fiche de poste - Bas-Rhin

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Service Emploi et Compétences
FICHE DE POSTE
Date de création : 24/07/2007
Date de mise à jour : 23/11/2010
POSTE
Numéro de poste :
225
Poste :
Permanent
Intitulé du poste :
Assistante de direction et du service du développement local et urbain
Métier :
Secrétaire assistante
Pôle :
Pôle Développement des Territoires
Direction :
Direction du Développement Economique, Territorial et International
Service :
Service du Développement Local et Urbain
Unité :
Non Concerné
Cellule / Collège :
Non Concerné
Codification budgétaire :
70
Missions :
1/ Assister le Directeur sur des missions transversales en binôme avec la 2ème Assistante de Direction
2/ Gestion du secrétariat de la Direction
3/ Gestion du secrétariat du Service du Développement Local et Urbain
4/ Assurer le rôle de coordination du plan de communication de la Direction
5/ Assurer le rôle de référent annuaire / organigramme
Ces missions sont à mener sous l'autorité et en étroite collaboration avec le Directeur de la DETI et le Chef du SDLU ainsi qu'en
coordination avec la seconde assistante de Direction et la secrétaire sur la base de la répartition des taches établie par le
directeur.
Activités principales :
1/ Assistance au Directeur / Missions transversales
* Gérer le tableau de demandes d'éléments de la direction
* Organiser les réunions et préparer les dossiers
* Préparer et participer au CODIR hebdomadaire. Assurer le suivi des décisions.
* Coordonner et actualiser l'outil de gestion de projets (ORCHESTRA) et la base de données INFOCENTRE
* Organiser le classement électronique des documents de la Direction
* Remplacer sur ses tâches la seconde Assistante de Direction en cas d'absence (notamment agenda et déplacements du
Directeur)
2/ Gestion du secrétariat de la Direction
* Assurer le suivi du courrier entrant et sortant et plus globalement de l'activité et des échéances de la Direction
* Prendre des notes et rédiger différents documents (comptes-rendus, notes)
* Classer et suivre les dossiers
3/ Gestion du secrétariat du Service du Développement Local et Urbain
* Assister le chef de service et les chargés d'affaires
* Assurer l'accueil téléphonique et physique
* Gérer et suivre le courrier entrant : réceptionner, enregistrer et diffuser les courriers
* Gérer et suivre le courrier sortant : rédaction, mise en forme dans le respect de la charte des correspondances et relecture
intégrale des courriers / notes
* Organiser les réunions et préparer les dossiers
* Prendre des notes et rédiger différents documents (comptes-rendus, notes)
* Assurer l'accueil physique, la gestion administrative et le suivi logistique des stagiaires du service
* Assister le secrétaire de la Commission du Développement des Territoires (CODET) : veiller au respect des délais impartis
pour la préparation des dossiers, préparer puis envoyer les dossiers aux membres de la Commission
* Classer et suivre les dossiers
4/ Assurer le rôle de coordination du plan de communication de la Direction
* Saisir et actualiser les textes de communication sur les sites Intranet et Internet en lien avec les chargés d'affaires
5/ Assurer le rôle de réfèrent annuaire / organigramme pour la DETI
1
* Mise à jour de l'organigramme et de l'annuaire du Conseil Général sur l'intranet
Relations hiérarchiques :
Le Directeur du Développement Economique Territorial et International (DETI)
Relations fonctionnelles internes :
Le Pôle Développement des Territoires (PDT) et notamment les chargés d'affaires de la DETI ainsi que les secrétariats du Pôle
Les élus du Conseil Général
Le Cabinet du Président (le Protocole)
La Direction Générale des Services (DGS) : les secrétariats
Relations fonctionnelles externes :
Les communes, communautés de communes, syndicats spécialisés, organismes divers
Les services de l'Etat, la Région Alsace, le Département du Haut-Rhin et d'une façon générale l'ensemble des interlocuteurs
institutionnels de la DETI
Avec les structures partenaires (ADT, ADIRA, CCI, CMA, PAMINA, INFOBEST KEHL / STRASBOURG...)
SPECIFICITE(S) DU POSTE
Permis obligatoire(s) :
NON
Déplacements sur le
département ou un
secteur d'intervention :
Non
Habilitation(s)
obligatoire(s) :
Non Concerné
Disponibilité pour les
réunions en soirée :
Non
Vaccin(s) obligatoire(s) :
Non Concerné
Risque(s) lié(s) au poste :
Travail sur écran (>4h/jour)
Règlement du temps de
travail applicable :
Règlement général
Résidence administrative :
CUS
Poste :
A temps complet
Affectation géographique :
Passerelle 67 - 20 rue Livio 67100 STRASBOURG Meinau
Autre :
Non Concerné
SUJETION(S) DU POSTE
Travail de week-end :
Non
Déplacements hors
départements :
Non
Travail de soirée :
Non
Tenue de service et / ou
équipements de sécurité :
Non
Astreintes :
Non
Poste logé :
Non
Travail de nuit :
Non
Autre :
Non Concerné
AVANTAGE(S) LIE(S) AU POSTE
NBI :
Aucune NBI applicable
Primes de fonctions informatiques :
Non Concerné
Voiture de fonction :
Non
Logement de fonction pour
nécessité absolue de service :
Non
Voiture de service avec autorisation
permanente de remisage à domicile
Non
Logement de fonction pour utilité
de service :
Non
Autre :
Non Concerné
PROFIL DE RECRUTEMENT
Cadre d'emplois du poste :
REDACTEUR TERRITORIAL
Niveau d'études :
BAC
Diplôme :
BTS de secrétariat de direction : Facultatif
Expérience :
Expérience souhaitée : Secrétariat de direction
2
COMPETENCES
Savoir :
Connaissance du contexte :
* Connaître la déontologie professionnelle de la Fonction Publique Territoriale
Connaissance administrative :
* Connaître les règles de la dactylographie
* Connaître les règles de la correspondance administrative et les circuits administratifs
Connaissances générales :
* Très bon niveau d'orthographe et de grammaire
* Maîtriser l'outil informatique
Savoir - faire :
Communication / relationnel :
* Avoir le sens de l'accueil notamment téléphonique et des aptitudes à la communication pour valoriser l'image du Département
* Savoir organiser des réunions et en gérer l'intendance
* Etre capable de renseigner et d'orienter les interlocuteurs.
Organisation personnelle :
* Savoir s'organiser, gérer les urgences et respecter les règles et les procédures
* Savoir produire un travail rapide, de qualité et fiable
* Etre capable de respecter les règles et les procédures
Informatique :
* Savoir utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Visio, Mind Manager)
* Savoir utiliser l'Intranet et mettre à jour des documents sous IRIS
Rédaction :
* Savoir prendre des notes et mettre en forme des comptes-rendus
Savoir - être :
* Etre fiable et consciencieux
* Etre dynamique et réactif
* Avoir le sens des relations
* Avoir l'esprit d'équipe
* Etre diplomate
* Etre à l'écoute et faire preuve de discrétion
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