Cahier des charges assistante de direction, v2 en

3.1.4IN-46
CAHIER DES CHARGES ASSISTANTE DE DIRECTION
V2 de travail du 24.2.2016
Ce texte est écrit au féminin sans préjudice de genre
1. Titre
Assistante du directeur de l’institution Cité Radieuse
2. Formation
•
Idéalement Brevet Fédéral d’Assistante de direction ou plusieurs années d’expérience dans la fonction
d’assistante de direction. Formation en gestion de projets appréciée.
•
Au minimum CFC employée de commerce ou équivalence avec expérience.
3. Qualités requises
•
Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation, de prise de recul et de gestion de projet
•
Autonomie dans l’organisation du travail, rigueur dans le suivi, bonne négociatrice, bonne résistance au stress
•
Capacité rédactionnelle et maîtrise du français, multitâche, à l’aise avec la prise de PV et suivis de décisions
•
Polyvalente, attentive, responsable, autonome, consciencieuse, précise, discrète, loyale, participative,
ouverte d’esprit, sachant travailler collectivement, force de proposition
•
A l’aise dans les relations et aisance dans le contact avec les personnes en situation de handicap,
4. Fonction générale
•
La secrétaire de direction est un véritable soutien pour l’organisation de la fonction du directeur, dont elle
assume les tâches déléguées, gère l’agenda avec anticipation, coordonne diverses tâches administratives
interprofessionnelles.
•
Elle gère le secrétariat du Conseil de Fondation, en interaction avec le Président du Conseil
5. Tâches principales
•
5.1 Secrétariat général
Responsabilité de contrôle de l’ouverture du courrier, tri et distribution, avec délégation
•
Correspondance du directeur
•
Gestion et suivi de l’agenda du directeur et élaboration des plannings annuels des réunions
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Prise de PV lors de commissions ou séances particulières
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Collaboration lors de projets particuliers confiés par le directeur
•
Organisation des séances avec les membres du bureau du Conseil de Fondation et des séances plénières du
Conseil de Fondation, rédaction des courriers et des PV
•
5.2 Secrétariat du Système de Management de la Qualité
Organisation et participation aux séances du comité de pilotage (COPIL) y compris la rédaction des PV
•
Organisation et participation à la revue annuelle de direction y compris la rédaction des PV
•
Organisation des audits internes et enquêtes de satisfaction, suivis
•
Gestion des indicateurs qualité de son périmètre
Cahier des charges assistante de direction, v2 en révision, 24.2.2016.doc
Auteurs : Assist. de dir., validé : resp. SMQ
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Organisation de la gestion documentaire
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Gestion du suivi du traitement des propositions d’amélioration
•
5.3 Relations internes
Rechercher et prendre connaissance des informations internes et externes concernant son domaine
•
Participer activement au colloque administratif pour améliorer l’organisation dans son ensemble
•
Gérer les délégations avec contrôle aux autres collaborateurs concernés : réception, apprentis, stagiaires,
autres collègues temporaires ou fixes
•
Collaborer activement avec le personnel de tous les secteurs
•
En cas de litige, s’en référer au directeur
•
5.4 Relations extérieures
Entretenir de bonnes relations avec les résidents, leurs parents et répondants, les autres partenaires officiels,
les membres du Conseil de Fondation
•
Garantir la confidentialité des informations et s’enquérir du droit à l’information des personnes qui ne sont
pas en lien direct avec la situation
•
En cas de différent, se référer et agir en accord avec la direction.
•
Les relations avec les masses médias sont du ressort exclusif du directeur.
•
5.5 Divers
Répondre aux demandes et appels téléphoniques concernant son domaine d’activité
•
Tenue à jour, classement et archivage des multiples dossiers.
•
Participer aux différentes formations en lien avec la fonction ou la mission institutionnelle
•
Proposer les formations individuelles souhaitées
•
Proposer les améliorations souhaitables dans le matériel ou l’organisation professionnelle
•
Peut se voir attribuer des tâches et mandats spécifiques de la part de la direction
6. Dispositions finales
La présente description des tâches n’est pas exhaustive et mentionne que les tâches principales. Elle n’est pas à
considérer comme figée, mais elle est, au contraire, une base contractuelle susceptible d’évoluer pour rester le
plus près possible des réalités et besoins des parties engagées.
Echichens, le
CITÉ RADIEUSE
Pour accord :
Date :
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Signature :
Cahier des charges assistante de direction, v2 en révision, 24.2.2016.doc
Auteurs : Assist. de dir., validé : resp. SMQ
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