7709, registered in the Registry Office for the Registry Division of Prescott for
the purpose of widening County Road 24, Part of PIN 54142-0243 (LT).
5.
Part of Lot 37, Broken Front Concession and Concession 1, formerly in the
Township of Alfred, now in the Township of Alfred-Plantagenet, designated as Part
2 on Reference Plan 46R-3552, registered in the Registry Office for the Registry
Division of Prescott for the purpose of widening County Road 24, Part of PIN
54104-0187 (LT).
CORPORATION OF THE UNITED COUNTIES OF
PRESCOTT & RUSSELL
A BY-LAW TO CONFIRM THE ACQUISITION OF CERTAIN LANDS AND TO
DEDICATE THE SAME AS PUBLIC HIGHWAYS IN THE COUNTY OF RUSSELL
REF.:
a)
The Municipal Act 2001, S.O., 2001, c. 25, Section 31 and
amendments thereto;
WHEREAS the Corporation of the United Counties of Prescott and Russell deems it
expedient to acquire parcels of land herein identified in Schedule “A”, registered in the
Registry Office for the Registry Division of Russell for the purpose of widening County
Roads.
AND WHEREAS the Corporation of the United Counties of Prescott and Russell deems
it expedient that the acquisition be confirmed and that the said land be assumed and
dedicated as public highways.
1.
The acquisition by the Corporation of the United Counties of Prescott and Russell
of parcels of land herein identified in Schedule “A” registered in the Registry Office
for the Registry Division of Russell for the purpose of widening County Roads is
hereby authorised and confirmed.
2.
The said land acquired be and are hereby dedicated as public highways.
3.
The Warden and Clerk of the Corporation of the United Counties of Prescott and
Russell be and they are hereby authorised to execute all documents and take
whatever steps Counsel for the said Corporation may advise and as may be
required to give effect to these presents.
DONE AND PASSED in open Council this 27 day of April 2016.
SCHEDULE “A” TO BY-LAW 2016-13
LANDS ACQUIRED FOR THE PURPOSE OF WIDENING AND DEDICATING:
COUNTY ROAD 3
1.
Part of Lot 8, Concession 6, formerly in the Township of Cambridge, now in the
Nation Municipality, County of Russell, designated as Part 2 on Plan 50R-10444,
PIN 69022-0014 (LT), registered in the Registry Office for the Registry Division of
Russell for the purpose of widening County Road Number 3.
2.
Part of Lot 10, Concession 6, formerly in the Township of Cambridge, now in the
Nation Municipality, being Parts 1, 2, 4, 8 and 10 on reference Plan 50R-1315, PIN
69020-0620, registered in the Registry Office for the Registry Division of Russell
for the purpose of widening County Road Number 3.
COUNTY ROAD 8
3.
Part of Lot 5, Concession 5, in the City of Clarence-Rockland, in the County of
Russell, designated as Part 2 on Plan 50R-10494, PIN 69046-0241, registered in
the Registry Office for the Registry Division of Russell for the purpose of widening
County Road Number 8.
COUNTY ROAD 21
4.
Part of Lot 19, Concession 8, in the City of Clarence-Rockland, in the County of
Russell, designated as Part 2 on Plan 50R-8085, PIN 69041-0535 (LT), registered
in the Registry Office for the Registry Division of Russell for the purpose of
widening County Road Number 21.
BEING A BY-LAW TO AMEND BY-LAW NUMBER 78-10 BY CHANGING THE NAME
OF CERTAIN PART OF COUNTY ROAD 6 IN THE COUNTY ROAD SYSTEM AS
SHOWN ON SCHEDULE “A” AND DESCRIBED ON SCHEDULE “B” ATTACHED
HERETO.
REF: a) The Municipal Act 2001, S.O., 2001, c. 25, Section 31 and amendments thereto;
WHEREAS pursuant to By-Law Number 78-10 dated May 16, 1978, as amended, the
Council of the Corporation of the United Counties of Prescott and Russell assumed
certain roads as county roads including County Road 6 known as Marionville Road lying
between County Road Number 41 known as Grégoire Road at Lot B, Concession 1 and
the intersection of County Road 6 known as South Russell Road in the Township of
Russell as shown on Schedule “A” hereto attached;
AND WHEREAS Two different road segments are named County Road number 6 and
makes it confusing what actually constitute County Road number 6.
AND WHEREAS County Council deems it expedient and appropriate to amend By-Law
Number 78-10 by changing the name to it for a certain part of the highway, in the
Township of Russell between County Road 41 known as Grégoire Road and South
Russell Road, shown in red in Schedule “A” and described in Schedule “B”;
NOW THEREFORE the Corporation of the United Counties of Prescott and Russell
enacts as follows:
1.
That part of By-Law Number 78-10 passed on May 16, 1978 is amended by
changing the name for a certain part of County Road number 6, between County
Road 41 known as Grégoire Road and South Russell Road, in the Township of
Russell and the boundary of the United Counties of Stormont, Dundas and
Glengarry, shown in red in Schedule “A” and described in Schedule “B” to be
known as County Road 32.
2.
That in all other respects By-Law Number 78-10 remains unchanged by the
passing of this by-law.
DONE AND PASSED in open Council this 27th day of April, 2016.
32
32
2016-14
32
SCHEDULE “A”
SCHEDULE “B”
DESCRIPTION OF LAND
County Road 32 (Marionville Road)
That portion of formerly known County Road 6 (Marionville Road) now known to be as
County Road number 32, within the Township of Russell and the boundary of the United
Counties of Stormont, Dundas and Glengarry, commencing at the intersection of Grégoire
Road (County Road Number 41), being the road at Concession 1, then easterly along
Marionville Road intersect South Russell Road (County Road 6), for a total distance of
approximately 3,100 meters.
A BY-LAW TO AUTHORISE SPEED LIMITS ON PART OF COUNTY ROAD NUMBER
28, WITHIN THE UNITED COUNTIES OF PRESCOTT AND RUSSELL.
Reference Subsection (2) of Section 128 of The Highway Traffic Act, R.S.O., 1990,
Chapter H.8 and amendments thereto.
WHEREAS Subsection (2) of Section 128 of The Highway Traffic Act, R.S.O., 1990,
Chapter H.8 and amendments thereto authorises the Counties by By-law to prescribe a
rate of speed for motor vehicles on a highway or portion of a highway under its
jurisdiction different from the rate set out in Subsection (1) of Section 128.
AND WHEREAS it is deemed expedient that the speed limit for motor vehicles on
certain highways in the Corporation of the United Counties of Prescott and Russell be
changed.
1.
When any highway or portion of highway set out in Schedules "A" attached
hereto is marked in compliance with the regulations of The Highway Traffic Act,
the maximum rate of speed thereon shall be the rate of speed prescribed in
these Schedules.
2.
The penalties provided in Subsection 14 of Section 128 of The Highway Traffic
Act shall apply to offences against this by-law.
3.
This by-law shall come into effect on the day it is enacted by Council.
DONE AND PASSED in open Council this 27th day of April 2016.
SCHEDULE "A"
MAXIMUM RATE OF SPEED: 50 kilometres per hour
HIGHWAY
FROM
County Road Number 28, A point approximately 250
known
as
St-Guillaume meters
north
of
the
Road, Township of Russell
intersection of centreline
(extended)
of
StPierre/Burton Road (being
the
boundary
between
United Counties of Prescott
and Russell and the City of
Ottawa), and centreline of
County Road 28;
TO
A point 200 meters south of
the intersection of centreline
(extended) of Entreprise
Road and centreline of
County Road 28.
______________________________________
A BY-LAW TO CONFIRM THE PROCEEDINGS OF THE COUNCIL OF THE
WHEREAS the Municipal Act, 2001 grants powers to a municipality to exercise its authority
under this or any other Act;
AND WHEREAS it is deemed expedient that the proceedings of the Council of the
Corporation of the United Counties of Prescott and Russell at this meeting be confirmed and
adopted by by-law;
NOW THEREFORE the Council of the Corporation of the United Counties of Prescott and
Russell orders and enacts as follows:
1.
That the action of the Council of the United Counties of Prescott and Russell in
respect of each recommendation contained in the reports of the Committees and
each motion and resolution passed and other action taken by the Council of the
Corporation of the United Counties of Prescott and Russell, at this meeting held on
the 27th day of April, 2016 are hereby adopted and confirmed as if all such
proceedings were expressly embodied in this by-law.
2.
That the Warden and proper officials of the Corporation of the United Counties of
Prescott and Russell are hereby authorized and directed to do all things necessary
to give effect to the action of the Council referred to in the proceeding section hereof.
3.
That the Warden and Clerk be authorized and directed to execute all documents in
that behalf and to affix the corporate seal of the Corporation to all such documents.
DONE AND PASSED in open Council this 27th day of April, 2016.
_______________________________
_______________________________

COMTÉS UNIS DE / UNITED COUNTIES OF - Prescott

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