Définition de fonction : Secrétaire / Assistante de direction :

Description de fonction
SECRETARIAT REGIE / ETAT DES
LIEUX
FOR-GRH-10
CD/RM
Date : 21/09/11
Version : 1
Page : 1
Finalité
Assurer la gestion administrative de la régie d’entretien.
Assister le responsable de la régie et le contremaître dans la réalisation de leurs
missions.
Assurer le suivi des travaux définis lors des états des lieux et la planification régie.
Être le relai administratif entre le locataire et la société lors de l’état des lieux d’entrée
ou de sortie.
Autonomie et responsabilité
Réception et suivi des demandes émanant des locataires.
Organise en collaboration le planning du responsable états des lieux.
Tâches principales
Réception et suivi des demandes d’interventions techniques dans les logements
(téléphone, guichet ou courrier).
Etablissement des fiches de travail.
Gestion des accès bâtiments.
Gestion de missions annuelles : ramonages et entretiens (suivi des prestations et
rappels aux locataires)
Organiser les états des lieux : convoquer le locataire, établir les documents relatifs
aux impétrants et relatifs aux travaux de remise en état du logement.
Suivi général des dossiers.
Tâches spécifiques
Pouvoir superviser un étudiant ou un stagiaire au sein du service.
Compétences requises
Formation
Certificat d’études secondaires supérieures (CESS).
Bonne connaissance des programmes informatiques de base (Word, Excel, Outlook).
Savoir-faire
Bonne organisation personnelle.
Autonomie et rigueur.
Bonne orthographe
Qualités et aptitudes
Aptitude à gérer de façon autonome son temps et les priorités liées à la fonction.
Esprit d’équipe et dynamisme.
Qualités de rigueur : respect des procédures et règles internes et externes.
Sens social et de la satisfaction du client/locataire.
Structuré et organisé.